Совершенствование информационной системы товарооборота ООО "Уралэнергоцентр" с помощью разработки базы данных

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ГУМАНИТАРНЫЙ ТЕХНИКУМ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ТОВАРООБОРОТА ООО «УРАЛЭНЕРГОЦЕНТР» С ПОМОЩЬЮ РАЗРАБОТКИ БАЗЫ ДАННЫХ

Москва 2008

СОДЕРЖАНИЕ

Реферат

Введение

1. Предпроектное обследование предприятия

1.1 Характеристика ООО «Уралэнергоцентр»

1.2 Организационно-функциональная структура предприятия

2. Информационные потоки предприятия

3. Описание существующей информационной системы

3.1 Автоматизация информационной системы товарооборота

3.2 Разработка автоматизированной информационной системы управления ООО «Уралэнергоцентр»

3.3 Информация о поставщиках и товарах ООО «Уралэнергоцентр»

3.4 Проектирование базы данных

4. Обоснование экономической эффективности проекта

4.1 Расчет текущих затрат пользователя

4.2 Экономию текущих затрат при автоматизации

4.3 Экономическую эффективность внедрения

5. Информатизация общества. Сущность и перспективы развития

Заключение

Список литературы

Перечень принятых сокращений

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Приложение Г

Приложение Д

Приложение Е

Приложение Ж

РЕФЕРАТ

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ, СУБД, БАЗЫ ДАННЫХ, СИСТНМЫ ТОВАРООБОРОТА, УПРАВЛЕНЧЕСКОЕ РЕШЕНИЕ.

Дипломный проект содержит 81 страниц, 8 таблиц, 13 рисунков, 7 приложений, 22 литературных источников.

Рассмотрены теоретические основы современных методов совершенствования информационной системы товарооборота. Разработана база данных по товарообороту. Дана была оценка эффективности использования автоматизированной базы данных.

Ожидаемый результат - внедрение на предприятии предлагаемых изменений в бизнес-процессах, которые дадут экономический эффект.

ВВЕДЕНИЕ

Современная экономика немыслима без эффективного управления. Его успех во многом зависит от процедур принятия решений, которые учитывают разносторонние внутренние и внешние факторы, действующие на систему, и позволяют прогнозировать тенденцию развития экономических процессов. Алгоритмы управления базируются на обработке статистической и экономической информации и определяют качество принимаемых решений. Информационная составляющая (ее еще называют информационной подсистемой) является одной из основных подсистем автоматизированной системы управления (АСУ).

Для обработки информации в АСУ могут применять различные программные и технические средства. В настоящее время большое внимание уделяется анализу и обработке массивов данных, хранящихся на определенных носителях информации. Совокупность этих данных, отражающих как текущее состояние экономической системы, так и ее предысторию, называют базами данных.

Базами данных (БД) называют электронные хранилища информации, доступ к которым осуществляется с одного или нескольких компьютеров. Обычно базы данных создаются для хранения и доступа к данным, содержащим сведения о некоторой предметной области, то есть некоторые области человеческой деятельности или области реального мира. Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства, предназначенные для создания, наполнения, обновления и удаления БД.

В свою очередь «хорошая» база данных является товаром, так как содержащаяся в ней информация позволяет быстро и эффективно решать задачи краткосрочного прогнозирования. Под базой данных следует понимать некую совокупность специальным образом организованных данных, которые хранятся на материальном носителе. Данные обязательно должны быть связаны между собой так, чтобы пользователь мог составить представление об интересующем его объекте, явлении или процессе.

Надо сказать, что внесение данных в разработанную базу потребует некоторых усилий со стороны пользователя, но эти усилия оправдаются через некоторое время, и пользователь сможет по достоинству оценить эффективность работы с данной базой данных. Для работы с такими информационными массивами применяются специальные инструментальные средства - информационные технологии, которые позволяют получать интегрированный продукт, в максимальной степени удовлетворяющий требования потребителя. К таким технологиям относят как средства извлечения информации из базы данных, так и методы и процедуры анализа и представления, интегрированных данных потребителю в требуемом виде.

Автоматизация товарооборота любой организации заключается в реализации функций комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. Актуальность совершенствования системы товарооборота в организации обусловливается необходимостью повышения эффективности управленческой деятельности. Традиционно организация товарооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Выходом служит разработка автоматизированной базы данных при помощи СУБД Delphi 7, с учётом всех требований пользователей по отслеживанию товарооборота на складе.

Цели и задачи дипломного проекта:

Важнейшим фактом повышения эффективности деятельности предприятия в любой отрасли является улучшение управления.

Целью дипломного проекта:

· является совершенствование информационной системы товарооборота ООО «Уралэнергоцентр», с помощью разработки базы данных.

Задачи дипломного проекта:

· анализ существующей системы товарооборота;

· анализ альтернативных систем управления базами данных товарооборота;

· выбор наилучшей базы данных по товарообороту;

· построение базы данных товарооборота на основе выбранной системы в среде Delphi 7.

· оценка эффективности внедрения автоматизированной базы данных по товарообороту в среде Delphi 7.

1. ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Характеристика ООО «Уралэнергоцентр»

Компания ООО «Уралэнергоцентр» была создана в 1997 году. Предприятие находится по адресу г. Екатеринбург ул. Родонитовая 14. Данная компания является официальным представительством крупнейших заводов Южной Кореи, которые занимаются производством отопительного оборудования.

Отраслевая принадлежность ООО «Уралэнергоцентр» - торгово-энергетическая отрасль.

Организационно - правовая форма: общество с ограниченной ответственностью (ООО).

Источники финансирования - частные и хозяйственные договора.

Предлагаемые продукты и услуги - обогревательное оборудование и оборудование для ремонта водопровода.

ООО «Уралэнергоцентр» занимает одно из лидирующих мест на рынке теплового оборудования. Предприятие занимается оптовой и розничной продажей товаров.

Цель организации - рост, процветание, доходность.

ООО «Уралэнергоцентр» конкурентоспособное предприятие.

