Изучение информационных потоков позволяет определить информационные связи как всего общества в целом, так и его подразделений [6].

Информационные связи регулируются через документы различных видов: поступающих в общество, исходящих из общества и циркулирующих в обществе. Таким образом, движение информационных потоков есть движение документов, значит, изучить информационный поток означает изучить все виды документов[6].

Выделяют 2 метода изучения документов:

- метод инвентаризации;

- метод типических групп.

Множество документов, связанных с системой управления, с точки зрения разработчика АСУ можно разделить на следующие категории и группы[6]:

Входные документы, возникающие вне системы.

Специальные положения и инструкции, регламентирующие функции подразделений и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений.

Систематически обновляемые картотеки, книги, журналы, справочники, используемые в процессе работы.

Промежуточные документы, получаемые в процессе управления (в процессе обработки данных).

Выходные документы.

Таким образом, анализ информационных потоков по выбранной проблеме, заключается в изучении документооборота этой области.

Для более наглядного представления информационных потоков строится таблица-схема документооборота (таблица 1.6). При построении этой таблицы-схемы используется таблица «Перечень используемых документов» (таблица 1.5) [8].

Таким образом, анализ информационных потоков по выбранной проблеме заключается в изучении документооборота в этой области. На основании изученных документов можно составить перечень используемых документов (таблица 1.5).

Таблица 1.5 Перечень используемых документов

Для более наглядного представления информационных потоков строится таблица-схема документооборота (таблица 1.6). Каждый документ в таблице-схеме занимает свою горизонталь. Графически указывается количество выписываемых экземпляров, и где они выписываются. Также указываются вертикальные связи между документами, какой документ каким порождается (если таковые связи существуют) и горизонтальное движение экземпляров.

Таблица 1.6 Схема документооборота

1.8 Выводы

В первой главе дипломного проекта произведен диагностический анализ средней общеобразовательной школы №17 г. Майкопа. В результате обследования:

- дана общая характеристика школы (общие положения, основные задачи, основные функции);

- произведен анализ функциональной структуры (построена функционально- иерархическая структура);

- был произведен анализ целей;

- построена организационно-управленческая структура;

- произведен анализ проблемных ситуаций и выбрана проблема для ее разрешения путем автоматизации;

- произведен анализ информационных потоков документов в выбранном отделе.

В результате проведения анализа проблемных ситуаций для автоматизации выбрано рабочее место заместителя директора школы по учебной работе.

2. Концептуальный план создания АСУ

2.1 Общее описание АСУ МОУ СОШ №17

Функциональная структура АСУ. При изучении уже существующей АСУ организации или построении новой в начале необходимо определить её внутреннюю структуру. При этом система разделяется на части, имеющие меньшую сложность, подсистемы и их элементы.

Структуру АСУ можно представить в виде совокупности обеспечивающих и функциональных подсистемы. Применение такого подхода обеспечивает наиболее полное представление о структуре АСУ. Взаимодействие этих подсистем строится на основе общего информационного фонда, который формируется в процессе работы функциональных подсистем на основе единой методологии решения задач и образования взаимосвязанного комплекса показателей, с использованием единых средств и методов описания данных. Программные средства обеспечивают машинное ведение информационного фонда и взаимодействие с этим фондом пользователей всех категорий [2].

Функциональные подсистемы АСУ представляют собой комплекс программных и технических средств, предназначенных для решения задач планирования, учёта, анализа показателей, и принятия на основе этих данных управленческих решений. Эти подсистемы реализовываются в виде автоматизированных рабочих мест:

- автоматизированная подсистема «Обучение» состоит из АРМ - ов заместителя директора по УР и секретаря учебной части, и предназначена для организации и проведения теоретических и практических учебных занятий в школе;

- автоматизированная подсистема «Воспитательная работа» содержит АРМ- ы замдиректора по воспитательной работе, психолога и библиотекаря, отвечает за формирование у учащихся нравственных навыков.

