Разработка информационной системы "Учет писем-обращений"

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУК УКРАИНЫ

ХАРЬКОВСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ

Кафедра ИУС

Отчет

по преддипломной практике

Выполнила: Приняли:

Ст. гр. ИУСТ-00-2

Хоцкая Ю.В.

Харьков 2011

РЕФЕРАТ

Отчет о преддипломной практике содержит 41 страницу, 2 рисунка, 7 таблиц, 1 приложение, 11 источников.

Преддипломную практику проходила на предприятии ООО «ПрофИТсофт».

Целью преддипломной практики является:

- закрепление знаний, умений и практических навыков, полученных при изучении теоретических курсов;

- ознакомление с организационной структурой предприятия;

- ознакомление с основной сферой деятельности предприятия;

- сбор материалов по теме дипломного проекта “Разработка информационной системы «Учет писем- обращений».

В ходе преддипломной практики были проведено обследование объекта автоматизации дипломного проекта, изучен пакет нормативной документации, определена организационная структура объекта, разработаны элементы ТЗ, построена концептуальная модель базы данных проектируемой системы.

Объектом автоматизации дипломного проекта является отдел канцелярии, основной сферой деятельности которого является делопроизводство.

При построении информационной модели системы было использовано Case-средство - ERWin. Оно позволяет увеличить производительность труда, сократить сроки выполнения работ, улучшить качество программных продуктов.

Областью применения проектируемой системы являются отдел канцелярии, который занимается регистрацией и учетом корреспонденции, передачей документов на рассмотрение, рассылкой по исполнителям, контролем исполнения резолюций, учетом отчетов исполнителей по резолюциям, списанием документов в дело, справочно-поисковой работой.

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, БАЗА ДАННЫХ, СУБД, ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ.

СОДЕРЖАНИЕ

Перечень условных обозначений

Введение

1 Обзор и анализ современных подходов к проектированию информационных систем отдела канцелярии

2 Результаты предпроектного обследования объекта автоматизации

2.1 Характеристика объекта автоматизации

2.2 Организационная структура объекта автоматизации

3 Постановка задачи проектирования

3.1 Цели и назначение проектируемой ИСС

3.2 Требования к проектируемой ИСС

3.2.1 Требования к системе в целом

3.2.2 Требования к функциям ИСС

3.2.3 Требования к видам обеспечения

3.3 Описание постановки задач

Выводы

Перечень использованных источников

ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ

ОА - объект автоматизации

ЛВС - локальная вычислительная сеть

ПК - персональный компьютер

ПО - программное обеспечение

СУБД - система управления базами данных

ТО - техническое обеспечение

ИО - информационное обеспечение

РБД - распределенная база данных

ИС - информационная система

ВВЕДЕНИЕ

Преддипломную практику проходила на предприятии ООО «ПрофИТсофт», которое занимается производством (тиражирование) программных средств, ремонтом средств вычислительной техники, информационно-вычислительным обслуживанием, разработкой, поставкой и документированием готового программного обеспечения индивидуального и общего пользования, изготовлением программ на заказ пользователя и т.д..

ООО «ПрофИТсофт» было создано молодыми специалистами ХНУРЭ в 2002 году. Компания занимается разработкой информационных систем с использованием технологии Java (Servlet, JSP, EJB) и языков программирования VB, C++ и т.д.

Материнской компанией ООО «ПрофИТсофт» является немецкая компания «VData Software-Entwicklung GmbH», которая специализируется на разработке информационных систем в области пенсионного страхования. Компания VData Software-Entwicklung GmbH была основана в 1996 году в г. Мюнхене, столице федеральной земли Бавария, специалистами в области информационных технологий и страхования.

ООО «ПрофИТсофт» создано с целью удовлетворения общественных потребностей в исполнении Обществом работ и услуг, получения прибыли и реализации социальных и экономических интересов участников, путем осуществления научно-исследовательской, производственной и коммерческой деятельности.

