Особенности выставочной деятельности компании-экспонента

В зависимости от типа выставки, сложившейся ситуации возможен выход следующих официальных документов, обеспечивающих поддержку выставки: Поручение Министра (приказ по министерству), Распоряжение Правительств/Администраций субъектов Федерации, Распоряжение Мэра/Главы Администрации, Распоряжения органов исполнительной власти и различных ведомств и др.

-…Подписание Официального приветствия участникам выставки Высокий статус выставки дает основание обратиться к руководителям законодательной и исполнительной власти страны, субъектов Федерации, видным общественным и политическим деятелям с просьбой направить официальное приветствие в адрес участников и гостей выставки, которое будет опубликовано в Официальном каталоге выставки, других рекламных материалах выставки

-…Создание Организационного комитета выставки Руководители участвующих в организации выставки государственных структур, профессиональных и общественных объединений и ассоциаций, крупных предприятий отрасли, СМИ могут войти в состав Организационного комитета по подготовке и проведению выставки. Оргкомитет совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, общественными и другими заинтересованными организациями утверждает программу проведения выставки и координирует работу по ее подготовке. Параллельно с Оргкомитетом процесс подготовки может осуществлять рабочая группа, программный комитет либо другие координирующие органы выставки, которые решают оперативные вопросы подготовки выставки. Такая сложная структура организационная структура характерна для комплексных мероприятий, которые включают в себя не только выставочную программу, но равнозначные ей сопутствующие программы.

-…Проведение совместных деловых мероприятий (конференций, семинаров, профессиональных мероприятий, PR акций) Батра Р., Майерс Дж., Аакер Д. Рекламный менеджмент. -- М.; СПб.; К.: ИД Вильямс, 2002.

Организация совместных акций является важной составляющей работы с государственными структурами, которым интересна содержательная, профессиональная составляющая выставки. Поэтому предложения организаторов выставок провести на площадке выставки общественно значимое мероприятие обычно воспринимается с энтузиазмом. К таким мероприятиям можно отнести:

-Выездные совещания, коллегии, заседания государственных структур

-Конференции, семинары, круглые столы

-Профессиональные конкурсы

-PR акции по «смежной» с тематикой выставки теме

-Участие руководителей государства, министерств и ведомств, субъектов РФ в Официальной церемонии открытия выставки

Общественная активность организаций в области выставочной деятельности преследует ряд целей:

-консолидация усилий, направленных на укрепление значимости выставочной деятельности в экономике страны

-создание правовых, экономических и организационных условий, оптимальных для деятельности организации

-лоббирование интересов компании в государственных, профессиональных, общественных структурах

-оказание влияния на лиц, принимающих решения в области выставочного бизнеса

-укрепление имиджа компании, большая узнаваемость и престиж компании в деловом мире Борисова Е.А.Эффективные коммуникации в бизнесе. - СПб.: Питер, 2005.

Соответственно целям общественной деятельности, можно выделить ряд ее направлений:

-Участие в законотворческой и нормотворческой деятельности (в работе Комиссий и советов по выставочно-ярмарочной деятельности федерального и московского уровней, Союза выставок и ярмарок России, стран СНГ и Балтии, Гильдии выставочно-ярмарочных организаций МТПП)

-Участие в работе ведомственных комиссий и советов по выставочно-ярмарочной деятельности (Министерства, соответствующие структуры профессиональных объединений и др.)

-Участие в разработке программ и концепций развития, обычаев делового оборота и др. инструментария профессионального выставочного сообщества

-Участие в работе международных выставочных организаций (Союз международных выставок (УФИ), Международной Ассоциации выставочного менеджмента (IAEM) и др.)

-Размещение в СМИ информационных и аналитических материалов, освещающих актуальные проблемы развития выставочно-ярмарочной деятельности, вопросы маркетинга, истории развития выставочного дела и др.

-Организация/участие в мероприятиях (конкурсов, презентаций др.), значимых для представителей выставочного бизнеса в имиджевом плане (например, конкурсы выставочных каталогов, «Московский предприниматель», различные рейтинги и т.д.) Адаир Д. Эффективная коммуникация. - М.: Эксмо, 2006.

Важную роль в том направлении общественной деятельности, которое условно можно назвать «репутационный менеджмент», играет правильное позиционирование своей организации. Необходимо вычленить для себя слабые и сильные стороны организации, уникальные черты и «раскручивать» именно их, чтобы «отстроиться» от конкурентов.

Важное значение имеет также правильно выстроенная история выставочной компании.

Важно также, чтобы полной и «правильной» информацией о компании владели сотрудники компании на всех уровнях, с тем чтобы компания выступала во внешнем мире «единым фронтом Музыкант В.Л. Теория и практика современной рекламы. Часть1. Монография. - М.: Евразийский регион, 1998».

Паблик рилейшнз - неотъемлемая часть стратегического менеджмента выставочной компании.

Отношения со средствами массовой информации являются самой важной составляющей PR. Через газеты, радио и телевидение устанавливаются контакты с широкими слоями общественности, а также формируется позитивный корпоративный образ выставочной компании, статус и имидж каждой отдельной выставки. В отличие от рекламы, PR - это более тонкий и чуткий инструмент, обладающий механизмом обратной связи.

Для наиболее эффективного использования возможностей инструментов PR в выставочной компании должна быть создана пресс-служба. Наиболее оптимальным является объединение пресс-службы с отделом рекламы, так как в выставочной компании грань между рекламой и PR очень зыбкая и лучших результатов можно достичь, только обладая полной информацией о взаимоотношениях со СМИ и имея возможность для маневра в ту или иную сторону. Если пресс-служба и отдел рекламы являются самостоятельными подразделениями, отношения между ними должны централизованно координироваться.

