Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Системы управления базами данных (database management systems), или СУБД, предназначены для манипулирования данными различных типов - текстовыми, числовыми, графическими и другими. СУБД Microsoft Access является одной из популярных программ для создания баз данных и управления данными в базе данных. Access является комплексом программ, с помощью которого можно быстро и довольно просто создавать базы данных реляционного типа, заполнять их и работать с ними.

Реляционная база данных - это совокупность таблиц-отношений, логически связанных между собой. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном файле.

Реляционные базы данных в настоящее время наиболее распространены и фактически являются промышленным стандартом. Реляционная модель баз данных, базирующаяся на математической теории отношений, была предложена американским ученым Е.Ф. Коддом в начале 70-х годов ХХ века.

Целью курсового проектирования является создание программного приложения. Данное приложение позволит автоматизировать ввод, добавление, редактирование, просмотр и анализ данных из той предметной области, которая выбрана для автоматизации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач. Задачами курсового проекта являются:

- определение структуры таблиц проектируемой реляционной базы данных, их первичных ключей;

- создание физической модели базы данных (БД) в среде СУБД Access;

- заполнение БД оперативно-учетной информацией;

- реализация запросов, форм, отчетов;

- создание главной кнопочной формы для организации работы пользователя с созданной базой данных.

В качестве темы задачи выбрана тема «Автоматизация учета бланков строгой отчетности». Процесс учета бланков строгой отчетности (БСО) заключается в выполнении ряда неоднократно повторяющихся однотипных операций: выдача бланков, прием бланков, списание бланков, формирование ежедневной и других видов отчетности по движению бланков. Для накопления и длительного хранения информации по учету БСО можно предложить создание базы данных. База данных, созданная средствами СУБД Microsoft Access, позволит структурировать информацию, полностью устранить избыточность информации и дублирование записей, манипулировать записями базы данных, накопленными за довольно большой период времени и формировать произвольную отчетность по данному виду учетной информации. Для организации удобной работы пользователя с базой будет создано приложение, которое реализуется через набор страниц главной кнопочной формы.

Приложение позволит автоматизировать такие функции как заполнение таблиц-справочников, ввод данных в оперативные таблицы, получение выборок из таблиц базы данных по различным критериям, печать отчетных документов.

Средой разработки выбран программный комплекс Microsoft Access 2003. Данная СУБД имеет значительный функционал, проста и комфортна в в использовании. Основными компонентами, использующимися в курсовом проекте, являются объекты Таблицы, Формы, Запросы, Отчеты.

Данные хранятся в базе в виде таблиц, строки (записи) которых состоят из наборов полей определенных типов. Таблица Access может иметь один или несколько индексов (ключей), задающих порядок следования записей в таблице. Индексация позволяет значительно оптимизировать выполнение запросов к таблицам базы данных, особенно к многострочным таблицам.

Курсовой проект состоит из двух глав. В первой главе выполнено проектирование базы данных, описание постановки задачи: входные и выходные данные, алгоритм решения задачи. Вторая глава включает в себя описание процесса создания базы данных в конкретной СУБД (СУБД Microsoft Access 2003): создание таблиц, проектирование форм и отчетов, создание запросов. В приложении представлены результаты этапов создания базы данных и интерфейс разработанного пользовательского приложения.

1. Проектирование базы данных

1.1 Постановка задачи

Любое юридическое лицо (предприятие, организация) или индивидуальный предприниматель, ведя свою деятельность на территории Республики Беларусь, может использовать в своей работе бланки строгой отчетности (БСО).

Бланк строгой отчетности - это документ, подтверждающий получение оплаты денежных средств. Он заменяет собой кассовый чек. Бланк строгой отчетности изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.

Порядок использования и бухгалтерского учета БСО установлен Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 №196.

Бланки строгой отчетности, которые применяет организация, должны соответствовать типовым формам, утвержденным Минфином, или формам, утвержденным иными республиканскими органами государственного управления в соответствии с законодательством.

Рассмотрим использование БСО в учреждении здравоохранения - в поликлинике. Поликлиника является организацией, которая выполняет оказание услуг населению: лечение пациентов, оформление больничных листов, выписка рецептов, выдача различных справок, оказание платных услуг: консультации врачей-специалистов, УЗИ, физиопроцедуры и т.п. Большинство услуг оформляется на бланках строго отчетности. К ним относятся: бланки больничных листов, бланки рецептов на выписку лекарств, квитанции на оказание платных услуг.

БСО выдаются под отчет ответственным исполнителям (врачам-специалистам различных подразделений) материально-ответственным лицом, которое отвечает за учет всех видов БСО, использующихся в данном учреждении и ведет книгу учета БСО. Выдача бланков учитывается в книге учета БСО (форма 0402380108) и осуществляется по письменным требованиям ответственных исполнителей.