- автоматизированная подсистема «Методист» состоит из АРМ-ов замдиректора по учебно-методической работе и председателя методической секции, ее задачей является контроль за накоплением учителями методических наработок по дисциплинам;

- автоматизированная подсистема «Хозчасть» включает в себя АРМ-ы замдиректора по АХЧ, зав. складом, зав. гаражом, и предназначена для учета, контроля и ремонта автотранспорта и других механических средств, находящегося на балансе школы;

- АРМ «Отдел кадров» - учет кадрового состава школы;

- АРМ «Зав. столовой» - ведение учета и контроля за расходом продуктов питания в столовой школы;

- АРМ «Директор школы» - контроль производственной работы для повышения эффективности деятельности организации.

Роль обеспечивающих подсистем состоит в обеспечении единого общесистемного подхода на всех этапах сбора, хранения, обработки и выдачи информации на основе использования экономико-математических моделей и средств вычислительной техники.

В комплекс обеспечивающих подсистем входят:

- подсистема информационного обеспечения АСУ - это совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в АСУ;

- подсистема организационного обеспечения АСУ - совокупность средств и методов, предназначенных для проведения технико-экономического анализа существующей системы управления, выбора и постановки задачи управления предприятием, организации управления и производства в условиях АСУ;

- подсистема технического обеспечения АСУ является комплексом технических средств, связанных единым техническим процессом преобразования информации, предназначенных для обеспечения АСУ;

- подсистема математического обеспечения АСУ - совокупность математических методов, моделей и алгоритмов решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники в АСУ;

- подсистема программного обеспечения АСУ - совокупность программ регулярного применения, необходимых для решения функциональных задач АСУ, и программ, позволяющих наиболее эффективно эксплуатировать вычислительную технику, обеспечивая пользователю наибольшие удобства в работе и минимум затрат на программирование задач и обработку информации в АСУ.

Описание существующих функциональных подсистем и автоматизированных рабочих мест, а также разрабатываемых и планируемых к разработке подсистем и АРМ - ов представлено в таблице 2.1.

Таблица 2.1 Существующие, разрабатываемые и планируемых к разработке подсистемы и рабочие места

Функциональную модель АСОИУ школы спроектируем в среде моделирования BPWin (рисунок 2.1 и 2.2).

Рисунок 2.1 - Входные и выходные элементы системы «Школа»

Рисунок 2.2 - Взаимодействие элементов подсистемы «Обучение»

Описание информационного обеспечения АСУ. Информационное обеспечение АСУ школы №17 представляет собой совокупность данных, языковых средств описания данных, методов организации, хранения, накопления и доступа к информационным массивам, обеспечивающих выдачу всей информации, необходимой в процессе решения функциональных задач АСУ и справочной информации [2].

Подсистема информационного обеспечения укрупнено включает:

- методы и средства описания, моделирования и представления данных, разнообразные структуры на домашинном логическом уровнях, а так же методические и инструктивные материалы, определяющие порядок применения и развития средств описания данных;

- систему внедрения средств описания данных;

- подразделения подсистемы информационного обеспечения.

Основными функциями подсистемы являются:

- организация контроля правильности использования средств описания данных и обеспечения достоверности на различных уровнях описания;

- обеспечение непротиворечивости описания данных и их информационной сопоставимости;

- разработка необходимых методических и инструктивных материалов определяющих порядок использования средств моделирования и описания данных;

- организация автоматизированного ведения средств информационного обеспечения;

- участие совместно с другими обеспечивающими подсистемами в формировании информационного фонда [3].

Подсистема информационного обеспечения постоянно взаимодействует с другими подсистемами. С одной стороны она обеспечивает решение информационных задач и комплексов, а с другой, она сама использует программные средства для ведения этих средств, использует соответствующие методические материалы, определяющие систему показателей, состав объектов и их атрибутов, систему документации и т.д.

