Разработка подсистемы АСУ "Учёт средств вычислительной техники" для ГОУ ВПО "Северо-Кавказский государственный технический университет"

1 Диагностический анализ системы управления университетом

Северо-Кавказский государственный технический университет (СевКавГТУ) создан в 1971 году постановлениями Совета Министров СССР на базе филиала Краснодарского политехнического института в г. Ставрополе под наименованием Ставропольский политехнический институт, переименованного в Ставропольский государственный технический университет приказом Государственного комитета Российской Федерации по высшему образованию. Ввиду того, что Ставропольский технический университет являлся одним из ведущих вузов региона, единственным по своему профилю на Северном Кавказе, приказом Министерства образования Российской Федерации он переименован в Северо-Кавказский государственный технический университет.

СевКавГТУ является высшим учебным заведением, имеющим статус юридического лица, и реализующим общеобразовательные и профессиональные образовательные программы всех уровней.

СевКавГТУ является многопрофильным образовательно-научным комплексом с широко развитой инфраструктурой и современной материально-технической базой, обеспечивающим качественную подготовку специалистов по техническим и технологическим, естественнонаучным и естественно-техническим, экономико-управленческим и социально-гуманитарным специальностям для Ставропольского края, республик Северного Кавказа и других субъектов Российской Федерации.

В соответствии с лицензией Госкомвуза России от 01.04.99 года № 24Г-0280 университет имеет право на ведение образовательной деятельности в сфере высшего, дополнительного, послевузовского профессионального образования по направлениям и специальностям. Все филиалы университета имеют лицензии на право ведения образовательной деятельности.

Кроме этого СевКавГТУ не только является центром подготовки высококвалифицированных кадров для Северо-Кавказского региона, но и создает более благоприятные условия для укрепления добрососедских отношений между народами Северного Кавказа, способствуя стабилизации социально-экономической ситуации и общественного согласия в регионе.

Деятельность СевКавГТУ направлена на развитие образования, науки и культуры путем проведения фундаментальных, поисковых и прикладных научных исследований и обучения на всех уровнях высшего, после вузовского и дополнительного образования по широкому спектру естественнонаучных, гуманитарных и других направлений науки, техники и культуры.

СевКавГТУ обладает автономностью, самостоятелен в принятии решений и осуществлении действий, является юридическим лицом, имеет печать с изображением государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, штамп, самостоятельный баланс.

Учредителем СевКавГТУ является Правительство Российской Федерации. Полномочия учредителя выполняет Федеральный (центральный) государственный орган управления высшим образованием - Министерство образования и науки Российской Федерации, в ведении которого находится университет. Отношения между учредителем и университетом определяются путем договора.

По своей организационно-правовой форме СевКавГТУ является государственным образовательным учреждением - высшим учебным заведением, находящимся в федеральном ведении.

Университет - это огромный учебно-научный комплекс. В его состав входят, помимо головного университета в Ставрополе, Невинномысский технологический институт (на правах филиала), Георгиевский технологический институт, филиалы в г. Кисловодске и г. Пятигорске, созданные приказами Госкомвуза и Минобразования России, Институт ускоренной подготовки, факультет экстернатуры, Межотраслевой региональный центр повышения квалификации и переподготовки кадров, а также свои представительства в Калмыкии, Северной Осетии, Ингушетии, Карачаево-Черкесской и Кабардино-Балкарской республиках. На базе университета работает Международная высшая школа бизнеса.

СевКавГТУ активно интегрируется в международную образовательную систему, участвует в международных образовательных проектах, имеет договоры о сотрудничестве и обмене студентами с образовательными и научными центрами США, Канады, Западной Европы, Юго-Восточной Азии и Африки. В настоящее время Северо-Кавказский государственный технический университет является единственным вузом на юге России, который задействован в реализации международных программ по обмену преподавателями и специалистами из зарубежных ВУЗов, установлению различных форм научного сотрудничества, расширению работ по оказанию образовательных услуг иностранным гражданам, принимает участие в международных ярмарках.