Миссия ООО «ПрофИТсофт» - предоставить комплексную разработку информационных систем под Internet любому субъекту общества путем справедливого и максимально надежного страхования.

За время своей деятельности ООО ПрофИТсофт успешно реализовало большое количество проектов. Среди них множество финансово-экономических калькуляторов, мелких и средних Web-базированных специализированных систем. Свою деятельность ООО «ПрофИТсофт» осуществляет в основном не на внутреннем рынке Украины а на внешнем рынке через фирму немецкую фирму «VData Software-Entwicklung GmbH», которая специализируется на разработке информационных систем в области пенсионного страхования. Среди основных заказчиков фирмы преобладающую часть занимают немецкие фирмы.

К настоящему времени информационные технологии в управлении достигли весьма высокого уровня развития. В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение классов "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами". Такие системы представляют собой промышленные гибко настраиваемые программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота.

В силу богатых возможностей настройки современных программных комплексов инструментальные вопросы отходят на второй план, а особую значимость получают методологические аспекты создания корпоративной системы электронного документооборота. В настоящее время, преждевременно говорить о существовании сложившейся общеизвестной методологии построения таких систем. Многие организации ведут активную деятельность в данной области, но успешно эксплуатируемых полнофункциональных систем электронного документооборота в Украине известно немного.

Для крупного производственного предприятия, при ведении производственной деятельности в условиях быстро меняющейся экономической обстановки и конкурентной среды решение проблем документного обеспечения управления становится одной из приоритетных задач. Эффективное управление производственными и вспомогательными подразделениями, ускорение производственных и экономико-хозяйственных процессов, своевременное принятие управленческих решений на основе достоверного анализа имеющейся информации о текущем состоянии процессов, происходящих на предприятии - все это обеспечивает устойчивую и эффективную производственную деятельность.

Кроме того, последние изменения в законодательстве и нормативах, касающихся, документного обеспечения деятельности хозяйствующих субъектов выдвигают новые, более жесткие требования к организации и функционированию служб, обеспечивающих работу с документами.

Целью преддипломной практики является использование теоретических знаний и практических навыков, полученных за период обучения, в решении задач дипломной работы.

Цель дипломной работы - разработка информационной системы «Учет писем-обращений», предназначенной для учета корреспонденции отдела канцелярии, с использованием передовых информационных технологий и современных вычислительных средств и средств связи.

1 ОБЗОР И АНАЛИЗ СОВРЕМЕННЫХ ПОДХОДОВ К ПРОЕКТИРОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ОТДЕЛА КАНЦЕЛЯРИИ

В этом разделе проводится анализ информационно-аналитических систем целью, которой является формулировка понятийной основы, на которой будет базироваться более конкретный материал следующих разделов.

Конечно, в зависимости от конкретной области применения информационно-аналитические системы могут очень сильно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Выделяют, по крайней мере, два свойства, которые являются общими для всех информационных систем. Во-первых, любая информационная система предназначена для сбора, хранения и обработки информации. Поэтому в основе любой информационной системы лежит среда хранения и доступа к данным. Среда должна обеспечивать уровень надежности хранения и эффективность доступа, которые соответствуют области применения информационной системы. Но, в вычислительных программных системах наличие такой среды не является обязательным. Основным требованием к программе, выполняющей численные расчеты, является ее быстродействие. Нужно, чтобы программа произвела достаточно точные результаты за установленное время.

Во-вторых, информационные системы ориентируются на конечного пользователя. Такие пользователи могут быть очень далеки от мира компьютеров. Для них терминал, персональный компьютер или рабочая станция представляют собой всего лишь орудие их собственной профессиональной деятельности. Поэтому информационная система обязана обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который должен предоставить конечному пользователю все необходимые для его работы функции, но в то же время не дать ему возможность выполнять какие-либо лишние действия.

Конкретные задачи, которые должны решаться информационной системой, зависят от той прикладной области, для которой предназначена система. Области применения информационных приложений разнообразны: банковское дело, страхование, медицина, транспорт, образование и т.д. Трудно найти область деловой активности, в которой сегодня можно было обойтись без использования информационных систем. С другой стороны, очевидно, что, например, конкретные задачи, решаемые банковскими информационными системами, отличаются от задач, решение которых требуется от медицинских информационных систем.

