· Подписанные договоры хранятся в главной бухгалтерии.

6. Регистрация доверенностей

· В АХО регистрируются доверенности на передачу полномочий на определенный срок.

· Контролируются сроки действия доверенностей.

7. Обработка докладных (служебных) записок

· Исполнитель на основе информации, поступившей или имеющейся у него, принимает решение о написании служебной (докладной) записки на имя Генерального директора с каким-либо предложением.

· Исполнитель разрабатывает служебную (докладную) записку и представляет ее Секретарю генерального директора.

· Секретарь генерального директора докладывает о данном документе Генеральному директору.

· После резолюции генерального директора служебная (докладная) регистрируется в канцелярии АХО и передаётся для исполнения.

8. Организация совещаний (заседаний правления)

· Протоколы заседаний, совещаний при Генеральном директоре составляются секретарем Генерального директора, утверждаются и номеруются в пределах календарного года.

· Поручения по этим документам ставятся под контроль.

· Ответственными исполнителями могут быть должностные лица, назначенные генеральным директором, руководители подразделений.

9. Снятие документа с контроля

· После исполнения документа его снимают с контроля. На документах лицом снявшим с контроля, делается отметка «В дело» и ставится подпись и дата.

· Документ считается исполненным и снимается контроля только после полного решения всех поставленных в нем задач и уведомление об этом всех заинтересованных организаций и лиц.

· Промежуточный ответ, как и запрос по исполнительному документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

· Документы, представленные на подпись генеральному директору ООО «ПФК» и возвращенные на доработку, не считаются исполненными в срок.

· Исполненные входящие (копии) контрольные документы представляются в канцелярию АХО вместе с копией ответа или другими документами, свидетельствующими об исполнении.

· Основанием для снятия с контроля поручений руководства ООО «ПФК» является документ, свидетельствующий об исполнении, который предоставляется в канцелярию АХО.

· Для снятия с контроля распорядительных документов ООО «ПФК» руководитель структурного подразделения предоставляет отчет о проделанной работе, после этого документ снимается с контроля с резолюцией генерального директора.

· Документ снимается с контроля, если он признан утратившим силу.

· Руководители структурных подразделений обязаны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения.

В результате информационного исследования процессов документооборота на предприятии были составлены схемы движения документов (маршруты). Они отображены в Приложении 1 (Маршруты движения документов).

На основе перечисленной выше информации составлены алгоритмы движения документов (оперограммы). Они представляют более детализированную информацию об описании процессов документооборота по сравнению с маршрутами. Оперограммы процессов документооборота приведены в Приложении 2 (Оперограммы процессов документооборота).

2.1.3 Обоснование необходимости приобретения СЭД для автоматизации процессов документооборота, требования к решению

Рассмотрим необходимость автоматизации в масштабах ООО «ПФК».

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (табл. 2.2). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 2.2 Анализ структуры документооборота

Наименование документа	Количество документов	Темпы роста, %
	2009	2010	в 2009 к 2010
Входящие	1475	1844	20,0
Исходящие	1684	2303	26,9
Договора	317	454	26,7
Внутренние	1845	2324	20,6
Итого в год:	5321	6925	23,2



При рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки документов в течение 2010 года возросли в среднем на 24,2%.

В ООО «ПФК» чаще всего используются следующие документы:

a. Приказ

b. Распоряжение

c. Договор

d. Служебная записка

Ниже, в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 2010 года (таблица 2). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления количества документов, обращающихся в месяц.

Таблица 2.3 Выявление объема документооборота 2010 г.

Месяцы	Виды документов	Итого
	Входящие	Исходящие	Договора	Внутренние
Январь	53	266	56	147	522
Февраль	111	260	43	153	567
Март	70	311	43	165	589
Апрель	95	241	28	182	546
Май	80	220	23	221	544
Июнь	60	139	77	206	482
Июль	49	173	92	176	490
Август	80	148	33	202	463
Сентябрь	112	152	31	229	524
Октябрь	36	131	10	233	410
Ноябрь	45	83	26	179	333
Декабрь	53	179	48	231	511
	5153
Кол-во документов в месяц, среднее	498

В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что количество документов растет и в среднем в месяц составляет 498.

В результате попытки автоматизировать частично документооборот за счет электронной рассылки с помощью Microsoft Outlook выявлено общее снижение потока документов, а также повышение оперативности ознакомления с документами и принятия управленческих решений. Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.

Перечислим ряд аргументов в пользу автоматизации бизнес-процессов и документооборота ООО «ПФК»:

1. Оптимизация учета. Автоматизируются бизнес-процессы и документооборот предприятия. Исключается дублирование документов.

2. Снижение издержек. Увеличивается интенсивность труда, снижаются требования к количеству и качеству ресурсов, необходимых для организации учета на предприятии. Например, после введения частичного документооборота было выявлено, что издержи на бумагу уменьшились.

3. Оперативность обработки данных. Увеличивается скорость внесения информации в базу и обработка данных в базе. Новый документ после заведения в справочник моментально доступен для ознакомления. Документы оперативно попадают в систему и регулируют деятельность предприятия.

4. Возможность построения распределенных систем учета. Решает актуальные задачи консолидированного учета в случае, если организация состоит из нескольких, территориально разнесенных подразделений, которые должны обмениваться данными и управляться из центра.

5. Возможность гибко настраивать систему учета, а не подстраиваться под нее. Разграничение прав доступа на просмотр, на согласование

6. Накопление, хранение и обработка данных по работе предприятия. Система автоматизации позволяет хранить, обрабатывать и анализировать данные за любой промежуток времени.

Спецификация требований (требования к решению)

В настоящем разделе представлены различные требования к системе автоматизации процессов документооборота, определенные по результатам анализа требований, предъявляемых к современным СЭД. [1, 21, 24, 27]

Требования описывают предполагаемые принципы функционирования системы автоматизации процессов документооборота (далее - Система), её взаимодействия с пользователем.

