Автоматизированная система работы салона красоты "Еstel"

В общем случае информационная система должна обеспечивать решение следующих задач:

Сбор первичных данных о деятельности компании и представление их в удобном для анализа виде;

Управленческий и регламентированный учёт;

Поддержка документооборота;

Планирование и прогнозирование;

Поддержка бизнес-процессов.

Возникает вопрос: как на этапе проектирования составить необходимый и достаточный список показателей, которые затем будут представлены в отчётах информационной системы, предназначенных для принятия управленческих решений? Здесь должны, в первую очередь, рассчитываться показатели, которые используются управленцами для контроля деятельности предприятия, подразделений, сотрудников.

Другой вопрос учёта, который должен быть проработан на этапе управленческого консалтинга, - это учётная политика. Если учётная политика регламентированного учёта определяется действующим законодательством, то управленческая учётная политика разрабатывается самим предприятием и должна соответствовать его целям, стратегии, структуре управления. Управленческая учётная политика фиксируется в документе общепринятой структуры и является составной частью проекта информационной системы.

В процессе проектирования будущей системы учёта должны быть также проработаны требования по безопасности и защите учётной информации.

Наконец, для обеспечения преемственности новой системы учёта с уже накопленной информацией, должны быть проработаны вопросы переноса справочников, остатков, документов в новую систему. Фактически, речь идёт об обеспечении непрерывности информационной поддержки системы управления предприятием.

Для обеспечения решения третьей задачи информационной системы, а именно поддержки документооборота, на этапе управленческого консалтинга должен быть проанализирован и структурирован документооборот компании. Обычно выделяют следующие подсистемы документооборота:

Поддержка финансово-юридической структуры

Движение товарно-материальных ценностей

Обмен сообщениями, документами

Формирование планов, задач. Отчётность по ним

Создание, согласование, утверждение документов

Регистрация и контроль исполнения входящих и исходящих

Организация архива документов

На этапе управленческого консалтинга принимается решение о том, какие подсистемы документооборота будут поддерживаться системой и формируется их описание, которое должно найти своё отражение в документах проекта: графическом отображении бизнес-процессов, форматах структур данных, отчётах, ролях пользователей, печатных формах. Таким образом, на этом этапе закладываются основы документарной поддержки системы управления.

Учёт фактических данных в той или иной форме ведётся в компании всегда. А вот возможность полноценного решения четвёртой задачи - планирования и прогнозирования, появляется только с момента внедрения информационной системы.

Планирование, как элемент целеполагания [5], является неотъемлемой частью системы управления компанией. В ходе работ над проектом информационной системы определяются состав планов, горизонты и периоды планирования, бизнес-процесс и средства ввода плановых значений, форматы план-фактных отчётов, бизнес-процессы план-фактного анализа и коррекции планов. Перечень планируемых показателей определяется списком. Особого внимания заслуживает система бюджетирования, которая является основой системы управления финансами. На этапе управленческого консалтинга разрабатывается регламент бюджетирования, который включает в себя:

Описание финансовой структуры

Форматы бюджетов

Учётную политику

Бизнес-процессы и правила их исполнения

Если планирование - это способ постановки целей, то прогнозирование - это формирование наиболее вероятного развития событий на основе ранее собранной объективной информации. Современные информационные системы предоставляют широкие возможности для финансового прогнозирования, предназначенного для своевременного принятия эффективных решений в области оперативного управления финансами.

Интеграция информационной системы и системы управления на процедурном уровне обеспечивается на этапе управленческого консалтинга путём разработки, оптимизации и согласования бизнес-процессов. В нашем списке задач ИС, поддержка бизнес-процессов фигурирует под последним номером. Это место определяется логикой разработки проекта, поскольку в бизнес-процессах на процедурном уровне фиксируются все ранее принятые решения по организации управления по показателям, учёту, документообороту, планированию и прогнозированию.

