Размещено на http://allbest.ru

Перечень сокращений, символов

БД - база данных;

ИС - информационная система;

СУБД - система управления базами данных;

MS - Microsoft.

Введение

В нынешнее время - время прорыва информационных технологий важной характеристикой для человека становится скорость доступа к информации. Такие услуги предлагает телевидение, радио и, конечно же, Internet. Но в конкретных задачах и они не могут ускорить доступ к данным, которые требуются для каждого конкретного человека или группе лиц.

Требования по хранению информации предоставляютей жесткие рамки для использования. Например, пользователь компьютера, прежде чем выбрать с носителя файл информации должен выполнить большое количество действий - это значительно снижает скорость работы. Такие же процессы проходят и с огромным количеством файлов информации.

В таких случаях на помощь пользователю разработаны базы данных и системы по управлению базами данных.

Использование баз данных ощутимо повышает производительность труда пользователей и упрощает использование разных средств по использованию данных. Появление баз данных явилось мало не важнейшим событием для группы людей, которые постоянно имеют дело с большим количеством обрабатываемых данных.

Но создание базы данных - дело кропотливое и сложное. Правильно созданная база может облегчить жизнь специалисту в некоторой предметной области, а неверно созданная база может значительно усугубить доступ к данным и жизнь пользователям.

В данной работе будет проводится разработка информационной системы отдела кадров салона красоты.

Основной целью создания базы является упрощения работы отдела кадров салона красоты, минимизация времени на обработку информации, повязанной с персоналом салона красоты, повышение качества обслуживания клиентов.

Реализация поставленной задачи проводится в СУБД Access - составной части пакета прикладных программ MSOffice. Это реляционная СУБД, которая располагает широкими возможностями для создания баз, развитыми и удобными средствами и методами доступа к данным.

Поскольку СУБД Access является табличной, то в создаваемой системе будет использоваться реляционная модель данных. Стоит отметить, что данная модель является одной из наилучших в наше время с точки зрения удобности обработки информации, хранения данных.

1. Структурный системный анализ

1.1 Анализ предметной области

Правильная организация работы отдела кадров всегда является важным моментом в функционировании любого предприятия, поскольку зависимость всех сотрудников от вовремя полученного приказа об принятии на работу и увольнении, правильного сосчитанного стажа, быстро выполненного перевода очень велика.

Сотрудники отдела кадров вынужден работать с большим количеством кадров. Это приводит к бумажной «волоките», которая является источником огромного количества бумаги. У начальников отделов кадров хранится большое число приказов, анкет, личных дел и других документов, которые являются обязательными при такой работе.

Поэтому возможность хранения и выполнения этих документов в электронном виде всегда является актуальной и важной. Все имеющиеся документы - это результат выполнения каких-то кадровых операций. А специалисту должна предоставляться возможность выполнения кадровых операций на персональном компьютере, что более эффективнее, удобнее и быстрее.

Салон красоты «Афродита» было основано 1 сентября 2011 года. Сначала он представлял небольшую парикмахерскую на окраине Москвы. Современем она переезжала из одного места в другое, при этом расширяя возможности, меняя площадь помещения и закупая новейшее оборудование.

На нынешний день салон красоты - это процветающее предприятие, которое арендует отдельное трёхэтажное здание. Сотрудники предлагают широкий спектр услуг салона, подкреплённый большим количеством квалифицированных мастеров, а также наличием современного оборудования.

Создаваемая информационная система предназначена для обеспечения автоматизации работы отдела кадров салона красоты «Афродита».

Информационная система салона красоты разрабатывается с целью:

- организация доступа к информации для сотрудниковсалона красоты без непосредственного участия администратора базы данных;

- автоматизации работы с документами, которые являются специфичными для отделов кадров (штатное расписание, картотека и т.д.).

Опишем принцип работы отдела кадров салона красоты.

В случае, если в салоне имеются вакансии, сотрудники указанного выше подразделения занимаются поиском необходимых кадров.

В случае, если такой персонал найден, то оформляются документы (личные данные и картотека). Стоит отметить, что основным документом, который используется для регламентации количество сотрудником в разрезе по должностям является штатное расписание.

