Главная
База знаний "Allbest"
Маркетинг, реклама и торговля
Оптимизация деятельности отдела приемки по количеству и качеству товаров в ООО "Фарминторг-Опт"
Оптимизация деятельности отдела приемки по количеству и качеству товаров в ООО "Фарминторг-Опт"
Организация и технологии поступления и приёмки товаров на склад в ООО "Фарминторг-Опт", их документальное оформление. Условия хранения и распределения лекарственных средств и других товаров на складе. Техническое оснащение отдела приемки, сертификация.
| Рубрика | Маркетинг, реклама и торговля |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 22.06.2011 |
| Размер файла | 1,3 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
При отборе проб (выборок) лекарственных средств руководствуются требованием ГФ ХI (вып.2, с.15) и требованиями ФС (ФСП).
Пробы (выборки) отбирают из каждой серии (партий) ЛС после проведения наружного осмотра, только из неповрежденных, укупоренных и упакованных согласно требованиям НД упаковочных единиц.
Для проведения испытаний ЛС на соответствие требованиям НД проводят многоступенчатый отбор проб (выборок). При этом пробу образуют по ступеням и ЛС в каждой ступени отбирают случайным образом в пропорциональных количествах из единиц, отобранных в предыдущей ступени. Число ступеней определяется видом упаковки:
1 ступень: отбор единиц упаковочной тары (ящиков, мешков, коробок и др.);
2 ступень: отбор упаковочных единиц, находящихся в упаковочной таре (коробок, флаконов, банок и др.);
3 ступень: отбор продукции в первичной упаковке (ампул, флаконов, туб и др.). [12]
Из отобранных на последней ступени упаковочных единиц после контроля по внешнему виду берут пробу для контроля качества ЛС на соответствие требованиям НД.
Отбор средней пробы завершается составлением "Акта отбора средней пробы", в котором указывается наименование ЛС, номер серии, общее количество ЛС, количество отобранного ЛС. Акт составляется и подписывается комиссией.
Контроль лекарственных средств отечественного и зарубежного производства при сертификации проводится только по нормативным документам, утвержденным Министерством Здравоохранения Российской Федерации (Госфармакопея, фармакопейные статьи, нормативные документы (НД) на лекарственные средства зарубежного производства).
Декларация соответствия при этом выдается на всю поступившую партию лекарственных средств.
Лекарственные средства, вызывающие сомнение в их качестве, оцениваются по всем показателям, предусмотренным нормативными документами.
Информация о случаях выявления несоответствия лекарственного средства требованиям нормативного документа при сертификации или при обнаружении скрытого брака в процессе хранения до истечения срока годности направляется производителю (поставщику), в Орган управления Системы сертификации, с одновременным представлением протокола анализа, и в органы управления здравоохранением и фармацевтической деятельностью субъекта Российской Федерации. [8]
2.6.1 Особенности поставки БАД
К документам, сопровождающим поставку БАД, относят:
Регистрационное свидетельство (Постановление Правительства РФ от 21.12.2000 г № 988 "О государственной регистрации новых пищевых продуктов, материалов или изделий";
Удостоверение о качестве и безопасности;
Санитарно-эпидемиологическое заключение.
Удостоверение о качестве и безопасности БАД должно содержать:
наименование и адрес предприятия-изготовителя;
наименование и вид продукции;
дата изготовления;
масса (объем) партии;
номер партии и дата отгрузки
информация о том, что по результатам испытаний продукт соответствует требованиям нормативных и технических документов;
срок годности (при необходимости);
условия хранения;
обозначение стандарта, в соответствии с которым изготовлен продукт.
Законодательными актами предъявляются определенные требования к информации, нанесенной на этикетку БАД. Такая информация должна содержать:
наименование БАД, с указанием ингредиентного состава в порядке, соответствующем их убыванию в весовом или процентном выражении;
сведения об основных потребительских свойствах БАД;
сведения о противопоказаниях для применения при отдельных видах заболеваний;
указание, что БАД не является лекарством.
Если при приемки по качеству нарушений данных требований не выявлено, БАД допускают к дальнейшей продаже. [5]
2.6.2 Иммунобиологические препараты
Для обеспечения высокого качества медицинских иммунобиологических препаратов (МИБП), безопасности и эффективности их применения создают систему "холодовой цепи".
Санитарные правила устанавливают общие требования ко всем группам медицинских иммунобиологических препаратов.
Особенности транспортирования и хранения медицинских иммунобиологических препаратов определяются также в документах на данные препараты.
При транспортировании и хранении медицинских иммунобиологических препаратов соблюдаются условия, обеспечивающие сохранность их исходного качества; обеспечивается защита препарата от воздействия температуры окружающей среды, от повреждения упаковок, расплескивания и т.д.
Транспортирование и хранение медицинских иммунобиологических препаратов в системе "холодовой цепи" осуществляют при следующих температурных условиях:
транспортирование и хранение медицинских иммунобиологических препаратов - при температуре в пределах от 0°С до +8°С;
хранение вакцины против полиомиелита - при температуре - 20°С, при транспортировке указанной вакцины в температурном режиме от 0°С до +8°С допускается последующее повторное ее замораживание до - 20°С;
хранение вакцины желтой лихорадки - при температуре от - 12°С до - 20°С, транспортирование производят при температуре от 0°С до +8°С.
Не допускается замораживание адсорбированных препаратов (коклюшно-дифтерийно-столбнячного анатоксина, дифтерийно-столбнячного анатоксина и других) при транспортировании и хранении. [6]
Холодильное оборудование, предназначенное для транспортирования и хранения медицинских иммунобиологических препаратов, должно обеспечивать:
установленный температурный режим в течение всего времени транспортирования и хранения;
достаточный объем для размещения максимального запаса медицинских иммунобиологических препаратов, который может поступить на данный уровень "холодовой цепи";
замораживание достаточного количества хладоэлементов, используемых в комплекте с термоконтейнерами.
При определении режима транспортирования и хранения каждого отдельного медицинского иммунобиологического препарата руководствуются документами на данный препарат.
