Анализ автоматизированной системы обработки экономической информации предприятия "Дорремстрой"

На данный момент корпорация "Парус" осуществляет внедрение программных продуктов для крупных и средних предприятий, а также государственных структур. Количество клиентов корпорации в Украине превысило 5000 предприятий и организаций.

Автоматизируемые функции и задачи программного продукта Парус-Бюджет 4.32, установленного на предприятии ГКП “ Дорремстрой “:

Бухгалтерский учет

Производство

Арендные платежи

Начисление зарплаты.

Документооборот в системе Парус основан на следующих принципах:

по отношению к зарегистрированному в системе документу может быть предпринят ряд действий, которые составляют этапы документооборота. Результатом выполнения одного такого этапа может быть модификация данных самого документа, снабжение его дополнительной информацией, регистрация других документов и объектов учета системы, например, хозяйственных операций бухгалтерского учета;

выполненный этап документооборота можно отменить, то есть удалить из базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самого документа отметку о выполнении этапа;

возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставить в зависимость от состояния других этапов (выполнен или нет) для этого же документа. Право выполнения этапа может предоставляться ограниченному кругу пользователей;

для каждого документа система ведет "Журнал документооборота", в который автоматически записывает всю историю: кто, когда и с какими особенностями проводил этапы. Для каждого документа можно оперативно просмотреть список "родительских" и "дочерних" документов.

Многогранность проблем, с которыми сталкиваются предприятия, различие размеров этих предприятий, разная степень их готовности к автоматизации управления, с одной стороны, и стремление корпорации "Парус" удовлетворить запросы самого широкого круга клиентов, с другой стороны, обусловливают разнообразие решений, предлагаемых разработчиками: от тиражируемых "коробочных" продуктов до крупных специализированных проектов.

В процесс внедрения информационной системы управления предприятием (ИСУП) Парус-Бюджет 4.32 в "Дорремстрое" были пройдены четыре этапа:

Предпроектное обследование.

Проектирование, настройка и адаптация системы.

Подготовка программного обеспечения и запуск в промышленную эксплуатацию.

Лицензионное сопровождение.

Комплексная система Парус обеспечивает автоматизацию четырех основных бизнес-направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия, - управление финансами, логистика, управление производством, управление персоналом. Кроме того, автоматизации подлежат функции страхования.

Система Парус полностью поддерживает классическую модель управления предприятием и на макроуровне характеризуется обеспечением следующих факторов бизнес-логики управления:

финансовое и материальное планирование ресурсов предприятия с перспективным развитием поддержки календарного планирования. Качественное решение этой задачи определяет основы ритмичной и согласованной работы всех подразделений предприятия;

четкая фиксация всех фактов финансово-хозяйственной деятельности, происходящих в процессе функционирования предприятия;

анализ исполнения планов с возможностью детализации обнаруженных отклонений до первичных документов, объясняющих их причину с целью облегчения принятия управленческого решения;

контроль и управление показателями эффективности деятельности предприятия.

Следует отметить, что автоматизация вышеописанных бизнес-направлений с учетом факторов бизнес-логики управления осуществляется в рамках системы Парус с помощью набора программных приложений - модулей.

Модули Финансовое планирование, Бухгалтерский учет, Консолидация автоматизируют решение следующих задач управления финансами:

текущее финансовое планирование (бюджетирование), обычно на месяц или квартал: планирование доходов и расходов, движения денежных средств; составление прогнозного баланса; долгосрочное (стратегическое) финансовое планирование (например, на год и более продолжительный период);

контроль исполнения финансовых планов (проверка соблюдения контрольных цифр доходов и лимитов расходов); план-факт-анализ выполнения финансовых планов;

планирование и управление кредиторской/дебиторской задолженностью предприятия: установление лимитов возникновения и погашения задолженности; контроль на соответствие этим лимитам договоров, счетов, платежных документов; мониторинг текущего и ожидаемого состояния задолженности;

оперативное планирование и управление платежами: формирование платежного календаря (плана-графика поступлений и платежей); упреждающее выявление и устранение недостатка или избытка платежных средств; управление оплатой текущих счетов и заявок; оперативный учет поступлений и платежей;

финансовый анализ: расчет плановых и фактических показателей для анализа их взаимных отклонений.

Автоматизация производится в стоимостных показателях для разнообразных периодов, по центрам финансового учета (подразделениям, проектам, организациям), с учетом инструментов оплаты (расчетный счет, вексель, взаимозачет), приоритетов, источников финансирования, с указанием ответственных распорядителей, с идентификацией причин и виновников отклонений и др. Кроме того, обеспечивается формирование налогового плана (плана начисления и погашения налоговых обязательств), планирование и управление задолженностью по налогам, отчислениям и сборам.

Модуль Учет затрат и калькуляция себестоимости обеспечивает автоматизацию функций бухгалтерии производственного предприятия. Это приложение предназначено для использования бухгалтерами производств (цехов) и калькуляционных отделов (секторов, групп) и включает сбор данных о выпуске продукции и расходе ресурсов на производство, расчет прямых затрат производства, учет и распределение накладных расходов, калькуляцию себестоимости производства и единицы продукции, анализ затрат производства и себестоимости продукции.