Северо-Кавказский государственный технический университет - единственный в крае университет, где имеется Федеральный узел глобальной компьютерной сети «RUNNet», который открывает совершенно новые перспективы в обучении.

На протяжении многих лет в университете активно ведутся фундаментальные поисковые и прикладные исследования и разработки, опытно-конструкторские работы, а также проводятся мероприятия по подготовке инновационных научно-технических проектов с последующей их реализацией.

В университете установлены именные стипендии: Ученого Совета университета, Ученого совета факультета (филиала). Стипендии назначаются решением стипендиальных комиссий факультетов, включающих представителей студенческих групп, администрации, профсоюзного комитета, деканата.

В настоящее время университет оснащен современной учебно-научной базой. К услугам студентов и аспирантов предоставлена специализированная библиотека с читальными залами.

В университете уделяется большое внимание совершенствованию организации учебного процесса в связи со стремительным развитием информационных технологий, требующих широкого использования вычислительной техники, локальных компьютерных сетей.

Университетское обучение - это подготовка специалистов широкого профиля с глубокими фундаментальными знаниями и практическими навыками.

При университете функционирует Центр дополнительного образования, осуществляющий сотрудничество со школами края на основе прямых договоров «школа-университет». В школах созданы специализированные классы, в которых преподаватели вуза ведут занятия, оказывают методическую помощь в разработке учебных планов и программ. Совместно разработанная школой и университетом программа обучения и методика совместной работы позволила систематизировать и углубить знания учащихся, а также повысить уровень методической и профессиональной работы преподавателей школ.

Для подготовки абитуриентов создана необходимая материально-техническая база: компьютерный класс, аудиовизуальные средства для изучения английского языка, наглядные пособия для изучения биологии, есть все необходимое для подготовки будущих специалистов.

СевКавГТУ является одним из ведущих научных центров в регионе. Научно-исследовательская деятельность университета ведется не только на кафедрах, но и в шести научно-исследовательских институтах, созданных на его базе. Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, координируются научно-техническим центром.

Послевузовской подготовкой и переподготовкой кадров занимается Межотраслевой региональный центр повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов (МРЦПК), осуществляющий переподготовку по всем лицензированным в университете специальностям в сроки от одного до семи месяцев на базе законченного высшего и среднего специального образования.

СевКавГТУ в соответствии с полученной государственной лицензией осуществляет подготовку специалистов высшей квалификации по следующим направлениям:

а) нефтегазовая промышленность;

б) инженерно-строительная промышленность;

в) машиностроение и транспорт;

г) социально-психологическое исследование;

д) юриспруденция;

е) экономика и финансы;

ж) информационные системы и технологии;

з) лингвистика и др.

Ускоренную (экстернатную) подготовку специалистов на базе имеющегося высшего, незаконченного высшего или среднего специального образования осуществляет факультет экстерната по девяти специальностям:

а) юриспруденция;

б) психология;

в) социальная работа;

г) экономика и управление на предприятиях (в машиностроении, на автотранспорте, на таможне);

д) бухгалтерский учет и аудит;

е) финансы и кредит;

ж) менеджмент;

з) промышленное и гражданское строительство;

и) государственное и муниципальное управление.

Главными задачами (основной деятельностью) СевКавГТУ как центра образования, науки и культуры являются:

а) удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии, приобретении высшего образования и квалификации в избранной области профессиональной деятельности;

б) удовлетворение потребностей общества в квалифицированных специалистах с высшим образованием и научно-педагогических кадрах высшей квалификации;

в) организация и проведение фундаментальных, прикладных научных и поисковых исследований и иных научно-технических, опытно-конструкторских работ, в том числе по проблемам образования;

г) переподготовка и повышение квалификации преподавателей и специалистов;

д) накопление, сохранение и приумножение нравственных, культурных и научных ценностей общества;

Воспитательная и профориентационная работа осуществляется через следующие структурные подразделения:

а) центр эстетического воспитания;

б) спортклуб;

в) студенческий профком;

г) газету «Университетский вестник»;

д) деканаты факультетов.

