Организация выставочной деятельности на примере ООО "Три"

4. Обучение персонала работе на выставке. Персонал должен уметь показать новый продукт в действии, объяснить его функции и преимущества. Кроме того, существуют общие правила поведения персонала у стенда на экспозиции:

-- будь доброжелателен и дружелюбен;

-- оставляй посетителей на несколько минут ознакомиться со стендом самостоятельно;

-- подходи к ним с уместным замечанием, например, -- Вы видели нашу машину? Вы видели нашу брошюру?-- спрашивай посетителя -- для какой компании он работает и какова его роль в компании;

-- обеспечь возможность предоставления дополнительной информации;

-- носи символику/значок своей компании;

-- разговаривай со всеми, кто приходит к твоему стенду,

-- давай посетителю достаточно времени для прочтения специфических пунктов, интересующих его;

-- если ты занят с одним посетителем, улыбнись или кивни, приветствуя прибытие нового посетителя;

-- представь посетителей соответствующим членам твоей компании, используя название их компании, а также их имена.

Существуют также правила, относительно того, чего следует избегать персоналу у стенда:

-- не носись на дороге у посетителей, дай им подойти к стенду;

-- не стой, болтая на углах с другими сотрудниками;

-- не рассаживай, постоянно куря или попивая кофе;

-- не оставляй посетителей одних на продолжительное время;

-- не спрашивай просто -- могу ли я вам помочь? Задавай открытые вопросы, т.е. требующие развернутого ответа;

-- не обещай выслать литературу, при этом забывая выписать листок с запросом;

-- не стой, скрестив руки на груди и свирепо глядя на посетителей,

-- не собирайся в группы с другими членами штата;

-- не стой в позиции, блокирующей доступ к твоему стенду;

-- не рассаживай, читая газеты;

-- не позволяй посетителям чувствовать себя помехой. Персонал у стенда должен всегда выглядеть энтузиастично. Продажи могут быть потеряны, если персонал набрасывается на посетителей, подходящих к стенду, а также, если посетителей предоставляют самим себе.

5. Подготовка материалов для каталога выставки (как правило, за несколько месяцев до начала выставки).

6. Планирование перевозки экспонатов и стендов, размещения сотрудников.

7. Организация освещения участия вашей фирмы в выставке в специальной и местной прессе. Для этого необходимо подготовить и разослать пресс-релизы.

8. Подготовка и распечатка приглашений посетителям, в появлении которых участник заинтересован. При этом используется прямая рассылка -- в том числе, в университеты, общественные организации.

Ведение работ по проекту участия ООО «Три» в выставке требует составления соответствующего графика и контроля его исполнения.

В день открытия выставки или накануне организаторы принимают представителей прессы Нужно быть готовым принять их и у вашей экспозиции, помочь сделать снимки или видеозапись вашей экспозиции. На большинстве выставок работает пресс-центр, откуда участники могут распространять пресс-релизы.

Компании могут проводить коллективные экспозиции, получив поддержку правительственных структур, торговых ассоциаций. В Англии, например, правительство поощряет выставочную деятельность, способствующую экспорту английских товаров

Организация собственной выставки компании требует выполнения всех организационных работ самой компанией:

-- генерирование и разработка идеи экспонирования;

-- выбор места (павильон под открытым небом, помещение публичной библиотеки, выставочный или конференц-зал современной гостиницы, торговый зал крупного универмага);

-- планирование экспозиции -- стенды, ширмы и экраны;;

-- управление потоком посетителей;

-- прием важных гостей и знаменитостей;

-- обеспечение работы пресс-центра;

-- организация рекламы;

-- информирование всех участников и отделов вашей организации.

Выставки можно подкреплять конференциями и наоборот -- эти мероприятия дополняют друг друга. Видеозаписи, фотографии и материалы прессы, подготовленные в процессе выставки, могут успешно использоваться участниками для дальнейшей рекламы или в собственной газете.

Компании-организаторы собственных выставок или специализированные экспозиционные фирмы решают комплекс вопросов технического обеспечения работы выставочного комплекса. В числе этих вопросов -- выбор месторасположения и планирование комплекса, доставка грузов и людей, транспортные потоки, зоны отдыха, техническое обеспечение и расположение павильонов, гостиницы, коммерческие службы, питание, автостоянки, офисы для фирм, производственная база, охрана и уборка комплекса, медицинские пункты.

2.5 Количественная оценка экспозиционирования

Количественная оценка необходима для конкретизации целей экспозиционирования, выбора инструментов их достижения, координации работ и оценки результативности экспозиционной деятельности. Все показатели оценки делятся на три группы:

1. Индикаторы качества публики

1.1 доля аудитории с высоким интересом увидеть продукты/услуги компании, %;

1.2 доля посетителей, имеющих компетентность решающего последнего слова или рекомендации для закупки одного) или более продукта/услуги, экспонируемых на торговом показе, %;

1.3 доля посетителей, планирующих купить один или более экспонируемых продуктов/услуг, %;

1.4 доля посетителей павильона, сообщивших, что они заинтересованы посмотреть типы продуктов/услуг вашей компании, %,

2. Активность аудитории

2.1 среднее время, проведенное посетителем на выставке. По данным Herbig эта величина составляет 20 минут,

2.2 плотность движения. Показатель рассчитывается как частное от деления общего числа посетителей за период работы торгового показа на площадь экспозиционного пространства. Плотность движения помогает сравнивать отдельные выставки.

3. Индикаторы эффективности экспозиции

3.1 Затраты на посетителя. Рассчитывается как частное от деления общих затрат на участие в выставке на число посетителей, посетивших ваш павильон. Выставка относится к числу удачно проведенных, если показатель затрат на посетителя составляет 70% и ниже среднего;

3.2 Доля аудитории, получившей личный контакт на экспозиции компании.

