Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• Глава 1. Электронный документ: понятие, эволюция
• 1.1 Понятие «электронный документ»
• 1.2 Эволюция электронного документа
• Глава 2. Электронный документ в управленческой деятельности современных организаций
• 2.1 Нормативно-правовые основы работы с электронными документами
• 2.2 Природа электронных документов
• Заключение
• Список использованных источников и литературы


Введение

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий - электронные документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. В общем виде электронный документ - это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.

Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации.

Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года. Хотя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.

Из всего вышесказанного следует, что тема курсовой работы актуальна.

Вопросы документоведческой проблематики довольно широко освещены в учебной литературе, периодических изданиях в сфере научно-технической информации, документоведения и делопроизводства («Секретарское дело», «Научные и технические библиотеки», «Научно-техническая информация. Серия 1. Организация и методика информационной работы»).

Прежде всего, необходимо отметить таких авторов, как М.П. Бобылева [6], С.Л. Кузнецов [13, 14], М.В. Ларин [15, 16], Н.В. Макарова [17], И.В Тихонов [20], в монографиях и статьях которых раскрыты основные аспекты организации электронного документооборота. Также наблюдается большое количество публикаций, в том числе и в интернет-изданиях, посвященных проблемам развития электронного документооборота. Здесь уместно упоминание таких авторов, как Е. Бушуева [7], Кузнецова Т.В. [12], Н. Меркурьева [18], Е.Семизорова [19], В. Хургин [21].

Объектом курсовой работы является функционирование документной информации в обществе. Предметом - этапы развития электронного документа.

Целью курсовой работы является изучение возникновения и развития электронного документа.

Исходя из цели курсовой работы были выделены следующие задачи:

1. Раскрыть понятие «электронный документ»;

2. Рассмотреть этапы развития электронного документа;

3. Проанализировать нормативно-правовые документы, регламентирующие работу с электронными документами;

4. Раскрыть природу электронных документов.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы. Во введении характеризуется актуальность темы, объект, предмет, степень изученности, цели и задачи исследования, структура и содержание работы.

В первой главе раскрывается понятие «электронный документ», истоки возникновения и развития электронного документа.

Во второй главе рассматривается современная нормативно-правовая база работы с электронными документами в организациях, природа электронных документов, так как цифровая природа электронных документов подразумевает особенности создания документов и работы с ними.

Заключение содержит основные выводы по изученной теме. Список использованной литературы включает 21 библиографическую запись по изученной проблеме.

электронный документный управленческий нормативный



Глава 1. Электронный документ: понятие, эволюция

1.1 Понятие «электронный документ»

Ежедневно в масштабах организаций обрабатываются огромные массивы документов. Многие из них порождают большое количество сопровождающих документов. Не меньшее число документов рождается в процессе проектирования программного обеспечения, в том числе проектирования информационных систем. В результате появляются потоки документов, которые приходиться контролировать и перераспределять между различными подразделениями. Согласно данным Siemens Business Services до 30% рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов и другие рутинные операции, 15% документов безвозвратно теряется, а 80% времени руководитель тратит на работу с информацией. Всё это относится к технологиям делопроизводства [15]. Начнем с прояснения терминов.

Обычно под термином “документ” понимают информацию, представленную в виде текста и зафиксированную на бумаге. Хотя документ может быть зафиксирован на любом физическом носителе данных. Устная беседа, не зафиксированная на физическом носителе информации, не поддаётся точному воспроизведению и не является документом.

Терминологически “документ” - любые сведения (информация), зафиксированные на любом носителе в пространстве и времени; информация (сведения), созданная трудом и разумом человека [8].

С массовой компьютеризацией, появлением более совершенных технологий и программного обеспечения возникает реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство, основой которого выступает «электронный документ» - документ, обладающий новыми, отличными от традиционных, характеристиками.

История появления понятия «электронный документ» начинается в 1970-е годы в СССР термина «машиночитаемые документы». Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» [21].

ГОСТ 6.10.1-88 содержал четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Отличительная особенность таких документов заключается лишь в том, что они должны быть пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке.