Но можно выделить некоторое количество задач, не зависящих от специфики прикладной области. Естественно, такие задачи связаны с общими чертами информационных систем. Прежде всего, кажется бесспорным мнение о том, что наиболее существенной составляющей является информация, которая долго накапливается и утрата которой невосполнима. Уровень надежности и продолжительность хранения информации во многом определяются конкретными требованиями корпорации к информационной системе.

Следующей задачей, которую должно выполнять большинство информационных систем, - это хранение данных, обладающих разными структурами. Трудно представить себе более или менее развитую информационную систему, которая работает с одним однородным файлом данных. Более того, разумным требованием к информационной системе является то, чтобы она могла развиваться. Могут появиться новые функции, для выполнения которых требуются дополнительные данные с новой структурой. При этом вся накопленная ранее информация должна остаться сохранной. Теоретически можно решить эту задачу путем использования нескольких файлов внешней памяти, каждый из которых хранит данные с фиксированной структурой.

При использовании такого подхода информационная система перегружается деталями организации хранилища данных. При выполнении функций уровня пользовательского интерфейса информационной системе самой приходится выполнять выборку информации из файлов по заданному критерию. Некоторые системы управления файлами позволяют выбирать записи по простому критерию, например, по заданному значению ключа записи. Но, во-первых, такие возможности выборки всегда ограничены, и с большой вероятностью придется вынести хотя бы часть функций выборки в код самой информационной системы. Во-вторых, наличие нескольких файлов данных разной структуры неявно предполагает, что при выполнении некоторых функций информационной системы потребуется выборка согласованной (по заданному критерию) информации из нескольких файлов. Такие возможности никогда не поддерживаются файловыми системами.

Известны примеры реально функционирующих информационных систем, в которых хранилище данных планировалось основывать на файлах. В результате развития большинства таких систем в них выделился отдельный компонент, который представляет собой примитивную разновидность системы управления базами данных (СУБД).

Все развитые СУБД поддерживают понятие транзакции. Если информационная система базируется на СУБД такого класса, то для обеспечения согласованности действий параллельно работающих конечных пользователей достаточно при проектировании системы правильно связать операции информационной системы с транзакциями СУБД.

В корпоративных информационных системах по естественным причинам часто возникает потребность в распределенном хранении общей базы данных. Например, разумно хранить некоторую часть информации как можно ближе к тем рабочим местам, в которых она чаще всего используется. По этой причине при построении информационной системы приходится решать задачу согласованного управления распределенной базой данных (иногда применяя методы репликации данных). При однородном построении распределенной базы данных (на основе однотипных серверов баз данных) эту задачу обычно удается решить на уровне СУБД (большинство производителей развитых СУБД поддерживает средства управления распределенными базами данных). Если же система разнородна (т.е. для управления отдельными частями распределенной базы данных используются разные серверы), то приходится прибегать к использованию вспомогательных инструментальных средств интеграции разнородных баз данных типа мониторов транзакций.

Традиционным методом организации информационных систем является двухзвенная архитектура “клиент-сервер”.

Система “клиент-сервер” представляет собой клиент-серверное приложение, состоящее из ПО сервера (в дальнейшем - сервер) и ПО клиентов (в дальнейшем - клиент).

Совокупность сервера и клиента называется домен. Клиент и сервер, по сути, являются равноправными компонентами (сервисами) работы с объектами системы. Они используют отдельную библиотеку, подключаемую для работы сервера и клиентского ПО. Объекты системы создаются на основании ранее описанных классов и хранятся в объектной базе данных (далее - ОБД). Методы объектов могут быть описаны на любом языке, который может быть транслирован в байт-код, в котором эти методы хранятся и используются в ОБД.

