Автоматизация бизнес-процессов внутреннего документооборота на примере производственного предприятия является актуальной темой в связи с тем, что позволяет решать такие задачи, как повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Электронный документооборот обеспечивает организацию и контроль всех деловых процессов предприятия.

На сегодняшний день большое количество компаний - от малых предприятий до крупных организаций - испытывают трудности с внутренним документооборотом. Очень часто документы теряются, о них забывают или же приходят в негодность. Помимо этого, проблемой многих организаций является согласование документов: последовательность, с которой должен согласовываться документ, а также зачастую это касается и расположения офисов предприятия. Иногда, чтобы согласовать документ с контрагентом, офис которого находится за несколько километров от главного офиса предприятия, сотруднику приходится тратить на дорогу свое рабочее время, соответственно, на это уходит оплачиваемое время работника, которое он мог бы проводить с большей пользой на своем рабочем месте, выполняя свои прямые обязанности. Соответственно, возрастают издержки в виде оплаты транспорта и рабочего времени сотрудника, которое прошло впустую.

Прямым решением проблем такого типа является внедрение системы электронного документооборота (далее СЭД), которая будет настроена под конкретное предприятие. Разумеется, помимо решения вышеперечисленных проблем, система включает в себя огромное количество полезных функций, которые будут рассмотрены в работе.

Данная выпускная квалификационная работа имеет практическое применение, которое заключается во внедрении СЭД Directum на конкретном производственном предприятии, которое занимает лидирующие позиции в области производства кабельно-проводниковой продукции в России.

Объектом исследования являются процессы внутреннего документооборота производственного предприятия.

Предметом исследования является процесс «Управление организационно-распорядительной документацией»

Цель работы заключается в моделировании и анализе процессов внутреннего документооборота производственного предприятия.

Помимо перехода с бумажного документооборота на электронный документооборот, улучшение работы предприятия также будет происходить за счет усовершенствования его бизнес-процессов и, как следствие, грамотно спроектированной схемы документооборота, что позволит сократить время полного прохождения документа по всему маршруту.

Для достижения поставленной цели были сформулированы такие задачи, как:

· проведение анализа систем электронного документооборота;

· изучение функциональных возможностей системы электронного документооборота Directum;

· изучение нормативной и методической документации предприятия;

· построение модели AS IS для процессов внутреннего документооборота компании;

· формирование предложений по усовершенствованию процессов предприятия;

· построение модели TO BE на основе предложений по усовершенствованию процессов в рамках системы электронного документооборота Directum.

В ходе написания выпускной квалификационной работы будет рассмотрена система электронного документооборота Directum и будет разработан проект автоматизации бизнес-процессов исходя из технического проекта, составленного по требованиям производственного предприятия в рамках вышеупомянутой СЭД.

Глава 1. Бумажный и электронный документооборот

Если мы хотим говорить о разновидностях документооборота, бумажного и электронного, то логично было бы сначала дать определение таким понятиям, как «бумажный носитель» и «электронный документ». Ведь вся работа с бумажным документооборотом строится на взаимодействии с бумажными носителями, соответственно, как и работа с электронным документооборотом стоится на взаимодействии с электронными документами.

Бумажный документ представляет собой бумагу, на которой находится какая-либо информация. Бумажный документ может применяться для хранения, записи, чтения, передачи или распространения какой-либо информации. Им может являться что угодно - от обыкновенной записки - до приказа высшего руководства. Бумажный документ и по сей день является важнейшим способом хранения информации - так как до сих пор существует ряд документов, которые по ГОСТу [1] необходимо хранить в бумажном виде в архиве. Более того, по ГОСТу необходимо соблюдать множество правил: начиная от шрифта, и заканчивая форматом листа бумаги. Тем не менее, бумага является недостаточно надежным носителем информации, так как ее легко можно потерять, помять, порвать, испачкать - вследствие чего, бумажный документ может прийти в негодность.

