Кроме основного программного продукта для функционирования системы необходимо наличие дополнительного программного обеспечения (MS SQL Server). Данное ПО уже имеется в наличии у организации, соответственно затрат на его приобретение не требуется.

Сопровождением программного продукта занимаются обученные по направлению «Администрирование СЭД «PayDox»» сотрудники ООО «ПФК». Вследствие чего, все затраты на сопровождение системы ограничиваются обучением сотрудников администрированию продукта. Стоимость обучения 2 администраторов составит 16 400 руб.

Работы по внедрению СЭД будут организованы силами специалистов отдела ИТТ, в сроки, установленные ООО «ПФК» (2 мес.). 74 541,16 руб.

Затраты на оплату труда работников занятых во внедрении проектного решения включают в себя заработную плату сотрудников, участвующих непосредственно в установке и отладке системы, а также сотрудников, проводящих обучение.



З_ФОТВ=17000*2*(1+1/12)*(1+0,015)+ 17000*2*(1+1/12)*(1+0,015)=74 541,16 руб.

где О_Вi - оклад j-го сотрудника, участвующего во внедрении проектного решения, руб./мес.; О_Вi =17 000.

Т_ОВПji - общее время на внедрение проектного решения, затрачиваемое j-м сотрудником, мес.; Т_ОВПji= 2 мес.

k_Д - коэффициент дополнительной заработной платы работников, занятых внедрением проекта; k_Д= 1/12.

k_У - региональный коэффициент. k_У =15%.

Дополнительного приобретения компьютеров или других КТС не требуется, следовательно, затраты равны 0.

Суммировав все вышеперечисленные статьи расходов, получаем, что стоимость внедрения СЭД «PayDox» составляет 695 891,16 рублей.

3.3 Расчет экономии после внедрения СЭД «PayDox» на ООО «ПФК»

Внедрение системы электронного документооборота вызывает ряд предсказуемых эффектов, которые делятся на 2 группы: прямые и косвенные.

Схема, иллюстрирующая планируемую эффективность внедрения СЭД, изображена на рис 3.1.



Рис. 3.1 Экономическая эффективность внедрения СЭД «PayDox»

Начнем с оценки прямой экономии средств. Она включает стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из данных по закупке офисной бумаги на предприятии. В месяц в ООО «ПФК» закупается 10 пачек бумаги (2 коробки), из них, в среднем, тратится 84%, что составляет 8,4 пачки/мес. В среднем, 1 пачка стоит 140 руб. Итак, получим месячные расходы на бумагу: 8,4*140=1176 руб./мес.

Теперь оценим стоимость сбереженного рабочего времени.

По данным статистических исследований средний % рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов - 60%. (таблица 3.2). [Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox]



Таблица 3.2 Затраты рабочего времени на обработку документов

На поиск и ожидание поступления документов	20%
На согласование и утверждение документов	20%
На передачу документов между подразделениями	10%
На подготовку стандартных отчетов о движении документов	10%

При использовании «PayDox»:

· на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется - документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

· процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени

· время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще - карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

· подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

· Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - «PayDox» обеспечивает возможность удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.

Средний % экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов при использовании «PayDox» - 30%.[Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox] Соответственно, использование «PayDox» может экономить 30%*60%=18% рабочего времени.

До внедрения системы электронного документооборота «PayDox» на ООО «ПФК» распространением и рассылкой документов занимались курьеры: в заводоуправлении - 1 человек, в производственных цехах - 2 человека. После внедрения - необходимость в данных сотрудниках была исключена.

Оценим ежемесячные затраты на сотрудников, работающих курьерами. Расчет произведен по формуле (3.1):

ЗПМ=?ЗПМ_i

ЗПМ_i=ПЗПМ_i+СВМ_i, (3.1)

где ЗПМ - ежемесячные затраты, связанные с финансированием сотрудников;

ЗПМ_i - ежемесячные затраты, связанные с финансированием одной ставки;

ПЗПМ - полная ежемесячная зарплата сотрудника;

СВМ - ежемесячные страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.

