Электронный документ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Электронный документ в современном делопроизводстве

2. Международные стандарты по форматам электронных документов

3. Нормативная база по форматам электронных документов

Заключение

Список использованных источников

Введение

Актуальность выбранной темы диктует время. Последнее десятилетие XX в. прошло под знаком бурного развития компьютерной техники и информационных технологий. В технологически развитых государствах реализуются программы по адаптации граждан к новой информационной среде.

До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась в первую очередь как инструмент повышения эффективности делопроизводственных служб, занятых составлением, перемещением, учетом и хранением бумажных документов.

В последнее же десятилетие заметный прогресс в области офисной автоматизации привел к тому, что авторы могут сами с помощью персональных компьютеров составлять документы, а нажатия нескольких клавиш достаточно для отправки любого числа копий документа адресатам независимо от их местонахождения.

Во многих странах создаются так называемые «электронные правительства», под которыми подразумевается представление в Интернете исчерпывающей информации о деятельности правительственных органов и интерактивное общение с гражданами.

Особое внимание уделяется развитию глобальных информационных систем. С этой целью формируется соответствующая законодательная база. Во многих странах ведется работа по принятию законов об электронных документах, некоторые их уже приняли.

Для начала, электронный документ можно определить как документ с записью информации для электронно-вычислительной машины. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а «экранность», основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск), что очень упрощает работу с документами. [3, с.50]

Любой электронный документ имеет свой определенный вид или формат. Формат электронного документа - это, если точнее, формат файла, в котором содержится текстовая или аудиовизуальная информация в закодированном виде, т.е. формат электронного документа определяет способ расположения и представления данных в электронном документе.

Текстовые форматы используются для создания текстов документов и чаще всего создаются при помощи текстовых процессоров. Выбор формата определяет способ хранения текста в файле и зависит, в первую очередь, от того, какие цели преследуют создатели документа, и какие приложения будут использованы в процессе последующей работы с документом.

Целью данной курсовой работы является анализ нормативной базы по проблеме использования электронного документа в современном делопроизводстве. В связи с поставленной целью в работе определены следующие задачи:

- дать характеристику понятия электронный документ и его формат, и определить его роль в современном делопроизводстве;

- изучить международные стандарты по форматам электронных документов;

- определить нормативно-правовую базу по стандартам электронных документов;

Объектом исследования в работе выступают нормативная база современного делопроизводства.

Предметом исследования выступает нормативная база по использованию электронного документа в современном делопроизводстве.

Методы - анализ, синтез, обобщение.

Курсовая работа состоит из введения, трех разделов, заключения и списка использованных источников.

1. Электронный документ в современном делопроизводстве

Современное общество постепенно входит в стадию «информационного общества», когда достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека основываются на информации и достижениях информатики.

Информация в истории развития практически всех цивилизации всегда играла одну из главенствующих ролей и служила основой для принятия решений на всех уровнях и этапах развития общества и государства.

В истории общественного развития можно выделить несколько информационных революций, связанных с кардинальными изменениями в сфере производства, обработки и обращения информации, которые привели в итоге к радикальным преобразованиям общественных отношений.

«Сегодня мы переживаем пятую информационную революцию, связанную с формированием и развитием трансграничных глобальных информационно-телекоммуникационных сетей, охватывающих все страны и континенты, проникающих в каждый дом и воздействующих одновременно и на каждого человека в отдельности, и на огромные массы людей. Например, Интернет». [9, с.68]

Управленческая деятельность охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, кадровые вопросы, контроль и т.д.

В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромные массивы информации. На их основе принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

Документ, зафиксировав информацию, обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование информации. [2, с.13]

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, т.е. в создании документов. Во многих случаях этот процесс обязателен.

Документированная информация составляет основу управления. В документах сосредоточено до 80% информационных ресурсов организации. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления - от рядового исполнителя до руководителя. [15, с.47]

Современное делопроизводство - это документирование деятельности организации, основанное на научной организации с применением современной техники. Оно охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению, контролю исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Использование электронных документов получило широкое распространение в большинстве сфер деятельности. В современном делопроизводстве электронные документы применяются не только наряду с традиционными бумажными документами, но и вместо них.

В делопроизводстве достаточно длительное время существовало определение документа как материального объекта с закрепленной (способом, созданным человеком) на нем информацией, предназначенной для передачи во времени и пространстве.