При регистрации поступления препарата указывают поставщика и условия транспортирования. [6]
2.6.3 Проверка качества детского питания
Качество продукции консервирования, детского питания осуществляют в соответствии с сертификатом соответствия или декларации о соответствии, выданными на основании протокола испытаний Федеральной службой по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека Российской Федерации. [5]
2.6.4 Проверка качества изделий медицинского назначения
Проверку качества проводят на основании сертификата соответствия и регистрационного удостоверения, выданных ФС Росздравнадзора. [6]
2.7 Внедрение системы менеджмента качества - Quality management systems
Система менеджмента качества (СМК) - это система, обеспечивающая эффективную работу предприятия, в том числе и в области управления качеством поставляемой продукции. Наиболее эффективными считаются при создании Системы Менеджмента Качества требования, зафиксированные в международном стандарте ISO 9001: 2008.
Для построения системы управления качеством в соответствии со стандартами ISO 9001, в компании создаются следующие элементы управления СМК:
документ, в котором необходимо сформулировать цели и задачи СМК, а также принципы их достижения (политика в области качества);
нормативные документы, описывающие и регулирующие бизнес-процессы деятельности в рамках СМК;
эффективный механизм реализации требований, регламентированных нормативной базой, методы управления качеством;
подготовленный персонал организации (совет по качеству).
Разработка и внедрение системы менеджмента качества на соответствие требованиям стандарта ГОСТ Р ISO 9001: 2008 позволит компании:
повысить общую управляемость компании и оптимизировать все бизнес-процессы в организации;
оптимизировать управленческую структуру и повысить эффективность ее работы;
повысить качество продукции или услуг;
увеличить объем сбыта продукции;
снизить непроизводительные затраты (брак, рекламации)
укрепить свое положение на внутреннем и внешнем рынках.
На данный момент ведется разработка системы менеджмента качества. Все бизнес-процессы происходящие в организации взаимосвязаны и на каждый процесс разрабатывается регламент. [8]
2.8 Приемка продукции по комплектности товара
Одновременно с приемкой продукции по качеству проводится проверка комплектности товара, а так же соответствия тары, упаковки, маркировки требованиям стандартов, технических условий.
Приемка продукции производится уполномоченными на это - маркировщиками. В своей работе должен руководствоваться государственными стандартами и техническими условиями на маркировку продукции, межгосударственным стандартом ГОСТ 14192-96 "Маркировка грузов" введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 18 июня 1997г 219. Маркировщик проверяет целостность упаковки, ярлыков, наличие необходимой маркировки: серия, производитель, срок годности. [11]
2.9 Анализ деятельности приемного отдела
2.9.1 Штатная структура отдела приемки
Время работы приемного отдела с 08.00 - 22.00 часов. В настоящее время приемку товара на складе проводят фармацевты, сотрудники отдела приемки работают в паре. Это позволяет совершить двойной контроль при приемке и уменьшает количество ошибок. Четыре пары сотрудников осуществляют посменную работу. Работают в две смены. Первая смена начинает работать с 08.00, вторая с 11.00. Все сотрудники, осуществляющие приемку по количеству, имеют среднее фармацевтическое образование, и один раз в пять лет проходят курсы повышения квалификации по специальности "Фармация". Разгрузка товара с прибывшего автотранспорта осуществляется грузчиками, под наблюдением фармацевтов, которые размещают прибывший груз на площади приемного отдела для проведения последующей приемки по количеству товара.
2.10. Организация технологического процесса приемки на складе
Процесс поступления товаров на склад компании начинается с закупок. Именно от эффективности взаимодействия складской и закупочной служб, от своевременного обмена информацией между ними зависит, насколько склад будет подготовлен к приемке товара и насколько быстро он сможет выполнить эту функцию.
В процессе приемки товаров выделяют следующие этапы:
1) получение у водителя либо экспедитора сопроводительных транспортных документов и документов, подтверждающих качество товара;
2) разгрузка товаров с автотранспорта;
3) проверка соответствия доставленных товаров сопроводительным транспортным документам, а также приемка по количеству;
4) оформление сопроводительных транспортных документов;
5) приемка поступившего товара по качеству, а также отбор образцов для анализа;
6) составление приемного акта, формирование цен, внесение информации о поступившем товаре в компьютерную базу данных аптечного склада;
7) передача товара в отделы хранения аптечного склада и его размещение;
8) подписание приемного акта и оприходование товара;
9) работа, связанная с претензиями (рекламациями).
Территория склада является охраняемой зоной. Автотранспорт заезжает на территорию склада и подъезжает к рампе. Экспедитор передает пакет документов начальнику приемного отдела для оформления. Фармацевт вместе с экспедитором проверяет целостность пломб и вскрытие автотранспорта. Под руководством фармацевта приемного отдела грузчики производят разгрузку автотранспорта. При этом производится подсчет поступившего товара по количеству мест. Разгрузка автотранспорта осуществляется с использованием следующих средств механизации: штабелер электрический, гидравлическая тележка, поддоны и подтоварник. В помещении приемного отдела товар размещается по наименованиям.
После завершения разгрузки заведующий приемным отделом ставит печать организации и подписывает сопроводительные транспортные документы, что подтверждает поступление товара по количеству мест на аптечный склад. Делается отметка о времени доставки товара. Первые экземпляры этих документов остаются на складе, вторые передаются водителю (экспедитору). После этого транспорт, доставивший товар, покидает территорию склада.
На следующем этапе фармацевт приемного отдела, ответственный за приемку по качеству, проводит приемочный контроль, в соответствии с
"Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству". В приемном отделе товар группируется по наименованиям на поддонах. Приемочный контроль заключается в проверке документов, подтверждающих качество поступившего товара (деклараций качества, сертификатов соответствия). Лекарственные средства проверяются по показателю "Описание", сверяется маркировка на упаковке лекарственных средств с документами, подтверждающими их качество, и сопроводительными транспортными документами. В случае поступления лекарственных средств, не прошедших государственный контроль за качеством, производится отбор образцов для анализа, составляется акт отбора образцов, который вместе с образцами передается в аккредитованную испытательную лабораторию. В случае если товар поступил без необходимых документов, работник аптечного склада сообщает об этом поставщику и контролирует вопрос получения недостающих документов.
