Автоматизация рабочего места директора

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Целью дипломного проекта является разработка автоматизированного рабочего места директора фирмы «ООО» Бэст-Софт, предназначенного для автоматизации процесса контроля движения соответствующей документации в отделе.

Эффективность управления современным предприятием напрямую зависит от оперативности сбора, обработки и анализа больших объёмов разнообразной информации, которая используется в процессе принятия управленческих решений. Эффективность можно повысить, используя автоматизированную систему управления (АСУ).

Основной задачей АСУ является обеспечение руководителей и управленческий персонал достоверной информацией, необходимой для повышения эффективности управления. При использовании АСУ повышается своевременность, научная обоснованность и объективность принимаемых решений за счёт повышения достоверности поступающей информации об имеющихся ресурсах, узких местах, текущем и планируемом состоянии организации и т.д. Это приводит к росту производительности труда, сокращению непроизводительных потерь и т.д.

Создание АСУ - это не только решение задач на ЭВМ, это внедрение принципиально нового подхода к совершенствованию системы управления предприятием. Поскольку АСУ - это человеко-машинная система, то на первом месте должны стоять интересы людей.

Проблемой исследования в данном проекте является разработка комплексной структуры автоматизированной системы управления предприятием с разработкой АРМ директора.

Объектом исследования является автоматизированная система управления предприятием «Бэст-Софт».

Предметом исследования является аппаратно-программное обеспечение, предназначенное для автоматизации рабочего места директора.

Теоретико-методологическим основанием являются основные понятия теоретических основ автоматизированного управления, проектирования АСОИУ, моделирования систем, системного анализа, экономико-математические методы.

Пояснительная записка дипломного проекта состоит из пяти глав.

Первая глава посвящена предпроектному исследованию фирмы. Основной целью ее является проведение диагностического анализа системы управления. При этом выявляются структуры предприятия, такие как функциональная и организационно-управленческая, существующие задачи и цели. Определяются стоящие перед организацией проблемы и методы их решения, и производится выбор для автоматизации.

Во второй главе описаны существующие на фирме средства автоматизации и предложена автоматизированная система управления, объединяющая все основные отделы.

Третья глава содержит оценку экономической эффективности разработки, постановку задачи, а так же выбор программных средств и построение информационной базы.

В четвертой главе пояснительной записки содержится описание программы «1С учет деятельности», предназначенной для установки на рабочее место директора.

В пятой главе представлены расчеты необходимые для безопасной работы при использовании ПЭВМ.



1. Диагностический анализ предприятия ООО «БЭСТ-СОФТ»

1.1 Общая характеристика

ООО «БЭСТ-СОФТ» является частным предприятием и занимается услугами в сфере автоматизации.

Услуги предоставляемые организацией:

Монтаж установка обеспечения программного 1С.

Сопровождение программы предприятие 1С 7.7.

Сопровождение программы предприятие 1С 8.

Курсы компьютерные для бухгалтера зарплата кадры.

Курсы компьютерные для бухгалтера бухгалтерия.

1.2 Анализ функциональной структуры администрации

1.2.1 Построение функционально- иерархической структуры

Управление предполагает наличие управляемого объекта или группы объектов. Кроме управляемого объекта должен существовать некоторый управляющий орган, который воздействует на управляемый объект, изменяя состояние последнего в желательном направлении. Управление представляет собой воздействия, направленные на поддержание или улучшение функционирования управляемого объекта в соответствии с имеющейся программой или целью управления. Эти воздействия вырабатываются управляющим органом, в дальнейшем называемым системой управления.

Система управления фирмы относится к классу вероятностных систем, где постоянно требуется участие человека в процессе принятия управленческих решений для нейтрализации возмущающих факторов, отклоняющих производственный процесс от заданного состояния. Целью системы управления является достижение эффективного функционирования всех подразделений предприятия.

В системах управления с иерархической структурой, к которым относится и рассматриваемая фирма, характерной чертой является модель полного жизненного цикла управленческого решения, т. е. формирование структуры управления основано на специализации и разделении управленческого труда.

В состав иерархической функциональной структуры входят следующие подсистемы: обеспечивающая, производственная, организационная.

Обеспечивающая подсистема включает:

? бухгалтерский учет. Сюда входят учет денежных средств, учет материалов, товаров и готовой продукции, взаиморасчеты с подотчетными лицами, учет основных средств, нематериальных активов и капитальных вложений, учет ценных бумаг, учет производственных затрат;

? обеспечение кадрами. Ведение картотеки по учету кадров, ведение личных дел работников, формирование отчетов по кадрам, ведение архива.

Организационная подсистема включает:

? организация жизнедеятельности. Организация производства, организация обеспечения;

? управление жизнедеятельностью. Управление производством, управление обеспечением.

1.2.2 Изучение функциональных областей

Функционирование предполагает достижение заранее определенного множества целей путем решения множества задач, сгруппированных по определенному признаку в подмножества.

Для того чтобы иметь более полное представление о функционировании администрации, необходимо определить функциональные области и процессы, протекающие в этих областях. Каждая функциональная область включает в себя ряд процессов или функций.



1.3 Анализ целей

Под целью понимается информационный образ желаемого состояния или результата деятельности. Содержание цели зависит от объективных законов действительности, реальных возможностей субъекта и применяемых средств. Цели, как правило, задаются в виде общих установок для системы в целом и потому нуждаются в детализации и конкретизации по мере продвижения вниз по уровням иерархической структуры системы. Следует отметить, что чем точнее определены цели, тем легче выбрать средства их достижения.