Бумажный документооборот в организации представляет собой движение бумажных документов по какому-то фиксированному маршруту. С ростом организации увеличивается и количество документов, соответственно растет и бумажный документооборот. Рост бумажного документооборота влечет за собой большое количество проблем, связанных с путаницей документов и прочими подобными проблемами. Конечно же есть и плюсы в том, чтобы вести бумажный документооборот. В первую очередь, из-за отсутствия затрат на приобретение компьютеров и программного обеспечения. Не стоит забывать и об обучении сотрудников предприятия, которое может стоить немалое количество денег. Небольшие компании просто не могут себе позволить приобрести систему электронного документооборота, не говоря уж о самих компьютерах (а они, к слову, тоже должны быть хорошо укомплектованы, чтобы система могла полноценно работать без каких-либо задержек). Во-вторых, в некоторых случаях бумажный документооборот надежнее электронного. Например, данные, которые были занесены в журнал регистрации, не могут быть взломаны и скопированы компьютерными мошенниками.

Электронный документ - это информация, представленная в электронной форме. Электронный документ может восприниматься человеком с использованием компьютеров, а также для передачи по средствам сети интернет или обработки в информационных системах.

Юридическую значимость документу -- как бумажному, так и электронному -- придает его содержимое и подписи.

Электронный документооборот - это своеобразное движение электронного документа в системе с момента его создания или получения до момента завершения исполнения или отправления. Электронный документооборот существует как внутренний, так и внешний.

Внутренний документооборот, о котором говорится в данной работе, касается внутренних документов предприятия. Например, приказы, служебные записки, заявления или распоряжения. То есть электронный документ не выходит за пределы предприятия в ходе полного прохождения своего маршрута.

Внешний документооборот представляет собой обмен документами между предприятиями. Например, исходящие и входящие письма. В этом случае, если система электронного документооборота установлена только у одного предприятия, а у второго она отсутствует, то приходится документ из электронного вида распечатывать в бумажный, как и в обратном случае - входящее письмо сканировать или заносить в систему вручную.

Глава 2. Системы электронного документооборота

2.1 Классификация систем электронного документооборота

International Data Corporation (далее IDC) является аналитической фирмой, которая специализируется на исследовании рынка информационных технологий. Организация является подразделением компании International Data Group. На сегодняшний день в IDC работают более тысячи аналитиков в 110 странах мира. [2]

По мнению аналитиков IDC системы электронного документооборота можно разделить на следующие типы:

· СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-processes EDM). Системы такого типа обеспечивают полный жизненный цикл (далее ЖЦ) работы с документами.

· Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы такого типа позволяют обеспечить корпоративную инфраструктуру для работы с документами. Базовые функции такого типа СЭД очень схожи с СЭД, ориентированными на бизнес-процессы. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Система, которая будет рассмотрена в данной выпускной квалификационной работе как раз-таки будет являться корпоративной системой электронного документооборота.

· Системы управления содержимым (content management systems). Такие системы обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого. Облегчается задача обмена информацией между приложениями благодаря тому, что она хранится не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера.

· Системы управления информацией (information management systems) - более привычное названия для нас - порталы. Такие системы обеспечивают объединение информации, управление информацией и доставку информации через интернет.

· Системы управления изображениями (образами) (imaging systems). С их помощью осуществляется переход документа из бумажного состояния в электронную форму (обычно в формате TIFF). В число базовых функций входят: сканирование, хранение, поиск и прочие.

· Системы управления потоками работ (workflow management systems). Данные системы нужны для реализации маршрута потоков работ любого вида в рамках любых бизнес-процессов. Они позволяют повысить эффективность и контроль корпоративных бизнес-процессов.

2.2 Сравнение существующих систем электронного документооборота

В данной работе будут изучены системы электронного документооборота Directum, Docs Vision, Е1 Евфрат, 1С: Документооборот 8.

Выбор данных систем электронного документооборота связан с тем, что они занимают более 50% регионального рынка СЭД по информации ГК «ИВС».

В ходе исследования вышеупомянутых систем электронного документооборота было выявлено, что каждая из систем выделяет такие преимущества, как:

1. Масштабируемость. Это означает, что системой могут пользоваться одновременно от десятков до десятков тысяч пользователей. Также в системе могут храниться от тысяч до миллионов документов.

2. Гибкость настройки. Есть возможность настроить систему под конкретное предприятие исходя из пожеланий заказчика.