Ответственные исполнители, получившие под отчет бланки строгой отчетности, представляют материально-ответственному лицу, осуществляющему ведение книги учета БСО, отчет об использовании полученных под отчет бланков строгой отчетности, как правило, не позднее трех рабочих дней со дня использования каждого из них. К отчету прилагаются документы, подтверждающие использование бланков строгой отчетности, а также испорченные бланки строгой отчетности. На основании полученных документов ответственный исполнитель, осуществляющий ведение книги учета.

Для обеспечения оперативного учета бланков строгой отчетности (количество имеющихся бланков того или иного вида, количество использованных БСО, количество испорченных БСО, количество списанных БСО; кому выданы, когда, какие бланки кому выдавались и т.п.) необходимо создание автоматизированной системы. В основе такой системы будет лежать база данных, обеспечивающая ввод и хранение записей по движению БСО, а также программное приложение СУБД, в котором будут реализованы функции по манипулированию информацией, хранящейся в базе. Использование созданного приложения сократит время, требующееся на ведение учета бланков, позволит оперативно получать отчетную информацию и обеспечит комфортную работу пользователя.

База данных должна содержать полную и достоверную информацию по учету бланков строгой отчетности. Информация об ответственных исполнителях должна быть полной и достаточной для определения любого лица, работающего с БСО. Необходимо учесть, что среди таких лиц могут быть однофамильцы, поэтому у каждого должен быть уникальный код. Каждой записи по учету движения бланков СО должен быть присвоен уникальный номер.

Так как каждый бланк БСО является уникальным необходимо обеспечить хранение в базе данных всех серий и номеров бланков.

Основным пользователем создаваемой автоматизированной системы будет материально-ответственное лицо (МОЛ), отвечающее за учет БСО. Указанное лицо будет вести книгу учета бланков строгой отчетности и будет выполнять ведение оперативного учета выдачи бланков ответственным исполнителям, обновлять и пополнять информацию по бланкам. Однако, кроме МОЛ, доступ к базе данных могут иметь руководители структурных подразделений и руководство учреждения, а также контролирующие органы.

Органы контроля должны иметь возможность проверить фактическое наличие бланков с той информацией, которая содержится в отчетах, получаемых в автоматизированной системе.

Руководство должно иметь возможность использовать хранящуюся в базе данных информацию для получения оперативных сведений: о наиболее или наименее часто использующихся бланках, количестве испорченных бланков, не использующихся бланках, а также по статистической отчетности: динамике количества используемых бланков, проценте испорченных, отклонении от показателей прошлых лет и т.п.

Хранение информации в базе данных должно позволить получение информации в разных разрезах и по различным критериям.

1.2 Выходная информация

В качестве информации, которую должен получать пользователь в ходе работы с БД, выступают отчеты, сформированные на основе данных из таблиц и запросов, содержащие различные сведения о видах используемых бланков, выдаче или возврате бланков, о списанных или испорченных бланках, об ответственных исполнителях и их должностях и подразделениях, в которых они работают и в которых используют БСО.

Выходной документ «Книга учета БСО» предназначена для ведения учета движения бланков, а также для определения количества и остатков бланков. В книге учета на каждого ответственного исполнителя указывается следующая информация:

В графе «Получено» книги учета отражается количество бланков строгой отчетности, полученных под отчет ответственными исполнителями.

Графа «Израсходовано» книги учета заполняется на основании актов и представленных ответственными исполнителями отчетов об использовании полученных под отчет бланков строгой отчетности.

Графа «Испорчено» книги учета формы заполняется на основании представленных ответственными исполнителями испорченных бланков строгой отчетности. Испорченные бланки строгой отчетности погашаются крестообразным перечеркиванием, не позволяющими их дальнейшее использование в части заполнения реквизитов (такими реквизитами могут быть фамилия, имя, отчество, сумма цифрами, сумма прописью). Вы дальнейшем составляются реестр и акт на их уничтожение.

В графе «Остаток» книги учета выводится остаток бланков строгой отчетности на конец дня, находящихся в подотчете у ответственных исполнителей.

Номер бланка СО состоит из шести цифр. Каждая запись в книге учета формы заверяется подписью материально-ответственного лица, осуществляющего ее ведение.

Форма выходного документа «Книга учета БСО» представлена на рисунке 1.



Рисунок 1 - Макет выходного документа «Книга учета БСО»

Выходной документ «Реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению» содержит информацию о тех бланках, которые подлежат уничтожению в связи с тем, что были испорчены. Форма данного выходного документа представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Выходной документ «Реестр БСО, подлежащих уничтожению»

Выходной документ «Акт проверки наличия бланков строгой отчетности» содержит информацию о результатах проверки фактического наличия БС документальной информацией. Форма данного выходного документа представлена на рисунке 3.



Рисунок 3 - Выходной документ «Акт проверки наличия БСО»

1.3 Входная информация

Входная информация это информация, которая вводится в базу данных.

