Логістичне управління складуванням на підриємстві

3. Шляхи вдосконалення складської логістики на сучасному етапі

3.1. Автоматизація процесів управління складським господарством

Якщо розглянути в сукупності коло проблем, які зачіпає логістика, то загальними для них будуть питання управління різноманітними потоками (людськими, матеріальними, фінансовими інформаційними і т. п.). На об'єкт логістики можна дивитися з різних точок зору: з позицій маркетолога, фінансиста, менеджера по плануванню і управлінню виробництвом, вченого.

Чи будується новий склад, розширюється, реконструюється або реорганізується, для логістика одним із найскладніших питань залишається таке: яка повинна бути система контролю і управління складом, щоб найкраще відповідати нашим нинішнім і майбутнім потребам? На це може дати відповідь огляд останніх західних розробок в області автоматизації процесів управління складським господарством.

Вимоги до систем контролю і управління складом можуть дуже відрізнятися на різних підприємств. Наведемо лише 4 приклади з незліченного числа вимог, з якими стикаються інвестори, виробники та їх представники при вирішенні завдань по управлінню складом [54, c. 498]:

- надання актуальної інформації про запаси підприємства;

- управління видаленими територіально і фінансово складами;

- зниження складських витрат;

- підвищення пропускної спроможності складу при прийомі і відпустці товару.

Звичайно, на ринку є широкий спектр пропозицій з більш менш схожими ознаками по загальних напрямах, але що відрізняються в деталях. Наприклад, такі проблеми, як управління складськими площами, відсутність підтримки для складських місць, відсутність зв'язку з підсистемами (наприклад, з устаткуванням штрихового кодування), відсутність діалогу з клієнтом/довірителем, а також брак програмного забезпечення і комп'ютерного устаткування можуть бути швидко визначені в рамках інвестиційного проекту як базові критерії, оскільки варіанти вирішення проблем конкретним виробником не підходять під розряд індивідуальних вимог.

У числі систем управління підприємством фігурують в основному крупні і дорогі системи, що мають широкі можливості по налаштуваннях інтеграції додаткових модулів, такі як SAP ERP 6, Baan 5.0, Movex. Пропонуються як локальні версії програм, так і мережеві. Програми функціонують на різних платформах - UNIX, WINDOWS NT, Windows Vista, NetWare, Solaris, Taligent, AIX та Mac OS і вимагають відповідного устаткування від IBM, Hewlett-Packard та інших.

Практично у всіх графах обліку заявлено - всі види обліку: постійний, вибірковий, на день платежу і інвентаризація. Слід зазначити, що практично всі розробники заявляють про реалізовані функції: допоміжна техніка, управління навантажувачами, системи штрихового кодування, можливість зберігання даних. Деякі розробники вказують додаткові відомості після протоколів управління, наприклад, TCP/IP, RFC, послідовний і фірмам виробникам систем і устаткування штрихового кодування, - Teklogix, IND і інших.

Розміри складів характеризуються від малого складу до центру розподілу товарів. Одні розробники представляють типовий розмір складу як середні і великі від 1000 до 300000 місць інші розробники вказали на склади від 5000 до 50000 місць або від 500 до 40000 місць. Двічі вказувалися склади більше 5000 м² і 8 розробників вказали тип складу - будь-який.

Витрати на устаткування і інформаційний супровід складських операцій складають основну частину всіх витрат. Від того наскільки ці дві статті витрат збалансовано залежить успіх вашої діяльності. У статті устаткування велика вартість доводитися на навантажувачі і транспортери, використання ж програмних продуктів (ПП) дозволяє оптимізувати витрати на них [50, c. 321].

Майже всі західні фахівці підкреслюють, що правильне використання ПП в управлінні складським господарством є найактуальнішим моментом в організації складського господарства і приносити значні вигоди. На думку Девіда Парра, керівника відділом закупівель фірми Fisons Scientific Equipment, придбання ПП Slimstock для управління складським господарством з'явилося найбільш ефективним інвестуванням у порівнянні з останніми витратами на устаткування.

Робота по скороченню витрат на вміст складського господарства починається із збору інформації. І від того, наскільки точно буде проведена ця операція, залежить успіх подальших дій. Причому аналіз витрат простіше зробити вже на функціонуючому складі, ніж на новоствореному. Лише після проведення ретельного аналізу всіх витрат можна приступати до подальшого пошуку доріг їх скорочення.

Витрати під час автоматизації багато в чому визначаються характером операцій, що проводяться на складі. Наприклад, великі складські майданчики, на яких не здійснюються розвантажувальні операції потребують набагато меншої кількості витрат трудової сили, ніж склади де потрібне сортування товарів. Проте, використання в цьому випадку автоматизованих систем доцільне лише в разі великих об'ємів вантажопотоків, що проходять через склад.

З іншого боку, характер, вартість і оборотність так званих одиниць зберігання SKUs (stock keeping units) також значно впливають на сукупні витрати, тому дуже важливо критично проаналізувати характер товару, що приймається на склад. Вважається що витрати на зберігання товарів і вантажів можуть складати 30% вартості самого товару і дорівнювати сумі всіх останніх витрат разом узятих. Тому багато складських операторів упроваджують комп'ютерний облік руху товарів на складі.

Важливість контролю за витратами на вміст товарів на складі важко переоцінити. Складність проблеми полягає ще і у тому, що фінансовий її аналіз не дозволяє побачити промахи в системі управління складським господарством. Особливо ці помилки позначаються у високотехнологічних галузях (виробництво комп'ютерів), коли продукція цих галузей не може довго знаходитися на складі через швидкі зміни кон'юнктури ринку, що в свою чергу веде до значних втрат з боку складських операторів. Така ситуація заставляє менеджерів піклуватися про скорочення до мінімуму термінів зберігання товарів на складах. Звичайній облік не дозволяє побачити описувані втрати, оскільки вони включені в статтю загальних витрат. Лише точніші методики, такі як метод прямих витрат ABC (activity based costing) і метод прямої оцінки прибутковості DPP (direct product profitability) дозволяють оцінити витрати на кожну операцію по переміщенню складської одиниці.