Работник аптечного склада - фармацевт приемного отдела - регистрируют поступившие товары по номерам накладных в "Журнале регистрации поступающих грузов на склад ООО "Фарминторг-Опт". Далее фармацевтом приемного отдела составляется приемный акт, а работником бухгалтерии формируются цены на товар. На каждый отдел хранения составляется отдельный акт. Большое значение имеет графа приемного акта, содержащая данные документов, подтверждающих качество. В случае если товар поступил на склад со всеми необходимыми документами, в этой графе указывается номер документа, подтверждающего качество. Таким образом, работники бухгалтерии, отдела хранения и отдела продаж получают информацию о том, что данный товар готов к реализации со склада. Приемный акт находится в приемном отделе до тех пор, пока не будут получены недостающие документы и результаты испытаний из контрольно-аналитической лаборатории. Приемный отдел осуществляет определение мест хранения, оформляют стеллажные карточки и размещают по местам хранения.
Приемный акт подписывается членами приемной комиссии: начальником склада, начальником приемного отдела, заместителем начальника отделения сертификации. После этого товар вносится в электронную базу склада и может быть реализован.
В случае несоответствия фактического наличия лекарственных средств количеству, указанному в товарной накладной, или отклонения по качеству, установленному в договоре, либо по данным, указанным в сопроводительных документах, начальником отдела приемки составляется " Акт об установленном расхождении по количеству и качеству товара", а в товаросопроводительном документе делается определенная отметка.
Товар ненадлежащего качества, который не прошел приемочный контроль, до отправки поставщику хранится в специально отведенном для данных целей помещении приемки (карантинная зона), отдельно от качественного товара. Товар обозначается маркировкой "Забраковано при приемочном контроле". Таким образом, анализ деятельности по приемке товаров на аптечном складе позволил выделить ряд взаимосвязанных операций. [15]
Рисунок 11 - Анализ браков, выявляемых при приемке
2.10.1 Актирование недостач при приемке
Если при приемке товара была выявлена недостача товара, то результат приемки продукции по количеству оформляется актом приемки. Акт о приемке материалов применяется для оформления материальных ценностей имеющих качественное и количественное расхождение, а так же расхождение по ассортименту с данными товарно-сопроводительных документов поставщика.
Акт в четырех экземплярах составляется членами приемной комиссии. После приемки ценностей акты с приложением документов передают: один экземпляр в бухгалтерию организации, для учета движения материальных ценностей, другой - отделу поставок для направления претензионного письма поставщику, последний экземпляр хранится у начальника отдела приемки для контроля и ведения учета.
Акт должен быть составлен в тот же день когда была выявлена недостача. В акте должно быть указано:
наименование получателя, составившего акт и его адрес;
дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта;
наименование и адрес изготовителя и поставщика;
дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной;
состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции;
точное количество недостающей продукции и ее стоимость.
Если при приемке продукции одновременно будут выявлены не только недостача, но и излишки ее против транспортных и сопроводительных документов поставщика, то в акте должны быть указаны точные данные об излишках. [13]
Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке продукции по количеству. Акт утверждается руководителем предприятия-получателя не позднее, чем на следующий день после составления акта.
К акту приемки, в котором устанавливается недостача продукции, должны быть приложены:
копии сопроводительных документов, накладной сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах отправителя.
Акты приемки продукции по количеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии.
2.10.2 Актирование некачественных товаров
По результатам приемки по качеству и комплектности составляется акт приемки о фактическом качестве и комплектности полученной продукции.
Акт составляется в день окончания приемки продукции по качеству и комплектности.
В этом акте должно быть указано:
наименование получателя продукции и его адрес;
номер и дата акта, место приемки продукции;
наименование и адрес изготовителя и поставщика;
номер и дата счета-фактуры, транспортной накладной и документа, удостоверяющего качество продукции;
состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции;
количество, наименование предъявляемой к просмотру и фактически проверенной продукции с выделением забракованной, подлежащей исправлению у поставщика, подробное описание выявленных недостатков и их характер;
количество негодной к использованию продукции, ее стоимость;
другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте для подтверждения ненадлежащего качества или комплектности продукции. [14]
Акт подписывается всеми лицами, участвующими в проверке качества и комплектности продукции.
К акту должны прилагаться:
документы изготовителя, удостоверяющие качество и комплектность продукции;
транспортный документ (накладная);
акт отбора образцов и заключение по результатам анализа отобранных образцов.
Акты приемки продукции по качеству и комплектности регистрируются и хранятся в установленном на предприятии порядке: один экземпляр в отделе приемки, другой направляется в отдел поставок.
2.10.3 Составление акта по приемке товара
После окончания приемки по количеству, качеству, комплектности оформляется акт о приемке товаров. Акт составляется отдельно по каждому поставщику на каждую партию лекарственных средств, поступившую по одному транспортному документу. Все приемные акты регистрируются в "Журнале регистрации приемных актов на склад ООО "Фарминторг-Опт". Журнал пронумерован, прошнурован, скреплен подписью и печатью руководителя и главного бухгалтера.
Каждому акту соответствует свой порядковый номер. В приемном акте указывают:
поставщик;
наименование и количество поступившего товара;
производитель товара;
серия товара, срок годности;
цена и стоимость с учетом НДС и без;
общая сумма поступившего товара по данному приемному акту.
Приемный акт оформляется в двух экземплярах. Подписывается членами приемной комиссии. Первый экземпляр остается в приемном отделе, подкрепляется к соответствующей накладной и передается на хранение. Второй экземпляр акта отправляют в отдел поставок для учета. [10]
2.11 Порядок приемки лекарственных средств на аптечном складе
В первую очередь должна проводиться приемка и размещение по местам хранения психотропных веществ, сильнодействующих препаратов. В тоже время сразу же при разгрузке проводится приемка термолабильные лекарственных препаратов и немедленное их размещение по местам основного хранения, так как эти группы препаратов, требуют особых условий хранения.