В центре эстетического воспитания студенты могут проявить свои творческие способности в области культуры и искусства. Участники самодеятельности университета неоднократно занимали первые места в различных фестивалях самодеятельного художественного творчества.

Управление СевКавГТУ осуществляется в соответствии с законодательством Российском Федерации, Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) и Уставом СевКавГТУ на принципах единоначалия и коллегиальности. Устав принимается конференцией коллектива СевКавГТУ и утверждаются Министерством образования Российской Федерации.

Конференция коллектива университета принимает Устав СевКавГТУ, выбирает Ученый совет, избирает ректора, принимает коллективный договор, утверждает правила внутреннего распорядка.

1.2 Изучение функциональной структуры университета

Общая характеристика управленческих функций университета. Управление СевКавГТУ осуществляется в соответствии с законодательством Российском Федерации, типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) и уставом СевКавГТУ на принципах единоначалия и коллегиальности.

Конференция коллектива университета принимает Устав СевКавГТУ, выбирает Ученый совет, избирает ректора, принимает коллективный договор, утверждает правила внутреннего распорядка.

Руководство университетом осуществляет выборный представительный орган - Ученый совет университета. В состав Ученого совета входят ректор, который является председателем ученого совета и проректоры. Другие члены Ученого совета избираются на конференции коллектива СевКавГТУ тайным голосованием по представлению соответствующих структурных подразделений.

Количество членов Ученого совета - до 65 человек. Квота представительства в Ученом совете определяется следующим образом:

а) по одному представителю от десяти сотрудников профессорско-преподавательского состава факультета, института или филиала университета;

б) по одному представителю от других структурных подразделений университета.

Срок полномочий Ученого совета - пять лет. Досрочные перевыборы Ученого совета проводятся по требованию не менее половины его членов.

В случае выбытия отдельных членов Ученого совета по различным основаниям производятся досрочные частичные перевыборы в порядке, установленном действующим Ученым советом.

Непосредственное управление деятельностью СевКавГТУ осуществляет ректор университета. Ректор избирается тайным голосованием на конференции коллектива большинством голосов присутствующих сроком на пять лет.

Действующий ректор отчитывается на конференции коллектива. По результатам отчета конференция может избрать его на следующий срок. Если он не наберет более 50% голосов, присутствующих на конференции делегатов, то объявляется открытый конкурс.

При открытом конкурсе на должность ректора могут быть выдвинуты высококвалифицированные работники СевКавГТУ, имеющие ученую степень доктора наук и ученое звание профессора.

Избранный ректор утверждается в должности Министерством образования и науки Российской Федерации. В случае мотивированного отказа Министерства образования и науки Российской Федерации утвердить кандидату, избранную на должность ректора, проводятся новые выборы. Ректор освобождается от занимаемой должности Министерством образования и науки Российской Федерации, если СевКавГТУ будет лишен государственной аккредитации.

Ректор университета имеет следующие полномочия:

а) руководить образовательной, научной, производственно-хозяйственной деятельностью университета в соответствии с Уставом и законодательством Российской Федерации;

б) является Председателем Ученого совета СевКавГТУ по должности;

в) назначает проректоров и руководителей филиалов СевКавГТУ, формирует состав ректората, утверждает должностные инструкции штатное расписание университета;

г) издает приказы о приеме на работу сотрудников университета, заключает с ними контракты, увольняет сотрудников в соответствии действующим законодательством Российской Федерации о труде;

д) управляет и распоряжается федеральной собственностью закрепленной за университетом на праве оперативного управления, а так же собственностью университета в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

е) решает вопросы, связанные с заключением договоров, определенных обязательств и других условий, не противоречащих законодательству РФ и Уставу СевКавГТУ.

ж) представляет университет во всех отечественных и зарубежных организациях, учреждениях и предприятиях;

з) утверждает решения Ученого совета университета, филиалов факультетов по конкурсным, квалификационным и другим вопросам, если они противоречат законодательству РФ и Уставу СевКавГТУ;

и) издает приказы и распоряжения, не противоречащие законодательству РФ и Уставу университета обязательные для всех работников и обучающихся.