Входными оперативно-учетными документами являются письменные требования ответственных исполнителей на выдачу БСО и их письменные отчеты об использовании выданных БСО.

В письменном требовании указываются данные по исполнителю, подразделение, указывается наименование БСО, запрашиваемое количество и серия бланков. В отчете об использовании бланков указываются наименование бланка, дата отчета, использованное количество бланков, а также число испорченных и использованных бланков с указанием серии и номера. Макеты входных данных представлены на рисунках 4, 5.



Рисунок 4 - Форма требования на выдачу БСО

Рисунок 5 - Форма отчета по использованию БСО

1.4 Описание информационной модели предметной области

Создание базы данных (БД) в среде СУБД Access предполагает выполнение следующих основных этапов:

- концептуальное проектирование;

- логическое проектирование;

- физическое проектирование;

- использование БД

- заполнение БД оперативной информацией и формирование запросов и отчетов.

Концептуальное проектирование - процедура конструирования информационной модели предметной области, не зависящей от условий реализации БД. Таким образом, сконструированная на данном этапе информационная модель не зависит ни от СУБД, ни от средств вычислительной техники.

Концептуальное проектирование БД выполняется на основе анализа информационных потоков организации; использования классификаторов и систем кодирования; определения диапазона действия и области применения БД; выяснения состава ее пользователей; сбора и анализа требований пользователей.

В результате выполнения концептуального проектирования БД должна быть построена информационная модель предметной области:

1. выделены все сущности, информация о которых должна содержаться в БД;

2. определены основные атрибуты для каждой сущности;

3. назначены ключевые атрибуты для каждой сущности;

4. сформулированы связи между сущностями;

5. выявлены условия применения выделенных сущностей в данной организации.

Сущность определяется как некоторый объект, представляющий интерес для организации, информация о котором должна храниться в БД. Этот объект должен иметь экземпляры, отличающиеся друг от друга и допускающие однозначную идентификацию. Сущность представляется, как правило, именем существительным. Примерами сущностей могут служить машины, банковские счета, учебные заведения, служащие и договора.

Кроме выделения сущностей на этапе концептуального проектирования обычно определяют обязательный минимум свойств (атрибутов) каждого объекта.

Атрибут есть свойство сущности. Например, атрибутами (свойствами) сущности «Студент» являются фамилия, имя, отчество, номер зачетной книжки, год рождения, академическая группа.

При проектировании используются два метода разработки БД. В первом методе сначала определяются основные задачи, для решения которых строится база. Затем определяются потребности задачи в данных, а затем они распределяются по информационным объектам. Во втором методе изучается предметная область, производится анализ ее данных, устанавливаются типовые объекты предметной области и их атрибуты. Иногда оба метода сочетают.

В результате проведенного концептуального проектирования предметной области задачи «Учет бланков строгой отчетности» был определен перечень атрибутов, которые должны храниться в базе данных. В таблице 1 представлены атрибуты создаваемой базы данных и их описание.

Таблица 1 - Атрибуты базы данных и их описание

Название атрибута	Описание
Наименование бланка	Полное наименование бланка строгой отчетности
Дата	Дата проведения операции с бланком
Серия	Серийный номер бланка
Номер первого бланка	Уникальный номер бланка в серии
Основание	Описание документа, на основании которого выдается или получается бланк
Номер последнего бланка	Уникальный номер бланка в серии
Кому выдано (от кого получено)	Указание Ф.И.О. ответственного исполнителя
Должность	Должность ответственного исполнителя
Подразделение	Подразделение, в котором работает ответственный исполнитель
Краткое название подразделения	Краткое название для указания в отчетах
Количество выданных бланков	Число, указывающее количество бланков
Количество израсходованных бланков	Число, указывающее количество бланков
Количество испорченных бланков	Число, указывающее количество бланков

Дальнейшее проектирование базы данных заключается в выделении информационных объектов и распределении атрибутов между информационными объектами. Определим атрибуты каждого информационного объекта с указанием ключевого атрибута, идентифицирующего его экземпляры, и дадим им имена.

В описываемой предметной области базы данных «Учет бланков строгой отчетности» выделено пять информационных объектов (ИО):

1. Ответственные исполнители;

2. Подразделения;

3. Виды БСО;

4. Должности;

5. Учет БСО.

ИО «Ответственные исполнители» является информационно-справочным объектом. Данная таблица предназначена для хранения информации о работниках, которые работают с бланками. Она содержит следующие реквизиты: код_исполнителя, Ф.И.О. Из этих атрибутов можно выделить первичный ключ - это поле Код_исполнителя (т.к. оно уникально для каждой записи).

ИО «Подразделения» является информационно-справочным объектом, содержит перечень всех структурных подразделений, в которых работают ответственные исполнители. В нем представлены следующие реквизиты: код_подразделения (ключевое поле), подразделение, краткое наименование.

