Управление торговлей. Заказы

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Заказы покупателей

2. Внутренние заказы

3. Заказы поставщикам

Библиографический список

ВВЕДЕНИЕ

Программа "1С: Предприятия 8.0. Управление производственным предприятием" отвечает основным требованиям, предъявляемым к управлению и учету на производственном предприятии, и позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам. А программа "1С: Предприятие 8.0. Управление торговлей" - это тиражный программный продукт, позволяющий в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций.

Обе программы относятся к системе программ, разработанных на современной платформе "1C: Предприятие 8.0". Они содержат мощный функционал для автоматизации планирования, управление и учета торговых операций, в частности, для согласованного управления заказами покупателей, заказами поставщикам и внутренними заказами подразделений предприятия.

Своевременное и качественное выполнение заказов покупателей обеспечивает предприятию лидирующее положение на конкурентном рынке предложения товаров и услуг. Функционал управления заказами системы программ "1С: Предприятие 8.0" позволяет реализовать наиболее эффективную стратегию обслуживания заказов покупателей в соответствии со схемами работы, используемыми на предприятии; оптимальным образом размещать заказы покупателей в заказах поставщикам и резервировать товары на складах; обеспечивать соблюдение сроков поставки заказанных товаров; избегать избыточных складских запасов.

В данной работе рассматриваются методики, связанные с оформлением заказов в системе "1С: Предприятие 8.0". Первая группа методик: управление заказами покупателей, вторая: управление внутренними заказами предприятия, третья: управление заказами поставщикам

1. ЗАКАЗЫ ПОКУПАТЕЛЕЙ

Назначение заказов покупателей

Понятие заказ покупателя означает зафиксированную договоренность предприятия продать покупателю определенный набор товаров или услуг. Нужно заметить, что то, каким образом предприятие собирается выполнить такую договоренность, в заказе может быть не указано. Заказанный товар можно произвести самим, купить у поставщика и перепродать, взять на реализацию. Помимо перечня товаров, в заказе покупателя могут быть зафиксированы и другие договоренности, например, цена продажи, предполагаемая дата отгрузки и оплата заказа, размер скидок и т.д.

Выполнением обязательств по заказу со стороны предприятия является отгрузка товаров, выполнением обязательств со стороны покупателя - оплата заказа. Заказ считается полностью исполненный, если выполнена и отгрузка, и оплата на всю сумму, указанную в заказе. То есть выполнение заказа покупателя отслеживается и в количественном выражении, и в суммовом, в отличие от внутренних заказов. Подсистема "Управление заказами покупателей" взаимосвязана с другими подсистемами конфигураций "Управление производственным предприятием" и "Управление торговлей", поэтому ведение учета по заказам покупателей может вносить свои коррективы в правила отражения многих хозяйственных операций. Можно выделить следующие основные задачи, для которых используются заказы покупателей в подсистемах конфигураций:

· Управление запасами. Заказы покупателей выступают в качестве объекта привязки резервов товаров на складах предприятия, используются в качестве разреза аналитики в партионном учете товаров на складах, если по заказу ведется обособленный учет партий.

· Управление взаиморасчетами. С детализацией по заказам покупателей могут вестись как расчеты (учет плановой задолженности), так и взаиморасчеты (учет фактической задолженности) с покупателем, если это предусмотрено договором.

· Управление денежными средствами. При планировании поступления денежных средств можно явно указывать, оплату каких заказов покупателя следует ожидать.

· Управление затратами. Заказ покупателя может быть использован для ведения детализации затрат, в том числе и производственных, что дает возможность оценивать себестоимость изготовления продукции по конкретному заказу покупателя.

· Управление заказами поставщикам. Заказ покупателя можно размещать в заказах поставщикам, что показывает обоснованность выполнения заказа поставщику.