Товар поступает как в коробах, пакетированных на поддонах, так и поштучно, собранный в сборную коробку. Для удобства следует начать приемку с крупногабаритных грузов, это обеспечивает минимальное время нахождение груза в зоне приемки. Штучный товар предварительно сортируют, раскладывают на столе и только после этого начинают процедуру приемки, с последующей укладкой лекарственных средств в тележку, чтоб затем отправить на склад, на место основного хранения.
2.12 Должностные обязанности сотрудников отдела приемки
В процедуре приемки товара на аптечном складе задействовано большое количество сотрудников. Должности работников аптечного склада и операции, выполняемые ими при поступлении товара, взаимосвязь между отдельными операциями, выполняемыми при поступлении товаров на аптечный склад, перечислены в таблице 1.
Таблица 1 - Участники процесса поступления товара на аптечный склад.
|
Должность |
Выполняемые функции |
||
|
1 |
Заведующий приемным отделом |
1) получение сопроводительных документов; 2) приемка товаров по количеству; 3) оформление сопроводительных документов; 4) регистрация товаров в "Журнале регистрации поступающих грузов на склад ООО Фарминторг-Опт" |
|
|
2 |
Провизор, ответственный за приемку по качеству |
5) проведение приемочного контроля и приемка по качеству; 6) проверка и регистрация документов, подтверждающих качество товаров, получение недостающих документов; 7) отбор образцов лекарственных средств для проведения испытаний в порядке государственного контроля качества в аккредитованной испытательной лаборатории, составление акта отбора образцов |
|
|
3 |
Фармацевт приемного отдела |
8) внесение информации о поступившем товаре в электронную базу данных организации и подготовка приемных актов |
|
|
4 |
Бухгалтер |
9) учет поступивших товаров и формирование цен на товар; 10) оприходование товара |
|
|
5 |
Грузчики приемного отдела |
11) разгрузка автотранспорта; 12) доставка товаров в отделы хранения |
|
|
6 |
Заведующий отделом хранения |
13) прием и регистрация товаров, поступающих в отдел хранения из приемного отдела |
|
|
7 |
Фармацевт аптечного склада (отдела хранения) |
14) размещение товаров по местам хранения |
|
|
8 |
Приемная комиссия (постоянный и переменный состав) |
15) подписание приемных актов |
Глава 3. Оптимизация процесса приемки на аптечном складе ООО "Фарминторг-Опт"
Анализ деятельности компании показал, что существует зависимость между основными экономическими показателями их работы и подходами к управлению запасами и складами. В условиях роста оборота компании, ошибки управления складскими процессами негативно сказываются на уровне удовлетворения спроса и влекут непропорциональный рост потребностей в складских площадях. Последствиями ошибок управления складскими процессами являются: дефицит площадей, неэффективное использование оборудования и технических ресурсов, высокие затраты на хранение и обработку грузов.
Выбирая направление оптимизации, в первую очередь стоит подумать о совершенствовании процессов и технологии выполнения работ - именно здесь возможно относительно быстро получить результат при использовании имеющегося оборудования.
Процесс оптимизации складских технологий состоит из нескольких последовательных этапов:
1. Логистическая экспертиза (исследование технологических процессов)
2. Перепроектирование технологий работы склада.
3. Совершенствование организационно-управленческих решений.
4. Внедрение.
На первом этапе проводилась логистическая экспертиза. Цель первого этапа - обнаружить ключевые проблемы, решение которых даст наиболее ощутимый результат при минимальных затратах материальных ресурсов и времени.
Для достижения цели следует представить перечень процессов, исследовать их и провести оценку и ранжирование выявленных проблем.
На данном этапе постановка задач:
1. Анализ основных складских процессов позволяет выявить их “узкие места" и недостатки (в том числе в диспетчеризации, организации складского учета и оперативного контроля за выполнением операций на склад.
В процессе наблюдения и непосредственного участия в приемке товара поступившего от поставщика, были выявлены следующие проблемы, замедляющие процедуру приемки товара на склад и увеличивающие время нахождения товара в зоне приемки:
неравномерная нагрузка на склад в течение рабочего дня
отсутствие информации об ожидаемых объемах и времени поставок,
трудности идентификации поступающих товаров (ошибки при идентификации, увеличение сроков оприходования).
недостаточная вместимость зоны для приемки и размещения поступающего товара.
большие трудозатраты на разгрузку при приемке не палетизированного груза.
Все перечисленные выше проблемы относятся к организационным. В своей дипломной работе я более подробно остановилась на их исследовании и разработке предложений, способных устранить данные недочеты. [21]
3.1 Трудности размещения поступившего товара, из-за нехватки площади склада, отведенной на отдел приемки
Наиболее важной проблемой является неэффективное использование пространства склада, несоответствие параметров складских помещений интенсивности товаропотока. [23]
Для этого я в своей работе рассчитала необходимую площадь, отводимую под отдел приемки:
Sобщ=Sприем+Sэксп+Sхранен+Sадмин
Sхранен=Sособ режим+Sсильдей+Sлрс+Sиные
Sобщ= 127,2+120,1+775,6+201,7=1224,9м кв.
Sхранен= 280,9+11,7+155,8+31,1+296,1=775,6м кв.
Где:
Sобщ - общая площадь
Sприем - площадь приемного отдела
Sэксп - экспедиция
Sхранен - помещения хранения
Sадмин - административно-бытовые помещения
Sособ режим - помещения требующие особого режима хранения
Sсильдей - помещение для хранения сильнодействующих и ядовитых веществ
Sлрс - помещение хранения лекарственного растительного сырья
Sиные - хранения иных групп товаров
Исходные данные таковы:
1. Режим работы склада: с 8.00 до 22.00, кроме субботы и воскресенья.
2. Стандарт поставки: среднесуточный объем товаропотока Vвход/выход= 120 м куб;
коэффициент неравномерности входящего товаропотока kнеравн. вход = 1,4;
интервал работ по разгрузке и приемке товара Твход = 2 ч;
количество паллет в кузове автомобиля (вход) Nпалл. а/т = 15шт.;
время разгрузки автомобиля с учетом технологических простоев и вспомогательного времени tразгр = 0,75 ч.
