Все организации имеют и хранят запасы. Перемещение материальных потоков в логистической цепи невозможно без концентрации в определенных местах необходимых запасов, для хранения которых предназначены соответствующие склады. Запасы могут возникнуть в любой точке цепи поставок, где материальный поток приостанавливается или нарушается. Большинство организаций стараются хранить запасы на складах. Эти склады могут быть и открытые участки, где такое сырье, как уголь, овощи, хранят в кучах; или современные сооружения, обеспечивающие необходимые условия для хранения, например замороженных продуктов; базы данных, содержащие запасы информации, или специалистов, имеющих информационную подготовку, также можно рассматривать как совокупность запасов знаний и квалификаций.

Движение через склад связано с затратами живого и овеществленного труда, что увеличивает стоимость товара. В связи с этим проблемы, связанные с функционированием складов, оказывают значительное влияние на рационализацию движения материальных потоков в логистической цепи, использование транспортных средств и издержек обращения.

Основной упор в рассмотрении вопросов, будет сделан именно на специфику ведения складского учета, ведения оперативного учета и составления разного рода отчетности перед контрагентами по данному роду деятельности. Сама же специфика услуг в учете материальных ценностей, заключатся в следующем:

Для того чтобы обеспечить предприятие (объединение) необходимыми ему материалами в соответствии с выявленной потребностью, организуется материально-техническое снабжение предприятия. Его задача заключается в определении потребности предприятия в материалах и технических ресурсах, изыскании возможностей покрытия этой потребности, организации хранения материалов и выдачи их в цехи, а также в проведении контроля за правильным использованием материально-технических ресурсов и содействия в их экономии.

Решая эту задачу, работники органов снабжения должны изучать и учитывать спрос и предложение на все потребляемые предприятием материальные ресурсы, уровень и изменение цен на них и на услуги посреднических организаций, выбирать наиболее экономичную форму учёта материальных ценностей, оптимизировать запасы, снижать транспортно-заготовительные и складские расходы [2, c.211].

Актуальность темы: дипломной работы состоит в том, что предприятия малого бизнеса являются одним из наиболее быстро развивающимся сектором Республики Казахстан, который нуждается в качественной, быстрой и полной обработки информации.

Чтобы преуспеть в малом бизнесе необходимо хорошее знание: правовых норм и правил, практики менеджмента и маркетинга, конъюнктуры рынка реализуемых товаров.

Но, прежде всего, требуется профессиональная, основанная на потребностях потребителя услуг организация производства и реализации продукта, нужна полная и всесторонняя информированность производителя компьютерных услуг относительно всего того, что касается клиента, как потребителя этих самых услуг. И именно поэтому на рубеже веков вопросы о будущем малого бизнеса, в частном случае, о спросе на компьютерные услуги являются столь актуальными.

Целью дипломной работы является создание информационного пространства по работе с материальными запасами, которое обеспечивает своевременный доступ к необходимой информации и быстрого учёта материальных средств. Информационная система предоставляет возможность: делать автоматизированный поиск информации об инвентаре, конкретизируя его особенные свойства и сохранять данные о его приобретении предприятием.

информационная система учет материальный

Для достижения поставленных целей необходимо решить следующие задачи разработки:

- изучить теоретический опыт информационной системы для учёта материальных средств;

- исследовать зарубежный опыт информационной системы для учёта материальных средств;

- изучить существующий магазин AllianceComputers

- исследование возможностей программных средств по систематизации и обработке информации;

- разработать информационную модель;

- реализовать автоматизацию эффективного учёта материальных средств;

Научная новизна дипломной работы заключается в создании информационной системы, позволяющей автоматизировать производственную деятельность предприятия малого бизнеса, повысить качественный уровень обработки информации.

Объектом исследования является автоматизированная система управления магазином Alliance Computers.

Предметом дипломной работы является разработка информационной системы для учета материальных средств предприятия малого бизнеса РК.

Теоретической и методологической основой является труды отечественных и зарубежных авторов посвященных учёту материальных средств.

Методы исследования - это сбор необходимой информации для создания программного обеспечения, которые путём автоматизации позволят повысить эффективность управления предприятием малого бизнеса.