1.2 Анализ требований к информационной системе

К создаваемой системы выставляются такие требования:

- автоматизировать основные профессиональные процессы в отделе кадров салона красоты;

- использовать сущности, которые максимально отображают суть реальных документов (штатное расписание, картотека, личные данные о сотрудниках);

- обеспечить ввод данных в соответствующие таблицы с помощью форм (формы «Личные данные», «Карточки сотрудников», «Отпуски»);

- решить задачи по отборе данных с базы:

· Отбор всех сотрудников, которые уволены с салона красоты (запрос на выборку «Уволенные сотрудники»);

· Вычисление фактической зарплаты для каждого из сотрудников на основе оклада, надбавки и премии (запрос с вычислением «Фактическая зарплата»);

· Отбор всех сотрудников, стаж которых более введенного с клавиатуры количества лет (Параметрический запрос «Стаж сотрудников»);

· Отбор данных с нескольких таблиц - вычисление надбавок в разрезе по сотрудникам и должностям (перекрестный запрос «Надбавка сотрудникам»).

Защита от несанкционированного доступа реализована с помощью установки пароля на базу данных стандартными методами пакета прикладных программ MSOffice(пароль: 1111);

Условия по эксплуатации системы следующие:

- реализация и функционирование - IBM-совместимый ПК;

- требуется наличие установленного пакета прикладных программ MSOffice;

- правила эксплуатации являются стандартными для программного обеспечения

1.3 Техническое задание на разработку ИС

1. Общие сведения

Наименование системы «ИС отдела кадров салона красоты».

Программный продукт создан на основании задания на контрольную работу.

2. Назначение и цели создания системы

Система предназначена для автоматизации основных процессов, функционирующих в отделе кадров салона красоты.

3. Характеристики объекта информатизации

Объектом информатизации является салон красоты «Афродита», адрес: г.Москва, ул. Куйбышева,420.

4. Требования к системе

Система должна проводить сбор, хранение данных и выдачу информации по запросам пользователей, а именно:

- обеспечить корректный ввод данных в базу;

- использовать стандартные методы Access для просмотра данных;

- выполнять запросы по основным задачам работников отдела кадров салона красоты.

Численность персонала отдела кадров - произвольная, квалификация - на уровне пользователя. Режим работы персонала с информационной системой - произвольный.

Требования к надежности являются стандартными для программных продуктов и соответствуют требованиям, которые предоставляются к другим информационным системам салона красоты.

Для защиты от несанкционированного доступа используется пароль, заданный стандартными методами СУБД Access.

Информационное обеспечение - законы, нормативно-правовые акты РФ и другие документы, регламентирующие функционирование салона красоты в кадровом разрезе.

Программное обеспечение - MSAccess, WindowsXPи выше.

Техническое обеспечение:

процессор - IntelPentium 4 CPU 2.2GHz;

оперативная память DDR, 512 Mb;

видеокарта - Intel 82915GExpres 128 Mb;

сетеваякарта - Realtek RTL8139Fast Ethernet;

DVD/CD-RW Sony C320EE;

жесткий диск WD1600JS 500Gb;

стандартная клавиатура (101/102 клавиши);

монитор Belinea С 17 дюймов.

5. Содержание и состав работ по созданию системы

Этапы работы:

- Концептуальное проектирование;

- Инфологическое проектирование;

- Физическое проектирование;

- Тестирование системы;

- Ввод в эксплуатацию;

- Поддержка.

Документом, который оформляется после проведения всех работ является справка о внедрении.

2. Диаграммы потоков данных

2.1 Контекстная диаграмма

Контекстная диаграмма предназначена для описания цели моделирования, области и точки зрения. Обычно в качестве такой точки выбирают точку зрения лица, ответственного за работу системы в целом.

Рисунок 1 - Контекстная диаграмма процесса

На рис. 1 показана контекстная диаграмма для модели функционирования отдела кадров салона красоты.

2.2 Диаграммы, детализирующие процессы

Рассмотрим уровни декомпозиции для контекстной диаграммы.

Первый уровень состоит из таких блоков (рис.2):

- вход в систему - описывается процесс входа в систему;

- вести базу данных - блок описания ведения базы данных.

- формировать отчеты - описание процедур формирования отчётов по запросам пользователей.



Рисунок 2 - Первый уровень декомпозиции

Рассмотрим блок «Вести справочники» (рис. 3):

- вести справочник подразделений;

- вести справочник операций;

- вести справочник должностей;

- вести справочник пользователей.

Рисунок 3 -Блок «Вести справочники»

Стоит отметить, что данные диаграммы являются типичными для описания процессов, которые протекают в отделах кадров.

3. Структура информационного фонда

Рассмотрим структуру информационного фонда базы данных.

