Создание базы данных образовательного учреждения в СУБД Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Системный анализ базы данных

1.1 Описание предметной области

1.2 Экономическая сущность информационных задач

1.3 Обособление проектных решений задач

2. Разработка информационной системы

2.1 Описание структуры базы данных

2.2 Технологическое обеспечение

2.3 Внешний вид программы

2.4 Описание работы программы

Заключение

Список литературы

Введение

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД.

Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД, основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа.

Целью этой работы является создать базу данных в СУБД ACCESS.

1. Системный анализ базы данных

1.1 Описание предметной области

Представим предметную область «Образовательные учреждения города» как взаимодействие следующих сущностей: в Образовательных учреждениях используют «Программное обеспечения». «Администрация» пользуются этим «Программным обеспечением».

На основании исследования предметной области выделим следующие сущности модели «сущность-связь» («Entity Relationship» - ER-модели): «Характеристика», «Администрация».

Следует отметить, что для каждого элемента сущности устанавливается свой личный номер - ключевой атрибут, однозначно характеризующий его.

Представим сущности в виде таблиц:

Характеристика
Код
Наименование учреждения
Количество учеников
Адрес
Номер телефона
Сайт

Определение сущности «Характеристика» в модели ER

Администрация
Код
Наименование учреждения
Директор
Зам. Директора

Определение сущности «Администрация» в модели ER

Между выделенными сущностями можно выделить следующую связь:

«Администрация» может работать в одной из единиц «Характеристика» (связь 1:1).

Показана версия полной ER-модели для базы данных ЦЗН.

Рис. 1.1 - Моделирование связей между сущностями предметной области

1.2 Экономическая сущность информационных задач

база данных программа информационный

Необходимо построить базу данных, содержащую информацию о Характеристики, используемом в Образовательных учреждениях.

В результате анализа предметной области выявляются документы - источники данных для создания базы данных.

Документы справочной информации. Справочная информация содержится в документах «Администрация», «Характеристика».

Документы учетной информации. Учетная информация содержится в нормативных документах Образовательных учреждениях.

Отметим, что документы предметной области не только дают возможность выявить структуру данных, но и являются основой для разработки форм ввода/вывода, отчетов для печати документов.

Построим диаграмму для нашего проекта по стандарту IDEF0.

Рис. 1.2 - Диаграмма IDEF0

Сделаем декомпозицию основного процесса на диаграмме:

Рис. 1.3 - Декомпозиция главного блока диаграммы

1.3 Обособление проектных решений задач

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

Система управления базами данных предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров.

MS Access является файл-серверной СУБД и потому применима лишь к маленьким приложениям. Отсутствует ряд механизмов, необходимых в многопользовательских БД, таких, например, как триггеры.

Существенно расширяет возможности MS Access по написанию приложений механизм связи с различными внешними СУБД: "связанные таблицы" (связь с таблицей СУБД) и "запросы к серверу" (запрос на диалекте SQL, который "понимает" СУБД). Также MS Access позволяет строить полноценные клиент-серверные приложения на СУБД MS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки.

Для создания приложения пользователя будет использоваться Visual Basic 6 - средство разработки программного обеспечения, разрабатываемое корпорацией Microsoft и включающее язык программирования и среду разработки. Язык Visual Basic унаследовал дух, стиль и отчасти синтаксис своего предка -- языка Бейсик, у которого есть немало диалектов. В то же время Visual Basic сочетает в себе процедуры и элементы объектно-ориентированных и компонентно-ориентированных языков программирования. Среда разработки VB включает инструменты для визуального конструирования пользовательского интерфейса.

Visual Basic считается хорошим средством быстрой разработки прототипов программы, для разработки приложений баз данных и вообще для компонентного способа создания программ, работающих под управлением операционных систем семейства Microsoft Windows.

Первое признание серьёзными разработчиками Visual Basic получил после выхода версии 3 -- VB3. Окончательное признание как полноценного средства программирования для Windows -- при выходе версии 5 -- VB5. Версия VB6, входящая в состав Microsoft Visual Studio 6.0, стала по-настоящему зрелым и функционально богатым продуктом.

2. Разработка информационной системы

2.1 Описание структуры базы данных

Реляционная схема базы данных для Образовательных учреждений представлена следующими таблицами:

«Характеристика» - содержит список единиц программного обеспечения с дополнительными атрибутами;

«Администрация» - содержит список Администрации Образовательных учреждений.

