Технология организации и проведения выставок, совещаний, конференций и презентаций

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Прагматические отношения во всех сферах жизни общества становятся характеристикой XXI века. В условиях, когда успех предприятия, общественной или политической структуры уже невозможен без проведения презентаций, выставок, конференций и т.д., особую актуальность приобретает грамотная организация подобных мероприятий.

Однако далеко не всегда такого рода мероприятия проходят на профессиональном уровне, так как высококлассных специалистов, способных их осуществить, не так много. Тем более, что с каждым годом методика их проведения совершенствуется, появляются новые технологии, более креативная техника. Очень важно, чтобы эти мероприятия были хорошо продуманы и спланированы, поскольку участники воспринимают их как визитную карточку учреждения.

Цель данной работы: выявить технологию организации и проведения выставок, совещаний, конференций и презентаций.

Задачи:

• Раскрыть понятия: «выставка», «совещание», «конференция», «презентация»;

• Проанализировать этапы подготовки и проведения выставок, совещаний, конференций и презентаций;

• Выявит технологию организации и проведения выставок, совещаний, конференций, презентаций.

Конференция

Одним из ярких событий общественной жизни являются конференции, позволяющие обменяться опытом, объединиться в профессиональные ассоциации, привлечь к себе внимание общественности.

«Конференция - собрание каких-либо организаций, групп, отдельных специалистов, ученых для обсуждения определенных вопросов».[6, с.11]

Конференции бывают:

· Внутрифирменными;

· Отраслевыми;

· Межотраслевыми;

· Региональными;

· Общенациональными;

· Международными.

Они могут носить научный, практический или научно-практический характер. Современные методы проведения конференций предполагают использование возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Конференция является комплексным мероприятием, органически сочетающим в себе такие способы осуществления коммуникации, как:

· Церемония открытия;

· Посещение объектов;

· Проведение выставок и презентаций;

· Подготовка и предоставление работникам СМИ информационно-рекламных материалов;

· Обмен мнениями;

· Проведение деловых встреч и др.

Правильная подготовка и проведение конференции - это, как правило, объемная и кропотливая работа. В учреждениях, имеющих собственные службы по связям с общественностью, этим занимаются соответствующие специалисты. Непосредственно на время работы конференции может быть создан специальный координационный штаб (оргкомитет) по ее проведению, участниками которого являются работники разных структурных подразделений учреждения.

Работа по подготовке и проведению конференции начинается, как правило, задолго до ее официального открытия и заканчивается несколько позже ее окончания.

Прежде всего при подготовке необходимо решить следующие вопросы:

· Выбор места и времени проведения конференции (с учетом знаменательных дат в жизни общества в целом, отдельных категорий общественности, намечающихся крупных событий, а также с учетом начала или окончания определенных периодов в деятельности учреждения);

· Подготовка информационно-рекламных материалов о предстоящей конференции, их распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ в зависимости от целей, характера и тематики будущего мероприятия;

· Подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции, входящим в число докладчиков (с указанием названия, места и времени проведения конференции, ее общей и секционной тематики, условий размещения, проживания, питания и других видов обслуживания);

· Отбор и подготовка дополнительного персонала (как основного, так и резервного) для сопровождения и обслуживания участников конференции (помимо специалистов, привлекаемых из собственной службы по связям с общественностью);

· Техническое обеспечение проведения конференции (выбор и оборудование специальных помещений, организация работы средств связи, обеспечение оргтехникой, транспортом, охраной и др.);

· Подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников конференции (членов президиума, руководителей секций, докладчиков, членов оргкомитета, обслуживающего персонала и др.);

· Оформительская подготовка помещений, изготовление указателей, табличек и прочего для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещениях проводящей ее организации;

· Подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом программы конференции (с указанием точного времени и места проведения всех основных мероприятий, схемы расположения основных и вспомогательных помещений и объектов, задействованных в обслуживании приглашенных лиц, тематики докладов основных выступающих и докладов на специализированных секциях, контактных телефонов оргкомитета конференции и других необходимых сведений);

· Подготовка специальных материалов для предоставления работникам СМИ, приглашенным для освещения хода конференции (краткие сведения об основных участниках конференции, пресс-релизы, фотографии, краткие тезисы наиболее важных выступлений и докладов);

· Подготовка и издание специальных сборников с тезисами или материалами докладов пленарного и секционных заседаний конференции для их последующего распространения среди непосредственных участников конференции и других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т.д.;

· Разработка культурно-развлекательной программы для лиц приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;

· Подготовка PR-мероприятий, дополняющих работу конференции и существенно повышающих ее эффективность (прежде всего - выставок, торговых показов, посещений объектов, презентаций и деловых встреч).

Участие в конференции - это вклад в развитие научной и деловой жизни, а для организаторов, участников и спонсоров - возможность показать себя и способ раскрыть свой потенциал.

