Автоматизированная система работы салона красоты "Еstel"

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Сибирский государственный университет»

Кафедра систем информатики и управления

Курсовая работа

на тему

«Автоматизированная система

работы салона красоты Еstel»

Новокузнецк, 2013

Содержание

Введение

Глава 1. Характеристика объекта информатизации

1.1 Цели и задачи информационных технологий в управлении предприятием

1.2 Сущность методов количественного и качественного анализа управленческой информации

Глава 2. Характеристика объекта информатизации

2.1 Общая характеристика ООО «Салон красоты «Estel» как структуры частного бизнеса в г. Прокопьевске

2.2 Особенности применения информационных технологий в салонах красоты

Глава 3. Обзор систем автоматизации для салонов красоты

3.1.1С-Рарус: Комильфо: Салон красоты

3.2 Программный комплекс ArchiSport

3.3 Система комплексного управления салонами красоты «UNIVERSE-Красота»

Глава 4. Постановка задач

4.1 Постановка задачи построения базы данных документов

4.2 Постановка задачи построения автоматизированной системы электронного документооборота

Глава 5. Типовая задача многокритериального выбора технического средства - АЦП

Заключение

Библиографический список

база данный электронный документооборот



Введение

Построение и развитие информационного общества признается ведущей мировой тенденцией XXI в., которая определяет необходимость формирования глобальных информационного и экономического пространств. Новая технологическая парадигма информационного общества базируется на электронике и генной инженерии, а ее основой является информационные системы и технологии. Эта парадигма заменяет парадигму индустриального общества.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом.

Наиболее очевидным способом повышения эффективности трудового процесса является его автоматизация. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления предприятиями индустрии красоты.

В качестве варианта внедрения автоматизированной системы работы салона красоты рассмотрим несколько вариантов систем, предлагаемых сегодня на рынке, и применим ее к рассматриваемой организации.

В последние годы в Российской Федерации накоплен значительный опыт разработки и внедрения информационных систем, используемых в работе самых разнообразных предприятий и организаций. Автоматизированные системы управления используются в поликлиниках и больницах, в деятельности специализированных государственных служб и частном бизнесе. В управлении бизнесом на уровне административных территорий и государственном уровне применяются информационные системы мониторинга населения, учета и движения кадров, оценки материальной базы и деятельности предприятий, учета и анализа отзывов и мнений граждан, контроля исполнительской дисциплины, планирования и управления научными исследованиями и другие [1].

Будущее российского бизнеса трудно представить без современных информационных технологий. Они значительно облегчают работу специалистов, позволяют клиентам по-иному взглянуть на процесс их обслуживания в медицинских центрах, салонах красоты и фитнес-клубах. Сегодня информационные технологии в индустрии красоты рассматриваются уже не как перспектива, а как необходимое условие успешной деятельности любого предприятия, будь то районная поликлиника, частный медицинский центр, небольшая парикмахерская или крупный фитнес-центр.



Глава 1. Характеристика объекта информатизации

1.1 Общая характеристика ООО «Салон красоты «Estel» как структуры частного бизнеса в г. Прокопьевске

Объектом исследования данной научно-исследовательской работы является общество с ограниченной ответственностью «Салон красоты «Estel». Предприятие было открыто в 2005 году на средства двух основателей и являлось первым крупным салоном красоты в городе Прокопьевске, поскольку в «Estel» можно было не только подстричь и покрасить волосы, но также получить услуги косметолога, визажиста, мастеров маникюра и педикюра, массажиста и даже диетолога.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рисунок 1 - Организационная структура ООО «Салон красоты «Estel»

Руководством осознанно было выбрано проходное место и сделан качественный ремонт помещения, все специалисты были распределены в разные кабинеты, чтобы клиентам было комфортно получать услуги. Была закуплена красивая стильная мебель, удобные кресла для парикмахеров и в кабинет маникюра и педикюра, дорогой импортный комбайн в кабинет косметолога, удобная кушетка для массажа. Основатели салона красоты пригласили дизайнера для разработки фирменного стиля и оформления интерьера, очень тщательно подошли к выбору сотрудников. Старались пригласить только самых лучших и известных в городе мастеров, имеющих свою клиентскую базу. Кроме того, за счет организации лучшие мастера периодически посещали профильные семинары и мастер-классы в Новосибирске или Омске, по возможности принимали участие в профессиональных конкурсах. А полученные свидетельства, дипломы и грамоты вывешивались в холле на ресепшен.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рисунок 2 - Бизнесс- процессы салона красоты

Бизнес-процессы салона красоты можно изобразить схематично следующим образом:

Таким образом, при автоматизации бизнес-процессов необходимо иметь электронную запись к каждому специалисту на получение услуг, после предоставления услуги пробивать чек и проводить оплату в системе, директору и бухгалтеру необходимо видеть ежедневно выручку с разбивкой по специалистам и по видам услуг, а также начислять заработную плату сотрудникам.

1.2 Особенности применения информационных технологий в салонах красоты

Современные салоны красоты предлагают довольно широкий спектр услуг, стремясь, чтобы клиент получил все желаемые процедуры в одном месте. Ассортимент предлагаемых услуг постоянно расширяется, ведь теперь люди не только делают стрижку, ухаживают за ногтями и волосами, но и проводят процедуры по омоложению и коррекции организма, борются со стрессами и негативными воздействиями окружающей среды. Клиенты пришли к пониманию, что домашний уход по эффективности ни в какое сравнение не идет с салонными процедурами. К тому же в салоне экономится время и силы, добавляются положительные эмоции от общения.