В функции пресс-службы выставки входит:

-контакт со средствами массовой информации

-генерирование новостей

-распространение новостей, инициирующих статей, очерков и сообщений

-паблисити

-ответы на запросы прессы и предоставление информации

-проведение совместных PR-акций со средствами массовой информации

-организация пресс-конференций

-контроль над сообщениями печати, радио и телевидения, и применение мер к исправлению ошибочных материалов

-анализ эффективности PR-акций Битере Д., Випперман К. Как продать свои услуги. -- СПб., 2002.

А) Контакт со средствами массовой информации

Залогом эффективности деятельности пресс-службы является непрерывность ее работы. Установление доброжелательных, а по возможности, и дружественных связей с редакторами, журналистами и другими сотрудниками средств массовой информации - важнейшая функциональная обязанность пресс-секретаря.

В) Генерирование новостей

Одним из важных направлений работы пресс-службы является публикация новостийной информации о деятельности выставочной компании, тем более, что многие события, происходящие в процессе подготовки к выставке, являются общественно-значимыми и интересными той или иной аудитории.

Новость обязательно должна содержать ответы на следующие вопросы: кто, где, когда, что сделал, как сделал, зачем сделал.

Примеры информационных поводов:

-презентация новой выставки

-юбилей компании, выставки, день рождения руководителя

-заседание Оргкомитета выставки

-официальные документы, регламентирующие проведение выставки

-высказывание ньюсмейкера о выставке

-вручение медалей и дипломов выставки

-итоги выставки

-заключение договора с крупной компанией

-участие в работе общественных и профессиональных

-организаций

-получение наград профессиональных конкурсов или знаков профессиональных выставочных объединений

-благотворительность и т.д.

С) Распространение новостей, инициирующих статей, очерков и сообщений Выставочный менеджмент / Под ред. И. Филоненко. М., 2004.

Когда система информационных поводов разработана, необходимо выбрать каналы и способ распространения новостей.

В настоящее время наиболее эффективным и оперативным является распространение с помощью электронной почты. Еще одно его преимущество - возможность посылать индивидуальные письма на личный ящик редактора или журналиста.

Текущие новости необходимо рассылать регулярно постоянным информационным партнерам. Информацию о каких-либо специальных или очень важных событиях надо распространять среди информационных агентств и всех газет. Кроме того, пресс-служба должна максимально использовать ресурсы онлайновых СМИ.

Для оперативной рассылки необходимо составить список получателей новостей, в котором должно быть указано издание, отдел и конкретный человек. Чем более конкретным будет адресат, тем больше шансов у письма не оказаться выброшенным в корзину сразу же по получению. Этот список должен постоянно обновляться.

D) Паблисити

В функции пресс-службы входит также и поддержание паблисити - распространение в СМИ информации о человеке - руководителе компании. Чтобы материал был опубликованным, он должно содержать фактор "новизны".

E) Ответы на запросы прессы и предоставление информации

Два важных условия, которые надо учитывать в отношениях с прессой: оперативность и точность. Если журналисту нужна дополнительная информация, если он задает вопрос по телефону, значит, ему необходим быстрый ответ. Если пресс-секретарь не может сразу предоставить информацию, он должен иметь в виду, что второй раз журналист может и не позвонить.

Лучше всего передавать дополнительную информацию по электронной почте или по факсу, так как телефон не может гарантировать точности передачи.

F) Проведение PR-акций со средствами массовой информации

PR-акции, наряду с рекламными кампаниями в средствах массовой информации, могут эффективно решать задачи по продвижению выставок. К ним относятся презентации, фестивали и показы мод, конференции и семинары, пресс-клубы.

-…Игры, конкурсы и викторины

До сих пор игры, конкурсы и викторины очень популярны среди широких слоев населения, поэтому они являются очень эффективными PR-акциями.

Технология проведения конкурса очень проста: на страницах издания публикуются условия участия и задания. При этом обязательно указывается, что призы предоставляет выставочная компания (Оргкомитет, Спонсор выставки и т.д.) и церемония награждения победителей состоится на выставке.

Таким образом, СМИ привлекает к себе дополнительный интерес со стороны читателей, а выставка- посетителей и дополнительные баллы к своему имиджу.

-…Презентации

Достаточно часто СМИ нуждаются в площадке для проведения презентации самих себя, своей новой рубрики или тематического приложения. В этом случае организатор может предоставить сцену выставки (или другую удобную площадку) для проведения этого мероприятия.

-…конференции и семинары, пресс-клубы

Время от времени средства массовой информации проводят конференции по актуальным проблемам или заседания клуба своих друзей. В этом случае конференц-зал выставки - одно из лучших мест проведения этих мероприятий.

-…Фестивали, показы мод, конкурсы красоты

Вместе со СМИ можно проводить различные фестивали, конкурсы красоты, показы мод и т.д. Зрелищные мероприятия всегда привлекают дополнительных посетителей, способствуют созданию праздничной атмосферы выставки и, что самое главное, служат укреплению ее положительного имиджа.

G) Контроль над сообщениями печати, радио и телевидения, применение мер к исправлению ошибочных материалов

После проведения любого PR-мероприятия, будь то рассылка новостей, PR-акция или пресс-конференция, пресс-служба должна провести пресс-клиппинг - анализ вышедших в СМИ материалов. Для этого необходимо регулярно проводить мониторинг СМИ, а после пресс-конференций обзванивать журналистов по регистрационным листам Василик М.А. Основы теории коммуникации. - М.: Гардарики, 2006. - 615 с..

