Разработка и создание приложения для рассылки электронной почты по локальной сети кадрового агентства Континент-Сибирь

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Проектирование базы данных и приложения для работы с ней является очень важным этапом, от которого зависят последующие этапы разработки системы управления базой данных. Время, затраченное разработчиком на проектирование базы данных, обычно окупается высокой скоростью реализации проекта.

Перед созданием базы данных необходимо располагать описанием выбранной предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, иметь всю необходимую информацию для удовлетворения предполагаемых запросов пользователя и определить потребности в обработке данных.

На основе такого описания на этапе проектирования базы данных осуществляется определение состава и структуры данных предметной области, которые должны находиться в базе данных и обеспечивать выполнение необходимых запросов и задач пользователя. Структура данных предметной области может отображаться информационно-логической моделью. На основе этой модели легко создается реляционная база данных.

В задачи может также входить организация электронного документооборота. Документооборот организации складывается из множества входящих и исходящих внутренних задокументированных сообщений через звенья и ступени управления. Для организации документооборота применяются корпоративные системы электронной почты.

Проектируемая в данной работе система необходима для сбора и хранения информации о сотрудниках организации, её структуре и автоматизации рассылки электронных писем с вложенными документами по корпоративной локальной сети.

Целью данной работы является разработка и создание приложения для рассылки электронной почты по локальной сети кадрового агентства Континент-Сибирь.

Для достижения поставленной цели необходимо было решить ряд задач:

1) Рассмотреть существующую на предприятии технологию сбора и обработки информации выявив её недостатки.

2) Провести анализ существующих программных средств автоматизации.

3) Выбрать платформу разработки программного продукта.

4) Выполнить проектирование системы.

5) Реализовать нулевой прототип системы.

Структура данной курсовой работы состоит из введения, трёх глав, заключения и списка использованной литературы. В первой главе происходит обзор деятельности выбранного предприятия, обзор почтовых клиентов и делается обоснование выбора используемой платформы, для разработки приложения. Во второй главе, происходит постановка задачи проектирования и определения требований к разрабатываемому приложению. В виде модели сущность-связь описана модель предметной области и построена модель базы данных. В третьей главе представлен нулевой прототип разработанной программы. В заключении даются выводы о проделанной работе.



Глава 1 Анализ предметной области

1.1 Обзор деятельности организации

В соответствии с федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» [1], обществом с ограниченной ответственностью признается созданная одним или несколькими лицами фирма, уставный капитал которой разделен на доли. Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью такой фирмы в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале.

Участники общества, не полностью оплатившие доли, несут солидарную ответственность по обязательствам общества в пределах стоимости неоплаченной части принадлежащих им долей в уставном капитале общества.

Федеральный закон о государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей регулирует правила создания обществ с ограниченной ответственностью.[2]

Подбор персонала или хэдхантинг - процесс, в ходе которого осуществляется оценка возможностей потенциального работника для решения производственных задач относительно желаемой должности.

Хэдхантинг это процесс сбора сведений и поиска редких и ключевых кадров с конкретными требованиями к уровню профессиональных навыков по специальности. В обязанности специалиста-ресечера всходит подбор персонала.

Кадровое агентство Континент-Сибирь специализируется на подборе менеджеров среднего звена, финансового персонала, специалистов по продажам, производственников и строителей. Срок подбора работника составляет от одной до шести рабочих недель и делится на несколько этапов, а для каждого работодателя выделяется сопровождающий консультант.

Первый этап включает в себя поиск работника. Агентство использует собственную базу данных, даёт рекламу на телевидении и в газетах, размещает вакансии на специальных интернет-биржах по поиску работы, проводит подбор в высших учебных заведениях и занимается прямым поиском.

Агентство проводит отбор кандидатов через анализ резюме, сбор информации о них, интервьюирует их по телефону или лично, оценивает их навыки работы и проводит различные тесты. После этого принимается заключительное решение о приёме на работу. Доход организации приносит процент от контракта нанятого работника и предоплата. Если нанятый работник не прошёл испытательный срок его бесплатно заменяют другим специалистом.