Тобор = 15 рабочих дней (3 недели);
площадь, занимаемая паллетом, Sпалл = 1,2 Ч 0,8 = 0,96 м кв.;
высота товара на паллете Нпалл = 1,2м.
3.1.2 Расчет зоны приемки
Для расчета требуемой емкости зоны приемки, а также требуемого ресурса нам надо определить состав первого поста приемки и вычислить нужное количество постов.
Определим требуемое количество постов приемки. Для этого рассчитаем количество машин, приходящих в сутки под разгрузку с учетом неравномерности поставок.
Суточное количество автотранспорта, приходящего под разгрузку, определяем по формуле:
Nа/т вход = (Vвход/выход Ч kнеравн. вход) / (Нпалл Ч Sпалл Ч Nпалл. а/т);
Nа/т вход = (120 Ч 1,4) / (1,2 Ч 0,96 Ч 15) = 9,56 =10ед.
Определяем требуемое количество постов для обработки входящего товаропотока: Nворот вход = (Nа/т вход Ч tразгр) /Твход;
Nворот вход = (10 Ч 0,75) /2 = 3.75 ? 4ед.
Теперь определим требуемые площади и емкости зоны приемки. Как
было отмечено в исходных данных, приемка партии товара осуществляется после полной разгрузки транспорта и время приемки партии товара соответствует времени разгрузки автомобилей. Поэтому для обеспечения непрерывности процесса в зоне целесообразно во время приемки партии товара производить разгрузку следующей партии.
Для обеспечения выполнения работ по данной технологии емкость одного поста приемки должна позволять размещать единовременно товарный объем, равный двукратному объему товара в кузове автотранспорта.
Таким образом, требуемая емкость и площадь поста приемки составит:
Nпалл. прием = 2 Ч Nпалл. а/т = 2 Ч 15=30 паллет;
Vприем = Nпалл. прием Ч Нпалл Ч Sпалл = 30 Ч 1,2 Ч 0,96 = 34,56 м куб.;
Sприем = (Nпалл. прием Ч Sпалл) /k исп. пл. прием = (30 Ч 0,96) /0,8 = 36м кв.
kисп. пл. прием - коэффициент использования площади зоны приемки. Для расчета принимаем kисп. пл. прием = 0,8.
Умножив полученные значения на требуемое количество постов для разгрузки и приемки товара, получим требуемые характеристики зоны для
обработки входящего товаропотока:
Nпалл. прием общ = Nпалл. прием Ч Nворот вход = 30 Ч 2 = 60 паллето-мест; Vприем общ = Vприем Ч Nворот вход = 34,56 Ч 4= 138,24 м куб.;
Sприем общ = Sприем общ Ч Nворот вход = 36 Ч 4 = 144 м кв.
Так же для расчета была использована и другая формула:
Другой вариант для расчета площади, необходимой под зону приемки:
S приемного отдела = Qг Ч KнЧ A2Чtпр / (365qдопЧ100) + Sв;
Где: Snp - площадь зоны приемки, м кв.; Qг - грузопоток склада по поставкам, т/год; Кнвр п. - коэффициент неравномерности по приему грузов; 1,4; t - кол-во дней нахождений груза в зоне приемки, 2 дня; A2 - доля продукции, проходящей через участок приемки склада, %; 365 - число дней в году; qдоп. - расчетная нагрузка на 1 м кв площади, принимается равной 0,25 средней нагрузки на 1 м кв. площади склада, т/м кв;, 2,47; Sв - площадь, необходимая сортировки, м кв; Sв =10 м кв;
S приемного отдела = QгKнA2tпр / (365qдоп·100) + Sв;
S приемного отдела = 50000т/годЧ1,4Ч100%Ч2дня/ (365Ч2.47Ч100) + 10м кв
S приемного отдела = 150м кв.
Полученный результат в каждом из вариантов больше площади, отведенной для приемного отдела склада. Соответственно расширение площадей является первым шагом к оптимизации рабочего процесса в отделе приемки. Это увеличит скорость расстановки товара при разгрузке автотранспорта, сократит число ошибок при приемочном контроле, обеспечит более удобный подход к поступившему товару работникам отдела приемки. [27]
3.2 Неравномерность поставок
Другая серьезная проблема, которая может тормозить работу отдела приемки это неравномерность поставок.
Зачастую периодичность и объем поставок являются камнем преткновения между отделом закупок и складом. Отделу закупок удобнее делать редкие закупки крупными партиями. Склад заинтересован в равномерной загрузке своих мощностей и, следовательно, ритмичном поступлении продукции. Первопричиной конфликта становится отсутствие системы управления запасами, а также подразделения, осуществляющего единое управление ими в рамках предприятия.
Оптимизация системы управления запасами - процесс длительный и сложный, но есть методы, существенно облегчающие работу по приемке товаров на склад в достаточно короткие сроки. [31]
Отдел поставок на сегодняшний день взаимодействует с более чем 100 поставщикам и имеет возможность фиксировать и накапливать информацию о продолжительности обработки заказов и доставки заказанной продукции поставщиками. Располагая данными о продолжительности цикла заказа, можно планировать дату поступления грузов на склад, а зная предельные значения мощности склада по приемке товаров в смену - обеспечить относительно равномерную нагрузку на склад поступающими товарами от нескольких поставщиков. Для этого необходимо составить такой план размещения заказов у поставщиков (и соответственно поставок товаров на склад), при котором суточный объем поступающих грузов не будет превышать 75.80% от предельной мощности склада по приемке.
