Размещено на http://www.allbest.ru/

39

Размещено на http://www.allbest.ru/

1 РЕЗУЛЬТАТЫ ПРЕДПРОЕКТНОГО ОБСЛЕДОВАНИЯ ООО «ЮГСтрой-Заказ». ФОРМУЛИРОВКА ЗАДАЧ ПРОЕКТИРОВАНИЯ

автоматизация информационная подсистема

1.1 Результаты предпроектного обследования ООО «ЮГСтрой-Заказ»

Таблица 1.2 - План-график выполнения работ на стадии сбора материалов обследования

1.1.3.1 Общая характеристика организации. ООО «ЮГСтрой-Заказ» - коммерческая организация, зарегистрированная в апреле 2009 года, основным видом деятельности которой является гражданское строительство, продажа недвижимости, оказание услуг в сфере деятельности фирмы. Организация действует на основании Устава и в рамках законодательства РФ, офис организации находится в городе Ставрополе, по адресу улица Серова, 207. Предприятие имеет реквизиты: ОГРН 1092635004626, ИНН 2634085368. Однако на сегодняшний день большую часть дохода занимает выручка от предоставления услуг, предусмотренным уставом предприятия. Организация вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законодательством. Целями деятельности организации являются расширение рынка товаров и услуг, а также увеличение прибыли.

Для достижения целей своей деятельности предприятие может приобретать права, нести обязанности и осуществлять любые действия, не противоречащие законодательству Российской Федерации. Организация считается созданной как юридическое лицо с момента его государственной регистрации. Имущество организации учитывается на его самостоятельном балансе, Высшим органом управления общества с ограниченной ответственностью «ЮГСтрой-Заказ» является директор. Организация осуществляет учет результатов работ, ведет оперативный, бухгалтерский, налоговый и статистический учет по нормам, действующим в РФ. Организацию документооборота осуществляет главный бухгалтер. Имущество организации образуется за счет вкладов в уставной капитал, доходов, кредитов и безвозмездных взносов. Решение о распределении прибыли принимает директор.

1.1.3.2 Организационная структура организации. Компания «ЮГСтрой-Заказ» является малым предприятием, и на нем функционирует линейно-функциональная структура управления.

На рисунке 1.1 показана организационно-управленческая структура предприятия.

Предприятие является малым, так как на нем числится 10 сотрудников.

Все организационные подразделения предприятия осуществляют свою деятельность в тесном взаимодействии и под руководством руководителя.

Отдел бухгалтерии обеспечивает бухгалтерский учет на предприятии, проводит наличие средств находящихся в распоряжении предприятия, сохранности и уровня их использования, организует выполнение финансового хозяйства предприятия, проводит оперативную работу по организации расчётов с клиентурой, поставщиками и финансовыми органами.

Рисунок 1.1 - Организационно-управленческая структура компании ООО «ЮГСтрой-Заказ»

Отдел продаж обеспечивает работу с клиентами по купли-продажи недвижимости.

1.1.3.3 Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов); структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи. Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде), то есть система представлена множеством внешних связей со средой. Функциональная структура организации. Группы функциональных задач и подзадач ООО «ЮГСтрой-Заказ» представлены в таблице 1.3.

Целесообразно провести декомпозицию общей системы управления на подсистемы. Одним из основополагающих принципов деления на подсистемы и их элементы является функциональный, то есть расчленение процесса управления между конкретными службами в соответствии с функциями управления. Если выделять на исследуемом предприятии различного вида ресурсы (финансовые, материальные, трудовые), процессы, обслуживающие производство, службы, обеспечивающие основное производство, то можно рассматривать управление всеми этими элементами как отдельные функции управления. Часть системы, выделенная по признаку общности функций управления, есть функциональная подсистема. В таблице 1.3 представлены функциональные области ООО «ЮГСтрой-Заказ» выделенные по вышеуказанным принципам, и процессы в них протекающие.

Таблица 1.3 - Функциональные области и процессы в них протекающие

На основании таблицы функциональных областей управления (таблица 1.3), строится организационно-функциональная модель. Организационная модель фирмы представляется в виде матрицы (таблица 1.4), в которой строки - это отделы, а столбцы - номера процессов. Задача организационно-функциональгой модели состоит в том, чтобы определить исполнителей и ответственных в процессах, происходящих в функциональных областях управления.

Таблица 1.4 - Организационно-функциональная модель ООО «ЮГСтрой-Заказ»

В таблице имеются следующие обозначения: + - основной исполнитель, х - основной ответственный за исполнение, / - частичная ответственность.

По данной организационно-функциональной модели можно делать выводы об эффективности выполнения, как самих процессов, так и об эффективности функционирования отдельных отделов и организации в целом. Из анализа таблицы следуют выводы: все элементы структуры загружены оптимально, в каждом из процессов принимает участие необходимое количество исполнителей, т. е. структура оптимальна и никаких изменений не требуется.

1.1.3.4 Цели функционирования организации. Цели функционирования предприятия. Эффективным инструментом установления целей системы управления является метод «дерева целей», которое состоит из глобальной цели, целей и подцелей. При построении «дерева целей» его проектирование идет по методу «от общего к частному». Прекращение декомпозиции цели на более мелкие прекращается в тот момент, когда дальнейший процесс является нецелесообразным в рамках рассмотрения главной цели.

Главной целью предприятия (С0) является максимизация прибыли.