· Управление продажами. Заказы покупателей можно использовать для составления планов продаж, причем с сохранением информации о заказе как об источнике формирования плана. В части подсистемы взаимоотношений с покупателем заказ также является важным предметом анализа, многие инструменты подсистемы предназначены именно для ведения взаимоотношений с покупателем, как с заказчиком, и привязаны к заказу.

При внедрении конфигурации нужно помнить о том, где могут использоваться заказы, правильно строить последовательность внедрения подсистем, согласовывать работу отделов предприятия по работе с заказами, разрабатывать соответствующие регламенты. Например, в случае внедрения подсистемы заказов покупателей нужно сразу продумывать не только схему ввода данных о заказе, но и схему отгрузки и оплаты заказов, так как эти процессы сильно взаимосвязаны между собой.

Несмотря на то, что "Заказ покупателя" является управленческим документом, указание организации в документе в заказе является обязательным. Операции по оплате и отгрузки заказа могут быть проведены в регламентированном учете, принадлежность заказа к регламентированному учету связано с резервированием партий товаров под этот заказ. Выбор организации в заказе покупателя, влияет, прежде всего, на выбор договора, по которому будут вестись расчеты с покупателем, на выбор организации во всех документах оплаты и отгрузки по этому заказу. То есть информацию о том, от имени какой организации будет вестись дальнейший учет хозяйственных операций по заказу, нужно знать уже на момент оформления самого заказа.

Дата отгрузки - является необязательной информацией при вводе заказа покупателя, но также используется в дальнейшем ряде случаев для выборки заказов.

Дата оплаты - является необязательной информацией при вводе заказа покупателя. Дата оплаты устанавливается для всего заказа в целом и определяет дату, к которой оплата по заказу должна быть полностью выполнена. Информацию о дате оплаты используется при определении срока резервирования по товару и планирования поступления денежных средств по заказу покупателя.

Оплата заказов покупателей - под оплатой заказа покупателя в общем случае можно понимать не только получение денежных средств, но и любые другие способы уменьшения задолженности покупателя по заказу.

Определение срока резервирования товаров исходя из даты оплаты

Срок резерва - это тот срок, в течение которого товары должны быть оплачены. Такой анализ оплаты резервов имеет смысл проводить, только если предприятие работает по предоплате, а именно, сначала оформляется заказ покупателя, под него резервируется товар, с покупателем договариваются об оплате. После получения оплаты товар отгружается, соответственно списываются резервы с заказа. В случае если покупатель не оплачивает в срок заказ, то у предприятия остается право снять резерв с заказа и использовать его по своему усмотрению, например перевести на другой заказ.

Резервирование товаров под заказ покупателя можно считать одним из инструментов анализа выполнимости заказа. Заказ может быть выполнен за счет:

· текущих остатков товаров и продукции на складах предприятия, которые можно зарезервировать под заказ;

· производства продукции собственными силами или силами стороннего переработчика;

· закупки товаров у других поставщиков.

Резервированию под заказ покупателя подлежат любые материальные ценности, которые есть на складах предприятия. Чтобы зарезервировать товар нужно знать:

· заказ покупателя;

· товар, который нужно зарезервировать с точностью до характеристики;

· количество товара;

· склад предприятия, на котором находится товар.

Перечень заказываемых покупателем позиций вносится в табличные части "Товары", "Тара", "Услуги" документа "Заказ покупателя".

В табличную часть "Товары" могут быть внесены следующие виды номенклатуры:

· товары, материалы, продукция и прочие материальные ценности;

· комплекты товаров;

· наборы товаров.

В табличную часть "Тара" вводятся данные о возвратной таре, которую покупатель обязуется вернуть, после получения заказа. В табличную часть "Услуги" вводится перечень услуг, заказываемых покупателем. Для анализа состояния выполнения заказа можно использовать отчет "Заказы покупателей". В этом отчете можно также проанализировать, какие виды номенклатуры были заказаны.