Бизнес-процессы разрабатываются в тесной связи с другими документами организационного дизайна компании. Например, права участников бизнес-процессов должны быть согласованы со структурой управления, а выполняемые функции - с должностными инструкциями. Ряд бизнес-процессов требует дополнения регламентами, то есть документами, определяющими дополнительные условия исполнения бизнес-процессов. Фактически, при разработке этой части проекта информационной системы, формируется весь пакет организационных документов компании или проводится ревизия существующего оргдизайна.

Корпоративные системы позволяют решить следующие задачи:

гарантировать требуемое качество управления предприятием;

повысить оперативность и эффективность взаимодействия между подразделениями;

обеспечить управляемость качеством выпускаемой продукции;

увеличить экономическую эффективность деятельности предприятия;

создать систему статистического учета на предприятии;

осуществлять прогноз развития предприятия;

создать систему стратегического и оперативного планирования, систему прогнозирования.

Системы обработки данных [6] предназначены для учета и оперативного регулирования хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды. Горизонт оперативного управления хозяйственными процессами составляет от одного до несколько дней и реализует регистрацию и обработку событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе, ведение табеля учета рабочего времени и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций через экранные формы вводятся в базу данных.

Информационные системы управления ориентированы на тактический уровень управления: среднесрочное планирование, анализ и организацию работ в течение нескольких недель, например анализ и планирование поставок, сбыта, составление производственных программ. Для данного класса задач характерны регламентированность формирования результирующих документов и четко определенный алгоритм решения задач, например свод заказов для формирования производственной программы и определение потребности в комплектующих деталях и материалах на основе спецификации изделий. Решение подобных задач предназначено для руководителей различных служб предприятий. Задачи решаются на основе накопленной базы оперативных данных.

Системы поддержки принятия решений используются в основном на верхнем уровне управления имеющего стратегическое долгосрочное знание в течение года или нескольких лет. К таким задачам относятся формирование стратегических целей, планирование, привлечение ресурсов, источников финансирования, выбор места размещения предприятий и т.д. Реже задачи класса принятия решений решаются на тактическом уровне и имеют, как правило, нерегулярный характер.

Для задач системы поддержки принятия решений свойственны недостаточность имеющейся информации, ее противоречивость и нечеткость, преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая формализация алгоритмов решения. В качестве инструментов обобщения чаще всего используются средства составления аналитических отчетов произвольной формы, методы статистического анализа, экспертных оценок и систем, математического и имитационного моделирования. При этом применяются базы знаний о правилах и моделях принятия решений.

Информационная система, которая включает в себя все три типа перечисленных информационных систем, называется стратегической информационной системой.

Основной критерий отбора информационной системы для конкретного предприятия - ее функциональная полнота [7] . Система должна уметь выполнять все основные операции учета на предприятии, а также некоторые специфические операции, характерные для конкретных типов предприятий (торговых, страховых, посреднических и т. д.).

Сформулируем ряд общих критериев, которыми надо руководствоваться при выборе информационной системы. Существуют и локальные критерии, достаточно специфичные для каждого типа предприятий. Четыре основных критерия.

1. Система должна быть понятной. Разработанная система должна быть понятной сотрудникам фирмы. Функциональные возможности системы и реализация должны соответствовать основным бизнес-процессам, происходящим на предприятии.

2. Система должна быть удобной. Разрабатываемая система может считаться удобной только тогда, когда она удобна для конкретного человека, именно его оценка должна быть решающей. Конечно, люди разные и оценки комфортности работы с той или иной системой не могут быть одинаковыми. Одни (в первую очередь, пожилые и неискушенные пользователи) скорее всего, выберут простую и понятную систему, а сложную работу захотят делать вручную. Другие (более молодые и уже знакомые с компьютером) предпочтут пусть и сложную в эксплуатации, зато с большими функциональными возможностями систему. Не исключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста. Зато противопоказан обратный подход: "разработаем сложную систему, а людей потом научим". Такое решение может привести к настоящей катастрофе, и виноват будет не исполнитель, а тот начальник, который ему эту систему навязал.