Соискатели могут ознакомиться со списком актуальных вакансий на сайте организации или лично. Каждая вакансия включает в себя название, список требований к специалисту и условия работы. В условия работы входит заработная плата, график работы, требования к образованию и желаемый опыт работы. Если подходящей вакансии не нашлось, соискателю можно заполнить анкету и предоставить своё резюме.

По организационной структуре агентство состоит из трех отделов занимающихся сбором информации о кадровом рынке и обслуживанием клиентов фирмы, бухгалтерии и директора. Всего в организации работает пятнадцать человек.

Рис 1.1 Организационная структура предприятия

В обязанности отдела связи с рекламодателями входит размещение информационных сообщение о поиске работы в средствах массовой информации. Отдел по работе с клиентами обслуживает работодателей обратившихся за услугами кадрового агентства. Ресечеры занимаются поиском и подбором кадров накапливая и обрабатывая информацию о потенциальных соискателях.

1.2 Выбор почтового клиента

Информационные технологии, обеспечивая быстрое и удобное получение информации, установление связей с внешней средой, также оказывают значительное воздействие на деятельность организации. С появлением и развитием информационных сетей, включая глобальную сеть Интернет, успех организации все больше определяется уровнем информационного обеспечения управления, тем, какие информационные технологии она использует. Чтобы располагать своевременной информацией, необходимо создание условий для ее быстрого получения и интенсивного обмена между всеми работниками, обеспечение доступа к требуемой информации, улучшение коммуникаций между высшим руководством и другими членами организации. Для того чтобы удовлетворить эти нужды была создана система электронной почты.

Электронная почта - способ доступа в сети Интернет, позволяющий пересылать небольшие файлы любых типов по адресам электронной почты в любую точку сети за короткий промежуток времени [4].

В России основными почтовыми клиентами являются Windows Mail, корпоративная почта Gmail, а также почтовый клиент браузера Opera Mail.

Gmail предоставляет сервис корпоративной почты в виде пакета приложений для бизнеса Google Apps. Туда входит полный функционал онлайн-сервисов Google на корпоративном домене компании. Помимо пересылки электронной почты имеются текстовый и видео-чат. Сервисы Google включают в себя офисные приложения (документы, таблицы, презентации), переводчик, облачное хранилище и интеграцию с мобильными устройствами, в том числе поддерживается кроссплатформенность. Автономный режим позволяет использовать ограниченный набор функций в условиях отсутствия Интернет-соединения.

К основным недостаткам корпоративной электронной почты Gmail следует отнести её стоимость и функционирование только в виде веб-интерфейса [5].

Приложение Opera Mail - почтовый клиент разработанный Opera Software. Клиент имеет расширенные функции сортировки писем, позволяя организовывать их в цепочки, пересылать несколько писем одновременно, создавать списки рассылки и получать уведомления о статусе доставки. Внутренний скриптовый язык позволяет создавать макросы.

Мейл-клиент мультиязычен и поддерживает RSS-рассылку с различных лент новостей и возможность подключения плагинов для изменения дизайна интерфейса.

Для того чтобы начать работать с почтовым клиентом Opera необходимо выполнить предварительную настройку. Указать имя, адрес и пароль электронной почты, выбрать серверы входящей и исходящей почты, указать номера портов для них и порядок аутентификации.

Из недостатков стоит выделить необходимость интеграции с браузером Opera и сложность начальной настройки. [6]

Приложение Windows Live Mail - почтовый клиент разработанный корпорацией Microsoft. Он позволяет объединить в себе несколько почтовых ящиков разных сервисов электронной почты и просматривать их как один.

Для того чтобы воспользоваться функциями Windows Live Mail необходимо выполнить предварительную настройку. В начале работы с программой указывается логин и пароль от электронной почты пользователя и его отображаемое имя. Далее необходимо указать данные сервера электронной почты - сервер входящих и исходящих сообщений, порты, правила аутентификации и шифрование.