Для успешной работы и занятия уверенных позиций на рынке индустрии красоты необходимы не только качественные процедуры, но и постоянное управление процессами, создание условий для привлечения клиентов, их удержания, четкий учет материалов, расходуемого времени, отслеживание каждого клиента, чтобы избежать его ухода. Именно автоматизация позволяет построить весь процесс качественно, чтобы клиентам вновь и вновь захотелось бы приходить в салон красоты, а квалифицированный персонал не думал о смене места работы.

Преимущества информатизации медицинских бизнес-процессов уже оценили ведущие игроки индустрии красоты крупнейших городов СНГ. Соответствовать курсу на всеобщую автоматизацию бизнеса стремятся также и небольшие частные салоны и фитнес-центры в городах Сибири.

В следующей главе более подробно рассмотрим особенности и возможности внедрения предлагаемых информационных систем в салоне красоты «Estel».



Глава 2. Характеристика проблемы

В настоящее время в городах очень популярны сети салонов красоты. Все эти салоны объединяет одна проблема - отсутствие какой - либо автоматизации процессов. В качестве объекта для исследования была выбрана сеть салонов красоты «Estel». На данный момент все операции по записи, услугам, заказу продукции происходят вручную. Учет обычно происходит при помощи журнала, что очень сильно сказывается на времени обслуживания. При записи клиента в салон приходится учитывать много факторов, таких как дни работы мастера, длительность всех процедур и наличие свободного времени. Также не всегда понятно наличие необходимой продукции в салоне. Обозначенные проблемы можно решить используя современные информационные технологии.

Одним из наиболее прогрессирующих направлений в области информационных технологий является разработка и внедрение информационных систем с использованием современных средств управления базами данных. Развитие компьютерной техники и, что более важно, развитие коммуникационных технологий, в последнее время является мощным двигателем использования информационных систем.

С внедрением информационной системы процессы работы салона красоты очень сильно упростятся. Многие действия которые требовали внимания и отнимали время персонала будут автоматизированы. Будет реализован выбор наиболее подходящего времени для записи к мастеру на основе выбранных услуг и дней его работы, учет закупленной продукции у поставщиков, генерация отчетов. Все это упростит процесс и избавит менеджеров от ненужной работы. Авторизация позволит предотвратить несанкционированный доступ из вне.

Для решения поставленных задач необходимо выполнить следующее:

1. Провести анализ работы сети салонов красоты.

2. Выявить проблемы существующие в этой области.

3. Проанализировать уже существующие аналоги.

4. Построить модель информационной системы.

Информационная система салон красоты «Estel» разрабатывается для учета оказания услуг.

Работу с системой будут осуществлять менеджеры (администраторы) данного салона на своих автоматизированных рабочих местах.

Требования к программе или программному изделию

1. Требования к функциональным характеристикам

Разработка и реализация информационной системы позволит обеспечить возможность выполнения следующих функций:

????авторизация пользователей системы;

? просмотр рабочих дней, свободного времени мастеров;

? просмотр, редактирование, добавление данных;

? формирование отчетов;

? печать отчетов.

Исходные данные:

? информация о персонале;

? информация об администраторе;

? информация об услугах;

информация о продукции;

информация о записи.

Информация о персонале должна содержать следующие элементы:

? ФИО;

? контактные данные;

? должность;

Информация о продукции:

? наименование;

? цены и наличие;

? срок годности;

? код

Информация об администраторе должна содержать следующие элементы:

? оплата услуги;

? наименование услуги;

? ФИО мастера;

сумма.

Информация об услугах должна содержать следующие элементы:

? наименование;

? цена;

? продолжительность по времени.

Информация о записи к мастеру должна содержать следующие элементы:

наименование услуги;

дата/время;

ФИО мастера.

2. Требования к надежности

Надежное функционирование информационной системы должно быть обеспечено выполнением организационно-технических мероприятий, таких как:

? использование лицензионного программного обеспечения;

? организация бесперебойного питания путем использования блоков бесперебойного питания для рабочих станций и сервера;

3. Условия эксплуатации

Эксплуатация информационной системы должна удовлетворять санитарным правилам и нормам СанПин 2.2.2/2.4.1340-03.

Рабочее место оператора должно соответствовать эргономическим требованиям ГОСТ 12.2.032-78 «Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования» и ГОСТ 12.2.049-80 «Оборудование производственное. Общие эргономические требования» В соответствии с ГОСТ 21889-76 «Система “человек-машина”.

Работу с программным изделием должен осуществлять только квалифицированный персонал. Требования к специалистам определяются в технологической инструкции. Для работы с программным изделием пользователь должен иметь навыки работы в среде ОС Windows.

Информационная система должна эксплуатироваться с соблюдением общих правил по технике безопасности и безопасности жизнедеятельности.

4. Технико-экономические показатели

Внедрение информационной системы позволит сократить время на обслуживание клиентов, проводить анализ зависимости стоимости и качества на основе которого организуется процесс поставки продукции напрямую от производителей, что сократит расходы на оплату услуг посредников.



Глава 3. Обзор систем автоматизации для салонов красоты

3.1 1С-Рарус: Комильфо: Салон красоты

Решение «1С-Рарус:Комильфо: Салон красоты» это не просто бухгалтерский учет деятельности - но и активный инструмент маркетинга, контроля персонала, удержания постоянных и привлечения новых клиентов.