Ввиду сложности целей, стоящих перед системой, возникает необходимость в их декомпозиции. Такую возможность создают методики построения дерева целей. Сущность метода дерева целей наиболее ярко проявляется посредством одного из этапов его применения - логического разделения совокупности целей. По существу это означает расчленение целей более высокого порядка на подцели более низкого порядка, причем в результате такого расчленения получают дерево целей, которое показывает связь между целями разных порядков. При декомпозиции сложные цели и функции должны разлагаться на такие составляющие, которые отличались бы друг от друга по каким-либо из следующих факторов:

по требующемуся алгоритму управления;

по исполнителям (при сложившемся или проектируемом разделении труда в структуре предприятия);

по входам-выходам (по материалам, услугам и т.п., поступающим на вход функции, и по продукции, услугам и т.п. - на её выходе).

При построении дерева целей большое значение отводится эвристическим методам, экспертным оценкам, необходимость которых обусловлена большой неопределённостью в решении этих задач:

ни одна цель уровней иерархии, кроме последнего, не достигается непосредственно, а лишь при достижении подцелей, на которые она включает;

средства достижения целей или критерии эффективности системы могут быть целями её подсистем;

в системе существует состязательность целей и их взаимосвязь, которые проявляются на всех уровнях дерева целей;

цели верхних уровней формируются в общем, виде и конкретизируются на нижних уровнях;

для каждой системы цели могут быть внешними и внутренними;

цели нижних уровней являются средствами достижения целей верхних уровней;

дерево целей реализуются наиболее эффективно, если каждая подсистема стремится достичь своей подцели, имея в виду цель всей системы.

Для построения конечной иерархической и при этом максимально простой модели дерева целей, необходимо выполнение следующих принципов:

принцип полноты: достижение совокупности возникающей при декомпозиции целей должно быть достаточным условием для реализации, декомпозируемой цели;

принцип суперпозиции подцелей: необходимо стремиться, чтобы при декомпозиции подцели одного уровня были относительно независимыми, т.к. это упрощает проектирование организации;

принцип конечности декомпозиции: результатом декомпозиции должен быть алгоритм, заканчивающийся за конечное число шагов.

Результатом декомпозиции основной цели функционирования является дерево целей, содержащее: условия достижения основной цели, направления достижения целей, конечные продукты, действия системы, необходимые для получения конечных продуктов.

документация автоматизированный администрация контроль



1.5 Анализ проблемных ситуаций

Определение путей совершенствования процесса организации невозможно без выявления, анализа и решения существующих проблемных ситуаций. К последним могут относиться противоречия в исследуемом объекте (по вертикали и по горизонтали), трудности (помехи, нехватки), неопределенность целей, связей и т. д. Проблемные ситуации проявляются резко каждая в отдельности. Как правило, это взаимосвязанное множество проблем, затрагивающих различные сферы деятельности учреждения. Выделение и решение глобальных проблем всегда содействует устранению многих второстепенных проблем.

На основании проведенного анализа можно выделить ряд проблемных ситуаций выявленных в организационно - кадровом отделе, устранение которых должно способствовать повышению уровня функционирования администрации (или определенного отдела).

В основу эффективного решения этих проблем положено создание системы интегрированных автоматизированных рабочих мест (АРМ). Автоматизированное рабочее место представляет собой проблемно-ориентированный программно-технический комплекс, включающий технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его рабочем месте.

1.5.1 Выбор проблемы для автоматизации

Франчайзинг - это способ ведения бизнеса, при котором известная фирма предоставляет свои передовые технологии и возможность работы под ее маркой другим организациям. Для франчайзинговой фирмы это означает хорошую возможность начать и развить свой бизнес, а для клиентов - высокое качество гарантированного обслуживания. Ярким примером таких организаций в России могут послужить фирмы 1С. Во франчайчинговых фирмах есть своя специфика учетной деятельности и формы хранения информации.

В них необходимо хранить информацию о рабочих местах обслуживаемых клиентов, о программном обеспечении их ПК, наборе комплектующих ПК с обязательным перечнем серийных номеров (это особенно актуально для системотехнического обслуживания, поскольку позволяет избежать претензий в случае несанкционированного изменения состава аппаратных средств компьютера). При составлении договоров и оформлении документов по обслуживанию нужно учитывать процент, получаемый сотрудником с суммы за выполненную работу, желательно вести статистику загруженности работников фирмы с возможностью детализации и отбора по дням, видам работ, клиентам и их договорам. Сейчас в нашей фирме, как и в большинстве других аналогичного профиля, эта информации хранится разрозненно. Описания конфигураций ПК хранятся на бумаге в одной папке, маршрутные листы сотрудников - в другой, пароли на конфигурации - в файлах на диске и т.д. Это создает определенные трудности при поиске данных. Отсутствие соответствующего программного продукта, позволяющего хранить необходимую для работы информацию и максимально упростить и автоматизировать ведение учетной деятельности побудило меня к написанию данной программы.

1.5.2 Предварительный выбор структуры входных и выходных данных

Данные о клиенте:

* наименование организации (ФИО физического лица);

* тип клиента (юридическое или физическое лицо);

* адрес;

* контактное лицо(а);

* контактные телефоны;

* адрес электронной почты (e-mail);

* комментарий.