В соответствии с этим определением электронным документом можно было признать весь жесткий диск компьютера, но никак, например, не документы, хранящиеся на нем. [4, с.70]

С другой стороны определение электронного документа как документа, пригодного для автоматического считывания содержащейся в нем информации, также не соответствует современным делопроизводственным реалиям. По такому принципу любой бумажный документ можно считать «электронным», так как он пригоден для автоматического считывания информации с помощью сканера, но это не так.

ЭВМ обрабатывает исключительно компьютерную информацию - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, зафиксированные на машинном носителе в форме, доступной восприятию ЭВМ. [11, с.64]

Таким образом, документом на машинном носителе можно считать компьютерную информацию, которая имеет реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. Машинный носитель информации - это любое техническое устройство либо физическое поле, предназначенное для фиксации, хранения, накопления, преобразования и передачи компьютерной информации. [6, с.17]

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись.

Электронный документ с электронной цифровой подписью как форма является универсальным для документов, в которых фиксируется динамика отношений, особенно в гражданско-правовой сфере, что и закреплено законодательно. Но динамики не меньше и в системе государственного и муниципального управления.

Например, потребность органов государственной власти в ускорении доведения информации до исполнителей управленческих отношений, более широкие финансовые возможности системы государственного управления и меньший риск негативных последствий в случае возникновения сбоев и ошибок обусловливают развитие системы электронного документооборота.

Документальное оформление управленческой информации необходимо не только для передачи ее во времени и на расстояние, но также для осуществления текущего контроля исполнения принятых решений и анализа процесса управления с целью повышения его эффективности.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

До настоящего времени нет однозначного определения электронного документа. В 126 Федеральных Законах упоминается об электронном документе.

Впервые в «размытом виде» определение электронного документа появилось в Федеральном Законе 1995 года «Об информации, информатизации и защите информации» Хотя в более ранних законодательных актах упоминается понятие «электронный документ», но без расшифровки и определения

В Федеральном законе от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» дается определение: «Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме».

В этом определении внимание обращено лишь на форму предоставления информации данного класса документов, отличающую его от других. Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» утратит силу с 1 июля 2012 года.

По Федеральному закону от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Данное определение не является исчерпывающим.

Также в Федеральном законе РФ от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи» четкое определение электронного документа отсутствует, но в ст. 6 Закона «Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью» сказано:

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия…». [23]

Данный закон направлен на совершенствование действовавшего ранее законодательства, а также на расширение сферы использования и допустимых видов электронных подписей.

В Законе дается определение электронной подписи, в котором закреплен основной признак, присущий всем видам электронной подписи, -

возможность использования подписи для идентификации подписавшего информацию в электронно-цифровой форме физического или юридического лица.

Электронные цифровые документы в качестве объекта права следует рассматривать как обособленные или выделенные объекты и в тех же формах, в которых эти документы реально существуют как объекты деятельности и оборота в конкретных правоотношениях.

При всем этом файл как форма электронного документа должен выступать в качестве главного объекта правового регулирования, а сам документ должен иметь следующие элементы: само содержание информации; форма предоставления содержания; носитель информации.

Контрольной характеристикой файла является хэш-функция, позволяющая определить факт внесения в документ несанкционированных изменений. Хеш-функцию можно использовать для преобразования произвольного входного текста в подходящий формат. [18, с.59]

Файл представляет собой просто последовательность битов, компьютерные программы, сохраняющие данные в файле, должны как-то преобразовывать обрабатываемую ими информацию в последовательность битов и наоборот. [12, с.49]

Алгоритм такого преобразования, а также соглашения о том, как различные фрагменты информации после преобразования располагаются внутри файла и составляет все то, что входит в понятие «формат файла».

Выбор формата определяет способ хранения текста в файле и зависит в первую очередь от того, для каких целей документ создается, и какие приложения будут использованы для последующей работы с данным файлом.

По назначению форматы электронных документов можно условно разделить на следующие форматы:

- форматы для просмотра документа;

- форматы для просмотра и изменения документа;

- форматы для изменения документа.

По возможности переноса форматы электронных документов бывают:

- переносимые межплатформенно;

- переносимые межпрограммно;

- специализированные.

Как правило, четкой границы между этими категориями не бывает. Форматы, переносимые между различными платформами, могут быть и переносимыми межпрограммно. Специализированные форматы применяются в узких задачах и используются, как правило, только приложениями одной фирмы и чаще всего являются закрытыми.[13,с.100]

По доступности форматы могут быть открытыми и закрытыми.