В случае обнаружения неточной или ложной информации представитель пресс-службы должен попытаться получить объяснение этого. Однако какими бы ни были причины публикации, нужно помнить, что ссориться с журналистами нельзя. Пресс-секретарь должен найти конструктивное решение проблемы. Нередко случается так, что нелицеприятная статья становится началом продолжительного и продуктивного сотрудничества журналиста и выставочной компании.

H) Анализ эффективности PR-акций

Пресс-служба должна внимательно следить за всем, что появляется в печати, особенно, если это прямо или косвенно затрагивает интересы выставочной компании.

Параметры, по которым можно судить об эффективности деятельности пресс-службы, делятся на две группы:

-……Прямые:

-количество субъектов, отреагировавших на полученную информацию

-количество персон, пришедших на организованное специально для них мероприятие (презентацию, пресс-конференцию, круглый стол и др.)

-количество СМИ, разместивших полученную информацию или подготовивших материалы по итогам участия в специальном мероприятии, по объему и характеру вышедших материалов

-……Косвенные:

-процент участников целевой аудитории, изменивших свое отношение к выставке

-процент участников целевой аудитории, принявших положительное решение об участии в выставке

Первая группа показателей - собранные в отдельную папку вышедшие публикации позволяют хотя бы приблизительно оценить эффективность проведенных PR-мероприятий. Тем не менее, количество газетных вырезок само по себе не может дать реальной картины результатов деятельности пресс-службы. Вырезки материалов прессы - лишь материальное свидетельство того, что появилось в печати, и хотя количество строк в статье что-то значит, необходимо проанализировать вырезки, приняв во внимание тип издания, его положение среди других, тираж, социальный состав читателей. Вовсе не очевидно, что все напечатанное: (а) прочитано; (б) понято; (в) воспринято благоприятно.

Вторая группа показателей вообще не поддается планированию и прогнозированию, поскольку мотивация к совершению того или иного действия, а тем более, изменение мнения по тому или иному поводу, являются результатом совокупности ряда факторов, где PR-обеспечение выступает лишь в виде отдельной и не всегда доминирующей составной части Метелёва Ю.А. Маркетинговые коммуникации. Правовое регулирование. - М.: Статут, 2006..

Безусловно, в деле формирования общественного мнения разовые рекордные усилия и финансовые вливания могут дать высокий, но разовый количественный результат, в то время как постоянство усилий, пусть и небольших, ведет к качественному долговременному эффекту.

К поддерживающим инструментам PR выставки можно отнести также презентации и специальные проекты выставки, создающее распределенное во времени «имиджевое» поле.

К таким мероприятиям относятся:

-Презентации выставки в период ее подготовки

-Организация мобильных стендов, передвижных экспозиций, информационных табло выставки в профильных организациях и на выставочных и конгрессных мероприятиях

-Организация «долгоиграющих» информационных поводов (викторины и конкурсы в СМИ), тематические рубрики и колонки в СМИ и др.

-Организация «поддерживающих» выставочных и смежных с ними мероприятий, поддерживающих имидж компании-организатора в глазах субъектов рынка (пример: ежегодная организация ведомственной выставки-конференции «Информатизация правоохранительных систем» в рамках Международного форума «Технологии безопасности», не связанной с ним временными рамками для создания имиджа компании - организатора как «ведомственной», «своей» структуры.) Ансофф И. Стратегическое управление. - М.: Экономика, 2002.

Методическая и научная деятельность выставочной организации имеет два вектора:

-…Деятельность, связанная повышением профессиональной квалификации и паблисити

-…Деятельность, связанная с исследованием отраслевых рынков конкретных выставок

Методическая и научная деятельность в профессиональной сфере включает:

-…Участие в семинарах, организуемых Союзом выставок и ярмарок, международными выставочными объединениями и организациями, отдельными выставочными компаниями

Это направление в России сейчас активно развивается.

-…Организация собственных семинаров, лекционных курсов, др.

Эта деятельность прежде всего преследует цели паблисити, а также является эффективным механизмом «принудительного» повышения квалификации сотрудников. Мы убедились на собственном опыте, организуя традиционные семинары по технологиям рекламно-информационного сопровождения выставочных проектов, а также по эффективному участию в выставках для экспонентов, что в ходе подготовке семинара сотрудники компании «перелопачивают» и систематизируют огромные пласты новой информации по профилю их деятельности.

-…Участие в учебном процессе, лекторская деятельность, научная деятельность

Развивающимся направлением в России является участие выставочников-практиков в учебном процессе подготовки выставочных работников (лекции на курсах повышения квалификации, в учебных заведениях различных форм обучения). Это направление особенно актуально в связи с введением специальности «Выставочный менеджмент» как второго высшего образования.

Развивается также научная деятельность, углубленное изучение вопросов выставочного маркетинга, истории выставочного дела, вопросов государственного регулирования, экономической эффективности, современных технологий организации и сопровождения выставочных проектов и др.

Другой сферой интересов выставочных компаний являются отраслевые рынки, и здесь на первый план выступает исследовательский аспект. Маркетинговые исследования, статистические данные по рынку позволяют разработать правильную стратегическую линию развития выставки, скорректировать ее в дальнейшем, а также использовать массивы информации, полученной в ходе исследований, в рекламной и PR кампаниях выставки.

Отдельным направлением являются социологические исследования, проводимые выставочными организациями в ходе выставок, которые включают исследования отраслевых рынков и сбор статистической информации (см. подробнее Глава «Сбор и анализ статистических данных выставки, «Отраслевые исследования тенденций рынка»)

Международные связи выставочной организации развиваются в нескольких направлениях:

-…Корпоративные связи (членство в международных союзах и организациях)

Членство и сотрудничество с международными выставочными ассоциациями имеет большое значение для укрепления статуса выставочной организации, повышения информированности ее членов о международных стандартах выставочной практики, а также доверия иностранных участников к организуемому выставочному мероприятию.

