Проектирование базы данных торговой организации

Размещено на http://www.allbest.ru

1

Курсовая работа

ПО Реализация базы данных в СУБД ACCESS

НА ТЕМУ: «Проектирование базы данных торговой организации»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1.Теоритическая часть

1.1 Базы данных и системы управления базами данных

1.2 Типы данных 7

1.3 Безопасность баз данных 8

2. Практическая часть

2.1 Схема данных

2.2 Таблицы

2.3. Формы

2.4 Запросы

2.5 Отчеты

Заключение

Литература

ВВЕДЕНИЕ

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.

В разных областях экономики зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Продукт корпорации Microsoft - Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

Современные информационные технологии - это методы и средства для сбора, хранения, обработки и получения информации на основе современных средств вычислительной техники.

Составными частями любой информационной системы являются БД и приложение для обработки данных. Появление персональных машин класса Pentium, семейства операционных систем Windows фирмы Microsoft и различного программного обеспечения позволяют автоматизировать ручные операции, вести любые виды работ по накоплению информации, ее обработки и получению различных выходных форм.

В курсовой работе ставится задача - разработать проект базы данных для накопления необходимой информации в организации, создать (наполнить) базу данных. Разработать приложение, позволяющее вести учет, контроль, а так же получать различные выходные документы. База данных должна быть спроектирована с учетом реализации запросов различного типа по получению информации. При проектировании базы данных следует учесть возможность выдачи бумажного отчета.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение теории и создания на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных «Microsoft Access» на тему: «Проектирование базы данных торговой организации» занимающийся реализацией птицы-рыбы.

Задачами курсовой работы являются:

Эффективно изложить информацию.

Обеспечить доступ к информации.

Расширить базу данных новыми данными.

Проверить подлинность информации.

Предотвратить возможные ошибки к доступу базы данных.

Открыть доступ только к той информации, которая необходима для работы.

Открыть возможность редактирования информации только проверенным людям.

Облегчить способ для редактирования информации, а также для предоставления отчетности.

1. ТЕОРИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Базы данных и системы управления базами данных

База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу данных библиотеки. В ней есть все необходимые сведения об авторах, книгах, читателях и т.д. Доступ к этой базе могут иметь как работники библиотеки, так и читатели, которым необходимо найти какое-либо издание. Но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

1.2 Типы данных

Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Числовой - тип данных для хранения действительных чисел.

Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей.

Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

1.3 Безопасность баз данных

Базы данных - это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.

Базы данных - это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.

Проблема безопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Разработать базу данных (БД) «Торговая организация», позволяющую вести:

учет имеющегося товара;

учет покупателей;

учет поставки товара;

Основные требования к БД по функциональному набору:

Требования по учету торговли:

Покупка товаров по видам;

Покупка товаров по датам за определенный срок;

Требования по учету покупателей

Данные о поставке продуктов покупателям;

Ассортимент птицы-рыбы;

Отчет покупок по датам;

Отчет покупок по видам

Структура базы данных

2.1 Схема данных

Схема данных отображает в виде дерева модель данных для страницы доступа к данным. В ней хранятся источники данных, поля и элементы управления страницы. Поскольку список полей не отображает содержимого конкретной страницы, для ознакомления со структурой страницы лучше использовать структуру данных. Можно также выбирать отображаемые в структуре данных объекты, задавать их параметры, определять и редактировать связи между источниками данных, удалять поля и источники данных.



Рис.1.

Составляющими схемы данных являются три таблицы:

«Номенклатура»

«Поставка товара»

«Покупатели»

2.2 Таблицы

Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).Все 3 таблицы я создал в режиме конструктора, во всех таблицах ключевым полем является - КодТовара.

Конструктор таблицы «Номенклатура птицы-рыбы» показан на рис.2.

Рис.2.

Таблица «Номенклатура птицы-рыбы» показана на рис.3 предназначена для отображения всего имеющегося ассортимента который есть у организации.

Рис.3.

Конструктор таблицы «Покупатели» показан на рис.3.

Рис4.

Таблица «Покупатели» на рис.4 показывает список покупателей, которые приобретают товар у нашей торговой организации.



Рис5.

Конструктор таблицы «Поставка товара» показан на рис.5.

Рис.6.

Таблица «Поставка товара» на рис.6 показывает, когда поставлен товар в организацию, его вес, количество и цену.

Рис.7.

2.3 Формы

Если запросы - это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы - это средства для ввода данных. Смысл их тот же - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков.