Закрытые форматы всегда являются собственностью конкретной организации, которая использует их как для того чтобы гарантировать потребителю качество продукта, так и для защиты от заимствования технологии конкурентами.

Открытый формат - общедоступная спецификация хранения цифровых данных, свободная от лицензионных ограничений при использовании. В частности, должна быть возможность включать поддержку открытых форматов, как в открытое, так и в проприетарное (собственническое, несвободное) ПО, распространяемое по лицензиям, характерным для каждого из этих типов. [14, с.65]

Главная цель открытых форматов - гарантировать возможность доступа к данным в течение долгого времени без оглядки на лицензионные права и технические спецификации. Открытый формат электронного документа защищает потребителя не только при смене версий программы, но и дает возможность читать документы в условиях недоступности программы, при помощи которой был создан электронный документ.

Электронный документ последние годы постепенно вытесняет «бумажный», благодаря своей многофункциональности по сравнению с последним. [7, с.71]

Таким образом, в соответствии с прописанными в Федеральных Законах определения, понятие «электронный документ» можно представить следующим образом:

- электронный документ - это информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования;

- электронный документ - это форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе;

- электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

- электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

2. Международные стандарты по форматам электронных документов

Россия интенсивно проходит путь интеграции в мировое сообщество, и в этой связи все острее встает проблема установления единых требований (стандартов), в том числе в сферах информационных технологий и документационного обеспечения управления. Сегодня, когда функция делопроизводства в России как факт существует, а государство не регулирует эту сферу деятельности, создание и внедрение в практику работы организаций всех форм собственности этих документов - стандартов, позволяет не допустить хаоса в сферах документационного и информационного обеспечения управления.

Существует стандарт ISO 15489 «Information and documentation - Records management» («Информация и документация - Управление документами», 2001 г.), который содержит общие требования и четкую методологию управления любыми документами на всех видах носителей и во всех форматах, создаваемых и получаемых разнообразными организациями в процессе их деятельности, разработки и внедрения систем документооборота.

Международный стандарт ISO 15489-1:2001 явился одним из ключевых решений в условиях глобализации мировых экономических отношений.

Международный стандарт ISO 15489-1:2001 состоит из двух частей: «Part 1: General» (Общие принципы) и «Part 2: Guidelines» (Практическое руководство).

В первой части сформулированы наиболее общие требования и принципы управления документацией (создания, сбора и управления любыми документами на любых носителях) и информационными ресурсами, создаваемыми и получаемыми организациями любой формы собственности в процессе их деятельности.

Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1:2001. Этот документ фактически является техническим отчетом, который, согласно правилам ИСО, относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта.

Цель его разработки - предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1:2001. Данная методология основана на австралийском опыте работы (и сам стандарт изначально был создан на основе австралийских стандартов и лишь в процессе обсуждения в комитете ИСО приобрел универсальный характер, объединив в себе передовой опыт других стран).

Вместе с тем при обсуждении второй части ISO 15489-1:2001 выдвигались предложения заложить в технический отчет несколько вариантов методологий внедрения систем управления документами и тем самым снять противоречия, связанные с национальными особенностями ведения документации и управления документами.

Но ввиду сложности и разнообразия вариантов этих методологий было принято решение привести в техническом отчете лишь одну версию и отнести работу по выработке необходимой методологии к сфере деятельности национальных органов по стандартизации, управлению документами и архивами.

Поэтому в большинстве развитых стран мира при разработке национального стандарта пристальное внимание уделяется первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ.

В данном документе понятие «формата документа встречается все в том же «размытом виде»:

- электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности. При этом:

а) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными;

б) в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники),

в) в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.

- электронные системы управления документами должны быть спроектированы так, чтобы документы оставались доступными, аутентичными, достоверными и пригодными для использования независимо от любых изменений в системе на протяжении всего периода их хранения и использования.

Изменения в электронной системе управления документами могут включать миграцию, конвертирование, воспроизведение в других форматах или любые другие будущие способы воспроизведения документов. Если такие процессы происходят, следует сохранять свидетельство произведенных изменений, а также подробное описание любых изменений форм и форматов документов.

Сейчас в мире существует один наиболее зрелый стандарт на формат электронного документа - Open Document Format, который в 2006 г. был принят под номером ISO/IEC 26300.

