Разработка информационной системы для учёта выдачи инструмента персоналу

Для формирования большинства отчетов в информационной системе информация поступает из таблиц, проходя через запросы. Запрос является своеобразным фильтром, позволяя собрать данные из различных таблиц в одной сводной таблице, при этом провести сортировку и фильтрацию вывода по заданным параметрам. Для формирования запросов служит конструктор запросов. Внутри системы управления базами данных запрос происходит к ядру базы данных на языке SQL.

Информация о запросах, формируемых к базе данных содержится в едином файле информационной системы instrument.mdb. Данная информация хранится в виде SQL запроса к базе данных. Результаты запроса в базе данных не хранятся. Они генерируются непосредственно в момент обращения к запросу и хранятся в оперативной памяти до тех пор, пока используются результаты этого запроса.

В информационной системе предусмотрены следующие запросы:

1. Инструменты на руках

2. Инструменты на складе

3. Операции по инструменту

4. Операции с инструментами которые сейчас на складе

5. Операции с инструментами которые сейчас на руках

Окно конструктора запросов «Инструменты на руках» приведено на рис. 20.

Рис. 20 - Конструктор запроса «Инструменты на руках»

Тот же запрос на языке SQL выглядит следующим образом:

SELECT [Номенклатура инструментов].[наименование инструмента], Инструменты.[инвентарный номер]

FROM [Номенклатура инструментов] INNER JOIN Инструменты ON [Номенклатура инструментов].[код инструмента] = Инструменты.[код номенклатуры]

WHERE (((Инструменты.находится)="выдан"))

ORDER BY Инструменты.[инвентарный номер];

Следует отметить запрос «операции по инструменту». Данный запрос, окно конструктора которого приведено на рис 21. Позволяет получить всю историю операций с данным экземпляром инструмента, идентифицируемым по его инвентарному номеру. Это позволит с помощью специального отчета найти ответственного за несвоевременную сдачу инструмента на склад или утрату.

Рис. 21 - Выборка операций по инструменту

SQL реализация данного запроса следующая:

SELECT [Операции с инструментами].[дата операции], Сотрудники.ФИО, [Виды операций с инструментами].[наименование операции], [технологические операции].описание, [технологические операции].[номер наряда]

FROM Сотрудники INNER JOIN ([Номенклатура инструментов] INNER JOIN (Инструменты INNER JOIN ([Виды операций с инструментами] INNER JOIN ([технологические операции] INNER JOIN [Операции с инструментами] ON ([технологические операции].[код технооперации] = [Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации] = [Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации] = [Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации] = [Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации] = [Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации] = [Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации] = [Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации] = [Операции с инструментами].[технологическая операция])) ON [Виды операций с инструментами].[код операции] = [Операции с инструментами].[вид операции]) ON Инструменты.[код инструмента] = [Операции с инструментами].инструмент) ON [Номенклатура инструментов].[код инструмента] = Инструменты.[код номенклатуры]) ON Сотрудники.[код сотрудника] = [Операции с инструментами].сотрудник

WHERE (((Инструменты.[инвентарный номер])="00045"))

ORDER BY [Операции с инструментами].[дата операции];

Для запроса «Инструменты на складе» реализован, с использованием конструктора запросов, следующий SQL запрос

SELECT [Номенклатура инструментов].[наименование инструмента], Инструменты.[инвентарный номер]

FROM [Номенклатура инструментов] INNER JOIN Инструменты ON [Номенклатура инструментов].[код инструмента]=Инструменты.[код номенклатуры]

WHERE (((Инструменты.находится)="склад"))

ORDER BY Инструменты.[инвентарный номер];

Для запроса «Операции с инструментами которые сейчас на руках» запрос выглядит следующим образом:

SELECT [Операции с инструментами].[дата операции], [Номенклатура инструментов].[наименование инструмента], Инструменты.[инвентарный номер], Сотрудники.ФИО, [Виды операций с инструментами].[наименование операции]