В ходе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) предприятие преследует следующие цели:

- Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений предприятия с целью оптимизации и эффективного их взаимодействия;

- Оперативность доведения документов до исполнителя;

- Сокращение количества операций по доступу, формированию, поиску, доставке документов;

- Исключение дублирования работы по вводу информации на различных этапах работы с документами;

- Повышение степени сохранности документов;

- Сокращение времени на принятие и внедрение управленческих решений: согласования приказов, распоряжений;

- Повышение исполнительской дисциплины;

- Обеспечение взаимодействия с филиалами в рамках единого информационного пространства;

- Возможность формирования аналитических отчетов по хранилищу (базе данных) документов;

- Объединение в единый информационный блок всей документации предприятия.

Приведены следующие типы требований:

1. Функциональные требования: Описывается функциональность и свойства системы автоматизации документооборота, необходимые для решения задач предметной области.

2. Пользовательские требования: Приводятся требования к пользовательскому интерфейсу, быстродействию и надежности системы, обучению пользователей.

3. Системные и инфраструктурные требования: Приводятся требования к инфраструктуре, программному обеспечению, необходимые для нормального функционирования системы автоматизации документооборота.

4. Сведения о пользователях: Приводится описание пользователей в системе электронного документооборота. Один пользователь может выполнять в системе сразу несколько ролей.

Функциональные требования

Для наглядного восприятия требования разносятся по следующим смысловым таблицам:

- ввод и регистрация документов

- маршрутизация и контроль исполнения

- аналитика и управление

- архив

- информационная безопасность

- общие характеристики

1. Ввод и регистрация документов:

Автоматизация работы канцелярии является отправной точкой развертывания системы электронного документооборота на предприятии. Под автоматизацией канцелярии понимается автоматизация работы с документами в соответствии с правилами отечественного делопроизводства.

Это позволяет сделать документооборот компании эффективным средством управления применительно к специфике российских предприятий. В таблице «Ввод и регистрация документов» отображаются «делопроизводственные» возможности рассматриваемых систем.



Таблица 2.4 Ввод и регистрация документов

Ведение РК документов
Ведение номенклатуры дел
Присоединение файлов
Сканирование документов
Совместимость ПО, обеспечивающим распознавание образов документов
Регистрация документов из электронной почты
Регистрация на основе существующего документа
Сопровождение бумажных и электронных документов
Контроль заполнения обязательных полей в РК
Проверка на дублирование при регистрации
Использование справочников
Добавление новых справочников
Создание и изменение словарей и справочников
Поддержка иерархических справочников
Обработка документов, имеющих ссылки, перекрестные ссылки
Создание своих РК (графический дизайнер)
Наличие шаблонов создаваемых документов
Ведение истории работы с документами

2. Маршрутизация и контроль исполнения

Одной из главных задач, стоящих перед СЭД, является управление процессами движения и обработки документов. В современных СЭД имеются средства моделирования процессов документооборота и поддержка управления потоками работ (технология workflow). Развитые возможности системы по организации различных схем движения документов позволяют обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в процессе выполнения работ по документам, существенно сократить время согласования документов и принятия решений, контролировать выполнение заданий по документам.



Таблица 2.5 Маршрутизация и контроль исполнения

Поддержка последовательной и параллельной маршрутизации документов и задач
Работа с типовыми маршрутами (регламенты)
Работа со свободными маршрутами
Возможность изменения (расширения и сокращения) маршрута движения
Наличие визуального редактора процессов обработки документов
Автоматическая блокировка документа, взятого на редактирование
Уведомление сотрудников о поступлении в их адрес документов и задач (системные либо по эл. почте)
Автоматизация процесса приема/отказа поручений к исполнению
Настройка напоминаний и уведомлений о приближении, нарушении сроков исполнения документов, предупредительный контроль
Оперативный контроль за рассмотрением документов
Контроль за рассмотрением, исполнением документов и поручений в распределенной организации

3. Аналитика и управление

Повышение эффективности предприятия после внедрения СЭД достигается, главным образом, за счет появляющихся возможностей по обработке и анализу информации. В таблице «Аналитика и управление» приведем оценки возможностей систем, которые позволяют повысить прозрачность работы для руководства предприятия (оценка загруженности сотрудников и отделов, оценка эффективности основных бизнес-процессов и др.) и многократно сократить количество рутинной работы, выполняемой рядовыми сотрудниками (поиск документов, подготовка различных справок и отчетов).

Таблица 2.6 Аналитика и управление

Поиск по всем атрибутам РК (диапазоны)
Осуществление различных видов поиска в одном запросе (логический поиск)
Наличие полнотекстового поиска по РК к документу
Поддержка морфологии русского языка
Наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением
Обеспечение оперативной модификации шаблонов поиска
Наличие в системе генератора отчетов
Получение отчетов и справок по исполнительской дисциплине
Возможность создания и сохранения шаблонов отчетов с помощью визуального редактора



4. Архив

Документы, по которым закончено выполнение всех поручений и пройдены все этапы согласования, выходят из активного обращения. Но это не означает, что работа с этими документами для организации закончена. Архивные документы являются частью базы опыта и знаний компании; и важно обеспечить с ними эффективную работу. Для этого возможность организации электронного архива должна быть реализована в рамках самой СЭД или отдельного модуля.

Таблица 2.7 Архив

Списание в архив
Ведение архивов
Поиск по архиву
Ведение архивных хранилищ электронных образов документов
Ведение отдельной архивной базы документов
Обеспечение учета, контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве
Обеспечение оптимизации хранения данных

5. Информационная безопасность

Важность обрабатываемой в СЭД информации предъявляет особые требования к обеспечению безопасного функционирования системы. Наибольший эффект видится в использовании комплексных средств защиты, предполагающих как технологические, так и методические меры. В таблице «Информационная безопасность» будет дана оценка средств безопасности, реализованных в исследуемых СЭД.

