В качестве выходного документа для анализа возьмём «Отчёт по электронным документам 1С: Предприятия, подключённым к интерфейсам пользователей за период» (далее «Отчёт …»). МТП направления отчёта по электронным документам 1С: Предприятия, подключённым к интерфейсам пользователей за период начальнику предприятия выглядит следующим образом (рис. 4):

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 4. МТП направления отчёта по электронным документам 1С: Предприятия, подключённым к интерфейсам пользователей за период

Критерии работы с документом, наиболее важные с точки зрения оптимизации процесса направления «Отчёта …» начальнику предприятия:

· минимизация времени передачи информации между рабочими местами (т.к. задержки в подаче заявления отвлекают трудовые ресурсы от их прямых обязанностей);

· минимизация места, занимаемого файлом отчёта на жёстком диске;

· возможность получения отчёта за любой промежуток времени.

На текущий момент время доведения отчёта до руководителя предприятия (Тобщ) складывается из следующих показателей (формула 2):

Тобщ = tформир. + tраспечат.+ tРПО-Начальник, где (2)

tформир. - время формирования отчёта в электронном виде

tраспечат. - время вывода отчёта на бумажный носитель

tРПО-Начальник - время перехода из отдела РПО в кабинет начальника

Недостатки МТП направления отчёта по электронным документам 1С: Предприятия, подключённым к интерфейсам пользователей за период начальнику предприятия заключаются в следующем:

1. временная задержка, вызванная необходимостью распечатать электронный вариант «Отчёта …»;

2. временная задержка, вызванная необходимостью доставить бумажный вариант из отдела РПО в кабинет начальника предприятия;

«Отчет …» представляет отобранные электронные документы за заданный период по 3-м группам: электронным документам, подключенным в срок электронным документам, подключенным ранее установленного срока, электронным документам, подключенным позже установленного срока и характеризуется параметрами, описанными в таблице 3.

Таблица 3. Параметры «Отчёта …»

Последовательность обработки входного информационного потока «Отчёта …» определяется последовательностью наложения фильтрующих запросов на исходные данные об электронных документах 1С: Предприятия, поступающие из таблицы «ЭлДок». В «Отчёте …» используются часть атрибутов таблицы «ЭлДок». Их характеристики приведены в таблице 4.

Таблица 4. Характеристика полей таблицы «ЭлДок», используемых в отчёте.

Последовательность обработки входного информационного потока определяется последовательностью наложения фильтрующих запросов на исходные данные, поступающие из таблицы «ЭлДок», а затем суммирования количества полученных записей об электронных документах. Период отбора электронных документов по дате фактического подключения задаётся пользователем при формировании отчёта (Дата1 и Дата2). Структура «Отчёта …» отображена на рис. 5.

ОТП вывода отчёта по электронным документам 1С: Предприятия, подключённым к интерфейсам пользователей за период имеет следующий вид (таблица 5):

Таблица 5. Технологическая карта вывода «Отчёта …»

Недостатки ОТП вывода отчёта по электронным документам 1С: Предприятия, подключённым к интерфейсам пользователей за период заключаются в следующем:

1. контроль правильности ввода в процессе ввода дат осуществляется пользователем, программа осуществляет только контроль формата вводимых данных, в результате чего возможны ошибки выборки информации для «Отчёта …»;

2. сохранение отчёта в формате *.mdi занимает больше места на жестком диске, чем, например, в формате *.rtf.

3. Анализ методов устранения недостатков технологических процессов

Рассматривая недостатки, выявленные при анализе входного и выходного МТП, можно выделить их сходство во временных задержках при перемещении информации между отделами. Типовым решением в этом случае является внедрение электронного документооборота между отделами. Это позволило бы снизить временные издержки на заполнение бумажного документа «Заявление …» и физическое перемещение этого документа на бумажном носителе между отделами (tбум.док. и tбух-РПО из формулы 1). Однако, для реализации данного подхода необходимо выполнение следующих условий:

1. компьютеры главного бухгалтера и начальника отдела РПО должны быть объединены в сеть (локальную либо глобальную);

2. наличие принтеров для возможности вывода на бумажный носитель по желанию сотрудников;

3. наличие на компьютере главного бухгалтера MS Access, MS Word, MS Office Imaging.

В этом случае происходит заполнение формы ввода вместо бумажного документа после разработки заявления главным бухгалтером (визуально расположение реквизитов формы ввода тождественно их расположению на первичном документе) и сохраняется в файл. Затем, с помощью сети, данный файл пересылается на компьютер начальника отдела РПО.

Для обеспечения возможности корректировки сроков выполнения работ в штатном режиме МТП подачи заявления на разработку электронного документа в системе 1С: Предприятие необходимо организовать доступ к информации о поданном и введённом в базу данных «Заявлении …» по номеру этого заявления, но возможность корректировки в этом режиме оставить лишь для даты подключения требуемого электронного документа к интерфейсам пользователей. При этом в таблицу накопления информации об электронных документах «ЭлДок» добавляется атрибут «КРазработке» - признак принятия заявки к разработке, доступный только начальнику отдела РПО, который заполняется при окончательном установлении сроков. Только при этом условии «Заявление …» считается принятым к разработке.