Практическая значимость внедрения информационной системы заключается в повышении уровня автоматизации предприятия, а именно введения информационной базы.

Информационная база содержит в себе совокупность всех данных, которые необходимы для правильной работы предприятия малого бизнеса.

Дипломная работа состоит из введения, пяти разделов, заключения, списка использованной литературы и приложения.

Выводы из раздела "Проектирование и разработка информационно-справочной системы" подтверждают, что разработанная в данном дипломном проекте информационная система предоставляет возможность анализировать входную и выходную информацию автоматизированной системы для совершенствования работ по учёту материальных средств, вести корректировку информации, проводить работу со справочником контрагентов.

В разделе "Описание работы интерфейса и требования к подсистеме" предоставляется описание разработанного прикладного программного обеспечения для анализа администратором магазина AllianceComputers стоимости материальных средств в общем денежном балансе предприятия, что позволяет создавать методики по совершенствованию работы учёта материальных средств, а также использовать информацию по списанию денежных сумм из общих оборотов предприятия.

Заключение содержит выводы о проделанной работе, раскрывает значимость созданного программного обеспечения.

1. Аналитически обзор информационных систем по учету материальных ценностей в международной практике

Склад - обособленная структурированная область пространства, предназначенная для получения, хранения, внутренней переработки и отпуска товара. В системе возможен учет одного физического склада. При необходимости работы системы на нескольких физических или логических складах, необходимо создавать несколько информационных баз с возможным обменом между собой дублирующийся информацией.

Склад, как правило, разделен на физические зоны, в которых обработка товара подчиняется определенным правилам в зависимости от конструкции стеллажей, используемого оборудования, планировки помещений и т.д.

Каждый склад состоит из некоторого (часто достаточно большого) числа помещений, в которых обычно устанавливаются стеллажи, сгруппированные по проходам. В каждом стеллаже может быть определенное количество уровней (полок). Каждая полка может быть физически или виртуально разбита на некие части, называемые позициями. Такой участок склада считается конечной единицей хранения товара на складе и называется ячейкой. Под ячейкой понимается не обязательно физическая ячейка, ячейкой в системе может являться любое возможное место хранения товара: проход, отдельная комната. Каждая ячейка имеет свой адрес, по которому она идентифицируется. Ячейке хранения могут быть присвоены различные статусы в зависимости от того, занята она товаром, пустая, или заблокированная, и т.д. Товар в системе хранится в разрезе контейнеров.

Контейнер - любой носитель товара, имеющий уникальный идентификатор. Товар на складе не храниться/перемещается сам по себе, как правило, для хранения/перемещения используются паллеты - в грузовых стеллажах, коробки, ящики, лотки и. т.д. В ячейках полочного или гравитационного хранения, которые и являются для системы контейнерами. Даже при физическом отсутствии контейнера (например, в случае полочных стеллажей товар хранится россыпью вне коробки), в системе создается виртуальный контейнер в ячейках, выделенных под хранения подобного товара. Виртуальный контейнер генерируется в соответствии с номером ячейки, в которой он расположен. За счет учета товара в разрезе контейнеров достигается четкость постановки и отслеживания задач в системе. Контейнер с товарным составом и перемещающимся по складу как единое целое. В системе отслеживается вместимость контейнеров в ячейку по количеству, вместимость товара по весу и высоте контейнера. Весогабаритные характеристики задаются на уровне товара, типа контейнера и типа ячейки.

Информация о товаре, необходимая для проведения регламентных мероприятий по подготовке склада к приему поставки заносится в документ "Ожидаемая приемка". На основании данной информации на складе может быть запланировано привлечение дополнительных сотрудников для приемки товара, подготовка складских площадей к размещению товара, как в зоне приемки, так и в основной зоне хранения.

Возможными источниками поступления товара могут быть поставщики (в случае прихода товара от поставщика), клиенты (в случае возврата товара от клиента), другие склады компании (в случае перемещения между складами в рамках одной компании), производственные площадки (в случае поступления готовой продукции из производства).