Таблица 2.8 Информационная безопасность

Гибкое разграничение прав доступа (группы доступа, роли)
Наличие программных средств контроля целостности документов
Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию)
Применение ЭЦП

6. Общие характеристики

Таблица 2.9 Общие характеристики

Полнофункциональный толстый клиент
Полнофункциональный тонкий клиент
Поддержание территориального распределенного режима работы
Наличие API (application programming interface)
Демонстрационная версия

7. Стоимость

Таблица 2.10 Стоимость

Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, использующих полный функционал системы
Стоимость обучения
Стоимость технической поддержки за 1 год
Стоимость обновления системы
Стоимость реализации дополнительных функций «под заказчика»

Пользовательские требования

Время обучения пользователей

Время, необходимое для обучения пользователей основным принципам работы с Системой не должно превышать 12 часов.

Среднее время отклика для типичных задач

При наличии необходимых навыков работы с Системой, среднее время, затрачиваемое пользователем для решения предметных задач должно составлять:

Заполнение регистрационно-контрольной карточки - 2-2,5 мин.;

Заполнение карточки электронного документа (с привязкой файла) - 2 мин.;

Поиск документа в базе данных по заданным критериям - 5-10 сек;

Ввод резолюции руководителя в РК - 1-2 мин.;

Доступность

Система должна быть доступна пользователю на протяжении всего рабочего дня

Среднее время безотказной работы

Среднее время безотказной работы Системы должно быть не менее 12 часов в сутки.

Одновременная работа пользователей

Система должна позволять вести одновременную работу числу пользователей, равному количеству приобретенных лицензий системы.

Руководство пользователя

Руководство пользователя Системы должно содержать информацию об основных функциях системы и их использовании для решения поставленных задач.

Пользовательский интерфейс

Должен быть прост и удобен в выполнении базовых операций пользователя.

Системные и инфраструктурные требования

Базовое программное обеспечение системы

Требования к серверу

· Процессор Pentium 4 Xeon 2000 МГц или более мощный;

· Оперативная память - от 2 Гб

· Жесткие диски - от 3 дисков. Размер свободного места зависит от объема документов, хранящихся в системе.

Требования к клиентскому рабочему месту

Минимальные ресурсы, необходимые для работы системы автоматизации процессов документооборота:

· Персональный компьютер с процессором Celeron® с тактовой частотой 1,6 ГГц или более мощный;

· Оперативная память - 1Гб и более.

Рекомендуемое свободное пространство на жестком диске - 20 Гб.

Для работы через Internet требуется наличие Microsoft Internet Explorer 9.0 и выше.

Рекомендуется наличие настольного или сетевого сканера для получения электронных образов бумажных документов, помещаемых в Систему.

Сведения о пользователях. Роли пользователей.

Таблица 2.11 Руководитель организации

Описание	· Руководитель организации
Функции	· Наложение резолюции на документ · Согласование документов · Утверждение документов · Выдача поручений · Поиск документов и поручений · Получение отчетов по исполнительской дисциплине
Требования	Навыки работы с офисными приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями «Документооборот», «Бизнес-процессы».
Используемые модули	· «Документооборот», · «Бизнес-процессы».

Таблица 2.12 Руководитель подразделения

Описание	Руководитель подразделения
Функции	· Согласование документов · Создание документов в системе · Исполнение поручений · Выдача поручений · Организация согласования документов · Поиск документов и поручений · Получение отчетов по исполнительской дисциплине
Требования	Навыки работы с офисными приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями «Документооборот», «Бизнес-процессы».
Используемые модули	· «Документооборот», · «Бизнес-процессы».



Таблица 2.13 Специалист административно-хозяйственного отдела (АХО)

Описание	· Руководитель АХО; · Специалист АХО;
Функции	· Регистрация документов в журналах · Ввод образов документов в систему · Создание документов в системе · Ведение номенклатуры дел · Ввод резолюций руководства · Выдача поручений (по резолюции) · Контроль исполнения поручений · Поиск документов и поручений · Исполнение поручений · Информационная рассылка документов · Получение отчетов по документообороту · Получение отчетов по исполнительской дисциплине · Замещение пользователя («Руководитель организации»)
Требования	Навыки работы с офисными приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями «Документооборот», «Бизнес-процессы», «Контроллер».
Используемые модули	· «Документооборот», · «Бизнес-процессы», · «Контроллер».

Таблица 2.14 Секретарь руководителя организации

Описание	· Секретарь руководителя организации
Функции	· Планирование совещаний · Создание проекта повестки совещания · Рассылка проекта повестки · Создание проекта протокола совещания · Ввод решений совещания · Выдача поручений (по решениям совещания) · Контроль исполнения решений совещания
Требования	Навыки работы с офисными приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями «Документооборот», «Бизнес-процессы», «Контроллер», «Case Management».
Используемые модули	· «Документооборот», · «Бизнес-процессы», · «Контроллер», · «Case Management».

Таблица 2.15 Специалист подразделения

Описание	· Руководитель подразделения · Специалист подразделения
Функции	· Создание документов в системе · Ввод образов документов в систему · Исполнение поручений · Организация согласования документов · Поиск документов и поручений · Замещение пользователя («Руководитель подразделения»)
Требования	Навыки работы с офисными приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями «Документооборот», «Бизнес-процессы».
Используемые модули	· «Документооборот», · «Бизнес-процессы».

На основе анализа требований, приведенных выше, можно выделить базовые требования, которые необходимы для функционирования качественной системы электронного документооборота.

Таким образом, СЭД должна решить следующие задачи, являющиеся минимальными требованиями для выбора системы:

· Поддержка принятия управленческих решений (автоматизация процессов согласования и утверждения управленческих решений);

· Автоматизация организационно-распорядительной документации (делопроизводства): управление входящей и исходящей корреспонденцией, служебными записками, приказами, распоряжениями, договорами;

· Организация системы контроля процессов прохождения и исполнения документов;

· Использование электронно-цифровой подписи для организации юридически значимого документооборота;

· Полноценная удаленная работа вне локальной сети предприятия через web-браузер;

· Создание электронного архива всех документов предприятия;

· Возможность интеграции с другими системами и приложениями, используемыми на предприятии (интеграция с MS Office, с подсистемой управления производством).