После устранения недостатков МТП подачи заявления на разработку электронного документа в системе 1С: Предприятие имеет следующий вид (рис. 6):

Рис. 6. МТП подачи заявления на разработку электронного документа в системе 1С: Предприятие (преобразованный).

Введение электронного документооборота позволило бы также устранить недостатки МТП направления отчёта по электронным документам 1С: Предприятия, подключённым к интерфейсам пользователей за период начальнику предприятия. Для реализации данного подхода также необходимо выполнение некоторых условий:

1. компьютеры начальника предприятия и начальника отдела РПО должны быть объединены в сеть (локальную либо глобальную);

2. наличие принтеров для возможности вывода на бумажный носитель по желанию сотрудников;

3. наличие на компьютере начальника предприятия MS Word или MS Office Imaging.

В этом случае происходит вывод отчёта на экран и сохраняется в файл. Затем, с помощью сети, данный файл пересылается на компьютер начальника предприятия, который при необходимости может его распечатать. Схема данного МТП остаётся без изменений, однако время передачи информации между отделами и сотрудниками сокращается на время перехода из отдела РПО в кабинет начальника предприятия (tРПО-Начальник из формулы 2), а в некоторых случаях и на время печати документа (tраспечат. из формулы 2).

Для сокращения времени ввода на время поиска ошибок пользователем и повторное заполнение реквизитов, а также для устранения возможности возникновения орфографических ошибок, которые могут привести к искажению информации, необходимо установить синтаксический контроль при вводе (изменении) пользователем каждого реквизита, а также орфографический контроль при изменении дат. Возможен был бы и орфографический контроль текстовых полей ввода, однако для этого необходим достаточно большой словарь (в силу того, что в эти поля вводится трудно формализуемая информация), что привело бы к снижению быстродействия работы системы и противоречило критерию минимизации времени ввода.

После устранения недостатков ОТП ввода заявления на разработку электронного документа в системе 1С: Предприятие имеет следующий вид (таблица 6):

Таблица 6. Технологическая карта ввода «Заявления …» (преобразованная)

Для сокращения места, занимаемого файлом «Отчёта …» на жёстком диске, необходимо вывод отчёта производить не в файл MS Office Imaging, а в файл MS Word. В этом случае объём файла уменьшается более, чем в 2 раза. Для предотвращения ошибок выборки данных для «Отчёта …» можно организовать орфографический контроль ввода дат периода выборки.

После устранения недостатков ОТП вывода отчёта по электронным документам 1С: Предприятия, подключённым к интерфейсам пользователей за период имеет следующий вид (таблица 7):

Таблица 7. Технологическая карта вывода «Отчёта …» (преобразованная)

Заключение

В процессе выполнения данной курсовой работы был проведён анализ текущего состояния отдела РПО на примере решения одной из задач отдела - разработки электронных документов в системе 1С: Предприятие, необходимых пользователям этой системы, но не предусмотренных типовой конфигурацией. Описана информационная модель реализации данной задачи, выделены МТП, ОТП и их критерии оптимальности. Выявлены недостатки данных технологических процессов, предложены варианты их устранения:

1. введение электронного документооборота между отделами позволит существенно снизить временные издержки на физическое перемещение бумажных документов между отделами, а также некоторые другие (на заполнение бумажного документа, на печать);

2. организация электронного варианта «обратной связи» между начальником РПО и главным бухгалтером при согласовании сроков выполнения работ позволяет снизить время подготовки к разработке электронного документа в системе 1С: Предприятие;

3. изменение формата хранения данных позволит уменьшить объём хранимого файла отчёта более, чем в 2 раза;

4. установление дополнительных контрольных точек в операционных технологических процессах позволяет сэкономить пользователю время поиска ошибок; введение орфографического контроля некоторых реквизитов, наиболее важных с точки зрения учёта электронных документов, вместе с уже существующим их смысловым контролем позволяет наиболее надёжно защитить информацию, позиционирующую электронный документ на временной оси.

Список использованных источников

1. Байдаков В., Борун Н., Нуралиев С. И др., 1С: Предприятие 7.7. Конфигурирование и администрирование. Часть 1., М., 2001;

2. Байдаков В., Борун Н., Нуралиев С. И др., 1С: Предприятие 7.7. Конфигурирование и администрирование. Часть 2., М., 2001;

3. Байдаков В., Борун Н., Нуралиев С. И др., Введение в конфигурирование 1С: Предприятие 7.7., М., 2001;

4. Байдаков В., Борун Н., Фёдоров Б., 1С: Предприятие 7.7. Описание встроенного языка. Часть 1., М., 2001;

5. Байдаков В., Борун Н., Фёдоров Б., 1С: Предприятие 7.7. Описание встроенного языка. Часть 2., М., 2001.

Приложение 1. Форма ввода документа «Заявление на разработку электронного документа в системе 1С: Предприятие»