Несколько другая интерпретация машиночитаемого документа дана в ГСДОУ(2.3.3.1)1991 года: под ним понимается «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации». По мнению М.В. Ларина, ошибка этого определения заключается в преувеличении возможностей техники по считыванию информации в автоматическом режиме. Даже сегодня, при огромном прогрессе вычислительной техники, это далеко не всегда возможно выполнить без участия человека [21].

В современном законодательстве есть несколько определений понятия «электронный документ»:

1) Электронный документ - документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники (п. 3.1 ГОСТ 7.83-2001).

2) Электронный документ - информационный объект, состоящий из двух частей:

- реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись; содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого. При необходимости документ электронный может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге (Р 50.1.031-2001).

3) Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [2]. В данном определении никак не определяется сущность электронного документа: если следовать такому определению, то любая информация в электронной форме будет считаться электронным документом.

4) Электронный документ» - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [3].

5) Электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе [4].

Последнее определение содержится в ФЗ от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Оно является наиболее удачным, так как закрепляет наличие электронной формы и квалифицированной электронной подписи. Разнообразие легальных определений объясняется отсутствием единого закона об электронном документе.

Ученые, изучая данную проблему, предлагают свои определения понятию «электронный документ». Они либо схожи с предложенными в современном законодательстве понятиями, либо отличаются от них. Например, А.И. Земсков дает определение электронного документа, тождественное содержащемуся в п. 3.1 ГОСТ 7.83 - 2001: «законченный по содержанию массив информации, зафиксированный машиночитаемым образом на машиночитаемом носителе» [10, с. 40]. Такое понимание электронного документа не приемлемо, так как оно говорит лишь о факте существования такого документа, без указания его реквизитов, установленных правил оформления, наличия электронно-цифровой подписи.

В.И. Тихонов считает, что «электронные документы - электронные данные, содержащие атрибуты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать» [20, с. 204-218]. Следовательно, он подчеркивает необходимость наличия реквизитов у документа, электронной цифровой подписи, что имеет, несомненно, положительное значение. М.Н. Костомаров опровергает все предложенные определения, считая, наиболее точно сущность этого явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера [21]. Электронный документооборот - это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях [10].

В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов(OCR) и др.

Процессы работы с документами изменяются под влиянием компьютерных технологий.

Таблица 1 Функции работы с документами с применением электронных документов

Основные функции работы с документами	Существующие возможности автоматизации
Составление	Подготовка текста на компьютере, использование типовых текстов, компьютерных форм, шаблонов
Оформление	Использование типовых компьютерных форм, шаблонов с типовыми элементами оформления
Согласование	Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Использование электронного аналога подписи при согласовании электронной версии документа.
Подписание (утверждение)	Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Использование электронного аналога подписи.
Регистрация, учет	Автоматическое присвоение регистрационных номеров в соответствии с выбранными правилами номерообразования и запись учетных данных документа в компьютерной системе
Передача на исполнение или отправка адресату	При наличии электронного документооборота или электронной копии - использование корпоративной системы документооборота, электронной почты.
Копирование (размножение)	Использование копировально-множительной или компьютерной техники - распечатка дополнительных копий документа, подготовленного на компьютере; копирование файла; сканирование или копирование бумажного документа.
Получение	Получение документа по электронной почте, использование Интернет или системы электронного документооборота.
Ознакомление	Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронном виде.
Рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция)	Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронном виде. Ввод резолюции или редактирование проекта резолюции в корпоративной системе документооборота. Распечатка введенного проекта резолюции для его подписания руководителем.
Контроль за прохождением и исполнением документа	Требуется оценка документа и восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронном виде. Формальная сторона может быть автоматизирована (автоматизация процедуры отслеживания фактических сроков исполнения документов).
Хранение документа в процессе исполнения	Обеспечение физической сохранности электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование); автоматизация средств поиска бумажного документа в процессе использования.
Списание в дело	Для документов на бумажной основе - отметка на документе и внесение в автоматизированную систему информации о списании документа в дело. Для документов . существующих только в электроном виде, требуется дальнейшая проработка комплекса вопросов организации их хранения, обеспечения физической сохранности, аудентификации и т.п.
Поиск	Может быть автоматизирован (необходима формулировка критериев поиска)
Хранение в архиве	Использование средств автоматизации для контроля за условиями хранения, противопожарной безопасностью, регулирования доступа в помещение архива и защиты информации в компьютерной системе. Создание фонда пользования архивных документов в электронной форме. Хранение документов на машинных носителях. Обеспечение физической сохранности электронных документов и баз данных ( в том числе резервное копирование); автоматизация средств учета и поиска бумажного документа в процессе архивного хранения.
Экспертиза ценности	Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронной форме. Формальная сторона (отбор дел по срокам хранения) может быть автоматизирована.
Уничтожение	Использование оборудования для уничтожения бумажных документов (измельчения бумаги) и для уничтожения записи на машинном носителе.

