Проектирование модуля АИС ДОУ "Оформление обходного листа на принятие сотрудника"

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Уфимский государственный авиационный технический университет»

Кафедра АСУ

Курсовой проект по дисциплине

«Проектирование информационных систем»

Тема курсовой работы:

Проектирование модуля АИС ДОУ «Оформление обходного листа на принятие сотрудника»

Уфа-2009

Содержание

1. Характеристика предприятия

1.1 Общие положения предприятия

1.2 Организационная структура предприятия

2. Описание постановки задачи

3. Описание существующего процесса

3.1 Мнемосхема существующего процесса

3.2 Функциональная модель существующего процесса

4. Описание недостатков существующего процесса и предложения автоматизации

5. Описание предлагаемого процесса

5.1 Мнемосхема предлагаемого процесса

5.2 Функциональная модель предлагаемого процесса

6. Обоснование выбора программного продукта для реализации предлагаемой системы

7. Описание сквозного примера работы программы, подтвержденное экранными формами

Заключение

Список литературы

1. Характеристика предприятия

Уфимский государственный авиационный технический университет (УГАТУ) является государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования (высшим учебным заведением) федеральной подчиненности.

Университет был организован в 1932 году в г. Рыбинске и получил наименование «Рыбинский авиационный институт имени Орджоникидзе» (приказ Главного управления авиационной промышленности НКТП от 11 июля 1932г. №368). Приказом Народного Комиссара авиационной промышленности СССР от 10 октября 1942 года № 403 было установлено постоянное местонахождение института в г. Уфе с присвоением наименования "Уфимский авиационный институт имени Серго Орджоникидзе".

За большие заслуги в подготовке квалифицированных специалистов и развитии научных исследований Указом Президиума Верховного Совета СССР от 30 июня 1982 г. № 7436-Х Уфимский авиационный институт имени Серго Орджоникидзе награжден орденом Ленина.

Приказом министра науки, высшей школы и технической политики Российской Федерации от 24 декабря 1992 года № 1133 институт переименован в Уфимский государственный авиационный технический университет.

УГАТУ - крупный учебно-научно-инновационный комплекс, одно из ведущих высших учебных заведений России. В вузе обучается более 18 тысяч студентов. Подготовку специалистов на 59 кафедрах ведут около 1000 преподавателей, среди них более 50 членов различных государственных и общественных академий России и зарубежных стран, 164 доктора наук, профессора, 626 кандидатов наук, доцентов.

1.1 Общие положения предприятия

1. Поступающий на работу (далее - поступающий), предъявляет администрации:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность и выданный в установленном порядке (свидетельство о рождении, удостоверение беженца, вид на жительство и т.п.);

2) трудовую книжку установленного образца, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4) документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

6) документ о медицинском освидетельствовании - при заключении трудового договора с лицом, не достигшим возраста восемнадцати лет, а также иными лицами в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;

7) согласие в письменной форме одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки и попечительства - при заключении трудового договора с учащимся, достигшим возраста четырнадцати лет;

8) справку о характере и условиях труда по основному месту работы - при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда на условиях внешнего совместительства;

9) иные (дополнительные) документы, если их представление предусмотрено Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. При истребовании дополнительных документов администрация обязана ознакомить поступающего с актом законодательства, обязывающим представлять указанный документ при поступлении на работу.

2. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются в университете (управлением кадров).

3. Поступающий на должность научно-педагогического работника, кроме документов, указанных в пункте 1. настоящих Правил, обязан представить автобиографию, копию диплома о высшем профессиональном образовании, копии документов, подтверждающих наличие ученой степени и ученого звания, список научных трудов по установленной форме.

4. Прием на работу без представления документов и документных форм, указанных в пунктах 1., 3.настоящих Правил, не допускается.

5. Администрация не вправе требовать от поступающего документы, помимо предусмотренных законодательством.

6. По инициативе поступающего, в дополнение к документам, обязательным для представления при поступлении на работу, администрация принимает и рассматривает рекомендации, выданные поступающему по месту его прежней работы.

7. Поступающему может быть предложено заполнить личный листок по учету кадров и (или) анкету по установленной в университете форме.

8. Отбор кандидатов на должности административно-управленческого, административно-хозяйственного, инженерно-технического и учебно-вспомогательного персонала может производиться с использованием тестирования по методикам, принятым в университете.

9. Прием на руководящие должности по решению администрации может производиться по результатам квалификационного экзамена в соответствии с утвержденной в университете программой аттестации руководящих кадров.

10. Должности научно-педагогических работников замещаются в порядке, предусмотренном законодательством, уставом университета и изданными в соответствии с ними локальными нормативными актами университета.

11. Прием на работу осуществляется на основании трудового договора, заключаемого в письменной форме. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у администрации.

Форма трудового договора устанавливается администрацией с учетом мнения профкома работников университета.