Кроме того, стоимость системы не должна превышать заданной суммы.

2.2 Выбор стратегии автоматизации процессов документооборота на предприятии ООО «ПФК»

2.2.1 Выбор СЭД для ООО «ПФК»

Исследование проводилось на основе открытой информации, представленной на сайтах компаний разработчиков в сети Интернет [11-20], демо-версий, а также в результате контактов с представителями СЭД.

Так как определяющим критерием в выборе СЭД для предприятия является цена, проанализируем стоимость наиболее известных систем, занимающих лидирующие позиции на российском рынке.

При этом будут рассмотрены те системы, которые удовлетворяют минимальным требованиям предприятия. Так как системы, которые не отвечают минимальным требованиям, принципиально не могут рассматриваться для внедрения на ООО «ПФК».

Рис. 2.1 Российский рынок СЭД

Таблица 2.16 Стоимость СЭД

	Босс-Референт	Евфрат-Документооборот	Дело	Мотив	PayDox	DocsVision	DIRECTUM	LanDox	Corporate Business
Стоимость лицензий для одновременной работы 100 пользователей, использующих полный функционал системы	1 155 000	753 500	837 500	558 800	480 000	830 500	1 068 512	927 712	556 000
Стоимость обучения 2-х администраторов	-	4 950	8 738	6 930	13 200	66 000	3 960	-	9 900
Стоимость технической поддержки за 1 год	231 000	150 700	56 348	27 133	0	49 500	213 705	18 562	9 900
Стоимость обновления системы	-	-		15 125	68 750	77 000	-	-	5 500
Стоимость реализации дополнительных функций «под заказчика»	-	-	55 000	33 000	33 000	44 000	22 000	44 000	27 500
ИТОГО:	1 386 000	891 150	957 586	640 988	594 950	1 067 000	1 115 842	990 274	608 800

На основании таблицы, приведенной выше, выбор системы для ООО «ПФК» сужается до 3 систем:

· «Мотив»

· «CorporateBusiness»

· «PayDox»

Эти системы находятся в пределах стоимости, заданной предприятием.

Далее приводится сравнение СЭД по функциональным требованиям, на основе которого будет выбрана система, внедрение которой и будет для OOO «ПФК» наиболее эффективным способом организации оперативного управления.

При этом используются следующие значения:

0 - возможность не реализована,

0,5 - реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО разработчика или неполная реализация возможности,

1 - возможность реализована.

Таблица 2.17 Регистрация и ввод документов

	Corporate Business	PayDox	Мотив
Ведение РК документов	1	1	1
Ведение номенклатуры дел	1	1	1
Присоединение файлов	1	1	1
Сканирование документов	0,5	0,5	0
Совместимость ПО, обеспечивающим распознавание образов документов	0,5	0,5	0
Регистрация документов из электронной почты	0	1	0
Регистрация на основе существующего документа	0	0	1
Сопровождение бумажных и электронных документов	0,5	0,5	0,5
Контроль заполнения обязательных полей в РК	1	1	1
Проверка на дублирование при регистрации	0	1	0
Использование справочников	1	1	1
Добавление новых справочников	0,5	1	1
Создание и изменение словарей и справочников	0	1	1
Поддержка иерархических справочников	1	1	1
Обработка документов, имеющих ссылки, перекрестные ссылки	1	1	0
Создание своих РК (графический дизайнер)	1	1	0
Наличие шаблонов создаваемых документов	0	1	0
Ведение истории работы с документами	1	1	0
Суммарный балл	11	15,5	9,5

Таблица 2.18 Маршрутизация и контроль исполнения

	Corporate Business	PayDox	Мотив
Поддержка последовательной и параллельной маршрутизации документов и задач	1	1	1
Работа с типовыми маршрутами (регламенты)	1	1	1
Работа со свободными маршрутами	0,5	1	0,5
Возможность изменения (расширения и сокращения) маршрута движения	0,5	1	1
Наличие визуального редактора процессов обработки документов	0,5	0	1
Автоматическая блокировка документа, взятого на редактирование	0	1	0
Уведомление сотрудников о поступлении в их адрес документов и задач (системные либо по эл. почте)	0,5	1	1
Автоматизация процесса приема/отказа поручений к исполнению	0	1	0
Настройка напоминаний и уведомлений о приближении, нарушении сроков исполнения документов, предупредительный контроль	1	1	0,5
Оперативный контроль за рассмотрением документов	1	1	1
Контроль за рассмотрением, исполнением документов и поручений в распределенной организации	1	0	0
Суммарный балл	7	9	7

Таблица 2.19 Аналитика и управление

	Corporate Business	PayDox	Мотив
Поиск по всем атрибутам РК	1	1	1
Осуществление различных видов поиска в одном запросе (логический поиск)	0	0,5	0
Наличие полнотекстового поиска по РК к документу	1	1	1
Поддержка морфологии русского языка	0	0	1
Наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением	0,5	0,5	0,5
Обеспечение оперативной модификации шаблонов поиска	1	1	1
Наличие в системе генератора отчетов	0,5	0,5	0,5
Получение отчетов и справок по исполнительской дисциплине	1	1	1
Возможность создания и сохранения шаблонов отчетов с помощью визуального редактора	0	0	0,5
Суммарный балл	5	5,5	5

Таблица 2.20 Архив

	Corporate Business	PayDox	Мотив
Списание в архив	1	1	1
Ведение архивов	0,5	0,5	0,5
Поиск по архиву	0.5	1	0,5
Ведение архивных хранилищ электронных образов документов	0,5	1	0,5
Ведение отдельной архивной базы документов	0	0,5	0
Обеспечение учета, контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве	0	0	0
Обеспечение оптимизации хранения данных	0,5	0,5	0,5
Суммарный балл	3	4,5	3

