Разработка базы данных в среде Microsoft Access для магазина автозапчастей

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Access -- это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов. Access -- мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм. Базы данных - это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети. Цель данной работы - спроектировать и создать базу данных в среде MS Access для магазина автозапчастей.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

1) Рассмотреть основные понятия о базах данных;

2) Спроектировать и построить базу данных для магазина автозапчастей.

Работа состоит из введения, тех глав, заключения списка использованной литературы.

1. Предпосылки создания БД

1.1 Анализ предметной области

Магазин "Автозапчасти" занимается продажей (оптовой и розничной) новых запасных частей к автомобилям отечественного и иностранного производства. Для осуществления продажи необходимо иметь информацию об имеющемся товаре, которая будет записана в таблице "товары на складе". При оптовой продаже необходимо иметь информацию о заказчике товара, она расположится в таблице "Оптовая продажа", при розничной продаже магазин должен иметь информацию о том, кто продал, для начисления заработной платы и количество проданных единиц и дате продаже для того, чтобы вести учет оставшейся продукции. В связи с предъявленными выше требованиями определяем:

1) По коду товара на складе можем определить его название и соответствующие ему требования, необходимые для выбора товара и, соответственно для осуществления продажи.

2) Заказчик может выбирать любой товар или несколько товаров, по таблице товаров, но для поставщика необходимо знать его данные.

3) Каждый товар может иметь несколько заказчиков, и каждый заказчик может заказать несколько видов товаров.

4) При розничной продаже каждый продавец может продать несколько видов товара, это необходимо для отслеживания продажи товара и, соответственно, оставшемся в наличие товара.

После того как я определил предметную область выделяю базовые сущности:

1) Название товара. Атрибуты: каждый товар имеет свою стоимость и количество его на складе, также код товара на складе.

2) Заказчик товара. Атрибуты: имеет телефон и факс, необходимые для передачи информации и название города, в котором находится магазин.

3) При розничной продаже сущностью является продавец магазина. Атрибутами для него является когда и сколько он продал определенных единиц товара.

1.2 Цель создания базы данных для магазина "Автозапчасти"

Работники магазина должны постоянно иметь информацию о товаре, имеющемся в наличие. После продажи товара должна меняться информация о наличие товара, для того чтобы заказчики имели это информацию. Также информация о стоимости товара, при ее изменение сразу заносится в БД, поэтому при необходимости не надо будет искать ее по бумаге, просто надо задать запрос и вся необходимая информация будет известна. Microsoft Access позволяет управлять всеми этими сведениями из одного файла БД.

1.3 Планирование процесса разработки проектируемой БД

Процесс разработки проекта будет состоять из трех стадий:

1. сбор и анализ требований к проектируемой базе данных: при подготовке к проектированию базы данных учли все желания работников: постоянный, быстрый, а главное удобный доступ к информации о товаре, информацию для поставщиков и заказчиков; возможность легко вносить, изменять и удалять различные данные (появление новых товаров, наличие имеющихся, удаление информации о устаревших и непродаваемых товарах).

2. планируем процесс разработки: определяем данные, которые будут входить в БД (данные о товаре, поставщиках, покупателях), вносим данные в таблицы для визуального представления данных, создаем интересующие запросы для быстрого доступа к определенной информации, запросы на языке SQL, для того, чтобы в случае перенесения информации в другую СУБД сохранить все данные.

3. Создаем макросы, гиперссылки для вывода информации в нужном формате: отчет для заказчика (таблицы), графика работы работников.

1.4 Требования, предъявляемые к проектируемой СУБД

1. Производительность - добиться, чтобы при одновременной работе сразу нескольких продавцов на различных рабочих местах (в среднем по 10 человек в каждом) время ответа на запрос составляло 200мс, объем информации, которую обрабатывают пользователи был максимально высоким для данной СУБД.

2. Безопасность - при выборе СУБД считаю нужным устанавливить логин и пароль для входа в БД, это позволит входить в базу только ограниченному числу пользователей.