Данные о договоре:

* тип договора (внедрение, системотехническое обслуживание, комплексное и т.п.);

* количество часов обслуживания;

* сумма договора;

* дата заключения договора;

* срок его действия;

* процент, получаемый сотрудником с договора.

Данные о рабочем месте:

* наименование (краткое описание РМ);

* ответственное лицо;

* телефон;

* расположение РМ;

* комментарий.

Данные о комплектующих ПК:

* тип комплектующей;

* описание комплектующей;

* серийный номер комплектующей.

Данные о программном обеспечении (ПО):

* наименование;

* версия (релиз, редакция и т.п.);

* пароль (на вход, авторизацию, конфигурацию и т.п.);

* признак приобретения ПО во франчайзинговой фирме;

* список возможных изменений в программе.

Данные о сотрудниках франчайзинговой фирмы:

* ФИО сотрудника;

* должность;

* домашний адрес;

* домашний телефон;

* сотовый телефон;

Выводы

В первой главе дипломного проекта были представлены результаты выполнения пред проектного обследования предприятия ООО «БЭСТ-СОФТ». В результате этого исследования были проделаны следующие действия:

дана общая характеристика предприятия (общие положения, основные задачи, основные функции);

произведен анализ функциональной структуры (построена иерархическая функциональная структура организации);

был произведен анализ целей фирмы;

построена организационно-управленческая структура организации;

был произведен анализ проблемных ситуаций и выбрана проблема для ее разрешения путем автоматизации;

произведен предварительный выбор структуры входных и выходных данных;

для разрешения путем автоматизации выбрана проблемная ситуация на рабочем месте директора предприятия.



2. Концептуальный план создания АСУ предприятия

2.1 Общее описание автоматизированной системы управления

Автоматизированная система управления (АСУ) - это человеко- машинная система, обеспечивающая автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.

В целом можно выделить два основных случая использования вычислительной техники:

- для освобождения человека от выполнения громоздкого труда, связанного с большим количеством простейших операций при обработке значительных объемов данных: сортировка, выборка по признаку, суммирование и т. д.;

- при реализации оптимизационных задач, когда ЭВМ непосредственно участвует в процессе принятия решений человеком.

Концептуальный план создания и развития АСУ должен разрабатываться руководителями предприятия или организации совместно со специалистами по проектированию АСУ.

Необходимость в построении единой АСУ заключается в повышении эффективности работы организации, за счет уменьшения затрат времени на обработку информации и повышения оперативности принятия управленческих решений. Создание АСУ позволит решить проблемы, возникающие при накоплении информации. Объединение всех основных отделов в единую систему, работающую с общей информационной базой, позволит достаточно просто отслеживать потоки информации и получать необходимые данные, как директору, так и руководителям отделов.

В данном курсовом проекте предлагается концептуальный план разработки и построения АСУ с учетом уже имеющихся элементов.

Специалист планово-экономического отдела занимается построением стратегических планов развития предприятия и его подразделений, финансовое планирование, определением оптимального режима работы, разработкой перечня плановых работ и др.

При изучении АСУ как сложной человеко-машинной системы возникает задача определения ее внутренней структуры. В процессе структуризации система разделяется на части, имеющие меньшую сложность, на подсистемы и их элементы. При этом должны решаться вопросы выбора и реализации определенных принципов деления системы. Подсистемы могут быть выделены по функциям управления, видам средств, обеспечивающих целостное функционирование системы, уровням иерархии системы и другим признакам.

При определении структуры АСУ целесообразно выделить два вида подсистем: обеспечивающие и функциональные подсистемы, т.к. только применение данного подхода обеспечивает наиболее полное представление о структуре АСУ.

Функциональная часть АСУ состоит из комплексов административных, организационных и экономических методов, обеспечивающих решение задач планирования, учета и анализа показателей для принятия управленческих решений в подсистемах АСУ.

Подсистемы, входящие в функциональную часть АСУ называются функциональными подсистемами АСУ.

Обеспечивающая часть АСУ состоит из:

- информационного обеспечения АСУ - совокупности единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в АСУ;

- организационного обеспечения АСУ - совокупности средств и методов, предназначенных для проведения технико-экономического анализа существующей системы управления, выбора и постановки задачи управления предприятием, организации управления и производства в условиях АСУ;

- технического обеспечения АСУ - комплекса технических средств, связанных единым техническим процессом преобразования информации, предназначенных для обеспечения работы АСУ;

- математического обеспечения АСУ - совокупности математических методов, моделей и алгоритмов решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники в АСУ;

- программного обеспечения АСУ - совокупности программ регулярного применения, необходимых для решения функциональных задач АСУ и программ, позволяющих наиболее эффективно эксплуатировать вычислительную технику, обеспечивая пользователю наибольшие удобства в работе и минимум затрат труда на программирование задач и обработку информации в АСУ.

Подсистемы, входящие в обеспечивающую часть АСУ, называют обеспечивающими подсистемами АСУ.

2.2 Описание функциональной структуры АСОИУ ООО «Бэст-Софт»

При определении структуры АСУ выделяют два вида подсистем: обеспечивающие и функциональные подсистемы, т.к. только применение данного подхода обеспечивает наиболее полное представление о структуре АСУ.

Функции АСОИУ можно объединить в подсистемы, как по функциональным, так и по другим признакам. В состав АСОИУ входят следующие виды обеспечений: информационное, программно-техническое, организационно-правовое, математическое обеспечение.