3. Привычный интерфейс. В каждой из систем используется так называемый «дружелюбный» интерфейс, который позволяет легко адаптироваться к системе.

4. Взаимодействие с другими системами. Очень часто требуется наличие интеграции с другими системами, например, с 1 С: Предприятие. Рассмотренные системы электронного документооборота также обладают такой возможностью.

Далее будут рассмотрены различия между системами.

2.1.1 Система электронного документооборота «Directum»

СЭД Directum позиционирует себя как корпоративная система электронного документооборота (Enterprise Content Management). [3]

Помимо упомянутых ранее преимуществ СЭД Directum также располагает такими возможностями, как:

1. Возможность работы в облаке (IaaS решения). На текущем этапе для тестирования системы развернут демо-стенд системы в SaaS-облаке. Такая возможность позволяет иметь доступ к системе электронного документооборота в любое время и в любом месте.

2. Возможность работы как в desktop-клиенте, так и с мобильных устройств. Недавним введением является то, что в системе можно работать с iPad и планшетов Surface.

3. Возможность применения ЭЦП (электронная цифровая подпись). ЭЦП позволяет подписывать документы в системе, при этом гарантируя авторство подписи, и неизменность текста документа после его подписания. Наличие такой возможности является несомненным достоинством системы, так как позволяет экономить рабочее время сотрудников организации.

4. Есть возможность распознавания документов. При желаний заказчик может ставить штрих-код на документы, благодаря чему в системе упростится поиск документов, а также получение информации о них.

Существует три вида вариантов поставки СЭД Directum: Lite, Standard, Enterprise. Вид поставки зависит от количества одновременно работающих с системой пользователей.

Lite. Является облегченным вариантом поставки системы как для небольших организаций, так и для подразделений крупных компаний. Количество пользователей системы соответствует числу приобретенных базовых клиентских лицензий. В данном варианте поставки максимальное число пользователей составляет 50.

Standard. Вариант поставки системы, предназначенный для средних организаций. В системе одновременно может работать до 100 человек. Вариант поставки предполагает покупку конкурентных лицензий, которые дают возможность регистрировать в системе большее число пользователей, чем общее количество приобретенных лицензий.

Enterprise. Наиболее мощный вариант поставки системы, предназначенный для крупных организаций. Поддерживает высокую масштабируемость и кластерные решения, имеет расширенную функциональность. Количество одновременно работающих пользователей не ограничено. Конечное число пользователей ограничивается возможностями SQL-сервера. Если ресурсов SQL сервера недостаточно - всегда можно приобрести более мощный. Независимые испытания компании Directum подтвердили одновременную стабильную работу 10 000 пользователей.

Помимо приобретения базовых лицензий, в большинстве случаев, заказчику необходимо приобретать дополнительные модули, которые позволяют расширить функционал системы. Да и в целом производить некоторые изменения системы, чтобы настроить ее под своё предприятие. А это, соответственно, стоит тоже немалых затрат.

На сегодняшний день клиентами системы Directum по городу Пермь являются такие компании, как Авиадвигатель, ГСИ-Пермнефтегазстрой, Западно-Уральский Банк Сбербанка России (филиал), Новомет-Пермь, Камский Кабель и многие другие. Более конкретно с клиентами можно ознакомиться на сайте компании.

Что касается цены за внедрение СЭД «Directum», то она формируется из цены на серверные лицензии, цены на базовые клиентские лицензии и цены на клиентские лицензии за дополнительные модули, а также цены на клиентские лицензии за доп. модули. С ценами можно ознакомиться в представленной таблице:

Таблица 2.1. Цены на поставку СЭД Directum

2.1.2 Система электронного документооборота «Docs Vision»

Данная СЭД позиционирует себя как система управления документами, задачами и бизнес-процессами организации. [4]

Что касается преимуществ системы, то в ней также реализована ЭЦП и имеется программный продукт для iPad.

Существует также такой инструмент, как Менеджер для Outlook. Он позволяет реализовать рабочее место в системе электронного документооборота непосредственно внутри приложения MS Outlook.

Также имеется веб-доступ. В данной компании услуга веб-доступа называется «Легкий клиент».