Таблица 2.21 Информационная безопасность

	Corporate Business	PayDox	Мотив
Гибкое разграничение прав доступа (группы доступа, роли)	1	0,5	0,5
Наличие программных средств контроля целостности документов	0,5	0,5	0,5
Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию)	1	1	1
Применение средств шифрования	0	0,5	0
Применение сертифицированных средств криптозащиты	0	1	0
Применение ЭЦП	1	1	1
Суммарный балл	3,5	4,5	3

Таблица 2.22 Общие характеристики

	Corporate Business	PayDox	Мотив
Полнофункциональный клиент	1	0	0
Полнофункциональный тонкий клиент	0	1	1
Поддержание территориального распределенного режима работы	0	1	0
Наличие API (application programming interface)	1	0	0
Демонстрационная версия	0	1	1
Суммарный балл	2	3	2



Как показано в таблицах, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями.

На основе полученных данных, сформирована таблица «Комплексная оценка функциональных возможностей систем».

Комплексная оценка функциональности систем определяется как сумма баллов по всем таблицам.

Таблица 2.23 Комплексная оценка функциональных возможностей систем

	Corporate Business	PayDox	Мотив
Регистрация и ввод документов	11	15,5	9,5
Маршрутизация и контроль исполнения	7	9	7
Аналитика и управление	5	5,5	5
Архив	3	4,5	3
Информационная безопасность	3,5	4,5	3
Общие характеристики	2	3	2
Суммарный балл	31,5	42	29,5

На основании сводной таблицы сформирована диаграмма «Итоговая оценка функциональных возможностей».

Рис. 2.2 Итоговая оценка функциональности СЭД



Чем выше общий балл, тем более сбалансирован функционал системы и тем вероятнее эта система относится к «идеальному» решению выбора СЭД для ООО «ПФК».

Таким образом, из всех систем наилучшие показатели у системы PayDox. Это означает, что внедрение этой системы и будет для OOO «ПФК» наиболее эффективным способом организации оперативного управления.

Стратегия автоматизации

Понятие «стратегии автоматизации» обычно означает выбор того набора бизнес-процессов, действий или операций, которые совершаются сотрудниками, клиентами и партнерами или другими участниками внешней среды при взаимодействии с компанией для достижения поставленных целей.

Будет применена стратегия автоматизации по участкам, которая представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Этот способ этот способ был выбран так как: инвестиционные ресурсы ООО «ПФК» недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без применения автоматизированных систем документооборота.

2.3 Внедрение системы электронного документооборота на ООО «Пермский фанерный комбинат»

автоматизация электронный документооборот

2.3.1 Технические требования и описание архитектуры системы

ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Сервер: PayDox устанавливается на компьютер с ОС семейства Windows: Windows XP Professional, Windows Vista Home Premium и выше, Windows 7 Home Premium и выше, Windows Server 2003, Windows Server 2008 и Windows Server 2008 R2.

Рабочие места могут быть под любой ОС: Windows, Linux, Mac OS. Система использует web-интерфейс, пользователи работают через обычный браузер (MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari).

Система PayDox разработана полностью на интернет технологиях. Для работы с системой необходим web-браузер, без установки дополнительного программного обеспечения на компьютерах пользователей.

Рис. 2.3 Трехуровневая архитектура системы

Организация системы - трехуровневая. Тонкий клиент на рабочем месте пользователей - Internet браузер, сервер приложений - web-сервер, сервер БД в качестве подсистемы хранения и обработки информации.

2.3.2 Информационная модель PayDox

КОНФИГУРАЦИИ СИСТЕМЫ PAYDOX

Конфигурации системы - это сформированные или предустановленные варианты функционирования системы для разных типов функциональности или разных категорий пользователей. Использование функциональности конфигураций позволяет сформировать необходимый функционал для различных видов приложений или разных ролей пользователей.

Таблица 2.24 Конфигурации системы «PayDox»

Конфигурация	Предназначение	Функциональность
«Канцелярия»	Конфигурацию удобно использовать для работы сотрудников, которые занимаются регистрацией входящей и исходящей документации	· Заведение карточек документов · Поиск документов в системе · Календарь событий по документам · Учет и регистрация входящих и исходящих документов · Контроль утверждения и исполнения документов · Создание и контроль резолюций по документам
«Ознакомление»	Предназначена для сотрудников, которые должны только знакомиться с документами и не участвуют в процессе подготовки и согласования	· Ознакомление
«Контролер»	Предназначена для рабочего места сотрудника, который должен следить за исполнением документов и прохождением процесса согласования документов	· Контроль утверждения и исполнения документов · Создание и контроль резолюций по документам · Контроль исполнения задач и поручений · Контроль исполнения этапов длительных договоров и проектов · Календарь событий по документам · Управление резолюциями
«Документооборот»	Предназначена для рабочих мест сотрудников, которые участвуют в подготовке, согласовании и утверждении документов.	· Согласование и утверждение документов · Ознакомление сотрудников с документами · Контроль исполнения задач и поручений · Контроль исполнения этапов длительных договоров и проектов · Отчеты · Рецензирование документов · Управление резолюциями · Учет, контроль исполнения платежей · Ведение истории работы сотрудников с документами · Календарь событий по документам
«Бизнес-процессы»	Предназначена для рабочих мест сотрудников, которые должны структурировать бизнес-процессы и автоматизировать управление бизнес-процессами предприятия	· моделирование бизнес-процессов · контроль исполнения и мониторинг бизнес-процессов · формирование отчетов в различных форматах

Используя функционал программных настроек системы, можно формировать свои собственные конфигурации на платформе PayDox для работы только с определенными функциями системы или определенными группами документов, а также формировать различные рабочие места системы для различных групп пользователей.

Список доступных конфигураций указывается в переменной VAR_PossibleApplicationTypes настроечного файла PayDox\TEXTANSI.txt. Конфигурация, устанавливаемая по умолчанию, указывается в переменной VAR_ApplicationType.