К недостаткам Windows Live Mail следует отнести необходимость наличия учетной записи Microsoft и высокую стоимость пакета программ в который входит данное приложение.[7]

Выполнив обзор мейл-клиентов, было принято решение создать собственный программный продукт с нуля. Разрабатываемая программа не должна быть нагружена лишними функциями обрабатывая только исходящую почту, быть простой в освоении, настройке и использовании. Основным её назначением будет рассылка анкет и резюме соискателей между отделами организации через корпоративную электронную почту. Фирма для которой будет разработано приложение имеет собственный почтовый сервер.

1.3 Обоснование выбора платформы проектирования

Основными платформами проектирования, позволяющими реализовать подобную систему, являются среды разработки Delphi, Visual Studio и система 1С: Предприятие.

Delphi - интегрированная среда разработки ПО на языке Delphi, созданная фирмой Embarcadero Technologies. Delphi включает полностью интегрированный, быстрый компилятор и отладчик Windows, визуальную среду для разработки интерактивных приложений, платформу визуальных компонентов, содержащую свыше 250 стандартных классов и компонентов, а также обширные возможности для подключения к базам данных. Delphi является мощным и простым в использовании инструментом для создания автономных программ, обладающих графическим интерфейсом, или 32-битных консольных приложений. Delphi содержит встроенные средства, использующие небольшой объем ресурсов и обеспечивающие высокопроизводительный доступ ко всем популярным системам управления базами данных, включая Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, InterBase, Firebird и другие.

Язык Delphi поддерживает технологию COM (Component Object Model объектная модель компонентов) которая предназначена для того, чтобы одна программа (клиент) смогла заставить работать объект, являющийся частью другой программы (сервера), так, как если бы этот объект был частью клиента, причём обе программы в общем случае могут быть написаны на разных языках и исполняться под управлением разных операционных систем. Клиент и сервер COM могут располагаться на одной машине, но запускаться в разных процессах, в этом случае сервер представляет собой программу. Данная технология является основой для технологий ActiveX и Object Linking and Embedding (OLE) на которых базируется технология ADO - объекты данных построенные как объекты ActiveX. [8]

Основным достоинством технологии ADO является её естественная ориентация на создание «облегчённого» клиента. В рамках этой технологии на машине разработчика баз данных устанавливается базовые объекты ADO и соответствующие компоненты Delphi, обеспечивающие использование технологии ADO. На машине сервера данных устанавливается так называемый провайдер данных - некоторая надстройка объектов OLE DB, «понимающая» запросы объектов ADO и «умеющая» переводить эти запросы в нужные действия с данными. Взаимодействие компонентов ADO и провайдера осуществляется на основе универсальной для Windows технологии ActiveX, причём провайдер реализуется как COM-сервер, а компоненты ADO - как COM-клиенты.

Delphi поддерживает библиотеку Synapse предназначенную для работы с HTTP-протоколами, включая протоколы передачи электронной почты и передачи файлов. [9]

Преимущества:

1) Удобный интерфейс.

2) Высокая производительность вкупе с относительно небольшими размерами программ.

3) Возможность подключения дополнительных библиотек.

4) Широкий выбор средств взаимодействия с базами данных.

Недостатки:

1) Сложность реализации больших и сложносвязанных проектов.

2) Отсутствие проверки кода «на лету».

Система программ «1С:Предприятие» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.[10]

Платформа 1С:Предприятие 8 применяется в разнообразных областях, таких как автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания, поддержка оперативного управления предприятием, автоматизация организационной и хозяйственной деятельности, ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность, широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета, решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа, расчет зарплаты и управление персоналом и других областях.

Стоимость внедрения конфигурации на базе платформы 1С: Предприятие начинается от трех тысяч рублей.

Среда быстрой разработки, существующая в платформе 1С:Предприятия, реализована в составе конфигуратора. Она предоставляет разработчику интегрированный набор инструментов, необходимых для быстрой разработки, распространения и поддержки прикладного решения для автоматизации бизнеса.