Рисунок 1. Автоматизация приемки товара на склад

Вновь прибывший на склад товар может быть предварительно пересчитан по местам при выгрузке из транспортного средства. Для корректного пересчета и идентификации прибывших контейнеров с товаром, они подлежат маркировке этикетками, содержащими идентификационные номера контейнеров. Этикетки на контейнеры могут быть подготовлены заранее или распечатаны в процессе пересчета с помощью терминала сбора данных и мобильного принтера печати этикеток. Данный процесс в системе оформляется документом "Предварительная приемка". "Предварительная приемка" может выполняться на основании плана документа Ожидаемая приемка, или по факту [3, c.800].

Процесс приема поставки оформляется документом "Приемка". Процедура приемки товара включает в себя выгрузку товара в зоне приемки, идентификацию и пересчет поступившего товара, приведение товара к стандарту складского хранения и т.д.

Как правило, документ "Приемка" оформляется на основании планируемой поставки "Ожидаемая приемка". В исключительных случаях товар может быть принят по факту.

"Приемка" может выполняться после предварительного пересчета поступившего товара по местам или без него.

В случае отсутствия штрихкода на входящем товаре, можно выполнить его маркировку. Маркировку можно выполнить на любом этапе товародвижения. Для этого необходимо оформить документ "Маркировка", где будут сформированы штрихкоды на товар и распечатаны этикетки.

На этапе создания плана приемки документа "Ожидаемая приемка" может быть известна информация о номерах контейнеров, ожидаемых к поступлению, и их товарном составе. Данная особенность характерна в основном для производственных складов. В этом случае приемка может выполняться в "доверительном" режиме ("Доверительная приемка"). Товарный состав подобных контейнеров, как правило, не пересчитывается при поступлении на склад. Приемка выполняется поконтейнерно. С применением радио терминалов сбора данных при обработке доверительной приемки производится сканирование штрих-кодов с этикеток контейнеров. Товарный состав при этом по умолчанию соответствует плану, отраженному в Ожидаемой приемке. Если при приемке товара уже известно, по какому заказу от покупателя принимаемый товар будет отгружен, то возможно зарезервировать этот товар за этим заказом.

При поступлении на склад транзитных грузов оформляется приемка по грузовым местам. Транзитные грузы принимаются под конкретный Заказ на отгрузку и не подлежат пересчету по товарному составу.

Если принимаемый товар учитывается в разрезе сроков годности, то необходимо при приемке ввести в систему эти параметры. Для осуществления возможности гарантийного возврата товара поставщику можно при приемке зафиксировать серийные номера полученного товара.

Принятый на склад товар может быть еще раз проконтролирован и пересчитан с помощью задачи "Контроль приемки". Контрольный пересчет может проводиться для проверки соответствия принятого товара по количеству, а также для уточнения дополнительных параметров товара. Так, например, в зоне приемки у ворот товар может быть пересчитан только по количеству, а уже на этапе контроля приемки детализируется его дополнительные параметры, такие как срок годности, серийные номера.

После приемки товара подлежит размещению. Товар может размещаться на склад по факту завершения пересчета всей поставки или по завершению приемки каждого контейнера. В случае необходимости конечная ячейка-получатель может не планироваться, а размещение производиться по факту с самостоятельным выбором ячейки Кладовщиком с терминалом. Правила запуска автоматического планирования размещения настраиваются с помощью механизма событий.

Правила размещения настраиваются на уровне стратегий размещения. Размещение товара на складе обычно выполняется исходя из следующих принципов:

1. ABC-классификация товаров (высокооборачиваемые товары располагаются ближе к зоне комплектации готовых заказов для ускорения отбора);

2. Выделение зон для размещения и хранения по товарным группам, производителям или другим свойствам товара;

3. Возможность или запрет смешивания разного товара или одного товара с разными аналитическими свойствами в одной ячейке (разные сроки годности, партии, серийные номера, качество и т.д.) при размещении;

4. Учет типов стеллажей, используемых для хранения товара. Например, размещение в узкопроходные стеллажи через буферную зону;

5. Учет размещаемого товара по типу отбора (штучное хранение и хранение контейнеров);

6. Проверка наличия достаточного количества товара в зоне отбора при размещении, пополнение зоны отбора принятым товаром, (с раскладыванием принятых паллет покоробочно в ячейках отбора или размещением паллет целиком);

7. Учет специфики товара (негабаритный товар, температурные особенности хранения, брак и т.д.).