На предприятии ценится добропорядочность, вежливость, собранность сотрудников, ответственность, а также умение работать в команде.

Мотивация в ООО «Уралэнергоцентр» осуществляется следующим образом: в конце каждого месяца хорошо проявившие себя в работе сотрудники получают премии. В праздники сотрудники предприятия поздравляют друг, друга и обмениваются подарками.

1.2 Организационно-функциональная структура предприятия

Организационная структура - это совокупность отделов и служб, занимающихся построением и координацией функционирования системы менеджмента, разработкой и реализацией управленческих решений по выполнению бизнес - плана, инновационного проекта.

Структура ООО «Уралэнергоцентр» является линейно - функциональной. Данная структура включает как линейную, так и функциональную организации, это создаёт двойное подчинение для исполнителей.

Преимуществами этой структуры является высокая компетентность специалистов, отвечающих за конкретные функции; расширение возможностей линейных руководителей по оперативному управлению в результате их высвобождения от подготовки сведений по вопросам функциональной деятельности.

К недостаткам структуры можно отнести:

· Отсутствие единства действий;

· Невозможность поддержания постоянных взаимосвязей между функциональными службами;

· Длительная процедура принятия решений;

· Снижение ответственности исполнителей за работу, поскольку каждый из них получает указание от нескольких руководителей;

· Несогласованность указаний и распоряжений, получаемых работниками «сверху», так как каждое функциональное подразделение ставит свои вопросы на первое место.

На сегодняшний день структуру ООО «Уралэнергоцентр» можно схематично представить следующим образом:

Рис.1. Структура ООО «Уралэнергоцентр»

Структура управления данной организации - иерархическая, так как все управленческие функции выполняются на верхнем уровне управления. Отмеченные характеристики свидетельствуют, что организация не приспособлена к изменениям внешней среды, так как любая перемена, например внедрение технических новшеств, появление новых конкурентов, может ухудшить результаты деятельности, а возможно, и повлечь за собой банкротство.

Ответственность специалистов за реализованную продукцию размыта, нет возможности выделить ценность каждого вида деятельности и его влияния на конечные финансовые показатели.

Некоторым процессам, важным, на мой взгляд, не уделяется должное внимания. К ним относится: разработка и внедрение наиболее целесообразных методов оперативно - производственного планирования и текущего учета производства. Это связанно с загруженностью заместителя директора.

Также в матрице можно заметить то, что менеджер не в полной мере участвует в трудовых процессах. Следовательно, есть возможность делегирования на него некоторых полномочий генерального директора. В силу неопытности менеджеру требуется помощь руководителя. Для того, чтобы менеджер смог участвовать во всех процессах необходимо ввести его в курс дел.

В результате изучения структуры предприятия ООО «Уралэнергоцентр» было выявлено, что большая часть задач, в том числе задач развития не решается в связи с отсутствием ответственных за эту часть работы. Структура данного предприятия не формализована.

Штат предприятия ООО «Уралэнергоцентр» состоит из 18 сотрудников. Офис предприятия оснащен современным оборудованием и оргтехникой.

Директор стоит во главе предприятия, решает все управленческие вопросы. В его обязанности входит: осуществление руководства предприятие, решение кадровых и финансовых вопросов, определение стратегия предприятия. Директор обладает правом подписи в банке, поэтому он решает все вопросы, связанные с распределением материальных ресурсов, движением денежных средств. Директор осуществляет контроль над деятельностью всех сотрудников фирмы, за исключение представителя головного предприятия.

Представитель головного предприятия является наблюдателем. В его обязанности входит сбор информации о деятельности представительства головного предприятия, на основе чего составляется отчет. Присутствие наблюдателя даёт возможность головному предприятию регулярно получать информацию о деятельности своего представительства, что в свою очередь помогает своевременно принять решение, отреагировать на изменения происходящие, на рынке.

Заместитель директора осуществляет поиск информации о потребностях клиентов. Его главной задачей является распределение и реализация товара, по максимально выгодным условиям для ООО «Уралэнергоцентр». Заместитель директора решает вопросы, связанные с заключением коммерческих сделок.

Менеджеры по продажам ведут все переговоры, связанные с заключением коммерческих сделок. Является коммуникационным звеном между руководством компании и клиентами. От эффективности его работа зависит прибыльность компании. Надо сказать, что работа менеджеров по продажам масштабна, требует постоянной концентрации внимания, для быстрого реагирования и своевременного предоставления информации руководителям ООО «Уралэнргоцентр».

Финансовый директор, как и директор, имеет право подписи. Является материально ответственным лицом. Работа финансового директора заключается в распределении денежных средств, ведении бухгалтерской отчётности, контроле над финансовой деятельностью предприятия. Деятельность финансового директора сложна и масштабна, требует взаимодействия со всеми подразделениями предприятия, а также организациями, с которыми сотрудничает предприятие. При выполнении своей работы финансовый директор использует персональный компьютер, оснащенный специализированным программным обеспечением.

Бухгалтер работает в подчинении финансового директора, составляет первичные документы, приходные и расходные ордера, накладные, доверенности и др. Согласовывает с финансовым директором стоимость товара, сроки поставки, условия сделки.

Заведующий складом ведёт учёт движения товаров, контролирует процесс отгрузки товара, а также его поступление покупателям. Работа заведующего складом ответственна, масштабна, требует точности, так как это связанно с сохранностью товара. Стоимость товаров, которые реализует ООО «Уралэнергоцентр» в среднем составляет 500$, именно поэтому заведующий складом несёт большую материальную ответственность. Также заведующий складом контролирует работу кладовщиков и грузчиков.

В обязанности грузчиков входит погрузка и разгрузка товаров, что в свою очередь требует физической подготовки.

Работа кладовщика заключается в принятии товара, ведение учета товара, размещение его на складе, обеспечение условий хранения товара, а также несёт ответственность за его сохранность.