2.3 Описание информационного обеспечения АСОИУ

В составе информационного обеспечения выделяют два комплекса:

- комплекс внемашинного информационного обеспечения, документы регламентирующие отношения между отделами, приказы и др.

- комплекс внутримашинного информационного обеспечения, структура базы.

Центральным компонентом информационного обеспечения является база данных, через которую осуществляется обмен данными различных задач. База данных обеспечивает интегрированное использование различных информационных объектов в функциональных подсистемах.

В информационной модели обеспечения АСУ можно выделить основной элемент - информационный массив.

Необходимость в организации информационных массивов в системах информационного обеспечения АСУ ООО «Бэст-Софт» обусловлена многими факторами:

использованием одних и тех же данных различными процедурами, выполняемыми как параллельно, так и последовательно;

несовпадением моментов поступления информации с моментами ее потребления;

необходимостью хранения исходной информации, промежуточных и окончательных результатов в процессе исполнения программ и других процедур преобразования информации;

многократным длительным использованием некоторых данных различными процедурами.

2.4 Описание математического обеспечения АСУ

Математическое обеспечение строится на основе типизации алгоритмов по классам задач и унификации методов решения родственных задач независимо от подсистем, в которых они находятся. Такая группировка задач позволяет удешевить их математическое обеспечение, а также создать единые модели для решения различного класса задач. Можно выделить следующие классы задач:

- задача первичного учёта - являющееся, как правило, массовыми, эффективность включения в АСУ которых, зависит от автоматизации получения машиночитаемой информации;

- учетно-статистические задачи - характеризуются большим числом логических операций при небольшом объёме простых математических операций;

- бухгалтерские задач - характеризуются большим числом операций сложения, вычитания, логических операций (сортировка, группировка, сравнение) и формирование таблиц в заданной форме;

- информационно-справочные задачи;

- задачи сложных не экстремальных расчётов - для решения задач данного типа целесообразно применять методы математического моделирования; это позволяет сократить трудность не только самих расчётов, но и работ, необходимых для сбора исходной информации;

- оптимизационные задачи - наиболее эффективно используют методы моделирования; в машине могут быть «разыграны» любые варианты и ситуации и получена оценка каждого варианта во всех возможных ситуациях;

- задачи оперативного управления - производственными процессами;

- логические задачи.

Математическое обеспечение принято делить на общее и специальное. Общее математическое обеспечение (ОМО) является машинно-ориентированным и реализуется в виде программ операционной системы, управляющих всеми участвующими в решении задач узлами машины и сними устройствами, а также тестовых и диагностических программ, проверяющих исправность и выявляющих неисправные узлы и блоки оборудования.

Специальное математическое обеспечение (СМО) является проблемно-ориентированным и реализуется в виде комплекса программ, организующих работу технических средств по выполнению решаемых в АСУ администрации.

Специальное математическое обеспечение:

- общесистемное, обеспечивающее функционирование всей системы управления в заданном режиме, включая управление работой ЭВМ и других технических средств;

- прикладное, состоящее из прикладных программ в соответствии с индивидуальными особенностями решаемых задач.

Математическое моделирование позволяет заранее просчитать все возможные варианты решения поставленных задач и выбрать наиболее выгодный вариант с точки зрения экономики. Перед началом проектирования программного продукта рассчитывается экономическая эффективность от его внедрения.

Математическое обеспечение является одним из основополагающих механизмов, используемых при разработке АСУ.

При реализации базы данных используется реляционная модель данных.

В ней достигается гораздо более высокий уровень абстракции данных, чем в иерархической или сетевой. РМ предоставляет средства описания данных на основе только их естественной структуры, т.е. без потребности введения какой-либо дополнительной структуры для цели машинного представления, другими словами представления данных не зависит от способа их физической организации. Это обеспечивается за счет использования математической теории отношений, дадим ряд определений.

Декартово произведение для заданных конечных множеств Д1,Д2,… , Дn не обязательно различных. Декартовым произведением

Д1*Д2*…*Дn - множество произведений вида d1*d2*…*dn

где d1 Д1… dn Дn

Отношением R1 определяем на множествах Д1, Д2, …;

Дn - называется подмножество декартова произведения Д1*Д2*…*Дn при этом:

- множество Д1, Д2, … , Дn домены отношений;

- элементы декартового произведения d1*d2*…*dn - картежи;

- число n определяет степень отношения

Пример: n=1 унарное, n=2 бинарное;

- количество картежей - мощность отношений.

Пример: на множестве С могут приведены следующие отношения R1 (а1*b1, a3*b2) R2 (a1*b1, a2*b1, a1*b2)

Именованное множество пар, имя атрибутов, имя доменов - схема отношений.

Схема отношения R - перечень имен атрибутов другого отношения с указанием доменов, к которым они относятся

Sr = (A1, A2, … An)

где Ai Di

Если атрибуты принимают значения из одного и того же домена, то они называются - сравнимыми, где множество допустимых значений для данного домена.

Схемы 2-х отношений называются эквивалентными, если они имеют одинаковую степень, и возможно такое упорядочение имен атрибутов в схемах, что на одинаковых местах будут находиться сравниваемые атрибуты, т.е. атрибуты, принимающие значения из 1-го домена.

Sr1 = (A1, A2, … An) - R1 схема отношения R1

Sr2 = (Bi1, Bi2, … Bin) - после упорядоченья имен атрибутов.

Тогда Sr1 Sr2 1, n=m & 2, Aj и Bij Dj

Мощность схемы отношений называют степенью или разностью отношений. Набор именованных схем отношений, представляет из себя схему БД.