FROM Сотрудники INNER JOIN ([Номенклатура инструментов] INNER JOIN (Инструменты INNER JOIN ([Виды операций с инструментами] INNER JOIN ([технологические операции] INNER JOIN [Операции с инструментами] ON ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция])) ON [Виды операций с инструментами].[код операции]=[Операции с инструментами].[вид операции]) ON Инструменты.[код инструмента]=[Операции с инструментами].инструмент) ON [Номенклатура инструментов].[код инструмента]=Инструменты.[код номенклатуры]) ON Сотрудники.[код сотрудника]=[Операции с инструментами].сотрудник

WHERE (((Инструменты.находится)="выдан"));

Для запроса «Операции с инструментами которые сейчас на складе» запрос выглядит следующим образом:

SELECT [Операции с инструментами].[дата операции], [Номенклатура инструментов].[наименование инструмента], Инструменты.[инвентарный номер], Сотрудники.ФИО, [Виды операций с инструментами].[наименование операции]

FROM Сотрудники INNER JOIN ([Номенклатура инструментов] INNER JOIN (Инструменты INNER JOIN ([Виды операций с инструментами] INNER JOIN ([технологические операции] INNER JOIN [Операции с инструментами] ON ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция]) AND ([технологические операции].[код технооперации]=[Операции с инструментами].[технологическая операция])) ON [Виды операций с инструментами].[код операции]=[Операции с инструментами].[вид операции]) ON Инструменты.[код инструмента]=[Операции с инструментами].инструмент) ON [Номенклатура инструментов].[код инструмента]=Инструменты.[код номенклатуры]) ON Сотрудники.[код сотрудника]=[Операции с инструментами].сотрудник

WHERE (((Инструменты.находится)="склад"));

Таким образом мы видим, что промежуточная информация не хранится непосредственно во внешней памяти ЭВМ. Вместо этого в памяти хранится набор правил, по которым данная информация может быть построена в любой момент.

2.2 Машинная реализация комплекса задач

информационный система данная база

2.2.1 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов и ее описание или структурная схема программного комплекса (схема структуры используемого пакета прикладных программ)

Технология внутримашинной организации задается последовательностью реализуемых процедур - схем взаимосвязи программных модулей и информационных массивов. Такая схема представляет собой декомпозицию общего процесса решения задачи на отдельные процедуры преобразования массивов, именуемыми модулями (это - ввод, контроль, перезапись информации с одного МН на другой, сортировка, уплотнение данных, редактирование, накопление, вывод на печать и т.п.).

Основное назначение создаваемой АИС - это автоматизация учета складских операций по выдаче инструмента сотрудникам ремонтно-обслуживающей базы. Следовательно, структуру программ можно описать следующими основными блоками см. рис. 22.

Рис. 22 - Схема взаимодействия основных модулей программы

Как мы видим, главная форма предоставляет доступ к операционной таблице «операции с инструментами» а так же ко всем справочным таблицам. При этом при записи и модификации информации идет активное взаимодействие с файлом базы данных instrument.mdb.

Так же главная форма предоставляет доступ к отчетам. Отчеты, как видно из схемы, формируются на основании запросов. В свою очередь запросы формируются на основании данных справочных таблиц, операционной таблицы и запросов SQL, хранящихся в файле instrument.mdb

В состав пакета Access 2003 входят следующие компоненты:

1. Модуль работы с таблицами

2. Модуль форм

3. Модуль работы с запросами

4. Модуль работы с отчетами

5. Ядро СУБД, обеспечивающие взаимодействие с файлом базы данных через инструкции SQL

Так же в взаимодействии участвует часть операционной системы, ответственная за работы с файлами.

Структура пакета Access 2003 и его взаимодействие с другими программными компонентами для решения задач, поставленных перед информационной системой приведено на рис. 23.

Рис. 23 - Структурная схема взаимодействия компонентов Access и операционной системы при работе ИС

2.2.2 Детальная блок-схема основных модулей и ее описание или описание средств адаптации пакета программ для использования в проекте

Пакет MS Access служит для построения информационной системы учета выдачи инструментов сотрудникам ремонтно-обслуживающей базы. При этом необходима адаптация пакета программ для использования его в информационной системе. Для этого необходимо составить блок-схему работы сотрудника склада по работе с информационной системой.

Сотрудник выполняет функции как по заполнению справочных таблиц так и по выдаче и приему инструментов, с внесением данной информации в базу данных.

