3. Офис-менеджер должен знать:

3.1 Устройство офиса и принципы его зонирования

3.2 Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса

3.3 Методы стратегического и тактического планирования

3.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий

3.5 Принципы построение организационной структуры офиса

3.6 Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса

3.7 Этику взаимоотношений в рабочей группе

3.8 Мотивационные методы и мотивационные стратегии

3.9 Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства

3.10 Особенности составления, разновидности и структуру текста документов

1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим)

2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса

3. Разрабатывает “кодекс” поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.)

4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

5. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).

6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.

7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.

8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.

10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.

11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.

6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Приложение 4

Должностная инструкция курьера

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Курьер относится к категории рабочих, принимается на работу и увольняется приказом генерального директора компании.

1.2 На должность курьера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.3 Курьер подчиняется начальнику отдела кадров.

1.4 В своей деятельности курьер руководствуется:

- уставом организации;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями генерального директора организации;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5 Курьер должен знать:

- правила учета, хранения и доставки по назначению корреспонденции, пакетов, посылок и иных предметов;

- местность и расположение обслуживаемых объектов;

- правила и нормы охраны труда.

2. ФУНКЦИИ

На курьера возлагаются следующие функции:

2.1 Доставка по назначению деловых бумаг, пакетов, писем, книг и т.п. в соответствии с указаниями вышестоящего работника, а также их получение и доставка от других организаций.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций курьер обязан:

3.1 Получать в подразделениях задания по доставке или получению деловых бумаг, пакетов, писем, книг.

3.2 Своевременно и самостоятельно уточнять местонахождение адресатов, разрабатывать маршруты движения, согласовывать дни и часы приема в организациях-адресатах.

3.3 Своевременно получать доверенности, необходимые для выполнения поручений.

3.4 Выполнять поручения в указанные сроки, докладывать о выполнении либо о причинах, препятствующих выполнению, работнику, давшему поручение, или начальнику отдела.

3.5 Вести журнал поручений и еженедельно представлять начальнику отдела кадров отчет о проделанной работе.

4. ПРАВА

Курьер имеет право:

4.1 Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

4.2 Сообщать непосредственному руководителю о выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках, вносить предложения по их устранению.

4.3 Осуществлять взаимодействие с руководителями всех служб, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4 Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Курьер несет ответственность:

5.1 За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2 За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3 За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Приложение 5

Должностная инструкция рабочего

1. Общие положения

1.1 Рабочий относится к категории технических работников.

1.2 Требования к квалификации: Среднее (полное) общее образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.3 Рабочий должен знать:

- правила и технологию производства ремонтно-строительных работ;

- правила технического обслуживания и текущего ремонта закрепленных за ним объектов;

- режим работы предприятия;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- организационную структуру предприятия;

- правила техники безопасности и противопожарной безопасности;

- правила и нормы охраны труда.

1.4 Назначение на должность рабочего и освобождение от должности производятся приказом генерального директора по представлению начальника АХО.

1.5 Рабочий подчиняется начальнику АХО.

1.6 На время отсутствия рабочего (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Рабочий:

2.1 Производит систематический осмотр технического состояния закрепленных за ним объектов (зданий, сооружений, оборудования и механизмов).

2.2 Производит техническое обслуживание согласно правилам эксплуатации и текущий ремонт закрепленных за ним объектов с выполнением всех видов ремонтных и строительных работ (в т.ч. штукатурных, бетонных, плотницких, столярных, слесарных, малярных).

2.3 При проведении ремонтно-строительных работ применяет подмостки, люльки, подвесные и другие страховочные и подъемные приспособления.

2.4 Выполняет текущий ремонт и техническое обслуживание систем центрального отопления, водоснабжения, канализации и другого оборудования, механизмов, конструкций с выполнением слесарных, паяльных и сварочных работ.

2.5 Поддерживает нормальную температуру в помещениях, соответствующий температурный режим согласно местным инструкциям по вопросам санитарии и содержания зданий.