ИО «Виды БСО» является информационно-справочным объектом и предназначен для хранения информации о перечне названий бланков строгой отчетности, использующихся в организации. Имеет следующие реквизиты: код_бланка (ключевое поле), наименование бланка.

ИО «Должности» является информационно-справочным объектом с реквизитами код_должности, должность. Код_должности определен как ключевое поле.

ИО «Учет БСО» является оперативно-учетным объектом. Данный объект не имеет ключевых полей, а только информационные поля и поля-внешние ключи.

Необходимо учесть следующие обстоятельства (условия применения):

- номера бланков не повторяются на протяжении всего периода учета;

- каждый бланк идентифицируется уникальным номером и серией;

- один и тот же ответственный исполнитель может упоминаться в разных операциях;

- в одном акте могут быть отражены поступления нескольких объектов, каждый из которых относится к своей инвентарной группе;

- все бланки от каждого исполнителя принимаются одним МОЛ;

- в один день могут быть оформлены несколько операций.

Логическое проектирование - перенесение концептуальной модели на модель данных выбранной СУБД. Логическое проектирование заключается уточнении набора атрибутов каждого информационного объекта, указании типов данных для каждого атрибута, проведении процесса нормализации.

Процесс нормализации - это разбиение отношения на два или более с целью ликвидации дублирования данных и потенциальной их противоречивости. Теоретически существует пять нормальных форм, но на практике обычно используются только первые три. Более того, первые две нормальные формы являются по существу промежуточными шагами для приведения базы данных к третьей нормальной форме.

Атрибутный состав приводят к 3 нормальной форме (далее 3НФ), т.е. каждая справочная таблица должна иметь первичный ключ, а также не должно быть транзитивных зависимостей между полями таблиц.

Общие требования к нормализации данных заключаются в следующем:

каждый информационный объект (ИО) за исключением тех, которые не имеют подчиненных ИО, должен содержать уникальный идентификатор-ключ;

все описательные (неключевые) реквизиты должны быть взаимно независимы;

каждый описательный реквизит должен функционально-полно зависеть от ключа ИО. Это означает, что каждому значению ключа соответствует только одно значение описательного реквизита.

Результаты логического проектирования представлены в таблицах 2-6.

Таблица 2 - Атрибуты объекта «Ответственные исполнители»

Атрибут	Название атрибута в базе	Тип данных
Код_исполнителя Фамилия Имя Отчество Фамилия и инициалы Код должности	Код_исполнителя Фамилия ИО Ф.И.О. Код_должности	Счетчик (первичный ключ) Текстовый Текстовый Текстовый Числовой

Таблица 3 - Атрибуты объекта «Подразделения»

Атрибут	Название атрибута в базе	Тип данных
Код подразделения Наименование подразделения Краткое наименование	Код_подразделения Подразделение Подразделение_сокр	Счетчик (первичный ключ) Текстовый Текстовый

Таблица 4 - Атрибуты объекта «Виды БСО»

Атрибут	Название атрибута в базе	Тип данных
Код вида БСО Наименование бланка	Код_бланка Бланк	Счетчик (первичный ключ) Текстовый

Таблица 5 - Атрибуты объекта «Должности»

Атрибут	Название атрибута в базе	Тип данных
Код должности Название должности	Код_должности Должность	Счетчик (первичный ключ) Текстовый

Таблица 6 - Атрибуты объекта «Учет БСО»

Атрибут	Название атрибута в базе	Тип данных
Дата Код бланка Серия бланка Номер бланка начальный Номер бланка конечный Документ-основание Код ответственного исполнителя Код подразделения Количество выданных бланков Количество израсходованных бланков Количество испорченных бланков	Дата_заказа Код_бланка Серия Номер1 Номер2 Основание Код_исполнителя Код_подразделения Количество_выдан Количество_расход Количество_испорчен	Дата/время Числовой Текстовый Числовой Числовой Текстовый Числовой Числовой Числовой Числовой Числовой

1.5 Алгоритм решения задачи

Решение задачи состоит из следующих этапов:

- создание структуры таблиц и схемы данных;

- наполнение справочников;

- ввод оперативной информации;

- формирование запросов;

- создание печатных форм;

- реализация пользовательского интерфейса работы с базой.

Создание структуры таблиц является самым начальным этапом создания физической модели базы данных. Схема данных реализует логические связи между таблицами и обеспечивает целостность данных в базе.

Наполнение справочников выполняется пользователем вручную. Для обеспечения более комфортной работы пользователя создаются формы - анлоги справочных таблиц, в которых присутствуют элементы управления, облегчающие ручное заполнение таблиц.

Ввод оперативной информации должен осуществляться на основании входных документов: требований на выдачу БСО или отчетов по использованию бланков строгой отчетности от ответственных исполнителей, а также имеющихся справочников «Ответственные исполнители», «Подразделения», «Виды БСО». На основе оперативной таблицы «Учет БСО» и всех справочников формируются выходные документы.