Іншою мало дослідженою областю аналізу витрат є стаття трудових витрат. Витрати по цій статті можуть виявлятися самим різним чином. По оцінках Асоціації складських операторів Великобританії UKWA (United Kingdom Warehouse Association), найбільш ефективним підходом до вирішення цієї проблеми є організація хорошої системи навчання персоналу. Розрахунки показують, що вже в перший рік за рахунок злагодженої роботи персоналу окупається 82% інвестицій. Якщо система навчання дозволяє скоротити плинність кадрів з 50% до 30%, то вже це підвищує ефективність складського господарства на 10%. При цьому система тимчасового найму може виявитися неекономічною. Експерти вважають, що постійний і добре вивчений штат працівників з міцною мотивацією набагато ефективніше за систему тимчасового найму. У зв'язку з цим застосування сучасних управлінських структур разом з підготовленим персоналом веде до значного зростання продуктивності праці. Проте і тут автори застерігають. Так, повністю автоматизований склад із застосуванням робототехніки має високу ступінь ризику в плані його здатності до швидкої перебудови. Найбільш оптимальний рівень автоматизації є - той, який дозволить скоротити загальні витрати на 10%.

Наступною за значимістю статтею витрат є витрати на оренду приміщень. Поганою новиною є те, що з цією статтею мало що можна зробити в плані скорочення, а хорошою, що рівень розцінок має тенденцію до зниження. Тут можна запропонувати різні варіанти перекомпонування складського простору, або довгострокової співоренди. У цілому, можна сказати, що витрати по даній статті треба розглядати в прив'язці до кожного конкретного випадку.

Відносно витрат на устаткування, загальноприйнята цифра 9% може бути хибною особливо в разі використання сучасних інформаційних технологій. Особливу складність викликають оцінки витрат по цій статті в разі розширення складських площ. У випадку облаштування нових складських майданчиків розрахункові витрати на устаткування можуть серйозно вплинути на реалізацію всього проекту. Виходом тут може бути ущільнення наявних площ. Наприклад, один роздрібний продавець одягу скоротив відстань між стелажами і став застосовувати високошвидкісну конвеєрну технологію замість використовуваної раніше техніки в широких проходах. Це дозволило йому збільшити корисну площу на 40% за 1.3 млн. грн., а устаткування еквівалентного нового простору коштувало б 5 млн. грн.

У цілому ж скорочення ширини проходів із стандартного 3.5 м до 2.6 м може вивільнити до 50% складського простору. Звичайно це потребує перевлаштування стелажів, а також і вживаної техніки, причому, вибір нової техніки вимагає обережного підходу оскільки помилки можуть привести до значних втрат.

Витрати на управлінський апарат в середньому складають 10-14% загальних витрат і багато в чому залежать від рівня технічної забезпеченості системи управління. Наприклад, система електронного обміну даними Electronic Data Interchange, яка дозволяє значно скоротити накладні витрати і запобігти можливим помилкам. Тенденція, що відзначається, до прагнення набувати найсучасніших інтегрованих систем не є вірною, на думку багатьох користувачів, дорогі інформаційні комплекси не приносять очікуваних результатів. У першу чергу це пояснюється багатофункціональністю пропонованих систем, яка не відповідає вимогам користувачів, а також складністю освоєння програмних продуктів. На думку користувачів, правильніше йти шляхом покрокової інтеграції, включаючи нові модулі в міру необхідності.

Були часи, коли практично всі операції по управлінню складом, площа якого складала 100000 м² вироблялися вручну. Але зараз багато західних компаній далеко відійшли від цього.

Сьогодні комплексна програма управління складським господарством WMS (warehouse-management system) повністю контролює рух товару на складі. Але сама по собі одна технологія не вирішує проблеми прискорення товаропотоків на складі. На думку Їда Горта, президента компанії Логистікс Консалтинг Груп (Logistics Consulting Group in Atlanta) інформаційні технології мають бути нерозривно пов'язані з контролем руху вантажопотоків. Немає сенсу вкладати величезні грошові кошти в технологічні комплекси, якщо інші технології, такі як штрих-кодування і внутрішньо-складський радіозв'язок не функціонують належним чином. А основне завдання при цьому полягає в максимальному скороченні термінів знаходження товарів на складі [16, c. 207].

Основою такого підходу є ідея «піклуватися про те, як відправити товар із складу ще до того як він туди поступив». Максимальне скорочення руху вантажів усередині складу є основним важелем зменшення поточних складських витрат. 60% статей витрат на трудові витрати складає час пошуку необхідного вантажу.

Компанія LDS Corp., пропонує розроблений нею комплекс AccuPlus модульний варіант, якою дозволяє здійснювати управління декількома складами, контролювати взаєморозрахунки з клієнтами, контролювати вантажопотоки, формувати звіти після всіх видів операцій. Також система видає службовцеві квиток з вказівкою місце розташування потрібного товару. Ця система успішно функціонує в компанії Арнольд Логістикс на складі площею 74 000 м².

Широке застосування нові технології знаходять на продуктових складах, де великий вантажообіг і тому поєднання комплексної системи управління з вживаними на складах технологічними операціями (FIFO) наводять, за словами складських операторів, до значного прискорення вантажообігу.

Проте фахівці попереджають, що перш ніж придбати програмний продукт, слід уважно визначити сфери його майбутнього використання, а також здатність персоналу його освоїти. Менеджер пивного сховища в Мілуоки відзначає значні переваги технології штрих-кодування в умовах

300 000 м² складу. Штрих-коди на піддонах, що поступають в сховищі, несуть всю необхідну інформацію, включаючи відомості, звідки поступила продукція, куди прямує, сорт і місцезнаходження на складі. Також штрих-коди нанесені в проходах між стелажами з вказівкою інформації, яка продукція знаходиться в тому або іншому місці і що там повинне розміщуватися. Ці штрих-коди можуть прочитуватися персоналом з відстані в 35 метрів.