В течение месяца проводилось наблюдение. По данным контрольно-пропускного пункта заезд автотранспорта на территорию склада для разгрузки товара происходил в следующие часа:
Таблица 2 - Первоначальный вариант времени поставки
|
Время |
08.00-09.00 |
09.00-10.00 |
10.00-11.00 |
11.00-12.00 |
12.00-13.00 |
13.00-14.00 |
14.00-15.00 |
15.00-16.000 |
16.00-17.00 |
17.00-18.00 |
18.00-19.00 |
19.00-20.00 |
20.00-21.00 |
21.00-22.00 |
|
|
Единицы автотранспорта |
0 |
0 |
0 |
4 |
3 |
3 |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Объем поставляемых грузов, м3 |
0 |
0 |
0 |
50 |
30 |
30 |
5 |
5 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Рисунок 12 - Графическое изображение первоначального варианта времени поставок
Из данной диаграммы следует, что автотранспорт приезжает на территорию склада неравномерно и создается напряженная работа в "часы пик" с 11.00-15.00. это приводит к задержке автотранспорта на территории склада, создаются очередь на разгрузку.
Очевидно, что план поставок не может быть исполнен с абсолютной точностью. Отклонение фактической даты поставки от планируемой, бывает по разным причинам, связанным с надежностью поставщиков и транспортных компаний. Однако в любом случае работа склада будет более равномерной, а ресурсы склада будут использоваться более эффективно. Планирование можно осуществлять как с помощью функций корпоративной информационной системы, так и более простых инструментов (MS Excel).
Для составления плана поставок, отдел закупок в таблицу вносят данные о цикле заказа, объеме поставок. Сумму объема поставок на склад сравнивают с эффективной мощностью отдела приемки. Затем дату размещения заказа у поставщика перемещают таким образом, чтобы суммарный объем поставок на склад не превышал возможностей склада и чтобы поставки осуществлялись в рабочие дни. [16]
Очевидно, назрела необходимость составления плана поставок, на равномерную загруженность склада.
Таблица 3 - Оптимизированная очередность времени поставок
|
Время |
08.00-09.00 |
09.00-10.00 |
10.00-11.00 |
11.00-12.00 |
12.00-13.00 |
13.00-14.00 |
14.00-15.00 |
15.00-16.000 |
16.00-17.00 |
17.00-18.00 |
18.00-19.00 |
19.00-20.00 |
20.00-21.00 |
21.00-22.00 |
|
|
Единицы автотранспорта |
0 |
1 |
1 |
2 |
2 |
1 |
2 |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Объем поставляемых грузов, м3 |
0 |
10 |
15 |
20 |
20 |
15 |
15 |
15 |
10 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Рисунок 13 - Оптимизированный вариант времени поставок
Таким образом, если будет составлен план поставок, то работа отдела приемки при разгрузке автотранспорта будет равномерной. Для этого отделу закупок необходимо составить договора поставки таким образом, чтобы было указано время поступления товара на склад.
3.3 Время разгрузки
Автотранспорт поступает на склад разной грузоподъемности, машины марок
Газель тентованная грузоподъемностью до 1.5 тонн, объемом до 8 м куб.,
ЗИЛ Бычок-фургон, грузоподъемностью до 3,5 тонн, объем до 20 м куб,
КамАЗ тентованный, грузоподъемность 10 тонн, объем 36,6 м куб.
Укладка товара в автотранспорт производится разными способами. Это могут быть сборные короба, сложенные на поддонах или товар одного наименования в групповой фабричной упаковке сложенный в короба, эти короба уложены на поддон и пакетизированны. Выгрузка пакетизированных коробов производится целым поддоном с использованием штабелеров и рохл одним грузчиком. Время разгрузки одного такого поддона составляет в среднем 10 минут.
Так же груз поступает мелкооптовыми партиями, собранными в короба различного объема. Разгрузку такой машины приходится осуществлять, вручную укладывая короба на тележку. При этом задействовано уже 3 грузчика, и время разгрузки увеличивается до 1,5 часов.
Для того чтобы произвести разгрузку товаров, к примеру, вилочным погрузчиком, короба (упаковки) укладывают на поддоны. Уже на этом этапе можно сформировать грузовые единицы согласно определенным нормам укладки. При разгрузке этого товара коробами (упаковками) производится укладка на поддоны в соответствии с установленными нормами. Использование такого подхода позволяет снизить время на пересчет товара, исключить ошибки при определении количества принимаемого товара, а также упростить работу с грузом на всех последующих складских операциях.
Исходя из этого, было бы оптимально, чтобы весь груз поступал на поддонах пакетизированным. Это сократит время разгрузки автотранспорта, использование рабочих единиц и трудозатрат на разгрузку одной прибывшей машины, избежание возможных потерь при транспортировке продукции и исключению ее пересортицы. [31]
Разгрузка может быть осуществлена ручным, так и механизированным способом. Так, например, в среднем на разгрузку автотранспорта объемом 30 м3 ручным способом задействовано 3 грузчика, и время разгрузки составляет около 1,5 часа.
Если для разгрузки той же самой машины использовался штабелер серии TX 1016, грузоподъемность 1000 кг время разгрузки сокращалось до 20 минут один грузчиком.
Таблица 4 - Сравнение способов разгрузки автотранспорта
|
Способ разгрузки |
Число работников |
Время |
Рабочие характеристики |
|
|
Ручная разгрузка |
3 грузчика |
1,5 часа |
||
|
Штабелер электрический серии TX 1016 |
1 грузчик |
20 мин |
Тип управления - ручное Тип подъема - электрический |
|
|
Самоходный электроштабелер Turner Light EGV ESL 10 |
1 грузчик |
10 мин |
Скорость подъема/спуска вил м/с0,05/0,09 Скорость передвижения, м/с 4,0/5,0 |
Для того, чтобы максимально оптимизировать работу на складе, идеально подходит такой вид складской техники, как самоходный штабелер. Перед другими видами оборудования электроштабелер самоходный имеет преимущества во всех отношениях:
наличие электроподъемника,
передвижение без физических усилий оператора,
высокая производительность,
и все эти функции объединены при помощи удобной и интуитивно понятной системы управления.
Его наличие дает возможность эффективно решать следующие задачи:
увеличение скорости погрузки и разгрузки;
снижение нагрузки на рабочих и, как следствие, повышение производительности труда.