OpenDocument представляет собой альтернативу частным закрытым форматам, (включая Word (.doc), Excel (.xls) и PowerPoint (ppt) -- форматы, используемые в Microsoft Office (97--2003)), а также формату Microsoft Office Open XML.

Помимо ODF, в 2005 г. был принят стандарт PDF/A - cтандарт ISO 19005-1:2005, который создан для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Стандарт определяет требования к программным продуктам, которые читают файлы формата PDF/A. «Совместимый редактор» должен следовать определенным правилам, включая следование управлению цветом, использование внедренных шрифтов при визуализации документа и создание содержимого аннотаций, доступное пользователям.

Применительно к России, Российское федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) приняло ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0». Документ идентичен принятому четыре года назад международному стандарту ISO/IEC 26300:2006.

В принятом Росстандартом документе описана XML-схема для офисных приложений и её семантика, которая «охватывает офисные документы, включая текстовые документы, электронные таблицы, диаграммы и графические документы, такие как рисунки и презентации, но не ограничивается этими типами документов».[16,с.30]

В принятом ГОСТе описана соответствующая спецификации Open Document 1.0 XML-схема для офисных приложений и ее семантика, которая охватывает офисные документы, электронные таблицы, диаграммы и графические документы, такие как рисунки и презентации, но не ограничивается этими типами документов. Документ вступил в действие 1 июня 2011 года.

Таким образом, наличие международных стандартов для формата электронного документа способствует распространению свободного программного обеспечения, особенно в государственном секторе, если это будет подкреплено соответствующими нормативными и административными актами данного государства.

3. Нормативная база РФ по форматам электронных документов

На государственном уровне Россия раньше, чем США, осознала необходимость построения документооборота по единому принципу, понимая ту роль, которую могут сыграть при этом СЭД. И в 2002 году появилась федеральная целевая программа «Электронная Россия». Целевую долговременную программу «Информационное общество 2011-2018 годов» разрабатывает в сегодняшнее время Минкомсвязи. Эта новая программа должна развивать ФЦП «Электронная Россия» и стать ее фактическим продолжением.

Осуществляться переход на предоставление государственных услуг в электронном варианте будет в пять этапов, которые определило правительство. Будет размещена информация об услугах на первом этапе на едином сайте, там же на втором этапе будут доступны бланки заявлений.

Предоставлять документы в электронном виде у заявителей будет возможность на третьем, отслеживать исполнение заказанной услуги заявители смогут на четвертом этапе. Первый и второй этапы планируют завершить до конца 2009 года, третий будет осуществлен в первом-четвертом кварталах следующего года. 4 завершится до 2 квартала 2011-го, а 5, когда услуги будут оказываться полностью в электронном виде, к 2018.

Необходимость стандартизации документации и ужесточения требований к ее оформлению привели к разработке федеральной целевой программы «Электронная Россия». Ее разработка велась в рамках стратегического плана экономического развития России на ближайшее время, которая началась еще в конце 1999 года.

Целью программы ставилось развитие экономики, важную роль в которой будет играть создание и потребление информационных продуктов и услуг. Одним из аспектов программы «Электронная Россия» стало положение о необходимости массового внедрения СЭД в государственных организациях. Этим решались не только вопросы стандартизации документации, но и повышения доверия населения к государственным органам. [27]

Электронный документооборот является полностью прозрачным, легко контролируемым, а значит, переход на него может снизить уровень коррумпированности государственных учреждений.

Принятие федеральной целевой программы «Электронная Россия» стало мощным толчком к распространению и внедрению систем электронного документооборота, как в государственных органах, так и в частных структурах. В рамках этой программы предусматривается также развитие телекоммуникаций.

Все это в результате привело к повышению спроса на соответствующие информационные продукты. Крупнейшими потребителями на рынке являются, прежде всего, правительственные организации, которые:

- во-первых, обязаны выполнять распоряжения правительства о стандартизации документооборота и переходе на электронные формы отчетности;

- во-вторых, имеют дело с огромным количеством документов, обработка и хранение которых должны быть организованы надлежащим образом. [17, с.88]

Государственные структуры, кроме того, были наиболее подготовлены к переходу на электронные носители в силу специфики своей работы, которая предполагает четкие стандарты делопроизводства, всегда имевшие место в государственных организациях. Стандарты эти закреплены внутриведомственными инструкциями и неукоснительно соблюдаются.