Список данных, которые хранятся в главных таблицах:

- Алфавитный номер;

- ФИО;

- Дата рождения;

- Пол;

- Образование;

- Телефон;

- Должность;

- Дата приема;

- Дата увольнения;

- Стаж;

- Дополнительные сведения.

Список данных, которые хранятся в подчиненных таблицах:

- Алфавитный номер;

- Дата начала отпуска;

- Срок;

- Замечания;

- Количество штатных единиц;

- Оклад;

- Надбавка;

- Премия;

- Вакансия.

Список данных, которые используются для параметрических запросов:

- ФИО;

- Стаж;

- Оклад.

Множеством входных данных являются личные данные сотрудников, штатное расписание.

Выходными данными являются результаты описанных выше запросов.

4. Инфологическая модель данных

Инфологическая модель включает такое формализованное описание рассматриваемой предметной области, которое легко читается не только администраторами баз данных.

Инфологическое проектирование связано с представлением семантики предметной области для модели БД. Реляционная модель в силу своей лаконичности и простоты не позволяет отобразить всю семантику, то есть истинный смысл предметной области.

Рассмотрим инфологическую модель данных для создаваемой информационной системы:

Рисунок 4 - Инфологическая модель базы данных

Как видно с рис.4. в данной инфологической модели отсутствуют отношения «многие-ко-многим», а значит данная модель нормализована и приведена к 3НФ.

5. Физическая структура реляционной БД

Рассмотрим объекты БД, которые созданы для функционирования информационной системы.

Рисунок 5 - Структура таблицы «Карточки сотрудников»

Рисунок 6 - Структура таблицы «Личные данные»

Рисунок 7 - Структура таблицы «Отпуски»



Рисунок 8 - Структура таблицы «Штатное расписание»

Стоит отметить, что для автоматизации ввода данных в таблицу создано несколько выпадающих списков с помощью типа данных Мастер подстановки. Например, поля «Пол», «Должности» (рис.9).

Рисунок 9 - Поле со списком «Должности»

Перед выполнением ввода данных необходимо связать созданные таблицы. Для этого на схеме данных нужно добавить все таблицы и создать связи. Продемонстрируем этот процесс на примере таблиц «Личные данные» и «Карточки сотрудников».

Перетянув ключевые поля друг на друга, откроется окно (рис.10):

Рисунок 10 - Изменение связей

В данном окне необходимо поставить три флажка для обеспечения целостности данных и нажать ОК.

В результате получим (рис.11):

Рисунок 11 - Результат связывания таблиц «Личные данные» и «Карточки сотрудников»

Выполнив связывание всех таблиц, в результате получим (рис.12):

Рисунок 12 - Схема данных базы салона красоты

Введем данные у созданные таблицы (рис. 13-16).

Рисунок 13 - Таблица «Карточки сотрудников» в режиме просмотра

Рисунок 14 - Таблица «Личные данные» в режиме просмотра

Рисунок 15 - Таблица «Отпуск» в режиме просмотра

Рисунок 16 - Таблица «Штатное расписание» в режиме просмотра

Для удобного и корректного ввода данных используется такое объект базы данных как форма.

Формы можно создать с помощью мастера, конструктора или автоматическим созданием (автоформа).

Рассмотрим формы, созданные для рассматриваемой базы салона красоты (рис.17-20):

Рисунок 17 - Форма «Карточки сотрудников»

Рисунок 18 - Форма «Личные данные»

Рисунок 19 - Форма «Отпуски»



Рисунок 20 - Форма «Штатное расписание»

Отметим, что в правом верхнем углу каждой формы имеется кнопка для закрытия формы.

Для автоматизации часто повторяемых действий в офисных приложениях используют макросы. Рассмотрим для примера создание макроса с помощью которого будет открываться форма «Карточки сотрудников» и закрываться главная форма (рис.21):

Рисунок 21 - Макрос «Отк карточки сотрудников»

Отметим тот факт, что форма открывается только для добавления данных (указан соответствующий режим данных).

Аналогично создаются и остальные макросы.

6. Интерфейс БД

6.1 Форма - меню

Для реализации дружественного интерфейса в MSAccess есть возможность создания кнопочных форм, которые выполняют роль навигационного меню.