Совещание

«Совещание - это вид регулярного мероприятия, предполагающий свободную дискуссию и выработку конкретных решений на основе учета разных мнений. Это одно из самых ответственных видов управленческой деятельности, влияющий на организацию работы всего коллектива».[1, с.37]

В любой организации для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, а также для эмоционального воздействия на участников и как следствие - на весь коллектив.

Совещания классифицируются:

· По тематике обсуждаемых вопросов (административные, финансовые, по управлению персоналом и т.д.);

· По периодичности их проведения (плановые, внеплановые);

· По решаемым задачам (информационные, оперативные, проблемные).

Информационные совещания проводятся для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных.

Целью оперативных совещаний является доведение информации о текущем состоянии дел руководством до участников, принятие оперативных решений и контроль их исполнения.

Проблемные совещания направлены на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.

Чаще всего совещания проводятся при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений учреждения, либо для решения важного вопроса необходимо мнение различных групп.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу и без повода, наносят большой вред, так как занимают драгоценное время, отрывая людей от основной работы.

Подготовка и проведение совещания:

· Определение тематики;

· Формирование повестки дня;

· Определение состава участников;

· Выработку регламента;

· Определение даты, времени и продолжительности;

· Рассылка участникам документов для коллегиального обсуждения;

· Подготовка помещения;

· Оформление протокола;

· Отчет о проведении мероприятия.

Определение тематики

Тематика (представленные к обсуждению вопросы) совещания регламентируется планом работы выборного органа, который обязан их проводить. Она определяется, как правило, на один год, потому что предугадать актуальную тематику даже на этот период - большая проблема, а обсуждать вопросы ни о чем - пустая трата времени.

Нередко совещания назначаются и вне утвержденного плана для решения оперативных вопросов. В этом случае тема должна быть заранее доведена до сведения участников, в противном случае они придут не подготовленными и эффективность обсуждения и принятия решения будет низкой.

Повестка дня

Повестка дня представляет собой документ, информирующий об основных вопросах, выносящихся на обсуждение на совещании (тема докладов, сообщений и т.п.). Как правило, здесь же указывают краткие сведения о должностях лиц, выступающих по повестке дня.

Повестка дня не должна быть перечнем тем для дискуссии. Ее цели:

· Активизировать внимание;

· Побуждать к действию;

· Стимулировать подготовку, сбор и предоставление данных.

После согласия с заинтересованными должностными лицами повестка дня утверждается председателем совещания. Утверждается также состав приглашаемых на совещание, которые в той или степени участвуют в обсуждении вопросов, но не голосуют.

Всем участникам совещания, являющегося, по сути, как правило, выборным коллегиальным органом, а также приглашенным должностным лицам рассылают приглашения, состоящие из следующих элементов:

· Обращение;

· Информация о месте, дате и времени проведения совещания;

· Повестка дня;

· Предложение принять участие;

· Подписание.

Для облегчения работы составляется список должностных лиц, которым направляются приглашения.

Определение состава участников

Обычно состав участников определяется приказом или иным распорядительным документом. При этом следует подумать над тем, каков должен быть численный состав и каких именно сотрудников учреждения необходимо включить в него. Так, если участников очень много, то совещание, скорее всего, будет длительным, поскольку не исключено, что каждый пожелает высказаться. С другой стороны, неоправданно узкий круг участников, возможно, приведет к принятию решения, недостаточно обоснованному, что вынудит руководство создавать еще одну совещательную структуру на более широком управленческом уровне. В состав участников целесообразно включать активных и инициативных сотрудников, генераторов идей, способных обсуждать, предлагать, взаимодействовать. Короче говоря, в состав участников должны войти только те, кто нужен, чтобы содействовать решению вопросов и продвижению дела.

Выработка регламента

Составление оптимального регламента поможет участникам сконцентрировать внимание на теме и приучит их к лаконичности и точности при обсуждении. Каким бы жестким и неудобным ни был регламент, его следует придерживаться во всех случаях, кроме, каких-то чрезвычайных ситуаций, иначе сама идея регламента потеряет смысл.

Определение даты, времени и продолжительности

Совещания, проводимое строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется планировать совещание на первую половину рабочего дня.

Дату совещания рекомендуется назначить за неделю до даты проведения, что дает обдумать вынесенные на обсуждение вопросы.

Определяя время начала совещания, следует учитывать ритм работы учреждения. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, совещание целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня, либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно на проведение заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось «окон».

Выставка

Выставка -- это мероприятие, на котором экспоненты представляют на основе образцов производимые товары и услуги.

«Выставки -- организация с персоналом, администрацией и соответствующим статусом, которая на основе специально созданной и художественно преобразованной предметно-пространственной среды, решает рекламные, торговые или иные социальные задачи.»[4, c.13]

Сегодня самым распространенным типом выставки в России является тематическая специализированная выставка с четко определенной программой. Выставочные продукты и группы товаров перечислены в номенклатуре.

На специализированных выставках обычно представлены определенные продукты, классифицированные по своему происхождению соответственно изготовителям. Часть из них ориентирована на конкретные группы потребителей.