Рисунок 14 - Самоходный электроштабелер Turner Light EGV ESL 10
3.4 Оптимизация процесса приемки
В выполнении отдельных операций приемки существует определенная очередность, обусловленная необходимостью получения достоверной информации о поставке. Это значит, что одни операции для начала своего выполнения требуют завершения других операций. Эти операции формируют тесно взаимосвязанную последовательность, определяющую ход процесса поступления товара в целом. В то же время, может быть выделена группа операций, допускающих возможность параллельного выполнения и связанная с основной последовательностью только в ключевых точках процесса. Схема на рисунке 15 иллюстрирует сказанное выше сказанное.
Рисунок 15 - Первоначальная схема приемки товара на аптечном складе
1. Получение сопроводительных документов и документов, подтверждающих качество, проверка правильности их оформления.
2. Разгрузка автотранспорта.
3. Приемка по количеству.
4. Оформление сопроводительных транспортных документов.
5. Отбор образцов для анализа.
6. Приемочный контроль и приемка по качеству.
7. Передача товаров в места основного хранения.
8. Прием и регистрация товаров, поступающих в помещение хранения из помещения приемки (приемного отдела).
9. Проверка правильности оформления и подписание приемного акта.
10. Оприходование товара.
11. Распределение товара по местам хранения.
12. Регистрация товаров в "Журнале учета поступающих грузов на склад ООО Фарминторг-Опт".
13. Учет поступивших товаров и формирование цен.
14. Внесение информации о поступившем товаре в электронную базу данных организации и подготовка приемных актов.
15. Проверка и регистрация документов, подтверждающих качество.
Поступление товаров в аптечный склад начинается с получения документов на поставленный товар и заканчивается его оприходование и распределением по местам хранения. До момента оприходования товар не может быть реализован аптечным складом, поэтому с экономической точки зрения оптимизация процесса приемки должна выражаться в сокращении времени ее проведения. [11]
Из рисунка 15 видно, что длительность всего процесса в большей степени определяется скоростью выполнения операций, образующих основную последовательность (выделены рамкой).
Разгрузка автотранспорта и приемка по количеству проводятся параллельно и не могут быть начаты до получения сопроводительных документов. Сопроводительные документы не могут быть оформлены до завершения разгрузки и приемки по количеству.
Товар не может быть передан в помещение хранения до того, как будет проведен приемочный контроль и не будут отобраны образцы для проведения испытаний. В противном случае специалист аптечного склада будет вынужден для выполнения этих операций перемещаться по всему складу, что не рационально. Однако если во время приемки по количеству проводить одновременно и отбор образцов, то сразу после разгрузки товар может быть передан в помещение хранения. В этом случае приемочный контроль и проверка документов, подтверждающих качество, проводится по заранее отобранным образцам. Сразу после передачи товара в помещение хранения, появляется возможность его проверки и регистрации в книге учета отдела.
Оптимизированная последовательность процесса поступления товара в аптечный склад представлена на схеме (рисунок 16). Ключевые точки, обозначенные на схеме, соответствуют операциям, от результата выполнения которых зависит, будут или нет, выполнятся последующие операции. Например, если в процессе приемки по количеству будут выявлены товары, не соответствующие сопроводительным документам, они не будут приниматься по качеству. Если приемочный контроль покажет, что поступили товары ненадлежащего качества, они не будут оприходованы.
Рисунок 16 - Оптимизированная последовательность операций процесса поступления товаров на аптечный склад
1. Получение сопроводительных документов и документов, подтверждающих качество, проверка правильности их оформления.
2. Разгрузка автотранспорта.
3. Приемка по количеству.
4. Оформление сопроводительных транспортных документов.
5. Отбор образцов для анализа.
6. Приемочный контроль и приемка по качеству.
7. Передача товаров в места (отделы) хранения.
8. Прием и регистрация товаров, поступающих в отдел хранения из помещения приемки (приемного отдела).
9. Проверка правильности оформления и подписание приемного акта.
10. Оприходование товара.
11. Распределение товара по местам хранения.
12. Регистрация товаров в "Журнале регистрации поступающих грузов на склад ООО Фарминторг-Опт".
13. Учет поступивших товаров и формирование цен.
14. Внесение информации о поступившем товаре в электронную базу данных организации и подготовка приемных актов.
15. Проверка и регистрация документов, подтверждающих качество. [11]
3.5 Стандартизация процедуры приемки товаров на аптечном складе
Стандартизация является важным способом совершенствования деятельности, дополняющим экономическую оптимизацию. Стандартизация деятельности позволяет гарантировать надлежащее выполнение работниками своих обязанностей, соблюдение необходимой очередности операций, также облегчает процесс обучения новых работников. Стандартизация деятельности работников аптечного склада является необходимым компонентом системы обеспечения качества лекарственных средств и других товаров аптечного ассортимента и предусматривается Надлежащей практикой оптовой реализации в виде разработки и внедрения в организации стандартных операционных процедур (СОП) и рабочих инструкций (РИ). В соответствии с этим документом, оптовые аптечные организации в процессе поступления лекарственных средств должны руководствоваться СОП о порядке приемки в аптечный склад лекарственных средств и осуществление приемочного контроля. Представленные выше результаты исследования деятельности по приемке товаров на аптечный склад позволяют сформировать последовательность операций, которая должна выполняться работниками при поступлении товаров и которая обеспечивает соблюдение требований законодательства и максимально короткие сроки завершения процесса приемки. Предлагаемый алгоритм может быть использован при написании СОП о порядке приемки в аптечный склад лекарственных средств и осуществление приемочного контроля.
Предлагаемый алгоритм может быть использован при написании СОП о порядке приемки в аптечный склад лекарственных средств и осуществление приемочного контроля.
1. Разгрузка лекарственных средств и других товаров с автотранспорта и приемка по количеству.
1.1 Заместителю заведующего аптечным складом (заведующий приемным отделом) получить у водителя (экспедитора) сопроводительные, транспортные документы и документы, подтверждающие качество лекарственных средств и других доставленных товаров. Проверить правильность оформления сопроводительных документов.
1.2 Председателю или члену комиссии по приемке проверить соответствие условий транспортировки требованиям, указанным производителем лекарственных средств в инструкциях по медицинскому применению или листке-вкладыше.