Однак впровадження системи ШК тягне за собою серйозні основні та додаткові витрати. До основних витрат відноситься закупівля обладнання (термінали збору даних, сканери, сервер, принтер для друку етикеток), програмного забезпечення, сумісного з системою ШК, оплата послуг та внесків до Асоціації Юніскан / EAN. До додаткових витрат можна віднести навчання персоналу, послуги консультантів з підготовки складу до впровадження ШК та ін.

Також існує радіочастотна ідентифікація (RFID). Ця система з'явилася порівняно недавно і в даний час на українських складах практично не використовується, проте успішний досвід впровадження цієї системи низкою великих компаній у Європі (зокрема, в Італії і Німеччині) дозволяє зробити висновок, що в середньостроковій перспективі широке застосування системи RFID розпочнеться і в Україні. Система RFID складається з трьох елементів - мітка (tag), антена (reader) і комп'ютер (рис. 3.1). У позначку заносяться необхідні дані про вантажну одиницю, після чого дані позначки можуть передаватися в комп'ютер за допомогою антени.

Переваги RFID:

- дані ідентифікаційної позначки можна змінювати і доповнювати;

- на позначку можна записати набагато більше даних у порівнянні зі штрих-кодом;

- дані на мітці можуть бути засекречені;

- радіочастотні мітки довговічніші;

- розташування позначки не має значення для зчитування (позначка може знаходитися всередині короба або піддону);

- мітка краще захищена від впливу навколишнього середовища;

- позначки можуть бути багаторазового використання;

- при використанні RFID з'являється можливість контролювати переміщення вантажу.

Недоліки RFID:

- відносно висока вартість;

- неможливість розміщення під металевими і електропровідні поверхнями;

- схильність до перешкод у вигляді електромагнітних полів;

- можливість тільки локального використання.

Існує ще один метод, який називається індивідуальне кодування. Це найбільш простий метод ідентифікації, який передбачає мінімальні витрати на його впровадження і використання. Сутність індивідуального кодування полягає в наступному: кожній товарній позиції присвоюється індивідуальний код, який може містити в собі інформацію («змістовний» код), а може не нести ніякої інформації («беззмістовне» кодування). При розробці «змістовного» коду необхідно визначити, яка інформація є важливою і вимагає збереження в коді. Наприклад, створюється дев'ятизначний код, який містить інформацію про постачальника (перші три цифри), інформацію про товарну групу (дві цифри) і товарну позицію (три цифри), про статус даного товару (наприклад, про його цінність, порядок зберігання та ін.). Приклад структури індивідуального «змістовного» коду наведено на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Структура індивідуального «змістовного» коду

Абсолютно не обов'язково знати структуру коду оперативним працівникам - вантажниками, комплектувальниками та ін. Важливо, щоб структура коду і значення кожної цифри були зафіксовані в нормативному документі підприємства і керівник складу, його заступники або інші особи при необхідності завжди могли розшифрувати інформацію з конкретної вантажної одиниці. Основною метою даного виду ідентифікації є можливість обліку продукції на складі, її індивідуалізації при комплектації замовлень. Аналогічну функцію носить і «беззмістовне» кодування, коли кожній товарній позиції присвоюється свій номер, що дозволяє індивідуалізувати її серед іншої продукції при однорідному зовнішньому вигляді.

Вартість впровадження і використання цього методу не висока. Як правило, витрати на введення індивідуального кодування включається тільки закупівля паперової стрічки та друк на ній коду товарів, а також закупівля декількох етикет-пістолетів. Етикетку з надрукованим на ній кодом товарної позиції наклеюють за допомогою етикет-пістолета на кожну вантажну одиницю по завершенні операцій приймання продукції та її сортування.

На думку експертів логістичних компаній, технології прямих постачань продукції від виробника споживачеві або моментального відвантаження товару, а також метод FIFO є найбільш перспективними з точки зору майбутнього всієї системи складських послуг. Кінланд Ву, менеджер складу компанії Epson America Inc, відзначає, що на їх складі, площа якого 108000 м² прагнуть організовувати діяльність так, щоб продукція, що поступає, не заходила на склад, а відразу вирушала споживачеві. Звичайно, це здійснити повністю не удається, але проте вони прагнуть мінімізувати кількість товарних запасів. При цьому на складі також застосовується технологія штрихового кодування і внутрішній радіозв'язок та на даному етапі розглядається можливість вживання технології комплексного управління WMS.

Всі складські оператори прагнуть до такого положення, аби не було перебоїв в роботі транспорту. Для багатьох цей показник є критичним, наприклад, на складах компанії Міллер прагнуть довести показник забезпеченості транспортом до 97%. Тут багато операторів використовують електронну систему обміну даними EDI (Electronic Data Interchange). За допомогою цієї системи менеджер складу управляє роботою шоферів, регулюючи вантажопотоки, також за допомогою системи можна вести електронні розрахунки. Найбільший ефект виходить коли система EDI використовується в замкнутому кільці, тобто в системі оператора - шофер - споживач інформація про товар прямує відповідно до його штрих-коду.

Важливім питанням у вирішенні проблеми прискорення товарообороту є оптимізація схеми складування. На складі Epson використовують метод АВС: А - товари, які найчастіше потрібні, розміщують в самій близькості від місць відгрузки/розгрузки; В-товари які використовуються не так часто, як товари групи А, розміщуються в центрі складу С - товари, що найменш запитують, розташовують на задніх ділянках. Стратегічно правильно розташовувати складські приміщення в безпосередній близькості від споживача, це до всього іншого підвищує ефект вживання методу АВС. Також корисно година від годині виробляти ревізію компоновки складського господарства. У ув'язненні, експерти рекомендують залучати до оцінки ефективності функціонування всіх ланок складського господарства дослідних консультантів, включаючи і фінансових аналітиків.

Одним з перспективних напрямів підвищення ефективності роботи складського господарства є використання мікростільникових систем зв'язку. Портативні мобільні телефони можуть використовуватися як керівниками відділів, так і керівниками нижчої олениці; персоналом, технічним обслуговуванням, що займається: операторами автонавантажувачів і працівниками, зайнятими безпосередньо в сфері виробництва. Система обслуговує всю територію підприємства - від складських приміщень до вентиляційних боксів, від конвеєра до контор, включаючи і прилеглу територію.