Классификация выставок в целом призвана помочь сориентироваться в их разнообразии и свидетельствует о том, что выставки весьма и весьма неоднородны.

Участие в выставке

Принимая решение об участии в выставке, учреждение осуществляет инвестиции и, естественно, ожидает отдачи от вложенных средств. Однако высокого уровня отдачи можно ожидать только тогда, когда решение принято обдуманно.

Каждый выставочный проект в ходе подготовки «обрастает» огромным количеством документации, которая стандартна по своей структуре для каждой выставки. Таким образом, подготовка и реализация проекта могут быть представлены в виде организационного плана -- эффективного инструмента организации и контроля отдельных этапов выставки. Временные рамки реализации такого плана различны: от 2 месяцев до 2 лет в зависимости от типа и масштаба выставки.

Организационный план выставочного проекта отражает этапы подготовки и проведения выставки, каждому из которых соответствуют свои организационные мероприятия и документы рекламного и информационного характера.

Решение учреждения о продвижении своих коммерческих интересов посредством участия в выставках зависит от двух факторов:

тенденции к участию в выставках, наблюдающейся в отрасли, к которой оно принадлежит;

масштабов, в которых основные его конкуренты используют выставки в качестве средства продвижения своей продукции на рынке.

Окончательному решению об участии в выставке должно предшествовать обстоятельное изучение общей ситуации и особых условий, в которых находится учреждение. Объектами изучения в этом случае являются:

• внутренняя конъюнктура: соответствующий уровень качества и достаточный запас продукции; возможности по организации участия сточки зрения средств, времени и наличия подходящего персонала; возможность обеспечения выставочной площади, стенда и т.д.;

• внешняя конъюнктура: поведение конкурентов; экономическая ситуация и др.

Наконец, решение об участии в выставке выражается в наличии конкретной программы и четко разработанной политики.

Выбор способа участия в выставке

Учреждение может принимать участие в выставках внутри страны и за рубежом, в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия. От способа участия зависят методы его организации, бюджет расходов и конечный результат. Выбор способа участия определяется следующими факторами:

размером учреждения;

наличием у него необходимых экономических средств;

наличием программы участия;

степенью готовности в. конкретный период времени;

уровнем осведомленности о конкретной выставке;

ожидаемыми результатами от участия;

опытом и организационными возможностями (персонал, время, готовность к финансовому риску);

вероятными ограничениями со стороны организаторов выставки;

государственной политикой в отношении выставок (ее целенаправленность, учет интересов государства и предприятия-экспонента).

Подготовительный этап

На этапе подготовки к участию в выставке особое внимание уделяют следующим вопросам:

• определение размеров необходимой выставочной площади;

заключение договора об участии и предоставлении выставочной площади для стенда;

разработка плана рекламной кампании (какие печатные материалы надо подготовить и сколько и др.);

изготовление рекламных материалов (прайс-листы, пресс-релизы, каталоги, информационные листы);

тип выставочного стенда;

использование дополнительных средств воздействия на посетителей выставки (световые и музыкальные эффекты, настенные росписи, плакаты и т.п.);

подбор, подготовка персонала, привлекаемого для участия в работе выставки;

объем и содержание работы, а также оплата труда дизайнеров и оформителей.

Заявка на участие в выставке

За определенный фиксированный срок, например не позднее чем за месяц до начала выставки, заполняется и отсылается в оргкомитет заявка на участие в выставке. Суть заявки -- предварительная регистрация и бронирование выставочной площади.

Письмо-заявка подтверждает согласие учреждения с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между сторонами. В ответ на полученную заявку посылается подтверждение о регистрации учреждения в каталоге участников и выделении необходимой площади при условии оплаты. Подтверждение оплаты гарантирует получение базового набора услуг.

Предвыставочная реклама

Предвыставочная реклама должна определить, что, как и где рекламировать. До проведения выставки можно опубликовать рекламные объявления в специализированных газетах и журналах, в прессе, озвучить на радио или телевидении. Следует как можно чаще использовать логотип или эмблемы выставки в своих рекламных материалах, а также в любой корреспонденции; подготовить фирменные календарики с отмеченными датами проведения выставки и разослать или раздать их клиентам; заказать специальный штамп с изображением эмблемы выставки; активно рекламировать свое участие в выставке во время ее проведения; использовать выставочные каталоги, публикации о выставке, табло и щиты в выставочном зале.

Специалисты считают, что разработка и организация рекламной кампании должна последовательно ответить на следующие вопросы:

1. К кому вы обращаетесь? Всегда адресуйте свои сообщения конкретной целевой группе клиентов.

2. В чем суть вашего сообщения? Что заставит клиентов посетить ваш стенд? Ваши обращения должны быть простыми и краткими. Сконцентрируйтесь на преимуществах и избегайте лишних слов. Используйте шрифтовые выделения для наиболее важной печатной информации.

3. Где будет размещена реклама? Какие средства массовой информации лучше всего донесут ваше сообщение?