Программный продукт «1С-Рарус:Комильфо: Салон красоты» разработан на платформе “1С:Предприятие 8” и предназначен для автоматизации оперативного и финансового учета в салонах красоты, SPA - салонах, парикмахерских, массажных кабинетах, соляриях и других заведениях индустрии красоты и здоровья. Решение объединяет в себе функционал Фронт и Бэк - офиса. Программный продукт может применяться для автоматизации как одиночных, так и сетей предприятий.

Основная решаемая задача программного комплекса - ведение базы клиентов, назначение для них визитов, оформление оказания услуг, продажи товаров, расчет заработной платы персонала. Ведется полный цикл взаиморасчетов с клиентом от момента записи до расчета за оказанные услуги. Ведется учет движения товаров и материалов по складам и ответственным лицам.

Основные возможности

Учет клиентов (ведение базы с контактной информацией и историей взаимоотношений, назначение визита, оформление продажи)

Учет материалов (оформление операций по поступлению, перемещению, списанию, в том числе и автоматическому в ходе оказания услуг)

Учет работы сотрудников (формирование графиков работы, контроль занятости, автоматическое переназначение мастеров, в случае их невыхода на работу)

Выписка авансовых отчетов

Управление движением денежных средств: банк и касса

Оформление розничных продаж

Управление правами пользователей

Кроме этого, система Комильфо. Салон красоты имеет дополнительные возможности:

Возможность автоматического запуска интерфейса «Рабочее место администратора салона» при начале работы пользователя в системе

Быстрое начисление заработной платы по любой схеме учета

Учет НДФЛ и ЕСН

Учет скидок (разовые, накопительные и периодические с возможностью отбора по полу, возрасту, семье и определенным услугам или товарам)

Отчеты по деятельности салона (по материалам, по клиентам, по мастерам, по скидкам, по прибыли и многие, многие другие).

Автоматическое формирование прайс-листов собственного салона и прейскуранта цен поставщиков

Возможность хранения фотографий клиента

Учет выдачи подарочных сертификатов, выдаваемых салоном на суммы и услуги

Контроль взаиморасчетов с клиентами и сотрудниками

Возможность работы сотрудников на нескольких должностях одновременно

Создание распределенной информационной базы по нескольким салонам

Решение Комильфо: Салон красоты интересно для всех организаций оказывающих косметические, косметологические, парикмахерские и другие услуги в области красоты и здоровья. Ведется полный цикл взаиморасчетов с клиентом от момента записи до расчета за оказанные услуги. Ведется учет движения товаров и материалов по складам и ответственным лицам.

Программный продукт Комильфо: Салон красоты предоставляет возможность провести анализ деятельности на уровне руководства организации:

Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами

Движение денежных средств, Прибыль (отчет о чистой прибыли салона красоты), Затраты

Анализ работы мастеров (сводный отчет, предоставляющий информацию о показателях работы мастеров, состояниях приемов и среднем количестве материала, потраченном мастером)

Ведомость предоставленных скидок

Рейтинг продаваемости товаров и услуг

Временная занятость салона (данные о нагрузке на рабочие места и длительности «простоя»)

Отчет по составам услуг (сводный отчет о составах услуг салона красоты)

Существуют дополнительные технические возможности по улучшению качества предоставления услуг в салоне красоты. К работе программного комплекса может быть подключено торговое оборудование, позволяющее автоматизировать ручные операции и повысить качество работы.

Фискальные регистраторы или устройства для печати документов позволяют автоматически формировать кассовые чеки или документы их заменяющие.

Сканеры штрих-кодов, считыватели магнитных карт позволяют наладить систему автоматических дисконтных скидок для постоянных клиентов, причем система допускает гибкий механизм различных скидок и привилегий, в том числе и накопительных

Поддерживается более десятка видов торгового оборудования, и список его постоянно расширяется.

Решение «1С-Рарус: Комильфо: Салон красоты» выпускается и распространяется компанией «1С-Рарус», а НТП «Поликом» - партнер «1С-Рарус» в Ярославском регионе, окажет все необходимые услуги по сопровождению программы: поможет приобрести, установить, настроить программную систему, а также провести обучение персонала.

При необходимости в программе можно произвести дополнительные настройки и доработки в соответствии с индивидуальными пожеланиями заказчика и индивидуальными особенностями его бизнеса.

3.2 Программный комплекс ArchiSport

Профессиональная система автоматизации работы салонов красоты, фитнес центров, студий загара, массажных, spa-салонов и других организаций, сферой деятельности которых является оказание услуг с возможностью предварительной записи клиентов.

Одним из главных плюсов работы программного комплекса «ArchiSport» является полное функционирование системы при минимальных системных требованиях к используемому оборудованию.

Для полной установки комплекса в локальном режиме и в сетевом режиме в качестве сервера необходим РС-совместимый компьютер с процессором не ниже Intel Celeron-800, не менее 1 Гб оперативной памяти и около 4 Гб дискового пространства, операционная система Windows NT/2000/Server 2003/XP/Vista. В качестве рабочей станции подойдет РС- совместимый компьютер с процессором не ниже Intel Celeron-500, не менее 256 Мб оперативной памяти и около 400 Мб дискового пространства, операционная система Windows NT/2000/XP/Vista.

Сетевой режим работает по протоколу TCP / IP. При удаленном доступе для устойчивой работы скорость интернет- соединения должна быть не менее 600 кб/сек.

Рисунок 3 - Описание работы программного комплекса «ArchiSport».