Все перечисленные принципы могут быть настроены в системе в справочнике "Стратегии размещения".

Результатом отработки алгоритмов размещения, заданных на уровне стратегий, является созданные задачи на размещение товара.

Отгрузка товара со склада осуществляется на основании плана отгрузки, загруженного из корпоративной информационной системы. План того, что должно быть отгружено со склада, содержится в документе "Заказ на отгрузку". Возможными направлениями отгрузки могут быть отгрузка покупателю (клиенту), перемещение на другие склады компании, возврат поставщику, отгрузка товара (сырья и материалов) в производство.

Рисунок 2. Автоматизация отбора и отгрузки товара

На основании информации о планируемых отгрузках возможно проведение регламентных мероприятий по подготовке к более быстрой комплектации данного заказа (например, подпитка ячеек активной зоны). На основании заказа на отгрузку отгрузки производятся все дальнейшие операции по данному заказу.

"Заказы на отгрузку" могут быть объединены в рейсы по маршрутам доставки. Данные о рейсах маршрута объезда транспортных средств содержаться в документе "Рейс". Рейс может быть создан на основании данных, полученных из системы корпоративного учета, системы управления доставкой, или Диспетчером склада в WMS Логистика. Управление складом.

На основании "Заказа на отгрузку" выполняется подбор товара из ячеек хранения. Поиск ячеек, в которых расположен товар по заказу, выполняется системой автоматически. Правила запуска автоматического планирования отбора настраиваются с помощью механизма событий.

Для сокращения времени на сборку заказов и количества подходов складских сотрудников при выполнении отбора "Заказы на отгрузку" могут объединяться в волну. Волна - группировка заказов для совместного отбора в разные контейнеры, соответствующие заказам. Объединение заказов в волны целесообразно выполнять при штучной отгрузке, когда несколько заказов должны быть подготовлены к одному времени отгрузки, и штучный товар по нескольким заказам отбирается в контейнеры-грузы.

Штучный товар может собираться по нескольким "Заказам на отгрузку" в один контейнер, который будет разобран и позаказно в отдельно выделенной зоне с помощью задачи на сортировку. В данном случае "Заказы на отгрузку" могут быть объединены в группу отбора.

Для отбора штучного товара по нескольким заказам могут быть заранее подготовлены грузы-контейнеры под каждый заказ. Подобный отбор является кластерным. При кластерном отборе товара система выдает подсказки, в какой контейнер, какой товар необходимо разместить.

При планировании отбора товара учитываются алгоритмы отбора, заданные в стратегиях отбора. Планирование отбора на складе обычно выполняется на основании следующих принципов:

1. Наличие выделенной зоны отбора. Как правило, под отбор товара выделяют нижний ярус стеллажей для ускорения процесса отбора. Поиск товара по заказам в первую очередь производится в данной зоне;

2. Кратность отбора какими единицами необходимо выполнять отбор товара: целыми паллетами, коробами или штуками. Например, если заказанное количество товара соответствует целой паллете, то отбор можно произвести сразу целой паллетом из зоны резервного хранения;

3. Учет типов стеллажей, используемых для хранения товара. Например, отбор из гравитационных стеллажей производится по принципу LIFO;

4. Учет сроков годности при отборе товара. Анализ требований по запасу срока годности для контрагента заказа.

Для осуществления возможности гарантийного возврата товара от покупателя на этапе отбора можно зафиксировать серийные номера отобранного товара.

На этапе создания "Заказа на отгрузку" может быть известна информация о номерах контейнеров, которые необходимо отгрузить, и их товарном составе. В данном случае планирование отбора производится по конкретному контейнеру, указанному в заказе.

Задача на отбор выполняется с применением радиотерминалов сбора данных. В качестве резервной технологии может быть рассмотрена технология работы по "бумажным" носителям.