Исполнение части своих полномочий ректор может передавать Совету СевКавГТУ, проректорам и другим руководящим работникам Университета.

Проректоры принимаются на работу по срочному трудовому договору (контракту), срок окончания трудового договора (контракта заключенного проректором с СевКавГТУ совпадает со сроком окончания полномочий ректора).

Должности проректоров, директоров филиалов, деканов факультетов замещаются лицами не старше 65 лет.

Проректор по учебной работе отвечает за учебную, методическую работу, проводимую в университете. В его обязанности входит:

а) организация учебной и методической работы на факультетах и кафедрах;

б) руководство работой учебной части, лабораторий, разработка и организация выполнения мероприятий по повышению качества знаний и т. д.;

в) разработка годовых и перспективных планов издания научной и учебной литературы: учебников, монографий, методической литературы и т. д.;

г) контроль за составлением и утверждением учебных планов, расписаний занятий, графика проведения экзаменов и зачетов;

д) контроль за проведением учебных и производственных практик студентов;

е) рассмотрение представлений деканатов об отчислении, переводе, восстановлении студентов, зачисления на стипендию;

ж) организация работы приемной комиссии;

з) организация работы Государственной аттестационной комиссии.

В ведении проректора по учебной работе находятся следующие подразделения:

а) учебный отдел;

б) филиалы;

в) факультеты и др.

При разработке вопросов совершенствования управления и организации научно-исследовательской деятельности исходят из единства и взаимосвязи науки, образования и производства. Этими вопросами и занимается проректор по научной работе.

Главная цель работы проректора по административно-хозяйственной части является обеспечение нормального течения учебного процесса, поддержание материальной базы университета. В непосредственном подчинении у проректора по административно-хозяйственной части находится комендант учебного корпуса. Хозяйственная часть и гараж также подчиняются проректору по АХЧ.

Руководство основным структурным подразделением университета факультетом - осуществляет декан, избираемый тайным голосованием на Ученом Совете СевКавГТУ из числа наиболее квалифицированных преподавателей университета соответствующего профиля, имеющих ученую степень или звание, на срок до пяти лет.

Деканы факультетов руководят учебной, научной и хозяйственной деятельностью подразделений, находящихся в их ведении, осуществляют руководство учебными кафедрами, академическими группами и другими структурными подразделениями, непосредственно подчиняющимся им.

К функциям, выполняемым учебным отделом относятся:

а) контроль за ходом учебного процесса;

б) диспетчеризация;

в) контроль академической успеваемости;

г) учет движения студенческого контингента и т.д.

Руководство кафедрой - структурного подразделения, входящего в состав факультета, осуществляет заведующий кафедрой, избираемый тайным голосованием на Ученом совете университета из числа профессоров или наиболее опытных доцентов по профилю кафедры с учетом мнения членов кафедры на срок до пяти лет. Заведующие кафедрой ежегодно отчитываются о своей деятельности на заседании Ученого совета университета (филиала, факультета).

Для анализа структуры любой сложной системы целесообразно использовать методологию системного анализа, которая предполагает наличие инструмента декомпозиция - расчленение системы на подсистемы, а подсистемы, в свою очередь, на более мелкие подсистемы и так до тех пор, пока на самом нижнем уровне не появятся элементы, которые не в состоянии выполнять даже элементарные функции.

Необходимость проведения декомпозиции обусловлена тем, что зачастую, разделив систему на локальные части, легче проводить анализ структуры системы. Успех и значение этой задачи состоит не только и не столько в том, что сложное целое расчленяется на все менее сложные части, а в том, что, будучи соединенные надлежащим образом, эти части снова образуют единое целое.

Таким образом, становится возможным не только декомпозировать существующие системы, но и синтезировать новые, определив состав необходимых элементов и связей между ними, причем синтезировать оптимальным образом.

Декомпозиция выполняется по определенному правилу (принципу декомпозиции). Принципы декомпозиции:

а) функциональный;

б) объектный;

в) качественный;

г) причинно-следственный принцип.