Создадим кнопочную форму для имеющейся базы данных для этого создадим пустую форму и разместим надписи и метки так, как показано на рис. 22:

Рисунок 22 - Главная форма в режиме конструктора

Для того, чтобы назначить кнопке какое-то действие, необходимо назначить ей один из созданных макросов. Например, для того, чтобы кнопка «Уволенные сотрудники» открывала запрос на выборку, необходимо вызвать свойство кнопки и на вкладке «События» указать необходимый макрос (рис.23):



Рисунок 23 - Назначение макроса кнопке

В результате получим следующую форму-меню (рис.24):

Рисунок 24 - Форма-меню

6.2 Последовательное открытие и закрытие необходимых форм

Для реализации последовательного открытия форм, а именно при открытии одной формы главная форма закрывается и наоборот необходимо создать соответствующий макрос. Пример такого макроса показан на рис. 21.

6.3 Наличие вычисляемых полей в формах

Для проведения простейших вычислений в формах есть возможность создания вычислительных полей. Например, в форме «Штатное расписание» создано 2 вычислительных поля, которые проводят суммирование окладов и надбавок. Для этого необходимо ввести формулы (рис.25):

Рисунок 25 - Создание вычислительных полей в форме

В результате получим (рис.26):

Рисунок 26 - Результат создания вычислительного поля

6.4 Защита от несанкционированного доступа (пароль)

Для установки пароля на базу необходимо открыть базу в режиме монопольного доступа и нажать Файл - Шифровать базу (рис.27):

Пароль - 1111



Рисунок 27 - Задание пароля базы данных

В результате при открытии базы буде произведена защита от несанкционированного доступа (рис.28):

Рисунок 28 - Ввод пароля

Заключение

автоматизация учет информационный

Информационная система - это совокупность организационных, технических, информационных или программных средств, что объединены в систему с целью хранения, обработки, сбора и выдачи данных. Информационные системы предназначены для выполнения конкретно заданных функций в соответствующей предметной области. В рамках нынешнего понимания информационной системы персональный компьютер является главным инструментом для обработки информации. Ядром операционной системы является база данных.

Внедрение самых новых информационных систем в различные сферы жизни уже далеко не новинка. Автоматизация процессов некоторого учреждения или предприятия позволяет повысить эффективность функционирования отдела или работы персонала, а также качество обслуживания в работе с клиентами.

В нынешнее время в жизнедеятельности автоматизация играет всё большую роль. Это также касается и автоматизации обработки информации. На этапе развития ИТ-технологий большую популярность имеет создание баз данных. Они применяются в разных областях: от учёта книг в библиотеках или архивах до продажи билетов, учёта успеваемости студентов и т.д.

Результатом выполнения работы стало разработанная система, основанная на базе данных, позволяющее автоматизировать работу по учету и процессам составления документов в отделе кадров салона красоты. Полученное приложение отвечает требованиям предметной области, а таблицы базы данных отвечают всем требованиям нормализации, что в свою очередь позволяет обеспечить непротиворечивость и целостность информации.

Средствами СУБД Access создан дружественный пользовательский интерфейс. Данное приложение позволяет решить все задачи, которые сформулированы сформулированные в задании для курсовой работы.

Смотря на то, что база не профессиональная, а учебная, некоторые данные о кадрах не были включены в системы. К ним относятся: военная обязанность, поощрения и т.п.

Но, стоит отметить, что разработанная в база данных быстро дополняется информацией при необходимости разработки профессиональной базы.

Список использованных источников

1. Агальцов В.П. Базы данных. В 2-х томах. Т.2. Распределенные и удаленные базы данных: Учебник/В.П. Агальцов.-М.: ИД ФОРУМ,НИЦ ИНФРА-М, 2013.-272 c.

2. Агальцов В.П. Базы данных. В 2-х томах.Т.1. Локальные базы данных: Учебник/ В.П. Агальцов.- М.: ИД ФОРУМ,НИЦ ИНФРА-М,2013.-352 c.

3. Голицына О.Л. Базы данных/О.Л. Голицына, Н.В.Максимов, -И.И.Попов. - М.:Форум, 2004. 352 c.

4. Голицына О.Л. Базы данных: Учебное пособие/О.Л.Голицына, Н.В.Максимов, И.И.Попов. - М.:Форум, 2012.- 400 c.

5. Карпова И.П. Базы данных:Учебное пособие /И.П. Карпова. - СПб.:Питер, 2013.- 240 c.

6. Кириллов В.В. Введение в реляционные базы данных./В.В. Кириллов, Г.Ю.Громов.-СПб.: БХВ-Петербург, 2012.-464 c.

Размещено на Allbest.ru