1.3 Произвести разгрузку автотранспорта. Выгружаемые групповые транспортные упаковки необходимо размещать на поддонах в помещении приемки отдельно по наименованиям лекарственных средств и сериям. Во время выгрузки лекарственные средства необходимо защитить от воздействия атмосферных осадков.
1.4 Сверить наименования, фактическое количество поставленных лекарственных средств и их серии с указанными в товарно-транспортной накладной (счете-фактуре). Начинать сверку необходимо с термолабильных ЛС. Сразу после ее завершения передать указанные группы ЛС в соответствующие отделы (помещения, зоны) хранения.
1.5 Оформить сопроводительные транспортные документы и передать 2-ой и 4-ый экземпляры ТТН (счета-фактуры, CMR) водителю (экспедитору), доставившему товар.
1.6. При необходимости произвести очистку транспортной тары от загрязнений в специально выделенной зоне.
2. Приемка лекарственных средств по качеству и приемочный контроль.
2.1 Специалисту аптечного склада - фармацевту, проверить наличие документов, подтверждающих качество и правильность их оформления
2.2 Проверить соответствие первичной, вторичной, групповой упаковки их маркировке, а также наличие листка-вкладыша (инструкции) на русском языке.
2.3 Проверить соответствие лекарственного средства тесту "Описание" указанному в документе качества.
2.4 При поступлении лекарственных средств, не прошедших в установленном порядке государственный контроль за качеством (без сертификатов качества), произвести отбор образцов для проведения испытаний в аккредитованной испытательной лаборатории с составлением Акта отбора образцов.
2.5 Поставить отметку в приходных документах "Приемочный контроль проведен".
2.6 Лекарственные средства передать в помещения (отделы) хранения.
2.7 В случае отсутствия документов, подтверждающих качество, или сомнения в качестве разместить лекарственные средства и другой товар отдельно с обозначением "Забраковано при приемочном контроле".
3. Оприходование поступивших товаров.
3.1 Работнику аптечного склада - фармацевту приемного отдела - зарегистрировать поставленные товары в "Журнале регистрации поступающих грузов в ООО "Фарминторг-Опт" и подготовить приемные акты.
3.2 Бухгалтеру провести учет товара и формирование цен.
3.3 Заведующему отделом хранения - фармацевту аптечного склада проверить и зарегистрировать товар, доставленный из помещения приемки. Сверить результаты с данными приемного акта.
3.4 Председателю и членам приемной комиссии подписать приемный акт.
3.5 Работникам бухгалтерии оприходовать товар. [13]
3.6 Подготовка склада к приемке
Обычно на складе никакой подготовки к приемке товара вообще не проводят, а перечень и объем товаров, подлежащих приемке, становится известен лишь по прибытии транспортного средства на склад. Из-за отсутствия подготовленных мест хранения товар размещают в проездах, что в дальнейшем существенно усложняет работу склада. Избежать подобных проблем позволит своевременная подача на склад точной информации об ожидаемых поставках:
перечень товарных позиций;
количество, масса, объем поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции);
сроки поступления;
наименование поставщика;
тип тары (короба, паллеты); стандарт укладки на поддоны, расчетное число паллет;
Подобные документы
Содержание приемки товаров в магазине самообслуживания. Документальное оформление приемки товаров по качеству. Особенности приемки отдельных групп товаров. Анализ состояния приемки товаров в магазине № 6 "Наш дом" ЧТУП "Гомельской универсальной базы".
курсовая работа [70,5 K], добавлен 11.02.2013Технологический процесс и принципы его организации в магазине. Организация и технология приемки товаров по качеству, ее документальное оформление. Пути совершенствования технологии приемки продовольственных товаров по качеству в магазине "Алтай".
курсовая работа [108,6 K], добавлен 30.06.2014Изучение процесса приемки товаров в ЗАО "Универсам Юбилейный-92". Организационно-экономическая характеристика предприятия. Особенности и принципы приемки товаров по количеству и качеству. Направления улучшения технологического процесса в организации.
курсовая работа [136,4 K], добавлен 06.12.2012Общая характеристика торгового предприятия. Сроки и правила приемки товаров по количеству и качеству, действия при обнаружении несоответствий. Основания назначения товарной экспертизы, порядок ее проведения и документальное оформление результатов.
отчет по практике [48,9 K], добавлен 14.02.2014Понятие унификации, стандартизации и маркировки тары. Порядок приемки товаров на товарных складах по количеству и качеству. Подготовка помещения для хранения муки. Документальное оформление товаров, пришедших в негодность или частично потерявших качество.
контрольная работа [31,3 K], добавлен 21.10.2014Требования по рациональной организации транспортировки товаров от производства до складов оптовой торговли, их внутрискладское перемещение, приемка и хранение. Порядок приемки товара по количеству и качеству при товароснабжении розничной торговой сети.
курсовая работа [29,8 K], добавлен 22.01.2015Прием товаров по количеству и качеству. Договор поставки товаров. Процесс разгрузки на складе предприятия. Инвентарь для разгрузки и перемещения. Стеллажный способ хранения и укладки грузов. Организация размещения товаров. Планировка площади склада.
курсовая работа [56,0 K], добавлен 14.11.2014Звенья технологической цепи товародвижения. Механизация погрузочно-разгрузочных работ. Основные функции складов. Организация квалифицированной приемки товаров по количеству и качеству на складе. Ухудшение качества тары. Устройство торговых зданий.
контрольная работа [95,7 K], добавлен 11.10.2010- Организация и управление торгово-технологическими процессами в потребительском обществе, предприятии
Документальное оформление приемки товаров от поставщиков. Организация хранения товаров на складах и порядок списания товарных потерь. Размещение и выкладка товаров в торговом зале, формы и методы продажи. Классификация и характеристика видов тары.
отчет по практике [92,5 K], добавлен 21.02.2012 Характеристики и параметры склада, его основные зоны: разгрузки, приемки, хранения, комплектования заказов, отправки товаров и погрузки транспортных средств. Оценка работы ООО "Мир текстиля". Технологический процесс переработки товаров на складе.
курсовая работа [90,9 K], добавлен 31.07.2014