На статью «полная заработная плата» относится заработная плата сотрудников, которая является суммой основной заработной платы, дополнительной заработной платы, а также надбавки по районному коэффициенту. Расчет полной ежемесячной заработной платы производим по формуле (3.2):

ПЗПМ=ОЗПМ+ДЗПМ+НРКМ, (3.2)

где ПЗПМ - полная ежемесячная зарплата сотрудника;

ОЗПМ - основная ежемесячная зарплата;

ДЗПМ - дополнительная ежемесячная зарплата;

НРКМ - ежемесячная надбавка по районному коэффициенту.

На статью «дополнительная зарплата» относятся выплаты, предусмотренные законодательством за непроработанное время: оплата отпусков, оплата за выполнение государственных и общественных заданий и прочие. Ежемесячная дополнительная заработная плата равна 1/12 от основной заработной платы, так как отпуск работнику оплачивается исходя из среднего значения основной заработной платы за год. Расчет дополнительной заработной платы производится по формуле (3.3).

ДЗПМ=ОЗПМ/12, (3.3).

Основная заработная плата курьера в заводоуправлении ООО «ПФК», в среднем, составляет 12 000 руб., в производственных цехах 9 000 руб. Подставляя данные значения в формулу(3.3), получим:

ДЗПМ₁=12 000/12=1 000 руб.;

ДЗПМ₂=9 000/12=750 руб.

Статья «надбавка по районному коэффициенту» содержит в себе процентную надбавку к заработной плате в зависимости от той местности, где используется система. Расчет надбавки по районному коэффициенту производится по формуле (3.4):

НРКМ=ОЗПМ*РК, (3.4)

Где РК - районный коэффициент.

Основная заработная плата курьера в заводоуправлении ООО «ПФК», в среднем, составляет 12 000 руб., в производственных цехах 9 000 руб. Районный коэффициент для Пермского края составляет 15%. Подставляя в формулу, получим:

НРКМ₁=12 000*0,15= 1 800 руб.

НРКМ₂=9 000*0,15= 1 350 руб.

Подставляя данные в формулу (3.2), находим полную ежемесячную заработную плату:

ПЗПМ₁=12000+1000+1800=14 800 руб.

ПЗПМ₂=9000+750+1350=11 100 руб.

К статье «страховые взносы в государственные внебюджетные фонды» относятся обязательные отчисления на социальные нужды по установленным законодательством РФ нормам органам государственного социального страхования, обязательного медицинского страхования, а также Пенсионному фонду РФ. Страховые взносы определяются в процентном отношении по затратам на оплату труда персонала. Расчет страховых взносов производится по формуле (3.5):

СВМ=ПЗПМ*ССВ, (3.5)

Где СВМ - страховые взносы;

ССВ - ставка страховых взносов.

Величина ставки страховых взносов составляет 34%.

Подставляя значения в формулу (3.5), получим:

СВМ₁=14800*0,34=5 032 руб.

СВМ₂=11100*0,34=3 774 руб.

Подставляя в формулу (3.1), получим:

ЗПМ₁=14800+5032=19 832 руб.

ЗПМ₂=11100+3774=14 874 руб., тогда

ЗПМ=19832+14874+14874=49 580 руб.

Учитывая, что в связи с внедрением СЭД будет исключена необходимость в курьерах, получим ежемесячную экономию в 49 580 руб.

Суммировав стоимость экономии средств на бумагу (1176 руб.) и на финансирование курьеров (49 580руб.), получим, что внедрение СЭД влечет за собой ежемесячную экономию в 50 756 руб.

3.4 Расчет показателей экономической эффективности инвестиционного проекта

Экономическая эффективность инвестиционного проекта характеризуется системой показателей, отражающих соотношение затрат и финансовых результатов реализации проекта. Затраты и результаты проекта в расчетах экономической эффективности выражаются в виде денежного потока CF (CashFlow),который рассчитывается по формуле (3.6):

CF_i=ЧП_i+АО_i+И_i, (3.6)

Где ЧП_i - чистая прибыль в i-ом году,

АО_i - амортизационные отчисления в i-ом году от новых активов (вводимых за счет инвестиций),

И_i - инвестиции в планируемом году.

При оценке экономической эффективности инвестиций соизмерение денежных потоков, образующихся в различные моменты времени, осуществляется путем их приведения (дисконтирования) к планируемому году.