Однако переход на СЭД затрудняет отсутствие надлежащей нормативно-правовой базы по данному вопросу.

Некоторая часть электронных документов требует долговременного хранения. Следовательно, необходимо создание прочной нормативно-методической базы работы с электронными документами в делопроизводстве и архивах. Эта база в настоящее время недостаточна и несовершенна.

Законодательство РФ содержит следующие Федеральные законы, касающиеся электронного документа:

- «Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27 июля 2006 № 149-ФЗ; [21]

- «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года № 1-ФЗ; [25]

- «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 153-ФЗ; [19]

- «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004года №125-ФЗ; [20]

- «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ; [24]

- «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» № 210-ФЗ. В этом законе четко обозначена позиция государства на внедрение так называемого «электронного правительства»; [23]

- «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» от 15 декабря 2001 года №167-ФЗ; [22] и другие действующие 120 Федеральных Законов, определяющих возможность использования электронных документов в различных сферах социально-экономической деятельности.

Кроме Федеральных Законов, хотелось бы отметить нормативные документы, в которых электронные документы и их использованию в современном делопроизводстве уделено большое внимание.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, то есть определяют принципы и правила делопроизводства, которые являются общими для всех федеральных органов исполнительной власти.

Правила определяют электронный документ как равнозначный документу на бумажном носителе, если при документировании соблюдается установленный порядок его оформления, т.е. электронному документу придан официальный правовой статус. [1, с.73]

В целях внедрения системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) Правительство РФ 22 сентября 2009 утвердило

Положение о системе межведомственного электронного документооборота.

Положение о МЭДО является нормативной основой для создания единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия органов государственной власти и органов местного самоуправления.

Принято Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 478 «О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет».

8 сентября 2010 г. Правительство РФ приняло постановление № 697 «О единой системе межведомственного информационного взаимодействия».

Распоряжением правительства РФ № 176-р от 12.02.2011 принят План мероприятий по переходу ФОИВ на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.

Таким образом, выстраивается логическая цепочка нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы более широкого применения электронных документов в практике управления.

В Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г. в ст. 5 «Состав Архивного фонда Российской Федерации» указывается, что в Архивный фонд входят архивные документы независимо от вида носителя, в том числе электронные документы. [20].

Законодательные и иные правовые нормативные акты РФ в общих чертах регулируют вопросы применения электронных документов в управленческой деятельности. Фрагментарный характер законодательного регулирования электронных документов затрудняет их комплексное применение во всех сферах жизни общества и государства и не позволяет в полной мере использовать их преимущества перед бумажными документами.

Разработаны методические рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов. Эти рекомендации опубликованы на сайте Росархива.

Данные методические рекомендации учитывали и развивали положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19, а также «Основных правил работы архивов организаций» от 2002 года.

Дискуссионными остаются пока вопросы о видовом составе электронных документов, соотношении единиц учета и хранения, о необходимости введения новых учетных форм для электронных документов и другие чисто методические вопросы делопроизводства и архивного дела, решение которых нуждается в использовании накопленного международного опыта и опыта передовых архивов по информатизации их деятельности. [10, с.117]

При создании, хранении, использовании и т.д. электронных документов, пока нет четкой нормативной базы, поэтому следует руководствоваться Национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». В данном стандарте регламентируется управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности.

Стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие требования». Он распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы.

Стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов:

1. Область применения;

2. Нормативные ссылки;

3. Термины и определения;

4. Преимущества управления документами;

5. Нормативная среда;

6. Политика управления документами и ответственность;

7. Требования к управлению документами;

8. Проектирование и внедрение системы управления документами;

9. Процессы управления документами и контроль;

10. Мониторинг и аудит;

11. Обучение.

Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.

Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).

Действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы всех форматов и на всех носителях, создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27 декабря 2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Вместе с тем стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а значит, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества (СМК).

С учетом того, что специфика стандартов ИСО серии 9000, 14000 и других стандартов ИСО, регулирующих системы менеджмента качества различных сфер деятельности, заключается в:

- нацеленности на повышение конкурентоспособности продукции и услуг, доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов;

- на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в т.ч. нормативной) среды и другими факторами, можно провести прямую аналогию с ИСО 15489-1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для процессов управления документами, в частности сферы документационного обеспечения управления.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел - «Политика управления документами и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами.

Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами.

Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени».

Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами».

Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере не был отражен.

Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени.

В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.