3.2 Удосконалення облікових технологій в складському господарстві

Складський облік, як один з чинників підвищення ефективності функціонування складського господарства.

Під управлінським обліком ми розумітимемо систему організації, збору і агрегації облікових даних, направлену на рішення конкретної управлінської задачі. Слід зазначити, що існують різні підходи до визначення поняття управлінський облік. Термін «управлінський облік» відповідає європейському терміну «контролінг» і до його англійському аналогу «managerial accounting». Ці два терміни не є повністю еквівалентними і відображають два підходи в розумінні терміну «управлінський облік». Перший розглядає управлінський облік як систему збору і інтерпретації інформації про витрати, витрати і собівартість продукції, що ближче до терміну «контролінг», при цьому велика увага приділяється нормативному характеру подібної інформації і її значенню для здобуття «зовнішньої звітності» підприємства. До речі термін контролінг не випадково є одно корінним із словом «контроль», що підкреслює зв'язок обліку з управлінням. Спрощено можна вважати, що це розширена система організації обліку для цілей контролю за діяльністю підприємства. Другий підхід витікає з того, що основне завдання будь-якої облікової діяльності - забезпечення управлінського персоналу підприємства своєчасною і повною інформацією для ухвалення управлінських рішень і характеризується системно-залежною обліковою діяльністю, тобто має тісний, точніше нерозривний зв'язок технологій обліку з технологіями управління компанією в цілому і її частинами. Такий підхід відповідає поняттю «managerial accounting», який може бути переведень наступною фразою «організація обліку, виходячи з потреб управління». При такому підході до поняття «управлінський облік» відносяться не лише система збору і аналізу інформації про витрати підприємства, але і система управління бюджетами (тобто планування) і система оцінки діяльності підрозділів, тобто більш управлінські, ніж бухгалтерські технології [46, c. 518].

Існує також вужче трактування даного поняття, при якому під «managerial accounting» розуміється формування спеціальних звітів з наявних бухгалтерських даних для цілей підтримки ухвалення рішень. У даному випадку необхідно розуміти, що отримати вказані звіти можна лише за наявності відповідної інформації у облікових регістрах. За умовчанням вважається, що використовувана система бухгалтерського обліку (західна) влаштована таким чином, що такі звіти отримати можливо. Нижче ми ще повернемося до питання про те, як вона має бути для цього влаштована.

Слід зазначити, що як в одному, так і у іншому випадку можна констатувати, що в сучасному розвитку західних джерел терміну «управлінський облік» центр тяжіння все більш і більш переноситися на слово «управлінський», що пов'язане з тим, що методика і технологія організації обліку все більш і більш визначаться саме управлінським завданням, що стоїть перед підприємством. При цьому корисно пригадати, що власне облік і аналіз витрат з метою їх зниження і оптимізації є простою і найочевиднішою формою організації управління комерційною структурою. Проте при рішенні даної задачі недостатньо при визначенні форм і методів обліку керуватися лише вимогами фінансової або податкової оптимізації діяльності, а необхідно враховувати і вимоги технології основної діяльності, які як правило, серйозно впливають на кінцевий результат. Зокрема, наприклад, стандартні вимоги не враховують необхідність реєстрації годин виписки документів на відпустку товару.

Разом з тим - часовий аналіз діяльності складу може дозволити істотно понизити витрати за рахунок оптимізації кількості персоналу, або підвищити відвантаження шляхом введення змінності. Або наприклад, оперативний аналіз ліквідності дебіторської і кредиторської заборгованості і управління ними - вельми ефективний засіб підвищення загальних фінансових результатів. Але для проведення подібного аналізу необхідно вести детальні облікові регістри, зокрема мати наскрізну аналітику по кредиторам/дебіторам. Ще один, детальніший приклад подібного зв'язку буде наведений нижче.

Таким чином, в зв'язку з необхідністю зміни облікової інформації для цілей управління на зміну нормативному або податковому обліку цілком природно застосовувати управлінський облік, який насправді існував завжди навіть в нашій комерційній практиці, правда називався раніше досить неапетитно - «чорним». Причому методика його використання точно відповідала методиці використання даних «управлінського обліку»: на базі чорних даних приймалися рішення, прогнозувалися фінансові результати, а потім на підставі цих рішень і результатів формувався «білий облік» [40, с. 87].

Створення системи управлінського обліку може бути представлене у вигляді трьох етапів, на кожному з яких вирішуються специфічні завдання [17, c. 160]:

Формування управлінського рішення є наступною послідовністю дій:

- визначити управлінське завдання і його вирішення (управлінське);

- визначити, які дані потрібні для його вирішення, систему їх збору і правила документообігу;

- визначити результати, які планується досягнути;

- визначити відповідальних за досягнення вказаних результатів.

В складних випадках, коли відразу неможливо, наприклад, після визначення необхідних облікових даних змінити форми існуючих документів так, щоб забезпечити їх здобуття, приведені вище блоки можуть бути розбиті на окремі кроки. Так наприклад, визначення системи документообігу для підтримки управлінського завдання може бути виділене в окремий етап, тісно пов'язаний з аналізом використовуваних програмних системам, що втім не змінює логіку рішення задачі в цілому. Взагалі ж в світовій практиці вироблена чітка система управлінських даних, направлених на вирішення стандартних управлінських завдань (до яких відносяться управління логістикою, планування і прогнозування діяльності, фінансовий облік і аналіз), яка підтримує їх збір і контроль документації. Але нажаль у вітчизняній практиці в цій області відбувається чергове «відкриття Америки», до того ж досить безсистемне. Важливо, щоб всі прийняті відповідно до вищеописаної схеми рішення булі письмово зафіксовані і затверджені менеджерами відповідної компанії. Якщо у Вас, як Вам здається, вже є готове рішення, то незайвим буде проаналізувати його ще раз і, знову ж таки, письмово зафіксувати. Як показує практика, при формуванні «твердої копії» може виникнути багато несподіваних питань, непомітних спочатку. Треба пам'ятати, що врешті-решт рішення все одно стає письмовим і бажано, щоб всі можливі проблеми, що виникають при цьому булі виявлені якомога раніше, на тихих етапах, коли можна буде ще все легко змінити або виправити.

