По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ) [4].

Для удостоверения подлинности электронного документа посредством электронной цифровой подписи применяются процедуры производства и проверки электронной цифровой подписи. Лицо, создавшее электронные документы, удостоверяет их путем выработки электронной цифровой подписи по данным, составляющим электронные документы, с применением личного ключа подписи. При проверке достоверности электронной цифровой подписи используется открытый ключ, принадлежащий лицу, который удостоверил электронные документы.

Бумажный удостоверяющий лист должен содержать:

- обозначение электронного документа;

- даты (время) создания, утверждения электронного документа и последнего изменения;

- контрольные характеристики электронного документа или их составляющих частей;

- подписи лиц, ответственных за разработку, производство, согласование, утверждение, нормоконтроль электронного документа, а также печать [20].

На стадии обращения функции удостоверяющего листа может выполнять копия электронного документа на бумаге, заверенная лицами, ответственными за разработку, изготовление, согласование и утверждение электронного документа, и печатью.

Порядок хранения, учета и уничтожения электронных документов и утилизации носителей определяется организацией, хранящей электронные документы, и согласовывается с государственным органом по делопроизводству и архивам.

Ведомственный архив хранит электронные документы в специализированном хранилище или в выделенных помещениях длительного хранения информации. В регламенте работ ведомственного архива предусматривается резервирование копий электронных документов, которые хранятся отдельно от исходных электронных документов.

Руководством предприятия назначается лицо ответственное за обеспечение сохранности электронных документов.

Форматы электронных документов должны обеспечивать доступ к электронным документам, их распространение, воспроизведение и сохранение во времени. Для электронных документов с постоянным сроком хранения используются форматы файлов, согласованные с госархивом. В обратном случае электронные документы преобразовываются в необходимый формат к моменту передачи в госархив [6].

Резюмируя предшествующие рассуждения, можно сказать, что каждый электронный документ состоит из набора информации (текстовой, графической, аудио, видео и т.п.) - содержимого электронного документа, и карточки - формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.

Заключение

Проанализировав научную литературу и нормативно-правовые документы, можно констатировать, что наиболее полное определение электронного документа содержится в ФЗ от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», который гласит «электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

В настоящее время ни одна организация не обходится без электронных документов, однако, документы на бумажных носителях также имеют определенные преимущества. Поэтому эффективная организация документооборота и архива предполагает сочетание документов на бумажном, электронном, а при необходимости и на других носителях информации применительно к конкретным задачам

Анализ показал, что развитие электронных документов в нашей стране началось в 70-80 гг. прошлого века, когда в организациях стала появляться первая компьютерная техника. Но собственно электронные документы находятся еще в начале своего развития, поэтому их характеристики постоянно меняются. Выходят новые нормативно-правовые акты, регулирующие вид, структуру, требования к оформлению электронных документов, их передачу, хранение и т.п.

Необходимо отметить, что существует значительный зарубежный опыт правового регулирования общественных отношений в сфере электронного документа. В настоящее время законы об электронном документе действуют в Республике Армения, Республиках Беларусь, Молдова, Узбекистан, Казахстан.

В нашей стране следует выделить такие законодательные акты как принятые в 2010-2011 гг.: ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и ФЗ «Об электронной подписи», которые способствуют закреплению и совершенствованию правового регулирования электронного документооборота.

По своей природе электронный документ - цифровая информация. Он состоит из набора информации и реквизитов (карточки). Требования к набору реквизитов, виду документа определяется различными нормативно-правовыми актами.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить объем бумажных документов. Тем не менее, полностью исключить бумагу и перейти на электронную документацию невозможно, т.к. правовые нормы до сих пор требуют наличия бумажной документации, а значительная часть информации поступает в компанию не в электронном виде.

Список использованных источников и литературы

1. Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ / Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».

2. Федеральный закон от 10.01.2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. ФЗ от 08.11.2007 N 258-ФЗ) / Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».

3. Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. ФЗ от 27.07.2010 N 227-ФЗ, от 06.04.2011 N 65-ФЗ) / Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».

4. Федеральный закон от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. ФЗ от 01.07.2011 N 169-ФЗ) / Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».

5. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» / Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».

6. Бобылева, М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010.-- 295с.

7. Бушуева Е. Электронный документооборот в России: история и современное состояние дел // "Кадровик. Кадровое делопроизводство". -- 2012. -- № 5.

8. Демин, Ю. М. Делопроизводство подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. - СПб. : Питер, 2012. - 256 с.

9. Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот : материалы XIX междунар. науч.-практ. конф., 24-25 окт. 2012 г. / отв. ред. М. В. Ларин. - М. : У Никитских ворот, 2013. - 477 с.

10. Земсков А.И. Электронные публикации: Программа спецкурса. -- М.: МГУКИ, 2002. -- 178с.

11. Кабашов, С. Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот : термины и определения : учеб. пособие / С. Ю. Кабашов. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 319 с.

12. Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Делопроизводство. -- 2006. -- № 4. -- С. 3-7.

13. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления : учеб. пособие; под ред. Т. В. Кузнецовой. - М. : МЭИ, 2010. - 232 с.

14. Кузнецов С.Л. Новое в законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2006 г. // Делопроизводство. -- 2007. -- № 1. -- С. 46-49.

15. Ларин, М. В. Управление документацией в организациях : учеб. / М. В. Ларин. - М.: Науч. книга, 2002. - 288 с.

16. Ларин М.В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение // Вестник архивиста. -- 2008.-- № 4. - С. 106-124.

17. Макарова, Н. В. Компьютерное делопроизводство : учеб. курс / Н. В Макарова, Г. С. Николайчук, Ю. Ф. Титова. - СПб. : Питер, 2003. - 410 с.

18. Меркурьева Н. Требования к системам электронного документооборота / Управляем предприятием.-- 2012. -- №5 (16).

19. Семизорова, Е. Правовой режим электронного документа: проблемы правового регулирования / Юрист. -- 2011. -- №15. -- с. 34.

20. Тихонов В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов /В книге «Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив». - М.: Росархив. ВНИИДАД. РОИА. - 2000, с. 204-218.

21. Хургин, В. Еще раз об электронном документе/Информационные ресурсы России. - 2008. - №3. URL: http://www.aselibrary.ru.

• Размещено на Allbest.ru