3. Масштабируемость - возможность внесения новых данных о товарах. Если будут применены новые разновидности, информации об заказчиках, изменении цены на товар, число заказанных запчастей.

4. Совместимость - при составлении запросов на SQL языке, я даю возможность восстановления по ним моей БД в случае перенесения её в программу FOXPRO.

5. Доступность - длительность проведения работы в разрабатываемой СУБД установлю максимальную, чтобы увеличить часы работы в ней. О проведении профилактических работ придется сообщать заранее.

6. Простота эксплуатации - необходимо выбрать такую СУБД, чтобы не возникало проблем в работе с ней. Чтобы начинающий пользователь, знающий азы работы в СУБД мог с легкостью работать в ней.

7. Простота освоения СУБД.

Всеми запрашиваемыми нами требованиями обладает Microsoft Office Access 2007. Его и выбираем для создания требуемой базы данных.

2. Проектирование бд в среде Microsoft Access

2.1 Основные сведения о выбранной СУБД

Выбранная мной программа Microsoft Office Access 2007 предназначена для создания и управления базами данных. Кроме четкого контроля над большим объемом информации, она обеспечивает возможность совместной работы пользователей и реализует разнообразные способы представления и использования собранных данных. В последние годы популярность баз данных возрастает, а области их применения расширяются. Одновременно повышается интерфейс к программе.

Сильные черты программы являются: удобный набор средств разработчика и интуитивная понятность работы, возможность получить профессиональный результат, высокая совместимость и интеграция ее баз данных с другими программами и форматами файлов.

Работая в Access 2007 мы имеем удобную рабочую среду, позволяющую контролировать данные на различных уровнях: от содержания конкретной записи в самой "маленькой" таблице до схемы межтабличных связей, от запроса, отражающего данные одного поля, до средств, создающих новые таблицы или заменяющих в них данные. Дойдя до создания структурно продуманных форм, мы получим законченное приложение, обеспечивающее совместную работу пользователей.

2.2 Системные требования

1. Операционная система Microsoft Windows XP с пакетом обновления 2 (SP2) или более поздняя версия или Microsoft Windows Server 2003 или более поздняя версия

2. ПК с процессором 500 МГц или более, 256 или более МБ ОЗУ; дисковод для DVD-дисков; ПК с процессором 1 ГГц и 512 МБ ОЗУ (или более мощный компьютер) необходим для работы с Microsoft Office Outlook 2007 с диспетчером контактов

3. Жесткий диск. Для установки необходимо 2ГБ; часть этого объема будет освобождена после установки, когда исходный установочный файл будет удален

4. Разрешение экрана Минимум 800x600 точек; рекомендовано 1024x768 или более

5. Подключение к Интернету Для загрузки и активации продуктов понадобится широкополосное подключение к Интернету со скоростью 128 кбит/с и выше

6. Дополнительные компоненты Microsoft Internet Explorer 6.0 с установленными пакетами обновления, для пользователей Outlook 2007 понадобится Microsoft Exchange Server 2000 или более поздней версии

2.3 Основные функции выбранной СУБД

1. Организация данных. Создание таблиц и управление ими.

2. Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.

3. Добавление и изменение данных.

4. Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать

повторяющиеся операции.

7. Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.

8. Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

2.4 Элементы разрабатываемой базы данных

Таблицы - создаются для хранения данных об одном информационном объекте модели данных, предметной области. Таблица состоит из полей и столбцов. Каждое поле содержит одну характеристику объекта, предметной области. Запросы - понадобятся для выработки нужных данных из одной или нескольких связывающих таблиц. Результат выполнения запроса будет таблица, которая используется при обработке данных. С помощью запроса также будем обновлять, добавлять или удалять данные в таблице.