В дальнейшем МОЛ (материально-ответственное лицо) по учету БСО при вводе оперативных данных сможет выбирать, необходимый вид БСО, подразделение, ответственного исполнителя из соответствующего справочника. Ввод оперативной информации выполняется ответственным лицом следующим образом: из справочника исполнителей выбирается исполнитель, а из справочника видов БСО выбирается (или вводится) наименование бланка, из справочника подразделений выбирается нужное подразделение. После этого формируется заказ с указанием конкретного клиента, информации по оказываемой услуге, ее стоимости, сроках готовности. После заполнения всех полей оперативной таблицы информация записывается в таблицу базы данных. Сведения по проведенной операции с бланками строгой отчетности сохраняются в базе данных. Вся информация хранится в базе данных для ее дальнейшего использования при необходимости и для получения статистической и других видов отчетности.

Для получения произвольной информации из базы данных по различным критериям формируются запросы.

Для формирования выходных документов и их печати создаются Отчеты.

Чтобы организовать комфортную работу пользователя с базой данных создается приложение (главное меню) с помощью Диспетчера кнопочных форм.

2. Проектирование базы в среде СУБД Access 2003

2.1 Создание структуры таблиц

На основании данных задания к курсовому проекту была спроектирована логическая модель базы данных, состоящая из пяти таблиц: «Ответственные исполнители», «Виды БСО», «Подразделения», «Должности», «Учет БСО». На основании результатов проектирования создается структуры таблиц в реляционной базе данных в СУБД Access.

При создании физической модели базы данных сначала описывается структура каждой таблицы. Затем создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами.

Создание таблицы в СУБД Access 2003 может выполняться в одном из пяти режимов: «Таблица», «Конструктор», «Мастер таблиц», «Импорт таблиц»,

«Экспорт таблиц».

В данном проекте создание таблиц будем выполнять в режиме Конструктор. Для создания таблицы выберем объект «Таблицы». Затем выполним команды «Создать» - режим «Конструктор» или щелкнем левой кнопкой мыши по пиктограмме «Конструктор» на панели инструментов. В появившемся окне конструктора таблицы введем названия полей, укажем ключевые поля (если они есть), тип каждого поля и его размер. Сохраним созданную структуру. Аналогично создаются все пять таблиц данной базы.

Ключевое поле задается следующим образом: установить курсор мыши на поле, которое будет ключевым, затем щелкнуть левой кнопкой мыши по пиктограмме «Ключевое поле» на панели инструментов (либо выполнить команду Правка - Ключевое поле). На рисунке 6 приведено описание структуры таблицы «Ответственные исполнители» в режиме Конструктор. Ключевым полем в этой таблице является поле Код_исполнителя, значения этого поля являются уникальными, имеют тип данных Счетчик.

Уточнена длина текстового поля Фамилия. В нижней части окна конструктора таблицы можно заполнить таблицу для задания общих свойств поля (вкладка Общие) или выполнения подстановки (вкладка Подстановка прилагаемого списка значений поля). Общие свойства поля задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных.

С помощью окна свойств (см. рисунок 6) установлена длина поля, равная 25 символам (по умолчанию она равна 50 символам).

запрос логический информационный

Рисунок 6 - Окно структуры таблицы «Ответственные исполнители»

Аналогично созданы таблицы:

1. Таблица «Виды БСО». Ключевым полем таблицы является поле Код_бланка.

2. Таблица «Должности» (ключевым полем таблицы является поле Код_должности).

3. Таблица «Подразделения». Ключевым полем таблицы является поле Код_подразделения.

4. Таблица «Учет БСО». В таблице ключевое поле отсутствует.

2.2 Установление логических связей между таблицами

Создание структурных связей между информационными объектами (таблицами) выполняется с помощью схемы данных.

Для создания схемы нужно выполнить команды Сервис - Схема данных. Далее необходимо явно указать логические связи между таблицами с помощью линий связи. Для этого в открывшемся окне выделить все имена таблиц и кнопкой «Добавить» поместить их в окно схемы данных.

Для установления связей между таблицами необходимо перетащить ключевое поле справочной таблицы на поле-связку (поле с таким же именем) в связываемой таблице. В появившемся окне установить флажки «Обеспечение целостности данных» и «Каскадное обновление записей» и « «Каскадное удаление связанных записей». Технология связывания таблицы «Учет БСО» с таблицей-справочником «Виды БСО» представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 - Окно установки связи между таблицами

Полученная схема данных представлена на рисунке 8.

Рисунок 8 - Окно Схема данных с установленными связями между таблицами

2.3 Построение форм на основе таблиц базы данных

В СУБД Access существует пять основных видов форм: форма, созданная конструктором форм; форма, созданная мастером форм; автоформа; диаграмма; сводная таблица.

Формы используют для упрощения ввода информации в таблицы, ввода и изменения данных в одной строке за один раз. Формы обычно содержат элементы управления, связанные с полями базовых таблиц.