На ряде предприятий процесс формирования заказа может состоять из нескольких этапов. Сначала менеджеры продаж получают информацию о предварительных запросах клиента, анализируют, уточняют ассортимент, объемы, а затем уже формируют конкретные заказы от клиентов, которые обязуются выполнить. Такая предварительная информация о спросе нужна для составления плана продаж и плана производства. Такие планы иногда называют "заказами на период", "заказами на сезон", "предварительными заказами", "заявками". Такие планы продаж можно составлять для каждого покупателя на определенный срок. При создании заказов покупателей информация в них может не полностью совпадать с предварительными планами продаж. Покупатель может договориться о покупке нового товара, о котором ранее не заявлял, или отказаться от предварительно заказанного товара. При необходимости ссылки на зарегистрированные заказы можно вносить в предварительные планы продаж.

2. ВНУТРЕННИЕ ЗАКАЗЫ

Так же как заказ покупателя и заказ поставщику понятие внутренний заказ характеризует намерение или договоренность с предприятием получить перечень товаров. Но такая договоренность является исключительно внутренней, заказ может поступать только от внутренних подразделений (отделов) предприятия. В этой связи при выполнении внутренних заказов в отличие от заказов поставщикам и заказов покупателей, отсутствует составляющая оплаты, при выполнении предприятием внутреннего заказа подразделение (отдел) никак с предприятием за это не рассчитывается, даже по трансфертным ценам. Внутренние заказы чаще всего связаны с обеспечением подразделений товарами или материалами, необходимыми для ведения их основной деятельности. Например, это могут быть заказы от торговых точек на получение продукции с центральных складов для дальнейшей торговли, заказы от производственных подразделений на получение запчастей для оборудования, заказ материалов или товаров для поддержания страхового запаса на складах. По каждому внутреннему заказу в системе ведется автоматизированный учет состояния выполнения заказа. И в зависимости оттого, как был оформлен внутренний, заказ кто выступил в роли заказчика, фактом выполнения могут считаться те или иные события. В целом работа с внутренними заказами имеет много схожего с работой по заказам покупателей. В учете внутренних заказов и заказов покупателей есть и свои различия, обусловленные разной природой возникновения заказов вот лишь некоторые из них:

· в выполнении внутренних заказов отсутствует составляющая оплаты, именно поэтому в оформлении внутреннего заказа отсутствуют данные о ценах и скидках, а заказ покупателя должен быть отгружен и оплачен, заказ покупателя связан с подсистемами ценообразования взаиморасчетов;

· как следствие внутренний заказ учитывается только в количественном выражении, а заказ покупателя учитывается и в количественном, и стоимостном выражении;

· во внутреннем заказе указываются только товарно - материальные ценности, не указываются услуги, а в некоторых случаях и возвратная тара;

· внутренние заказы не являются детализацией затрат, в том числе производственных;

· для внутренних заказов не ведется обособленный учет партий товаров.

Например, если внутренний заказ оформляется на товары для поддержания запасов в цеховых кладовых, то возможно стоит все-таки указать не производственное подразделений, к которому относится цеховая кладовая, а именно склад, описывающий цеховую кладовую. Внутренний заказ с указанием подразделения чаще всего используется для планирования материальных потребностей в производстве в рамках работы этого подразделения. Факт исполнения такого внутреннего заказа как раз будет совпадать с передачей заказанных товаров в производство на это подразделение

Дата отгрузки

Также как и для заказа покупателя, дата отгрузки во внутреннем заказе является необязательной информацией она используется в дальнейшем в ряде случаев для выборки внутренних заказов, а именно:

· при формировании планов продаж, производства и закупок, когда используется настройка автоматического заполнения табличной части документов;

· дата отгрузки во внутреннем заказе используется в алгоритмах автоматического размещения заказа в заказах поставщикам;

· заказы покупателей могут использоваться при формировании потребностей в материалах или товарах, необходимых для реализации производственной программы или плана продаж. Заказы выступают в качестве источника потребностей, если в заказах будет указана дата отгрузки, то объем рассчитанных потребностей для выполнения заказа будет запланирован к дате, предшествующей дате отгрузке заказа. Это означает, что все материалы или товары должны быть в наличии на складах за день до отгрузки самого заказа.