Конфигурация 1С: Документооборот 8 предоставляет тонкий клиент и веб-клиент для работы с почтой в локальной сети или через Интернет. Конфигурация поддерживает обработку входящих и исходящих документов по электронной почте, сохранение текстов писем и вложений, сохранение, редактирование, функцию извлечения текста из изображений (OCR), автозаполнение шаблонов файлов, добавление документов сканированием, функцию штрих-кодов и электронной подписи.

Стоимость конфигурации начинается от двадцати тысяч рублей.

Преимущества:

1) Широкий выбор готовых прикладных решений для различных предприятий.

2) Мощная технологическая платформа для разработки собственных прикладных решений с нуля.

3) Мультиплатформенность и большие возможности для расширения информационной системы предприятия.

Недостатки:

1) Относительно высокая стоимость для малых предприятий.

2) Большие трудозатраты на решение больших, комплексных задач.

Microsoft Visual Studio - платформа разработки от компании Microsoft, обладает интегрированной поддержкой разработки через тестирование и новые инструменты отладки, что позволяет быстро и без труда находить и устранять ошибки. Visual Studio 2015 поставляется вместе с NET Framework 4 и поддерживает разработку приложений для Windows 7. Платформа также поддерживает IBM DB2, Oracle и Microsoft SQL Server. [11]

Преимущества:

1) Большой выбор инструментов проектирования и программирования.

2) Возможность писать программы на нескольких языках программирования;

Недостатки:

1) Сложность интерфейса.

2) Проблемы с реализацией компоновки «база + программный интерфейс».



	Delphi XE8	Microsoft Visual Studio 2105	1С: Документооборот 8
Цена за копию	70000 рублей	32000 рублей	6500 рублей/раб.место
Языки программирования	Delphi	.NET	Встроенный 1С
Работа с SMTP	Большой набор компонентов	Небольшой набор компонентов	Готовая конфигурация
Работа с БД	Большой набор компонентов	Небольшой набор компонентов	Готовая конфигурация
Сопровождение	Возможно	Возможно	Закрытый код

На основе данного анализа было принято решение разрабатывать систему на платформе Delphi. Платформа имеет множество компонентов обслуживания баз данных и работы с web, простую, наглядную реализацию приложений и может решить большинство задач предметной области за довольно короткий промежуток времени.



Глава 2 Проектирование системы

2.1 Постановка задачи проектирования

Проектирование информационных систем всегда начинается с определения цели проекта. Основная задача любого успешного проекта заключается в том, чтобы на момент запуска системы и в течение всего времени ее эксплуатации можно было обеспечить:

Требуемую функциональность системы и степень адаптации к изменяющимся условиям ее функционирования.

1) Требуемую пропускную способность системы.

2) Требуемое время реакции системы на запрос.

3) Безотказную работу системы в требуемом режиме, иными словами - готовность и доступность системы для обработки запросов пользователей.

4) Простоту эксплуатации и поддержки системы.

5) Необходимую безопасность.

6) Производительность является главным фактором, определяющим эффективность системы. Хорошее проектное решение служит основой высокопроизводительной системы.

7) Проектирование информационных систем охватывает три основные области:

8) Проектирование объектов данных, которые будут реализованы в базе данных;

9) Проектирование программ, экранных форм, отчетов, которые будут обеспечивать выполнение запросов к данным;

10) Учет конкретной среды или технологии, а именно: топологии сети, конфигурации аппаратных средств, используемой архитектуры.

В реальных условиях проектирование - это поиск способа, который удовлетворяет требованиям функциональности системы средствами имеющихся технологий с учетом заданных ограничений.[12]

Требуется разработать почтовый клиент для рассылки документации между отделами в пределах одной организации по локальной сети. Система должна обеспечивать накопление данных об отделах и сотрудниках в них, а также функцию отправки писем через протокол электронной почты. В функции программы должна входить рассылка группе сотрудников, передача текстовой информации и документации в виде приложений к электронным письмам. Программа будет предназначена для сотрудника отдела рекрутинга кадрового агентства обрабатывающего анкеты и резюме соискателей работы поступающих на сайт агентства или в ходе личной беседы.