По результатам отбора товар может быть перемещен в выделенную зону контроля и упаковки. Зона контроля и упаковки может быть оборудована рабочими местами с подключенными сканерами считывания штрих-кодов, с помощью которых производится сканирование отобранного товара и проверка на соответствие заказу. Процедура контроля может быть произведена и с применением радиотерминалов сбора данных. В процессе выполнения процедуры контроля отобранный товар может быть упакован в транспортные места контейнеры с печатью упаковочного листа для передачи транспортной компании, в собственный магазин или конечному клиенту [4, c.368].

По результатам отбора товара в один контейнер по нескольким заказам, объединенным в группу, выполняется последующая процедура сортировки. В процессе сортировки товар раскладывается по заказам для последующей отправки клиентам.

Проконтролированный и упакованный товар может быть еще раз пересчитан у ворот отгрузки или при загрузке в машину. В данном случае пересчет производится уже не по товарному составу, а по количеству отгружаемых грузовых мест.

Процесс внутреннего перемещения целых контейнеров, товара между контейнерами и ячейками в системе оформляется с помощью задач на перемещение. Для перемещения целых контейнеров и товарного состава контейнеров предусмотрены отдельные задачи. Задачи на перемещения используются для оформления любого перемещения товара по складу. Задачи на перемещение могут создаваться автоматически по событию на складе или вручную Диспетчером склада. Так, например, при обнаружении в процессе пересчета бракованного товара, может быть автоматически создано задание на перемещение данного товара в зону брака. Или автоматическое перемещение принятых предварительных контейнеров в зону временного хранения. При ручном создании задач на перемещение диспетчер склада может самостоятельно указать товар, контейнер и ячейку-источник и ячейку-получатель. Созданные вручную задания на перемещения могут быть отработаны с применением радиотерминала сбора данных. Задачи на перемещение могут создаваться в свободном режиме непосредственно из окна терминала, когда решение о том, что необходимо переместить, откуда и куда, принимает сотрудник склада самостоятельно.

При необходимости в пополнении зоны отбора товара в системе выполняется задача на подпитку. Подпитка выполняется под потребность "Заказа на отгрузку" или в любое время согласно регламенту склада. Подпитка может выполняться при достижении минимального количества контейнеров (товара) до максимального количества контейнеров (товаров) в области отбора. Минимальный и максимальный уровень остатков задаются для каждого товара.

Индивидуальные параметры подпитки настраиваются на уровне товара и выделенной зоны или ячеек отбора для товара. Подпитка зоны (фиксированных ячеек) отбора может производиться и зоны основного хранения, зоны ближнего буфера или зоны приемки. Правила подпитки определяются в стратегиях подпитки.

Задачи на подпитку выполняются с помощью терминала сбора данных. В качестве резервной технологии может применяться технология выдачи задач на бумажном носителе.

В системе предусмотрено несколько типов задач на пересчет.

1. Инвентаризация ячейки. При проведении инвентаризации ячейки пересчету подлежат все контейнеры и товары, расположенные в ячейке. При инвентаризации ячейки может производиться пересчет как по количеству контейнеров в ячейке, так и по товарному составу контейнера.

2. Инвентаризация контейнеров. При проведении инвентаризации контейнеров производится пересчет состава определенного контейнера, по которому создана задача.

3. Инвентаризация товара. При проведении инвентаризации товара производится пересчет конкретного товара во всех контейнерах и ячейках, в которых данный товар расположен.

4. Контроль приемки. Задача по контролю приемки предназначена для пересчета вновь принятого на склад товара.

5. Контроль отгрузки. Задача по контролю отгрузки предназначена для пересчета отгружаемого под заказ клиента товара со склада.

6. Контроль качества. Задача по контролю качества предназначена для пересчета и проверки состояния товара на складе. Контроль качества может быть проведен на любой стадии обработки товара: в зоне приемки на поступивший товар, в процессе хранения или отгрузки.

На больших складах, оперирующих в основном паллетным хранением, инвентаризация может проводиться "на лету" с пересчетом паллет по количеству, расположенных в ячейках. В данном случае состав паллет может не пересчитываться. Для проведения подобной инвентаризации используется задача на пересчет с типом Инвентаризация контейнеров. Для пересчета товарного состава ячеек, контейнеров, или конкретного товара на складе используется задача на пересчет с типом Инвентаризация состава контейнеров. Проведение инвентаризации с использованием WMS Логистика. Управление складом не требует полной остановки работы склада, и может проводиться по ограниченной области ячеек (проезду, стеллажу, ярусу) или определенной товарной группе [5].