4. В какие сроки выйдут объявления? Узнайте периодичность и сроки сдачи в печать специализированных изданий, уточните сроки подачи объявлений для публикации. Имейте в виду: выпуск таких изданий часто планируется за несколько недель или даже месяцев. Размещение рекламы на щитах, киосках и в городском транспорте также надо спланировать заранее -- для больших выставок они резервируются за несколько месяцев.

Сколько средств может быть отпущено на рекламу и сколько реально потребуется на то, что вы задумали?

Как измерить результативность? Например, будет ли использован метод обмена вырезанных рекламных купонов на сувениры или же вы будете опрашивать посетителей, где они увидели ваши рекламные объявления.

Предвыставочная рекламная кампания обычно включает рассылку персональных приглашений, прямую почтовую рассылку, рекламные объявления, PR-мероприятия.

Финансовые аспекты участия в выставках

Поскольку участие в выставке почти всегда сопряжено с существенными финансовыми расходами, то специалисты должны представить руководству учреждения обоснованное заключение по всем вопросам участия. Они должны оценить:

• опыт участия в выставках;

количество непосредственных конкурентов и их возможности;

место проведения выставки, существенно влияющее на величину транспортных расходов;

размеры выставочной площади, которую предполагается взять в аренду у организаторов выставки;

примерную сумму расходов предприятия на участие в выставке.

Для квалифицированного изучения и решения перечисленных вопросов подразделение по связям с общественностью должно взаимодействовать с маркетинговой, сбытовой, рекламной, финансовой, юридической, бухгалтерской, кадровой и другими службами предприятия.

Сумма затрат на участие предприятия в выставке должна предусматривать в наиболее общем случае следующие направления расходов:

• стоимость изготовления и оборудования стенда;

оплата проезда и командировочных расходов персонала;

оплата труда специалистов и рабочих;

стоимость аренды выставочной площади;

стоимость услуг по охране выставочной экспозиции; затраты на проведение дополнительных мероприятий во время работы на выставке (пресс-конференций, презентации, и др.);

стоимость изготовления и распространения информационно-рекламной литературы (каталогов, проспектов, буклетов);

*резерв денежных средств на покрытие непосредственных расходов по участию учреждения в выставке.

Особенности работы на выставке

Имидж учреждения на выставке

Задачей формирования имиджа учреждения является создание устойчивого положительного образа этого учреждения и его продукции/услуг в глазах потребителей. Кроме того, важно донести нужную информацию и до тех людей, которые не смогут присутствовать на выставке.

Не следует путать рекламу и действия по формированию имиджа: реклама подталкивает людей к покупке или другому желаемому рекламодателем действию, а формирование имиджа направлено на распространение информации, установление понимания, доверия и хорошего отношения к рекламодателю. Поэтому следует скоординировать работу подразделений учреждения, в чью задачу входит формирование имиджа, с отделом рекламы и сопоставить это с планом рекламной деятельности.

Стенд как средство коммуникации

Специалисты утверждают, что посетитель выставки, проходя мимо стенда, решает, подойти к нему или нет, в течение трех секунд. Очевидно, что первостепенная задача выставочной рекламы заключается в том, чтобы убедить пришедших на нее людей посетить стенд.

Стенд -- это образ фирмы в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру. Он должен выделять учреждение, привлекать внимание, вызывать интерес. Стенд является инструментом коммуникации. Он должен раскрывать цели участия в выставке, оставаться в памяти как единое конструктивное и художественное целое, информирующее о предоставляемых услугах и отражающее имидж учреждения. Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера.

Предпочтение по выбору места расположения стенда связано с естественным направлением потока посетителей от входа в зал к выходу, поэтому каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

• напротив и справа от главного входа;

• в центральных и во внутренних проходах;

• в углах;

• вблизи от активных экспонентов и специальных помещений для проведения различных мероприятий (презентаций, концертных площадок или площадок для пресс-конференций).

Следует избегать размещения стенда:

• вдали от выходов и центральных проходов;

• в удаленной части зала;

• позади больших колонн и лестниц;

• на противоположной стороне от места, где происходят раз личные мероприятия.

Стенд может быть оформлен с упором на визуальный аспект либо на информационный.

Выставочный зал представляет собой разделенное на пронумерованные стенды помещение, проектировка которого (выходы, освещение, проходы, вентиляция, противопожарная безопасность, цветовое решение, размещение светильников) обеспечивает нормальную деятельность и безопасность служебного персонала, экспонатов и посетителей.

Выставочная площадка разбивается на несколько зон: публичную -- стенд, рекламные материалы, экспонаты, проходы для общения с посетителями; рабочую -- место, которое отводится для заключения контрактов и для разговора с клиентами; служебную -- место для хранения рекламных материалов, отдыха сотрудников и гардероба.

При оформлении стенда целесообразно придерживаться следующих рекомендаций:

• на фризе (верхняя часть стенда) необходимо указать название и аббревиатуру учреждения;

• на стенде должна быть информация об успехах учреждения, номер лицензии и сертификат;

• должен быть оригинальный элемент для привлечения клиента.