Ставка годового дисконта рассчитывается по формуле (3.7):

D=((1+R)*(1+I)*(1+B)-1), (3.7)

Где R - минимальная безрисковая норма доходности в год, доли ед.

I - среднегодовой темп инфляции на протяжении периода расчета проекта, доли ед.

B - дополнительное страхование от рисков (технических, политических, финансовых), доли ед.

Минимальная безрисковая норма доходности равна 8%.

По данным Центрального Банка Российской Федерации предполагаемое среднегодовое значение темпов инфляции составит 9,5%.

Так как внедрение СЭД «PayDox» имеет низкую степень риска, коэффициент B принимает значение 3%.

В итоге получаем следующее значение ставки годового дисконта:

D=((1+0,08)*(1+0,095)*(1+0,03)-1=0,04

Для удобства расчетов используют коэффициент дисконтирования бt, определяемый при постоянной ставке годового дисконта как (3.8):

бt=1/(1+D)^t, (3.8)

где t - номер шага расчета (t=0,1,2,…T и T - горизонт расчета).

Приведение к базисному периоду времени производится путем умножения затрат и результатов на бt.

Для определения экономической эффективности инвестиций используют следующую систему показателей:

Чистый дисконтированный (приведенный) поток NPV (Net present value)- сумма дисконтированных годовых денежных потоков (CF) за весь период расчета проекта (3.9):

, (3.9)

Где D - ставка (норма) дисконта, %;

N - период расчета, лет;

i - порядковый номер года.

Дисконтированный срок окупаемости инвестиций DPB (Discounted payback period) - выражается в единицах времени и является количественной оценкой промежутка времени, в течении которого происходит полное возмещение инвестиций, т.е. времени от начала реализации ИП до момента, когда дисконтированная сумма поступлений денежных средств от реализации ИП достигает величины инвестиций (т.е. до момента, когда нарастающий NPV достигает нулевого значения) (3.10):

=0 (3.10)



Индекс доходности (прибыльности) PI (Profitability index) - является относительной величиной и показывает во сколько раз суммарные дисконтированные доходы, в результате реализации ИП, превышают инвестиции планируемого года (3.11):

, (3.11)

Внутренняя норма рентабельности (IRR - Internal rate of return) - измеряется в процентах и отражает среднегодовую доходность на вложенный капитал. Для проектов, связанных созданием новых производственных мощностей предприятия за счет его собственных средств, внутренняя норма рентабельности рассчитывается путем определения такого значения ставки дисконтирования, при котором чистый приведенный поток за весь период расчета ИП принимает нулевое значение (3.12):

(3.12)

Затраты на внедрение СЭД «PayDox» составили 695891,16 руб.

Расчет ЧДД (на период) приведен в таблице 3. 3:

Таблица 3.3 Расчет ЧДД

Месяц	Капитальные затраты	экономия	Денежный поток	at (D=0,03)	ЧДД	С учетом дисконтирования	Без учета дисконтирования
0	695 891,16	0	-695891,16	1,00	-695891,16	-1265000,00	-695891,16
1		50 756	50 756	0,97	50756,00	-645135,16	-645135,16
2		50 756	50 756	0,94	49277,67	-595857,49	-594379,16
3		50 756	50 756	0,92	47842,40	-547930,23	-543623,16
4		50 756	50 756	0,89	46448,93	-499840,59	-492867,16
5		50 756	50 756	0,86	45096,05	-451597,89	-442111,16
6		50 756	50 756	0,84	43782,57	-403210,91	-391355,16
7		50 756	50 756	0,81	42507,35	-354687,95	-340599,16
8		50 756	50 756	0,79	41269,27	-306036,79	-289843,16
9		50 756	50 756	0,77	40067,26	-257264,81	-239087,16
10		50 756	50 756	0,74	38900,25	-208378,95	-188331,16
11		50 756	50 756	0,72	37767,23	-159385,72	-137575,16
12		50 756	50 756	0,70	36667,21	-110291,31	-86819,16
13		50 756	50 756	0,68	35599,24	-61101,51	-36063,16
14		50 756	50 756	0,66	34562,37	-11821,81	14692,84
15		50 756	50 756	0,64	33555,70	37542,64	65448,84
16		50 756	50 756	0,62	32578,35	86986,96	116204,84
17		50 756	50 756	0,61	31629,46	136506,59	166960,84
18		50 756	50 756	0,59	30708,21	186097,18	217716,84
	695 891,16	913608	913 608		719015,51

По данным, расположенным в таблице, полученным в ходе расчета параметров финансово-инвестиционного профиля проекта, рассчитаем основные показатели экономической эффективности инвестиционных вложений:

ЧДД=719015,51 руб.