Математическое обеспечение АСУ. Математическое обеспечение строится на основе типизации алгоритмов по классам задач и унификации методов решения родственных задач независимо от подсистем, в которых они находятся. Такая группировка задач позволяет удешевить их математическое обеспечение, а также создать единые модели для решения различного класса задач. Можно выделить следующие классы задач [5]:

- задача первичного учёта - являющееся, как правило, массовыми, эффективность включения в АСУ которых, зависит от автоматизации получения машиночитаемой информации;

- учетно-статистические задачи - характеризуются большим числом логических операций при небольшом объёме простых математических операций;

- бухгалтерские задач - характеризуются большим числом операций сложения, вычитания, логических операций (сортировка, группировка, сравнение) и формирование таблиц в заданной форме;

- информационно-справочные задачи;

- задачи сложных не экстремальных расчётов - для решения задач данного типа целесообразно применять методы математического моделирования; это позволяет сократить трудность не только самих расчётов, но и работ, необходимых для сбора исходной информации;

- оптимизационные задачи - наиболее эффективно используют методы моделирования; в машине могут быть «разыграны» любые варианты и ситуации и получена оценка каждого варианта во всех возможных ситуациях;

- задачи оперативного управления - производственными процессами;

- логические задачи.

Математическое обеспечение принято делить на общее и специальное. Общее математическое обеспечение (ОМО) является машинно-ориентированным и реализуется в виде программ операционной системы, управляющих всеми участвующими в решении задач узлами машины и сними устройствами, а также тестовых и диагностических программ, проверяющих исправность и выявляющих неисправные узлы и блоки оборудования.

Специальное математическое обеспечение (СМО) является проблемно-ориентированным и реализуется в виде комплекса программ, организующих работу технических средств по выполнению решаемых в АСУ школы задач.

Специальное математическое обеспечение:

- общесистемное, обеспечивающее функционирование всей системы управления в заданном режиме, включая управление работой ЭВМ и других технических средств;

- прикладное, состоящее из прикладных программ в соответствии с индивидуальными особенностями решаемых задач.

Для реализации математического обеспечения создают программное обеспечение.

Описание организационного обеспечения АСУ. Организационное обеспечение АСУ состоит из организационной структуры АСУ и документов, обеспечивающие качественное функционирование организационной структуры.

Организационная структура - это совокупность специалистов по компьютерам различного профиля, обеспечивающих бесперебойное функционирование АСУ. Для поддержки нормального функционирования АСУ необходимо, что бы в организации был создан отдел АСУ, состоящий из следующих подразделов:

1. Подраздел технического обслуживания должен поддерживать всю технику в рабочем состоянии.

2. Подраздел, занимающийся системным программированием должен:

- поддерживать надёжное функционирование общего программного обеспечения;

- своевременно внедрять новые программные продукты общего ПО;

- вести статистику всех сбоев и недочетов в работе ПО;

- проводить обучение сотрудников работе с внедряемыми программным продуктам.

3. Подраздел проектирования и программирования должен:

- проектировать новые программные продукты;

- обеспечить обновление частей АСУ;

- поддерживать все программные продукты АСУ в работоспособном состоянии;

- разбираться со всеми возникающими ошибками в работе АСУ в части специального ПО;

- консультировать операторов, пользователей других специалистов в части специфики функционирования специального ПО.

4. Подраздел внедрения занимается:

- обеспечением бесперебойного функционирования АСУ;

- сбором для секторов проектирования и системного программирования информации о всех нестандартных ситуациях возникающих в системе;

- обучение пользователей работе на компьютере;

- ведение ЦБД (центральной базы данных).

5. Диспетчерская служба обеспечивает связь между подразделениями АСУ и отделами предприятия. Она включает в себя администрирование сети и баз данных. Диспетчерская служба отвечает за:

- систему разделения доступа;

- целостность ЦБД;

- работу АСУ;

- решение всех конфликтов между пользователями и подразделениями АСУ.

Описание технического обеспечения АСУ. Техническое обеспечение АСУ - это комплекс технических средств (КТС), объединенных единым технологическим процессом.