1.1.3.5 Развернутое представление целей деятельности организации, средства и критерии их достижения, представлены в таблице 1.5.

Таблица 1.5 - Цели предприятия

Сущность метода дерева целей наиболее ярко проявляется посредством одного из этапов его применения - логического разделения совокупности целей. Для декомпозиции целей применяют метод дерева целей. Сущность метода дерева целей наиболее ярко проявляется посредством одного из этапов его применения - логического разделения совокупности целей [1].

По существу это означает расчленение целей системы более высокого порядка на цели системы более низкого порядка, причем в результате такого расчленения получают дерево целей, которое показывает связь между целями разных порядков.

На основе результатов обследования целей функционирования организации, было построено дерево целей, которое приведено на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 - «Дерево» целей деятельности организации

1.1.3.5 Документооборот бухгалтерии фирмы. Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации [1].

Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Входящие документы - документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Внутренние документы используются для организации работы предприятия.

Основными документами предприятия являются ведомости, журналы, отчеты, накладные, кассовая книга, приказы и т. д.

Внутренние документы используются для организации работы предприятия.

Схему документооборота можно представить в табличном виде (таблица 1.6):

Таблица 1.6 - Документооборот бухгалтерии ООО «ЮГСтрой-Заказ»

Также схему основного документооборота на предприятии ООО «ЮГСтрой-Заказ» можно показать на рисунке 1.5:

Рисунок 1.5 - Схема документооборота

Возможность создание всей документации и функционирование ее работы поддерживается с помощью информационной системы, находящейся на компьютерах предприятия.

1.1.3.6 Наличие средств техники и программного обеспечения. Технические средства на предприятии составляют важную компоненту существования ИС.

На предприятии информационная система состоит из 3 рабочих станций и одного выделенного сервера. Используется она для автоматизации производственных процессов и расширения инфраструктуры предприятия.

В компании ООО «ЮГСтрой-Заказ» технические средства реализованы в виде персональных компьютеров, имеющих следующие характеристики:

1) процессор Celeron с тактовой частотой 1500 МГц;

2) оперативная память - 512 Мбайт;

3) жесткий диск - 80 Гбайт;

4) устройство для чтения компакт-дисков LG;

5) монитор Samsung Samtron типа SVGA с диагональю 17?;

6) видеоадаптер NVIDIA GeForce 5700 GT 128 Mб;

7) встроенная звуковая карта;

8) ECP порт принтера (LPT1);

9) Prolific USB-to-Serial Comm Port;

10) 2 последовательных порта;

11) Siemens 9600 bps Modem (ISDN V.110)

Через модем компьютер подключен к высокоскоростной локальной сети.

Программные средства на предприятии осуществляют работу всех программ на компьютере:

1) на сервере стоит операционная система Windows Server 2003, с ее помощью организован терминальный доступ к базе 1С: Предприятие, на рабочих станциях установлены почтовые клиенты для отправки и получения необходимой почты;

2) Microsoft Windows XP Professional Service Pack 2 - полный пакет

операционной системы;

3) Microsoft Office 2003Service Pack 2, включая последние обновления KB905756, KB907417, KB913807, KB914454 Русская версия - Microsoft Office является лидирующим в мире офисным продуктом для настольных компьютеров; Microsoft Office 2003 развивает этот успех за счет улучшения взаимодействия между пользователями, создания документов и совместной работы с ними, использования данных и усовершенствования бизнес-процессов; новые мощные функции, встроенные в знакомые и удобные в применении приложения Microsoft Office, помогут в решении самых сложных деловых задач; они разработаны для того, чтобы помочь каждому пользователю повысить производительность труда и достичь лучших результатов.

4) антивирус Касперского 6.0.0.299 Русская версия;

5) программа Alcohol 120 v.1.48 (308) предназначенная для создания образов и дальнейшего помещения их за ученические компьютеры;

6) Internet Explorer Русская версия; обычный классический браузер имеющийся в пакете Microsoft Windows XP; простой и лаконичный интерфейс позволяет освоить программу за несколько минут; безопасность, высокая скорость работы, гибкость и расширяемость - основные качества, присущие Internet Explorer.

1.1.4 Анализ проблемных ситуаций и обследование путей их решения

Такое предприятие, как «ЮГСтрой-Заказ» имеет несколько проблем. Основной задачей является выявление первостепенных проблем, решение которых автоматически приведет к решению второстепенных проблем.

При проведении анализа проблемной ситуации необходимо, прежде всего, четко сформулировать сущность проблемы и описать ситуацию, в которой она имеет место.

В результате анализа деятельности исследуемого предприятия были выделены проблемные ситуации и указаны возможные мероприятия по их разрешению, что отражено в таблице 1.7.

Таблица 1.7 - Проблемные ситуации на предприятии

Для дипломного проектирования была выбрана проблема, связанная с неудобной работой с клиентами и отсутствием быстрого доступа к базе данных. Это проявляется в том, что вся информация о клиентах представлена в бумажном виде, и это осложняет быстрый поиск по клиентской базе данных.

Для решения этой проблемы предполагается спроектировать информационную подсистему, автоматизирующую работу с клиентами, а именно, создание клиентской базы данных.

Анализ проблемных ситуаций позволил выделить ряд проблем, решение которых обеспечит более высокий уровень функционирования предприятия.

1.2 Формулировка задач проектирования

2.1 Обоснование выбора среды реализации проектируемой информационной подсистемы