Правильно спроектированный стенд должен:

• облегчать зрительное восприятие внутреннего помещения, чтобы с первого момента посетителю открывалось «лицо» товара. Стенды с цветовыми излишествами, перегруженные большими конструкциями и запутанные по планировке, лишают впечатления единства, «губят» экспонаты и создают холодную атмосферу. Гармония же красок, изящество фирменных символов, симметричность элементов рекламы обеспечивают привлекательность стенда;

• иметь небольшое количество точек концентрации внимания, чтобы не ослаблялось впечатление и не рассеивалось внимание;

• иметь индивидуальность, которая зависит от концентрации темы;

• быть оригинальным, что создает предпосылки для узнавания учреждения в будущем;

• иметь соответствующую планировку, которая позволит принять ожидаемое количество посетителей;

• быть соразмерным с уровнем и составом посетителей; что требует от дизайнера уважения к традициям, образовательному и культурному уровню посетителей;

• быть спланированным так, чтобы соответствовать общему потоку и внутренним передвижениям посетителей;

• быть удобным в установке и разборке;

• быть спроектированным с использованием таких элементов конструкции, которые всегда можно найти на рынке, а сам проект должен быть понятен для того, кто будет его осуществлять.

Предприниматели, постоянно участвующие в выставках, используют разные варианты приобретения индивидуального стенда: либо покупку типового стенда, либо аренду, либо прокат.

На персонале, работающем на стенде, лежит большая ответственность по организации и осуществлению участия в выставке. Работники стенда имеют разные полномочия, но цель одна -- успешность участия. Для стендиста важно: обаяние, приятная внешность, готовность общаться; не уставая, повторять сотни раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится в первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника.

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему расписанием месте. Его основные функции сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями учреждения уже в зоне переговоров.

Коммуникация с посетителями

Общение персонала стенда с посетителем имеет свои трудности, которые зависят как от объекта, условий, так и от способностей персонала. Стенду нужны люди, наделенные способностью адаптировать свое коммуникативное поведение к уровню каждого посетителя в рамках жесткой конкуренции.

Разговор на стенде должен быть результативным, второй случай не представится. Это требует от сотрудников стенда мастерства владения речью. Но персонал стенда нередко допускает непоправимые ошибки, поэтому важно обучение технике общения, которая предполагает акценты на таких важных составляющих, как:

стратегический подход (начало беседы, определение поведения, поиск точек соприкосновения);

аргументация (методы убеждения);

завершение разговора (регистрация договоренностей).

Стратегический подход -- техника осуществления. Наиболее трудной фазой в общении является завязывание контакта и начало разговора. «Стенд -- это специфическое поле общения, где посетители требуют деликатного подхода, безупречного приема, теплого обхождения, профессионального обслуживания».[5, с.82]

Раздаточные материалы

Всем знакома такая картина: посетители бредут по проходам с охапками проспектов. Известно, что посетители психологически настроены взять все, что можно. Они могут действительно иметь намерение прочесть взятый проспект. Однако реальность такова, что, вернувшись с выставки, они осознают, что большинство проспектов для них -- бесполезная красочная макулатура.

Не делайте дорогостоящих проспектов для раздачи на стенде. Нет никакой уверенности, что ваш потенциальный покупатель сохранит их. Если вы желаете, чтобы посетители уходили с чем-нибудь в руках, пусть это будут отдельные страницы, содержащие необходимые данные о продукции/ услугах.

• При возникновении интереса предложите выслать информацию по почте. Многие посетители будут рады такому предложению -- это освободит их от необходимости носить кипу бумаг. Однако если уж вы пообещали выслать информацию, делайте это сразу же по окончании выставки, иначе это сделает конкурент.

• Раздавайте проспекты в основном посетителям и специалистам, входящим в вашу целевую группу. Не ставьте перед собой цель вручить свои раздаточные материалы всем посетителям. Бессмысленно врученный проспект будет лишь барьером для начала серьезного разговора, с клиентом.

• Удачным способом рекламы и изучения спроса является раздача бесплатных образцов товара, на которых указаны название и телефонные номера учреждения, -- хорошее средство постоянно напоминать о себе клиенту. Кроме того, образцы можно использовать в качестве призов для клиентов, ответивших на вашу анкету, принявших участие в конкурсах или просто сообщивших информацию о себе.

Послевыставочная стадия

Послевыставочная стадия начинается с момента окончания выставки и длится не один месяц, включая следующую работу.

1. Анализ контактов, состоявшихся за период работы стенда:

• классификация и оценка соглашений, которые были заключены;

• оценка заинтересованности посетителей;

• активизация деятельности фирмы по выполнению получаемых заказов;

• оперативное предоставление дополнительно запрошенных данных и информации.

За проработкой осуществленных контактов следует сохранение собранных адресов, первое ознакомление руководителя учреждения и его сотрудников с результатами.