ИД=1,03

Срок окупаемости составляет 14,2 мес.

Рассматривая полученные данные как основные показатели экономической эффективности инвестиционного проекта, можно сделать вывод, что проект экономически эффективен, так как ЧДД > 0 и ИД> 1.

В рамках данного раздела были рассмотрены вопросы обоснования целесообразности внедрения СЭД «PayDox». Была рассмотрена экономическая эффективность инвестиционного проекта. На основании результатов этих исследований были рассчитаны следующие показатели эффективности инвестиционного проекта:

Чистый дисконтированный доход составляет 719015,51 руб.

Индекс доходности равен 1,03.

Срок окупаемости системы составил 14,2 мес.

Анализируя полученные показатели можно сделать вывод о том, что инвестиционный проект рентабелен (ЧДД > 0 и ИД> 1) при сроке эксплуатации не менее 15 месяцев.



Заключение

Использование информационных технологий для управления предприятием делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Целью дипломной работы является внедрение системы электронного документооборота на предприятии ООО «ПФК».

В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:

Был рассмотрен рынок существующих программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота.

Выполнен анализ процессов документооборота на предприятии ООО «ПФК». В результате чего выявлены проблемы существующих процессов работы с документами. Для решения данных проблем разработаны регламент и инструкция, которые содержат правила обработки и согласования документов на ООО «ПФК», а также сформулированы требования, которым должна удовлетворять СЭД. На основе этих требований проведено сравнение систем автоматизации документооборота.

Проведенный сравнительный анализ систем электронного документооборота показал, что СЭД «PayDox» является наиболее подходящей системой для внедрения в ООО «ПФК».

Для внедрения системы была выбрана стратегия перехода на новую систему оперативного управления деятельностью и разработан порядок внедрения, который включает следующие этапы: установка выбранной системы; первоначальная настройка системы, доработка и адаптация системы под требования ООО «ПФК»; обучение персонала. В процессе доработки системы были выполнены программные настройки ASP-файлов.

Проведен расчет экономической эффективности внедрения СЭД «PayDox». На основании расчетов были получены следующие показатели эффективности инвестиционного проекта:

Чистый дисконтированный доход составляет 719015,51 руб.

Индекс доходности равен 1,03.

Срок окупаемости системы составил 14,2 мес.

Полученные показатели говорят о том, что инвестиционный проект рентабелен (ЧДД > 0 и ИД> 1) при сроке эксплуатации не менее 18 месяцев.

Результатом выполненной работы явилось тестовое внедрение в компании, запущено 20 мест СЭД «PayDox» в канцелярии и подразделениях с целью автоматизации централизованного учета документов и контроля исполнения поручений; база данных СЭД «PayDox» аккумулировала сведения более чем о 150 зарегистрированных документах за апрель-май 2011 г., их электронные копии и истории их исполнения.

В дальнейшем планируется приобретение 100 лицензий СЭД «PayDox» и внедрение системы в промышленную эксплуатацию.

Таким образом, цель дипломной работы достигнута.



Список литературы

1. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации/ И.Л. Артамонова // Секретарское дело. - 2006. - №3. - С 23-26.

2. Баласанян В.Э. Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления/Делопроизводство. 2004. №1.

3. Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Мир связи. 2002. - №12.

4. Баласанян. В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием// Секретарское дело. 2002. №2.

5. Белая, Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С.40-47

6. Горячая десятка российских систем электронного документооборота. [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.doc-online.ru/a_id/319/

7. Ефремова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства: попытка анализа и классификации // Секретарское дело. 2000. - №4 - с. 41.

8. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 2 изд. - М.: ИНФРА-М. - 2006. - 339 с.

9. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; составитель М.Т. Лихачев // Справ. Пособие. - М.: Экономика. - 2007. - 271 с.