Блокировка ячейки на момент проведения пересчета не производится, что позволяет не останавливать работу по инвентаризируемой ячейке для выполнения других складских операций.

Принятый на склад товар может быть проконтролирован по количеству и качеству с помощью задачи на "Контроль приемки".

Отобранный под заказ клиента товар также может быть проконтролирован с помощью задачи на "Контроль отгрузки".

Для проверки и контроля качества товара на любом этапе складской грузообработки может быть проведена процедура Контроля качества. Проведение контроля качества товара, как правило, характерно для продуктовых складов, и проводится отдельными сотрудниками отдела контроля качества. Процедура контроля и изменения качества на других складах также применяется при обнаружении бракованного товара и необходимости его списания или утилизации. В результате проведения данной операции может измениться статус товара.

Для оформления в системе операций по складской обработке товара используется задачи.

Задача - это любое действие с товаром на складе, например, задача на перемещение товара из одной ячейки в другую, задача на отбор товара из ячейки или задача на пересчет. Задачи делятся на типы в зависимости от складских операций, выполняемых на складе.

Задачи создаются автоматически по расписаниям или событиям системы и обрабатываются при помощи радиотерминалов сбора данных, подключенных к системе. В исключительных случаях задачи на исполнение складской операции могут быть созданы Диспетчером системы вручную и переданы для выполнения на терминал или по "бумажной" технологии, которая может быть использована в качестве резервной технологии.

Задачи по складской обработке сортируются по приоритетам выполнения. Задача, выполняемая на складе, может иметь высокий, средний и низкий приоритет. Задачи с высоким приоритетом выполняются на складе в первую очередь. Например, важной может быть задача по отбору товара по срочному заказу клиента. Данная задача должна быть обработана на складе в первую очередь с максимально высоким приоритетом.

Задачи могут выполняться в несколько шагов, например, задачи по перемещению товара между зонами. Для перемещения принятого товара из зоны приемки в узкопроходные стеллажи на хранение, товар может проходить через две ячейки-размещения. В первом подходе с помощью погрузчика товар перемещается из зоны приемки в зону буфера примыкающую зону к узкопроходным стеллажам. После чего из зоны буфера с помощью штабелера перемещается в зону основного хранения в узкопроходных стеллажах. Подобная задача на перемещение имеет две ячейки-размещения: временная и конечная. Данная многошаговость выполнения перемещения учитывается в WMS Логистика. Управление складом при обработке задачи.

Складские задачи могут группироваться в рабочие потоки по настраиваемым признакам, выдаваемые складским сотрудникам на выполнение. Например, может быть создан рабочий поток по перемещению товара в высотных стеллажах, в который могут входить задачи на перемещение, размещение и подпитку товара. Данный рабочий поток может быть назначен для работы только складскому сотруднику, работающему со штабелером. При выборе рабочего потока заданий сотруднику на терминал будут попадать для выполнения все задачи, входящие в данный рабочий поток.

Для мониторинга этапов выполнения задач используется Рабочее место диспетчера задач. В данном рабочем месте Диспетчер склада может контролировать ход исполнения задач, вносить исправления в случае возникновения нестандартных ситуаций [6].

Автоматизация анализа эффективности работы склада

По факту обработки складских операций функционал WMS Логистика. Управление складом позволяет выполнить:

1. Мониторинг состояния заказов и задач к выполнению;

2. Анализ наполненности склада в разрезе зон и ячеек хранения;

3. Анализ текущего состояния склада в разрезе адресного хранения;

4. План-фактный анализ ожидаемого к поступлению товара и по факту принятого на склад;

5. План-фактный анализ заказанного и отгруженного товара со склада (Рис.3) [25, c.439].

Рисунок 3. План-фактный анализ заказанного и отгруженного товара со склада

1.2 RFID-автоматизированная система для инвентаризации имущества и контроля за его перемещением