2. Проверка результатов участия:

• сметные и реальные затраты на участие;

• расходы на рекламу-пропаганду и вызванный таким образом резонанс;

• впечатление посетителей от стенда и отклик на равноценные стенды конкурентов;

• наблюдение и учет рыночных тенденций;

• эффективность работы персонала;

• оценка состава посетителей стенда;

• контракты, договоры, заключенные в результате работы стенда, в сравнении с ожидавшимися.

3. Составление отчета об участии, который должен содержать конструктивную критику действий, а также предложения, полезные на будущее.

Составляется общий обзор по всем выставкам за полугодие или год с учетом всех видов затрат (сколько ушло на аренду, транспортировку, командировочные, изготовление рекламных материалов, питание персонала и т.п.). В отдельную папку складываются все счета, по которым легко прослеживаются потраченные деньги. Это делается на случай, если потребуется точно узнать, сколько стоили перевозка или монтажные работы не в процентном, а в денежном исчислении. Имея такую, информацию на руках, легко определить, сильно ли изменилась стоимость того или иного рода услуг от выставки к выставке.

Данные, представленные руководству в виде таблицы, наглядно показывают объем того или иного мероприятия в денежном выражении (а следовательно, масштаб и значимость), затраты на одного посетителя по отношению к общему количеству, процентное соотношение полезных контактов и деловых встреч.

Имея такую статистику, специалистам PR-службы легко прогнозировать свои действия в будущем, учитывать, что представляет для публики наибольший интерес и на что надо обратить особое внимание (как пример хотелось бы отметить бессмысленность огромных затрат на рекламу наряду со слабой подготовкой к работе с посетителями).

«Итак, тщательная подготовка к выставке и успешное участие в ней могут способствовать более эффективному решению следующих задач:

продвижение продукции/услуг на рынке;

заключение особо выгодных контрактов и договоров;

укрепление делового имиджа учреждения-организатора;

повышение конкурентоспособности учреждения в целом».[1, с.54]

Презентация

«Презентация -- представление общественности чего-то нового, недавно появившегося или созданного».[1, с.54]

Главной целью любой презентации являются эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение поддержки со стороны ее участников.

Можно перечислить следующие основные задачи, которые необходимо решить, задумывая презентацию.

Создать благоприятный имидж учреждения в деловых кругах.

Проинформировать людей о каком-либо проекте, получить поддержку для его разработки и реализации.

Проинформировать о новом товаре или услуге на целевом рынке.

Сократить время, затрачиваемое продавцами для ответов на вопросы.

Достичь предпочтения учреждения, товара, услуги.

Повысить посещаемость магазинов.

Достичь приверженности марке.

Стабилизировать сбыт.

Поддерживать узнаваемость учреждения, марки, товара и т.д.

Вопросы подготовки презентации

От того, как подготовлена презентация, может зависеть успех коммерческого проекта, возможные контракты и в итоге -- прибыль.

На этапе подготовки к проведению конкретной презентации необходимо ориентировать свою деятельность на следующие моменты:

формирование у потенциальных клиентов потребности в презентуемом новшестве (товаре, услуге, технологии и др.);

формирование у потенциальных потребителей нового товара (услуги) начального уровня знаний о его основных свойствах и характеристиках;

оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке свойств предмета презентации и окончательном выборе;

формирование потребности у потенциальных покупателей в приобретении презентуемого товара у представляющей его фирмы;

стимулирование сбыта товаров или потребления услуг предприятия, проводящего презентацию, за счет привлечения новых клиентов;

формирование у поставщиков, подрядчиков, оптовых покупателей и других фирм-контрагентов образа надежного партнера по бизнесу;

увеличение количественного и изменение качественного состава деловых партнеров учреждения; развитие конструктивного сотрудничества по различным вопросам с органами местного самоуправления и общественностью;

формирование у различных категорий общественности положительного имиджа учреждения.

Достаточно важными являются также:

определение места, сроков, времени и состава участников презентации, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений и разработка схемы освещения предстоящего события в СМИ;

оценка целесообразности и возможности приглашения на презентацию известных и значимых персон, а также представителей центральных СМИ;

планирование начала презентации, ее основной части и завершающего этапа, составление сценария;

распределение времени презентации по ее основным этапам (обычно презентация занимает до двух часов с учетом резерва времени для ответов на вопросы участников);

определение приблизительной, а затем и окончательной

сметы расходов на проведение презентации; подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;

подготовка основных докладчиков, написание или редактирование текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные вопросы аудитории;

техническое обеспечение процесса презентации (средства оргтехники, компьютерное обеспечение, аудио- и видеоаппаратура, синхронный перевод, связь, охрана и др.);

подготовка для распространения во время презентации информационно-рекламных материалов, подарков и сувениров для участников;

подготовка культурно-развлекательной программы для участников по окончании презентации (концерт, экскурсия и т.п.), возможного банкета (обеда, коктейля, фуршета и т.п.) и др.