Секретарь является коммуникационным звеном предприятия. В его обязанности входит передача информации от одного подразделения к другому, также секретарь ответственный за оформление внутренней и внешней документации. Он должен информировать сотрудников предприятия о сообщениях высшего руководства. Работа секретаря не требует больших усилий.

Инженер - наладчик занимается установкой, обслуживанием и ремонтом реализуемого оборудования. Работа инженера - наладчика сложна, требует концентрации внимания и повышенной ответственности за проделанную работу. Также инженер - наладчик занимается ознакомлением пользователей с правилами эксплуатации оборудования.

В обязанности водителя входит транспортировка сотрудников предприятия.

Функционирование в компании мы рассмотрим на примере заключения коммерческой сделки по реализации оборудования.

Менеджеры по продажам обследуют потребности рынка, находят потенциальных клиентов, обговаривает условия договоров предстоящей поставки. После чего, они отчитываются о проделанной работе, перед своим непосредственным руководителем, которым является заместитель директора предприятия. Только после того, как заместитель директора ознакомится с условиями предстоящей сделки, принимается решение о поставке товара данному клиенту. Структурированная заместителем директора информация согласуется с финансовым директором, затем утверждённая информация поступает к заведующему складом, который в свою очередь определяет объём и сроки поставки товара. После чего, бухгалтер составляет необходимые документы (накладная, счёт - фактура) в это время секретарь оформляет все документы по предстоящей сделке, которые передаёт менеджерам по продаже. Готовые документы менеджер предоставляет клиенту для ознакомления.

В результате изучения функционирования на предприятии ООО «Уралэнергоцентр» мы выявили, что процесс заключения сделки тратится много времени. Это связанно с недостатками структуры управления предприятия.

Недостатками функционирования структуры являются:

· Большое число «этажей управления» между работниками, реализующими продукцию и лицом, принимающим решение;

· Повышенная зависимость от личных и деловых качеств высшего руководства;

· Тенденция к перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

· Малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации.

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Предприятие можно рассматривать как эффективный информационный центр, в котором обрабатывается информация, содержащаяся как во внешнем, так и во внутреннем потоках, т.е. реализуется информационный процесс.

В организации имеются различные уровни управления, на которых циркулируют специфичные информационные потоки. Для обработки информации используются различные информационные технологии, которые реализуются с помощью соответствующих информационных систем, имеющих собственные названия.

Информационный процесс - это осуществление всей совокупности следующих элементарных информационных актов: прием или создание информации, ее хранение, передача и использование.

Внешние входящие информационные потоки представляют собой информацию, создаваемую вне предприятия во внешней деловой среде. Внешняя деловая среда - это совокупность экономических, политических, иных субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношений, складывающихся между ними и предприятием.

Степень воздействия внешней деловой среды на бизнес различна. Наиболее важны субъекты внешней деловой среды, с которыми предприятие постоянно взаимодействует, образующие ближайшее окружение (или микроокружение) предприятия: клиенты, поставщики, партнеры, конкуренты, налоговые органы, органы власти, средства массовой информации. Поступающая из микроокружения информация образует регулярные входящие информационные потоки, которые предприятие использует в своей ежедневной деятельности.

Субъекты, которые, как правило, не оказывают непосредственного взаимодействия на функционирование, не определяют общие условия деловой среды, образуют макроокружение предприятия. Действие таких субъектов приводят возникновению факторов, характеризующих макроокружение. К таким факторам относятся: политическое, макроэкономическое, научно - техническое, производственные, демографические, правовые, экологические, социально-культурные. Эти потоки можно характеризовать как не регулярные входящие информационные потоки.

Внутренние информационные потоки образует информация, которая циркулирует внутри предприятия. Эти потоки содержат как поступившую извне, так и информацию, порожденную внутри предприятия. Таким образом, для обеспечения информационных потребностей работники предприятия могут использовать регулярные входящие, не регулярные входящие и внутренние информационные потоки.Внутренний поток включает в себя информацию, описывающую отношения в коллективе сотрудников (главный бухгалтер, генеральный директор, представитель головного предприятия, главный бухгалтер, менеджеры по продажам, заместитель директора, заведующий складом, бухгалтер, инженер - наладчик, секретарь, водитель, кладовщики, грузчики), а также знания, порождаемые в производстве.

ООО «Уралэнергоцентр» имеет и формирует свою собственную внутреннюю информационную среду, в которой циркулируют потоки информации.

Рис 2. Информационные потоки ООО ”Уралэнергоцентр”

Таблица 1

Описание информационных потоков ООО «Уралэнергоцентр»

Внешний поток	Внутренний поток
- поставщик; - клиенты; - конкуренты; - экономические и политические субъекты	- генеральный директор; - представитель головного предприятия; - главный бухгалтер; - менеджеры по продажам; - заместитель директора; - заведующий складом; - бухгалтер; - инженер-наладчик; - секретарь; - водитель; - кладовщики; - грузчики.

В качестве внешних источников информации предприятия выступают государство, информационные центры и сети, поставщики материалов, конкуренты, инфраструктура рынка и т.п.

Входной поток предприятия формируется на основании информации, поступающей из внешней среды.

Выходной информационный поток направляется предприятием внешнюю среду и содержит информацию о своих производственных возможностях, производимом товаре, материальных, энергетических, кадровых и информационных потребностях и т.д.

Информационная система предприятия фильтрует информационный поток и выделяет информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия, преобразуя ее в удобную для принятия решений форму.

Основными задачами предприятия по формированию информационных потоков являются:

· формирование адекватных информационных ресурсов для системы управления предприятием;

· оптимизация информационных потоков путем исключения дублирования информации;

· ликвидация разрыва между внедрением информационных технологий и техники и состоянием информационных ресурсов (их формирование и использование).