-…Сотрудничество с зарубежными выставочными комплексами, выставочными компаниями, представительствами выставочных компаний в России, с зарубежными профессиональными ассоциациями, торгово-промышленными палатами, СМИ.

Такое сотрудничество может быть плодотворным в отношении формирования коллективных экспозиций на выставке.

-…Работа на профильных выставках за рубежом (посещение в качестве деловых посетителей/стенд на выставке)

-…Создание представительства за рубежом

Гостеприимство является неотъемлемой частью выставочного бизнеса, основанного на общении. В ежедневной практике используются:

-Бизнес-ланчи и ужины с партнерами, необходимыми людьми из различных сфер деятельности

-Фуршеты, протокольные мероприятия в рамках своих и дружественных выставок, других профессиональных мероприятий

-Корпоративные праздники (юбилеи компании, дни рождения первого лица, др.)

Общение с потенциальными партнерами и клиентами происходит как у них на территории, так и в офисе выставочной организации. Важно, чтобы в офисе поддерживалась благоприятная «живая» выставочная aтмосфера, свидетельствующая о профессионализме и динамике компании. Т.к. выставка - продукт виртуальный, то хорошее впечатление создают фотографии с выставок, рекламная и сувенирная продукция, используемая в оформлении интерьера офиса Выставочный менеджмент / Под ред. И.Филоненко. М., 2004..

Глава 2. Организация выставочной деятельности компании-экспонента (на примере Всероссийского выставочного центра)

2.1 Выставочная деятельность Всероссийского выставочного центра

23 июня 1992 года Указом Президента Российской Федерации и постановлением Правительства РФ ВДНХ была переименована в Государственное акционерное общество «Всероссийский выставочный центр» (ГАО ВВЦ).

ВВЦ - член Союза выставок и ярмарок стран СНГ и Балтии, член Международного союза ярмарок (UFI).

ВВЦ - правопреемник лучших традиций советских выставок ВСХВ-ВДНХ.

ВВЦ - крупнейший и наиболее посещаемый выставочно-ярмарочный комплекс страны, на котором традиционно представляются образцы достижений экономики, науки и культуры России, государств СНГ.

ВВЦ - полный комплекс услуг: организация и оформление выставочно-ярмарочных и культурно массовых мероприятий, предоставление офисных и торговых площадей, информационно-рекламные, оформительские, складские, таможенные и транспортно экспедиторские услуги, оформление виз, заказ гостиниц, обеспечение безопасности.

ВВЦ - это:

2375 тыс.кв.м территории;

108 тыс.кв.м закрытых экспозиционных площадей, из которых:

36,8 тыс.кв.м - для проведения крупных международных, общероссийских, межрегиональныхи отраслевых выставок;

48,2 тыс.кв.м - для постоянно действующих выставок, ярмарок, смотров;

23,5 тыс.кв.м - для проведения сельскохозяйственных выставок и ярмарок;

158,1 тыс.кв.м открытых экспозиционных площадей - для выставок, культурно-массовых, образовательных и спортивных мероприятий.

Созданный за многие годы на средства государственного бюджета крупнейший выставочный комплекс - Всероссийский выставочный центр - национальное достояние России. И одной их важнейших задач Центра является сохранение и развитие его архитектурного, досугового и выставочного ансамбля.

Сегодня ВВЦ - крупнейший выставочный комплекс Москвы и России, участвующий посредством выставочно-ярмарочных и конгрессных мероприятий в реализации национальных проектов "Эффективное сельское хозяйство", "Современное здравоохранение", "Качественное образование", "Доступное и комфортное жилье".

На ВВЦ проходят выставки: "Цветы", "Золотая осень", "Металл Экспо", "Федеральная оптовая ярмарка товаров и оборудования текстильной и легкой промышленности", "Московская международная книжная выставка-ярмарка", "Московский международный салон инноваций и инвестиций", "Агротэк-Весна. Картофель, овощи и фрукты", "Дни московского образования", "Московская зеленая неделя", "Дни малого и среднего бизнеса России", "Выставка научно-технического творчества молодежи", "Образовательная среда" и другие.

ОАО «ГАО ВВЦ» заявил о себе как о ведущем устроителе российских национальных экспозиций. В 2004 году были успешно проведены Российская национальная выставка и Экономический форум в Казахстане, в 2005 - в Минске (Республика Беларусь), в Республике Таджикистан (ноябрь-декабрь 2005) и Республике Армения (декабрь 2005). В 2006 году ОАО "ГАО ВВЦ" провел Российскую национальную выставку и Экономический форум в Азербайджане, планируются российские национальные выставки в Китае и Израиле.

В 2006 году ОАО "ГАО ВВЦ" второй год подряд с успехом выступил в качестве национального оператора российской экспозиции в рамках крупнейшего международного выставочного форума аграрной и продовольственной тематики - «Зеленая неделя» в Берлине; ВВЦ - также оператор российских экспозиций на выставках SIMA (Франция), MIPIM (Франция), IHM (Германия).

Реализуется концепция развития ВВЦ до 2010 года, состоящая из нескольких основных направлений:

· строительство новых современных выставочных площадей

В разработке мастер-плана по реконструкции и новому строительству на территории Всероссийского выставочного центра ОАО "ГАО ВВЦ" сотрудничает с "Моспроект 4" и немецкой компанией "Обермайер Консульт". Согласно утвержденному плану, до 2010- 2012 годов предполагается строительство нового международного выставочного комплекса "Россия" площадью 240.000 кв.м.