Взаимодействие сервера и клиентов осуществляется по определённому протоколу поверх протокола TCP/IP. По этому протоколу осуществляется получение объектов, вызов методов объектов на сервере или же скачивание байт-кода методов. На рисунке 1.1 представлен домен клиент/сервер.



Рисунок 1.1 - Домен клиент/сервер E/AS

информационная аналитическая система корреспонденция

Принципы работы клиента с сервером:

- Клиент после аутентификации получает форму своей рабочей области. Это форма, которая содержит все необходимые инструменты для работы пользователя в соответствии с его правами доступа и привилегиями.

- При вызове определённой формы, она запрашивается на сервер. После получения формы (и необходимых методов для работы с ней локально), она адресуется через драйвер форм.

- Оператор, работает с данными в форме, и события работы с формой обрабатываются через байт-машину через локальные или серверные методы работы с формой и объектом.

- Помимо указанной работы с формой, оператор может получить печатную форму необходимого документа или отчёт (посредство вызова определённого метода формирования печатных форм). Этот документ может быть распечатан или экспортирован в другую программу.

Клиент/серверная архитектура предполагает распределение задач и вычислительной нагрузки по нескольким компьютерам, объединенным в сеть. Программное обеспечение информационной системы, реализованной в этой архитектуре, логически разделяется на серверное ПО, ПО среднего уровня и ПО клиентских рабочих мест (клиентов). При этом программное обеспечение клиентов отвечает за презентационные функции и взаимодействие с пользователем, средний уровень - за выполнение логических правил и обработку информации идущей к клиенту или от клиента, сервер обеспечивает безопасное и надежное хранение данных и осуществление выборок данных по запросам.

Если каждый уровень представлен отдельным программным модулем, то мы имеем дело с логической трехуровневой клиент/серверной архитектурой. Модули могут инсталлироваться как на три и более отдельных машин, так и на две в зависимости от обстоятельств.

Реализация информационных систем в архитектуре клиент/сервер обеспечивает:

- надежность хранения информации - Вы можете больше не беспокоиться о том, что аппаратные сбои или ошибочные действия персонала приведут к потере данных;

- целостность информации - встроенные механизмы существенно снижают вероятность возникновения коллизий при вводе и редактировании данных;

- регламентированный доступ к информации - каждый пользователь может работать только с теми данными, к которым он получил доступ, и только в том режиме, который соответствует данным ему правам; возможность безопасного подключения к глобальным сетям;

- многопользовательский режим работы с информацией, в том числе и удаленных пользователей; высокую производительность и снижение нагрузки на сеть за счет распределения процессов между серверами и рабочими станциями;

- минимизацию сетевого трафика

- масштабируемость - производительность системы растет пропорционально числу процессоров и оперативной памяти серверов.

- оптимизацию распределения вычислительной нагрузки между сервером и клиентом.

И, наконец, еще один класс задач относится к обеспечению удобного и соответствующего целям информационной системы пользовательского интерфейса. Более или менее просто выяснить функциональные компоненты интерфейса, например, какого вида должны предлагаться формы и какого вида должны выдаваться отчеты. Но построение действительно удобного и неутомительного для пользователя интерфейса - это задача дизайнера интерфейса. Нужно отдавать себе отчет в том, что задача эргономичности интерфейса не формализуется. При ее решении не помогут никакие средства автоматизации разработки интерфейса. Такие средства облегчают только построение компонентов интерфейса. Построение же полного интерфейса - это творческая задача, при решении которой нужно учитывать требования эстетичности и удобства, а также принимать во внимание особенности конкретной области применения информационной системы.

ИС «Учет писем - обращений» применяется для отдела канцелярии. Канцелярия существует на каждом предприятии маленьком, большом.

Данная ИС предназначена для ведения учета входящей и исходящей корреспонденции, отслеживания договоров, заказов и работ менеджеров. Она позволяет создать единую структуру хранения и отслеживания информации на предприятии.

ООО «ПрофИТсофт» специализируется на разработке информационных систем в частности, в области пенсионного страхования. Так как фирма занимается разработкой ИС, заключение договора на сотрудничество - основной пункт при взаимодействии с заказчиками.