Все более явным становится тезис: потеря информации в организации (предприятия) - потеря эффективности и управления. Поэтому главная цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

При обобщение данных о многих событиях или описание исходного события, данные превращаются в информацию. Информация может о различные сведения, о многих событиях. Однако при обобщение или, при укрупнение исходных данных и преобразование их в информацию могут возникнуть различного рода искажения. Тогда для того, чтобы провести проверку информации, требуется снова «спускаться» на уровень первичных данных. Если не принимать во внимание случаи умышленного искажения данных в первичных документах, то неправильные первичные данные могут возникнуть в результате ошибок в работе персонала или учетных систем, которые случаются чрезвычайно редко. Поскольку руководителю предприятия работать с каждым первичным документом неудобно, да и не целесообразно, первичные данные объединяются в журналы операций, сводные таблицы, базы данных.

База данных - это поименованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношение в рассматриваемой предметной области.

3. ОПИСАНИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Информационная система - это совокупность механизмов, обеспечивающих полное осуществление информационного процесса.

Вне ИС информация может лишь сохраняться в виде записей на тех или иных физических носителях, но не может быть ни принятой, ни переданной, ни использованной.

Управленческая деятельность нуждается в информационном обеспечении, так как обработка информации для принятия управленческих решений и выработки управляющих воздействий занимает достаточно много времени.

На данный момент в ООО «Уралэнергоцентр» отсутствует автоматизированная база данных.

Документы создаются при помощи следующих программных продуктов:

· Office Microsoft;

· 1С: Предприятие 7.7.Бухгалтерский учёт;

Поскольку система товарооборота на предприятии не автоматизирована, то на процесс заключения сделки тратится много времени, не можем своевременно реагировать на потребности клиентов, искажается информация.

Передача документов осуществляется при помощи следующих программных средств:

· Internet Explorer;

· Outlook Express.

Архивация документов производиться при помощи таких программ как:

· Win Zip;

· Win Rar.

Доступ к системе имеют следующие сотрудники: генеральный директор, представитель головного предприятия, главный бухгалтер, менеджеры по продажам, заместитель директора, заведующий складом, бухгалтер.

На предприятии имеется 6 компьютеров, соединенных локальной сетью, сервер находится у главного бухгалтера в кабинете. Так же на предприятии имеется оборудования: цветной принтер, сканер, факс, ксерокс. На всех компьютерах имеющихся на предприятии установлена операционная система Windows XP Professional.

На данный момент времени оборудования соответствуют всем требованиям пользователей.

Недостатком данной информационной системы является отсутствие автоматизированной БД. Дело в том, что вся информация о товарообороте вводится вручную, в программе Microsoft Excel. Что приводит к искажению информации, порой просто нет доступа к информации или она не достоверна, все это приводит к сбоям в работе, и большим экономическим потерям (теряются клиенты). За счет этого снижается эффективность работников, что приводит к снижению результатов работы всего предприятия.

Отразим информационную модель потоков данных по товарообороту рис. 3.

Рис.3. Информационная модель предприятия по товарообороту.



Рис. 4. Информационная модель предприятия при работе в Excel

Опишем процесс передачи информационных данных, который изображен на рис.4. Но для этого поясним некоторые элементы:

· АРМ1-АРМ 6 - автоматизированные рабочие места у каждый из них имеется на компьютере программа Microsoft Excel. На данном предприятии их 6.

· 1-4, это последовательные операции в процессе работы в Exсel. Локальная сеть - соединение между собой с помощью кабеля 6 компьютеров.

Начнем описания с того, что при заявке от клиента на приобретения того или иного товара непосредственно ее отдает менеджеру по персоналу. Он вносит данные заявки при помощи клавиатуры и отражается в программе электронных таблиц - Excel и отправляет по локальной сети АРМу 6 (операция 1). АРМ 6 приняв заявку, ее распечатывает на принтере и отдает кладовщикам. Кладовщики собирают товар, который имеется на складе по заявке в ручную. Если в наличие нет, то возвращают список с товаром, которых нет на складе АРМу 6. Он в свою очередь пишет по электронной почте заявку заводу - изготовителю о пополнении недостающего товара.

Рис.5. Информационная модель «Как есть» ООО «Уралэнергоцентр»

Пока товар собирают на складе, АРМ 6 передает данные по локальной сети АРМу 5 (операция 2), тот, получив данные, формирует договор, счета фактуры, товарные накладные, смотрит по Excel стоимость товара за штуку. Покупатель расплачивается и получает товарную накладную об оплате. В конце месяца АРМ 5 отправляет данные по локальной сети АРМу 3 (операция 3). Сформировав отчет, передает по локальной сети АРМу 2 (операция 4), если находится какая - нибудь ошибка (недочет), то возвращает на переделку АРМу 3. И после этого АРМ 1 (операция 4) получает данные по локальной сети от АРМа 3. Описав систему передачу данных на предприятии можно смело утверждать о том, что время тратится не в пользу предприятия, так как одновременно воспользоваться данными нескольким АРМам невозможно, здесь сохраняется последовательность выполнений операций. При такой системе замедляется очень сильно работа руководства по принятию управленческих решений. Поэтому студентка 5 - го курса пройдя практику, отразила модель информационных потоков предприятии и внесла коррекцию: автоматизировала информационную систему с помощью рассмотрения технологий разработки приложений для работы с базами данных и Интернетом в Delphi 7.0, фирма - разработчика «Borland».

3.1 Автоматизация информационной системы товарооборота

Система управления базами данных по своей архитектуре делится на одно-, двух-, трехзвенные, то определимся на одной из них, а именно двухзвенной. Потому, что в двухзвенной архитектуре значительную часть логики управления данными берет на себя сервер БД, в то время как клиент в основном занят отображениям данных в удобном для пользователя виде.

Учтем еще одну не мало важный элемент для усовершенствованной информационной модели данного предприятия. В зависимости от место положения отдельных частей СУБД различают локальные и сетевые СУБД. В данном дипломном проекте будет, рассматривается сетевые и локальная СУБД. Часть локальной СУБД размещается на компьютере пользователя базы данных. Чтобы с одной и той же БД одновременно могло работать несколько пользователей см. рис. 3., каждый пользовательский компьютер должен иметь свою копию локальной БД. Существенной проблемой СУБД такого типа является синхронизация копий данных, именно поэтому для решения задач, требующих совместной работы нескольких пользователей, локальные СУБД практически не применяются.