Цены на поставку Docs Vision также как и в Directum варьируются в зависимости от вида серверной лицензии и от количества приобретаемых лицензий:

Таблица 2.2. Цены на поставку Docs Vision

2.1.3 Система электронного документооборота «Е1 Евфрат»

Е1 Евфрат говорят о своей СЭД как о комплексном программном решении, которое позволяет автоматизировать электронный документооборот, делопроизводство и бизнес-процессы в различных по масштабу государственных учреждениях, коммерческих компаниях и предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Внедрение системы обеспечивает как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами. [5]

Что касается стоимости внедрения, то компания предлагает следующие условия:

Таблица 2.3.Цены на поставку СЭД Е1 Евфрат

Помимо всего прочего, система «Е1 Евфрат» предлагает SaaS (Software as a Service) решение, которое позволяет размещать настроенную серверную компоненту системы заказчика вместе с документами на расположенном в дата-центре сервере компании «Е1 Евфрат». Работа в данной системе осуществляется на условиях ежемесячной арендной платы.

Для заказа SaaS решения компания предусмотрела несколько тарифов:

Таблица 2.4. Тарифы SaaS решений

2.1.4 Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8»

Программный продукт "1С: Документооборот 8", является преемником программного продукта "1С: Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота предприятия. [6]

"1С: Документооборот 8" позволяет:

- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

- сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

- повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Что касается стоимости системы, то она также варьируется в зависимости от многих параметров:

Таблица 2.5. Цены на поставку СЭД «1С: Документооборот 8»

2.1.5 Сравнительная таблица систем электронного документооборота

В ходе сравнения систем электронного документооборота была составлена таблица преимуществ функциональных возможностей рассмотренных ранее систем:

Таблица 2.6. Сравнительная таблица систем электронного документооборота

2.2 Обзор системы электронного документооборота Directum.

2.2.1 Общее описание системы

Система Directum является корпоративной системой электронного документооборота, которая упрощает работу с большим потоком документов. СЭД Directum нацелена на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Функционирование системы электронного документооборота Directum зависит в первую очередь от той конфигурации, которую выберет заказчик. В поставку могут входить девять модулей, реализующих функции электронного документооборота и управления взаимодействием, а также средства, расширяющие возможности их использования. Этими средствами являются такие модули, как: модуль управления электронными документами, модуль управления деловыми процессами, модуль канцелярия, модуль обращения граждан и организаций, модуль управления взаимодействием с клиентами, модуль управления договорами, модуль управления совещаниями и заседаниями, модуль управления показателями эффективности, модуль интеграции с системами обмена документами.

Модули управления электронными документами и управления деловыми процессами являются базовыми модулями системы. Остальные модули - являются дополнительными модулями системы, которые позволяют расширить функционал системы.

Также СЭД Directum оснащена дополнительными возможностями, которые открывают большие возможности и помогают упросить работу с ней. Например, технология быстрой идентификации, которая позволяет проставлять штрих код на документы, чтобы в дальнейшем получать быстрый доступ к ним.

Помимо этого СЭД Directum интегрирован с приложениями Microsoft Office, то есть, существует возможность взаимодействия с системой непосредственно из приложений MS Office.

Также СЭД Directum оснащен веб-доступом. Это значит, что у пользователей системы есть возможность получить доступ к данным системы Directum с помощью веб-браузера.

Ещё одним полезным дополнительным средством является предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Данный инструмент позволяет создавать и дорабатывать компоненты системы посредством визуальной настройки их форм и задания вычислений на встроенном языке ISBL. Язык предназначен для адаптации системы к нуждам конкретного предприятия программистами этого предприятия.

Такое средство, как служба ввода документов позволяет автоматически вводить документы, полученные из различных источников в систему DIRECTUM (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта).

Также в системе Directum реализована служба преобразования документов. Она позволяет преобразовывать документ в форматы HTML, PDF, а также в многостраничный TIFF при различных действиях пользователя с документами. Например, при экспорте документов из системы.

В системе Directum также предусмотрена интеграция с 1С: Предприятие 8* и Dynamics AX*.

2.2.2 Обзор модулей системы

Структурно модули системы представляют собой наборы компонент различных типов. Компоненты имеют характерный интерфейс и наборы данных, определяемые их назначением.