Планирование является необходимой частью подготовки презентации, учитывающей:

периодичность проведения презентаций по этой теме, перед сходным типом аудитории, в этих же временных рамках, в таком же месте;

уровень знакомства презентатора с аудиторией и предметом презентации;

происхождение запроса на презентацию;

восприятие презентатора (определение, проводится ли презентация кем-то, воспринимаемым участниками как частное лицо или представляющим некое сообщество);

тип презентации: внешняя, внутренняя, продвигающая, информационная;

содержание;

потенциальную выгоду.

Таким образом, при подготовке презентации выделяют следующие шаги.

• Планирование презентации.

Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

Выбор места проведения презентации.

Определение компонентов презентации.

Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.

Подготовка презентационной речи.

Подготовка к ответам на вопросы участников.

Наиболее ответственным шагом в процессе подготовки презентации является работа над презентационной речью.

Подготовка и проведение презентации

Презентационная речь

«Презентация - это коммуникативный процесс, который разворачивается через серию коммуникативных действий, направленных на вызов реакции или получение результатов, удовлетворяющих цели презентатора».[3, с.24] Требования к презентатору возрастают в зависимости от количества людей, к которым он обращается: с расширением аудитории увеличивается потенциал воздействия.

Презентационную речь можно произносить по разным поводам. Например, начальник отдела может презентовать программы обучения персонала; ученый или инженер -- объяснять технические характеристики специалистам или выступать на профессиональных собраниях; менеджер, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, -- проводить презентацию перед потенциальными инвесторами и т.д.

Цели презентационной речи помогают определить форму, содержание и стиль презентации, а также уровень взаимодействия с аудиторией и могут быть следующими:

мотивирование;

информирование;

анализ;

убеждение;

приглашение к сотрудничеству.

На характер любой презентационной речи, устной или письменной, воздействуют следующие факторы:

сообщение: непосредственно та информация, которую презентатор передает участникам;

аудитория: участники, которые приглашены на презентацию, состав и количество которых определяется организаторами презентации заранее.

Чтобы добиться лучшего результата, необходимо знать характеристики будущей аудитории и использовать эти данные при подготовке речи.

Структура презентационной речи

Речь на презентации, как правило, состоит из четырех функционально различных частей, у каждой из которых свои задачи и средства. При этом ее структура должна быть связана с целью, аудиторией и отведенным для выступления временем.

Вступление. Следует представиться; сказать, как долго будет длиться презентация; сообщить, когда можно будет задавать вопросы -- во время презентации или по окончании; представить тему презентации; установить доверительные отношения с участниками.

Основная часть. Обрисовать ситуацию, перечислить возможные средства ее улучшения и затем предложить свой способ решения проблемы и для этого призвать к соответствующим решениям и действиям, показав преимущества своего предложения и достижимость результата.

Заключение. Резюмировать свое предложение и его преимущества, обращаясь к участникам уже как к понимающим идею в целом.

Ответы на вопросы. Снять возражения и недопонимание, раскрыть некоторые детали, связав их по возможности с преимуществами своего предложения. Еще раз призвать к предложенным действиям.

Выражение идеи и цели презентации

Первый шаг в этом направлении -- определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться презентация. Главная идея должна быть связана с объектом презентации и служить стержнем, на который каждый из участников нанизывает получаемую информацию. При этом следует сделать презентацию не только полезной, но интересной для аудитории.

Если цель -- мотивировать или информировать, то жесткой структуры тут быть не может. Если же цель -- анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству, то презентацию строят на доказательстве основных аргументов, мыслей. Оратору проще, если аудитория дружественно настроена, восприимчива, но следует подходить к основным аргументам аккуратно, если чувствуется сопротивление аудитории.

Как только слушатели потеряли основную мысль выступления, очень сложно будет вернуть их внимание, что повлечет за собой пропуск важных пунктов презентации, поэтому нужно так планировать свою речь, чтобы блоки серьезной информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими примерами. Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные, что вы контролируете внимание публики. Помните, что слушатели не могут пропускать второстепенную информацию, как во время чтения, поэтому сократите до минимума такого-рода информацию.

Место проведения презентации

Это один из главных факторов, влияющих на ход и результат презентации.

Обстановку на презентации создает прежде всего расположение мест участников и оборудование. Расположение мест должно:

быть удобным для публики;

служить целям презентации;

подходить для докладчиков.

На планирование расположения участников на месте презентации и оборудования влияют следующие факторы:

количество присутствующих;

состав публики;

рабочее пространство; взаимодействие слушателей друг с другом;

продолжительность презентации;

столы;

проходы;

обзорность;

открытые пространства и т.д.

На качество презентации влияют также внешние условия:

• освещение;

температура;

шумы и т.д.

Естественно, при подготовке к проведению презентации следует учитывать приведенные выше факторы.