Из этого следует, что применение ИС «Учет писем - обращений» на фирме целесообразно и необходимо. Она позволит создать единую структуру хранения и отслеживания информации на предприятии.

2 ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ

2.1 Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации является отдел канцелярии. Организационная структура приведена на рисунке 2.1

Основной сферой деятельности ОА является делопроизводство. То есть отдел канцелярии занимается работой с документами: регистрация и учет корреспонденции, передача на рассмотрение, рассылка по исполнителям, контроль исполнения резолюций, учет отчетов исполнителей по резолюциям, списание документов в дело, справочно-поисковая работа.

Основные функции отдела:

1. Принимает поступающую на рассмотрение начальника управления корреспонденцию, регистрирует ее, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

2. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

3. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и исполнением документов, поступивших на исполнение.

На предприятии (в организации) регистрацией входящей и исходящей корреспонденции может заниматься не только канцелярия предприятия, но и канцелярии некоторых подразделений. Программа позволяет вести учет корреспонденции в произвольном количестве мест. Если этой работой занимается только канцелярия, то в программе будет одно место регистрации корреспонденции. Справочники программы и журналы учета (картотеки) корреспонденции ведутся для каждого места регистрации.

Взаимодействие ОА с внешними по отношению к нему подразделениями осуществляется на основании документов, формируемых отделом в процессе его функционирования.

2.2 Организационная структура объекта автоматизации

Цель организационной структуры состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией задач.

3 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ ПРОЕКТИРОВАНИЯ

3.1 Цели и назначение проектируемой ИС

Информационная система “Учет писем- обращений” предназначена для автоматизации введения учета входящей и исходящей корреспонденции отдела канцелярии, с использованием передовых информационных технологий и современных вычислительных средств и средств связи. Она позволяет создать единую структуру хранения и отслеживания информации на предприятии.

Основные функции системы:

- автоматизация процесса обработки и хранения входящей и исходящей корреспонденции;

- ввод и хранение корреспонденции;

- ввод и хранение поступивших телефонных звонков;

- контроль срока исполнение корреспонденции;

- присоединение к письмам других файлов и открытие их из системы;

- учет резолюций, выданных по документам руководством организации и постановка документов на контроль;

- централизованный контроль исполнения документов;

- списание документов в дело;

- ведение информационно-справочной работы;

- формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Основными целями создания ИС является:

- снижение трудоемкости сбора, передачи, хранения и обработки информации;

- повышение оперативности выдачи справочной и отчетной информации, базирующейся на учетных данных;

- повышение эффективности и результативности контроля выполнения решений;

- автоматизация делопроизводства и повышение производительности труда;

- обеспечение целостности, сохранности и достоверности информации, накопленной в информационной системе;

- обеспечение надежной защиты от несанкционированного доступа, разграничение полномочий по уровням, регистрации обращений и выполняемых операций.

Эффективность системы заключается в том, что система позволяет руководителю быть информированным о количестве поступившей корреспонденции и состояние каждого письма. Руководитель имеет возможность видеть историю работы с корреспонденцией, связи между письмами исходящими и входящими. Позволяет делать ретроспективный взгляд на все письма по данному контрагенту, проекту и/или исполнителю.

Система дает возможность секретарю сохранять все важные телефонные звонки и письма, которые сможет увидеть директор, либо любой исполнитель. Также позволяет клиенту быть уверенным, что его письмо не будет потеряно, что останется вся его история обращений к организации, кто был исполнителем, когда и что было сделано. Сотруднику - позволяет иметь информацию о корреспонденции, связанной с ним, какие письма были им выполнены, а какие в работе.

3.2 Требования к проектируемой ИСС

3.2.1 Требования к системе в целом

В состав ИС должны входить такие подсистемы:

1 «Документы» - подсистема предназначена учета и контроля корреспонденции, движущейся по отделу канцелярия.

2 «Справочники» - подсистема предназначена для введения справочной информации отдела канцелярии.