Если картежи идентифицируются только сцеплением значений нескольких атрибутов, то говорят, что отношение имеет составной ключ. Отношение может содержать несколько ключей и всегда один является первичным. Его значение не может обновляться. Атрибуты представляющие собой копии ключей других отношений - внешними ключами.

Ограничения на отношения, использовавшиеся в реляционной модели:

- отношение не может иметь дублей (не может быть мульти множество);

- все значения атрибутов в картежах отношений атомарны;

- атрибуты отношений не упорядочены;

- картежи отношений тоже не упорядочены;

2.5 Программное обеспечение

Программное обеспечение (ПО) АСОИУ - совокупность программ для реализации целей и задач автоматизированной системы управления, обеспечивающих функционирование комплекса технических средств АСОИУ.

ПО АСОИУ должно разрабатываться для решения основных задач, стоящих перед предприятием, применительно к имеющимся техническим средствам, с учетом изложенных выше особенностей информационного обеспечения. Весь комплекс программ можно условно разделить на следующие группы:

1) Управляющие и обслуживающие программы для обеспечения функционирования системы в целом и ее отдельных блоков в соответствии с порядком работы.

2) Содержательные программы, реализующие решение заданных задач планирования и управления.

3) Стандартные программы обработки массивов, решения экспериментальных задач, статистической обработки данных, являющиеся подпрограммами по отношению к содержательным программам.

4) Вспомогательные программы, предназначенные для облегчения нормальной эксплуатации системы.

Как и математическое, программное обеспечение подразделяется на общее и специальное. Специальное программное обеспечение - это совокупность программ, реализующих функциональную часть АСУ, т.е. подсистемы и АРМы. В общем программном обеспечении возможно выделение таких систем как:

а) системы программирования, предназначенные для автоматизации процесса создания и отладки программ, включающие в себя текстовые редакторы, компиляторы, интерпретаторы, редактор связей, загрузчик, библиотеки языков программирования высокого уровня;

б) операционные системы, предназначенные для планирования и организации процесса обработки, ввода-вывода и управления данными, распределения ресурсов, подготовки и отладки программ и других вспомогательных операций обслуживания;

в) ОС делятся на ОС ПЭВМ и ОС сетей (ОС локальных вычислительных сетей и ОС глобальных сетей);

г) пакеты прикладных программ, расширяющих возможности операционной системы и предназначенных для решения узко направленных проблем (бухгалтерский учет, математические расчеты, СУБД и т.п.);

д) системы тестирования технических средств, основной задачей которых является проверка и тестирование устройств и отдельных блоков, входящих в АСУ или ЭВМ.

При реализации АРМа в качестве среды программирования и разработки была выбрана среда 1С Предприятие 7.7. Выбор данной среды позволяет достичь поставленной цели в разрабатываемой системе. Основными достоинствами данной среды являются: 1С:Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С:Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т. д.

Основной особенностью системы 1С: Предприятия является ее конфигурируемость. Собственно система 1С: Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система 1С:Предприятие выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

Конфигурация создается штатными средствами системы. Конфигурация обычно поставляется фирмой «1С» в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

2.6 Техническое обеспечение АСОИУ

Техническое обеспечение АСУ - это комплекс технических средств (КТС), объединенных единым технологическим процессом.

Под КТС понимается совокупность взаимосвязанных и (или) автономных технических средств фиксации, сбора, подготовки, накопления, обработки, вывода и представления информации и устройств управления ими, а также средств организационной техники предназначенной для решения задач АСУ и информационного обмена между техническими средствами.

В целях обеспечения работы предприятия ООО «Бэст-Софт» , установлено несколько ЭВМ различной эффективности, начиная от компьютеров на базе процессоров Intel Pentium 4, и заканчивая Intel Core. Так же установлена копировально-множительная техника.

Далее мы рассмотрим организационное обеспечение АСОИУ, которое обеспечивает бесперебойное функционирование выше описанного комплекса технических средств.

2.7 Организационное обеспечение АСОИУ

Организационное обеспечение АСУ состоит из организационной структуры АСУ и документов, обеспечивающие качественное функционирование организационной структуры.

Организационная структура - это совокупность специалистов по компьютерам различного профиля, обеспечивающих бесперебойное функционирование АСУ. Для поддержки нормального функционирования АСУ на предприятии ООО «БЭСТ-СОФТ» был создан отдел АСУ, состоящий из следующих подразделов:

1. Подраздел технического обслуживания поддерживает всю технику в рабочем состоянии.

2. Подраздел, занимающийся системным программированием:

поддерживает надёжное функционирование общего программного обеспечения;

своевременно внедряет новые программные продукты общего ПО;

ведет статистику всех сбоев и недочетов в работе ПО;

проводит обучение сотрудников работе с внедряемыми программным продуктам.



Выводы

В данном разделе дипломного проекта была рассмотрена концепция создания АСОИУ ООО «БЭСТ-СОФТ», включающая в себя вопросы по описанию функционального, программного, математического, информационного и технического обеспечения АСУ.

Автоматизированная система управления, предложенная во второй главе, позволит мобилизовать резервы, не находящие применения в силу ограниченности возможностей традиционных методов и средств, сократить время обработки и анализа информации, повысить качество выпускаемой документации. В предложенной функциональной структуре наиболее актуальным на данный момент является создание АСУ учетной деятельности.