При этом при выдаче инструмента сотрудник действует следующим образом:

1. через отчет о наличии на складе определенных инструментов проверяет, имеется ли такой инструмент в данный момент на складе.

2. Если инструмент имеется то он выдает его и делает об этом пометку в базе данных

3. Если инструмента нет, то через отчет об операциях по инструментам на руках выясняет, у кого сейчас на руках нужные инструменты и для каких нарядов они используются.

4. Если наряд уже закрыт, сотрудник склада предпринимает меры по возвращению инструмента на склад, после чего производит выдачу инструмента.

5. Если наряд не закрыт ни по одному из инструментов на руках, сотрудник склада сообщает об отсутствии данных инструментов на складе.

2.2.3 Организация технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации (схема работы системы)

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности проекта

Перед разработкой какой-либо автоматизированной системы необходимо определиться с целями и задачами, с примерным перечнем работ по созданию электронного ресурса, с составом разработчиков и с выполняемыми функциями каждого разработчика в отдельности.

Задачами для разработки внедрения ИС ООО «Развитие» являются: изучение задания;

анализ проблемы и существующих алгоритмов;

разработка общих принципов построения ресурса и методов предоставления данных;

разработка пользовательского интерфейса;

разработка входных и выходных форм;

трансляция и редактирование электронного ресурса в ЭВМ;

отладка, тестирование, корректировка электронного ресурса, устранение выявленных ошибок.

Существует несколько видов экономического эффекта, который можно получить от внедрения автоматизированной системы на предприятии.

Прямой экономический эффект рассматривается как сокращение производственных издержек, затрат рабочего времени сотрудников и т.п. и может быть легко оценен в денежном эквиваленте.

В данном случае важным экономическим эффектом будет снижение времени простоя техники, что напрямую снижает убытки предприятия.

Данный эффект, несомненно, является важной составляющей эффекта от внедрения информационной системы, поскольку сокращение издержек и повышение производительности труда сотрудников предприятия - одно из важнейших направлений управленческой деятельности на любом предприятии.

Так же экономический эффект может достигаться за счет повышения оперативности работы сотрудников предприятия, уменьшения задержкой между событием и информировании о событии соответствующих служб.

В современном мире оперативная и быстрая доставка, обработка информации, ее систематизация и извлечение в случае необходимости являются залогом повышения конкурентоспособности предприятия.

Помимо прочего к эффектам от внедрения информационной системы можно отнести снижение количества ошибок, за счет контроля и автоматизации расчетов, а также надежность централизованного хранения информации в базе данных информационной системы.

рассчитаем затраты на формирование информационной компьютерной программы.

1. Чтобы создать информационную программу на данном предприятии ему необходимо:

принять на работу соответствующий персонал: специалиста в компьютерных технологиях, который мог бы создать регулярно совершенствовать эту программу, а также выступать в качестве технического персонала для обслуживания других компьютеров. Рассчитаем затраты на зарплату работникам отдела в месяц.

В штате организации имеется системный администратор, однако с учетом требующегося объема работы на период внедрения системы, необходимо привлечения специалиста со стороны. Стоимость выполнения работы подобного рода обойдется компании в 30 тыс. рублей, внедрение оценивается в 10 тыс. рублей. При этом на предприятие будет передан файл базы данных в формате mdb, которые необходимо будет заполнить.

Разработка программного обеспечения включает в себя работу сотрудников подрядчика по созданию интерфейса, алгоритма программы в частности и готового программного продукта вцелом. Кроме того в эти затраты входит тестирование программного обеспечения и, в случае необходимости, его адаптация под дополнительные требования заказчика.

В стоимость внедрения информационной системы входит установка необходимых приложений на компьютеры, обеспечение их работы в условиях локальной сети предприятия, обучение сотрудников работе с данным программным обеспечением.

Под эффективностью в общем случае понимается степень соответствия системы поставленным перед ней целям. Экономическая эффективность - это мера соотношения затрат на разработку, внедрение, эксплуатацию и модернизацию системы и прибыли от ее применения.

При оценке эффективности ЭИС используют обобщающие и частные показатели.

К основным обобщающим показателям экономической эффективности относятся:

- годовой экономический эффект;

- расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений;

- срок окупаемости системы.