10. Мировой рынок систем электронного документооборота. К.Т. Глинских. [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://citforum.ru/consulting/docflow/market

11. О системе Directum [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.directum.ru

12. О системе CorporateBusiness [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.bbsoftware.ru

13. О системе DocsVision [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.docsvision.com

14. О системе LanDocs [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.landocs.ru/system/index.php

15. О системе PayDox [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?do=tour&l=ru

16. О системе Workflow - Организация успеха [Электронный ресурс].- 2011. - Режим доступа: http://subscribe.ru/archive/business.12apr81/ 200203/27080515.html

17. О системе БОСС-Референт [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/

18. О системе Дело [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

19. О системе ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

20. О системе Мотив [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.motiw.ru

21. Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Метод. пособие. - М.: СИФ ВНИИДАД, 1998. - 38 с.

22. Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2009. - №3. - С.26-27

23. Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №11. - С.44-46

24. Рынок ПО: Обзор систем электронного документооборота. [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://art.thelib.ru/business/safety/rinok_po_obzor_sistem_elektronnogo_dokumentooborota.html

25. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. - 2008. - №1. - С30-43

26. Устав ООО «ПФК».

27. Учебный курс: Сравнение лучших СЭД 2010. [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://ais.rissoft.ru/6.html



Приложение 1

Маршруты движения документов.

Подготовка и согласование исходящих писем

Цель: Автоматизация процесса подготовки и согласования исходящих писем.

Условия и ограничения:

1. В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2. В маршрут можно вложить только электронный документ с типом карточки «письма исходящие (официальные)».

3. Руководитель для согласования документа определяется по указанному пользователю отделу.

4. Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется Администратором при настройке маршрута.

5. Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного документа.



Подготовка и согласование входящих писем

Цель: Автоматизация процесса подготовки и согласования входящих писем.

Условия и ограничения:

1. В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2. В маршрут можно вложить только электронный документ с типом карточки «письма входящие (официальные)».

3. Руководитель для согласования документа определяется по указанному пользователю отделу.

4. Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется Администратором при настройке маршрута.

5. Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного документа.

Подготовка и согласование приказов и распоряжений

Цель: Автоматизация процесса подготовки и согласования приказов и распоряжений.

Условия и ограничения:

1. В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2. В маршрут можно вложить только электронный документ с типом карточки «приказы».

3. Руководитель для согласования документа определяется по указанному пользователю отделу.

4. Список руководителей подразделений, согласующие документ определяется инициатором перед стартом задачи.

5. Первый руководитель, утверждающий документ, определяется инициатором перед стартом задачи.

6. Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется Администратором при настройке маршрута.

7. Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного документа.



Подготовка и согласование служебных записок

Цель: Автоматизация процесса подготовки и согласования служебных записок.

Условия и ограничения:

1. В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2. В маршрут можно вложить только электронный документ с типом карточки «служебная записка».

3. Руководитель подразделения пользователя для согласования документа определяется по указанному пользователю отделу.

4. Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется Администратором при настройке маршрута.

5. Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного документа.

Согласование договоров и дополнительных соглашений

Цель: Автоматизация процесса согласования договоров и дополнительных соглашений.

Условия и ограничения:

1. В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2. В маршрут можно вложить только электронный документ с одним из указанных типов карточки: «договор входящий», «договор исходящий», «дополнительное соглашение входящее», «дополнительное соглашение исходящее».

3. Руководитель подразделения исполнителя определяется по указанному пользователю отделу.

4. Финансовый директор, начальник юридического отдела, главный бухгалтер, директор по безопасности - определяются Администратором при настройке маршрута.

5. Курирующий руководитель, утверждающий документ, определяется инициатором перед стартом задачи.

6. Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется Администратором при настройке маршрута.

7. Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного документа.



Приложение 2

Оперограммы процессов документооборота



Приложение 3

Примеры кодов, используемых для доработки Системы.

1. Данный код не дает активировать документ, если к нему не приложены файлы.