Особенности заполнения внутреннего заказа

Вид заказчика: подразделение или склад

Товары, указанные во внутреннем заказе, могут быть доставлены на конкретный склад или переданы в подразделение предприятия. Выбор склада или подразделения осуществляется в самой форме заказа. С этой точки зрения можно говорить о том, что в качестве заказчика во внутренних заказах может выступать либо склад, либо подразделение. Если выбран склад, то заказ будет считаться выполненным, если заказанные товары будут доставлены на этот склад. Причем в качестве склада может выступать склад любого типа в том числе и неавтоматизированная торговая точка. Если выбрано подразделение, то заказ считается выполненным при передаче товаров в это подразделение. Важно заметить, что внутренний заказ является исключительно управленческим документом, несмотря на то что в нем указывается организация. Подразделение-заказчик выбирается из числа подразделений предприятия, а не подразделений организации.

Что можно заказывать во внутреннем заказе

Во внутреннем заказе, в отличие от заказа покупателя, указываются только товарно-материальные ценности, а услуги не указываются. Если в качестве заказчика выбирается склад, то в документе становятся доступными закладки "Товары" и "Тара". Если заказ оформляется для передачи товаров в подразделение предприятия, то тара в заказе не указывается.

Внутренний заказ можно выполнить за счет:

· текущих остатков товаров и продукции на складах предприятия, которые можно зарезервировать под заказ;

· производства продукции собственными силами или силами стороннего переработчика;

· закупки продукции у других поставщиков.

Резервирование товаров под внутренние заказы выполняется по тем же самым законам, что резервирование товаров под заказы покупателей.

3. ЗАКАЗЫ ПОСТАВЩИКАМ

Заказ поставщику - это договоренность предприятия с поставщиком на поставку определенного перечня товаров и услуг. Исполнением заказа поставщиком является факт поставки заказанных товаров на склады предприятия, исполнением обязательств со стороны предприятия является оплата полученных товаров. Таким образом, учет выполнения заказа ведется в количественном и стоимостном выражении. При организации деятельности по снабжению заказы поставщикам стоит вести только в том случае, если предполагается отслеживать факт их исполнения.

В противном случае планируемые поступления и необходимый объем закупок имеет смысл просто включать в план закупок.

Заказы поставщикам можно рассматривать как один из инструментов оценки выполнимости заказов покупателей или внутренних заказов. Это означает, что, оформляя заказ поставщику, можно явно указать, для исполнения каких заказов покупателей или внутренних заказов приобретается товар.

Работа с заказами ведется в рамках подсистемы управления заказами поставщиками. управление заказ поставщик резервирование

Сами заказы оформляются документами "Заказ поставщику". Подсистема управления заказами поставщикам связана со многими другими подсистемами конфигурации, поэтому, принимая решение об использовании этой подсистемы, следует обратить внимание на организацию взаимодействия служб предприятия по работе с заказами поставщикам.

Можно перечислить следующие подсистемы, связанные с ведением заказов поставщикам:

· Управление заказами покупателей, управление внутренними заказами. Заказы поставщикам можно формировать для выполнения конкретных заказов покупателей или внутренних заказов.

· Управление запасами. При выполнении заказа поставщику товары поступают на склады предприятия, тем самым увеличивая запасы. Кроме того, одновременно с поступлением может выполняться резервирование товаров под заказы покупателей или под внутренние заказы.

· Управление денежными средствами. При планировании расхода денежных средств можно явно указывать, для оплаты каких заказов поставщику нужны средства.

· Управление закупками. Заказы поставщику можно явно включать в план закупок, причем ссылка на заказы будет сохраняться при планировании.