В случае если создавать форму в режиме конструктора, все необходимые поля и кнопки придется добавлять вручную. Если создавать форму в режиме мастера, то MS Access создаст форму самостоятельно, задав разработку ряд вопросов. Форму, созданную в режиме мастера, можно доработать в режиме Конструктор.

Для создания простой автоформы необходимо перейти на вкладку «Формы» и нажать кнопку «Создать». В появившемся окне необходимо выбрать способ создания формы (например, автоформа: ленточная) и указать таблицу-источник данных.

Таблицы «Ответственные исполнители», «Подразделения», «Виды БСО», «Должности» были созданы как автоформы. Для их создания использовались команды Формы - Создать - Автоформа ленточная или Формы - Создать - Автоформа в столбец. Вид автоформы типа Ленточная для таблицы «Подразделения» в режиме «Конструктор» представлен на рисунке 9.

Рисунок 9 - Форма «Подразделения»

В формах могут присутствовать различные элементы управления, например, кнопки. На элемент «кнопка» назначают какие-либо действия: открытие другой формы, открытие отчета или выполнение запроса. Также в форме может использоваться такой элемент управления как «поле со списком» - элемент управления, реализующий выбор значений поля из списка имеющихся значений поля справочной таблицы. Такие формы создаются с помощью конструктора форм или мастера форм.

Так, например, в форме «Ответственные исполнители» присутствует элемент управления «поле со списком», который позволяет автоматизировать ввод значений в поле «код должности» исполнителя путем выбора значений из справочника должностей. Для создания «поля со списком» нужно открыть форму в режиме Конструктор и выполнить вставку элемента управления «поле со списком» путем щелчка на соответствующей ему пиктограмме на панели элементов (см. рис. 10).

Рисунок 10 - Создание элемента «поле со списком»

Форма «Ответственные исполнители» в режиме Конструктор представлена на рисунке 11.

Рисунок 11 - Форма «Ответственные исполнители»

Форма «Учет БСО» в режиме конструктора представлена на рисунке 12. Она была создана с помощью Мастера форм. В качестве шаблона использовался режим Мастер. Выбран стиль оформления «Строгий». Затем полученная форма дорабатывалась в режиме Конструктор. В форме присутствуют три элемента «поле со списком». Они созданы для заполнения полей «код_подразделения», «код_бланка», «код_исполнителя» путем выбора значений из справочника подразделений, справочника видов бланков и справочника исполнителей. Для заполнения поля «основание» используется элемент «список», содержащий фиксированные значения «требование» или «отчет». Также в форме создана кнопка «Добавить новое название бланка», нажатие на которую приводит к открытию формы-справочника «Виды БСО» для внесения новой записи по бланку строгой отчетности.

Создание кнопок выполняется с использованием панели элементов: выбран элемент «кнопка», на которую назначено действие «Открыть форму» в категории «Работа с формой».

Рисунок 12 - Окно Создание кнопок

Форма «Учет БСО» (режим Конструктор и режим заполнения) представлена на рисунке 13.

Рисунок 13 - Форма «Учет БСО»

Заполнение таблиц удобно выполнять через уже созданные формы. Для этого нужно перейти к объекту Формы, на вкладке Формы выделить нужное название формы и нажать кнопку Открыть. Заполненный справочник «Виды БСО» и фрагмент оперативной таблицы «Учет БСО» представлены на рисунках 14-15.

Рисунок 14 - Содержание справочной таблицы «Виды БСО»

Рисунок 15 - Содержание оперативной таблицы «Учет БСО»

Содержимое всех таблиц представлено в Приложении А.

2.4 Создание запросов

При проектировании таблицы довольно часто требуется создать ряд запросов. Запросы нужны для получения информации по различным критериям. Для создания запросов (выборок из базы данных) используется объект Запросы.

Для создания запроса нужно перейти на вкладку Запросы, нажать «Создать» и выбрать пункт меню Конструктор. Далее откроется окно конструктора запросов. Можно написать запрос вручную на языке структурированных запросов SQL. Для этого необходимо вызвать команду Вид - Режим SQL. Для тех, кто не знаком с синтаксисом языка запросов в СУБД имеется Конструктор запросов, вызываемый командами Запросы - Создать - Конструктор. После чего открывается окно конструктора. Окно конструктора запросов состоит из двух частей: схемы данных и бланка QBE. В схеме данных запроса должны присутствовать те таблицы, поля из которых используются в бланке QBE. Поля, которые интересуют пользователя, переносятся в бланк двойным щелчком мыши на нужном поле в схеме данных запроса. Условия отбора записей указываются в строках «Условие отбора:» и «или» бланка QBE.

Для выполнения вычислений в запросе создается вычисляемое поле с помощью построителя выражений, который открывается кнопкой «Построить» на панели инструментов (см. рис. 16).

Для подведения итогов по указанным группам записей используется кнопка «Групповые операции» на панели инструментов (см. рис. 16).