В настроечный файл DBUpdateBefore.asp добавляем код:

'Не давать активировать документ, если к нему не прикреплены файлы

If UCase(Request.ServerVariables("URL")) = UCase("/MakeActive.asp")

Then 'Страница активации документа

If Request("Active")<>"" Then 'Активация

If InStr(UCase(Session("CurrentClassDoc")), UCase("Договоры"))

= 1 Then 'Ограничение по категории

Set dsTemp1 = Server.CreateObject("ADODB.Recordset")

'Создаем рекордсет

'Проверяем только основные версии файлов

sSQL = "select * from Comments where DocID = " &

sUnicodeSymbol & "'" & MakeSQLSafeSimple(Request("DocID"))

& "' and CommentType = 'FILE' and (Subject is NULL or Subject

<> 'ESIGNATURE') and Amount = 0"

dsTemp1.CursorLocation = 3

dsTemp1.Open sSQL, Conn, 3, 1, &H1

dsTemp1.ActiveConnection = Nothing

bError = False

If dsTemp1.EOF Then

Session("Message") = Session("Message") & VbCrLf &

"<font color=red>Ошибка!</font> Нет приложенных

файлов"

bError = True 'Устанавливаем флаг ошибки

End If

dsTemp1.Close 'Закрываем рекордсет

If bError Then

'Делаем редирект на страницу просмотра документа,

чтобы предотвратить запись в БД

Response.Redirect GetURL("showdoc.asp", "?docid=",

Request("DocID")) & "&template=" &

Trim(Request("template"))

End If

End If

End If

End If

Файл DBUPDATEBEFORE.ASP - добавление пользовательского кода перед произведением изменений в БД PAYDOX.

Этот файл находится в каталоге PayDox\UserASP\ и предназначен для размещения пользовательского кода, который должен выполняться после занесения пользователем значений в формы ввода, отправки этой информации на сервер и непосредственно перед произведением соответствующих изменений в базе данных PayDox.

2. Данная настройка не дает утверждать подчиненный документ до родительского.

В настроечный файл UserShowDoc.asp добавляем код:

If InStr(UCase(Session("CurrentClassDoc")), UCase("Дополнительное соглашение")) > 0

Then 'Если категория - доп. соглашение

Set dsTemp = Server.CreateObject("ADODB.Recordset") 'Создаем

рекордсет

sSQL = "select * from Docs where DocID = " & sUnicodeSymbol & "'" &

MakeSQLSafeSimple(S_DocIDParent) & "'" 'Запрос для получения записи

родительского документа

dsTemp.Open sSQL, Conn, 3, 1, &H1 'Открываем рекордсет на чтение

If not dsTemp.EOF Then 'Если родительский документ найден

If CStr(dsTemp("NameApproved")) = "" Then 'Родительский

документ не утвержден

'Прячем кнопку утвердить

If InStr(VAR_ButtonsNotToShow & ",", "ClickApprove,") = 0

Then

VAR_ButtonsNotToShow = VAR_ButtonsNotToShow &

"ClickApprove,"

End If

'Прячем кнопку отказать в утверждении

If InStr(VAR_ButtonsNotToShow & ",", "ClickRefuseApp,") =

0 Then

VAR_ButtonsNotToShow = VAR_ButtonsNotToShow &

"ClickRefuseApp,"

End If

Else 'Утвержден

'Показываем кнопки

VAR_ButtonsNotToShow = Replace(VAR_ButtonsNotToShow &

",", "ClickApprove,", "")

VAR_ButtonsNotToShow = Replace(VAR_ButtonsNotToShow &

",", "ClickRefuseApp,", "")

End If

End If

dsTemp.Close 'Закрываем рекордсет

End If



Файл USERSHOWDOC.ASP - обработка данных перед выводом карточки документа и назначение порядка следования реквизитов карточки документа при просмотре карточки документа.

Этот файл находится в каталоге PayDox\UserASP\ и предназначен для обработки данных перед выводом карточки документа и назначения порядка следования реквизитов карточки документа при выводе.

Используемые переменные:

CurrentClassDoc - категория документа

CurrentDocFieldOrder - перечень реквизитов карточки документа (полей таблицы Docs)в порядке их вывода в карточке документа

3. Данная настройка запрещает удаление файла через 10 мин после загрузки.

Необходимо запретить пользователям удалять прикрепленные файлы документа, даже если они сами их прикрепили. При этом бывает ситуация, когда прикреплен не тот файл, что нужен, и его нужно сразу удалить и прикрепить новый. Этот пример как раз для такого случая - 10 мин после загрузки файл можно будет удалить, а потом это сможет сделать только администратор.