Основные возможности комплекса ArchiSport:

Ведение предварительной записи

Учет оказания платных услуг

Учет розничной продажи товаров

Учет поступаемых денежных средств

Складской учет материалов и товаров

Начисление заработной платы

Ведение управленческого учета и оценка финансового результата

Выгрузка отчетов

Анализ эффективности рекламных кампаний

Учет выдачи подарочных сертификатов, выдаваемых салоном на суммы и услуги

Получение маркетинговых и управленческих данных (информация о загрузке салона и диаграмма выручки, по дням недели и времени суток, средний чек, эффективность работы сотрудников и подразделений)

Возможность работы сотрудников на нескольких должностях одновременно

Создание распределенной информационной базы по нескольким салонам

Работа с торговым оборудованием (фискальные регистраторы, принтеры чеков, сканеры штрих- кодов, считыватели магнитных карт и др.)

Возможность вывода расписания работы персонала, рекламы и другой динамической информации на плазменную панель

Возможность связи ПО с оборудованием

Возможность записи клиентов через сеть Интернет

Модули системы:

Программный комплекс можно условно разделить на функциональные части (модули), отвечающие каждый за свой участок автоматизации.

Модуль Ресепшн дает возможность вести учет персональных электронных карт клиентов, создавать расписание работы специалистов и выполнять другие операции. Удобный графический интерфейс позволяет использовать данный функционал максимально быстро и комфортно для пользователя.

Создание электронной карты клиента занимает минимум времени, и позволяет оперативно внести все необходимые данные, включая его фотографию, которая может быть загружена из файла или непосредственно с веб-камеры, подключенной к компьютеру администратора. Если данного функционала все же не достаточно, или требуется добавить какую-либо специфическую информацию, всегда можно добавить новые разделы электронной карты и настроить поля для ввода информации по своему усмотрению, затрачивая при этом минимум усилий. При печати электронной карты клиента, имеется возможность настроить шаблон печати в соответствии с требованиями заказчика.

В поиске персональной карты клиента имеется возможность задавать большое количество параметров поиска. Все они сгруппированы по определенному признаку (основные сведения, содержащие подробную информацию о клиенте; статистические данные, включающие в себя сумму товаров и услуг, которыми пользовался и которые оплатил клиент). Также поиск может осуществляться с использованием идентификационного оборудования, такого как магнитные карты, dallas - ключи, и штрих-коды. Для поиска достаточно провести картой, считать штрих-код, и вся информация тут же отобразится на экране.

Рисунок 4 - Создание регистрационной карты клиента	Рисунок 5 - Поиск по регистрационным картам клиентов

Создание расписания работы специалистов в программе реализовано максимально просто и комфортно. Достаточно выбрать нужный промежуток времени, специалиста и необходимый ресурс. Просмотр расписания возможен в двух вариантах: в виде календаря с разметкой по времени, с учетом ресурсов (шахматка), либо в режиме таблицы (сетка). Последний режим позволяет отобразить подробную информацию о расписании (если требуется), поддерживает режим поиска по различным условиям и группировки по нужным полям таблицы.



Рисунок 6 - Ведение расписания специалистов	Рисунок 7 - Создание расписания специалистов

Запись клиента к специалисту занимает минимум времени, а благодаря удобным инструментам программы пользователь всегда может изменить время записи и продолжительности приема, перенести его на другую дату, оперативно перезаписать клиента на сеанс другому специалисту. Для создания новой записи нужно лишь указать имя нужного специалиста (выбрать необходимый ресурс) и выбрать время, исходя из его расписания. Для удобства клиента, программа позволяет производить печать карты посещения со всей необходимой информацией.

Рисунок 8 - Запись к специалисту

Для оперативного информирования клиентов, у пользователя есть возможность просматривать прайс-листы на услуги и товары, предоставляемые Вашей компанией не выходя из модуля «Реcепшн». Любую информацию о посещении, расписании и др. можно распечатывать в виде, удобном для пользователей.

Инфо-киоск - модуль предназначен для информирования клиентов о работе Вашего предприятия, расписании работы специалистов и оказываемых ими услугах. Посредством информационного терминала клиент может сам записаться на сеанс к одному, или нескольким специалистам, в случае, если у Вас предусмотрена система предоплаты, клиент может сам выбрать услуги которые хочет получить и на месте оплатить их. По желанию заказчика терминал может производить печать соответствующего листа посещения со всей необходимой информацией.

Использование Инфо-киоска - это по-настоящему удобный и современный подход автоматизации Вашего предприятия, который позволяет значительно облегчить труд администратора и повысить уровень Вашей компании в лице клиентов за счет использования современных информационных технологий.

Модуль «Инфо-Плазма» позволяет выводить расписание работы специалистов, электронную очередь посетителей, рекламу и другую динамическую информацию на ЖК и плазменные панели.

Для удобства пользователей, программа имеет встроенные формы вывода расписания специалистов на определенные периоды времени. Есть возможность создания специальных форм посредством встроенного редактора Fast Report 4©.

Управление интервалами смены страниц позволяют обеспечить автоматическое управление выводимой на панель информации

Большим плюсом в работе модуля являются его малые технические требования. Вывод необходимой информации может осуществляться как с отдельного ПК, так и с компьютера, предназначенного для работы с другим программным обеспечением Во втором случае на ПК должна быть установлена видеокарта с возможностью вывода сигнала на несколько мониторов (почти все современные видеокарты обладают данным функционалом).

On-line бронирование дает клиенту возможность самостоятельно просматривать необходимую информацию о работе Вашей компании и записываться на желаемый сеанс посредством сети Интернет. Модуль встраивается в сайт учреждения и настраивается под его стиль.