Переключение между доступными конфигурациями системы пользователи осуществляют простым выбором нужной функциональности в выпадающем меню слева на любой странице системы.

Рис. 2.4 Выбор конфигурации

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

Документ в PayDox состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор реквизитов, необходимость каждого из которых указывается в настройке для категории данного документа. Кроме того, к документу может быть присоединен один или несколько источников внешних данных, которые представляют собой таблицы дополнительных реквизитов, и, например, могут описывать некоторую таблицу в документе.

Если документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного документа заводится отдельная карточка, соответствующая его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского документа. При просмотре карточки родительского документа система выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов.

К документу можно приложить любое количество файлов. Документ может иметь файл образа документа, например, сканированное изображение утвержденного, содержащего все необходимые подписи и печати документа, или файлы MS Word, MS Excel или файлы любых других форматов, например, звуковые или видео-файлы. Также для всех документов данной категории в системе может быть настроен файл образца документа в формате MS Word, используя который, можно автоматически получать из системы на компьютер пользователя нужный документ в MS Word, содержащий данные из карточки документа. Данные из карточки документа автоматически «на лету» подставляются в вызываемый с web-сервера пользователем документ MS Word. Полученный MS Word документ можно распечатать и подписать в обычном порядке. При наличии необходимости хранить в системе образы подписанных бумажных документов файл образа документа можно загрузить в систему.



Рис. 2.5 Модель документа системы

2.3.3 Порядок внедрения

Внедрение системы включает несколько этапов:

1. Установка выбранной системы на сервер.

Установка на рабочие места ПО не нужна, так как для работы в PayDox используется web-интерфейс, пользователи работают через обычный браузер (MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari).

2. Первоначальная настройка системы.

Первоначальная настройка предполагает комплекс следующих действий:

2.1. Настройка контекстного поиска;

2.2. Настройка связи с MsWord;

2.3. Настройка автоматической рассылки e-mail;

2.4. Настройка программного агента;

2.5. Первоначальная настройка справочников системы:

· Категории документов

· Пользователи

· Подразделения

· Должности

· Номенклатура дел

3. Доработка и адаптация системы под требования ООО «ПФК».

4. Обучение персонала.

Необходимо ознакомить пользователей с функционалом системы посредством презентаций, регламента электронного документооборота.

После произведенных действий запустить тестовую эксплуатацию системы.

Календарный план работ по внедрению СЭД PayDox представлен в виде таблицы.

Таблица 2.25 Календарный план работ по внедрению системы PayDox в ООО «ПФК»

№	Вид работ	Дата начала	Дата завершения
1	Информационное исследование процессов документооборота в организации, их анализ, структуризация и оптимизация.	10.01.2011 г.	10.03.2011 г.
2	Настройка и адаптация Системы.	11.03. 2011 г.	11.05.2011 г.
3	Тестовая эксплуатация Системы.	12.05.2011 г.	12.08. 2011 г.

Внедрение конфигураций СЭД PayDox в ООО «ПФК» следует произвести в следующем порядке:

ь «Документооборот»

ь «Ознакомление»

ь «Канцелярия»

ь «Контроллер»

ь «Бизнес-процессы»

Таким образом, разработанный проект автоматизация документооборота дает возможность руководителям ООО «ПФК» использовать новые методы управления, которые значительно повышают уровень управляемости организацией и позволяют быстрее реагировать на внешние изменения. Это в свою очередь приводит к значительному сокращению требуемого количества персонала и времени, повышает удовлетворенность работой, уменьшая количество рутинных ручных операций, ускоряет и оптимизирует управляющие воздействия и обратную связь на предприятии, влияя, таким образом, на его прибыльность и эффективность работы.

1. УСТАНОВКА СИСТЕМЫ

Запустить установочный файл PayDoxSetup.

Перед установкой следует убедиться, что запущен IIS (Internet Information Services). Если IIS не запущен, то программа установки сообщит об ошибке. Если IIS отсутствует на компьютере, то IIS нужно установить с инсталляционного диска Windows.

Для инсталляции PayDox необходимо выделить отдельный IP-адрес (адрес сервера в корпоративной локальной сети, при этом необходимо убедиться, что функциональность ASP (Active Server Pages) включена.

После установки запустить систему можно кликнув мышью на созданную на рабочем столе пиктограмму PayDox, либо указать в браузере адрес web-узла PayDox, заданного при установке.

2. ПЕРВОНАЧАЛЬНАЯ НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ PAYDOX

2.1. НАСТРОЙКА КОНТЕКСТНОГО ПОИСКА

Для работы полнотекстового контекстного поиска по содержимому присоединенных файлов документов, сообщений, бизнес-процессов и файлового архива необходимо настроить службу индексирования Windows.

Для этого сначала нужно проверить, включена ли служба индексирования.

Далее в создать каталог Paydox и добавить в него папки Paydox\MessageFiles\, Paydox\DocFiles\ и Paydox\FileStorage\



Рис. 2.6 Добавление в каталог Paydox папок Paydox\MessageFiles\, Paydox\DocFiles\ и Paydox\FileStorage\

НАСТРОЙКА ПОЛНОТЕКСТОВОГО ПОИСКА

Полнотекстовый поиск по файлам документов в PayDox реализован с использованием Indexing Service.

Для функционирования полнотекстового поиска необходимо:

· включить автоматический старт Indexing Service после каждой загрузки операционной системы;

· добавить в Indexing Service новый каталог с именем PayDox и расположением, например, в директории PayDox\Index;

· в каталоге PayDox сервиса Indexing Service добавить ссылку на директорию, указанную в переменной Application("PathDocFiles") в файле Global.asa, содержащую загруженные файлы системы;

· перезапустить Indexing Service

· в файле Global.asa установить значение переменной Application("IsFullIndexSearch") = True

2.2. НАСТРОЙКА СВЯЗИ С MS WORD

Настройка связи с MS Word необходима, если используется функциональность, позволяющая при выдаче документов Word из карточки «на лету» подставлять в выдаваемый на компьютер пользователя файл Word реквизиты карточки документа. Такая возможность полезна для автоматического формирования стандартных документов - счетов, счетов-фактур, накладных, писем, договоров и т.п.