В настроечный файл UserShowListComments.asp добавляем код:

If not IsAdmin() Then 'Если пользователь не является администратором

If UCase(MyCStr(dsComments("CommentType"))) = "FILE" Then

'Комментарий из раздела Файлы

If UCase(Left(MyCStr(dsComments("SpecialInfo")) & " ", 4)) <>

"RESP" Then 'Комментарий не является ответным на другой

комментарий

If DateDiff("n", dsComments("DateCreation"), Now()) > 10

Then 'Если комментарий создан более 10 мин назад

VAR_CanDeleteComment = "N" 'запрещаем удалять

комментарий

Else

VAR_CanDeleteComment = "" 'работают системные

правила разрешения удаления

End If

End If

End If

End If

Файл USERSHOWLISTCOMMENTS.ASP - управление списком вывода записей таблицы comments

Этот файл находится в каталоге PayDox\UserASP\ и предназначен для управления списком вывода записей таблицы Comments, содержащих информацию, выводимую под карточкой документа - комментарии, информацию о файлах документа, историю согласования, исполнения и т.п.

Для управления списком вывода записей таблицы Comments используются следующие переменные:

dsComments - объект, представляющий рекордсет таблицы Comments для данного документа. Файл UserShowListComments.asp расположен внутри цикла перебора записей таблицы Comments, соответственно курсор рекордсета dsComments последовательно устанавливается на все записи.

Таким образом, анализируя поля текущей записи рекордсета dsComments можно принимать решение о том, показывать ли данную запись текущему пользователю, а также разрешать ли текущему пользователю удалять данную запись.

4. Данный код предназначен для указания запрета редактирования некоторых полей некоторой категории документа для некоторых пользователей.

Код, размещаемый в файле UserChangeDocSetValues.asp:



'указываем, что запрет не относится к операции создания документа, а

только к операции редактирования документа

If Request("create") <> "y" Then

'указываем категорию документа, для которой будем регулировать

право редактирования некоторых полей

If CurrentClassDoc="Договоры" Then

'указываем пользователей с логинами User1 и User2, для которых

будем регулировать право редактирования некоторых полей

If Session("UserID")="User1" or Session("UserID")="User2" Then

'указываем, что поле Подразделение запрещено редактировать

(является предустановленным) и его предустановленное значение

равно его текущему значению

S_Department_Set=S_Department

'указываем, что, если текущее значение поля Подразделение

является пустым, то данное поле не показывать пользователю

в форме редактирования

If S_Department="" Then

bDepartment=""

End If

'указываем, что поле Контрагент запрещено редактировать

(является предустановленным) и его предустановленное

значение равно его текущему значению

S_PartnerName_Set=S_PartnerName

'указываем, что, если текущее значение поля Контрагент

является

пустым, то данное поле не показывать пользователю в форме

редактирования

If S_PartnerName="" Then

bPartnerName=""

End If

'указываем, что поле Приоритет запрещено редактировать

(является предустановленным) и его предустановленное

значение равно его текущему значению

S_Rank_Set=S_Rank

'указываем, что, если текущее значение поля Приоритет

Является

пустым, то данное поле не показывать пользователю в форме

редактирования

If S_Rank="" Then

bRank=""

End If

'указываем, что поле Дата исполнения запрещено редактировать

(является предустановленным) и его предустановленное значение

равно его текущему значению

S_DateCompletion_Set=S_DateCompletion

'указываем, что, если текущее значение поля Дата исполнения

является пустым, то данное поле не показывать пользователю

в форме редактирования

If S_DateCompletion="" Then

bDateCompletion=""

End If

End If 'Session("UserID")="User1" or Session("UserID")="User2"

End If 'CurrentClassDoc="Договоры"

End If 'Request("create") <> "y"

Файл USERCHANGEDOCSETVALUES.ASP - выбор предустановленных значений полей карточки документа, запрет редактирования некоторых полей карточки документа, назначение порядка следования реквизитов карточки документа при редактировании.