Все таблицы базы данных Образовательных учреждений:

Таблица 1. «Характеристика образовательных учреждений»

Код	Наименование учреждений	Количество учеников	Адреса	Номера телефонов	Сайты
1	Гимназия № 1 им. Ю.А. Гагарина	805	г. Клинцы, пр-т Ленина, 23	(48336) 41539	Ошибка! Недопустимый объект гиперссылки.
2	школа № 2 им. А.И. Герцена	798	г. Клинцы, ул. Октябрьская, 29	(48336) 41627	klsch2@online.debryansk.ru
3	школа № 3 им. С. Орджоникидзе	750	г. Клинцы, ул. Калинина, 137	(48336)55228	klsch3@online.debryansk.ru
4	школа № 4 им. В.И. Ленина	450	г. Клинцы, ул. Орджоникидзе, 90	(48336) 41381	klsch4@online.debryansk.ru
5	школа № 5 им. Н. Островского	700	г. Клинцы, пл. Свободы, 26	(48336) 40498	klsch5@online.debryansk.ru
6	школа № 6 имени Коновалова В. П.	658	г. Клинцы, ул. Декабристов, 20а	(48336) 41131	klsch6@online.debryansk.ru
7	школа № 7	686	г. Клинцы, ул. Свердлова, 152	(48336) 43588	klsch7@online.debryansk.ru
8	школа № 8	950	г. Клинцы, ул. Калинина, 139	(48336) 55227	klsch8@online.debryansk.ru
9	школа № 9	963	г. Клинцы, ул. Калинина, 155	(48336) 55187	klsch9@online.debryansk.ru
10	СОШ Займищенская школа	300	г. Клинцы, с.Займище, ул. Клинцовская 102а	(48336) 45713	klzaim@online.debryansk.ru
11	СОШ Ардонская школа им.М.Н. Плоткина	250	г. Клинцы, с. Ардонь, ул. Школьная, 26	(48336) 43119	schard@online.debryansk.ru
12	Клинцовский Индустриальный Техникум	500	г. Клинцы, ул. Пушкина, 24	(48336)40539	http://ktt.netau.net/
13	Клинцовский Технологический Техникум	500	г.Клинцы, ул. Октябрьская, 50	(48336)42092	Ошибка! Недопустимый объект гиперссылки.

Таблица 2. «Администрация образовательных учреждений»

Код	Образовательные учреждения	Директор	Зам директора
1	Гимназия № 1 им. Ю.А. Гагарина	Мартыненко Л.Д.	Сехина С.Л.
2	школа № 2 им. А.И. Герцена	Авилова О.Г.	Мартыненко В.Д.
3	школа № 3 им. С. Орджоникидзе	Фиц Т.В.	Солодухин И.И.
4	школа № 4 им. В.И. Ленина	Еловский А.И.	Петров Т.Л.
5	школа № 5 им. Н. Островского	Майорова Г.М.	Сидоров Е.Г.
6	школа № 6 имени Коновалова В. П.	Бондаренко А.А.	Огурцов Ф.Я.
7	школа № 7	Садовская Р.И.	Куриленко А.В.
8	школа № 8	Шендрик Г.К.	Антонова Г.С.
9	школа № 9	Красильникова Н.В.	Глушак А. Е.
10	СОШ Займищенская школа	Сырадоева Л.Н.	Животок В.Н.
11	СОШ Ардонская школа им.М.Н. Плоткина	Гончаров В.И.	Мамонова Н.В.
12	Клинцовский Индустриальный Техникум	Ляхов А.П.	Ковалев В.В.
13	Клинцовский Технологический Техникум	Федорищенко А.Д.	Иванов П.Р.

Таким образом, мы уже имеем схему базы данных Образовательных учреждений, которую получили, воспользовавшись общими правилами перехода к реляционной модели данных. Она является корректной, поскольку в ней уже отсутствуют нежелательные отношения. Теперь необходимо решить вопрос о том, какую СУБД будем использовать и, затем, описать концептуальную схему в терминах выбранной СУБД. Необходимо также произвести описание внешних моделей в терминах выбранной СУБД.

2.2 Технологическое обеспечение

Технологическое обеспечение включает описание организации технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации и отражает последовательность операций, начиная от способа сбора первичной информации, включающей два типа документов (документы, данные из которых используются для корректировки НСИ и документы, представляющие оперативную информацию, используемую для расчетов) и заканчивая формированием результатной информации, ее передачи и мероприятиям по переходу на новую отчетную дату. Затем приводится схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации и инструкционные карты основных операций технологического процесса, отражающие пооперационное описание технологии.

Для работы с программным продуктом используется простой, интуитивно понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формы определяется доступностью командных кнопок, целостность данных определяется набором используемых в программе проверок.