Формы являются основными средствами создания диалогового интерфейса приложений пользователя. Создадим для просмотра и ввода взаимосвязанных данных в удобном виде, соответствующему привычному виду для пользователя. Макросы программа, содержащая описание последовательности действий, при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления. Каждое действие реализуется макрос командой. Гиперссылка обычный текст, который дополнен встроенным кодом, формулирующим правила восприятия и отражающий данные в системной браузере.

2.5 Основные типы данных, используемые в разрабатываемой БД

1. Текстовый. В БД текстовыми типами данных являются: продавец, заказчик, город, название товара.

3. Числовой. В БД - Код товара, количество на складе, рабочий телефон и номер факса.

4. Счётчик. Поле код в таблице "Оптовая покупка" и "Розничная покупка"

6. Денежный. Поле стоимость товара в таблице "Товар на складе"

7. Дата/Время. В БД поля: дата продажи.

3. Применение MS Access в БД для магазина "Автозапчасти"

3.1 Создание таблицы

Создаем таблицы 3 способами создания таблиц:

- с помощью мастера

-с помощью конструктора таблиц

- с помощью ввода данных.

1. Создать с помощью мастера таблиц таблицу:

Создать - Шаблон таблиц - Задачи.

Вводим интересующие нас данные. Получаем интересующую нас таблицу.

2. Следующую таблицу создадим путем ввода данных

Создать - Таблица

база данные магазин товар

Требуемая таблица имеет вид:

3. Создание таблицы с помощью конструктора - при данном способе создаем таблицу самостоятельно по своим потребностям. Данный режим позволяет также редактировать уже существующие таблицы, изменяя как структуру таблицы, так и свойства и название полей.

Создание - Конструктор таблиц - Вводим данные.

Полученная таблица.

3.2 Связывание таблиц с БД

При дополнении новой таблицы, необходимо выяснить как она взаимодействует с другими таблицами и установить взаимосвязь между таблицами, записи которых логически связаны. Только в этом случай форму запроса показывают поля различных таблиц. Существует 2 способа. Можно установить 2 типа отношений: 1:1 и 1 ко многим - распространенный.Полученные таблицы будем связывать по удобству нахождения информации.

1. Для начала приведем пример связи 1:1.При розничной торговле продавец по запросу запрашивает не название товара а его код по каталогу, это повышает быстродействие. Следовательно получается связь 1:1 Получаем:

2. Тип связи один ко многим покажем на примере:

Один заказчик обычно заказывает несколько товаров, также как и продавец может за одну смену продать несколько видов товаров. Имеем связи:

3.3 Исходя из вышеперечисленных связей, создаем ER-диаграмму для намеченной предметной области

3.4 Построение запросов

Создаем запросы двумя способами.

1. С помощью мастеров.

2. В режиме конструкторов.

Мастер запросов выполняет пошаговую процедуру задания запроса. Режим конструктора позволяет не только задать запрос, но и модифицировать существующий. Запросы позволяют получить информацию, ограничивая диапазон просмотра данных, извлекая при этом поля из одной или нескольких таблиц. Запросы сохраняем для многократного использования.

Практическое применение:

Создание - Мастер запросов

Выбираем интересующие нас данные

Полученный запрос имеет вид:

4.Создаём новый запрос с помощью конструктора.

Создать - конструктор запросов

Выбираем интересующие нас таблицы, создаем связи, задаем запросы на выборку данных:



Полученный запрос:

3.5 Применение языка SQL в MS Access

3.5.1 Выборка данных

Чтобы при помощи оператора SELECT извлечь данные из таблицы нужно знать как минимум 2 вещи:

1.Что выбрать?

1. Откуда?

Искомое имя таблицы указывается сразу после слова SELECT, а ключевое слово FROM указывает на имя таблицы из которой выбираются данные.



SELECT переводится как выбрать, отобрать. Оператор предназначен для выборки информации из таблиц, возвращает все указанные строки таблицы без фильтрации и сортировки.

3.5.2 Сортировка данных

При отсутствии сортировки данные обычно выводятся в том порядке, в котором они находятся в таблице.