Приведенные примеры автоматизации отдельных функций работы с документами в процессе управления подтверждают следующее [6]:

1)даже традиционный (бумажный) документооборот в настоящее время немыслим без автоматизации и использования электронных документов;

2)существует необходимость комплексного подхода к использованию информационных ресурсов и систем, так как сейчас недостаточно автоматизации отдельных операций, а необходимо создание целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии;

3)при работе с любыми документами (бумажными или электронными) в процессе управления организацией или хозяйственной системой функция оценки информации остается за человеком; автоматизированные технологии призваны облегчить ее выполнение, но полностью заменить не могут.

Отмечая необходимость увеличения доли электронных документов в процессе управления, важно представлять особенности использования бумажных и электронных документов.

Бумажные и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации.

Рассмотрим только некоторые из них:

1)Время транспортировки документа.

Для бумажных документов эта характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т.п.). Электронные документы здесь имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных секундами и минутами.

2)Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию).

Для бумажных документов она может быть достаточно трудоемкой, особенно если нет продуманной системы классификации информации и документов. Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени.

3)Требования к оформлению документов.

Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Требования к оформлению электронных управленческих документов (большинства их реквизитов) еще не стандартизированы. Регламентируется пока только ряд вопросов использования ЭЦП [18].

4)Придание документу юридической силы.

Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.

Для электронных документов принципиальное значение имеет ФЗ «Об электронной цифровой подписи», призванный обеспечить правовые условия использования ЭЦП.

5)Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент.

Эту возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Вместе с тем есть и особенности.

На бумажном документе следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и т.п. обычно остаются. В случае ЭД, если позволяет его формат записи, требуемый фрагмент можно выделить, а затем это выделение убрать.

6)Возможность сделать копию.

В случае изготовления копии документа на бумажном носителе можно использовать несколько вариантов в зависимости от используемых технических средств.

В случае получения копии с ЭД трудоемкость и затраты времени получения копии значительно уменьшаются. Файл можно скопировать, дополнительно распечатать документ. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по ЭП.

7)Информационная безопасность и защита информации.

Для бумажных документов защита информации от несанкционированного доступа может быть обеспечена физической недоступностью документа (хранение в сейфе, в запираемом ящике стола и т.п.), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах (передача под расписку), а также другими организационными мерами.

Для ЭД эта задача решается использованием средств регламентации доступа пользователей к компьютерам и БД, использованием средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Отдельная проблема - техническая защита информации, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров [13].

8)Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком.

Сохранность документов на бумажном носителе определяется достаточно длительным периодом ее старения и разрушения.

При работе с ЭД важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Отсюда возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и средств ее аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу).

9)Сфера применения (бытования) документов.

Документы на бумажных носителях применяются повсеместно.

ЭД используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику.

Т.о., бумажные и электронные документы имеют свои преимущества.

Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Соответственно нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (так называемые документы со сроком хранения «Постоянно», поступающие затем в госархив).

С другой стороны, можно использовать преимущества ЭД при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего доведения информации и ее поиска в информационном фонде) ЭД имеют неоспоримые преимущества.

Кроме собственно документов важен и регламент работы с ними. Работа не по регламенту отнимает много времени. Дублирование документов, их потеря, неэффективный способ их прохождения могут существенно усложнить работу, повышают вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации [7].