3. Проектные решения по созданию АРМ

3.1 Обоснование разработки

3.1.1 Общее обоснование разработки

На основании проведенного диагностического анализа предприятия ООО «Бэст-Софт», я предлагаю наиболее эффективный метод повышения качества АСУ фирмы, который заключается во внедрении АРМа директора «учет деятельности франчайзинговой фирмы». АРМ «учет деятельности франчайзинговой фирмы» не требует модернизации оборудования, изменения касаются только методики организации работы с документами. Проект АРМа «учет деятельности франчайзинговой фирмы» одобрен руководителем организации.

Внедрение данного АРМа позволит максимально автоматизировать процесс обработки информации всеми сотрудниками фирмы и минимизировать трудозатраты, облегчить поиск нужной информации в информационной базе данных, генерировать отчетные документы и статистические данные.

3.1.2 Оценка экономической эффективности разработки.

Использование данного программного продукта экономит время работы директора по поиску и обработке необходимой документации.

Расчёт экономической эффективности может выполняться несколькими способами:

- с использованием коэффициента повышения оперативности принятия решений;

- расчёт явного экономического эффекта;

- с использованием комплексного коэффициента эффективности управления.

Следовательно, так как АРМ «учет деятельности франчайзинговой фирмы» снижает потерю времени на работу с информацией, то требуется произвести расчет экономического эффекта от сокращения времени на принятие решений.

Коэффициент повышения оперативности управления Ку рассчитывается по формуле

Ky=T1/T2 (1)

где Т1 - время, необходимое на принятие решения при ручной технологии;

Т2- время, затрачиваемое на принятие решения при машинной технологии;

В свою очередь, Ti и Т2 определяется по формулам:

Ti = ti,1+tf,1+tp,1 +ta,1(2) и Т2 = ti,2+tf,2+tp,2+ta,2 (2)

где ti,1 и ti,2- время ввода информации при ручной и машинной технологии;

tf,1и tf,2 - время поиска информации при ручной и машинной технологии;

tp,1 и tp,2- подготовки печатных форм при ручной и машинной технологии;

ta,1 и ta,2 - время анализа при ручной и машинной технологии соответственно.

3.2 Разработка проектных решений по созданию АРМ

Исходя из требований, определенных в техническом задании, программа имеет следующую структуру:

* интерфейс, который объединяет все части программы;

* глобальный модуль, содержащий процедуры и функции, к которым нужен доступ из различных компонент;

* справочники, хранящие всю необходимую для работы информацию;

* документы, предназначенные для хранения основной информации о всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики;

* журналы документов, предназначенные для просмотра документов;

* отчеты, необходимые для получения разнообразной аналитической информации;

* обработки, предназначенные для процедур произвольной обработки данных.

Каждый справочник, документ, журнал документов, отчет или обработка предоставлены в виде отдельного модуля, имеющего одну или несколько форм визуального представления, программный модуль, одну или несколько таблиц для вывода необходимых данных, модуль проведения (только для документов).

Справочник может иметь три вида представления:

* форма элемента;

* форма группы;

* форма списка (может быть несколько).

3.3 Проектирование информационной базы данных

3.3.1 Построение инфологической модели

Информационное обеспечение представляет собой совокупность данных, языковых средств описания данных, методов организации, хранения, накопление и доступа к информационным массивам, обеспечивающих выдачу всей информации, необходимой в процессе решения функциональных задач АСУ и справочной информации абонентам системы.

В общем смысле термин «база данных» можно применить к любой совокупности связанной информации, объединённой вместе по определённому признаку. Большинство баз данных, независимо от того, реализованы ли они на компьютере или нет, для хранения данных используют таблицы.

В 1970 г. Е.Ф. Кодд выдвинул идею, что данные можно связывать в соответствии с их внутренними логическими взаимоотношениями. Таким образом, пользователи смогут комбинировать данные из различных источников. Это открыло новые возможности для информационно-управляющих систем, поскольку запросы к базам данных теперь не были ограничены физическими указателями.

В своей статье Кодд предложил простую модель данных, в которой все данные сведены в таблицы, состоящие из строк и столбцов. Эти таблицы получили название реляций, а модель стала называться реляционной. Связь между таблицами такой базы данных осуществляется посредством значений одного или нескольких совпадающих полей. Каждая строка в таблицах реляционных баз данных уникальна. Для обеспечения уникальности используются ключи, которые содержат одно или несколько полей таблицы. Ключи хранятся в упорядоченном виде, что обеспечивает прямой доступ к записям таблицы во время поиска.

Каждая информационная система в зависимости от её назначения имеет дело с той или иной частью реального мира, которую принято называть предметной областью системы. Она рассматривается, прежде всего, как некоторая совокупность реальных объектов (сущностей), которые представляют интерес для её пользователей.

Каждый из объектов предметной области обладает определённым набором свойств (атрибутов). Подробно объекты и атрибуты описаны при построении инфологической модели. Для её составления требуются основные контролируемые элементы: сущность, атрибут, связь. Множество сущностей предметной области разбивается на группы объектов, однородных по структуре и поведению и называемых типами сущностей.

3.3.2 Построение даталогической модели

На этапе инфологического проектирования рассматриваются модели предметной области. На даталогическом этапе объектом исследования являются сами данные, их структурные связи. Уровень представления на данном этапе не зависит от конкретной архитектуры ЭВМ, так как это логический уровень.

Главное отличие даталогической модели от инфологической состоит в том, что инфологическая модель хранит в себе всю информацию о предметной области, но она не привязана к определенной СУБД.