3. Система должна быть надежной. Система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета. В ней должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намеренной порчи информации. Иными словами, система обязана либо проинформировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную операцию. Кроме того, желательны средства защиты от несанкционированного доступа. Наконец, система должна быть устойчива к сбоям и поломке оборудования. Возможны разные решения: автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная выгрузка копии на дискеты или диск, специальные средства восстановления данных. Важно, чтобы эти средства существовали и работали.

4. Система должна быть адекватной. Российская экономика характеризуется обилием изменений в правилах и законов. В этих условиях разрабатываемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. В системе должна существовать возможность настройки в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что система изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая.

Интерпретация введенных запросов, выполнение действий, указанных в них, формирование и вывод сообщений и документов составляют основные этапы работы системы автоматизации. В целом под системой автоматизации понимается совокупность информационных массивов, технических, программных и языковых средств, предназначенных для сбора, хранения, поиска, обработки и выдачи данных по запросам пользователей.

5.2 Сущность методов количественного и качественного анализа управленческой информации

Итак, принятие решений является одним из основных составляющих любого управленческого процесса. Процесс принятия решений очень непрост. В нем много тонкостей и подводных камней, хорошо знакомых профессиональным менеджерам. Тем не менее, имеется общее, характерное для любого процесса принятия решений, где бы он ни осуществлялся. Это тот единый стержень, который формирует технологию разработки и принятия решений, используемую в любой организации [8].

Одной из отличительных черт теории принятия решений является наличие в ней методов, позволяющих обрабатывать как количественную, так и качественную (неколичественную) информацию.

При этом в процессе принятия решений большое внимание уделяется использованию методов экспертного оценивания, предназначенных для работы как с количественной, так и с качественной информацией.

Важной задачей управленческого учета является сбор, обобщение и передача информации, необходимой и полезной при принятии менеджерами своевременных и качественных управленческих решений. Одно из множества определений менеджмента как раз и формулируется как сбор информации, разработка решений и организация их выполнения, что подчеркивает высокую значимость решений в управленческой деятельности.

Разработка эффективных решений -- основополагающая предпосылка обеспечения конкурентоспособности продукции и фирмы на рынке, формирования рациональных организационных структур, проведения правильной кадровой политики и работы, регулирования социально-психологических отношений на предприятии, создания положительного имиджа и др.

Общая теория принятия решений, разработанная на основе математических методов и формальной логики, используется в экономике и имеет предпосылки для широкого распространения.

С позиции данной теории принятие решений -- это выбор из множества наиболее предпочтительной альтернативы. Или, в обобщенном виде -- это один из возможных способов достижения цели, признанный наиболее эффективным по определенному критерию.

В качестве критерия принимается количественный или качественный показатель, например в экономике -- это прибыль, трудовые затраты, время достижения цели и др. Показатель, значение которого характеризует предельно достижимую эффективность по данной задаче, называется критерием оптимальности.

Управленческие решения должны быть: эффективными, своевременными, рациональными, обоснованными и реально осуществимыми [9].

При разработке и принятии управленческих решений целесообразно использовать следующие методы: традиционные; экономико-математические; систематизированные и системно-целевые.

Традиционные методы необходимо применять тогда, когда решения принимаются либо на основе личного опыта и интуиции руководителя, либо по результатам специальных расчетов, в том числе экономических. Этими методами целесообразно пользоваться для решения задач в условиях определенности, т.е. в типовых стандартных ситуациях. Они достаточно распространены в практике управления. К преимуществам традиционных методов можно отнести их простоту и испытанность длительным применением. Однако им присущи недостатки, которые проявляются все сильнее по мере усложнения производства.

Экономико-математические методы основаны на одновременном использовании математических и экономических методов при решении практических задач. К ним относятся экономико-статистические методы, методы экономический кибернетики, методы оптимизации и эконометрика.

Сфера применения этих количественных методов для решения управленческих проблем ограничена. Далеко не во всех случаях можно построить адекватную математическую модель управленческой проблемы и получить ее чисто «машинное» решение.

Для сложных систем такое решение вообще редко используется. Экономико-математические методы нашли применение в автоматизированных системах управления производственными процессами. Поскольку в управлении учитываются и социальные, и организационные, и психологические факторы, которые в большинстве случаев невозможно выразить количественными параметрами, экономико-математическое моделирование не получило развития в менеджменте.