Этот файл находится в каталоге PayDox\UserASP\ и предназначен для кода, задающего определенные значения для карточки документа, которые пользователь не может изменить. В частности, таким образом можно задать в зависимости от условия, значения полей:

· «Имя утверждающего»

· «Имя ответственного»

· «Имя контролера»

· «Список согласующих»

· «Список ознакомления с документом»

· «Список имеющих право редактирования документа»

· «Наименование подразделения»

Можно использовать следующие стандартные переменные для задания предустановленных значений:

S_DocID_Set - индекс документа

S_NameAproval_Set - имя утверждающего

S_NameResponsible_Set - имя ответственного

S_NameControl_Set - имя контролера

S_ListToReconcile_Set - список согласующих

S_ListToReconcile_Comment - комментарий к списку согласующих, отображающийся при редактировании непосредственно над ним.

5. Данный код используется для назначения порядка следования реквизитов карточки документа при редактировании.

Для категории документа «Договоры» установить следующий порядок следования реквизитов карточки документа при выводе: 1 - индекс документа, 2 - подразделение, 3 - краткое содержание, остальные реквизиты выводить в порядке, предусмотренном по умолчанию. \

Код, размещаемый в файле UserChangeDocSetValues.asp:

Select Case CurrentClassDoc

Case "Договоры" ' - категория документа, для которой задается

порядок следования реквизитов

CurrentDocFieldOrder="DocID,Department,Description"

End Select

6. Код, позволяющий установить следующий порядок следования реквизитов карточки документа категории «Договоры» при выводе. 1 - индекс документа, 2 - подразделение, 3 - краткое содержание, остальные реквизиты выводить в порядке, предусмотренном по умолчанию.

Код примера, размещаемый в файле UserShowDoc.asp:

Select Case CurrentClassDoc

Case "Договоры" ' - категория документа, для которой

задается порядок следования реквизитов

CurrentDocFieldOrder="DocID,Department,Description"

End Select

7. Пример кода для автоматического назначения индекса документа.

Для категории документа «Договоры» установить следующий алгоритм определения индекса нового документа:

· шаблон документа ДYYMMDD-N, где YY - год, MM - месяц, DD - день, N - порядковый номер документа за текущий день,

· пользователь (кроме администратора) при создании документа не может этот номер изменить.

Код, размещаемый в файле UserChangeDocSetValues.asp:

If Request("create")="y" Then

If S_ClassDoc="Договоры"

Then Set dsTemp =

Server.CreateObject("ADODB.Recordset")

dsTemp.Open "select count(*) as N from Docs where

ClassDoc="Договоры"

and YEAR(DateCreation)=YEAR(GETDATE()) and

MONTH(DateCreation)=MONTH(GETDATE()) and

DAY(DateCreation)=DAY(GETDATE())", Conn, 3, 1, &H1

If Not dsTemp.EOF Then

N=CStr(dsTemp("N")+1)

Else

N="1"

End If

dsTemp.Close

S_DocID="Д"+Trim(Mid(CStr(Year(Date))+" ",

3))+CStr(Month(Date))+CStr(Day(Date))+ "-"+N

If Not IsAdmin() Then

S_DocID_Set=S_DocID

End If

End If

End If

8. Код, позволяющий при создании новой карточки категории «Договора» определять список согласующих в зависимости от поля «Вид деятельности».

Значение поля «Список согласующих» брать из пользовательского справочника «Группы пользователей» из поля N2 из строки, в которой значение поля N1 равно полю «Вид деятельности» создаваемой карточки.

Код, размещаемый в файле UserChangeDocSetValues.asp:

If Request("create") = "y"

Then 'если создается новая карточка

If S_ClassDoc="Договора"

Then 'если эта карточка категории «Договора»

If S_ActDoc<>""

Then 'если поле «Вид деятельности» этой карточки непусто

'значение поля «Список согласующих» брать из пользовательского

справочника

S_ListToReconcile=GetUserDirValue("Группы пользователей",

S_ActDoc, 1, 2)

'S_ListToReconcile_Set=S_ListToReconcile 'если запретить

пользователю редактировать это поле

End If

End If

End If



Приложение 4

Результаты работ по настройке справочников.

Добавление пользователя в систему



Результат настройки справочника «Пользователи»

Результат настройки справочника «Должности»



Результат настройки справочника «Подразделения»

Размещено на Allbest.ru