2.2.1 Структурный анализ предприятия

Общие сведения об ОАО "НасосМаш"

Завод "НасосМаш" основан в 1884 г. Это было крупное предприятие по выпуску сельскохозяйственного оборудования.

С1946 г. завод специализируется на изготовлении насосного оборудования для всех отраслей народного хозяйства. Насосы ОАО "НасосМаш" успешно работают в 49 странах ближнего и дальнего зарубежья - в странах Европы, Азии, Африки, Латинской Америки. Их предназначение распространяется на предприятия тепловой и атомной энергетики, металлургической, пищевой, химической и нефтеперерабатывающей промышленности, в мелиорации, водоснабжении и орошении, в системах водоотлива угольных шахт и метрополитенов, на малых котельных, в коммунальных хозяйствах, на приусадебных участках.

Большой опыт, накопленный за полвека, по изготовлению насосного оборудования практически для всех отраслей народного хозяйства позволил нашему предприятию стать одним из ведущих насосных заводов в бывшем Союзе, а ныне в России.

Насосное оборудование успешно эксплуатируется на предприятиях тепловой и атомной энергетики, металлургической и химической промышленности, нефтедобывающей промышленности, мелиорации, водоснабжения и орошения, в системах водоотлива угольных шахт и метрополитенов, на малых котельных пищевой и легкой промышленности.

Тесное сотрудничество с научно-исследовательским и проектно-конструкторским институтом атомного и энергетического насосостроения (ВНИИАЭН), рядом других научных учреждений, наличие собственной конструкторско-технологической базы, позволяет нам оперативно внедрять в производство новые типоразмеры насосного оборудования, отвечающего потребностям рынка, совершенствовать серийную продукцию с тем, чтобы она постоянно находилась на современном техническом уровне.

Большое внимание уделяется развитию производства торцовых уплотнений для центробежных насосов и можем уже удовлетворять потребность как собственного производства, так и других предприятий.

На предприятии имеется развитое литейное производство и предприятие готово осуществлять поставку литья по кооперации заказчикам.

Представленная программа производства насосного оборудования не в полной мере отражает возможности предприятия, поэтому ОАО "НасосМаш" готов рассмотреть любые предложения потребителей по освоению новых видов насосов, их модернизации, поставке запасных частей и сервисному обслуживанию.

Организационная структура

Организационная структура OAO "НасосМаш" создана на основе типовой структуры управления производственным предприятием. Однако вследствие смены собственности и изменения организационно-правовой формы комбината организационная структура была модифицирована и упрощена. В основе действующей структуры лежат принципы единоначалия и централизма. Принцип централизма предполагает иерархичность, то есть строгую подчиненность нижестоящих звеньев вышестоящим. Принцип единоначалия выражается в том, что во главе каждого подразделения находится один руководитель - начальник, инженер, старший мастер и т.д., которые координируют действия подчиненных.

В результате этих преобразований организационная структура ОАО "НасосМаш" приняла вид, представленный на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1- Организационная структура ОАО "НасосМаш"

Центральная бухгалтерия

В соответствии с поставленной в курсовой работе задачей организации электронного документооборота процессов бухгалтерского учета более подробно рассмотрим задачи и структуру отдела центральной бухгалтерии.

Основными задачами отдела являются:

· Бухгалтерский учет.

· Планирование и учет исполнения смет расходов Учреждения.

· Проведение взаиморасчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и физическими лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

Основными функциями отдела являются:

· Осуществление предварительного контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций.

· Контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с выделенными ассигнованиями и их целевым назначением по утвержденным сметам расходов по кодам экономической классификации, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

· Начисление и выплата заработной платы рабочим и служащим.

· Своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения смет, с предприятиями, учреждениями и физическими лицами.

· Участие в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете.

· Проведение инструктажа материально-ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении.

· Составление и представление в Департамент социальной защиты населения, ПФР и налоговые органы, статуправление соответствующей бухгалтерской и статистической отчетности в установленные сроки.

· Хранение бухгалтерских документов, смет расходов, других документов, а также сдача их в архив в установленном порядке.

· Осуществление приема граждан по вопросам найма, увольнения, перевода.

· Оформление приказов, связанных с деятельностью предприятия.

· Контроль за трудовой дисциплиной, соблюдением Правил внутреннего трудового распорядка.

· участие в разработке Коллективного договора, Положения об оплате труда.

Организационная структура отдела представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2-Организационная структура ОАО "НасосМаш"

Главный бухгалтер предприятия:

· обеспечивает соблюдение на предприятии установленных единственных методологических принципов бухгалтерского учета, составления и представления в установленные сроки финансовой отчетности;

· организует контроль за отображением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;

· принимает участие в оформлении материалов, связанных с недостатком и возмещением расходов относительно таких недостатков, кражами и порчей активов предприятия;

· обеспечивает проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах, отделениях и других отделенных подразделах предприятия.

Весь бухгалтерский учет ведется в отделах (бюро) бухгалтерами. Они подчиняются главному бухгалтеру и его заместителю. Расчет заработной платы (и премии соответственно) проводит бюро учета расчетов с рабочими и служащими.

Шаблоны должностных инструкций главного бухгалтера и бухгалтера по расчету заработной платы представлены в приложении А.

Описание предметной области "Как есть"

Рассмотрим движение документов в процессе начисления премии.

После утверждения заявок данные передаются в отдел делопроизводства, который формирует приказ о начислении премий/помощи и передает его на подпись генеральному директору.

После заверения приказ попадает в расчетный отдел и бухгалтер проводит окончательное начисление заработной платы сотрудникам.