На іншому етапі необхідно зв'язати прийняті рішення з існуючими управлінськими рішеннями, обліковою політикою і бухгалтерською практикою і, нарешті, вже існуючими обліковими технологіями. Цілком природно погоджувати отримані на першому етапі результати з вимогами бухгалтерського, фінансового і податкового обліку. Важливо пов'язати дані управлінського обліку з нормативним розрахунком собівартості, так, щоб валові результати за період при різних методах обліку якщо і відрізнялися, то прогнозованим чином. Проте при цьому віднесення витрат в цих методах розрахунку може бути істотне різним. Наприклад, витрати на рекламну компанію в цілому по компанії можуть враховуватися «котельним» методом, тоді як реальна рекламна компанія може проводитися на користь лише одного продукту або групи продуктів. В управлінському обліку необхідно відносити дані витрати саме на конкретний продукт, щоб мати коректні фінансово-економічні результати по ньому. До того ж в управлінському обліку встає питання про різні терміни амортизації витрат, оскільки, термін дії рекламної компанії може відрізнятися від податкового звітного періоду, протягом якого дані витрати можуть бути враховані. На жаль, українська квартальна (та і у цілому податкова) система звітності істотно утрудняє справедливе віднесення витрат по фінансових періодах.

Розроблена технологія управлінського обліку може вимагати зберігання специфічних даних або реалізації деяких нових функцій у використовуваному програмному забезпеченні, унаслідок чого при вирішенні завдань даного етапу узгодження, особливо у вітчизняній практиці, сповна можуть виникнути проблеми пов'язані з недостатністю використовуваних програмних продуктів або несумісність з прийнятими положеннями облікової політики. Можливо потрібно буде змінити положення облікової політики або подумати про придбання програмного забезпечення, що підтримує відповідну функціональність. В свою чергу придбання програмного забезпечення, наприклад західних виробників, також може зажадати коректування окремих положень облікової політики.

Останній етап роботи - впровадження облікових технологій. Якщо всі попередні етапи роботи булі проведені досить акуратно, то на даному етапі проблем швидше за все буде небагато. Досить просто всі прийняті рішення перекласти з паперу в життя, можливо довчити персонал. Важливо підтримати процес організаційно-адміністративними заходами (тобто необхідно офіційно покласти відповідальність за збір і аналіз даних на менеджерів, розробити посадові інструкції для виконавців, затвердити форми документів і правила документообігу). На практиці часто зустрічається ситуація, коли перші два етапи не завершуються, зважаючи на очевидність і відразу починаються спроби реалізувати «в металі і камені» рішення з голови. Закінчується це як правило негативно, за виключенням мабуть простих випадків. З іншого боку, помилка, що часто виникає - це відсутність організаційно-адміністративної підтримки прийнятих рішень, внаслідок чого вони «зависають в повітрі».

Можливо, що зважаючи на специфіку конкретного управлінського завдання, потрібно ввести складнішу номенклатуру матеріалів. Необхідно розширити документи оперативного обліку так, щоб було можливо визначити рух матеріалів між цехом і складом: і в тому числі відповідність замовлення цеху фактично виданій номенклатурі [23, c. 360]. Необхідно мати інформацію про вимір планових постачань і планувати замовлення відповідно до споживання у відрізках певного розміру. Вочевидь, що для вирішення вищеописаного завдання стандартний фактичний облік недостатній. Необхідно змінити облікові регістри, документи оперативного обліку і планування, для того, щоб мати відповідну інформацію. При цьому в регістрах може при необхідності вказуватися як формалізована номенклатура для цілей бухгалтерської звітності, так і фактично необхідна відповідно до номенклатури складу. Проте природнішим було б обчислювати бухгалтерську номенклатуру фактично отриманою. При цьому зберігається важлива вимога єдності інформації у системі.

Наприклад, в деяких системах досить змінити схему складського обліку, при цьому номенклатура складу буде прозора майстрам. В інших системах доведеться ввести різні номенклатурні номери для різних видів товару, в цьому випадку деяку проблему може складати зміни номенклатурного номера при здачі на склад обрізків. Дану проблему можна вирішити організаційно, ввівши виробничий склад, на якому товар буде обліковуватись до перетворення на відходи. При цьому на майстра цеху має бути покладена відповідальність за першочергове використання залишків даного складу у виробництві і контроль за його станом.

Для підтримки процесу необхідно вжити заходи організаційного характеру, а саме, ввести відповідальність замовлення товару в оптимальному асортименті майстрам цеху, а за використання наявних відходів і узгодження можливих змін в асортименті, що відпускається, з боку комірників. Для контролю відповідальності необхідно модифікувати облік так, щоб було можливо встановити правильність і інших дій. Важливим моментом є встановлення правил документообігу, при яких замовлення на відпуск матеріалів представлятиметься своєчасно, правила подачі замовлень на постачання матеріалів по номенклатурі відповідно до виробничого плану і для цілей планування потоків грошових коштів. Може здатися, що все, вказане вище, має відношення лише до організації оперативного і спеціального обліку на підприємстві. Але давайте пригадаємо, що наявність відходів, яких можна уникнути, - прямо позначається на собівартості і фінансових результатах, необхідність збільшення складських запасів для забезпечення виробничого процесу - не говорячи вже про можливі зупинки виробництва через відсутність комплектуючих матеріалів.

Таким чином неможливо адекватно проводити аналіз витрат, не говорячи вже про вартісний аналіз діяльності, не аналізуючи наявні дані з точки зору їх управлінської коректності. Інакше може вийти, як це бувало раніше, що вигідно мати збиткову продукцію і збільшувати витрати, замість їх зниження.