Обзор базовых модулей

Таблица 2.7. Базовые модули СЭД Directum

Обзор дополнительных модулей

В данной таблице представлен обзор дополнительных модулей, которые расширяют функционал системы:

Таблица 2.8. Дополнительные модули СЭД Directum

В ходе написание выпускной квалификационной работы особое внимание будет уделено единственному дополнительному модулю - это модуль «Канцелярия». Связанно это с тем, что данный модуль позволяет вести Журнал регистрации, Номенклатуру дел и позволяет заполнять РКК (регистрационно-контрольные карточки), с помощью которых в дальнейшем можно будет формировать отчеты о работе предприятия, а также в данном модуле реализована работа с поручениями. Эти функции были необходимы для осуществления внутреннего документооборота компании.

Рассмотрим функциональные возможности этого модуля более подробно.

Модуль «Канцелярия»

Работа модуля «Канцелярия» тесно связана с работой других модулей СЭД Directum.

Во многих организациях основная нагрузка по контролю исполнения поручений или же по обеспечению бумажного документооборота лежит на делопроизводственных службах предприятия. Для таких служб был разработан модуль «»Канцелярия».

Обмен документами автоматизируется в соответствии со стандартом Гильдии управляющих Документацией «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления».

Данный модуль используется для автоматизации работы с официальными бумажными документами, например, с приказами по основной деятельности, входящими и исходящими письмами, запросами, поручениями и т.п. [8]

Работа с такими документами не может быть полностью переведена в электронный вид, т.к. большинство документов, имеющих юридическую силу, по законодательству должны оформляться в бумажном виде.

В то же время, многие организации обмениваются электронными сообщениями и документами, которые считаются «официальными» наравне с бумажными документами, и поэтому подлежат регистрации, вынесению резолюций и т.д.

Модуль облегчает обработку бумажных документов и позволяет автоматически обмениваться электронными документами между организациями.

Обработка бумажных документов осуществляется в соответствии с требованиями ГСДОУ (Государственная Система Документационного Обеспечения Управления), на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства.

Модуль «Канцелярия» обеспечивает:

· единую регистрацию всех входящих, исходящих и внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (Далее РКК);

· регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа.

· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

· быстрый поиск информации по наличию, состоянию и движению бумажных документов в системе;

· получение стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Глава 3. Внедрение системы электронного документооборота

3.1 Вводная информация для внедрения системы электронного документооборота

Выпускная квалификационная работа выполняется в интересах производственного предприятия (далее Заказчик), которое занимает лидирующие позиции в области производства кабельно-проводниковой продукции в России.

Внедрение системы электронного документооборота влечет за собой повышение эффективности выполнения процедур работы с корпоративной документацией (информацией) и процедур основной деятельности и управления организацией в целом.

3.1.1 Цели внедрения системы электронного документооборота

Повышение эффективности происходит за счет достижения следующих целей:

* обеспечение внедрения корпоративных процедур создания, хранения и использования корпоративной документации (информации). Накопление корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых сотрудников;

* усиление контроля исполнения поручений и анализ загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и результатов выполнения работ;

* сокращение сроков согласования и прохождения документов;

* автоматизация основных процедур работы с корпоративными документами. Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками, отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документа. Сокращение бумажного документооборота за счет: перевода внутренних управляющих документов в электронный вид и использованием электронной цифровой подписи, использования вместо копий документов с резолюциями (выдачи заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные документы), единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками;

* организация централизованной работы сотрудников с хранимой документацией (информацией). Сокращение потерь документов за счет хранения документов в едином электронном архиве и ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы;

* организация оперативного доступа специалистов к хранимой документации (информации) с учетом ограничений прав доступа.

* обеспечение эффективных механизмов поиска документации (информации). Сокращение времени на создание и поиск документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям и тексту документов.

3.1.2 Ожидаемый эффект от внедрения системы электронного документооборота

При достижении целей внедрения организация получает следующие эффекты:

* Обеспечение прозрачности бизнес-процессов;

Возможность оперативно отслеживать этапы выполнения процессов, что делает деятельность организации прозрачной и контролируемой.