2.2.2 Характеристика комплекса решаемых задач

Обоснование необходимости разработки и внедрения автоматизированной информационной системы

Анализ документооборота при начислении сумм материального поощрения, технология которого описана в предыдущем разделе, показывает, что в применяемой схеме бумажного документооборота можно выделить следующие узкие места:

· Расчет план/факта проводится вручную и, как правило, в конце месяца. Это приводит к многочисленным ошибкам и перепроверкам.

· Одним и тем же по сути документам приходится проходить процедуру согласования и утверждения по несколько раз.

· Схема начисления материального поощрения довольно запутанная и носит часто субъективный характер.

· Передача твердых копий документов на следующий этап обеспечивается сотрудником, работающим с документом на очередном этапе, либо его секретарем.

· Необходимость многочисленных извещений о прохождении этапов документооборота (с целью упрощения на схеме представлена только их часть).

Таким образом, можно сделать вывод, что существующая технология бумажного документооборота не обеспечивает требуемую безошибочность и оперативность в учете производительности, и осуществлении материального поощрения.

Одним из эффективных способов решения данной проблемы является переход к электронным документам и автоматизация документооборота.

Описание предметной области "Как должно быть"

Технология работы учета производительности и осуществления материального поощрения с использованием системы электронного документооборота выглядит следующим образом.

· Подготовку и набор первоначальных данных для начисления заработной платы и премий выполняет табельщик.

· Отсутствует передача твердых копий документов (заявок, проектов договоров) на подготовительных стадиях.

· Движение документа осуществляется по безбумажной технологии управления ходом работ (workflow). Основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции с указанием исполнителей документа, а также факт оформления отчета об исполнении документа.

· Твердые копии договора распечатываются только в конце процедуры начисления премий.

Перейти к полностью безбумажному документообороту пока не представляется возможным.

Функции пользователей системы

Анализ предметной области, технического задания позволил выявить пользователей и их основные функции. Спецификация пользователей системы электронного документооборота, на рабочие места которых будет установлено клиентское программное обеспечение, приведена в таблице 1

Таблица 2.1- Спецификация пользователей системы электронного документооборота

Требования к разрабатываемой системе

Анализ процессов делопроизводства при начислении заработной платы и премии в ОАО "НасосМаш" показал, что внедряемая система электронного документооборота должна обеспечивать следующий набор основных функций.

Регистрация документов.

Маршрутизация (обеспечение движения) документов.

Организация совместной работы с документами.

Контроль исполнения.

Потоковое сканирование бумажных документов (табель учета рабочего времени и т.д.).

Хранение документов.

Наличие развитых средств поиска информации.

Ведение базы данных по учету производительности, осуществлению материального и морального стимулирования.

Обеспечение авторизованного доступа.

Поддержка следующих форматов документов: Word, Excel, HTML, ASCII.

Соответствие процедур делопроизводства требованиям ГОСТ.

Работа в сети, поддержка технологии "клиент-сервер".

К дополнительным функциям системы (обеспечение которых возможно на дальнейших этапах внедрения) следует отнести:

1. Архивное хранение документов.

2. Криптографическая защита информации.

3. Электронный документооборот на основе электронной почты.

4. Работа с взаимосвязанными документами.

5. Построение территориально-распределенных корпоративных систем документооборота.

3. Проектирование элементов информационной системы

3.1 Обоснование выбора структуры базы данных

электронный документооборот автоматизированный информационный

Выбор структуры базы данных предшествует ее разработке средствами конкретной СУБД. Структура базы данных определяется моделью базы данных и разрабатывается таким образом, чтобы ее реализация не зависела от типа конкретной СУБД.

Разрабатываемая база данных по учету производительности и осуществления материального и морального стимулирования является реляционной базой данных и представляет собой набор таблиц и связей между ними. Анализ технического задания показал, что база данных по учету производительности и осуществления материального и морального стимулирования должна состоять из трех таблиц:

1. Премия

2. Подразделения

3. Сотрудники

Таблица "Премия" является основной таблицей, таблицы "Подразделения" и "Сотрудники" - вспомогательными справочниками.

Таблица "Премия" содержит основные сведения по учету материального стимулирования сотрудников предприятия.

Перечень полей таблицы "Премии" представлен в таблице 3.1.

Таблица 3.1- Перечень полей таблицы "Премии"

Таблица "Подразделения" является вспомогательным справочником, содержащим сведения о подразделениях предприятия. Перечень полей таблицы "Подразделения" представлен в таблице 3.2.

Таблица 3.2 - Перечень полей таблицы "Подразделения"

Таблица "Сотрудники" является вспомогательным справочником, содержащим сведения о сотрудниках предприятия. Перечень полей таблицы Сотрудники" представлен в таблице 3.3.

Таблица 3.3- Перечень полей таблицы "Сотрудники"

Разработанная на основе анализа технического задания и предметной области структура базы данных по учету материального стимулирования сотрудников обеспечивает:

1) требуемую информативность, так как содержит все необходимые сведения для учета осуществления материального стимулирования сотрудников и получения требуемых по техническому заданию сведений начисленным премиям;

2) хранение информации без избыточности, - структуры таблиц разработаны таким образом, чтобы исключить хранение одного и того же содержимого информационного поля в разных записях;

3) логическую целостность базы данных за счет предусмотренных полей связи Наименование подразделения и Сотрудники;

4) требуемую функциональность по запросам, определенным в техническом задании, а именно:

· вывод списка премированных сотрудников заданного подразделения;

· вывод списка сотрудников, получивших премию за заданный интервал дат;

· определение максимальной и минимальной премии из выплаченных сотрудникам данного подразделения за заданный интервал дат.

3.2 Описание схемы базы данных, таблиц и связей между ними