3 «Отчеты» - подсистема предназначена для создания отчетной документации по проведенной работе.

Обмен информацией между компонентами системы производятся через многопользовательскую базу данных. Для работы с базой данных необходимо спроектировать и реализовать ЛВС.

Обмен информацией со смежными подсистемами должен производиться автоматически и только в специально оговоренных случаях посредством пересылки документов. Средством связи в данном случае служит вычислительная сеть предприятия.

При разработке ИС необходимо предусмотреть защиту информации от несанкционированного доступа, которая должна осуществляться организационными и программными методами, закрывающими доступ к определенным данным для чтения или записи определенной группе пользователей.

Сохранность информации в базе данных должна обеспечиваться путем создания системы паролей, а также созданием архивов информационных файлов и программных средств, необходимых для восстановления данных.

Надежность ИС обеспечивается выбранным комплексом технических и программных средств, а также условиями эксплуатации, создаваемыми пользователями.

3.2.2 Требования к функциям ИС

Система «Учет писем - обращений» должна реализовывать следующие функции:

- введение справочной информации для учета входящей и выходящей корреспонденции;

- введение учета и контроля корреспонденции, движущейся по отделу канцелярия, регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;

- учет резолюций, выданных по документам руководством организации и постановка документов на контроль;

- централизованный контроль исполнения документов;

- списание документов в дело;

- формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

ИС « Учет писем - обращений» должна функционировать в режиме реального масштаба времени. Подсистема формирования отчетов должна позволять создавать отчеты как текстовый документ, как Excel, в формате html или xml. Выходными данными этих задач является информация, выдаваемая на экран.

3.2.3 Требования к видам обеспечения

Система должна быть развивающейся, так как объемы работы предприятия постоянно увеличиваются, а также необходимо предусмотреть возможность модернизации системы с целью повышения эффективности ИС путем внедрения новых информационных технологий. Состав данных в системе определяется решаемыми функциональными задачами.

Исходя из особенностей ОА, данные в системе должны быть, организованы в виде многопользовательской базы данных. Информационный обмен между компонентами системы должен происходить через сервер баз данных, так как на стадии разработки концепции ИС был принят вариант, реализующий многопользовательскую БД посредством применения сервера баз данных. Благодаря этой технологии в системе выполняется требование совместимости со смежными системами, в которых должна быть реализована эта же технология.

Исходя из выбранного способа организации данных в данной системе необходимо применение в качестве системы управления базой данных реляционных СУБД, InterBase 6.5. В системе должна быть использована сетевая СУБД InterBase 6.5.

Представление данных должно быть следующим - данные представлены в электронном виде, но по требованию пользователя могут быть распечатаны. Для защиты данных от разрушения при авариях и сбоях в электропитании необходимо применять резервное копирование данных, а также архивирование данных.

Контролировать данные должен администратор БД. Он же должен выполнять резервное копирование и архивирование данных для их хранения и восстановления. Обновление данных производится по мере поступления новых данных.

Разработка прикладных программ в системе должна обеспечиваться с использованием таких средств разработки, как визуальные среды программирования Delphi и CBuilder, а также с использованием компилятора языка C.

Структура процесса сбора, обработки, передачи данных в системе и представления данных должна быть следующей: сбор данных производится посредством поступивших документов, информация из которых вводятся в базу данных либо источником информации может быть персонал предприятия. Обработка и передача данных должна быть автоматизирована, то есть происходить с минимальным участием человека.

3.3 Описание постановки задач

3.3.1 Характеристика задачи

Задача "Ведение справочной информации" подсистемы «Справочник» предназначена для ввода, редактирования, просмотра и удаления справочной информации, необходимой для введения учета корреспонденции движущейся по отделу. Такой информацией является: подразделения, обязательные каталоги, сотрудники, шаблоны, социальное положение, резолюции, адреса, улицы, корреспонденты, резолюторы. Задача "Ведения справочной информации" решается каждый раз при изменении справочных данных.