Как упоминалось в разделе 1.3, для управления базой данных будет использована программа, разработанная в среде разработки VBA. Это удобно тем, что разработчик сам решает какие функции СУБД упростить или улучшить, а так же даёт полную свободу действий в создании графического интерфейса, что положительно сказывается на освоении программы непрофессионалами.



Рис. 2.1 - Внешний вид среды разработки Visual Basic

Несмотря на то, что форматом базы данных в данном проекте является база данных VBA, разработчик драйвера сей БД позаботился о реализации компонента для среды разработки Visual Basic. Благодаря этому при разработке приложения в Visual Basic достаточно подключить компонент VBA, после чего можно будет использовать весь его функционал. Все функции, процедуры и типы данных компонента описаны в официальной документации.

Рассмотрим саму программу для управления базой данных проекта.

2.3 Внешний вид программы

В процессе разработки интерфейса уделялось большое внимание его упрощению для того, чтобы пользователь с минимальными знаниями и навыками в работе с компьютером мог без особого труда пользоваться СУБД.

Ниже приведён внешний вид программы:



Рис. 2.2 - Внешний вид программы

Рис. 2.3 - Ниспадающее меню для доступа к дочерним формам

Рис. 2.4 -- Форма «Характеристика»

Рис. 2.5 -- Форма «Администрация»



Рис. 2.6 -- Форма генерации отчёта

Рис.2.7 - Схема данных

2.4 Описание работы программы

Кнопки на формах выполняют базовые функции редактирования и просмотра данных. Основной рабочий компонент, который выводит все данные из БД в окно программы.

Этот элемент позволяет вывести данные, но к самой базе данных подключается компонент VBA, использующий собственный драйвер из библиотеки VBA. Как было указано ранее, компонент для Visual Basic и драйвер к компоненту поставляются напрямую от разработчика .VBA.

Приложение взаимодействуют с компонентом VBAи выполняет различные запрограммированные запросы к БД на языке .VBA. Ниже приведён код некоторых процедур, выполняемых в приложении.

If cmbSearch.Text = "Сайт" Then sField = "Season"

bSearch = False

With DataSource.Recordset

.MoveFirst

Do Until .EOF

If txtSearch = .Fields(sField) Then

bSearch = True

End If

.MoveNext

Loop

End With

If bSearch = False Then lblRes.Caption = "Поиск дал результатов"

End Sub

Метод .AddNew вводит программу в режим добавления информации, очищая нужные текстовые поля. Пользователю выводится сообщение с подсказкой «Введите данные». Сама кнопка скрывается от пользователя, чтобы предотвратить ошибку. Для завершения добавления становится видимой кнопка «Сохранить добавляемые данные», которая записывает введённые данные в таблицу, а так же возвращает прежние кнопки. Код этой кнопки представлен ниже:

Private Sub Комманда4_Click()

Data1.Recordset.Update

MsgBox ("Добавление завершено")

Комманда1.Visible = True

Комманда3.Visible = True

Комманда2.Visible = True

Комманда4.Visible = False

End Sub

При навигации между формами требуется защита от ошибок, вызванных случайными неверными действиями пользователя. Родительская форма станет неактивной и пользователь не сможет внести в неё изменения, не закончив работу с дочерней. Пример такой процедуры ниже:

Sub Администрация()

Form1.text1.SelText = Clipboard.GetText

End Sub

Очень важными являются функции СУБД. Запросы, вносящие изменения в базу данных, подключением. Применяемый метод позволяет выполнить VBA запрос и отследить результат его выполнения (успешный или с ошибкой). Ниже приведены примеры использования таких конструкций на кнопках редактирования в форме редактора.

//Добавление:

Private Sub UserForm_Click()

sldb.VBA('INSERT INTO po (name,desc,price,dev,datebuy,dateend) VALUES ("'+AnsiToUtf8(edtName.text)+

'","'+AnsiToUtf8(edtDesc.text)+

'","'+AnsiToUtf8(edtPrice.text)+

'","'+AnsiToUtf8(edtDev.text)+

'","'+AnsiToUtf8(edtBuy.text)+

'","'+AnsiToUtf8(edtEnd.text)+

'")');

edtName.Text:='';

edtDesc.Text:='';

edtPrice.Text:='';

edtDev.Text:='';

edtBuy.Text:='';

edtEnd.Text:='';

ShowMessage('Готово!');

UpdateTable;

End Sub

//Внесение изменений:

Private Sub UserForm 2_Click()

End Sub

Dim a, b, c, d As Integer

Private Sub CommandButton1_Click()

a=Val(TextBox1.Text)

b=Val(TextBox2.Text)

c=Val(TextBox3.Text)

Select Case a

Case 5

d=b + c

Label4.Caption=«Результат: d=» & d

Case 0

d=- b - c

Label4.Caption=«Результат: d=» & d

Case 10

d=b * c

Label4.Caption=«Результат: d=» & d

Case Else

Label4.Caption=«Введено не то значение»

End Select

End Sub

Помимо основных форм для вывода используются отчёты.