Для реализации интерфейса созданы формы.

Главная кнопочная форма была создана в режиме конструктора. На главной форме мною были созданы 4 кнопки с переходами в таблицу «Поставки», в форму «Покупатели», и 2 отчета «Отчет по датам» и «Отчет по видам».

Рис.8.

Форма «Данные о поставке материалов» была создана в режиме конструктора. В данной форме я создал поля в которых отображается дата поставки, количество и цена наименования товара которые заказывал магазин.

Рис.9.

Форма «Поставщики» была создана в режиме конструктора. В данной форме я создал поля которые показывают какие магазины приобретают продукцию у нашей организации.

Рис.10.

Форма «Материалы» была создана в режиме конструктора. В данной форме показаны поля с имеющимся ассортиментом, страны поставщика и его единицей измерения.

Рис.11.

2.4 Запросы

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Для реализации необходимых функции по ведению базы данных были созданы запросы:

«Покупка покупателями продуктов по видам»

«Покупка товаров по датам за определенный срок»

Запрос «По видам продукции». Запрос «По видам продукции» построен с использованием трех таблиц. Тип запроса - выборка. На его основе формируется таблица, показанная на рис. 10.

Рис.12.

база данные учет запрос

Запрос «Покупка товаров по датам за определенный срок»

Запрос «Покупка товаров по датам за определенный срок» построен с использованием трех таблиц. Тип запроса - выборка. Запрос предназначен для вывода на экран продукции которая поступила в определенный период времени.

В качестве условия для отбора записей определено выражение: Between [Дата начало периода] And [Дата конец периода] - для текущей записи в форме, предназначенной для поиска продукции. Форма для ввода данных показана на рис.

Рис.13.



Рис.14.

2.5 Отчеты

Отчет -- это объект базы данных, который используется для отображения и обобщения данных. С помощью отчетов можно распространять и архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов.

Отчет «По датам» сформулирован с помощью запроса «Покупка товаров по датам за определенный срок». Предназначен для отображения даты поставки продукции заказчику, в каком количестве и во сколько это обошлось.

Рис.15.



Рис.16.

Отчет «По видам продукции» сформулирован с помощью запроса «Покупка покупателями продуктов по видам» для отображения всего ассортимента которая наша организация продала заказчику, в каком количестве, в какой единице измерения и за какую сумму.

Рис.17.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

Современные информационные системы (ИС), реализующие интеграцию данных, характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

Цель информационной системы - обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению. Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Это возможно сделать, если данные структурированы.

Цель данной курсовой работы была достигнута и задачи выполнены. Рассмотрена теория и создана на практике базы данных «Microsoft Access» на тему: «Проектирование базы данных торговой организации» занимающийся реализацией птицы-рыбы. Данный опыт укрепил мои навыки в разработке базы данных «Microsoft Access» и в будущем помогут в этой сфере.

Задачами курсовой работы были:

Эффективно изложить информацию.

Обеспечен доступ к информации.

База данных расширена новый данными.

Проверена подлинность информации.

Предотвращены возможные ошибки к доступу базы данных.

Открыт доступ только к той информации, которая необходима для работы.

Открыта возможность редактирования информации только проверенным людям.

Упрощен способ для редактирования информации, а также для предоставления отчетности.

ЛИТЕРАТУРА

Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н. В., Смирнова Е. Ю. Управление базами данных. СПб.: Изд. СПбГУ, 1999.

Гончаров А. Access 97 в примерах.-С.-Петербург: Питер, 1998.

Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. СПб.: Питер, 1997.

Информатика. Базовый курс /Симонович С.В. и др. - СПб: Издательство «Питер», 2000. - 640с.

Информатика. Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. - Иркутск: ИрГТУ, 1999. - 116с.

Информатика. Учебное пособие /Под ред. В.Г. Кирия. - Иркутск: ИрГТУ,1998 часть 2. - 382с.

Корнелюк В. К., Веккер 3. Е., Зиновьев Н. Б. Access 97. М.: СОЛОН, 1998.

Макарова Н.В. Информатика.- Москва: Финансы и статистика, 1997.

Мари Свонсон. Microsoft Access 97: наглядно и конкретно.-Москва: Microsoft Press, Русская редакция, 1997.

Пасько В. Access97 для пользователя.-Киев: BHV, 1997.

Скотт Баркер. Использование Microsoft Access 97.-Киев-Москва: Диалектика, 1997.

Размещено на Allbest.ru