При внедрении информационных технологий сокращение бумажного документооборота не происходит автоматически. Поэтому желательно, чтобы в комплексе мероприятий по внедрению электронного документооборота в организации использовались также меры по оптимизации использования бумаги (Бобылева, 26)

Таким образом, при существующем многообразии мнений о понятии «электронный документ», единого определения данному явлению не существуют ни в научном мире, ни в современном законодательстве. Идеальное понятие должно отражать обязательное наличие реквизитов, подписи. Понятие «электронного документа» не должно содержать такие непонятные обороты, как «пригодный для восприятия человека». Электронный документ - это электронная форма выражения информации, содержащая реквизиты и квалифицированную электронную подпись.

Следует отметить, что электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования ИС. Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.

1.2 Эволюция электронного документа

Уровень автоматизации процессов работы с документами, использование элементов электронного документооборота оказывают существенное влияние на организацию управленческого труда, появление новых особенностей в работе руководителей и специалистов. Новые элементы появляются практически во всех основных функциях работы с документами.

В настоящее время в информационной сфере происходят радикальные изменения, которые не могут не сказаться на различных аспектах управленческой деятельности. Эти изменения носят глобальный характер и рассматриваются как проявления информационной революции.

В качестве предшествующих информационных революций можно выделить первую -- изобретение письменности (т. е. создание самой возможности документирования);

вторую -- изобретение книгопечатания, давшее возможности тиражирования письменной информации; апогеем этой революции, начавшейся еще в эпоху Возрождения, стало появление печатных средств массовой информации;

третью -- началась во второй половине XIX в. и продолжилась в XX в., когда были изобретены и стали распространяться новые средства передачи информации: телефон, радио, телеграф, а также печатающие машинки и средства копирования документов;

четвертую -- началась в середине XX в. с изобретением и началом применения компьютерной техники; особо бурное развитие получила после начала массового промышленного производства персональных компьютеров, вследствие чего сфера их применения в настоящее время стала почти всеобъемлющей [6, c.60].

Характерными чертами современной, пятой, информационной революции являются развитие Интернета, создание глобальных телекоммуникационных сетей, разработка новых технологий в сфере фиксации, обработки, хранения и передачи информации, развития рынка услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий [6, c.60].

Рассмотрим историю развития электронных документов в нашей стране. Впервые проблемой комплексной автоматизации делопроизводства начали заниматься, как было уже сказано, в 1980-х гг. именно в государственном секторе - в самой серьезной организации Советского Союза - ЦК КПСС. Сначала была автоматизирована деятельность Общего отдела и ряда секретариатов. Общий отдел ЦК тогда был крупнейшим в ЦК КПСС, и через него проходили все поступающие в ЦК документы и все исходящие директивы. Затем в течение нескольких лет была автоматизирована вся система работы с документами в ЦК и Политбюро. Разработанная электронная система документооборота Секретариата и Политбюро ЦК далее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ [9].

Первые системы делопроизводства представляли собой одно рабочее место секретаря. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства. В то время, когда речь заходила об автоматизации документооборота, часто в эту сферу попадало множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме, - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты.

Первые СЭД (системы электронного документооборота) были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях. Такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы [9]. Стоимость производственных систем документооборота (так в то время назывались системы по управлению документооборотом) была весьма высока, и поэтому производственный документооборот применяли только в тех организациях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию.

Российский рынок систем электронного документооборота зародился только в 1990-х гг., когда начали создавать универсальные СЭД. Деятельность по разработке программного обеспечения по автоматизации делопроизводства была очень популярна, и на российском рынке было представлено более двух десятков подобных программ. Связано это с тем, что в данной области отсутствовала конкуренция со стороны западных фирм (несмотря на то что предложений с их стороны было много). Дело в том, что в России сложилась определенная методика работы с документами, отличная от западной. Документооборот в России имеет строго вертикальное направление, тогда как на Западе он стремится к горизонтальному, где документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. Кроме того, западные системы не выполняли часть функций управления документами, которые являются неотъемлемой частью традиционного российского делопроизводства (регистрационная система, контроль исполнения, подготовка отчетов, документационное обеспечение работы коллегиальных органов и т. д.) [7].

В то время как за многовековую историю своего существования документы на бумажном носителе обрели относительную устойчивость своих характеристик, электронные документы как явление и предмет управленческого труда находятся еще в начальных фазах своего развития, поэтому их характеристики будут развиваться дальше и дальше [6, c.27].