* Повышение исполнительской дисциплины;

Полный контроль со стороны руководства, система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.

* Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников;

Сокращаются временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.).

* Исключение утечки информации;

В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

* Наличие необходимой информации "под рукой";

При реализации функций по сканированию и занесению в СЭД всех поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают возможность оперативно получать информацию.

* Максимально эффективное использование установленного в компании программного обеспечения (далее ПО);

Часть функций "тяжелых" и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в СЭД. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест "тяжелых" решений за счет использования системы.

* Рост конкурентных преимуществ.

Внедрение системы СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

3.1.3 Основные принципы внедрения системы электронного документооборота

При внедрении СЭД необходимо придерживаться следующих основных принципов:

* активное участие высшего руководства Заказчика в решении организационных вопросов и определении целей и методов реализации проекта;

* разумная адаптация системы к действующим бизнес-процессам, а при необходимости - встречное движение по оптимизации бизнес-процессов;

* опора на ИТ-специалистов организации в решении максимального числа технических вопросов для обеспечения в дальнейшем самостоятельного сопровождения и развития системы;

* документирование всех этапов внедрения для повышения ответственности исполнителей и обеспечения четкого контроля за ходом внедрения (какие мероприятия, кем, к какому сроку должны быть выполнены, почему не выполнено и т.д.).

3.1.4 Этапы внедрения системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота на производственном предприятии будет состоять из четырех этапов:

1. Экспресс-анализ - определение цели и границ проекта, описание бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать, определение видов документов, участвующих в описанных бизнес-процессах.

2. Проектирование системы - анализ бизнес-процессов:

* работа с внутренними документами (приказы/распоряжения): разработка, согласование, подписание, регистрация документа, а также ознакомление сотрудников с внутренними документами и контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий;

* контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и внутренним документам;

* организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание, уничтожение);

* выполнение поисков электронных документов и регистрационно-контрольных карточек по различным параметрам;

* получение необходимых стандартных форм и журналов;

* подготовка отчетности по документообороту организации.

Далее будет создан технический проект по результатам анализа, будет произведено оформление инструкций по процессам.

3. Настройка и внедрение системы. Модификация системы в соответствии с техническим проектом, установка системы, настройка системы, тестовая эксплуатация, опытная эксплуатация.

4. Обучение сотрудников предприятия.

Данная выпускная квалификационная работа содержит этап экспресс-анализа.

3.1.5 Содержание работ на этапах экспресс-анализа и ожидаемые результаты

В рамках выпускной квалификационной работы из всех возможных бизнес-процессов предприятия было принято решение рассматривать только внутренний документооборот компании, а именно работу с ОРД (организационно-распорядительная документация), в которую будут входить все приказы и распоряжения.

Вся работы была разбита на этапы, которые представлены ниже:

Этап 1. Построение модели процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)» AS IS для производственного предприятия.

На данном этапе будут определены детальные процессы «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)». На основе изучения предоставленной документации и проведенных интервью с функциональными экспертами производственного предприятия, построены и согласованы модели детальных процедур AS IS.

Ознакомиться с предоставленной документацией и списком функциональных экспертов можно в п. 3.2.1.

Модели детальных процедур будут формализованы в виде графических диаграмм активности в нотации UML.

Этап 2. Выработка предложений по оптимизации процесса «Управление ОРД» документооборота на основании модели AS IS с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота Directum.

На данном этапе, на основе анализа фактической деятельности, результатов проведенных интервью с функциональными экспертами производственного предприятия, на основе построенных детальных моделей процедур AS IS и, учитывая технологические возможности системы, будет сформирован перечень предложений по совершенствованию процессов документооборота с учетом перспектив внедрения СЭД.

Этап 3. Разработка Модели процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)» TO BE.

На данном этапе, учитывая замечания и предложения руководителей и специалистов производственного предприятия по совершенствованию бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы\Распоряжения)», взяв за основу модели детальных процессов AS IS, технологические возможности СЭД и выработанные предложения по совершенствованию процессов документооборота, будут разработаны модели детальных процессов TO BE.

Модели детальных процессов формализованы в виде графических диаграмм в нотации UML.