2.3. НАСТРОЙКА АВТОМАТИЧЕСКОЙ РАССЫЛКИ E-MAIL УВЕДОМЛЕНИЙ

PayDox E-mail Клиент - функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности работы с PayDox через e-mail без использования web-браузера.

Если предполагается использовать функциональность PayDox по автоматической рассылке e-mail уведомлений, то необходимо установить SMTP Service.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВНЕШНЕГО SMTP-СЕРВЕРА ДЛЯ ОТПРАВКИ E-MAIL УВЕДОМЛЕНИЙ

Для отправки e-mail уведомлений используется внешний SMTP-сервер вместо используемого по умолчанию Windows Default SMTP Virtual Server. Для настройки на использование внешнего SMTP-сервера в файле Global.asa необходимо указать ваши значения для следующих переменных:

Application("IsNotUseDefaultSMTPVirtualServer") = "Y" - Указывает необходимость использования внешнего SMTP-сервера. Если указать значением пустую строку, то будет использоваться Windows Default SMTP Virtual Server

Application("SMTPServer")= "mail.seversta****l.com" - адрес внешнего SMTP-сервера

Application("SMTPServerPort") = 25 - используемый порт

Application("SMTPConnectionTimeout") = 30 - таймаут установки соединения в секундах

Application("SMTPAuthenticate") = 1 - механизм аутентификации, 1- Basic, 2- NTLM

Application("SendUserName") = "administrator" - логин (имя почтового ящика)

Application("SendPassWord") = " administrator " - пароль

Application("SMTPUseSSL") = False - использовать ли SSL

2.4. НАСТРОЙКА ПРОГРАММНОГО АГЕНТА

Программный агент - программа, предназначенная для автоматического запуска для выполнения периодических (повторяющихся) действий. На данный момент такими действиями могут быть:

· автоматическое создание периодических документов (например, карточек еженедельных отчетов)

· проверка приходящих в PayDox e-mail уведомлений

· автоматическая отправка e-mail уведомлений пользователям о наступлении сроков исполнения или истечении сроков действия документов

Код программного агента находится в файле PayDox\Agent\Agent.asp. В этом файле расположены вызовы всей периодически выполняемой в системе функциональности. Здесь же можно изменить периодичность вызова этой функциональности. Вызов самого агента находится в файле PayDox\Agent\Agent.vbs и периодичность его запуска необходимо настроить.

Очевидно, что периодичность вызова агента должна быть не меньше, чем периодичность вызова функциональности с наименьшим периодом вызова. Т.е., если функциональность проверки приходящих e-mail сообщений должна вызываться 1 раз в 5 минут, то запуск агента, вызывающего все другие и в том числе эту функциональность, должен делаться с не меньшей частотой.

Так как скрипт PayDox\Agent\Agent.asp представляет собой ASP-код, выполняемый на сервере PayDox, он должен быть запущен под MS Internet Explorer. Этот запуск и осуществляет модуль PayDox\Agent\Agent.vbs. Такой запуск необходимо осуществлять периодически и автоматически, поэтому такой автоматический запуск модуля PayDox\Agent\Agent.vbs необходимо настроить в Windows Task Scheduler (Планировщик заданий).

Итак, новая задача создается и добавляется в расписание Windows.

Для того, чтобы запустить MS Internet Explorer, вызывающий, в свою очередь, скрипт PayDox\Agent\Agent.asp необходим программный код.

Программный код модуля PayDox\Agent\Agent.vbs :

Option Explicit

On Error Resume Next

Dim IE

Set IE = CreateObject("InternetExplorer.Application")

IE.Visible = False

IE.Navigate("http://PRM01SQL004-010/ Agent/Agent.asp")

Do While IE.Busy

WScript.Sleep 1000

Loop

IE.Quit

Set IE = Nothing

Программный код модуля PayDox\Agent\Agent.asp

Программный код модуля PayDox\Agent\Agent.asp содержит исполняемый код, предназначенный для периодического автоматического исполнения.

Код для проверки даты и времени предыдущего запуска агента:

If Application("SendNotifications")<>"" Then

If DateDiff("d", Application("SendNotifications"), Now) >= 1 Then

'Функция выполняется только если с момента последнего запуска прошло больше 1 дня

Call SendNotifications

Application("SendNotifications") = Now

End If

Else

Call SendNotifications

Application("SendNotifications") = Now

End If

Данный код определяет, было ли что-то записано в переменную Application("SendNotifications") ранее. Если нет, то он запускает процедуру рассылки e-mail уведомлений Call SendNotifications. Если да, то проверяет, прошел ли с момента предыдущего запуска 1 день, если да, то запускает процедуру рассылки e-mail уведомлений Call SendNotifications и сохраняет текущую дату и время в переменную Application("SendNotifications") для проверки при последующем запуске агента.

2.5. ПЕРВОНАЧАЛЬНАЯ НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКОВ СИСТЕМЫ

НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКА «КАТЕГОРИИ ДОКУМЕНТОВ»

Справочник категорий документов позволяет настроить систему на используемые в организации категории документов.

Новые категории заносятся в справочник категорий документов вместе с данными о необходимых для данной категории реквизитах и образцах выходных документов в формате MS Office, одинаковых для всех документов данной категории.

НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКА «ПОЛЬЗОВАТЕЛИ»

Справочник пользователей содержит информацию о сотрудниках организации и их уровнях доступа к системе. Пользователи имеют уникальный ID, который позволяет однозначно идентифицировать пользователя как в системе, так и другими пользователями.

НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКА «ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ»

Справочник подразделений содержит информацию о подразделениях предприятия (отделах, управлениях, филиалах). Информация о принадлежности документа подразделению предприятия указывается в карточке документа.