Будь-яка система обліку руху товару в першу чергу передбачає постановку саме складського (товарного) обліку. Усе ж останні операції і процеси, включаючи самі продажі, управління закупівлями і навіть в якійсь мірі бухгалтерський облік є продовженням і доповненням.

Які ж операції, як правило, виконуються при організації складського обліку?

Прихід товару на склад або оформлення операції закупівлі товару можливо з прорахунком собівартості, обліком витрат на доставку. Навіть для маленького магазина - це одна з найважливіших операцій. Правильно куплений товар як за асортиментом і кількістю, так і за ціною - половина успіху торгівельного підприємства. Особливо це важливо для магазинів. Як правило, вони не мають в своєму розпорядженні великих оборотних капіталів і просторих складських приміщень, отже, проблема оптимізації товарних запасів повинна вирішуватися в першу чергу.

Основною проблемою облікової політики тут є облік одного і того ж товару, що прийшов за різними цінами. На перший погляд облік за середніми цінами найбільш простий, до того ж існує декілька методик. Вони зручні при ручному веденні обліку руху товару. Проте при детальному розгляді виникають проблеми. Скажімо, як в такому разі правильно оформити повернення товару від покупця? Або скільки було отримано реального прибутку від конкретного постачання товару? І ще багато неясних питань, що особливо стосуються аналізу руху товару [26, c. 229]. Існує методика обліку товару по партіях. Тобто кожне конкретне постачання товару відстежується окремо по всіх операціях. При такому методі просто вирішуються поставлені вище питання. Він допомагає проаналізувати рух товару: як організувати торгівлю, аби було більше доходів і менше витрат. Проте ручне ведення такого обліку і його аналіз - заняття досить трудомістке. А вивчити для цього комп'ютер істотно простіше. Ось чому цей метод був дозволений фіскальними органами лише відносно недавно. Списання такого товару можна здійснювати окремо по кожній партії, вибраній користувачем, або після закладених методик FIFO (перший прийшов - перший пішов) і LIFO (останній прийшов - перший пішов).

Досить частим є переміщення товару з одного складу на іншій. При цьому зовсім не обов'язково робити дві операції: витрати і приходу. У такому разі в накладній на переміщення товару досить вказати, звідки і куди здійснюється переміщення товару. Буде непогано, якщо при цьому ще вказані і матеріально відповідальні особи. Продаж теж є однією з операцій складського обліку, що дозволяють списувати проданий товар після методик, описаних вище. Існує безліч варіантів, як організувати продаж товару, але в плані обліку вони всі однакові і розрізняються лише в питанні сплати.

Існує ряд внутрішньо-складських операцій, які також важливі для організації обліку.

Інвентаризація. Це операції списання, переоцінки, оприбутковування надлишків. Необхідність в них виникає, як правило, після проведення інвентаризації на складі. За результатами інвентаризації недостача товару списується із складських залишків, а надлишки прибуткують по акту про оприбутковування надлишків. Ці операції дозволяють контролювати реальні залишки і зіставляти їх з електронним веденням обліку, здійснюючи тим самим контроль за роботою співробітників;

Повернення товару від покупця до постачальника. У рамках обліку партій виконання операції повернення від покупця завжди здійснюватиметься правильно, оскільки товар повертається на склад за тією обліковою ціною, по якій він враховувався до продажу, оскільки в цьому випадку за товаром зберігається вся історія операцій. Крім того, ведення цих операцій дозволяє враховувати брак. Аналіз бракованого товару допоможе, наприклад, гнучкіше вирішувати проблеми вибору постачальників.

Такими є основні операції по автоматизації складського обліку. Усі вони дозволяють організувати облік в торгівлі. Як показує практика, постановка автоматизованого обліку на складі вирішує до 90 відсотків всіх проблем, пов'язаних з правильною організацією торгівлі. Немає такої системи, яка думала б за вас і сама б вносила дані. Але існує дуже велика кількість засобів і способів, що дозволяють істотно полегшити і прискорити ці процеси. Постійна оптимізація складських запасів є завданням управління вищої складності - правильно поставлений облік руху товару дає можливість торгівельній компанії оптимально взаємодіяти з виробником - виставляти замовлення потрібного обсягу і бути впевненим в своєчасному постачанні продукції. А при регулярних замовленнях, що враховують розміщення у виробництві, можна отримати значні знижки при оплаті товару. У свою чергу правильна логістика дозволяє мінімізувати складські запаси (при збереженні асортименту), що позитивно відіб'ється і на фінансах, грошові кошти вивільнятимуться, а не заморожуватися на складах.

Складський облік на базі штрихового кодування. Штрих-коди це технологія, що дозволяє мати інформацію про детальний асортимент вхідних потоках, що виходять, в момент її звершення і реагувати на неї в системі, що управляє, в оптимальні терміни.

Ефективний обмін інформацією є своєрідним ключем до успішного ведення бізнесу. Міжнародна асоціація товарної нумерації EAN International розробила міжнародний стандарт ідентифікації продуктів, послуг і місць розташування, що дозволяє різним галузям виробництва обмінюватися інформацією таким чином, що всі учасники процесу комунікації сприймають дану інформацію однозначно, не допускаючи двозначності в її тлумаченні.

У стандартній системі нумерації EAN виробу, чи то продукти харчування або запчастини для автомашин ідентифікуються унікальним і не значимим номером. Унікальність дозволяє торгівельним партнерам по всьому ланцюгу реалізації продукції посилатися на один і той самий ідентифікаційний номер і здійснювати комунікацію найбільш швидким, точним і дешевим способом. Під незначущістю номера розуміється, що інформація, яка відноситься до товару, послуги або місця розташування, міститься і підтримується в базі даних, а не включається власне в номер.

В основі системи EAN лежить концепція стандартної нумерації, вона ж є ключем до всіх інших стандартів EAN. У системі товарної нумерації EAN номери можуть відбиватися символом у вигляді штрихового коду, який дозволяє автоматично фіксувати і обробляти інформацію.