В группу систематизированных методов входят: эвристические методы, основанные на опыте и логике, с помощью которых опытный и способный руководитель выбирает правильное решение; методы экспертных оценок, основанные на количественной оценке явлений и процессов, например, метод «мозговой атаки» с коллективным обсуждением и разработкой вариантов решения или метод «Дельфа», основанный на постепенном улучшении оценок экспертов при последовательном уточнении задания или проблемы. Систематизированные методы эффективны при решении проблем в условиях риска и неопределенности. Здесь в качестве основного инструмента моделирования выступает интеллект человека, а для обработки оценок экспертов широко применяются статистические методы и ЭВМ [9].

Системно-целевые методы необходимо использовать при решении смежных стратегических проблем. К ним относят методы системного анализа и программно-целевые методы.

Основными методами системного анализа управленческих проблем являются:

1) декомпозиция системы -- метод расчленения системы на части, элементы и подсистемы для выявления взаимосвязей между ними и их влияния на достижение цели;

2) диагностика системы -- метод исследования каждого из элементов и системы в целом для выявления наиболее чувствительных точек или «узких мест».

Программно-целевые методы исходят из доминирующей роли цели, предлагают средства к ее достижению. После определения глобальной цели разрабатывается программа ее достижения в виде «дерева целей» и определяются мероприятия для достижения целей низшего порядка.

Теперь рассмотрим подробнее количественный подход. Школа, основанная на количественных методах (с 1950 г. по настоящее время), особое внимание уделяет моделированию процессов управления.

Модель позволяет заменить словесное описание ситуации, которое также является представлением ситуации, с помощью закономерностей, представленных чаще всего в виде математических формул. Модели стали следующим шагом по сравнению со словесными рассуждениями и описательным анализом. Они представляют собой заведомое упрощение ситуации с выявлением и сохранением основных закономерностей. Изменяя значения переменных модели, соответствующих факторам, характеризующим ситуацию, можно осуществить более полный ее анализ.

Модели, адекватно описывающие управленческую ситуацию, позволяют определить основные тенденции ее развития, провести анализ чувствительности к изменениям и анализ устойчивости, выявить ожидаемые опасности, возможные перспективы, отыскать оптимальное сочетание ожидаемого эффекта и затрачиваемых ресурсов. Количественный подход в области управления [10] положил начало новым направлениям науки, связанным с выработкой и принятием управленческих решений - таким, как исследование операций, системный анализ, линейное и целочисленное программирование, динамическое программирование, теория игр и др.. Однако несколько идеализированная картина ситуации, получаемая с помощью математических моделей, не всегда позволяет дать точные оценки, которые подчас невозможны без использования качественных характеристик или требуют значительно более точного моделирования, чем это возможно с использованием современного математического инструментария, создававшегося в основном для решения других задач.

Однако с течением времени количественный подход приобретает все большее значение. Управленцы осознают, что принцип "управлять -- значит измерять" справедлив, и без оценки степени достижения целей, стоящих перед организацией, без оценки результатов реализации принятых ранее управленческих решений эффективное управление невозможно. При этом только содержательное, неколичественное описание целей, результатов и т. д. затрудняет реализацию одного из основных управленческих принципов -- принципа обратной связи. Современные информационные технологии, используемые в современной практике управления, подняли на новый качественный уровень реализацию принципа формализации и моделирования управленческих подходов, роль количественного подхода в управлении.

Умение сочетать в современных системах поддержки принятия решений количественные и качественные оценки делает развитие управленческой мысли перспективным. Этому способствуют развитие количественных методов анализа, позволяющих анализировать как количественную, так и качественную информацию, процесс компьютеризации управленческой деятельности, а также возникновение и развитие методов в науке об управлении, использующих как количественные, так и качественные данные.