К сетевым относятся файл - серверные, клиент - серверные и распределенные СУБД. В файл - серверных СУБД все данные обычно размещаются в одном или нескольких каталогах достаточно мощной машины, специально выделенной для этих целей и постоянно подключенной сети. Такой компьютер называется файл - сервером или СУБД. Безусловным достоинством СУБД этого типа является относительная простота ее создания и обслуживания - фактически все сводится лишь к развертыванию локальной сети и установке на подключенных к ней компьютерах сетевых операционных систем. К счастью, Delphi «умеет» использовать сетевые средства самой популярной в мире ОС - Windows для создания соответствующих клиентских мест, то есть специально программного обеспечения компьютеров пользователей. Нетрудно заметить, что между локальными и файл - серверными вариантами СУБД нет особых различий, так как в них все части собственно СУБД (кроме данных) находятся на компьютере клиента. Клиент - серверные (двухзвенные) системы значительно снижают нагрузку на сеть, так как клиент общается с данными через специализированного посредника - сервер база данных, который размещается на машине с данными. Сервер БД принимает запрос от клиента, отыскивает в данных нужную запись о виде товаров и передает ее клиенту. Таким образом, по сети передается относительно короткий запрос и единственная нужная запись, даже если соответствующий файл с данными содержит несколько сотен запросов (structured Query Language), поэтому часто серверы БД называются SQL - серверами. Серверы БД представляют собой относительно сложные программы. Разрабатываемые различными фирмами. SQL - сервером является сервер InterBase корпорации Borland, который поставляется вместе с Delphi 7 Studio В комплектациях Enterprise и Architect. Клиент серверные СУБД масштабируются до сотен и тысяч клиентских мест.

Рис.6. Механизм доступа прикладной программы к серверу InterBase

Рис.7. Информационная модель «Как должно быть» ООО «Уралэнергоцентр»

На этой схеме показано решение проблемы, которая существовала на предприятии. С данными мог работать один пользователь другие в это время ожидали, это приводило к большим затратам времени, а следовательно к экономическим потерям. После установки сервера InterBase и разработки базы данных, проблема автоматизации исчезает. Появляется больше времени на выполнение работы, увеличивается скорость обработки данных, постоянный доступ к информации, информация достоверна и не искажается. На этой схеме автор дипломного проекта отразил программное управление сервером InterBase.

Принцип работы: главный бухгалтер заходит в БД под своим паролем, чтобы провести расчеты и отчеты, правой клавишей открывает БД и связывается с сервером БД. На мониторе видно как загружается программа Delphi 7.0. Гл. бухгалтер выбирает необходимую ему процедуру для обработки данных и работает с нужной информацией. Если же ей необходима, отразить информация на мониторе, то тогда необходим запрос который, по локальной сети несет алгоритм запроса в справочную службу. Там сравнивается с тысячами сотен информацией и находит нужный, результат отражения на мониторе у гл. бухгалтера. Параллельно другой работник, который имеет доступ к системе заходит в БД и проводит необходимые операции под своим паролем. Хочется подчеркнуть свойства программного продукта - Delphi: прост в обращении, понятен в работе начинающему пользователе и имеет не последнее место на ранке программных продуктах и информационных технологиях.

3.2 Разработка автоматизированной информационной системы управления ООО «Уралэнергоцентр»

Система визуального программирования Delphi обладает большой популярностью среди широкого круга пользователей: от не специалистов до системных программистов, занимающихся разработкой сложных приложений и информационных систем.

Delphi позволяет быстро и удобно разрабатывать эффективные приложения, включая приложения для работы с базами данных. Система имеет развитые возможности по созданию пользовательского интерфейса, широкий набор функций, методов и свойств для решения прикладных расчетно-вычислительных задач. В системе имеются развитые средства отладки, облегчающие разработку приложений.

Традиционно Delphi относят к системам быстрой разработки приложений. Вместе с тем это система обладает практически всеми возможностями современных СУБД, таких как Microsoft Access и Visual FoxPro. Она позволяет удобно создавать приложения с помощью инструментальных программных средств, визуально подготавливать запросы к базам данных, а также непосредственно писать SQL - запросы к базам данных.

Delphi позволяет создавать приложения для работы с локальными и удаленными базами данных, включая публикацию баз данных в Интернете. Применительно к работе с базами данных Delphi обеспечивает широкий набор инструментальных средств, поддерживает современные технологии, в том числе многоуровневую технологию «клиент - сервер».

Для выполнения с локальными БД разрабатываются и используются так называемые локальные приложения, а для операций с удаленными БД - клиент - серверные приложения.

Расположение БД в значительной степени влияет на разработку приложения, обрабатывающего содержащиеся в этой базе данные:

· приложения, использующие локальные база данных, называют одноуровневые (однозвенными) приложениями, поскольку приложение и базы данных образуют единую файловую систему;

· приложения, использующие удаленные базы данных, разделяют на двухуровневые (двухзвенные) и многоуровневые (многозвенные). Двухуровневые приложения содержат клиентскую и серверную части;

· многоуровневые (обычно трехуровневые) приложения кроме клиентской серверной частей имеют дополнительные части. К примеру, в трехуровневых приложениях имеются клиентская часть, сервер приложений и сервер базы данных.

Одно - и двухуровневые приложения Delphi могут осуществлять доступ к локальным и удаленным БД с использованием следующих механизмов:

· BDE (Borland Database Engine- процессор баз данных фирмы Borland), предоставляющий развитый интерфейс API для взаимодействия с базами данных;

· ADO ( ActiveX Data Objects- объекты данных ActiveX ) осуществляет доступ к информации с помощью OLE DB (Objects Linking and Embedding Data Base- связывание и внедрение объектов баз данных);

· dbExpress обеспечивает быстрый доступ к информации в базах данных с помощью набора драйверов;

· InterBase реализует непосредственный доступ к базам данных InterBase.