Предложение ORDER BY используется для точной сортировки данных. В этом предложении указывается имя одного или нескольких столбцов, по которым сортируются результаты.

Порядок сортировки можно задать и по относительному положению столбца (по номеру) в списке SELECT.

1. Сортировка по убыванию

DESC - сортировка по убыванию, указывается поля каждого столбца, которого необходимо отсортировать.

2. Сортировка по возрастанию

SELECT [Товар на складе], [Стоимость]

FROM [Товар на складе]

ORDER BY [Стоимость] DESC;

Обычно выполняется по умолчанию, но в некоторых случаях необходимо указывать специально.

3.5.3 Фильтрация данных. Предложение WHERE

Предложение WHERE позволяет указать критерии поиска данных. Указывается сразу после названия таблицы.

SELECT [Продавец], [Количество]

FROM [розничная покупка]

WHERE [Продавец]="Ерохин";

3.6 Анализ и оптимизация разработанной БД и объектов управления данными

Проверяем получившуюся БД на быстродействие. Для этого выполныем следующие действия.

Последовательность действий:

1. открыть БД, быстродействие которой нужно повысить

2. выбрать вкладку в меню работа БД и нажать анализ быстродействия

3. выбрать вкладку, соответствующую типу объектов БД, которые нужно оптимизировать

4. выбрать оптимизирующий объект и нажать Ок.

При проведении всех шагов анализа быстродействия СУБД выдает результат, который не выдает предложений по улучшению быстродействия.



3.7 Программирование управление структур свойствами макросов

Макрос - набор макрокоманд, которые создаются для автоматизации часто выполняемых задач. В нашем случае мы создаем макрос для открытия таблицы для отчета о поставщиках

Создание макросов

1. Создать вкладку "создание" - "другие" - "макрос".

2. Добавить в макросе макрокоманду, в столбце "макрокоманды"

3. В нижней части окна задать аргумент макрокоманды.

Создание группы макросов:

4. Выбрать вкладку "создание" - "другие" - "макрос".

5. В появившемся окне выбрать показатели, скрыть и нажать "имена макросов".

6. Выбрать макрокоманду для каждого макроса и задать необходимые аргументы в нижней части окна.

Пример макроса для моей БД:

3.8 Использование гиперссылок для связывания объектов в БД

Гиперссылка - обычный текст, который дополнен встроенным кодом, формулирующим правила восприятия и отражающий данные в системной браузере.

Добавление гиперссылок.

Чтобы добавить гиперссылку в базу данных, можно определить одно из полей как гиперссылку. Любое значение, введенное в такое поле, будет автоматически преобразовываться в гиперссылку.

Создание гиперссылки.

1. В окне базы данных выбрать объект "формы".

2. Выбрать необходимую форму и открыть ее в режиме конструктора.

3. В меню "элементы управления" нажать "вставить гиперссылку".

4. Выбрать опцию "связаться с объектом БД".

5. Выбрать необходимый объект, с которым будет связь. Для организации связи гиперссылки объектов с другими документами Microsoft Office процесс аналогичен. В окне "добавление ссылки" с помощью выбора одного из режимов "связать с …"

Создали форму:

Вставляем гиперссылку:



Заключение

В результате выполнения курсовой работы разработана СУБД, обеспечивающее информационную работу магазина "Автозапчасти" позволяющее сотрудникам магазина более удобно и быстро просматривать ассортимент товара, наличие его на складе, цены.

Эта СУБД обладает быстродействием, гибкостью и несложным интерфейсом, что позволит без труда его освоить.

СУБД может быть адаптировано под конкретные нужды клиентов, что увеличивает его функциональность.

Список использованной литературы

1. Лекции по предмету "Информационное обеспечение".

2. Г.М. Холодов, О.И. Солопова. Лабораторный практикум по предмету "Информационное обеспечение".

5.Access 2007. Эффективное использование. Кошелев В.Е. Москва 2008

Размещено на Allbest.ru