Принцип работы модуля таков: клиент, находясь на сайте Вашей компании, переходит по ссылке «Записаться на сеанс» и попадает на стартовую страницу модуля, на которой предлагается выбрать период записи.

Модуль «SMS-рассылка» - мощный инструмент в информировании клиентов посредством корпоративной рассылки SMS-сообщений. Удобный интерфейс и широкие возможности делают его незаменимым помощником в проведении маркетинговых акций любого уровня, а использование системы автоматической отправки SMS-уведомлений с напоминанием о записи на указанное время, или необходимости пополнить депозитный счет, позволит Вашим клиентам грамотно планировать свое время и своевременно вносить платежи.

Гибкая программа по работе с данным модулем, разработанная нашими менеджерами, позволяет нашим клиентам оперативно пополнять баланс сообщений посредством заказа соответствующего SMS-пакета.

Рисунок 9 - Окно отправки SMS

Модуль «Складской учет» имеет богатый набор инструментов по работе с товарами и расходными материалами. Пользователь получает уникальную возможность вести необходимый учет на нескольких складах одновременно.

Основные функции по приходу, расходу, перемещению, списанию и инвентаризации осуществляются посредством последовательного заполнения встроенных в программу форм документов.

Модуль «Касса» предназначен для учета товаров и платных услуг, реализуемых в Вашей компании, путем выставления счета и пробития чека через контрольно-кассовую машину.

Широкий функционал модуля реализован в компактном виде и позволяет пользователю выполнять необходимые операции с клиентскими счетами, не выходя из основного рабочего окна.

Выбор нужного счета может осуществляться как по электронной карте клиента, так и посредством его выбора из списка уже созданных счетов. Если необходимый счет еще не существует, программа автоматически выдаст сообщение о необходимости его создания. Создание счета занимает минимум времени и осуществляется простым последовательным заполнением предлагаемых форм, при этом необходимая информация о клиенте автоматически попадает в нужные разделы из персональной электронной карты.

Рисунок 10 - Выбор счета по карте	Рисунок 11 - Выбор из списка счетов

Работа со счетами в модуле «Касса» так же позволяет пользователю оперативно получать необходимые данные в компактном и удобном виде. Информация о балансе на клиентском счету выглядит более наглядной за счет цветового деления:

Положительный баланс (красный цвет) означает, что у пациента переплата

Отрицательный баланс (синий цвет) - задолженность

Нулевой баланс - сумма начисленных услуг совпадает с суммой платежей

Рисунок 12 - Оплата услуг по счету

Процесс начисления услуг и регистрация оплаты клиентом занимает минимум времени. Пользователь выбирает необходимые услуги и товары из справочника, при необходимости указывает нужное количество, если предусмотрена скидка вводит значение в специальную графу и начисляет данные услуги и товары на счет клиента. После получения денежных средств пользователь регистрирует оплату на счете клиента. Широкие возможности ПО «ArchiSport» предусматривают работу по наличному/безналичному расчету (кредитные карты, WebMoney, Яндекс.Деньги и тд. см. ссылку). Все это фиксируется при регистрации денежных средств на счете клиента. По окончании операции, оплаченная услуга выделяется соответствующим цветом (цвета заводлятся в модуле «настройки») .Если во время регистрации платежа произошла какая то ошибка в программе предусмотрен возврат денежных средств.

Рисунок 13 - Начисление услуг

Для удобства Ваших клиентов, в программном комплексе «ArchiSport» предусмотрена возможность работы с авансовыми платежами. Для того чтобы клиент мог внести нужную сумму в качестве аванса, пользователю достаточно перейти в специальный раздел модуля «платежи». Последовательно заполняя необходимые формы ,пользователь указывает вносимую сумму, при желании можно обозначить услуги, которые планирует получить клиент. После внесения и подтверждения необходимой информации ,в счете пациента будет проставлена сумма авансового платежа. После начисления услуг (только тех услуг, за которые была внесена авансовая оплата) на счет пациента баланс будет равен нулю.

Рисунок 14 - Внесение авансового платежа

Модуль Фискальный регистратор -- неотъемлемый элемент работы расчетно-кассового узла любого современного предприятия. Регистрация проданных товаров и оказанных услуг, формирование различных видов чека и еще ряд других операций, которые обеспечивают качественную, полноценную работу салона красоты, фитнес клуба или любого другого предприятия, осуществляющего наличные расчеты, -- это лишь небольшой перечень задач, которые решают контрольно-кассовые машины. Главное отличие фискального регистратора от механического кассового аппарата заключается в том, что фискальный регистратор получает информацию от «кассовой программы», установленной на ПК, а не от продавца-кассира.

Специалистами компании «MLS IT Systems» был разработан специальный модуль, позволяющий связать работу программного комплекса «ArchiSport» с фискальными регистраторами различных моделей. Посредством работы данного модуля пользователь имеет возможность автоматически распечатывать чеки и снимать необходимые отчеты.

Отчёты - модуль предназначен для получения разного вида отчётности: статистической, управленческой, финансовой. Существует возможность создания отчётов посредством встроенного редактора. Поля, таблицы базы данных документированы.