Перші ідеї розробки універсальної системи, що регламентує ідентифікацію товарів шляхом використання спеціальних номерів, з'явилися в кінці 60-х років. Але вперше ідея товарної нумерації була втілена на практиці в США. Система, яка отримала назву UPC (Uniform Product Code) - Єдиний товарний код, прекрасно зарекомендував себе серед користувачів: як виробників, так і підприємств торгівлі.

У 1977 р. була створена Європейська асоціація товарної нумерації EAN. Використовуючи як основу американський стандарт UPC, Асоціація EAN розробила новий європейський стандарт. Так з'явилася система EAN. Саме з кодами EAN нам найчастіше доводитися зустрічатися на нашому ринку. Чиста зовнішня відмінність штрихових кодів цих систем полягає в тому, що в номерах EAN-13 цифр, а в UPC-12. Із вступом до Європейської асоціації EAN неєвропейських держав система отримала міжнародний статус і назву асоціації було змінено на Міжнародну асоціацію EAN. Асоціація автоматичної ідентифікації ЮНІСКАН України є повноправним членом Міжнародної асоціації EAN і представляє інтереси підприємств і організацій Україні і інших країн.

Практично будь-яке підприємство, не лише українське, незалежно від розмірів і форм власності, виробляє або реалізовує під своєю торгівельною маркою продукцію, може стати членом Асоціації і використовувати всі переваги міжнародної системи EAN або отримає коди UPC для експорту товарів в США і Канаду.

Окрім всього іншого штриховий код є прекрасним інструментом, що дозволяє якоюсь мірою захистити товар від підробки, оскільки копіювання його з етикетки або виготовлення кустарним способом неможливе.

ЮНІСКАН веде банк даних української продукції, що має штрих-код.

Номер товару не співвідноситься з будь-яким значенням і не несе інформації про товар. Саме цифри і є першоосновою системи штрихового кодування. Слід мати на увазі, що вони подібно до номера телефону або державного знаку автомобіля відносяться до даного вигляду товару і самі по собі нічого не означають. Такий підхід передбачає, що інформація, яка відноситься до товару, міститься лише в супровідній документації і базі даних комп'ютера.

Найбільш загальні структури товарної нумерації EAN відомі як: EAN-13, EAN-8, DUN-14, EAN/UCC-128. Вживання кожної з них зумовлено конкретними завданнями, які хотів би вирішити користувач і виходячи з цього, кожній з них відповідає свій штриховий код. EAN-13 є стандартним номером і використовується для всіх видів товарів. EAN-8 використовується лише для тих товарів, на які чисто технічно неможливо нанести EAN-13 через малий розмір. DUN-14 і EAN/UCC-128 застосовуються для кодування транспортних упаковок.

Зупинимося детальніше на структурі стандартного номера EAN-13, прийнятому в нашій країні. Після коду країни наступні п'ять цифр привласнюються Асоціацією ЮНІСКАН підприємству, яку реалізує товар під своєю торгівельною маркою або виробляє його. Тому перше, що необхідно зробити перед тим, як приступити до впровадження системи EAN для кодування своєї продукції, - це звернутися в Асоціацію ЮНІСКАН Україна і отримати реєстраційний номер. Подальші п'ять цифр привласнюються безпосередньо самим підприємством товару з врахуванням його споживчих властивостей, розмірів, оформлення, упаковки, кольори і так далі. Можливий також другий варіант, коли всі цифри привласнюються безпосередньо Асоціацією. Остання цифра є контрольною і використовується для перевірки правильності зчитування коду спеціальним скануючим пристроєм/сканером.

Кожному вигляду товару привласнюється окремий унікальний номер EAN і, перш за все, в тому випадку, коли необхідно підкреслити його відмітні особливості. Існує ряд обов'язкових правили, які слід дотримувати при привласненні товару номера.

Окремий унікальний номер необхідний перш за все для [12, c. 295]:

- кожного варіанту споживчого товару в залежності від типу товару, його розмірів, оформлення, кольору і т.д.;

- кожної упаковки товару, що відрізняється за розміром;

- кожної упаковки товару, що містить в собі декілька товарів різного вигляду або одного вигляду, що мають, в свою чергу, свій номер;

- модифікації товару, коли необхідно відрізняти старі надходження від нових, що володіють іншими споживчими властивостями.

При зміні ціни товару новий номер йому не привласнюється лише в тому випадку, якщо це не було викликано зміною його споживчих властивостей.

Використання штрихових кодів дозволяє значно поліпшити і оптимізувати виробничі процеси:

- виробникам - контроль, сортування, підрахунок, контроль над запасами, підбір і відвантаження;

- оптовикам - отримання товару, контроль над запасами, відвантаження, розрахунок за товари;

- транспортним службам - отримання товару, відбір і відвантаження;

- роздрібній торгівлі - отримання товарів їх реалізацію, відвантаження із складів і контроль над запасами.

Велика кількість всіляких етикеток різних розмірів і кольорів, що містять цифрову, буквену інформацію, а також штрихові коди, розташовані горизонтально і вертикально, приголомшує уяву звичайного відвідувача, далекого від тонкощів системи контролю за рухом товаропотоку.

Відсутність єдиного підходу, погодженого на міжнародному рівні, викликає колосальні трудовитрати, спричиняє за собою велику кількість помилок, втрату часу і, що трапляється досить часто, самого товару.

Саме це і спонукало Міжнародну асоціацію товарної нумерації EAN розробити глобальний стандарт, який, як і товарний код EAN, дозволивши б модернізувати всю систему контролю за товаром.

Нижня зона етикетки EAN призначена для відображення інформації у вигляді штрихових кодів з використанням символіки UCC/EAN-128. Треба відзначити, що стандарт UCC/EAN-128 дозволяє об'єднати в одному штриховому коді декілька повідомлень. Наприклад, номер товару в системі EAN і інформація, що стосується термінів зберігання, можуть бути об'єднані в одному символі, що значно полегшує процес введення даних за допомогою скануючих пристроїв.

Використання кодів UCC/EAN-128 дозволяє не лише однозначно ідентифікувати вантажні піддони, але і забезпечити ефективне управління і контроль за товаропотоком з використанням систем електронного обміну даними (ЕОД) на основі стандарту EANCOM.