2.6 Производит уборку и поддерживает надлежащее санитарное состояние закрепленных за ним объектов и мастерских.

2.7 Производит сезонную подготовку обслуживаемых зданий, сооружений, оборудования и механизмов.

2.8 Устраняет повреждения и неисправности по заявкам персонала предприятия.

3. Права

Рабочий имеет право:

3.1 Запрашивать и получать от структурных подразделений сведения, справочные и другие материалы, необходимые для выполнения обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией.

3.2 Запрещать пользование неисправными и опасными объектами обслуживания (оборудованием, машинами, сооружениями, механизмами, приборами, конструкциями).

3.3 Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.4 Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Инструкцией обязанностями.

3.5 Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

Рабочий несет ответственность:

4.1 За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2 За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3 За причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Приложение 6

Государственная регистрация индивидуального предпринимателя при прекращении им предпринимательской деятельности осуществляется по следующим основаниям:

- предприниматель принял решение о прекращении предпринимательской деятельности; - в связи со смертью предпринимателя;

- в связи с принятием судом решения о признании предпринимателя несостоятельным (банкротом);

- в связи с принятием судом решения о прекращении деятельности индивидуального предпринимателя в принудительном порядке;

- в связи с вступлением в силу приговора суда, которым индивидуальному предпринимателю назначено наказание в виде лишения права заниматься предпринимательской деятельностью на определенный срок;

- в связи с аннулированием документа, подтверждающего право индивидуального предпринимателя временно или постоянно проживать в Российской Федераций, или в связи с окончанием срока действия указанного документа.

Если индивидуальный предприниматель принимает решение о прекращении предпринимательской деятельности, то он должен представить в налоговый орган следующие документы: - подписанное им заявление о государственной регистрации по форме №Р26001, утвержденной постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 №439 "Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей";

- документ об уплате государственной пошлины. Размер государственной пошлины за государственную регистрацию прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя - составляет 20 процентов от размера государственной пошлины за государственную регистрацию физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, 160 руб.

Представление документов для государственной регистрации при прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя в связи с принятием им решения о прекращении данной деятельности осуществляется в порядке, предусмотренном ст. 9 Закона №129-ФЗ. Документы представляются в налоговый орган непосредственно или направляются почтовым отправлением с объявленной ценностью при его пересылке и описью вложения. Иные способы представления документов в налоговый орган могут быть определены Правительством РФ. Заявление, представляемое в налоговый орган, удостоверяется подписью заявителя, подлинность которой должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке. При этом заявитель указывает свои паспортные данные или, в соответствии с законодательством Российской Федерации, данные иного удостоверяющего личность документа и идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии).

Государственная регистрация при прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя осуществляется в срок не более чем пять рабочих дней со дня представления документов в налоговый орган. Датой представления документов при осуществлении государственной регистрации является день их получения налоговым органом. Государственная регистрация физического лица в качестве индивидуального предпринимателя утрачивает силу после внесения об этом записи в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей. Подтверждением этому является свидетельство о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя по форме №Р65001.

В случае смерти физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, признания его судом несостоятельным (банкротом), прекращения в принудительном порядке по решению суда его деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, вступления в силу приговора суда, которым ему назначено наказание в виде лишения права заниматься предпринимательской деятельностью на определенный срок, государственная регистрация такого лица в качестве индивидуального предпринимателя утрачивает силу с момента соответственно его смерти, принятия судом решения о признании его несостоятельным (банкротом) или о прекращении в принудительном порядке его деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, вступления в силу указанного приговора суда. В случае аннулирования документа, подтверждающего право иностранного гражданина либо лица без гражданства временно или постоянно проживать в Российской Федерации, или окончания срока действия указанного документа государственная регистрация утрачивает силу со дня аннулирования указанного документа или окончания срока его действия (ст. 22.3 Закона №129-ФЗ).

Размещено на Allbest.ru