Основные возможности:

Формирование различной отчётности

Создание пользовательских отчётов

Экспорт в распространённые форматы

Перенос отчётов в другое учреждение

Доступ к отчётам через сеть «Интернет»

3.3 Система комплексного управления салонами красоты «UNIVERSE-Красота»

Система комплексного управления салонами красоты «UNIVERSE-Красота» позволяет успешно автоматизировать менеджмент и учёт на предприятиях индустрии красоты различной специализации. Эта эффективная компьютерная программа для салона красоты, прежде всего, будет интересна владельцам и руководителям косметических салонов, современных парикмахерских, имиджевых студий, SPA-центров и солярий-клубов. Подобное предложение относится к разряду эксклюзивных пропозиций, так как предлагаемая система является оригинальной технологической разработкой нашей компании, эффективность которой неоднократно проверена на практике.

Основные достоинства предлагаемой программы:

простота и удобство управления всеми опциями;

мощный функционал, предоставляющий возможность многоуровневого контроля и учета салона красоты, включая анализ и сбор статистических данных любого порядка;

универсальность программы, позволяющая внедрять ее на предприятиях индустрии красоты различной функциональной специфики;

возможность ведения системы пластиковых карт для клиентов;

высокая скорость обработки информации, включая производительную работу в сети;

цена, многократно окупающаяся повышением общей рентабельности предприятия.

Интегрированная в SPA-центр или салон красоты программа «UNIVERSE-Красота» предоставит возможность формировать отчёты и осуществлять контроль в автоматическом режиме над следующими позициями:

реализация основных и сопутствующих товаров;

закупка и расход косметических и других препаратов;

оплата клиентами профильных услуг;

общая посещаемость салона;

начисление заработной платы;

складская инвентаризация;

расходы на рекламное продвижение, включая финансовую эффективность проводимых акций

Кроме того, создание индивидуальных баз данных клиентов позволит руководителям отслеживать сезонные и другие особенности активности целевой аудитории, соответственно изменяя маркетинговую и рекламную политику предприятия. Аналитический модуль системы предоставит возможность создания клиентского рейтинга задействованных мастеров, с помощью которого можно будет организовать дополнительное финансовое стимулирование наиболее востребованных работников.

Наличие регулярных обновлений программы «UNIVERSE-Красота» позволяет охватывать всё больше инструментов управления и контроля, с учётом актуальных рыночных механизмов. Соответственно, растёт экономическая отдача вашего предприятия, снижаются трудозатраты, более эффективно проводится рекламная и маркетинговая политика. С учётом вышесказанного и нашими расчетами окупаемости внедрения программы учета в салоне красоты, предлагаемая система обязательно станет одним из самых выгодных приобретений, как для открывающихся салонов красоты, так и для уже работающих предприятий индустрии красоты. 

Не секрет, что эффективное управление салоном красоты, косметологическим центром, престижным SPA-салоном или небольшой парикмахерской полностью зависит от качества системы учёта и контроля, которое с помощью программых средств превращается в комфортный процесс с широкими возможностями. Предлагаемая компьютерная программа для управления салоном красоты на порядок ускоряет процессы контроля и учёта, позволяя успешно решать целый ряд задач в области управления предприятием.

В частности, система «UNIVERSE-Красота» предлагает руководителям предприятий следующие решения:

Ведение клиентской базы данных

Этот функционал помогает собрать и обработать всю статистику работы с клиентами, включая информацию, полученную с помощью пластиковых карт, если таковые имеются. Подобная возможность позволяет формировать и корректировать клиентскую политику, придавая эффективную гибкость всем маркетинговым мероприятия.

	Ведение базы данных клиентов Учет персональных, накопительных и бонусных скидок Учет депозитов клиентов Работа с корпоративными клиентами Система пластиковых карт Напоминания о днях рождения клиентов Автоматическая рассылка по E-mail адресам Возможность создания почтовой рассылки Выписка клиентам группы услуг (абонементы) Печать квитанций клиентам
	Обслуживание клиентов Предварительная запись клиентов Рейтинг посещаемости клиентов История визитов по каждому клиенту Отчет по потерянным клиентам Оценка эффективности рекламных акций Отчеты по новым клиентам Отчет по остаткам средств на счетах клиентов Отчеты по проданным абонементам

Управление персоналом

Этот инструмент предназначен для анализа деятельности сотрудников и продуктивной работы с кадрами. Благодаря этой опции, каждый специалист может быть оценён с точки зрения экономической эффективности. Кроме того, здесь же фиксируется всё, что связано с заработной платой.

	Ведение базы данных по сотрудникам Учет рабочего времени сотрудников Вход/выход по персональным картам Работа с пластиковыми картами сотрудников Автоматический расчет заработной платы Выдача авансов Система штрафов и премий Формирование графика работы мастеров Отчеты по расчетам заработной платы Сравнительный анализ работы персонала
	Выручка по мастерам Загруженность сотрудников Табель учета рабочего времени Рейтинг мастеров по клиентам Сводная ведомость по заработной плате Постоянные клиенты по каждому мастеру Отчет по выданным материалам сотруднику Остатки материалов по сотрудникам Анализ перерасхода материалов

Складской учёт

Этот раздел программы помогает избежать любых потерь товара, наглядно демонстрируя движение продукции по складу. Любые операции с товарами, включая возврат и акционные распродажи, будут теперь зафиксированы с созданием соответствующих отчётов. Подобные данные предоставляют возможность эффективного планирования закупок с учётом реального спроса.