Годовой экономический эффект от разработки и внедрения ЭИС служит для сравнения различных направлений капитальных вложений и рассчитывается по формуле (1):

Э = П - К * Ен (1)

где Э - годовой экономический эффект;

П - годовая экономия(годовой прирост прибыли), руб.;

К - единовременные капитальные затраты, руб.;

Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений.

Значение Ен принимается равным 0.15. Ен представляет собой минимальную норму эффективности капитальных вложений, ниже которой они нецелесообразны.

Расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений определяется по формуле (2):

Ер = П / К (2)

Полученное значение сравнивается со значением Ен. Если Ер ? Ен, то капитальные затраты можно считать целесообразными, в противном случае они экономически необоснованны.

Срок окупаемости Т представляет собой период времени (в годах), в течение которого капитальные затраты на разработку ЭИС полностью окупятся, и рассчитывается по формуле (3):

Т = К / П (3)

Расчет указанных обобщающих показателей требует вычисления частных показателей:

- годовая экономия (годовой прирост прибыли); -е диновременные затраты на разработку и внедрение системы; -среднегодовая трудоемкость функционирования и др. Годовая экономия П рассчитывается по формуле 4):

П = П1 - 3п (4)

где П 1 - годовая стоимостная оценка результатов применения ЭИС, рассчитанная без учета затрат на обработку информации, руб.;

Зп - приведенные к одному году затраты на обработку информации при предполагаемом варианте организации системы.

Показатель П 1 может быть оценен с применением нескольких альтернативных подходов. В данном случае автоматизируются ранее решавшиеся задачи при условии получения примерно одинаковых конечных результатов, поэтому значение П 1 может быть взято равным затратам существующей системы обработки данных. Тогда формула (22) примет вид (5):

П = Зб - Зп (5)

где Зб - приведенные к одному году затраты на обработку информации при существующем варианте организации системы обработки данных (СОД).

Среднегодовые затраты на обработку информации Зп определяются по формуле (6):

Зп = (Р+С)*I/Tэкс+Ф+А*I/Tмод + Z (6)

где Р - стоимость приобретения и освоения используемых средств автоматизации проектирования, руб.;

С - единовременные затраты на создание системы, не учитываемые в себестоимости машино-часа, руб.;

Тэкс - предполагаемый срок эксплуатации системы, лет;

Ф - среднегодовые затраты на функционирование системы, руб.;

А - единовременные затраты на модернизацию системы, руб.;

Тмод - среднее время между смежными периодами модернизации, лет;

Z - среднегодовая сумма потерь вследствие ненадежности системы, руб.

Существует несколько методик оценки экономической эффективности. Так, разработаны алгоритмы расчета эффективности для ранее решавшихся и принципиально новых задач, есть методика, оценивающая эффективность путем вычисления прироста прибыли за счет увеличения объема производства, и другие.

Так как задача решалась на предприятии всегда, то для обоснования экономической эффективности дипломного проекта выбирается методика оценки для ранее решавшихся задач. В ее основе лежит сопоставление показателей, полученных в дипломном проекте, с показателями варианта обработки информации, выбранного в качестве базового. Годовой экономический эффект можно также записать в виде формулы (7):

Э = Э1 + Э2 (7)

где Э 1 - прямой экономический эффект, то есть эффект от уменьшения стоимости и трудоемкости обработки информации;

Э 2 - косвенный экономический эффект, являющийся результатом опосредованного влияния обработки данных на процессы управления.

Э 1 рассчитывается по формуле (8):

Э1 = (С0 + Ен*К0) - (С1 + Ен*К1)

где С 0, С1 - текущие (эксплуатационные) годовые затраты при базовом и проектируемом вариантах обработки информации соответственно;

К 0, К1 - единовременные капитальные затраты при базовом и проектируемом вариантах обработки информации соответственно.

Экономическая эффективность оценивается трудовыми и стоимостными показателями, которые позволяют измерить экономию от внедрения предлагаемого проекта машинной обработки информации относительно базового варианта. Существуют абсолютные и относительные трудовые и стоимостные показатели.

К трудовым показателям относятся следующие:

1. Абсолютное снижение трудовых затрат (9).

?T = T0 - T1 (9)

2. Относительный коэффициент снижения трудовых затрат (10)