Структура управления университетом основывается на следующих принципах: четко сформулированная цель, простота структуры, эффективная связь, обеспечивающая четкую передачу информации между структурными подразделениями, минимум звеньев управления и аппарата управления, распределение ответственности, делегирование полномочий.

В составе университета целесообразно выделить три подсистемы: производственную, обеспечивающую и организационно-управленческую.

К производственной подсистеме относятся учебные подразделения, основной функцией которых является: подготовка специалистов с высшим образованием, подготовка научных кадров, повышение квалификации специалистов, проведение научно-исследовательских работ.

Обеспечивающая подсистема включает в себя подразделения, в функции которых входит обеспечение нормального хода процесса функционирования ВУЗа в целом и отдельных подразделений в частности, а именно, подсистемы занимающиеся вопросами организации научно-методического, материально-технического, финансового, информационного обеспечения, обеспечения кадрами и прочих видов обеспечения.

Для анализа организационно-функциональной структуры СевКавГТУ, осуществим декомпозицию по функциональному признаку. Результатом декомпозиции является структурная иерархическая схема университета, изображенная на рисунке 1.1.

1.2.1 Построение функциональной схемы университета

Теория и практика управления сложными производственными системами показывают целесообразность декомпозиции общей системы управления на подсистемы. Одним из основополагающих принципов деления на подсистемы и их элементы является функциональный, то есть расчленение процесса управления между конкретными службами в соответствии с функциями управления.

Рисунок 1.1 - Структура СевКавГТУ по функциональному принципу

1.2.2 Построение таблицы функциональных областей управления

Если выделять на исследуемом университете различного вида ресурсы (финансовые, материальные, трудовые), процессы, обслуживающие производство, службы, обеспечивающие основное производство, то можно рассматривать управление всеми этими элементами как отдельные функции управления. Часть системы, выделенная по признаку общности функций управления, есть функциональная подсистема. На основе иерархической структуры СевКавГТУ изучаем функциональные области и процессы в них протекающие. В таблице 1.1 представлены функциональные области Северо-Кавказского государственного технического университета выделенные по вышеуказанным принципам, и процессы в них протекающие.

Таблица 1.1 ? Функциональные области и процессы в них протекающие

1.3 Изучение организационно-управленческой структуры университета

Под организационной структурой управления понимается состав, взаимосвязь и соподчиненность совокупности организационных единиц, выполняющих различные функции по управлению организацией. Такая структура формируется исходя из состава, содержания и трудоемкости выполнения общих и специальных функций управления. Организационно-управленческая структура СевКавГТУ имеет пирамидальное строение.

Имеется три уровня управления: верхний (высший), средний и оперативный (низший). Верхнему уровню управления соответствует организационно управленческая подсистема. Средний уровень управленческой структуры обеспечивает функции входящие в обеспечивающую подсистему, и обеспечивают функцию производственной подсистемы. Организационно-управленческая структура СевКавГТУ изображена на рисунке 1.2.

К высшему уровню управления университетом относятся: ректор университета, проректоры университета: проректор по учебной работе, проректор по науке, информатизации и инновационной деятельности, проректор по ремонту и капитальному строительству, проректор по экономике, финансам и коммерческой деятельности, проректор по воспитательной работе, проректор по международному сотрудничеству, проректор по заочному, дистанционному, ускоренному обучению. На высшем уровне, в основном, выполняются функции прогнозирования и стратегического планирования и взаимодействие с внешней средой. Временная перспектива от одного до пяти лет. Уровень сложности достаточно высок. Результатом деятельности на этом уровне являются стратегия и планы.

К среднему уровню управлению относятся в основном обеспечивающие подсистемы: бухгалтерия, отдел кадров, учебно-методическое управление, научно-технический центр и т.д.

К оперативному уровню принадлежат отделы производственной сферы: кафедры, институт ускоренной подготовки, лицей, отдел эксплуатации и обслуживания компьютерных классов.