Выбор варианта технологии доступа к информации базах данных, кроме прочих соображений, определяется с учетом удобства подготовки разработанного приложения к распространению, а также дополнительного расхода ресурсов памяти. К примеру, инсталляция для BDE требует примерно 15Мбайт внешней памяти на диске и настройки псевдонимов используемых баз данных.

BDE представляет собой совокупность динамических библиотек и драйверов, обеспечивающих доступ к данным. Процессор BDE должен устанавливаться на всех компьютерах, на которых выполняется Delphi- приложения, осуществляющие работу с базами данных. Приложение через BDE передает запрос к базе данных, а обратно получает требуемые данные. Механизм BDE до седьмой версии системы Borland получил самое широкое распространение ввиду широкого спектра предоставляемых им возможностей. Идеологи фирмы Borland планируют отказаться от его поддержки, заменив его другими механизмами более современными и менее громоздкими, так как этот механизм требует очень много оперативной памяти. Доступ Delphi- приложения к промышленным СУБД осуществляется через драйверы SQL -Links. Отметим, что при работе с «родной» для Delphi СУБД InterBase можно обойтись без драйверов SQL - Links.

Механизм ADO доступа к информации базы данных является стандартом фирмы Microsoft. Использование этой технологии подразумевает использование настраиваемых провайдеров данных. Технология ADO обеспечивает универсальный механизм доступа из приложений к информации источников данных. Эта технология основана на стандартных интерфейсах COM, являющихся системным механизмом Windows. Это позволяет удобно распространять приложения баз данных без вспомогательных библиотек.

Основные особенности использования технологии ADO не зависят от архитектуры баз данных: Эта технология характерна не только для файл -серверных баз данных, но также и для клиент - серверных и трехзвенных баз данных.

Основным достоинством технологии ADO является ее естественная ориентация на создание «облегченного» клиента. В рамках этой технологии на машине разработчика баз данных устанавливаются базовые объекты MS ADO и соответствующие компоненты Delphi, обеспечивающие использование технологии ADO (эти установки осуществляются автоматически при развертывании Delphi).

На машине сервера данных (это может быть файловый сервер рамках файл-серверной технологии или машина с сервером данных - в технологии клиент - сервер) устанавливается так называемый провайдер данных - некоторая надстройка над специальной технологией OLE DB, « понимающая» запросы объектов ADO и «умеющая» переводить эти запросы в нужные действия с данными. Взаимодействие компонентов ADO и провайдера осуществляется на основе универсальной для Windows технологии ActiveX, при чем провайдер реализуется как COM- сервер, а ADO-компоненты - как COM- клиенты.

Если используется промышленный сервер данных Oracle или MS SQL Server, данные не нуждаются в какой-либо предварительной подготовке, а в роли провайдера используется соответственно Microsoft OLE DB Provider for Oracle или Microsoft OLE DB Provider for SQL Server. Нетрудно обнаружить явный недостаток такой технологии: ADO не может использоваться, если для соответствующий структуры данных (в частности, для базы данных многих популярных серверов- InterBase, Informix, DB2 и пр.) не создан нужный провайдер или ODBC - драйвер.

Механизм доступа db Express подразумевает использование совокупности драйверов, компонентов, инкапсулирующих соединения, транзакций, запросов, наборов данных и интерфейсов, с помощью которых обеспечивается универсальный доступ к функциям этого механизма. Обеспечение взаимодействия с серверами баз данных по технологии db Express основано на использование специализированных драйверов. Последние для получения данных применяют запросы SQL. На стороне клиента при этом нет кэширования данных, здесь применяются только однонаправленные курсоры и не обеспечивается возможность прямого редактирования наборов данных.

Характерной особенностью технологии являются создаваемый ею однонаправленный курсор набор данных (НД), что является следствием специфики получения данных от сервера: фактически любой сервер возвращает данные по записям в цикле FOR…SUSPEND, а двунаправленный курсор создается средствами BDE путем буферизации записей. Однонаправленный курсор обеспечивает более быстрый доступ к данным и экономит ресурсы клиента, но вместе с тем в большей части практически важных случаев менее удобен. Ниже перечислены ограничения, предъявляемые им к действиям клиента.

· Навигация по набору данных возможна только от первой записи, к последней. В наборе данных могут использоваться только навигационные методы First и Next. Попытка обращения к любому другому методу (Prior, Last) вызывает исключение.

· Набор данных не может сортироваться или фильтроваться (точнее, сортировка и фильтрация реализуется SQL - запросом, а не свойствами Filter, Filtered, Index Name).

· Клиент не может визуализировать данные в сетках TDBGrid.

· Набор данных не может редактироваться (их свойства Can Modify всегда имеют значения False).

· К набору данных нельзя присоединить подстановочные столбцы.

· К набору данных нельзя использовать закладки и поиск записей методами Locate и Lookup.

· Наконец, по результатам выборки нельзя создать отчет главный -детальный, используя технологию Rave Reports или компоненты вкладки QReport.

3.3 Информация о поставщиках и товарах ООО «Уралэнергоцентр»

Компания ООО «Уралэнергоцентр» является представительством крупных заводов Южной Кореи. Поставляют товар такие заводы, как OLYMPIA CO LTD, HYSCO CO LTD, BOOSTER CO LTD.

Ассортимент товара:

· Паровые котлы BOOSTER CO LTD;

· Вакуум - водогрейных котлов BOOSTER CO LTD;

· Отопительные котлы (на дизельном топливе и газовом топливе) OLYMPIA CO LTD;

· Горелки OLYMPIA CO LTD;

· Насосы WILO;

· Металлопластиковые трубы HYSCO CO LTD;

· Компрессорные и пресс - фитинги;

· Шаровые краны HYSCO CO LTD;

· Радиаторов HYSCO CO LTD;

Клиентами компании ООО «Уралэнергоцентр» являются: торговые магазины, разнообразные компании, крупные заводы, фабрики и так далее.