Выбор организации в заказе

"Заказ поставщику" является управленческим документом, однако указание организации в заказе является обязательным. Выбор организации в заказе влияет на выбор договора, по которому будут вестись расчеты с поставщиком. На эту же организацию должны будут оформляться документы оплаты заказа и документы получения товаров на склады предприятия. То есть информацию о том, от имени какой организации будет вестись дальнейший учет хозяйственных операций по заказу, нужно знать уже на момент оформления самого заказа. Если в дальнейшем будет принято решение, что хозяйственные операции по заказу следует проводить по другой организации, то прежде нужно будет скорректировать информацию в самом заказе: выбрать другую организацию, изменить договор расчетов с поставщиком в соответствии с новым значением организации.

Дата поступления - это дата планового поступления товаров по заказу поставщику. Указание плановой даты является необязательным, эта дата используется в дальнейшем в ряде случаев для выборки заказов поставщикам.

Дата оплаты - как и дата поступления, является не обязательной информацией, для ввода в заказ поставщику. Дата оплаты устанавливается для всего заказа в целом и определяет дату, к которой оплата по заказу должна быть полностью выполнена предприятием.

Что можно заказывать у поставщика

Перечень заказываемых у поставщика позиций вносится в табличные части "Товары", "Тара", "Услуги" документа "Заказ покупателя". Если в заказе поставщику выбран вид операции "Оборудование", то добавляется еще одна закладка для заказа оборудования.

В табличную часть "Товары" могут быть внесены следующие виды номенклатуры:

· товары, материалы, продукция и прочие материальные ценности, у которых в справочнике номенклатуры определен вид номенклатуры с типом "Товар";

· комплекты товаров, в табличную часть "Товар" вносится номенклатура, описывающая комплект, а не перечень ее комплектующих;

· набор товаров, в отличие от комплектов наборы товаров в заказе заполняются не одной строкой, описывающий набор, а непосредственно составом набора.

Размещение заказов покупателей и внутренних заказов в заказах поставщику

Механизм размещения внутренних заказов и заказов покупателей в заказах поставщикам фактически позволяет связать объемы товаров, заказываемые у поставщиков, с объемами, которые нужно для выполнения внутренних заказов и заказов покупателей.

С точки зрения заказов поставщикам такая связь позволяет обосновать, для чего заказывается товар, для выполнения каких потребностей. А с точки зрения заказов покупателей и внутренних заказов такая связь является обоснованием того, что заказ может быть выполнен за счет покупки товара у поставщика.

Механизм размещения удобно использовать, когда заказ поставщику оформляется по мере накопления потребности в этом, то есть по мере формирования пакета заказов покупателей, для которых товар требуется закупать у поставщика, а не производить собственными силами.

В случае закрытия или уменьшения объема заказа поставщику размещенные в нем заказы покупателей и внутренние заказы должны быть сняты. Размещение автоматически корректируется при формировании документа "Закрытие заказов поставщикам", но если процесс закрытия заказа в целом трудоемок, длителен во времени, связан с работой нескольких отделов, то закрытие заказа будет оформлено не скоро.

Для оперативного снятия размещения с заказа может быть использован документ "Резервирование товаров".

При закрытии заказа может иметь смысл выполнить цикл перепланирования закупок. Если заказы поставщикам были включены в план закупок для обеспечения материалами каких - либо важных заказов покупателей.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Богачева Т.Г. 1С: Предприятие 8.0. Управление торговлей в вопросах и ответах М. Питер. 2008 г. 187 стр.

2. Ситосенко Е. А. Управление заказами в системе программ 1С Предприятие 8.0 Н. 1С-Паблишинг. 2005 г. 219 стр.

3. Сидоров И. 1С: Управление торговлей 8 редакция 11 - новое поколение управленческих решений на платформе 1С: Предприятие 8.2 М. Эксмо. 2005 г. 250 стр.

4.Филимонова Е.В. 1С: Предприятие 8.1. Управление торговлей. Пошаговый самоучитель по бухгалтерскому учету на компьютере М. Эксмо. 2010 г. 295 стр.

Размещено на Allbest.ru