Этап 4. Формирование требований к системе электронного документооборота производственного предприятия.

На данном этапе будут описаны общие системно-технические требования, предъявляемые к инфраструктуре при внедрении системы электронного документооборота.

3.2 Модель процесса AS IS

3.2.1 Обозначение элементов моделирования

При экспресс-анализе для описания бизнес-процессов и построении их моделей, использовался программный продукт Rational Unigied Process и его нотация [9].

Основные элементы моделирования и их обозначение на модели представлены в таблице 3.1.

Таблица 3.1. Элементы моделирования и их обозначение на модели

Диаграммы активности AS IS и TO BE будут построены в пакете Rational Rose. Данный инструментарий представляет собой CASE-средство, предназначенное для предметно-ориентированного анализа и проектирования программного обеспечения. Плюсом Rational Rose является то, что при построении модели программа сама генерирует код на различных языках, что, несомненно, облегчает работу программистов.

3.2.2 Описание процедуры и построение модели AS IS

Объектом описания процесса и построения модели, в рамках данного предложения, являлся процесс «Управление ОРД (Приказы\Распоряжения)» производственного предприятия.

В ходе выполнения данного этапа была проанализирована следующая документация, предоставленная компанией:

* Положение о канцелярии П-К-006-10;

* Положение об управлении делами П-УД-003-10 ;

* документ по управлению документацией СМК - СТО СМК 04-01;

* документ о порядке ведения делопроизводства на производственном предприятии- СТО СМК 04-06;

* документ о требованиях к построению, изложению, оформлению должностных инструкций, а также порядок разработки, изменения, регистрации, учета должностных инструкций - СТО СМК 04-08;

* документ о порядке управления записями с целью получения достоверной информации - СТО СМК 04-09;

* Регламент контроля исполнения поручений Руководителя;

* Регламент по организационно-распорядительному и договорному документообороту производственного предприятия;

* Номенклатура дел.

Проведены рабочие встречи и интервью с руководителями и специалистами служб Канцелярии и Управления делами предприятия.

Процесс «Управление документацией» является процессом верхнего уровня и имеет декомпозицию. Для описания и построения модели процесса AS IS предварительно была определена детализация, изображенная на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1. Структура процесса «Управление ОРД»

В связи с тем, что темой выпускной квалификационно работы был выбран внутренний документооборот производственного предприятия, было принято решение в дальнейшем рассматривать бизнес-процесс, отражающий внутренний документооборот компании, а именно такие процессы, как Управление приказами, Управление распоряжениями и с Ведение номенклатуры дел.

С диаграммой, отражающей текущие бизнес-процессы производственного предприятия, можно ознакомиться в Приложении А. Данная диаграмма является результатом проделанной работы Этапа 1.

3.2.3 Описание модели AS IS процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»

В данном параграфе описывается процесс «Управление ОРД», детальная модель которого представлена в Приложении А. Для наглядной демонстрации была создана менее детализированная диаграмма на рисунке 3.2. документооборот электронный распорядительный

Текст описания процесса:

1. Создание проекта Приказа/Распоряжения:

Сотрудник службы создает проект Приказа/Распоряжения, передает на согласование руководителю (см.п.2).

2. Согласование проекта Приказа/Распоряжения начальником службы:

Начальник службы получает проект Приказа/Распоряжения:

a. Если замечаний нет, подписывает проект Приказа/Распоряжения и передает его сотруднику для дальнейшей работы (см.п.4).

b. Если замечания есть, указывает их и передает сотруднику для доработки (см.п.3).

3. Доработка проекта Приказа/Распоряжения:

Сотрудник службы получает проект Приказа/Распоряжения, вносит изменения и передает для согласования начальнику службы (см.п.2).

4. Передача проекта Приказа/Распоряжения в Канцелярию на проверку ошибок:

Сотрудник службы получает согласованный начальником службы проект Приказа/Распоряжения и отправляет в Канцелярию в электронном виде по Outlook (см.п.5).

5. Проверка на ошибки:

Зав. Канцелярии получает проект Приказа/Распоряжения, проверяет на наличие ошибок:

a. Если есть замечания, вносит замечания и отправляет на доработку (см.п.6).

b. Если замечаний нет, отмечает результат согласования и отправляет сотруднику службы (см.п.7).