Рисунок 16 - Панель инструментов окна конструктора запросов

В данном курсовом проекте были выполнены следующие запросы к базе данных.

Запрос 1

Информация по учету БСО за любой указанный день «Учет БСО по указанной дате»

Запрос «Учет БСО по указанной дате» является запросом с параметром. Запрос выводит полную информацию обо всех операциях по учету БСО, совершённых за указанный день. Запрос был создан в режиме «Конструктор», бланк которого представлен на рисунке 17.



Рисунок 17 - Бланк QBE в режиме Конструктор

При выполнении запроса сначала выводится диалоговое окно, в котором требуется ввести дату (рисунок 18).

Рисунок 18 - Диалоговое окно запроса даты

Результат запроса на указанную дату (например, 12.10.2015) представлен на рисунке 19.

Рисунок 19 - Результат запроса «Учет БСО по указанной дате»

Запрос 2

Информация по выдаче БСО за указанный месяц «Выдача БСО за указанный месяц»

Запрос «Выдача БСО за указанный месяц» является одновременно запросом с запрашиваемым параметром и запросом с вычисляемым полем. При выполнении запроса сначала запрашивается номер месяца, за который нужно вывести информацию. Затем указанный номер месяца отыскивается среди значений вычисляемого поля «Номер месяца». Поле «Номер месяца» вычисляется по формуле (см. рис. 20): Номер месяца: Month([Учет БСО]! [Дата])



Рисунок 20 - Окно Построитель выражений с введенной формулой

Запрос в режиме «Конструктор» представлен на рисунке 21.

Рисунок 21 - Конструктор запроса «Выдача БСО за указанный месяц»

Результат запроса показан на рисунке 22 (за 10 месяц).

Рисунок 22 - Результат запроса «Выдача БСО за указанный месяц»

Запрос 3

Информация по БСО, учтенным по конкретно указанному исполнителю «Учет БСО по фамилии исполнителя».

Запрос 3 также является запросом с запрашиваемым параметром. В запросе используется параметр: начальные буквы фамилии ответственного исполнителя. Параметр указывается в строке «Условие отбора» в квадратных скобках напротив столбца с именем «Фамилия». Вид запроса в режиме Конструктор и результат выполнения запроса представлены на рисунках 23-24.

Диалоговое окно используется для ввода начальных букв фамилии клиента. В конкретном примере это клиент, фамилия которого начинается на букву «В».

При выполнении запроса пользователю открывается диалоговое окно требующее ввести фамилию. Пользователь может ввести не всю целиком фамилию, а только несколько символов и нужная пользователю информация будет найдена.

Рисунок 23 - Конструктор запроса «Учет БСО по фамилии исполнителя»

Рисунок 24 - Результат запроса

Запрос 4

Подсчет количества БСО по подразделениям «Учет БСО по подразделению».

В запросе используются таблицы: Подразделения, Учет БСО, Виды БСО. Применяется функция агрегирования Sum(), подсчитывающая общую сумму выданных, использованных и испорченных БСО в указанном подразделении. Запрос в режиме конструктора показан на рисунке 25.

Рисунок 25 - Конструктор запроса «Подсчет БСО по подразделению»

Результат запроса показан на рисунке 26.

Рисунок 26 - Результат запроса

Запрос 5

Подсчет количества БСО по видам «Подсчет БСО по их видам».

Запрос «Подсчет БСО по их видам» выводит статистику по всем выданным, использованным и испорченным бланкам строгой отчетности в организации. В данном запросе, как и в запросе 4, задается группировка записей по подразделению и указывается групповая операция Sum() потрем числовым полям. Вид запроса в режиме Конструктор и результат выполнения запроса представлены на рисунках 27-28.

Рисунок 27 - Конструктор запроса «Подсчет БСО по видам»

Рисунок 28 - Результат запроса

2.5 Разработка отчетов

Непосредственное создание отчета происходит после перехода на вкладку Отчеты. Щелчок по кнопке Создать приводит к появлению диалогового окна Новый отчет. Вид диалогового окна представлен на рисунке 29.



Рисунок 29 - Окно «Новый отчет»

В работе выполнено создание трех отчетов:

1. Книга учета БСО;

2. Подсчет БСО по каждому виду;

3. Реестр БСО, подлежащих списанию

Отчёт «Подсчет БСО по каждому виду» реализован с помощью макета Автоотчет: ленточный. Создан на основе одноименного запроса. Здесь не требуется никаких функций группировки и агрегирования (рисунок 30).

Рисунок 30 - Отчёт в режиме Конструктор

Для создания отчёта «Книга учета БСО» был использован макет Мастер отчетов. В примечании отчёта выводится итоговое количество бланков: выданных, использованных, испорченных по каждому виду БСО. Оно рассчитывается с помощью групповой операции Sum().