1.2 Организационная структура предприятия

Ректорат:

- Ректор

- Проректор по учебной работе

- Проректор по учебной работе

- Проректор по НиИД

- Проректор по режиму

- Проректор по капитальному строительству

- Проректор по административно-хозяйственной работе

Сфера информационного обеспечения:

- Библиотека

- Редакционно-издательский отдел

- Уфимский региональный центр информатизации

- Редакция газеты "Авиатор"

- Музей университета

- Группа художников

- Множительный центр

- Отдел интеллектуальной собственности

Сфера социального обслуживания:

- Студенческий городок

- База отдыха "Авиатор"

- Спортивный лагерь "Агидель"

- Медицинский пункт

Аппарат управления университета:

- Учебное управление:

- Отдел организации учебного процесса

- Отдел организационно-методического обеспечения

- Отдел образовательных технологий

- Отдел довузовской подготовки и связей с общественностью

- Управление кадров

- Планово-финансовое управление:

- Бюджетный отдел

- Планово-производственный отдел НИЧ

- Бухгалтерия

- Общий отдел:

- Канцелярия

- Машинописное бюро

- Архив

- Узел связи

- Первый отдел

- Второй отдел

- Юридический отдел

- Отдел капитального строительства

- Отдел аспирантуры и докторантуры

- Отдел довузовской подготовки

- Отдел метрологии

- Коммерческий отдел

- Отдел международных отношений

- Отдел охраны труда

- Штаб гражданской обороны

2. Описание постановки задачи

Модуль «АИС ДОУ оформление обходного листа на принятие сотрудника в ГОУ СПО УГАТУ.

Данный модуль АИС ДОУ должен обеспечивать автоматизацию документооборота (процесса оформления обходного листа).

Далее приведены мнемосхемы и функциональная модель существующего механизма оформления и утверждения обходного листа.

Цель работы - создание более гибкой системы оформления обходного листа модуля АИС ДОУ, используя современные информационные технологии, и средства автоматизированного проектирования.

3. Описание существующего процесса

Существующий процесс оформления обходного листа не имеет автоматизированного механизма. Весь процесс проходит вручную.

Принимаемый сотрудник берет обходной лист для заполнения в отделе кадров. Затем проходит вводный инструктаж на рабочем месте у ответственного за технику безопасности. После подписывает обходной лист у начальника подразделения. Согласуют данный обходной лист начальник отдела по охране труда, председатель профкома работников и начальник отдела мобилизационной подготовки. После согласования проректор по режиму и социальной работе утверждает обходной лист принимаемого сотрудника.

3.1 Мнемосхема существующего процесса

Мнемосхема наглядно отображает происходящие процессы, заполнения, инструктаж, подписания, согласования и утверждения обходного листа с задействованными в этом процессе лицами. Стрелками показано взаимодействие между элементами.

Мнемосхема существующего процесса:

3.2 Функциональная модель существующего процесса

На входе к моделям идет заявление на принятие. Оно поступает на вход заполнения обходного листа. Управление - должностные инструкции работников и стандарт ГОУ ВПО УГАТУ, кроме утвержденного обходного листа. На выходе утверждения - утвержденный обходной лист.

Функциональная модель существующего процесса:

1. Описание недостатков существующего процесса.

-Неавтоматизированный процесс

-Сотруднику во всех отделах маршрута следования документа нужно приходить получать документ в ручную.

- Отсутствие информации у пользователей о текущем этапе прохождения документа

-Увеличение времени прохождения документа из-за отсутствия автоматизации

5. Описание предлагаемого процесса

5.1 Мнемосхема предлагаемого процесса

Предлагаемый процесс автоматизирует деятельность по этапам проектирования.

Вводится сервер документооборота. Загрузку на сервер производит отдел кадров. Остальные участники процесса взаимодействуют с документами также через сервер. Это экономит временные затраты. Теперь каждый пользователь может видеть на каком этапе находится документ, у кого на подписании, согласовании и т.д.

Мнемосхема предлагаемого процесса:

5.2 Функциональная модель предлагаемого процесса

На входе к моделям идет заявление на принятие. Оно поступает на вход заполнения обходного листа. Управлением в автоматизированном процессе является АИС ДОУ, поступающий на все этапы проектирования. На выходе утверждения- утвержденный обходной лист.

Функциональная модель предлагаемого процесса:

6. Обоснование выбора программного продукта для реализации предлагаемой системы

«ЕВФРАТ-Документооборот» - система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота в любой компании, независимо от численности и формы собственности, и рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, секретариата или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Разработчиком системы является российская компания Cognitive Technologies.

«ЕВФРАТ-Документооборот» -- система электронного документооборота корпоративного уровня, совмещающая в себе отлаженность и готовность к работе коробочного продукта и гибкость проектного решения. Благодаря этому система, с одной стороны, готова к быстрому вводу в эксплуатацию, что обеспечивает быструю отдачу от инвестиций во внедрение СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяют учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем в рамках «мини-проектов». В настоящее время система установлена более чем в 3000 организаций.

Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):

автоматизировать регистрацию документов и заданий;

обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

осуществлять мгновенный поиск информации;

контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

организовать долговременное хранение документов организации;

обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.

Новые возможности системы ЕВФРАТ-Документооборот, представленные в данной версии продукта:

- почтовый клиент для связи системы ЕВФРАТ-Документооборот с электронной почтой;

- регистрация нового документа на основе ранее зарегистрированного;

- принятие к исполнению или отказ от исполнения поручений с оповещением контролирующего;

- возможность проверки дублирования значений реквизитов в базе (недопущение повторной регистрации одного и того же документа);

- поддержка автоподатчика при сканировании и возможность выбора формата сохранения изображения;

- поддержка иерархических (многоуровневых) словарей;

- возможность настройки состава, расположения и названий столбцов в папках главного окна;

- обновленная отчетная система с возможностью вывода отчетов в форматах doc, rtf, xls, html;

- возможность запуска Сервера Документооборота в качестве службы (сервиса) операционной системы;

- возможность запуска утилиты «Обслуживание Сервера» (например, процесса архивирования данных) из командной строки;

- гибкие настройки путей к базам данных и архивирования (совместный перенос всех частей базы, перенос данных без удаления, настройка размеров архивных томов при создании резервной копии данных);

- возможность удаления регистрационных форм из хранилища;

- обмен документами между Серверами ЕВФРАТ-Документооборот.

7. Описание сквозного примера работы программы, подтвержденное экранными формами

В системе документооборота «Евфрат документооборот» в приложение «Администратор» в разделе «сотрудники предприятия» создаются пользователи системы документооборота, задаются необходимые им права доступа, назначаются логины и т.д.

В системе документооборота «Евфрат документооборот» в приложение «Дизайнер маршрутов» графически создаём объекты:

- вводный инструктаж- ответственный за ТБ РыжовВ.Н;

- подписание- Зав. Кафедрой Куликов Г.Г.

- согласование -нач. отдела по охране труда Загиров Н.А.

-согласование -председатель профкома работников Середа Н.В.

- согласование -нач. отдела мобилизационной подготовки Ухин Г. И.

- утверждение - проректор по режиму и соц. Работе Кочкин А.В.

Далее Стрелками указывается направление движения документа от ответственного за ТБ до проректора. Документ проходит подписание, согласование, а далее приходит на утверждение проректору.



Пользователи могут заходить в систему документооборота «Евфрат» под своим логином, например Рыжов - логин Rijov. Следующие его действия - документ - зарегистрировать новый документ, появляется бланк регистрации нового документа, в нём надо добавить документ обходной лист, и лицо на которое возложен контроль, в нашем случае это Рыжов В.Н. Также устанавливается текущая дата и дата исполнения согласования, регистрационный номер документа. Далее на панели инструментов выбирается маршрут следования документа, который мы уже разработали в «Дизайнере маршрутов» и данный маршрут автоматически регистрируется и заполняется данными с объектов системы.

Далее в системе «Евфрат документооборот» каждый пользователь должен принять документ на рассмотрение и решить принять его или нет. Например, пользователь КуликовГ.Г. когда заходит в систему под своим логинов может видеть входящее сообщение, содержащее присланный на согласование документ, ознакомившись с ним, он принимает решение, и закрепляет его нажатием кнопки на панели инструментов - «Принять», либо «Отказать».

Система не закончит свою работу, и документ не будет считаться выходным, пока его не утвердят все члены цепочки маршрута.

Документ подписан и одобрен всеми пользователями. Проректор утвердил обходной лист. Система закончила свою работу.

Заключение

Данная работа показывает возможности системы документооборота «Евфрат» по автоматизации процесса документооборота в оформлении обходного листа. Существовавший процесс оформления обходного листа не имел автоматизированного механизма. Весь процесс проходил вручную, что требует затрат времени и предоставляло прочие неудобства.

Мы благополучно ликвидировали эту проблему, путем внедрения автоматизированной системы документооборота «Евфрат». Он позволил:

- повысить эффективность работы с документами;

- по сравнению с бумажным документооборотом существенно сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников;

- улучшить исполнительскую дисциплину за счет контроля исполнения поручений, эффективной системы уведомлений и напоминаний, формирования сводных отчетов и журналов;

- организовать единое информационное пространство компании с разграничением прав доступа пользователей.

Евфрат-Документооборот неприхотлив в использовании аппаратных и программных средств. Он является масштабируемой и гибкой в настройке системой, легко адаптируемой к особенностям документооборота в компании любого уровня.

Список литературы

1) web сайт УГАТУ - http://asu.ugatu.ac.ru

2) Лабораторный практикум по ИСУД «Евфрат - документооборот»

3) Лабораторный практикум по CASE-технологиям, BP-Win

4) Конспект по дисциплине «Проектирование информационных систем»

5) Положение о курсовом проектировании. - Уфа: УГАТУ, 2006. - 14 с.