Даталогическая модель может не отражать в явном виде все сущности, зафиксированные в инфологической модели, но она должна быть непременно привязана к СУБД, на которой разрабатывается база данных. При проектировании даталогической модели данных должно быть обеспечено однозначное соответствие между конструкциями языка описания данных и графическими обозначениями информационных единиц и связей между ними.

3.3.3 Выбор СУБД

Без баз данных сегодня невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Базы данных позволяют информацию структурировать, хранить и извлекать оптимальным для пользователя способом.

Имеется три основные архитектуры баз данных:

? локальные базы данных;

? архитектура «файл-сервер»;

? архитектура «клиент-сервер»;

При работе с локальными базами данных сами БД расположены на том компьютере, что и приложения, осуществляющие доступ к ним. Работа с БД происходит в однопользовательском режиме.

При работе в архитектуре «файл-сервер» БД и приложение расположены на файловом сервере сети. Возможна многопользовательская работа с одной и той же БД, когда каждый пользователь со своего компьютера запускает приложение, расположенное на сетевом сервере. Тогда на компьютере пользователя запускается копия приложения. При этом изменения, которые каждый пользователь вносит в БД, могут быть до определенного момента неизвестны другим пользователям, что делает актуальной задачу систематического обновления данных на компьютере пользователя из реальной БД. Другой актуальной задачей является блокирование записей, которые изменяются одним из пользователей - это необходимо для того, чтобы в это время другой пользователь не внес изменений в те же данные.

Архитектура «клиент-сервер» разделяет функции приложения пользователя (называемого клиентом) и сервера.

Приложение-клиент формирует запрос к серверу, на котором расположена БД, на структурном языке запросов SQL. Удаленный сервер принимает запрос и переадресует его SQL-серверу БД. SQL-сервер обеспечивает интерпретацию запроса, его выполнение в базе данных, формирование результата выполнения запроса и выдачу его приложению-клиенту. При этом ресурсы клиентского компьютера не участвуют в физическом выполнении запроса.

Для реализации автоматизированного рабочего места руководителя общего отдела будет использована локальная база данных, но в дальнейшем планируется перевести ее на клиент- серверную архитектуру.



3.4 Выбор программного и технического обеспечения

При проведении предварительного выбора методов решения задачи был сделан вывод о целесообразности использования реляционной системы управления базами данных. Теперь осталось аргументировать выбор конкретной реляционной СУБД.

Выбор однозначно пал на систему комплексной автоматизации “1С: Предприятие”. Это объясняется большим количеством причин, которые характеризуют 1C:Предприятие как наиболее подходящую среду разработки дипломного проекта.

1С:Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С:Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т. д.

Основной особенностью системы 1С:Предприятия является ее конфигурируемость. Собственно система 1С:Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система 1С:Предприятие выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

Конфигурация создается штатными средствами системы. Конфигурация обычно поставляется фирмой «1С» в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

Система 1С:Предприятие имеет компонентную структуру. Часть возможностей, предоставляемых системой для решения задач автоматизации, являются базовыми, то есть поддерживаются в любом варианте поставки системы. Это, прежде всего, механизмы поддержки справочников и документов. Другие возможности реализуются компонентами системы: например, ведение списка бухгалтерских счетов. Таким образом, состав установленных компонент определяет функциональные возможности системы.

Всего существуют три основных компоненты: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет». Каждая компонента расширяет возможности системы своим механизмом обработки информации. Эти механизмы нельзя однозначно сопоставить с конкретными задачами автоматизации предметной области, однако, они имеют достаточно четкую направленность, которая определяет выбор состава необходимых компонент, для создания конкретной конфигурации.

Компонента «Бухгалтерский учет» реализует отражение хозяйственных операций, происходящих на предприятии в бухгалтерском учете. Она манипулирует такими понятиями, как бухгалтерские счета, операции и проводки. Возможности компоненты «Бухгалтерский учет» позволяют вести учет параллельно в нескольких планах счетов, вести многомерный и многоуровневый аналитический учет, количественный и валютный учет.

Компонента «Бухгалтерский учет» предоставляет возможность ведения бухгалтерского учета для нескольких предприятий в одной информационной базе.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для автоматизации оперативного учета наличия и движения средств. Возможности компоненты «Оперативный учет» позволяют регистрировать движения и получать информацию о движениях и остатках товарных, материальных, денежных и других средств предприятия в реальном времени в самых различных разрезах. Компонента «Оперативный учет» поддерживает механизм регистров, который и обеспечивает запись движений и получение остатков в различных разрезах.

Использование этого механизма позволяет автоматизировать учет взаиморасчетов с клиентами, учет складских запасов товаров, и многое другое. Одна из главных областей применения данной компоненты -- автоматизация учета складских и торговых операций.

Компонента «Расчет» предназначена для автоматизации сложных периодических расчетов. Возможности этой компоненты позволяют выполнять расчеты различной сложности, в том числе -- с пересчетом результатов «задним числом», и вести архив расчетов за прошедшие периоды. Эти возможности реализуются журналами расчетов, поддерживаемыми данной компонентой. Одна из основных областей применения компоненты -- расчет заработной платы.

Функционирование системы делится на два процесса -- конфигурирование (описание модели предметной области средствами системы) и исполнение (обработку данных предметной области).

Результатом конфигурирования является конфигурация, которая представляет собой модель предметной области.