Задача «Введение учета корреспонденции» подсистемы «Документы» предназначена для ввода, редактирования, просмотра и удаления входящей и исходящей корреспонденции, движущейся по отделу. Такой информацией является: входной документ, входной ответ, выходной документ, выходной ответ. Задача решается при поступлении в отдел корреспонденции.

Задача «Введение отчетной документации» подсистемы «Отчет» предназначена для создания отчетов по проделанной работе. Созданные отчеты содержат всю информацию связанную с корреспонденцией движущейся по отделу.

3.3.2 Выходная информация

Выходная информация задачи представляется в виде видеограмм, состоящих из сообщений, перечень и описание которых приведено в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Перечень и описание выходных сообщений.

Наименование сообщения	Идентифи катор	Периодич ность	Форма представле-ния выходного сообщения	Получа тель и назначе ние
Список зарегистрирован ной входной корреспонденции	Vhod_Korespon	По запросу	Печатный документ, видеограмма
Список зарегистрирован ной выходной корреспонденции	Vihod_Korespon	По запросу	Печатный документ, видеограмма
Отчет	Otchet	По запросу	Печатный документ, видеограмма

Описание структурных единиц информации, имеющих самостоятельное значение, всех этих выходных форм приведено в таблицах 3.2-3.3 .

Таблица 3.2 - Описание структурных единиц информации выходной формы "Список зарегистрированной входной корреспонденции" (Vhod_Korespon).

№ п/п	Наименование	Тип	Размер
1	Регистрационный номер письма	Числовой	4
2	Дата регистрации входного письма	Дата
3	Район проживания корреспондента	Символьный	200
4	Фамилия корреспондента	Символьный	50
5	Имя корреспондента	Символьный	50
6	Отчество корреспондента	Символьный	50
7	Город проживания адресанта	Символьный	50
8	Улица проживания адресанта	Символьный	50
9	Дом проживания адресанта	Символьный	50
10	Квартира проживания адресанта	Символьный	50
11	Социальный статус адресанта	Символьный	50
12	Телефонный номер адресанта	Символьный	50
13	Краткое содержание просьбы адресанта	Символьный	200
14	ФИО кому поручено решение проблемы	Символьный	50

В выходном сообщении Vhod_Korespon информация должна быть упорядочена по регистрационному номеру входного письма.

Таблица 3.3 - Описание структурных единиц информации выходной формы "Список зарегистрированной выходной корреспонденции" (Vihod_Korespon).

№ п/п	Наименование	Тип	Размер
1	Регистрационный номер выходного письма	Числовой	4
2	Дата регистрации выходного письма	Дата	6
3	Регистрационный номер связанного входного письма	Символьный	200
4	Фамилия корреспондента	Символьный	50
5	Имя корреспондента	Символьный	50
6	Отчество корреспондента	Символьный	50
7	Название организации	Символьный	50
8	Должность корреспондента в организации	Символьный	50
9	Краткое содержание выходного письма	Символьный	200

В выходном сообщении Vihod_Korespon информация должна быть упорядочена по регистрационному номеру выходного письма.

3.3.3 Входная информация

Входная информация задачи представлена входными экранными формами (видеограммами), отображающими результаты обработки информации на экране монитора. В таблице 3.4 приведен перечень и описание входных сообщений.

Таблица 3.4 - Перечень и описание входных сообщений

Наименование сообщения	Иденти- фикатор	Перио- дичность	Форма представления выходного сообщения	Получатель и назначение
Форма для заполнения информации о входящем документе	Vhod_dok	По запросу	Печатный документ, видеограмма
Форма для заполнения информации о выходящем документе	Vihod_dok	По запросу	Печатный документ, видеограмма

Описание структурных единиц информации, имеющих самостоятельное значение, всех этих входных форм приведено в таблицах 3.5-3.6.

Таблица 3.5 - Описание структурных единиц информации входной формы " Форма для заполнения информации о входящем документе" (Vhod_dok).