Рисунок 1.2 - Организационно-управленческая структура СевКавГТУ

Организационно-функциональная структура - это распределение функций, составляющих функциональную структуру по организационной структуре. На основании таблицы функциональных областей управления (таблица 1.1), строится организационно-функциональная модель. Организационная модель университета представляется в виде матрицы (таблица 1.2), в которой строки - это отделы, а столбцы - номера процессов. В этой таблице отделы, несущие ответственность за процесс отмечаются знаком «X», отделы, которые принимают косвенное участие в процессе - знаком «/», отделы, несущие основную ответственность за выполнением процесса - «\». Сущность состоит в том, чтобы определить исполнителей и ответственных в процессах, происходящих в функциональных областях управления.

В процессе анализа структуры выделились следующие достоинства:

четкая система взаимных связей функций и подразделений;

четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

ясно выраженная ответственность;

быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Так же по данной организационно-функциональной модели можно сделать выводы об эффективности выполнения, как самих процессов, так и об эффективности функционирования отдельных отделов и организации в целом. Из анализа таблицы следуют выводы: все элементы структуры загружены оптимально, в каждом из процессов принимает участие необходимое количество отделов, т.е. структура оптимальна и никаких изменений не требуется.

Таблица 1.2 -- Организационно-функциональная модель СевКавГТУ

1.5 Анализ целей университета и построение дерева целей

Под целью понимается информационный образ желаемого состояния или результата деятельности.

Определение целей системы является важным этапом в процессе формирования и принятия решений.

Чем точнее сформулированы и определены цели системы, тем легче выбрать средства их достижения.

Методологической основой выявления целей является системный анализ. Как правило, цели задаются в виде общих целевых установок для системы в целом и поэтому нуждаются в детализации и конкретизации по мере продвижения вниз по уровням системы организационного управления. Следовательно, возникает необходимость в декомпозиции сложных целей. Такую возможность создают методики построения дерева целей, развиваемые на основе системного подхода. Главная трудность формирования целей связана с тем, что цели являются как бы антиподом проблем.

Разделение целей по понижающимся уровням называется деревом целей. Для построения дерева целей используется качественное, словесное описание целей.

Дерево строится поэтапно, сверху вниз, уровень за уровнем таким образом, чтобы мероприятия, проводимые для решения задач нижеследующего уровня, обеспечивали достижение целей вышестоящего.

Анализ целей необходим для построения дерева целей и выявления проблемных ситуаций. Изначально формулируется главная цель исследуемой системы ? максимальное удовлетворение потребности общества в высококвалифицированных специалистах с высшим образованием. После чего на основе главной этой цели выявляются подцели первого уровня. Результат оформляется в виде таблицы 1.3.

Таблица 1.3 ? Основные цели функционирования университета

Ввиду сложности целей, стоящих перед университетом, возникает необходимость в их декомпозиции. Такую возможность создают методики построения дерева целей. Сущность метода дерева целей наиболее ярко проявляется посредством одного из этапов его применения - логического разделения совокупности целей. По существу это означает расчленение целей системы более высокого порядка на цели системы более низкого порядка, причем в результате такого расчленения получают дерево целей, которое показывает связь между целями разных порядков.

Необходимо отметить несколько основных правил, которые могут быть использованы при построении дерева целей:

а) общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;

б) при развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;

в) подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и не выводимыми друг из друга;

г) количество уровней декомпозиции зависит от масштабов и сложности поставленных целей;

д) ни одна цель уровней иерархии, кроме последней, не достигается непосредственно, а лишь при достижении подцелей, на которые она разлагается;

е) средства достижения целей или критерии эффективности системы могут быть целями ее подсистем;

ж) для каждой системы цели могут быть внешними и внутренними;

з) цели нижних уровней дерева целей являются средствами достижения целей высших уровней.

На основании данных таблицы построим дерево целей рисунок 1.3.

1.6 Анализ проблемных ситуаций, существующих в университете

Выявление и формулировка проблемных ситуаций является одним из наиболее сложных и ответственных этапов процесса принятия решений. Действительно, решение принимается для ликвидации проблемной ситуации.