2.2 Определение требований к разрабатываемой системе

В начале разработки программного продукта необходимо определиться с основным назначением программы, определить границы предметной области, выделить ключевые действия которые должна выполнять программа.

Разработка требований включает в себя определение объёма проекта, выделение основных классов проектируемой системы и задач пользователей. Результатом этого процесса является основная версия требований к проектируемой системе.

Различают функциональные и нефункциональные требования.

Функциональные требования - положение о фрагменте требуемой функциональности или поведения, которые система проявляет при определенных условиях.

Нефункциональные требования - описание присущих свойств или характеристик, которые система должна демонстрировать, или ограничения, которые она должна соблюдать, в отличие от наблюдаемого поведения системы.[13]

К разрабатываемой информационной системе были предъявлены следующие функциональные требования:

1) Отправлять электронные письма в пределах локальной сети организации.

2) Возможность добавлять вложения к письмам в виде текстовых документов, электронных таблиц и изображений.

3) В одно письмо можно включать несколько вложений.

4) Выбор получателя из списка по фамилии или другим идентификационным данным.

5) Возможность отправить письмо нескольким получателям.

6) Возможность добавлять и редактировать текст в теме письма либо выбрать из списка для автозаполнения.

7) Рассылка писем всем сотрудникам в рамках одного отдела.

8) Возможность разбивать сотрудников на группы для рассылки.

9) Автозаполнение тела письма.

10) Хранение даты отправления писем в отдельном журнале.

11) Ведение справочников сотрудников и отделов.

12) Сведения о сотруднике должны включать его ФИО, должность, отдел и адрес электронной почты.

13) Просмотр статуса доставки письма.

Также были выделены нефункциональные требования:

1) Дата отправления письма по текущей системной дате в кратком формате.

2) Запоминание настроек почтового сервера при выходе из программы.

3) Защита паролем от несанкционированного доступа.

4) Наличие справки содержащей порядок настройки почтового сервера и работы с программой.

5) Возможность выбрать рабочую папку из которой добавлять файлы во вложения.



2.3 Модель вариантов использования

Диаграммы вариантов использования описывают функциональное назначение системы или то, что она должна делать.

Модель вариантов использования представляет функциональность системы или другого классификатора так, как она выглядит с точки зрения внешнего пользователя системы. Изображается такая модель в виде диаграмм использования.

Диаграмма использования представляет собой граф актёров, множество вариантов использования, заключенное в границы системы, ассоциации между актёрами и вариантами использования, отношения между вариантами использования и обобщения между актёрами. На диаграмме использования изображены элементы модели вариантов использования - сами варианты и актёры. Диаграммы вариантов использования позволяют понять то, как именно будет вести себя разрабатываемая система, каков будет её контекст, как будет происходить взаимодействие пользователя с системой и как необходимо реализовать это программисту.

На основе выделенных требований была составлена модель вариантов использования:

Рис. 2.1 Диаграмма вариантов использования



2.4 Модель предметной области

Модель сущность-связь - модель данных, позволяющая описать концептуальные схемы предметной области. Для визуализации данной модели используются диаграммы сущность-связь (ER-диаграммы).

ER-диаграммы используются для разработки данных и представляют собой стандартный способ определения данных и отношений между ними. Таким образом, осуществляется детализация хранилищ данных. ER-диаграмма содержит информацию о сущностях системы и способах их взаимодействия, включает идентификацию объектов, важных для предметной области, свойств этих объектов и их отношений с другими объектами. Во многих случаях информационная модель очень сложна и содержит множество объектов.[15]

На основании требований к системе и модели прецедентов были выявлены следующие ключевые сущности предметной области:

1) Сотрудники - сущность, содержащая в себе сведения о сотрудниках организации, их данные и адрес электронной почты.

2) Должности - перечисление должностей в организации.

3) Отделы - список отделов организации.

4) Группы - информация о делении сотрудников на группы.

5) Шаблоны - тексты темы и содержания писем электронной почты для автозаполнения.

6) Письма - информация о рассылке.