И, как можно было наблюдать за последние два десятилетия, это развитие происходит все более укоряющимися темпами. Однако, по-прежнему при проектировании документопотоков на практике, а также при разработке проектов нормативных и других актов, регламентирующих эту сферу, как правило, доминирует принцип подобия электронного и традиционного документа. При этом имеется в виду, что электронный документ отличается от бумажного лишь тем, что «информация в нем закреплена в электронно-цифровой форме». Из этого обычно делается вывод, что управленческий документооборот в электронной форме должен быть организован аналогичным образом с учетом также совместного применения бумажных и электронных документов в одних и тех же задачах и процессах управления.

Безусловно, определенную положительную роль такие взгляды сыграли в плане некоторого содействия расширению применения электронных документов, так как при решении вопросов нормативного регулирования не возводился жесткий барьер между традиционным и электронным документооборотом. Однако, данный подход был оправдан на тех стадиях, когда применение электронных документов носило локальный характер, ах количество было невелико. Сейчас этот подход себя исчерпал.

Принципиальное же значение имеет то, что за последние годы произошли качественные изменения в двух главных аспектах

1. От использования компьютерной техники лишь для подготовки управленческих документов (по сути как замена пишущей машинки) к возможности выстроить целостные технологии, основанные на применении электронных документов и электронного обмена информацией

2. На этой основе осуществляется переход от применения отдельных документов на машинном носителе к массовому применению электронных документов [6, c.27].

Задача расширения применения электронного документооборота может решаться не только в русле применения программно-технических средств, либо юридических и документоведческих аспектов. Требуется их синхронизация, сочетание этих направлений работы.

Вместе с тем кардинальные изменения в этой сфере связаны также с увязкой этих направлений, с разработкой и реализацией новых организационно-управленческих подходов, учитывающих взаимовлияние систем и технологий электронного документооборота и основных элементов системы управления. Кроме того, возрастающий уровень системности (в сравнении с бумажными документами) требуется при решении задач защиты информации, содержащейся в электронных документах. Здесь недостаточно принимать меры только по защите носителя информации: с учетом динамического характера электронного документа, его существования в электронной среде в защите нуждается весь комплекс задействованных программно-технических средств, включая каналы связи [6, c. 28].

Указанные факторы позволяют сделать ряд выводов, касающихся особенностей применения бумажных и электронных документов в сфере социально-экономического управления:

1. Различия электронного и бумажного документов носят многоаспектный, системный характер, что обусловлено особенностями не только носителя информации, но и формы представления информации и метаданных документа, а также различиями среды существования бумажных и электронных документов

2. Бесперспективно строить работу с электронными документами, полностью уподобляя ее процедурам работы с бумажными документами При общности основных стадий жизненного цикла бумажного и электронного документов особенности электронной среды создают принципиально новые возможности для их осуществления и требуют концептуальной разработки.

3. Современные системы электронного документооборота, по сути, представляют собой среду существования и обращения электронных документов, при этом обеспечивается хранение комплекса метаданных, отражающих жизненный цикл документа.

Таким образом, начало развития электронных документов в нашей стране относится к 70-80 гг. прошлого века. За последние два десятилетия развитие электронного документооборота происходит все ускоряющимися темпами, что связано с развитием компьютерной техники и информационных технологий. Что касается характеристик электронных документов, то они также находятся в развитии. В настоящее время в России получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий четко понимают, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но и является сильным экономическим фактором. По данным CNews Analytics, рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Основным потребителем СЭД является государственный сектор, и именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД [7].



Глава 2. Электронный документ в управленческой деятельности современных организаций

2.1 Нормативно-правовые основы работы с электронными документами

Правовое регулирование работы с электронными документами предполагает закрепление в нормативных правовых актах прежде всего понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными в различных сферах деятельности, особенно в области государственного управления. Применение электронных документов требует законодательного обеспечения их юридической силы, т. е. установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена. В связи с этим в современном законодательстве предпринимаются попытки создания определенных условий для использования в этих целях технологии электронной подписи.