В качестве источника для отчёта «Книга учета БСО» используется запрос «Детализированный учет конкретных бланков». В отчёте применяется группировка данных по полям «Дата», «Бланк». Параметры группировки задаются в окне отчетов «Добавление уровней группировки».

Для представления отчета выбран «стиль Строгий». Отчёт в режиме Конструктора представлен на рисунке 31.

Рисунок 31 - Окно отчета в режиме Конструктор

Создан отчет «Реестр БСО, подлежащих списанию» также с помощью Мастера отчетов. В качестве источника используется запрос «Испорченные бланки». В отчёте применяется группировка данных по полю «Дата» по дням. Выполняется групповая операция Sum для поля «Стоимость». Отчёт «Заказы за день» в режиме Конструктор представлен на рисунке 32.

Рисунок 32 - Окно отчета в режиме Конструктор

2.6 Создание главной кнопочной формы

Прежде чем создавать главную кнопочную форму, которая будет выступать как главное меню работы с базой данных, создадим дополнительно три обычные формы: форму для работы со справочниками «Справочники», форму для выполнения запросов «Запросы» и форму «Отчеты». Все формы представляют собой набор кнопок.

Для создания форм использовался конструктор форм. Для вставки кнопки в форму использовалась Панель элементов (элемент Кнопка). Затем на каждую кнопку назначалось действие: открытие соответствующего запроса или формы. Для создания подсказок к кнопкам использовался элемент «Надпись» на панели элементов. Вид форм «Справочники» и «Запросы» в режиме Конструктор представлен на рисунках 33, 34.

Рисунок 33 - Форма «Справочники»

Рисунок 34 - Форма «Запросы»

Форма «Отчеты» позволяет выполнить просмотр и печать трех отчетов. Форма состоит из трех элементов типа «надпись» и трех кнопок с изображением отчета. Щелчок по кнопке вызывает команду «Просмотр» отчета, указанного в элементе «надпись». Данная форма отображена на рисунке 35.

Рисунок 35 - Форма «Отчеты»

Для создания главной кнопочной формы нужно выполнить команды Сервис - Служебные программы - Диспетчер кнопочных форм. В результате откроется окно, в котором нужно указать название главной формы и ввести названия ее страниц. Каждая из страниц кнопочной формы - это отдельный режим работы. В нашей базе данных главную кнопочную форму назовем Главное меню. В меню будет 4 пункта (4 страницы): Операции с бланками, Справочники, Отчеты, Запросы. Для создания каждого из пунктов нужно выделить название главной кнопочной формы (в нашем случае Главное меню) нажать кнопку Изменить и ввести название создаваемой страницы. Для настройки каждого из элементов приложения его нужно выделить и нажать кнопку Изменить. В открывшемся окне для каждого элемента главной кнопочной формы назначается команда, которая выбирается из вложенного списка строки Команда.

Заключение

В ходе курсового проектирования была спроектирована и реализована база данных, поддерживающая учет выдачи бланков строгой отчетности в учреждении здравоохранения. База данных предоставляет возможность ввода, хранения данных о бланках БСО, ответственных исполнителях, подразделениях. База данных включает в себя 5 таблиц, 8 форм, включая главную кнопочную форму, 3 отчета, 6 запросов. Все таблицы были созданы на основе входных и выходных данных.

Разработано главное меню программы. Оно состоит из набора страниц, которые позволяют пользователю выбрать необходимую операцию для дальнейшей работы. Главное меню представляет собой главную кнопочную форму. Добавление и изменение данных было реализовано с помощью форм. Просмотр необходимых сведений осуществляется с помощью запросов и отчетов.

Для проектирования и разработки БД использовалась программа MS Access 2003.

Применение созданной базы данных в виде полученного программного приложения значительно упрощает и ускоряет обработку требований и отчетов на получение и возврат бланков строгой отчетности, способствует повышению эффективности и качества учета такого вида документов. Благодаря созданному приложению пользователь базы данных имеет возможность ввода данных посредством форм, анализа и вывода данных в виде выходных документов (отчетов).

Список использованных источников

Рудикова Л.В. Базы данных. Разработка приложений. - СПб.: БХВ Петербург, 2006. -496.

Кошелев, В.Н. Access 2003. Практическое руководство / В. Кошелев: Бином, 2010. - 464 с.

Роджер, Дж. Использование Microsoft Office Access 2003. Специальное издание / Дж. Роджер: Вильямс, 2006. - 56-60 с.

Дейт, К.Дж. Введение в системы баз данных / К.Дж. Дейт - К.: Диалектика, 2001. - 1072 с.

Хоменко, А.Д. Базы данных / А.Д. Хоменко, В.М. Цыганков, М.Г. Мальцев: Корона, 2002. - 672 c.

Леонтьев, О.С. Microsoft Office 2000: Краткий курс. - СПб.: Питер, 2001. - 288 с.

Приложение

Описание структуры таблиц базы данных

Размещено на Allbest.ru