Первый этап проекта - строительство до середины 2007 года павильона площадью 45.000 кв.м. Комплекс будет оснащен самыми современными коммуникациями и предназначен для проведения международных и общероссийских конгрессно-выставочных мероприятий.

· развитие программы «ВВЦ - центр сотрудничества регионов России и стран СНГ»

ВСХВ, а затем ВДНХ, создавались как мощный инструмент представления экономического и культурного потенциала Республик СССР и страны в целом. Как продолжение этого направления с егодня реализуется проект «ВВЦ - центр сотрудничества регионов России и стран СНГ». На ВВЦ открываются постоянно действующие выставки стран СНГ и регионов России. Уже работают выставочно-коммерческие центры Армении, Грузии, Кыргызстана, выставка продукции предприятий Чеченской Республики. В этих павильонах посетители могут воочию увидеть изделия народных промыслов, продукцию ведущих предприятий, новые технологиии и разработки каждой страны или региона.

В 2006 году начнутся работы по модернизации павильонов №№ 14 и 18, которые передаются Азербайджанской Республике и Республике Беларусь. Продолжена работа по организации постоянно действующей выставки регионов России и стран СНГ в павильоне № 2, в которой могут принять участие отдельные предприятия из стран СНГ, не готовые пока к открытию своего представительства в отдельном павильоне. Проект осуществляется совместно с «Деловым центром экономического развития СНГ» в рамках подписанного Соглашения о сотрудничестве и Центром поддержки национальных производителей. В павильоне будут работать страховые, лизинговые, юридические, консалтинговые компании, особое внимание - консультационным, обучающим семинарам, организации бизнес-контактов.

· воссоздание «Агрогородка»

ВВЦ - официальный выставочный оператор Минсельхоза России, основная выставочная площадка для российских сельхозпроизводителей. Совместно с Министерством сельского хозяйства РФ, Правительством Москвы, Немецким сельскохозяйственным обществом (DLG), реализуется программа "ВВЦ - агровыставочный центр". Это проект воссоздания аграрной экспозиции, где представлены техника и технологии для фермерских хозяйств, агрохолдингов, показ и продажа племенного скота, элитные семена и агротехнологии, ветеринария, животноводство, лучший опыт решения социальных вопросов на селе. В рамках программы ВВЦ организует: главный ежегодный смотр отечественного АПК Всероссийскую агропромышленную выставку "Золотая осень", выставки "Агротэк", "Картофель, овощи и фрукты", "Дни поля" и многие другие.

· создание на ВВЦ «Города науки, образования и инноваций»

Основная задача проекта - популяризация научных знаний, возможности дополнительного образования для молодежи, ранняя профориентация.

Первый этап проекта предусматривает создание на базе павильона №20 интерактивной экспозиции "Парк научных приключений", основной раздел которой под условным названием «Город Задач» посвящен раскрытию наиболее актуальных проблем, стоящих перед человечеством сегодня. Экспозиция дополняется выставочными тематическими модулями «Детский городок», «Город инноваций», «Городок профессий».

Дальнейшая реализация проекта предполагает использование территории «Площади промышленности» и расположенных на ней павильонов (№№ 55, 26, 33 и 57) для демонстрации новых технологий в различных отраслях.

На базе павильона «Космос» будет создана интерактивная экспозиция «Человек и Вселенная», которая будет включать международный музей космонавтики с применением современных форм показа и моделирования ситуаций: полет в космос, космическое тестирование, тренажеры, природные явления.

· сохранение и развитие зеленой и рекреационной зоны

ВВЦ любимое место отдыха москвичей и гостей столицы. На территории располагаются:

· «Городок аттракционов»

· «Город мастеров» - интерактивная деревня народных промыслов

· «Рыбацкая деревня» - русская рыбалка

· «Музей ледникового периода» - представляет самую большую в мире коллекцию животных ледникового периода, в т.ч. скелет мамонта

· «Музей сказок» - с интерактивными представлениями для детей

· Лодочная станция и другие досуговые объекты

Территория ВВЦ ежегодно используется для проведения культурно-массовых и спортивных мероприятий, таких как национальные праздники «Акатуй», "Навруз" и «Масленица», спортивные соревнования - велогонка «Пять колец Москвы» и этап кубка мира по сноуборду FIS , флористические фестивали - «Цветы победы» и «Ландшафтные сады», празднования Дня города и другие.

В последнее время в развитии выставочной деятельности произошли значительные перемены: растет количество региональных, национальных и международных выставок, которые представляют интересы практически любой отрасли или сферы бизнеса. Выставочная деятельность используется как один из каналов продвижения товара на рынке, следовательно, по своей сути также является рекламной деятельностью. Участие в выставках для российских организаций представляет собой продвижение своих товаров и услуг на рынках сбыта, в чем организации не раз убеждались. А участие в признанных международных выставках свидетельствует в пользу качества продукции, тем самым повышается статус организации, представляющей данную продукцию. По сравнению с другими видами рекламы выставочная деятельность имеет ряд преимуществ. Стенды более наглядно позволяют показать ассортимент, позволяют потенциальным покупателям рассмотреть продукцию вблизи и получить более подробную информацию от представителя организации, представляющего продукцию.

Таким образом, большую роль в правильном формировании мнения о фирме, ее товарах (работах, услугах) играет выставочная деятельность.

На первый взгляд в подготовке к выставке нет ничего сложного, но это ошибочное мнение. Это довольно-таки сложный подготовительный процесс, который включает в себя сбор необходимой информации, подготовку необходимого оборудования и прочее. Поэтому коснемся моментов, с которыми придется столкнуться организации в процессе подготовки к выставке.

Процесс подготовки к выставке можно разбить на несколько этапов:

1) составляется план деятельности до выставки и на период проведения выставки;

2) назначаются ответственные лица;

3) учитываются все возможные расходы, связанные с проведением выставки;

4) после окончания выставки делаются выводы для дальнейшего использования в будущем.