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и других документов.

Для формирования отчётов в нашей программе есть отдельная форма. Она позволяет сформировать требуемый отчёт и потом распечатать его (или вывести в файл). Для формирования отчёта и вывода будет использоваться встроенный компонент среды. С помощью этого компонента мы можем использовать принтер, установленный в системе Visual Basic , что бы вывести отчёт. Если физического принтера в системе не установлено, или по умолчанию выбран виртуальный принтер, отчёт выведется в файл.

Ниже приведена процедура печати отчёта:

Private Sub UserForm_Click()

var

X1, X2: Integer;

Y1, Y2: Integer;

TmpI: Integer;

F: Integer;

TR: TRect;

End Sub

Printer.Title := sTitle;

Printer.BeginDoc;

Printer.Canvas.Pen.Color := 0;

Printer.Canvas.Font.Name := 'Times New Roman';

Printer.Canvas.Font.Size := 12;

Printer.Canvas.Font.Style := [fsBold, fsUnderline];

Printer.Canvas.TextOut(0, 100, Printer.Title);

for F := 1 to sGrid.ColCount - 1 do

End Select

X1 := 0;

for TmpI := 1 to (F - 1) do

X1 := X1 + 5 * (sGrid.ColWidths[TmpI]);

Y1 := 300;

X2 := 0;

for TmpI := 1 to F do

X2 := X2 + 5 * (sGrid.ColWidths[TmpI]);

Y2 := 450;

TR := Rect(X1, Y1, X2 - 30, Y2);

Printer.Canvas.Font.Style := [fsBold];

Printer.Canvas.Font.Size := 7;

Printer.Canvas.TextRect(TR, X1 + 50, 350, sGrid.Cells[F, 0]);

Printer.Canvas.Font.Style := [];

for TmpI := 1 to sGrid.RowCount - 1 do

End Sub

Y1 := 150 * TmpI + 300;

Y2 := 150 * (TmpI + 1) + 300;

TR := Rect(X1, Y1, X2 - 30, Y2);

Printer.Canvas.TextRect(TR, X1 + 50, Y1 + 50, sGrid.Cells[F, TmpI]);

End Select

End Sub

Заключение

Использование данной автоматизированной системы электронного документооборота в реальных условиях приведет к улучшению ряда экономических показателей:

- улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени автоматизации получения первичной информации);

- уменьшение времени, затраченного на обработку данных людьми.

К составляющим эффективность при использовании данной системы электронного документооборота можно отнести также следующее:

- во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

- организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

- система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

- создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

- минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих мест, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.

- качественный выигрыш достигается организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем - в повторном вводе реквизитов текстов полученных документов.

Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.

Список литературы

1.Рудикова Л.В. Базы данных. БХВ-Петербург, 2006. Хальворсон,

2.MS Visual Basic 6.0. Шаг за шагом, 2011.

3.Вероника Михеева, Ирина Харитонова. Microsoft Access 2010. БХВ- Петербург. 2009

4.Википедия - свободная энциклопедия (Wikipedia.org)

5.Информатика. Серия «Учебники, учебные пособия». //Под ред. П.П. Беленько н/Д: Феникс, 2010. - 448 с.

6.Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Владос. 2006г.

7.Хетагуров Я.А. Проектирование автоматизированных систем обработки информации и управления (АСОИУ).М.:ОЛМА-пресс. 2012г.

8.Шуремов Е.Л., Чистов Д.В., Лямова Г.В. Информационные системы управления предприятиями. Издательство Бухгалтерский учет, 2006г.

9.Александр Волоха. Новые возможности 2006г.

10.Вероника Михеева, Ирина Харитонова. Microsoft Access 2007. - БХВ-Петербург, 2008г.

11.Джордж Пек. Полный справочник - Вильямс , 2011г.

12.Коннор Макдональд, Хаим Кац. Oracle PL/SQL для профессионалов 2007г.

13.Кренке Д. Теория и практика построение баз данных, Санкт-Петербург. 2006г.

14.Родигин Л.А. Базы данных для карманного компьютера. 2012г.

15.Справка Microsoft Access XP 2010г.

Размещено на Allbest.ru