Рисунок 1.3 - Дерево целей СевКавГТУ

Проблемная ситуация возникает всякий раз, когда имеет место расхождение между желаемым и реальным состоянием системы (процесса, объекта).

При проведении анализа проблемной ситуации необходимо, прежде всего, четко сформулировать сущность проблемы и описать ситуацию, в которой она имеет место. При этом содержание деятельности при выявлении проблемной ситуации включает:

а) установление содержания проблемы;

б) определение новизны проблемной ситуации;

в) определение степени взаимосвязи с другими проблемами;

г) определение полноты и достоверности информации о проблемной ситуации;

д) определение возможности решения проблемы.

Формулировка проблемы является наиболее важной ступенью в решениях самой проблемы. Проблема, правильно сформулированная, может считаться наполовину решенной. Неверно же сформулированная проблема может привести к возникновению новых проблем при попытке ее разрешения.

Нередки случаи, когда различные лица, решающие одну и ту же проблему, могут выбрать из априорных сведений различный набор переменных и факторов, даже тогда, когда они обладают совершенно одинаковой априорной информацией.

В реальных условиях, университет имеет множество проблем. Крайне важно выявить и сформулировать первостепенные, основные проблемы, устранение которых автоматически вызовет устранение множества второстепенных проблем, являющихся производными.

В результате анализа деятельности исследуемого университета были выделены проблемные ситуации и указаны возможные мероприятия по их разрешению, что отражено в таблице 1.4.

Если проблема глобальна, то она первична и порождает главную цель системы. Если система находится в стабильном состоянии, то цели, стоящие перед системой, порождают проблемные ситуации.

Таблица 1.4 ? Проблемные ситуации и способы их решения

1.7 Выбор проблемной ситуации для разрешения в дипломном проекте

Проведя анализ проблемных ситуаций, а так же оглядываясь на дерево целей, следует отметить, что для достижения основной задачи университета (Максимальное удовлетворение потребности общества в квалифицированных специалистах с высшим образованием) требуется применение новейших технологий и средств вычислительной техники. Для этого требуется чёткая организация процесса закупки, распределения, своевременного ремонта и замены списанного оборудования.

В связи с этим в качестве темы дипломного проекта выбрана задача разработки подсистемы «Учёт средств вычислительной техники», которая позволит сократить время выдачи оборудования, принятия решения о закупках, отправки на ремонт и др. Всё это достигается путём создания различных АРМ: начальника отдела, администратора корпуса, оператора, материально ответственного и т.д. Так же автоматизированная синхронизация с бухгалтерией позволит отражать актуальность данных и сократит время отслеживания перемещений техники с одного материально ответственного на другого.

1.8 Анализ информационных и материальных потоков по выбранной проблеме

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или в других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов. При подготовке документов с помощью средств вычислительной техники обеспечивается оперативное и качественное их использование, а также обработка и поиск. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательств для данного документа (наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись). В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует название документа, его обработка и т.д.

Для изучения информационных и материальных потоков по выбранной проблеме был проведён анализ должностных обязанностей, а так же операций выполняемых в процессе учёта средств вычислительной техники. В ходе анализа была составлена таблица 1.5, в которой отражены основные документы, участвующие в процесс учёта.

На рисунке 1.4 представлена наглядная схема информационных и материальных потоков, где стрелки, обрамлённые прерывистой линией, обозначают движение информационных потоков, остальные отражают движение материальных средств.

Рисунок 1.4 - Схема информационных и материальных потоков

Таблица 1.5 - Перечень используемых документов

1.9 Выводы

В результате преддипломного обследования Северо-Кавказского государственного технического университета была дана общая характеристика университета. В результате, которого были представлены масштабы предприятия и положение СевКавГТУ на микроуровне. Представлена организационно-управленческая структура, а так же иерархическая структура по функциональному принципу.

Определены цели и проблемы СевКавГТУ. В качестве дипломного проектирования выбрана задача автоматизации процесса учета средств вычислительной техники в университете.