В разделе стандарта, посвященном вопросам проектирования и внедрения систем управления документами, описываются:

- характеристики систем управления документами, основными из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность и др.;

- процесс проектирования и внедрения системы управления документами и его методология;

- описывается механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны».

Сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе».

Методология проектирования и внедрения системы управления документами, заложенная в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, проста и логична. Она включает в себя несколько «задач» (этапов), которые допускается выполнять на различных стадиях проектирования и внедрения системы управления документами, «многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами. [27, с.42]

Важная особенность национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 - его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства.

Одним из нововведений данного стандарта является стандартизированная возможность распределенного хранения и управления документами, которая предоставляет организациям право физически хранить документы в одной организации.

Управлять ими и возложить ответственность за их сохранность либо на организацию - создателя документов, либо на другой полномочный орган, при условии, что правовая и нормативная среда это позволяют. [18, с.201]

Таким образом, законодательство в сфере электронного документооборота нуждается в совершенствовании, причем постоянном, т.к. разработка нового формата - это не единичный случай, а учитывая сложившуюся тенденцию «информатизации общества», переход на «электронное документирование» является планомерным необратимым процессом.

Заключение

Современное общество по праву можно считать информационным или по крайней мере стремящимся к такому. Мир компьютерных технологий начинает охватывать все сферы производства. Информация всегда играла решающую роль в жизни общества. Эффективность управления любой организации, предприятия, государственного учреждения зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

Документ, зафиксировав информацию, обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование информации.

С началом автоматизации предприятий и документы претерпевают изменения. На смену «бумажному» документу приходит электронный документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронный документ - информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.

Создание и внедрение стандартов, в практику работы организаций, позволяет не допустить хаоса в сферах документационного и информационного обеспечения управления. Для России это является наиболее актуальным, так как государство фактически не регулирует делопроизводство.

Стандарты регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций. Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам.

Формат электронного документа - это формат файла, в котором содержится текстовая или аудиовизуальная информация в закодированном виде. Выбор формата определяет способ хранения текста в файле и зависит в первую очередь от того, для каких целей документ создается, и какие приложения будут использованы для последующей работы с данным файлом. Форматы файлов можно классифицировать по назначению, по доступности и по возможности переноса. Формат может быть закрытым и открытым.

Открытый формат - общедоступная спецификация хранения цифровых данных, свободная от лицензионных ограничений при использовании.

Вопросы о форматах, в которых программы сохраняют свои данные, являются проблемой международного уровня, а значит, формат документа должен быть стандартизированным. Мировая практика показывает, что ни бизнес, ни государственные органы не могут позволить себе быть зависимыми от закрытых форматов документов.

Стандартный формат - это частный случай открытого формата. Открытый формат не всегда является стандартным, но стандартный формат всегда является открытым. Открытые форматы могут приниматься ISO в качестве стандартных.

Сейчас в мире существует стандарт на формат электронного документа - Open Document Format, который в 2006 г. был принят под № ISO 26300 (ISO/IEC 26300:2006). С 1 июня 2011 в России данный формат стал стандартным форматом.

В 2005 г. был принят стандарт PDF/A - cтандарт ISO 19005-1:2005, который создан для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Четкой нормативно-правовой базы электронный документ не имеет и это является большой проблемой. Существует несколько законов по информатизации, автоматизации, архивировании, в которых упоминается электронный документ или дается определение электронного документа.

В мировой и российской практике делопроизводства заложены основы нормативной базы по работе с электронными документами, что облегает процесс разработки, внедрения и использования систем электронного документооборота.

нормативный электронный документ делопроизводство

Список использованных источников

1. Артемова, С.В. Информатика [Текст] / С.В. Артемова. - Тамбов: ТГТУ, 2001. - с.160.

2. Березина Н.М. Современное делопроизводство [Текст] / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова - СПб.: Питер, 2007. - с.224.

3. Глотова Т.В. Объектно-ориентированная методология разработки сложных систем [Текст] / Т.В. Глотова. - Пенза: ПГУ, 2001. -с.49.

4. Городецкий А.Я. Информационные системы. Вероятностные модели и статистические решения [Текст] / А.Я. Городецкий. - СПб: ГПУ, 2003. - с.326.

5. Диго, С.М. Базы данных. Проектирование и создание [Текст] / С.М. Диго. - М.: ЕАОИ, 2008. - с.171.