	Ведение справочников товаров и услуг Возможность занесения товаров в любых единицах измерения Учет товаров по штрих-коду и артиклю Составление калькуляционных карт услуг Оценка рентабельности услуг Автоматическая печать прайс-листа Возможность печати ценников на товары Совместная работа со сканерами штрих-кода Возможность подключения принтера этикеток
	Учет прихода товаров на склад Ведение расчетов с поставщиками Возможность ведения нескольких складов Перемещение товаров между складами Списание товаров со склада Выдача материалов в работу мастерам Списание материалов с мастеров Возврат товара поставщикам Списание материалов по нормам Напоминания о критическом остатке товаров
	Отчет по состоянию склада Карточка движения товара Товарно-оборотная ведомость Отчет по проданным товарам Отчет по оказанным услугам Отчет по доходности от продажи товаров Отчет по расходу материалов Оценка перерасхода материалов Динамика востребованности услуг

Касса и финансы

Здесь отражены все движения наличных и безналичных средств, получаемых за реализацию товаров и услуг. Отчёты по кассе наглядно демонстрируют доходность предприятия, одновременно позволяя избегать любых несанкционированных действий, связанных с хищениями средств;

	Ведение кассы салона красоты Наличная и безналичная форма расчета Возможность расчетов по бартеру или депозиту Двух валютная система расчетов Возможность подключения ККМ (опция) Учет операций прихода/расхода средств  Отчет по состоянию кассы Сводный отчет по кассовым операциям Суточный отчет

Дополнительные возможности

В этот раздел включены различные полезные функции, увеличивающие эффективность использования компьютерной программы для салона красоты, включая возможность создания локальной системы безопасности с ограниченным доступом. 

	Разграничение прав доступа для пользователей Возможность изменения пользователя без перезапуска программы Автоматическое резервное копирования базы данных Ведение журнала по всем операциям в программе Выгрузка данных в Excel Встроенная система напоминаний Встроенная система помощи

Эффективная простота - вот главная характеристика «UNIVERSE-Красота», позволяющая быстро решать вышеупомянутые задачи. Благодаря использованию этой программы каждый руководитель может в считанные минуты получить данные о посещаемости салона за последний месяц, количестве клиентов, которых обслужил тот или иной мастер, оценить экономическую отдачу от проводимых акций, льготных распродаж товаров или услуг. Подобная информация, которую предоставит программа управления салоном красоты, придаст бизнесу профессиональную оперативность и перспективную целенаправленность.

3.4 Компьютерная программа автоматизации учета SYCRET SALOON

Обеспечивает контроль ситуации в салоне красоты или парикмахерской 

Упрощает работу сотрудников 

Дает мгновенные ответы на актуальные вопросы учета и управления салоном красоты 

Обеспечивает безопасность данных.

Программа для салонов красоты позволяет организовать учет деятельности салона красоты или парикмахерской в единой базе данных и дает всю необходимую руководителю информацию при решении вопросов контроля и управления. 

Программа Sycret Saloon экономит время и позволяет вывести работу предприятия на новый уровень, в том числе и финансовый. 

Преимущества программы для салонов красоты Sycret Saloon: 

Простота в изучении и удобство в работе 

современный красочный оконный интерфейс 

удобная навигация по данным 

Индивидуальный подход к клиенту

программа может быть легко настроена под правила именно Вашего салона

гибкая комплектация программа + пакет обслуживания 

Мощный аналитический блок для руководителя 

делает контроль деятельности салона красоты простым и понятным 

позволяет быстро ответить на любой вопрос 

Описание программы для салонов красоты

Программа Sycret Saloon появилась на рынке в 2007 году и разработана с использованием самых современных компьютерных технологий.

Уникальные возможности по настройке компьютерной программы позволяют идеально точно отразить в ней специфику именно Вашего подхода к клиентам салона, что особенно важно для косметологических центров, СПА студий и салонов класса люкс (подарочные сертификаты, накопительные программы, курсы процедур, пакеты услуг, сезонные акции и многое другое). 

За время существования программа для салона красоты Sycret Saloon завоевала доверие пользователей по всей России и вызвала интерес за рубежом. Она имеет простой и понятный оконный интерфейс, что позволяет быстро освоить программу даже начинающим пользователям. Лайт-версия идеально подходит для того, чтобы самостоятельно изучить ее возможности и начать с ней работать. 

Высокие требования по безопасности, реализованные в программе, позволяют проконтролировать доступ к данным и гарантировать их сохранность. 

Внимательное отношение к пожеланиям пользователей и сотрудничество с ведущими консультантами позволяет нам постоянно совершенствовать качество программы, наращивать ее возможности и добиваться максимального соответствия Вашим требованиям.

Основные возможности программы: 

	1. Работа с клиентами салона красоты  ведение карточек клиентов  журнал записи - предварительная запись на услуги  отслеживание выполнения и оплаты услуг  дисконтные карты, бонусные программы, акции  подарки, дни рождения, печать конвертов  отслеживание новых и потерянных клиентов  отчеты по клиентам
	2. Управление персоналом салона красоты  ведение карточек специалистов  график работы специалистов  расписание услуг по специалистам  начисление заработной платы по различным схемам  рейтинги специалистов  ? отчеты по работе специалистов
	3. Складской учет в салоне красоты  справочники товаров и услуг  приход, перемещение, списание, продажа товаров с генерацией документов  автоматическое и ручное списание материалов на услуги  учет товаров, выданных на руки специалистам и в подразделения  автоматизация формирования прайс-листа  отчеты по складам (в шт, в мл, в деньгах)
	4. Маркетинговый учет в салоне красоты заполнение анкет по клиентам  оценка эффективности рекламных акций  популярность услуг и товаров  маркетинговые отчеты по целевым группам первичных и постоянных клиентов
	5. Анализ ситуации и планирование  общие показатели деятельности салона со всех ракурсов  анализ экономических рисков и ценовой политики  отслеживание психологии поведения клиентов  построение бизнес-прогнозов
	6. Обеспечение безопасности  наличие уровней доступа к данным  резервное копирование базы данных  контроль действий сотрудников в программе