Приведу в пример несколько фирм, с которыми тесно сотрудничает компания:

· ООО «Трионика», находящаяся по адресу: г. Екатеринбург, ул. Ленина 28, контактный телефон 8 (343) 210-10-10, E-mail:. Trionika@.ru

· ООО «Водяной», находящийся по адресу: г. Екатеринбург, ул. ул. Гагарина 10, контактный телефон 8 (343) 220-20-20, E-mail:. Vodyanoy@.ru

· ООО «Тепло», находящийся по адресу: г. Екатеринбург, ул. ул. Серова 55, контактный телефон 8 (343) 230-30-30, E-mail:. Teplo@.ru

3.4 Проектирование базы данных

Пример базы данных в этом дипломном проекте относится к демонстрации базы данных по товарообороту, система управления которой предназначена для автоматизации работы крупного оптового поставщика теплооборудования. В дипломном проекте я пытаюсь описать основные функции оптового поставщика и создать проект соответствующей базы данных.

Оптовый поставщик является промежуточным звеном между заводом (поставляющим оборудование) и магазинами (клиентами). Наличие этого звена выгодно тем и другим: завод, изготовив оборудование, отправляет значительную часть оптовому поставщику и, таким образом, не заботиться об отслеживание многочисленных связей с магазинами; магазины, в свою очередь, находят у оптового поставщика огромный ассортимент товара. На рисунке 6 отображены взаимосвязи между оптовым поставщиком и его партнерами.

Характерной особенностью является двусторонний обмен товаром, как с поставщиками, так и с покупателями. Это связано с тем, что большинство покупателей берут товар без предварительной оплаты, обязуясь реализовать их в определенный срок. По истечении этого срока магазин обязан оплатить взятый им товар и, возможно, вернуть не проданный товар оптовому поставщику. На таких же условиях берет продукцию оптовый поставщик у завода.

Итак, существует два вида документов, которыми обмениваются оптовый поставщик со своими партнерами: это накладные на отпуск, покупку или возврат оборудования и платежные извещения. В накладных указывается, кому, сколько и какого оборудования продано (или куплено). В платежных извещениях - суммы платежей и наименование партнера. Характерно, что в них обычно не указывается, за какое оборудование осуществляется платеж - система управления базами данных должна автоматически перераспределить сумму платежа на оборудование указанного в накладных, в соответствие с обычным правилом оплачиваются самые ранние накладные по мере их поступления.

Единицей хранящейся в БД информации является таблица. Каждая таблица представляет собой совокупность срок и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутом (признакам, характеристикам, параметрам) этого объекта, события, явления. Ниже приведен пример таблицы, в которой содержится сведения о продаже товара со склада. Столбцы описывают, какие параметры, как дата продажи, название проданного товара, наиме6нование покупателя, количество проданного ему товара. Каждая строка держит сведения о кон6кретном событии - продажи товара покупателю. В терминах БД столбцы таблицы называются полями, а ее строки - записями.

Дата	Наименование товара	Покупатель	Отпущено, шт.
10.12.2006	Паровой котел Booster	ООО «Водяной»	2
10.01.2007	Насосы Wilo	ООО «Водяной»	10
12.04.2007	Горелки Olimpia	ООО «Трионика»	5

Рис.8. Таблица товар

Между отдельными таблицами БД могут существовать связи. Например, информации о покупатели в предыдущей таблицы может дополняться в другой таблице.

Покупатель	Адрес	Телефон
ООО «Водяной»	г. Екатеринбург, ул. Ленина 28	8 (343) 210-10-10
ООО «Трионика»	г. Екатеринбург, ул. Гагарина 10	8 (343) 220-20-20

Рис.9. Таблица покупатели

Базы данных, между отдельными таблицами, в которых существуют связи, называются реляционными (от relation - связь, отношение).

Связанные отношениями таблицы взаимодействуют по принципу главная (master) - детальная (detail). В нашем примере таблица 2, отпуска товаров - главная, а таблица 3 покупателей - детальная. Главную таблицу часто называют родительской, а детальную дочерней. Одна и та же таблица может быть главной по отношению к одной таблице базы данных и дочерней по отношению к другой.

В каждой таблице базы данных может существовать первичный ключ - поле или набор полей, однозначно идентифицирующий запись. Значение первичного ключа в таблице базы данных должно быть уникальным, то есть в таблице не должно существовать двух или более записей с одинаковым значением первичного ключа.

Первичные ключи облегчают установление связи между таблицами. В таблице 3 таким ключом может быть одноименное поле. Установив связь по первичному ключу, мы можем выяснить, что, например 10.12.2001 года со склада было отпущено 50 единиц «Паровых котлов BOOSTER CO LTD» покупателю ООО «Водяной», который расположен по адресу: г. Екатеринбург, ул. ул. Гагарина 10, контактный телефон 8 (343) 220-20-20, E-mail:. Vodyanoy @.ru.

Поскольку первичный ключ должен быть уникальным, для него могут использоваться не все поля таблицы. В приведенном примере название покупателя вряд ли может быть уникальным (ООО «Водяной» может существовать не только в Екатеринбурге, но и в любом другом городе), поэтому поле покупатель не может использоваться в качестве первичного ключа. Значительно более редким является совпадение телефонов у двух разных покупателей, поэтому поле телефон в большей степени подходит на роль первичного ключа. Если в таблице нет полей, значение которых уникальны, для создания первичного ключа в нее обычно вводят дополнительное числовое поле, значениями которого система управления базами данных может распоряжаться по своему усмотрению. Если, например, в таблицу добавить поле №, то она могла бы выглядеть так:

№	Покупатель	Адрес	Телефон
1	ООО «Водяной»	г. Екатеринбург, ул. Лени на 28	8 (343) 210-10-10
2	ООО «Трионика»	г. Екатеринбург, ул. Гагарина 10	8 (343) 220-20-20

Рис.10. Модифицированная таблица покупателей

Соответственно изменилась бы и связанная с ней таблица отпуска товаров.