3.3 Число установленных перспективных контактов (lead). Один перспективный контакт -- это данные, оставленные посетителем -- имя, фирма, адрес и номер телефона. Эту информацию экспозиционеры должны собирать и хранить. Процедура регистрации может предусматривать выдачу посетителю специальных идентификаторов (рельефных карточек, например), позволяющих мгновенное считывание с нее координат носителя персоналом у стенда.

3.4 Число продаж, генерированных из числа инициативных контактов, обретенных на торговом показе. При этом учитываются как совершенные на самом показе продажи, так и те, что сделаны месяцы спустя.

3.5 Затраты на перспективный контакт. Рассчитывается делением затрат на показ на число установленных перспективных контактов. Показывает полезность затрат, инвестированных в конкретный показ.

Результативность участия в конкретной выставке определяется с учетом целей участия. Например, если цель -- широкое распространение информации о новом продукте, то в числе показателей может быть число брошюр, распределенных среди посетителей.

Следует сделать вывод, что участие в торговых показах улучшает и поддерживает имидж компании для всех групп общественности и позволяет улучшить благорасположение существующих клиентов и дает возможность привлечь интерес новых потребителей. Но на огромном торговом показе рыночные попытки и притязания экспонента увидят не только перспективные потребители, но также и конкуренты, а следовательно, все необходимо тщательно продумывать, четко определить цели участия в выставке.

Заключение

Таким образом, в настоящее время выставочная деятельность, благодаря наличию собственной материально-технической базы, инфраструктуры и квалифицированных кадров, способна формировать значительные финансовые потоки и обеспечивать поступления финансовых средств в бюджеты всех уровней. Важным аспектом этой деятельности является ее социально-экономическая направленность, выражающаяся в создании новых рабочих мест.

У выставочной деятельности имеется значительный потенциал, который многократно возрастет в случае осуществления координации и оказания поддержки со стороны государства.

В связи с этим развитие этой сферы деятельности в России может стать важным элементом структурной перестройки и технологической модернизации народного хозяйства страны. Государственная политика в области выставочной деятельности должна быть направлена на координацию работы федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов федерации, торгово-промышленных палат, предпринимательских и выставочных союзов, общественных организаций, структур выставочного бизнеса с целью оказания организационной, финансовой и информационной поддержки российским товаропроизводителям при участии в выставочно-ярмарочных мероприятиях в России и за рубежом.

Одним из необходимых условий успешного развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации, по опыту Москвы, Санкт-Петербурга, Нижегородской, Новосибирской, Самарской областей должно стать активное подключение к этой работе органов исполнительной власти всех субъектов федерации с использованием возможностей региональных торгово-промышленных палат, межрегиональных и отраслевых ассоциаций и союзов.

На современном этапе развития выставочной деятельности требуется формирование и совершенствование ее нормативной правовой базы, обеспечивающей равные условия конкуренции всем ее участникам и включающей, в первую очередь, правовые акты в области таможенно-тарифного и налогового регулирования.

Подавляющее большинство выставочных комплексов не отвечает мировым стандартам. Значительный физический и моральный износ материально-технической базы выставочной деятельности, отсутствие выставочных площадей соответствующего качества являются препятствием для организации полномасштабных выставочных мероприятий на уровне современных требований. Необходима реконструкция и модернизация устаревших материально-технической базы и инфраструктуры выставочной отрасли. Проведение научных исследований в области выставочной деятельности позволило бы разработать методики экономического анализа выставочно-ярмарочной деятельности и оценки эффективности участия российских организаций в выставках и ярмарках в Российской Федерации и за рубежом; создать систему статистического учета выставочной деятельности; прогнозировать развитие в долгосрочной перспективе этого сегмента рынка.

Исходя из целей и задач настоящей концепции, необходимо также создание интегрированной информационной системы обеспечения выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации; подготовка кадров и повышение квалификации специалистов в этой области.

Cписок литературы:

1. Александрова Н., Сорокина Е., Филоненко И. Выставочный менеджмент.-М.:РИА,2007

2. Алексеев С.П. Международный Союз выставок и ярмарок шагнул во второе десятилетие // Эксповестник.- 2006, № 5, с.14-19

3. Выставки в России и за рубежом - М.-Экспомир.- 2008.-№10

4. Высавки глазами посетителя // Пространство РА ТИСС.-2008.-№ 5.

5. Игнащенко С.А. Рынок в зеркале выставак //Экпомир Плюс.-2007.-№4.- с. 12-19

6. Игнащенко С.А. Выставочная деятельность в регионах России //Экпомир Плюс.-2008.-№2.- с. 15-19

7. Концепция развития выставочно-ярмачная деятельность РФ - М.:РИА,2007

8. Ляув Б., Ходорыч А. Выставка национальной идеи // Коммерсантъ-Деньги - 2008 №5 - 25-31

9. Миллер С. Как использовать торговые выставки с максимальным эффектом.- Довгань, 2007

10. Петелин В.Г.Выставочный менеджмент - М., 2007

12. Прохоренко В.В. Выставка - это уникальный маркетинговый механизм // Маркетинг в России, № 9, 2001. С. 55.

11. Прокудин В. Выставка как инструмент маркетинга // Экпомир Плюс.-2009.-№1.- с. 11-18

12. Фалеев Д. Выставочная деятельность. - М.: Издательство НОРМА, 2005. - С. 82.

13. Фантеев Б. Выставочная деятельность. //Экпомир Плюс.-2008.-№2.- с. 15-19

14. Филоненко И.К. Мы вписали свою выставку в скрижали //Мир и безопасность .-2009.-№2.- с. 23-29

15. http://www.crocusexpo.ru

Размещено на Allbest.ru