6. Доработка проекта Приказа/Распоряжения после проверки на ошибки:

Сотрудник службы получает от Зав.Канцелярии проект Приказа/Распоряжения, дорабатывает документ и отправляет вновь на согласование в Канцелярию (см.п.5).

7. Отправка на согласование:

Сотрудник службы отправляет по Outlook проект Приказа/Распоряжения на согласование по списку согласующих (см.п.8).

8. Согласование:

Согласующие получают проект Приказа/Распоряжения на согласование:

a. Если есть замечания, вносят их и отправляют на доработку (см.п.9).

b. Если замечаний нет, вносят результат согласования и отправляют сотруднику службы (см.п.10).

9. Доработка по замечаниям согласующих:

Сотрудник службы получает от согласующих проект Приказа/Распоряжения на доработку, дорабатывает документ:

a. Если замечания существенные, отправляет в Канцелярию на проверку ошибок (см.п.5).

b. Если замечания не существенные, отправляет на повторное согласование (см.п.8).

10. Отправка документа на подписание:

После всех согласований сотрудник службы получает проект Приказа/Распоряжения, распечатывает его и передает начальнику службы на подписание. Начальник службы подписывает документ и передает его сотруднику службы для передачи документа Генеральному директору (см.п.11).

11. Передача документа на подписание Генеральному директору:

Сотрудник службы распечатывает проект Приказа/Распоряжения и электронное согласование и передает документы инспектору Канцелярии (см.п.12).

12. Инспектор Канцелярии передает документы Ведущему референту (см.п.13).

13. Подписание Приказа/Распоряжения Генеральным директором:

Ведущий референт передает проект Приказа/Распоряжения Генеральному директору.

Генеральный директор подписывает Приказ/Распоряжение и передает его ведущему референту. Ведущий референт передает Приказ/Распоряжение в Канцелярию для регистрации (см.п.14).

14. Регистрация Приказа/Распоряжения:

Инспектор Канцелярии регистрирует документ в Excel, сканирует Приказ/Распоряжение и рассылает документ на ознакомление руководителям. Затем ксерокопирует документ и помещает в ячейки для служб. После этого проверяет, все ли «живые» подписи согласующих есть на Приказе/Распоряжении:

a. Если не все подписи, Инспектор Канцелярии отмечает информацию о наличии подписи в Excel и помещает Приказ/Распоряжение в ячейку той службы, согласующий которой не расписался.

b. Если подписи есть все, то помещает Приказ/Распоряжение в дело.

Рисунок 3.2. Модель AS IS бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)»

3.2.4 Описание особенностей выполнения процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы\Распоряжения)» в подразделениях предприятия

Отличительной особенностью бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы\Распоряжения)» является то, что на предприятии отсутствует единая база по подразделениям. Процессы в подразделениях выполняются фрагментарно. Основные этапы процесса, такие как регистрация и контроль исполнения осуществляется не всегда и не во всех подразделениях.

3.3 Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота

Перечень предложений по совершенствованию процедур документооборота в подразделениях производственного предприятия с учетом перспектив внедрения системы, и имеющие отражение на Модели TO BE, приведен в таблице 3.2.

Приведенные в таблице предложения обусловлены:

· планируемым вводом в повседневную деятельность ранее не выполняемых бизнес-процессов;

· совершенствованием действующих бизнес-процессов, за счет определения их оптимальной структуры и параметров;

· совершенствованием процессов документооборота, за счет использования технологических возможностей внедряемой СЭД;

· установкой программного обеспечение СЭД на рабочие места руководителей и специалистов производственного предприятия;

· требованиями и ограничениями, вносимыми СЭД при ее внедрении.

Все предложения в таблице основаны на предполагаемом внедрении системы электронного документооборота Directum. Предложения в таблице разделены на функциональные и организационно-технические. Особенностью является то, что каждое из них подразумевает, что система полностью поддерживает все бизнес-процессы системы, которые необходимо реализовать. Помимо этого СЭД обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документа.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Таблица 3.2. Перечень предложений по совершенствованию бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)» документооборота в подразделениях производственного предприятия