Модули Учет персонала, Табельный учет рабочего времени и Расчет заработной платы обеспечивают автоматизацию работы, связанной с персоналом и по своим функциональным возможностям полностью удовлетворяют потребности кадровой службы и планово-экономического отдела (в части управления персоналом) предприятия и его подразделений по расчету заработной платы. Фундаментальным свойством этих приложений является обеспечение тесной связи процессов кадрового учета, учета труда и расчета заработной платы, которые находятся обычно в компетенции разных подразделений предприятия.

Модуль Учет персонала обеспечивает:

учет штатного расписания;

учет сведений о сотрудниках;

учет сведений об исполнении сотрудниками должностей;

выполнение действий по кадровым перемещениям и изменениям в штатном расписании, формирование отчетности;

формирование и учет приказов по сотрудникам и штатному расписанию;

формирование отчетов по штатному расписанию, оплате труда, труду, статистике; приказов по приему и зачислению, перемещению, оплате труда, совмещению профессий.

Модуль Табельный учет использования рабочего времени осуществляет: раздельное ведение табелей учета рабочего времени по внутренним структурным подразделениям; автоматическое формирование табелей в соответствии с индивидуальным рабочим календарем сотрудника и основаниями для оплаты (больничными листами, отпусками и т.п.). Имеется дополнительная возможность классификации отработанного времени по широкому набору произвольных признаков.

Модуль Расчет заработной платы обеспечивает расчеты:

заработной платы по каждой исполняемой сотрудником должности;

окладов (почасовых и тарифных), надбавок;

авансов, доплат, премий, пособий на детей и т.п.;

выплат из среднего заработка и др.

В результате проведения расчета заработной платы формируются и могут быть распечатаны:

расчетно-платежные и сводные ведомости, а также платежные документы на основе этих ведомостей;

ордера - произвольно настраиваемые своды проводок по оплате труда. Подобные ордера могут быть отработаны в бухгалтерском учете. Состав типовых проводок ордера допускает настройку, позволяющую вести аналитический учет начислений;

лицевые счета (текущие и архивные) и расчетные листы; ведомости отпусков, больничных листов и пособий; отчетные формы и реестры для ГНИ.

Модули Закупки, Склад, Реализация. В процессе управления закупками и реализацией товаров в системе формируются два встречных информационных потока - о товарах и финансах. Каждый из этих потоков имеет плановую и фактическую составляющую. Система обеспечивает контроль "план-факт" и анализ логистического потока.

Для оперативного контроля и анализа равнодействующей этих потоков по каждому контрагенту они сводятся вместе в лицевом счете (рис.5.24). Важной функцией подобного счета является контроль получения/отпуска товаров, а также отправки/получения денежных средств в соответствии с установленными графиками поступления/отпуска товаров и платежей. Этот контроль осуществляется по трем группам сумм, совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом: суммы по графику, плановая и фактическая суммы.

Плановые и фактические суммы отражают оперативную информацию по лицевому счету об ожидаемых и совершенных поступлениях/отгрузках товаров, а также ожидаемом и фактическом поступлении/ отправке денежных средств. На основании этих сумм автоматически формируются исходящие плановый и фактический остатки по лицевому счету, отрицательные значения которых указывают на плановую и фактическую задолженность контрагента по отношению к предприятию, а положительные - на задолженность предприятия контрагенту.

Лицевой счет содержит также сумму лимита кредита, которая предоставляется покупателю для оплаты закупок товаров. Если покупатель исчерпал сумму, внесенную для оплаты закупок (при этом исходящий остаток становится отрицательным), то он может закупать товары в счет лимита кредита. Превышение лимита кредита допускается, но при этом система предупреждает о подобной ситуации.

Исходные данные лицевого счета формируются вручную или на основании этапа договора, на котором ведется учет и контроль исполнения взаимных обязательств сторон, возникающих после заключения контрактов на покупку и продажу товаров. Каждый договор содержит список этапов, которые, в свою очередь, характеризуются графиками поступления (отпуска) товаров и платежей. При регистрации этапа договора в системе автоматически формируется лицевой счет контрагента. Кроме того, на основании этапа договора можно сформировать любой из документов, связанных с его исполнением: приходный ордер, счет на оплату, распоряжение на отгрузку потребителю, накладную на отпуск потребителю, плановый платеж и фактический платеж, приходную накладную и т.п. В договоре автоматически формируются три группы сумм (аналогичных суммам лицевого счета), совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом по данному договору.

Система Парус имеет набор специальных средств для общей настройки и сопровождения. Подобные функции осуществляются при помощи модуля Администратор, который обеспечивает логическое разбиение базы данных на независимые части; ведение списка пользователей системы, разграничение прав доступа этих пользователей к ее ресурсам; оптимизацию работы системы; общесистемный мониторинг, а также выполнение других служебных функций.

Необходимо отметить, что современная информационная система, рассчитанная на одновременное использование многими пользователями, не может обходиться без мощных средств разграничения прав доступа. Система Парус в полной мере отвечает этому требованию, обеспечивая многоуровневое разграничение прав доступа: к логическим частям базы данных, к модулям системы, к функциям, которые можно выполнить в приложении (например, добавлению новой информации, ее исправлению, перемещению или удалению), к отдельным записям базы (например, запретить просмотр документов, сумма которых превышает заданную, или документов с особыми пометками).

3. Технологический процесс обработки информации конкретной задачи