Наименования подразделений формируются в виде «<предприятие>/ <подразделение>/ <подчиненное подразделение>», например

«ООО «ПФК»/ Бухгалтерия», разделителем служит знак «/».

НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКА «ДОЛЖНОСТЕЙ»

Справочник должностей содержит информацию об используемых на предприятии названиях должностей.

НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКА «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ»

Работа с Номенклатурой Дел как со стандартным справочником системы позволяет добавлять записи к Номенклатуре Дел, редактировать информацию о Делах и вносить информацию о действиях с Делами в поле «Примечание».

Справочник «Номенклатура Дел» может быть вызван при редактировании документов, например, для того, чтобы вставить в поле «Номер Дела» документа информацию о номере Дела.

В форме редактирования справочника «Номенклатура Дел» можно изменить данные и в поле «Срок хранения» занести информацию о нормативном сроке хранения документов данного дела - вручную либо из справочника.

Результаты работ по настройке справочников отображены в Приложении 4 (Результаты работ по настройке справочника)

ДОРАБОТКА СИСТЕМЫ ПОД ТРЕБОВАНИЯ ООО «ПФК».

Система «PayDox» представляет собой хорошо проработанную систему, в которой учтены все необходимые требования для достижения целей внедрения СЭД. Тем не менее, любая программа требует доработки под нужды той или иной организации. Поэтому используемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы вносимые изменения не нарушали ее целостность.

В процессе доработки системы были внесены следующие изменения в ASP-файлы:

1. В настроечный файл DBUpdateBefore.asp добавлен код, не дающий активировать документ, если к нему не приложены файлы;

2. В настроечный файл UserShowDoc.asp добавлен код, не дающий утвердить подчиненный документ до родительского;

3. В настроечный файл UserShowListComments.asp добавлен код запрета удаления файла через 10 мин после загрузки;

4. В настроечный файл UserChangeDocSetValues.asp добавлен код для указания запрета редактирования некоторых полей некоторой категории документа для некоторых пользователей;

5. В настроечные файлы UserChangeDocSetValues.asp, UserShowDoc.asp добавлены коды для назначения порядка следования реквизитов карточки документа при выводе и редактировании соответственно;

6. В настроечный файл UserChangeDocSetValues.asp добавлен код для автоматического назначения индекса документа.

Полное описание программных кодов представлено в Приложении 3.

Настроечные ASP - файлы находятся в каталоге PayDox\UserASP\ и предназначены для кода функций, написанных на языке VBScript.

Настроечные ASP - файлы позволяют адаптировать систему под потребности заказчика, при этом обновления системы не затрагивают код настроечных ASP - файлов, что позволяет сохранить пользовательские настройки при проведении обновлений.

Работы, произведенные в рамках доработки системы, позволили оптимизировать и облегчить работу специалистов, участвующих в делопроизводстве.

3. ОБУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛА.

Ознакомление пользователей с функционалом системы посредством презентаций, регламента электронного документооборота.

После произведенных действий запущена тестовая эксплуатация системы.

В результате этапов внедрения СЭД в ООО «ПФК»:

· произведена доработка системы под требования ООО «ПФК», выполнены программные настройки системы.

· доработан регламент работы с системой электронного документооборота PayDox.

· обучены руководители подразделений и специалисты, задействованные в тестовой эксплуатации системы.

· запущено 20 мест СЭД «PayDox» в канцелярии и подразделениях с целью автоматизации централизованного учета документов и контроля исполнения поручений.

· база данных СЭД «PayDox» аккумулировала сведения более чем о 150 зарегистрированных документах за апрель-май 2011г., их электронные копии и истории их исполнения.

В СЭД «PayDox» были реализованы такие задачи, как регистрация поступающей и отправляемой документации, служебной переписки между подразделениями, переход на электронный «безбумажный» корпоративный документооборот и контроль исполнения документов и поручений руководства ключевых подразделений.



Глава III. Обоснование экономической эффективности проекта по внедрению СЭД «PayDox» на предприятии ООО «ПФК»

3.1 Экономическое обоснование

Любая коммерческая организация стремится увеличить свою прибыль. Данное увеличение достигается различными способами, одним из которых является модернизация информационно-технической базы предприятия.

Внедрение системы электронного документооборота «PayDox» во многом способствует увеличению прибыли организации за счет автоматизации процессов документооборота.

В свою очередь, это значительно снижает степень загруженности персонала выполнением рутинных операций, что приводит к сокращению временных затрат на выполнение работ каждого из сотрудников. А также сокращается степень потребления бумаги при внедрении этой системы.

Основной задачей проведения экономического исследования по внедрению СЭД «PayDox» является определение показателей экономической эффективности.

Целью проводимых расчетов является определение сроков окупаемости внедряемой системы.

3.2 Расчет основных затрат

К основным затратам относятся затраты, связанные с подготовительными работами на внедрение программного продукта (анализ рынка, разработка технической документации, обучение персонала), непосредственно покупка СЭД, а также пуско-наладочные работы (приведение в соответствие технических средств).

Совокупность основных затрат на внедрение СЭД «PayDox» приведена в таблице 3.1.

Таблица 3.1 Затраты на внедрение СЭД «PayDox»

№	Статья затрат	Сумма, руб.
1	Приобретение программного обеспечения, 100 лицензий	594 950
2	Обучение сотрудников, 2 чел	26 400
3	Приобретение комплекса технических средств (КТС)	0
4	Работы по внедрению СЭД	74 541,16
	Итого:	695 891,16

Основной статьей расходов при внедрении программного продукта является покупка программного обеспечения данного продукта. Затраты на приобретение лицензий СЭД «PayDox» для одновременной работы 100 пользователей, использующих полный функционал системы составляет 695 891,16 руб. В данную сумму входит серверная часть продукта и конкурентные лицензии, а также стоимость технической поддержки на 1 год.