Середня частина етикетки відведена для нанесення даних в звичній для всіх нас формі з використанням цифр і букв і призначена для ручного введення інформації. Тут розміщуються, наприклад, дані про номер партії, дати упаковки, термін зберігання товару, а також його розміри і вагу.

І, нарешті, верхня частина етикетки призначена для інформації вільного формату. Вона використовується вантажовідправником для розміщення логотипу або будь-якої іншої графічної або текстової інформації.

Відповідно до стандарту, номінальний розмір етикетки відповідає формату А5 ІСО (148 мм х 210 мм). В ряді випадків може бути використаний стандарт А7.

Для спрощення роботи з піддонами в складських приміщеннях при їх транспортуванні рекомендується наносити етикетку на всі чотири вертикальні сторони піддону з тим, аби, як мінімум, одна етикетка була завжди в зоні видимості. При цьому слід пам'ятати, що середина основної штрихового коду, має серійний код транспортної упаковки, повинна знаходитися на висоті 450 мм (+/ - 50 мм) від основи, на якій стоїть піддон, а сама етикетка не ближче 50 мм від краю піддону.

Вживання стандартної уніфікованої етикетки EAN дає всім користувачам багато переваг і значно підвищує ефективність всіх без виключення операцій по транспортуванню, обробці і складуванню вантажів. Приведемо лише деякі з переваг:

- забезпечується однозначна і проста ідентифікація піддону, багато в чому схожа з ідентифікацією споживчої упаковки кодом EAN-13;

- серійний код транспортної упаковки є своєрідним ключем, що забезпечує доступ до інформації, що зберігається в комп'ютері;

- етикетка, нанесена постачальником піддону, може використовуватися всіма без виключення учасниками ланцюга «виробник - споживач»;

- значно полегшується процес комунікації між партнерами;

- сканування штрихових кодів забезпечує швидке і правильне введення інформації;

- значно зменшується час обробки вантажів на всіх етапах транспортування.

Міжнародна асоціація EAN спільно з національними організаціями товарної нумерації, а також фірмами-користувачами даного стандарту продовжує роботу по його вдосконаленню.

Що стосується вживання даного стандарту в нашій країні, то вже тепер підприємства-члени Асоціації ЮНІСКАН Україна мають можливість скористатися всіма перевагами уніфікованої етикетки EAN і з успіхом застосувати цей новий глобальний підхід для ідентифікації вироблюваної ними продукції.

При сучасному веденні справ виробникам і підприємцям необхідний точний облік товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), контроль за їх рухом і зберіганням. Вже ні у кого не викликає сумнівів, що для підвищення якості управління фірмою необхідна автоматизація всіх видів обліку і контролю. Одне з вирішень подібних проблем - система штрихового кодування ТМЦ і створення на її основі простіших технологій.

Жорстка конкуренція на ринку вимагає від фірм оперативного і точного обліку товарів після складів, прискорення операцій оприбутковування і відпуску, збільшення швидкості обслуговування клієнтів. Тому складський облік по своїй актуальності порівнянний з бухгалтерським і управлінським обліком. Кожна фірма, на свій розсуд, має право використовувати для свого внутрішнього обліку штрих-коди фірми. При цьому роботу можна вести з тим же самим периферійним устаткуванням, яке використовується для роботи із штрих-кодами після міжнародних стандартів.

Що ж дає система штрихового кодування для складського обліку?

По-перше, прискорення прийому і відвантаження ТМЦ з одночасним відтворенням цих даних в автоматизованій системі обліку. Для цього комірникові необхідно лише відсканувати ТМЦ, що поступають або відвантажуються. При цьому якщо товар не має власного штрих-коду, то для нього відразу роздруковується етикетка, згідно наявному довіднику, а якщо товар вперше поступив на склад, то комірник може привласнити йому власний код згідно з наявним стандартом, міжнародним або внутрішньо-фірмовим. Комп'ютерна інформаційна система може підказувати йому значення структури коду, що рекомендуються. Зібрані комірником за допомогою переносного сканера штрих-код дані автоматичний заносяться в комп'ютер. На підставі занесених даних формується прибуткова або витратна накладна.

По-друге, оперативне здобуття реальних даних відділом збуту ТМЦ, залишків для відділу постачання. Чим швидше відділ збуту отримає реальні дані про наявність товарів на складах, тим швидше за них можна реалізувати. Це зменшує година вимушеного перебування товарів на складах і скорочує витрати на їх зберігання.

По-третє, скорочення помилок при введенні інформації, комірник її не вводить, а скидання зібраних даних йде в автоматичному режимі. Комп'ютерна інформаційна система за допомогою штрих-коду дозволяє:

- точно ідентифікувати товар, що поступив;

- визначити всі його характеристики;

- визначити кількість товару, що поступає або відвантажується, включаючи кількість одиниць товару всередині упаковок декількох рівнів вкладеності;

- інші параметри, що входять в штрих-код.

По-четверте, можливість раціональніше розподілити товар усередині складського приміщення, присвоюючи кожній упаковці місце розташування його на складі, що істотно скоротить час пошуку при відвантаженні ТМЦ.

По-п'яте, можливість використання на складі низько кваліфікованого персоналу з нижчою оплатою праці.

По-шосте, прискорення обробки даних за допомогою облікової інформаційної системи з представленням необхідних відомостей в аналітичних звітах. Це дозволяє завжди мати повну картину стану складів, динаміку реалізації, а отже, швидше реагувати на ситуації, що склалися, на ринку.

Треба відзначити, що технологія штрихового кодування ефективна і при продажі товарів. Вона дозволяє організувати замкнутий цикл роботи з ними. Необхідно також сказати, що засоби, вкладені в подібний програмно-апаратний комплекс, окупаються за декілька місяців. Сьогодні на ринку існує досить багато постачальників устаткування штрихового кодування і відповідного програмного забезпечення. Проте доцільніше звертатися до фірм, що пропонують комплексні рішення. Вочевидь, що економічний ефект від використання штрихового кодування буде посилений при комплексній системі автоматизації фірми.