Рис 2.2 Модель сущность-связь

База данных - поименованная совокупность сведений о конкретных объектах реального мира, в какой-либо предметной области, хранящаяся в памяти компьютера. Программная система обеспечивающая работу с базой данных называется системой управления базой данных. В зависимости от расположения базы данных и программы обеспечивающей доступ к данным, различают локальные и удалённые базы данных.[16]

На основании модели сущность-связь была построена модель базы данных с указанием атрибутов всех сущностей:

Рис 2.3 Модель базы данных

Глава. 3 Нулевой прототип программы

Для настройки отправки сообщений электронной почты при помощи разработанной программы нужно выполнить ряд действий:

1) Заполнить поле почтового сервера указав в нём полное имя сервера исходящих сообщений.

2) Ввести адрес электронной почты отправителя в поле Логин.

3) В поле Пароль указать действующий пароль пользователя почтового ящика.

4) Указать рабочий порт протокола передачи почты сервера для отправления сообщений.

5) В поле От кого указывается имя отправителя которое будет отображаться в разделе «От:» электронных писем отправленных с помощью данной программы.

6) Поле Кому должно содержать адрес электронной почты получателя письма.

Рис 3.1 Окно почтовой программы



Часть изначальных настроек при закрытии программы сохраняется в файл конфигурации и восстанавливается при повторном её открытии. Туда входят два раздела - адрес почтового сервера и отдельные данные почтового ящика пользователя.

Рис 3.2 Файл конфигурации

В разделе меню Файл имеется пункт Параметры, где можно задать рабочую папку которая будет открыта для прикрепления файла. Рабочий стол будет выбран по умолчанию если такая папка не задана. Также там обновляются параметры файла конфигурации позволяя сохранять пароль от почтового ящика.

Для отправления электронного письма необходимо добавить текст в поле Тема, выбрать файл который будет отправлен получателю на указанный адрес в качестве вложения и непосредственно задать текст письма в области ввода ниже. После выполнения этих действий пользователю необходимо нажать кнопку Отправить. Процесс отправки будет отображаться в разделе Статус отправления и оповестит пользователя о том, доставлено ли электронное письмо.

Для работы с данными которые хранятся в базе данных программы пользователь может воспользоваться разделами меню Справочники и Шаблоны.



Заключение

Правильная организация хранения и обработки информации является неотъемлемой частью успешного функционирования предприятия. Для работы кадрового агентства главное - время выполнения каждой операции рабочего процесса от поступления заказа работодателя до вступления соискателя в должность. Быстрый, своевременный обмен информацией напрямую связан с качеством коммуникации между всеми отделами и работниками организации.

В ходе работы были рассмотрены основные бизнес-процессы предприятия, проведен обзор готовых решений, выбрана платформа разработки. В ходе проектирования были выделены требования к системе, построена модель прецедентов, в виде модели сущность-связь описана модель предметной области и построена модель базы данных.

Был разработан нулевой прототип программы в котором реализован ряд функциональных требований, таких как отправка простых электронных писем с вложением, настройки программы и заполнение справочников.

Внедрение на предприятие данной разработки позволит сократить время работы с документацией, ускорит движение документов по отделам, сократит время на обработку документов и облегчит поиск требуемой информации.

В дальнейшем планируется доработать программу почтового клиента оставшимися вариантами использования, доработать базу данных, настроить автоматическую рассылку почты как внутри организации, так и с её клиентами, а также произвести интеграцию с бухгалтерскими программами предприятия для обработки большего количества документов.

база данные программный почтовый

Список литературы

1. Елманова Н., Трепалин С., Тенцер А. Delphi и технология COM. Мастер-класс. - СПБ.: Питер, 2003. - 19 с.

2. Фаронов В. В., Шумаков П. В. Delphi 5. Руководство разработчика баз данных. - М.: Нолидж, 2000. - 539 с.

3. Вигерс К. И. Разработка требований к программному обеспечению. - М.: Русская Редакция, 2004. - 533, 538 c.

4. Культин Н. Б. Основы программирования в Delphi. - 2-е изд., перераб. и доп. - СПб.: БВХ-Петербург, 2015. - 514 с.

Размещено на Allbest.ur