Глава 6. Постановка задач

6.1 Постановка задачи построения базы данных учета

Дано:

Потоки данных, характеризующие бизнес-процессы;

Система управления базами данных: MS SQL Server;

Методика построения реляционной базы данных;

Ограничение: предусмотреть хранение шаблонов типовых документов в базе данных;

Критерий: среднее время фср, затрачиваемое на поиск и выдачу информации на один запрос: фср = фпер + фвер,

где фпер - среднее время, затрачиваемое на поиск информации,

фвер - среднее время, затрачиваемое на выдачу информации.

Требуется: построить базу данных, которая удовлетворяет ограничению и минимизирует критерий.

6.2 Постановка задачи построения автоматизированной системы работы салона красоты «Estel»

Дано:

Система-прототип, в качестве которой взята действующая информационная система учета деятельности;

Объект информатизации - ООО «Салон красоты «Estel»;

База данных;

Среда разработки - 1С-Рарус: Комильфо;

Ограничения:

Архитектура системы должна обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями;

Необходимо предусмотреть возможность интеграции системы с приложениями Microsoft Office;

Предусмотреть возможность экспорта и импорта документов.

Критерий: позднее время, затраченное на подготовку одного документа и доставку его клиенту (мастеру), зафиксированное в течение одной недели.

Требуется: построить автоматизированную информационную систему работы салона красоты, которая удовлетворяет ограничению и минимизирует критерий.



Глава 7. Типовая задача многокритериального выбора технического средства - АЦП

Дано:

Исходные данные в виде показателей различных типов АЦП.

Способы нормирования критериев.

Методы многокритериального выбора:

- метод общего свертывания критериев,

- метод постепенного наращивания свертки,

- метод поэтапного учета критериев,

- усовершенствованный метод общей свертки.

Ограничения:

4.1. Значения весовых коэффициентов изменяется в диапазоне [0, 1].

4.2. Сумма всех весовых коэффициентов равна 1.

Критерий: обобщенная свертка нормированных показателей Ксв.

Требуется:

Произвести многокритериальный выбор АЦП указанными методами, при соблюдении ограничений и по максимальному значению Ксв.

Оценить полученные результаты на предмет их согласованности.

Методика многокритериального выбора технического средства - АЦП

Таблица 1 - Типы АЦП и их характеристики

№ п/п	Типы АЦП	Критерии
		быстродействие, оп/мкс	число разряд.	ток питания, w	диапазон вк. пер. В	стоимость, $
1	TDS1047	0,05	7	140	1	40
2	AD7820	1,6	8	8	5	10
3	HS9583	0,2	8	20	5	44
4	AD9002	0,01	8	150	2	90
5	ADC511	1	12	65	10	100
6	AD9003	1	12	250	5	99
7	TCL7115	4	14	2	5	50



.

Минимизируем показатель Q.

Таблица 2 - Нормированные критерии, упорядоченные по важности

№ п/п	K1(Q1)	K2(Q5)	K3(Q2)	K4(Q4)	K5(Q5)	Ксв
1	0,001	0,670	0,000	0,000	0,440	0,210
2	0,040	1,000	0,140	0,440	0,980	0,370
3	0,005	0,620	0,140	0,440	0,930	0,240
4	0,000	0,110	0,140	0,110	0,400	0,070
5	0,020	0,000	0,710	1,000	0,750	0,160
6	0,020	0,010	0,710	0,440	0,000	0,130
7	1,000	0,560	1,000	0,440	1,000	0,860
б	0,500	0,300	0,150	0,030	0,020

= 0.5*0.001+0.3*0.67+0.15*0.0+0.03*0.1+0.02*0.44 = 0.21.

Метод поэтапного наращивания свертки:

= 0,5*0,04+0,3*1,0 = 0,22,

= 0,5*0,005+0,3*0,62 = 0,19,

= 0,01,

= 0,01,

= 0,01,

= 0,67,

- исключаем, т.к. они наименьшие.

Теперь находим

Следующий этап:

= 0,25 - исключаем.