Законодательные правовые акты и нормативно-методические документы изменяются, появляются новые законы и постоянно вносятся поправки в уже имеющиеся документы, что заставляет корректировать и постановку делопроизводства и организацию архивного хранения. Рассмотрим самые последние законодательные акты федерального уровня, касающиеся работы с электронными документами.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 6)[5] гласит, что в состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Поэтому экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. Однако в законе нет определения электронного документа - признается лишь сам факт его существования. Российский закон «Об электронной цифровой подписи»[2] дает неоднозначную формулировку: «электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Ключевым в этом определении является не слово «форма», а слово «документ».

Окончательный ответ на вопрос, что же такое электронный документ, дает Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[3] (с поправками, внесенными в 2011 г.).

Отношения, возникающие в информационной сфере при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации регулирует Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 6, 7, 8, 9, 10)[3]. Данный закон определяет термин «информация» как «сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления». По-новому трактуется «документированная информация» - как «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель»[9]. В нем же установлены принципы правового регулирования отношений в информационной сфере, более четко определен обладатель информационных ресурсов.

Вопросам доступа к информации в обоих законах уделяется достаточно внимания. При этом в новом законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» выделена государственная тайна, коммерческая тайна, служебная, профессиональная и иные тайны. Персональным данным в новом законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006 г. посвящен лишь один пункт статьи 9, так как одновременно с законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в этот же день Президентом РФ подписан отдельный Федеральный закон «О персональных данных». Обратим внимание на положения закона 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», посвященные электронным сообщениям, которые в развитие закона «Об электронной цифровой подписи» устанавливает, когда электронное сообщение становится электронным документом и, таким образом, получает юридическую силу. Пункты 3 и 4 статьи 11 гласят: «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе»[3]. При этом новый закон 2006 г. четко различает понятия «электронный документ» и «электронное сообщение». В нем рассмотрен вопрос об информационных системах, которые делятся на федеральные, региональные, муниципальные и др. Специальные статьи определяют права обладателей информации, порядок создания и эксплуатации информационных систем, в том числе специально статья 14 посвящается государственной информационной системе. Новым является раздел закона (ст. 15) об использовании информационно-телекоммуникационных сетей и порядке подключения к ним. Последний раздел закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» посвящен защите информации.

В 2011 г. был принят Федеральный закон N 63-ФЗ «Об электронной подписи»[4], который дает определение электронной подписи. Согласно этому закону, электронная подпись - «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». Что касается электронной цифровой подписи (ЭЦП), то в ее использовании для удостоверения юридической силы документов постоянного и долговременного хранения также были приняты некоторые меры по ее распространению. В 2011 г. был принят Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»[4], который содержит новые понятия и изменения в работе с электронными документами.

Во-первых, введение в действие этого закона признает утратившим силу закон «Об электронной цифровой подписи»[2]. В 2011 г. понятие «электронная цифровая подпись» было заменено термином «квалифицированная усиленная цифровая подпись».

Новая редакция закона «Об архивном деле»[29] обеспечивает предоставление пользователю справочно-поисковых средств и даже подлинников и копий необходимых ему документов в электронной форме. Сам пользователь получил возможность направлять в архив запросы и обращения в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе в сети Интернет.

Кроме того, нельзя не отметить изменения, которые были внесены Федеральным законом Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»». В большинстве своем эти изменения коснулись лишь формулировок и замены в других законодательных актах слова «электронная цифровая подпись» на «электронная подпись», но также нужно отметить утрату силы третьей части Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

В соответствии с действующим законодательством электронные документы являются объектами правовых отношений в различных областях общественной и частной жизни.

Определенные нормы, касающиеся прав граждан на информацию, вводит закон «О персональных данных» 2006 г. Этот правовой акт регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств автоматизации в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина, с учетом семейной и личной тайны, неприкосновенности частной жизни. Федеральный закон «О государственной тайне»[16] определяет понятие «носители сведений, составляющих государственную тайну» как «материальные объекты, в том числе физические поля, в которых сведения, составляющие государственную тайну, находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов». Этот закон устанавливает, что гриф секретности (т. е. реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений), проставляется на самом носителе и/или в сопроводительной документации на носитель. Федеральный закон «О коммерческой тайне» содержит положение о том, что меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя как определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну, и порядка обращения с такой информацией, так и нанесение на содержащие такую информацию материальные носители (документы) грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации.

Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство РФ. Например, в Гражданском кодексе РФ[1] признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Кодекс РФ об административных правонарушениях, Уголовно-процессуальный кодекс, Арбитражный процессуальный кодекс и Гражданский процессуальный кодекс содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств. Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ или их сети. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (2002) допускает представление в качестве письменных доказательств документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственно ручной подписи (ст. 75). Отраслевые кодексы содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих отраслях и сферах: Таможенный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ и др.[9]

В вышедшей 18 декабря 2006 г. четвертой части Гражданского кодекса РФ[1] использованию компьютерных технологий отведено заметное место. Программное обеспечение для компьютеров и базы данных в открывающей четвертую часть ГК статье 1225 отнесены к охраняемой законом интеллектуальной собственности. В нем же специально оговорены технологии архивного хранения записей. Например, статья 1279 гласит, что «запись может быть сохранена без согласия правообладателя в государственных или муниципальных архивах, если она носит исключительно документальный характер»].

В итоге появление целого ряда законодательно-правовых актов, затрагивающих вопросы использования компьютерных технологий в работе с документами, показывает, что сегодняшние реалии, широкое использование компьютерных технологий в работе с документами начинает постепенно находить отражение в законодательстве, не только разрешая, но и в отдельных случаях делая обязательным использование современных компьютерных технологий в работе с документами.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль [9].

Отношения, связанные с созданием, правовой охраной и использованием баз данных как результата творческого труда по подбору и организации данных, регулируются Федеральным законом «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных». Этим законом база данных определяется как «объективная форма представления и организации совокупности данных (например: статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ».

Требования к электронным документам могут содержать законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере. Например, в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» в Пенсионный фонд РФ может представляться информация как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи)[7].

Таким образом, мы можем говорить о постепенном совершенствовании законодательной базы работы с электронными документами. По большому счету это связано с усиленным внедрением компьютеризированных технологий в сферу работы государственного аппарата и предоставления государственных и муниципальных услуг. Большим шагом в развитии безбумажного документооборота стали законодательные акты, принятые в 2010-2011 гг.: ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и ФЗ «Об электронной подписи».

2.2 Природа электронных документов

При организации электронного документооборота необходимо помнить, что природа электронных документов - цифровая, с этим связаны особенности оформления документов и организации работы с ними.

Работа с документами в организациях любого уровня связана с решением целого спектра задач, объем и сложность которых растет вместе с ростом числа самих документов: поиск информации, поддержание ее в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д.

Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур (СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д.

Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ [16].

Например, на данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.

Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.

Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость. Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ [16].

А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.

Для идентификации при работе с электронными документами используются следующие реквизиты:

- наименование и обозначение документа;

- дата и время создания, последующего утверждения и последнего изменения;

- данные о создателях;

- данные о защите электронного документа;

- данные о средствах электронной цифровой подписи или средствах хэширования, необходимых для проверки контрольной характеристики или электронной цифровой подписи электронного документа;

- данные о программных и технических средствах, требуемых для воспроизведения электронного документа;

- данные о составе электронного документа [20].

Датой (временем) создания электронного документа принимается дата и время записи на носитель окончательной версии электронного документа. Датой (временем) изменения электронного документа принимается дата записи на носитель измененной части электронного документа.

Обозначения электронного документа присваиваются организацией-разработчиком в соответствии требованиям нормативных документов.

Для идентификации сменного носителя при работе с электронными документами используется этикетка. Этикетка содержит обязательные данные: имя владельца, номер и идентификатор сменного носителя, даты и время записи на данный носитель. На этикетке могут быть и другие сведения: наименование электронного документа, идентификатор справочного или головного файла и др. Размеры этикетки зависят от типа носителя. Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется удостоверяющего листа или посредством электронной цифровой подписи [20]. Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», придает электронным документам юридическую значимость [4]. Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи -- простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару. Простая электронная подпись (ЭП) - это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю. Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).

Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.

Квалифицированная ЭП (КЭП) отличается от неквалифицированной тем, что имеет квалифицированный сертификат, который выдан аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ) и соответствует определенным требованиям. Также средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КЭП должны быть сертифицированы ФСБ. КЭП самая защищенная из всех подписей.

В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.