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки, заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В заявке указываются все реквизиты организации (страна, адрес (телефон), номер расчетного счета). Суть заявки заключается в предварительной регистрации и бронировании выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие организации с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между сторонами. После получения заявки в адрес организации высылается подтверждение о регистрации организации в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата должна быть произведена в течение 5 - 10 дней.

Организации-участнику организаторами выставки могут быть предоставлены и дополнительные услуги. Наиболее распространенные дополнительные услуги: аккредитация, публикация в каталогах, услуги переводчиков, изготовление вывески и фирменной рекламы.

Организации, участвующие в выставке, в большинстве случаев изготавливают свои эксклюзивные материалы для выставки в специализированных фирмах, тем самым повышая качество экспозиции, что наглядно показывает профессионализм и индивидуальный подход. Однако при этом возрастают расходы фирмы-участника, что ведет к удорожанию выставочного стенда.

Но организация может и не обращаться в специализированную фирму для изготовления выставочного стенда, а заключить специальное соглашение в приложении к договору на аренду площади согласно требованиям организации - участника выставки. В соглашении конкретно оговариваются все необходимые моменты экспозиции, сроки, цена.

Следующим очень важным моментом является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Организация должна заранее подготовить письмо-заявку с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешение на ввоз (вывоз) выставочных материалов. Такая заявка должна содержать подробный список ввозимых выставочных материалов. Письмо составляется в адрес фирмы - организатора выставки на имя директора.

Как видим, организация участия фирмы в выставке на должном уровне - это довольно трудоемкий процесс, включающий в себя застройку выставочной площади, доставку выставочного груза, организацию поездки представителей организации-экспонента на выставку. Ведь плохо оформленный стенд или плохо обученный персонал может легко "обнулить" вложенные средства, а это, как правило, средства немалые. От того, как подготовлена выставка, зависит ее успех Акилова Е.В. Выставочная деятельность // Налоги (газета), 2006, №47..

Главным направлением программы развития ВВЦ является международное региональное сотрудничество и укрепление связи между странами СНГ и российскими регионами. Уже открыты павильоны Армении и Кыргызстана, запланировано открытие выста-вочно-коммерческих центров Азербайджанской Республики и Республики Беларусь, культурно-делового центра и постоянно действующей выставки регионов Центрального федерального округа РФ. Как говорит заместитель генерального директора ОАО "ГАО ВВЦ" Николай Бугаев, сейчас подписаны соглашения о создании выставочных коммерческих центров Северо-Западного, Южного и Уральского федеральных округов. Кроме того, в этой зоне разместятся отраслевые павильоны. На государственном уровне принято решение, чтобы все ведущие министерства и ведомства также сделали презентационные площадки для показа своей деятельности и пропаганды основных направлений развития отраслей. Созданные в исторических павильонах ВВЦ, они станут рассматриваться как выставочно-коммерческие центры, где будут представлены национальные предприятия, туристические компании, банки, рестораны национальной кухни и, конечно же, станут показывать культурные традиции и достопримечательности стран. Эти центры стран ближнего зарубежья и российских регионов одновременно станут центрами продвижения продукции из регионов на новые рынки и привлечения региональных экспонентов.

В целом на территории ВВЦ запланировано создать пять разного функционального назначения зон. На сегодняшней Площади промышленности (рядом с павильоном "Космос") разместится научно-познавательная зона. Решением правительства Москвы сейчас здесь создается проект "Город науки, образования и инноваций", первая очередь этого проекта будет реализована уже в 2008 году. Через 4 года этот "город" будет занимать площадь около 60 тысяч кв. метров, станет научно-внедренческим центром новых инноваций и передовых технологий и центром притяжения большого количества молодежи, которой он благодаря своей интерактивности поможет в ранней профориентации и, несомненно, станет для молодых центром интеллектуального досуга.

Еще одна зона - Агрого-родок или, как его еще называют, агровыставочный комплекс. Многие годы ВДНХ была одним из центров по поддержке отечественного сельского хозяйства. И сейчас "ГАО ВВЦ" вместе с Министерством сельского хозяйства РФ и правительством Москвы решили восстановить те 26 специализированных павильонов, что в свое время были созданы и успешно функциониовали в этом агрогородке. Разработана очень интересная программа постоянно действующих выставок по различным направлениям сельского хозяйства, созданы дилерские центры по продвижению новых технологий и поддержке тех начинаний, что сегодня происходят в сельском хозяйстве; предусмотрено и обучение специалистов.

ВВЦ всегда была любимым местом отдыха москвичей. В выходные здесь гуляют много детей, молодежи, сюда приходят провести досуг целыми семьями. Выставочные площади идеально подходят для того, чтобы устраивать на них большие концерты, фестивали, национальные праздники, а также презентации и всевозможные рекламные шоу и многие другие культурно-развлекательные мероприятия. Поэтому вполне закономерно, что запланировали создать на территории выставочного центра рекреационно-досуговую зону. В частности, концепцией развития ВВЦ предусмотрено строительство аквапарка, кон-но-спортивного комплекса, спорт-сити.

Разработана также большая туристическая программа, и уже подписан ряд соглашений с туристическими агентствами. Иностранным туристам будет на что посмотреть и чем полюбоваться. Вокруг ВВЦ будет функционировать целая система гостиниц; по плану правительства Москвы многие их них будут реконструированы в ближайшее время. Предусмотрено также создание целой системы подземных паркингов на 12 тысяч машиномест. А монумент Мухиной "Рабочий и колхозница", который сейчас находится на реконструкции, со временем вернется на свое прежнее место, только будет стоять уже на новом постаменте. Как говорит один из архитекторов проекта нового выставочного комплекса Клаус Мюллер, для него "было достаточно серьезной задачей интегрировать новый современный комплекс в исторически сложившуюся территорию, не нарушая сочетания между прежней и новой частями выставочного комплекса. Но я счастлив, что вовлечен в возрождение всей территории ВВЦ".