6. Захаров, Н.Г., Рогов, В.Н. Синтез цифровых автоматов [Текст] / Н.Г. Захаров, В.Н. Рогов. - Ульяновск: УлГТУ, 2003. - с.135.

7. Избачков Ю.С. Информационные системы [Текст] / Ю.С. Избачков, В.Н. Петров, М.: Высшая школа, 2006. - с.656.

8. Каймин, В.А. Информатика [Текст] /В.А. Каймин. - М: Инфра, 2002. - с.272.

9. Ковалева, Н.Н. Информационное право России [Текст] / Н.Н. Ковалева. - М.: Дашков и К, 2008. - с.359.

10. Козырев, А.А Информатика. [Текст] / А.А. Козырев. - СПб: изд. Михайлова В.А., 2005. - с.511.

11. Кулаков, Ю.В.Тесты по информатике. Решение задач [Текст] / Ю.В. Кулаков. - Тамбов: ТГТУ, 2002. - с.24.

12. Лидовский, В.В. Теория информации [Текст] / В.В. Лидовский. - М.: Компания Спутник, 2004. - с.111.

13. Майстренко, А.В. Информатика [Текст] / А.В. Мастренко. - Тамбов: ТГТУ, 2002. - с.96.

14. Макарова, Н.В. Информатика [Текст] / Н.В. Макарова. - М.: Финансы и статистика, 2001. - с.768.

15. Попов, С.Г. Социальный менеджмент [Текст] / С.Г. Попов. - М.: Ось-89, 2009. - с.160.

16. Симонович, С.В. Информатика: Базовый курс [Текст] / С.В. Симонович. - СПб.: Питер, 2001. - с.640.

17. Турчинов, А.И. Управление персоналом [Текст] / А.И. Турчинов. - М.: 2002. - с.488.

18. Угринович, Н.Д. Информатика и ИКТ. Базовый курс [Текст] / Н.Д. Угринович. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2005. -с. 205.

19. Федеральный Закон «О персональных данных» [Электронный ресурс]: Федеральный Закон от 27 июля 2006 года № 153-ФЗ //CПС Консультант плюс.- Электрон. текст. дан.- Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб.414. Акад. культуры и искусств Тамб. гос. ун.-та им. Г.Р. Державина.- Загл. с титл. экрана.

20. Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» [Электронный ресурс]: Федеральный Закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ//CПС Консультант плюс.- Электрон. текст. дан.- Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб.414. Акад. культуры и искусств Тамб. гос. ун.-та им. Г.Р. Державина.- Загл. с титл. экрана.

21. Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [Электронный ресурс]: Федеральный Закон Российской Федерации от 27 июля 2006г.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» //CПС Консультант плюс. - Электрон. текст. дан.- Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб.414. Акад. культуры и искусств Тамб. гос. ун.-та им. Г.Р. Державина.- Загл. с титл. экрана.

22. Федеральный Закон «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» [Электронный ресурс]: Федеральный Закон от 15 декабря 2001 года №167-ФЗ //CПС Консультант плюс.- Электрон. текст. дан.- Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб.414. Акад. культуры и искусств Тамб. гос. ун.-та им. Г.Р. Державина.- Загл. с титл. экрана.

23. Федеральный Закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» [Электронный ресурс]: Федеральный Закон № 210-ФЗ//CПС Консультант плюс.- Электрон. текст. дан.- Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб.414. Акад. культуры и искусств Тамб. гос. ун.-та им.Г.Р.Державина.- Загл. с титл. экрана.

24. Федеральный закон «Об электронной подписи». [Электронный ресурс]: Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. №63-ФЗ (ред. от 01.07.2011) - ст. 6, п. 1, п. 2.//СПС Консультант плюс.-Электрон. текст. дан.- Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб.414. Акад. культуры и искусств Тамб. гос. ун.-та им.Г.Р.Державина.- Загл. с титл. экрана.

25. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». [Электронный ресурс]: Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002г.№1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»//CПС Консультант плюс.-Электрон. текст. дан.- Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб.414. Акад. культуры и искусств Тамб. гос. ун.-та им.Г.Р.Державина.- Загл. с титл. экрана.

26. Шапиро, С.А., Шатаева, О.В. Основы управления персоналом в современных организациях. Экспресс-курс [Текст] / О.В. Шатаева. - М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008. - с.400.

27. Школа профессионального секретаря: статья //спр. секретаря и офис менеджера. - 2011. -№2.

Размещено на Allbest.ru