Дата	Наименование товара	Покупатель	Отпущено, шт.
10.12.2006	Паровой котел Booster	1	2
10.01.2007	Насосы Wilo	1	10
12.04.2007	Горелки Olimpia	1	5

Рис.11. Таблица отпуска товара

Теперь в таблицы отпуска товаров в поле покупатель указывается значение первичного ключа, построенного по полю № таблицы покупателей, что позволяет установить однозначную связь между таблицами.

Индексы отличаются от первичных ключей тем, что не требуют непременной уникальности значений входящих в их состав полей. Они устанавливаются по полям, которые часто используются при поиске и сортировке данных: индексы помогут системе значительно быстрее найти нужные данные или отсортировать их в нужной последовательности.

После анализа особенностей автоматизируемой области деятельности, следует приступить к, возможно, самому важному этапу - проектированию будущей базы данных, которая заключается в определении состава полей ее таблиц и связей между таблицами. От того, насколько тщательно проведен анализ и насколько грамотно спроектирована база данных, то этого зависит эффективность будущей системы управления базами данных и ее полезность для пользователя.

В нашем случае анализ показывает, что в базе данных должно быть, как минимум пять таблиц. В таблице FIRMS будут храниться все нужные сведения о партнерах - с указанием юридического адреса, контактных лиц, телефонов и полного названия каждого партнера, в этой таблицы будет храниться суммарный долг каждого покупателя, который называется сальдо. Смотри таблицу 2.

Таблица 2

Фирмы

Имя поля	Назначение
Firm ID	Первичный ключ
FName	ООО «Трионика»
FAdress	Ул. Ленина 28
FCity	Екатеринбург
FPhone	Тел: 8 (343) 210-10-10
FE-mail	Trionika.@.ru
FPerson	Иванов Иван Иванович
FFinDelta	Финальное сальдо
FCngDelta	Обменное сальдо
FCoeff	Скидка 10%
FRetDays	60 дней

В таблице TOVAR разместим полные сведения о каждом виде товара, хотя бы раз купленного у какого либо поставщика или полученного по обмену от другого оптового поставщика (практика обмена товара между оптовыми поставщиками широко распространена за товар, полученный или переданный по обмену, не осуществляются платежи).

Таблица 3

Товар

Имя поля	Назначение
TovarID	Первичный ключ
TName	Паровой котел
TMade	Booster Co LTD
TYear	2006
TNumber	5
TQuan	5
TPrise	70 000
TOpt	77 000
TRozn	85 000

В таблице NAKLS будет предназначена для хранения сведений о накладных. В ней будут поля, в которых система управления базами данных поместит дату отгрузки или получения товара, тип накладной (на покупку или продажу, с предоплатой или в рассрочку, с возвратом ранее проданного/купленного товара или передачей его по обмену), наименование партнера, общую сумму накладной.

Таблица 4

Накладные

Имя поля	Назначение
NaklID	Первичный ключ
NDate	10.01.2007
NRetDate	2 месяца
NType	Тип накладной: 0- покупка у поставщика; 1- продажа покупателю; 2- возврат поставщику; 3- возврат от покупателя; 4- товар, получаемый по обмену; 5- товар передается по обмену; 6- покупка с предоплатой; 7- продажа с предоплатой.
NFirm	Уникальный код партнера
NCoeff	Скидка/наценка (10%)
NSum	Сумма накладной (100 000)
NPayedSum	Оплачиваемая сумма (50 000)
NRetSum	Сумма возврата (0)

Возникает вопрос: каким образом система управления базами данных будет хранить сведенья о получаемого или передаваемого по накладной товара? Ведь их состав и количество могут быть какими угодно: если осуществляется покупка оборудования у поставщика, в накладной обычно указывается лишь одно - два наименования, которые покупаются крупными партиями; если оборудование покупает магазин, он может закупить до сотни наименований не большими партиями; не исключена и розничная продажа одного единственного наименования товара покупателю. Ясно, что в таблице NAKLS, как и в любой другой таблице базы данных, не может быть переменного количества полей, поэтому сведения о связанном с накладн6ой товаре будут храниться в отдельной таблице MOVETOVAR: в ее полях укажем ссылку на соответствующую накладную, наименование и количество переданного - полученного оборудования.

Таблица5

Передвижение товара

Имя поля	Назначение
MoveID	Первичный ключ
MNakl	Код накладной
MTovar	Код товара
MQuan	5
MPrise	77 000 т.р.

Наконец, в таблицу PAYMENTS поместим сведения о платежах: кто, кому и сколько платит.

Таблица 6

Сведения о платежах

Имя поля	Назначение
PayID	Первичный ключ
PFirm	Код партнера
POut	Направление платежа True - партнеру False - от партнера
PDate	10.01.2007
PSum	77 000 т.р.

Таким образом, таблица NAKLS будет центральной. Она должна иметь уникальное поле, которое будет однозначно определять каждую накладную. В дальнейшем, поэтому полю, мы создадим первичный ключ, что бы система управления базами данных могла быстро найти нужную накладную. Каждой записи в NAKLS будут соответствовать произвольное количество записей в таблице MOVETOVAR (такая связь в терминологии баз данных называется связью один ко многим). В этой таблице ссылка на главную таблицу NAKLS определяется тем, что одно из ее полей будут содержать уникальный идентификатор накладной. По этому полю следует создать индекс, чтобы система управления базами данных смогла быстро отыскать весь товар, связанной с той или иной накладной. В таблице NAKLS будет также ссылка уникальный идентификатор партнера из таблицы FIRMS, в таблице MOVETOVAR - ссылка на уникальный идентификатор переданного - полученного товара (две последние связи называются связью один к одному). Таблица PAYMENTS имеет единственную связь с таблицей FIRMS. Однако при появление очередной записи в ней должны соответствующим образом измениться суммы платежей в таблице NAKLS и сольдо в таблицы FIRMS.