На этапе конфигурирования система оперирует такими универсальными понятиями (объектами), как «Документ», «Журнал документов», «Справочник», «Реквизит», «Регистр» и другие. Совокупность этих понятий и определяет концепцию системы.

На уровне системы определены сами понятия и стандартные операции но их обработке. Средства конфигурирования позволяют описать структуры информации, входящей в эти объекты, и алгоритмы, описывающие специфику их обработки, для отражения различных особенностей учета.

При конфигурировании максимально используются визуальные средства настройки, а для описания специфических алгоритмов используются языковые (программные) средства.

В процессе конфигурирования формируется структура информационной базы, алгоритмы обработки, формы диалогов и выходных документов. Информационная структура проектируется на уровне предусмотренных в системе типов обрабатываемых объектов предметной области (константы, справочники, документы, регистры, перечисления, журналы расчетов, бухгалтерские счета, операции, проводки и др.).

В процессе исполнения система уже оперирует конкретными понятиями, описанными на этапе конфигурирования (справочниками товаров и организаций, счетами, накладными и т. д.).

При работе пользователя в режиме исполнения конфигурации обработка информации выполняется как штатными средствами системы, так и с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

1С: Предприятие является реляционной СУБД.

Анализ концепции 1С:Предприятия показывает, что оно выгодно отличается от других распространенных средств разработки, таких как FoxPro, Delphi, С++Builder, тем, что имеет четкую ориентацию на автоматизацию разных участков экономической деятельности предприятия.

Уже этого достаточно, чтобы выбрать для разработки систему 1С:Предприятие. Но существует еще несколько важных причин, влияющих на этот выбор.

Во-первых, 1С:Предприятие получило наибольшее распространение в России как универсальная система автоматизации деятельности предприятия. Его используют большинство организаций и оно становится одним из основных требований при приеме на работу наравне со знанием Windows и офисных программ. Система, написанная в 1С:Предприятии, будет легко внедряться и не вызовет сложностей с освоением.

Во-вторых, программа в первую очередь предназначена для фирм 1С:Франчайзи, которые занимаются продажей, внедрением, обучением и сопровождением программных продуктов фирмы 1С, в основном 1С:Предприятия. Очевидно, что система ведения учетной деятельности, написанная на 1С:Предприятии, будет наиболее удобна, так как сотрудники сами смогут настроить ее под особенности своей фирмы и внести необходимые изменения и дополнения.

Требования:

? процессор Pentium 1600 МГц;

? ОЗУ не менее 64 Мб (рекомендуется 128 Мб);

? видеоадаптер SVGA;

? струйный или лазерный принтер;

? клавиатура, мышь.

3.5 Описание программы «Учет деятельности франчайзинговой фирмы»

Разработанная система предназначена для автоматизации учетной деятельности организаций, занимающихся франчайзи и/или системотехническим обслуживанием.

Она упрощает и автоматизирует работу, связанную с:

* учетом клиентов;

* ведением договоров;

* вводом и хранением информации о наличие и состояние аппаратного и программного обеспечения клиента;

* учетом сотрудников;

* учетом планирования и выполнения этапов работ;

* контролем оплаты данных работ;

* определением заработной платы сотрудников как процента от выполненных работ.

Возможности конфигурации позволяют организовать получение разнообразной отчетной и аналитической информации. Например, формирование отчетов, в которых будут представлены:

* список клиентов-должников;

* маршрутный лист сотрудника;

* заработная плата сотрудников;

* паспорт рабочего места (описание конфигурации клиента).

Программный продукт ориентирован на работу в реальном времени. Поэтому все, кто пользуется ею, в любой момент могут получать актуальную информацию практически по всем направлениям, связанным с учетной деятельностью компании.

3.6 Описание контрольного примера

Для контроля работы программы в таблицы были внесены данные, это позволило выяснить поведение программы в реальных условиях в процессе её функционирования. Анализ результатов работы показал, что программа функционирует надлежащим образом, корректно производит поиск и выдачу необходимой информации. Были записаны все формы. В процессе чего были произведены пробные операции добавления, удаления и корректировки записей в таблицах и формах. Далее были сформированы и выведены на печать все предусмотренные программой документы и отчёты. Анализ результатов работы программы показал, что её работа проходит корректно, все действия проходят верно, без сбоев и потерь.

Выводы

В данной главе проекта представлено описание автоматизированного рабочего места директора фирмы ООО «Бэст-Софт».

Спроектирована информационная модель данных. Спроектирована структура базы данных. Для реализации базы данных выбрана СУБД 1С Предприятие 7.7.

Произведен расчет экономической эффективности от внедрения, который показал, что после автоматизации произойдет снижение времени, необходимого на работу с информацией в 4 раза.

4. Безопасность и экологичность работы

4.1 Анализ условий труда пользователя

Описанная в предыдущих главах программа разрабатывалась для внедрения и использования на персональном компьютере IBM PC, установленном на рабочем месте начальника общего отдела.

К основным вредным физическим факторам в этом помещении относятся: недостаток естественного света, электрические токи, статическое электричество, излучение монитора компьютера и электромагнитное излучение системного блока.

Также существуют вредные психофизические факторы, связанные с умственным напряжением, напряжением зрительных и слуховых анализаторов, а также с монотонностью труда.

Тепло и чистый воздух имеют одно из первостепенных значений для жизни и деятельности человека. Тепло необходимо для поддержания в помещениях благоприятной температуры и для предохранения помещений от сырости, приводящей к преждевременному разрушению строительных конструкций зданий.