Таблица 3 - Нормированного критерия без цены

№ п/п	K1(Q1)	K2(Q1)	K3(Q4)	K4(Q3)	Sотн	Ксв	Z
1	0,00	0,00	0,00	0,44	0,40	0,02	20
2	0,04	0,14	0,44	0,93	0,10	0,18	0,56
3	0,01	0,14	0,44	0,93	0,44	0,17	2,75
4	0,00	0,14	0,11	0,40	0,90	0,08	11,3
5	0,20	0,71	1,00	0,75	1,00	0,41	2,44
6	0,02	0,71	0,44	0,00	0,99	0,29	3,41
7	1,00	1,00	0,44	1,00	0,50	0,92	0,54
б	0,50	0,30	0,15	0,05

Усовершенствованный метод общей свертки

№ п/п	K(Q1)	К2	К3	К4	К5	?(n)	Ктсв
1	0,001	0,07	0,00	0,00	0,44	1	0,31
2	0,040	1,00	0,14	0,44	0,98	1	0,47
3	0,005	0,62	0,14	0,44	0,93	1	0,34
4	0,000	0,11	0,14	0,11	0,40	1	0,17
5	0,200	0,00	0,71	1,00	0,75	2	0,36
6	0,020	0,01	0,71	0,44	0,00	3	0,43
7	1,000	0,56	1,00	0,44	1,00	2	1,06
	0,500	0,30	0,15	0,03	0,02

Заключение

В любой организации, как большой, так и малой, возникает проблема такого управления данными, которое обеспечило бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого бумажные носители, однако современные предприятия привлекают компьютерные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных. Эта тенденция характерна для современной экономики в целом, похожая ситуация наблюдается и в сфере красоты. Сегодня в значительной степени возрастает интерес к информационным технологиям, причем всплеск интереса отмечен в учреждениях всех форм собственности - государственных, муниципальных, частных.

Информационные технологии предоставляют частному бизнесу больше возможностей, чем традиционные носители информации [1]. Помимо традиционно используемых полезностей IT-обеспечения (оптимизация организационных и административных процессов на основе учета, консолидации и анализа данных) учреждение, сумевшее организовать свои информационные потоки, выводит услуги клиентам на качественно новый уровень. В данной научно-исследовательской работе были изучены теоретические подходы к применению информационных технологий, выявлены сущность методов количественного и качественного анализа управленческой информации и особенности применения информационных технологий в салонах красоты.

Библиографический список

КОНЦЕПЦИЯ ИНФОРМАТИЗАЦИИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИИ

Предпосылки использования маркетинга в здравоохранении. Боханов С.Ю., Вапнярская О.И.. / Маркетинг в России и за рубежом. №2 2002.

Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учеб. пособие / Г.В. Савицкая. -- 7-е изд., испр. -- Мн.: Новое знание, 2002. -- 704 с. -- (Экономическое образование).

Проектирование функционала информационной системы. Автор: Кручинецкий С.М., руководитель компании "Питер-Консалт", ksm@piter-consult.ru. Опубликовано 16.02.09

Орлов А.И. Теория принятия решений. Учебное пособие. - М.: Издательство "Март", 2004.

Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учебник/ под ред. Проф.В. В. Трофимова. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Высшее образование, 2007 г.

Аглицкий Д.С., Аглицкий И.С. Рынок информационных технологий: проблемы и решения. - М.:2000

Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления. Учебник для вузов по специальности "Менеджмент". -- М.: Издательство НОРМА , 2001. -- 528 с.

Грищенко О.В. Управленческий учет. Конспект лекций. Таганрог: ТТИ ЮФУ, 2007.

Управленческие решения: Учеб. пособие / Под ред. Ф.Л. Шарова. - М.: МИЭП, 2007. - 104 с.

http://www.universe-soft.ru/product/universe -krasota/function_universe_krasota

http://www.archisport.ru/module/otchety

http://v8.1c.ru/

Кибанов А.Я., Баткаева И.А., Митрофанова Е.А., Ловчева М.В. Мотивация и стимулирование персонала. - М.: Инфра-М, 2009.

Методики построения мотивационного профиля персонала и разработки Положения о стимулировании персонала. Ю.К. Балашов, А.Г. Коваль. Кадры предприятия №8 / 2002

Размещено на Allbest.ru