Использование наглядных материалов

Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий. Они активно применяются как профессиональными ораторами, поскольку помогают убедительней представить публике свою точку зрения и способствуют запоминанию основных моментов презентации, так и новичками, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

текстовые -- помогают слушателю следить за ходом изложения аргументов, рассчитаны на зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании;

графические -- иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, которые оставляют более глубокое и. основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, так как участники не могут одновременно и слушать оратора, и анализировать, и воспринимать сложный видеоряд.

Текстовые материалы должны состоять не более чем из шести строк с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с большими пробелами между ними.

Графические материалы обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала, смысл его должен быть, кратко объяснен. Например, в виде подписи к графику.

«Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий.

• Убедитесь, что все видят демонстрируемые материалы.

• Дайте аудитории время, чтобы прочесть и понять смысл написанного, прежде чем продолжать речь.

• Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.

• Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.

• Не демонстрируйте то, что можете конфликтовать с тем, что вы презентуете.

• Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.

• По окончании дискуссии по вопросу, который иллюстрировался, уберите материалы с глаз аудитории.

• Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они должны лишь дополнять ваши слова, а не заменять их».[1, с.72]

Технология организации и проведения конференции

· Выбор места и времени проведения конференции;

· Подготовка информационно-рекламных материалов о предстоящей конференции, их распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ;

· Подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции, входящим в число докладчиков;

· Отбор и подготовка дополнительного персонала;

· Техническое обеспечение проведения конференции;

· Подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников конференции;

· Оформительская подготовка помещений;

· Подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом программы конференции;

· Подготовка специальных материалов для предоставления работникам СМИ;

· Подготовка и издание специальных сборников с тезисами или материалами докладов пленарного и секционных заседаний конференции;

· Разработка культурно-развлекательной программы для лиц приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;

· Подготовка PR-мероприятий, дополняющих работу конференции и существенно повышающих ее эффективность.

Технология организации и проведения совещания

· Определение тематики;

· Формирование повестки дня;

· Определение состава участников;

· Выработку регламента;

· Определение даты, времени и продолжительности;

· Рассылка участникам документов для коллегиального обсуждения;

· Подготовка помещения;

· Оформление протокола;

· Отчет о проведении мероприятия.

Технология организации и проведения выставки

• Определение размеров необходимой выставочной площади;

Заключение договора об участии и предоставлении выставочной площади для стенда;

Разработка плана рекламной кампании;

Изготовление рекламных материалов;

Тип выставочного стенда;

Использование дополнительных средств воздействия на посетителей выставки;

Подбор, подготовка персонала, привлекаемого для участия в работе выставки;

Объем и содержание работы, а также оплата труда дизайнеров и оформителей;

Работа на выставке;

Анализ контактов, состоявшихся за период работы стенда;

Проверка результатов участия;

Составление отчета об участии.

Технология организации и проведения презентации

• Планирование презентации;

Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории;

Выбор места проведения презентации;

Определение компонентов презентации;

Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов;

Подготовка презентационной речи;

Подготовка к ответам на вопросы участников;

Проведение презентации;

Ответы на вопросы участников.

выставка совещание конференция презентация

Заключение

Для всех уже очевидно, что без использования технологий организовать и провести какое-либо мероприятие очень тяжело. Технология включает в себе методы, приемы, режим работы, последовательность операций и процедур, она тесно связана с применяемыми средствами, оборудованием, инструментами, используемыми материалами. Что позволяет быстро и качественно организовать мероприятие. А это в наше время имеет огромное значение.

Таким образом, раскрыв понятия: «выставка», «совещание», «конференция» и «презентация», проанализировав подготовку и проведение данных мероприятий, выявили технологию организации и проведения выставок, совещаний, конференций, презентаций.

Придерживаясь выявленной технологии, организаторы смогут наиболее эффективно выполнить свою работу.

Правильно составленная технология поможет сделать работу наиболее продуктивной за меньшее время.

Хорошо проведенное мероприятие поможет компании завоевать новых клиентов, тем самым выйти на новый рынок или представить новый продукт, что является неотъемлемой частью работы в настоящей конкурентной гонке.

Данная работа может быть полезна при организации и проведении подобных мероприятий.

Список использованных источников

1. Гойхман О.Я. Организация и проведение мероприятий: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 120с.

2. Дементьева С.В., Лойко О.Т. Сервисная деятельность в туризме и гостиничном хозяйстве: Учебное пособие/Под ред. Герстенмайера И.Е. - Томск: Дельтаплан, 2006. - 212с.

3. Желязны Д. Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению/Пер. с англ. - М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2004. - 144с.

4. Кусков А.С., Джаладян Ю.А. Туристский бизнес: словарь-справочник. - М.: ФОРУМ, 2008. - 384с.

5. Пасмуров А.Я. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку. - СПб.: Питер, 2006.

6. Полин Э. Организация конференций. - М.: Hippo, 2004.

7. Ротондо Дж. Презентация бизнес-проектов: Краткое руководство для менеджера/Дженнифер Ротондо, Майк Ротондо; Пер. с англ. - М.: МПБ «Деловая культура»; Альпина Бизнес Букс, 2005. - 232с.

Размещено на Allbest.ru