Новый международного уровня комплекс вновь призван стать визитной карточкой Москвы и нашего государства и местом паломничества туристов и гостей столицы.

2.2 Практические рекомендации по проведению выставочной деятельности

На настоящем этапе одной из главных задач в области регулирования выставочно-ярмарочной деятельности является установление целесообразности разработки единого основополагающего нормативного правового акта в данной области, а также, в случае признания такой целесообразности, определение конкретного нормативного содержания данного акта.

В случае принятия решения о разработке единого нормативного правового акта, с учетом международного опыта правового регулирования в указанной области, в качестве основных целей указанного нормативного правового акта следовало бы предусмотреть упорядочение регулирования выставочно-ярмарочной деятельности, функционирования организаций, ответственных за проведение выставочных мероприятий.

Однако достижение указанных целей вполне может быть обеспечено путем разработки и принятия нескольких специальных нормативных правовых актов в области выставочно-ярмарочной деятельности с учетом наличия регулирования отдельных вопросов актами общего значения (Гражданским кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации и др.).

Анализ существующей в Российской Федерации ситуации в области регулирования отношений, связанных с организацией и проведением выставочно-ярмарочных мероприятий, и зарубежного опыта позволяют выделить следующие направления, по которым в целях обеспечения надлежащего регулирования выставочно-ярмарочной деятельности следовало бы разработать соответствующие нормативные правовые акты:

1. Об упорядочении деятельности в области организации и проведения выставок и ярмарок в Российской Федерации.

Данный нормативный правовой акт призван урегулировать, в частности, следующие вопросы:

- определение основных понятий в области выставочно-ярмарочной деятельности (торговые ярмарки, торговые выставки и др.);

- функции федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в сфере выставочно-ярмарочной деятельности (в части координации деятельности других федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе взаимодействия с субъектами выставочно-ярмарочной деятельности);

- разделение компетенции в сфере выставочно-ярмарочной деятельности между специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

- порядок осуществления государственной финансовой поддержки выставочно-ярмарочной деятельности, в том числе, в форме технической помощи, с целью активизации такой деятельности, а также источники выделения такой поддержки;

- процедуру предоставления финансово-экономической отчетности организаторами выставок и ярмарок (сметы и балансы организованных выставок, сведения о количестве экспонентов и посетителей);

- создание и функционирование организационного комитета выставочно-ярмарочных мероприятий.

2. Об общих правилах проведения выставок и ярмарок в Российской Федерации.

Разработка такого акта может представлять целесообразность, в том числе, и с точки зрения содействия выставочным организациям в подготовке документов, определяющих правила функционирования конкретных выставок и ярмарок в России.

Данный нормативный правовой акт мог бы содержать такие положения, как:

- требования к организациям, участвующим в выставочно-ярмарочных мероприятиях, в том числе, в отношении порядка оформления их участия (подача заявления по утвержденной форме и в установленный срок, своевременное предоставление спецификаций товаров, планируемых для экспозиции и др.);

- процедура и критерии допуска к участию и исключения экспонентов;

- права, обязанности и функции администраций выставок и ярмарок в связи с организацией и управлением проведения указанных мероприятий;

- специфические требования, предъявляемые к выставочно-ярмарочным мероприятиям, включая требования к экспонируемым товарам, а также к ответственности и контролю со стороны организаторов выставок (требования к месту проведения ярмарок, наличию внутреннего регламента участия экспонентов; соответствие товаров теме и направлению ярмарки, требования в отношении возможности экспонирования товаров, представляющих угрозу или неудобство для участников выставки);

порядок организации национальных дней во время проведения ярмарок;

- процедура решения спорных вопросов, возникающих как между участниками выставки, так и между участниками и организаторами выставки.

3. Об упорядочении процедур присвоения выставочно-ярмарочным мероприятиям официального статуса, составления календаря выставок, имеющих официальный статус, и выдачи разрешений на проведение таких выставок.

В данном нормативном правовом акте можно было бы определить:

- органы (как на федеральном уровне - для выставок федерального значения, так и на уровне субъектов Российской Федерации - для выставок, регионального и местного значения), в чью компетенцию входит признание квалификации выставочных мероприятий, принятие решений о выдаче разрешений на их проведение, а также составление ежегодного календаря выставочных мероприятий разного уровня, имеющих официальный статус;

- порядок предоставления заявки о признании квалификации уровня выставки, а также заявки на получение разрешения для ее проведения;

- меры по обеспечению рационального распределения и координации сроков проведения выставочных мероприятий, имеющих официальный статус, в целях нормального составления и соблюдения календарного графика.

Следует иметь в виду, что, исходя из близкого характера регулируемых вопросов, отдельные из вышеперечисленных нормативных правовых актов (разработка которых представляется целесообразной для обеспечения надлежащего правового регулирования в области выставочно-ярмарочной деятельности) могут быть объединены в один нормативный правовой акт. Так, например, положения, предусматривающие упорядочение процедур присвоения международной квалификации выставочным мероприятиям, составления календаря выставок, имеющих официальный статус, и выдачи разрешений на проведение таких выставок, могли бы стать частью нормативного правового акта «Об упорядочении деятельности в области организации и проведения выставок и ярмарок в Российской Федерации».