№ п/п	Наименование	Тип	Размер
1	Регистрационный номер письма	Числовой	4
2	Дата регистрации входного письма	Дата
3	Район проживания корреспондента	Символьный	200
4	Фамилия корреспондента	Символьный	50
5	Имя корреспондента	Символьный	50
6	Отчество корреспондента	Символьный	50
7	Город проживания адресанта	Символьный	50
8	Улица проживания адресанта	Символьный	50
9	Дом проживания адресанта	Символьный	50
10	Квартира проживания адресанта	Символьный	50
11	Социальный статус адресанта	Символьный	50
12	Телефонный номер адресанта	Символьный	50
13	Краткое содержание письма	Символьный	200

Во входном сообщении информация должна быть упорядочена по регистрационному номерe входного письма.

Таблица 3.6 - Описание структурных единиц информации входной формы " Форма для заполнения информации о выходящем документе" (Vihod_dok).

№ п/п	Наименование	Тип	Размер
1	Регистрационный номер письма	Числовой	4
2	Дата регистрации входного письма	Дата
3	Район проживания корреспондента	Символьный	200
4	Фамилия корреспондента	Символьный	50
5	Имя корреспондента	Символьный	50
6	Отчество корреспондента	Символьный	50
7	Адрес корреспондента	Символьный	50
8	Социальный статус адресанта	Символьный	50
9	Кому поручено исполнение	Символьный	200
10	Краткое содержание письма	Символьный	200

Во входном сообщении информация должна быть упорядочена по регистрационному номерe входного письма.

На основании приведенного описания входной и выходной информации была разработана структура БД ИАС «Благотворительный фонд» с использованием CASE средства ERwin. Структура таблиц логической структуры БД приведена на рисунке 3.1. Структура таблиц физической структуры БД под СУБД InterBase приведена на рисунке 3.2.



Рисунок 3.1 - Логическая структура БД ИС «Учет писем - обращений»

Рисунок 3.2 - Физическая структура БД ИС «Учет писем - обращений» под СУБД InterBase

ВЫВОДЫ

Отчет по преддипломной практике содержит результаты работ по разработке ИС “Учет писем - обращений”.

В ходе преддипломной практики выполнено:

1. Обследование объекта автоматизации дипломного проекта;

2. Проведен анализ документооборота объекта автоматизации

3. Разработка элементов информационного обеспечения.

Эффективность системы заключается в том, что система позволяет руководителю быть информированным о количестве поступившей корреспонденции и состояние каждого письма. Руководитель имеет возможность видеть историю работы с корреспонденцией, связи между письмами исходящими и входящими. Позволяет делать ретроспективный взгляд на все письма по данному контрагенту, проекту и/или исполнителю.

Система дает возможность секретарю сохранять все важные телефонные звонки и письма, которые сможет увидеть директор, либо любой исполнитель. Также позволяет клиенту быть уверенным, что его письмо не будет потеряно, что останется вся его история обращений к организации, кто был исполнителем, когда и что было сделано. Сотруднику - позволяет иметь информацию о корреспонденции, связанной с ним, какие письма были им выполнены, а какие в работе.

ПЕРЕЧЕНЬ ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Единая система конструкторской документации. Основные положения. Издание официальное. - Москва: Государственный комитет СССР по стандартам, 1983. - 244 с.

2. Единая система проектной документации. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила оформления. - М., 2010.

3. ГОСТ 34.602-89 - Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы. - М., 1989.

4. ГОСТ 24.211-82 - Требования к содержанию документа “Описание алгоритма”. - М., 1982.

5. ДСТУ 3008-08 - Документация. Отчеты в сфере науки техники. Структура и правила оформления. - К., 2005.

6. Методичні вказівки з дипломного проектування за спеціальністю 8.080401 - інформаційні управляючі системи і технології освітньо-кваліфікаційний рівень - спеціаліст -комп'ютерні науки. - Харків: хнуре, 2009. - 41 с.

7. РД 50-34.698-90 - автоматизированные системы требования к содержанию документов;

Размещено на Allbest.ru