3.5 AllBarberShop - Салон красоты

Программа AllBarberShop - Салон красоты предназначена для автоматизации учета предоставляемых услуг в области фитнес салонов, парикмахерских, спа салонов, салонов красоты. Программа позволит вам оптимизировать учет предоставленных услуг и реализованных материалов, упростить расчеты с сотрудниками, оперативно получать аналитическую информацию о работе вашего салона. Основная задача упростить и автоматизировать прием и учет заказов в фитнес салонов, парикмахерских, спа салонов, салонов красоты. Программа позволит вам значительно облегчить и упростить учет в фитнес салонов, парикмахерских, спа салонов, салонов красоты.

Программа позволяет автоматизировать:

Оформление нарядов, заказов и ведения базы данных;

Учет оплаты оказанных услуг фитнес салонов, парикмахерских, спа салонов, салонов красоты;

Ведение картотеки клиентов фитнес салонов, парикмахерских, спа салонов, салонов красоты. Позволяет оперативно получать информацию о клиенте его заказах, лицевом счете, скидках, абонементах

Организацию записи клиентов к мастеру фитнес салонов, парикмахерских, спа салонов, салонов красоты;

Ведения базы данных по мастерам и выполненным ими заказам. Упростить расчет оплаты за услуги мастеров;

Учет рабочего времени сотрудников и графика работы;

Продажу и учет абонементов;

Управление акциями и скидками;

Учет дисконтных карт клиентов;

Ведение кассы и учет финансовых операций;

Анализ деятельности предприятия с помощью различных аналитических отчетов.

Рисунок 15 - Картотека клиентов



Глава 4. Выбор системы - прототипа и описание ее со всеми видами обеспечения

В качестве системы - прототипа выбрана действующая система «1С-Рарус:Комильфо: Салон красоты»

4.1 Информационное обеспечение

Выделяются следующие информационные потоки:

Данные об услугах. Содержит информацию об услугах, оказываемых в салоне красоты «Estel».

Данные о материалах. Содержит описание материалов, используемых для оказания услуг.

Данные о специалистах.

Технологический процесс. Содержит подробное описание порядка выполнения действий.

Нормативные акты, т.е. предписания, принятые руководителем. Это разного рода правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции.



Рисунок 16 - Схема информационных потоков

4.2 Техническое обеспечение

Техническое обеспечение представляют собой следующий набор технических средств:

Комплектация персонального компьютера, периферийных устройств приёмного кабинета:

Процессор: АМD Athlon 64x2 3800+ 1.8 Gz

Материнская плата: ASUS M2N-E

Оперативная память: ddr2 667 Mz 1024 Mb Kingston

Жёсткий диск: Sagete IDE 120 Gb

Видеоадаптер: NVGF 7300GS 128 Mb ddr2

Модем: DSL 128 kb/s

Принтер - сканер Canon mp 160 (3 в 1)

4.3 Программное обеспечение

Пакет программ MS Office 2003 Russian Service Pack 2

ОС Microsoft Windows XP SP3

Антивирусное ПО Avira AntiVir Personal

Браузер Opera



Глава 5. Теоретические основы применения информационных технологий в управлении предприятием

5.1 Цели и задачи информационных технологий в управлении предприятием

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыт [2].

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология -- это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

Любая организация обрабатывает информацию для выработки двух видов «продукции»: информации (данных, документов, речевой информации) и решений (оперативных и стратегических). Организация получает начальную (входящую) информацию в различных видах: документы, доставляющие информацию в виде слов и цифр; речевая информация по телефону; данные от ЭВМ, часто в электронной форме. Конечная (исходящая) информация вырабатывается в таких же видах. Производственный цикл организации может включать перекомпоновку информации, объединение данной информации с дугой, накопление информации.

Анализ деятельности предприятий позволяет классифицировать задачи, решаемые предприятием [3].

Наиболее простые задачи образуют класс полностью формализованных (или хорошо структурированных) процедур, выполнение которых, кроме затрат времени, трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легко стандартизируются и программируются. К таким задачам относятся: учет и контроль, оформление документов, их тиражирование и рассылка и т.п.

Второй (промежуточный) класс задач составляют слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановки задач базируются на принятии решения в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

Третий класс задач содержит не формализуемые процедуры, базирующиеся на неструктурированной информации, которая определяется высокой степенью неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т.п. Основой решения этого класса задач остаются творческий потенциал человека и различные атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция и т.п.). Таким образом, у организации имеются производственные задачи и исполнители этих задач. Остается определить требуемые организации технологические процессы автоматизации.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рисунок 17 - Основные задачи предприятия.

Основным критерием развития любого коммерческого предприятия является прибыль, максимизации которой способствует автоматизация производственных процессов.

Существует несколько подходов к автоматизации предприятий. Можно постепенно закрывать узкие участки, приобретая готовые программные продукты для решения отдельных задач (бухгалтерского или складского учета, планирования и т.д.). Можно разрабатывать информационную систему силами собственных специалистов. Наконец, имеется возможность заказать разработку под ключ комплексной информационной системы у фирмы-интегратора, обладающей современной технологией и опытом (системный подход). Понимая, что информационная система должна стать инструментом системы управления предприятием на всех её уровнях, начиная со стратегии и заканчивая процедурами, можно добиться положительных результатов [4].