Одним из направлений в области разработки мер по обеспечению надлежащего регулирования выставочно-ярмарочной деятельности является анализ наиболее существенных препятствий, возникающих в деятельности организаций, связанной с проведением и участием в выставочно-ярмарочных мероприятиях. Необходимо установление возможных законодательных и административных путей устранения таких препятствий. В этой связи представляется полезным провести изучение и обобщение соответствующего опыта зарубежных стран в сфере правового регулирования вопросов, требующих приоритетного урегулирования применительно к российским реалиям в данной области.

Необходимость совершенствования нормативной правовой базы в области выставочно-ярмарочной деятельности, как путем внесения соответствующих изменений и дополнений в действующие акты, так и посредством разработки и принятия новых документов правового характера в настоящее время не вызывает сомнения. Основной вопрос состоит в выборе формы осуществления указанного совершенствования: либо с помощью разработки единого основополагающего нормативного правового акта в данной сфере и на его основе нескольких специальных актов, развивающих положения общего акта (в том числе, и на региональном уровне), либо только путем создания комплекса специальных нормативных правовых актов, каждый из которых будет регулировать отдельные вопросы, прямо затрагивающие проблематику выставочно-ярмарочной деятельности.

Эффективное развитие выставочно-ярмарочной деятельности требует совместных скоординированных действий федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Федерации, торгово-промышленных палат, предпринимательских и выставочных союзов, общественных организаций и структур выставочного бизнеса.

Координация со стороны государства, в первую очередь, должна быть направлена на поддержку мероприятий федерального и межрегионального значения, целью которых является обеспечение условий для повышения конкурентоспособности отечественных товаропроизводителей, расширение сбыта их продукции на внутреннем и внешних рынках.

С этой целью в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 12.04.2000г. № 328 создана Комиссия Правительства Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности.

Указанная Комиссия осуществляет координацию выставочно-ярмарочной деятельности на основе предложений федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Федерации, Союза выставок и ярмарок, торгово-промышленных палат, отраслевых ассоциаций.

Комиссия обеспечивает равные условия конкуренции на рынке выставочных услуг. В рамках этой деятельности выбор выставочных организаций на право подготовки и проведения российских экспозиций на международных, национальных и иных выставочно-ярмарочных мероприятиях за рубежом с частичным финансированием за счет средств федерального бюджета осуществляется на основе конкурса в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Определение мероприятий федерального значения из всего многообразия выставок и ярмарок, проводимых в Российской Федерации и за рубежом, осуществляется с целью обеспечения их координации, планирования по срокам и тематике, а также поддержки, включая организационную, финансовую и информационную. Выбор указанных мероприятий должен производиться на основе системы приоритетов и критериев, разработанных и утвержденных Комиссией Правительства Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности.

При этом следует учитывать, что наряду с коммерческими выставками, при проведении которых организаторы окупают вложенные финансовые средства и получают прибыль, проводятся мероприятия федерального и межрегионального значения, цель которых - привлечь и представить как можно больше производителей из различных регионов России, многим из которых для участия в указанных выставках необходима государственная поддержка. В частности, она требуется участникам выставочных мероприятий, связанным с научными разработками, инновациями и изобретениями, а также товаропроизводителям, находящимся в тяжелом финансовом положении и остро нуждающимся в новых рынках сбыта.

Осуществляя координацию выставок федерального значения, Комиссия Правительства Российской Федерации должна направлять их проведение на решение основных задач, связанных с развитием экономики как отдельных регионов Российской Федерации, так и страны в целом.

Кроме того, координация осуществляется на уровне ряда федеральных органов исполнительной власти. В частности, создана Комиссия по выставочной деятельности при Министерстве здравоохранения Российской Федерации, которая осуществляет координацию выставочно-ярмарочной деятельности в отрасли, определяет тематику и планирует выставочные мероприятия с учетом специфики конкретного региона. Подобные структуры, в той или иной мере выполняющие функции координации в отрасли, имеются при Минпромнауки России, Минатоме России, Минсельхозе России.

Координация выставочно-ярмарочной деятельности осуществляется также и на уровне субъектов Федерации через создание выставочных комитетов или комиссий при администрациях или правительствах субъектов Федерации. В частности, созданы Выставочный комитет при Правительстве Санкт-Петербурга, Выставочный комитет при Межрегиональной ассоциации экономического взаимодействия субъектов Федерации «Северо-Запад».

Кроме того, сформирован ряд общественных организаций в области выставочно-ярмарочной деятельности, призванных способствовать становлению цивилизованного рынка выставочных услуг: Межгосударственный Совет СНГ по выставочно-ярмарочной деятельности, Комитет ТПП Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности, Союз выставок и ярмарок (объединяет 58 действительных и ассоциированных членов), а также различные региональные структуры (координационные советы, гильдии, ассоциации).

Торгово-промышленные палаты в рамках своей компетенции обеспечивают на федеральном и региональном уровнях:

представительство интересов участников выставочной деятельности в федеральных органах исполнительной власти и органах исполнительной власти субъектов Федерации;

организационную поддержку российских и иностранных участников выставочной деятельности;

оформление документов по экспортно-импортным операциям выставочно-ярмарочного бизнеса (Карнета А.Т.А.);

третейский суд в правовом поле выставочной деятельности, коммерческий арбитраж, консалтинг, аудит.

Союз выставок и ярмарок в рамках своей компетенции осуществляет:

создание единой информационной базы выставочной деятельности, включающей информацию о выставочно-ярмарочных мероприятиях, их организаторах и материально-технической базе;

ведение статистики, осуществление мониторинга, оценку экономической эффективности выставочных мероприятий;

представительство интересов участников выставочной деятельности в федеральных органах исполнительной власти и органах исполнительной власти субъектов Федерации.