Анализ документопотока и проектирование системы учета многодетных семей отдела социальной защиты "Комитета семьи, материнства и детства"
Знакомство с основными проблемами и перспективами автоматизации системы учета многодетных семей отдела социальной защиты. Рассмотрение ключевых этапов проектирования объектов базы данных, отвечающих обозначенным функциям системы на основе СУБД Access.
Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
Вид | дипломная работа |
Язык | русский |
Дата добавления | 16.05.2017 |
Размер файла | 3,2 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Новая область переходов Office Access 2015 обеспечивает полное представление таблиц, форм, запросов и отчетов. Также можно создавать личные группы для упорядочивания и просмотра всех форм и отчетов, связанных с определенной таблицей.
Office Access 2015 упрощает процесс создания и настройки таблиц. Данные можно просто вводить в ячейки аналогично тому, как это делается в программе Microsoft Office Excel. При вводе нового значения Office Access 2015 автоматически добавляет новое поле и определяет тип данных (например, дата, число или текст). Также можно вставить целую таблицу Excel, а Office Access 2015 автоматически сформирует все поля и распознает типы данных [26, 27].
Office Access 2015 упрощает обмен отдельными записями контактов между Access 2015 и Office Outlook 2015. Можно импортировать запись контакта Office Outlook 2015 в Office Access 2015, а также экспортировать запись контакта из Access 2015 и сохранить ее в виде контакта Outlook 2015.
В Office Access 2015 стало еще проще фильтровать данные, чтобы прояснить необходимые вопросы. Фильтрация данных в программах Office Excel 2015 и Office Access 2015 выполняется аналогичным образом, так что вам не потребуется осваивать новые способы поиска информации. Для фильтрации текста, чисел и дат используются различные параметры. Например, новые параметры фильтрации позволяют выбрать в столбце дат все записи, даты которых приходятся на сегодня, вчера, прошлую неделю, следующий месяц, будущее, прошлое и т. д.
Office Access 2015 поддерживает сложные типы данных и позволяет создавать столбцы, в ячейки которых можно вводить несколько значений. Технология Windows SharePoint Services поддерживает сложные типы данных, обеспечивая симметрию данных в локальных и веб-хранилищах данных. Например, если некоторая задача назначена нескольким сотрудникам, можно ввести в одну ячейку их имена.
Приложения могут содержать значительно больше важной и полезной информации. Если формат файла не сжатый, программа Office Access 2015 автоматически сожмет файл, чтобы сэкономить место на диске. В отдельные записи хранилища данных можно вкладывать несколько файлов, таких как фотографии, документы и электронные таблицы.
Интерфейс конструктора форм в программе Office Access 2015 работает по принципу WYSIWYG («что видишь, то и получаешь»). Конструировать и изменять макет формы можно прямо на экране в режиме реального времени и просматривать форму по мере ее создания. Такой интерфейс конструктора позволяет быстро создавать формы, уделяя больше времени полезной работе и не отвлекаясь на проблемы конструирования и форматирования [42, 154].
Office Access 2015 позволяет упростить процесс сбора данных у других пользователей. В текст сообщения электронной почты можно автоматически вставлять формы для сбора данных в формате HTML или Microsoft Office InfoPath 2015. Затем можно отправить форму получателям, используя адреса из папки «Контакты» Office Outlook 2015 или из базы данных Office Access 2015. Office Outlook 2015 обрабатывает получаемые формы, сохраняет данные в хранилище данных Office Access 2015 и обновляет их, исключая необходимость их повторного ввода.
Совместная работа с данными через Интернет с помощью веб-узлов, построенные на основе служб Windows SharePoint Services, дают возможность рабочей группе общаться, совместно пользоваться документами и коллективно работать над проектом. Используя программу Office Access 2015, можно помещать файлы Access 2015 в библиотеки и размещать приложения на узлах Windows SharePoint Services, давая рабочей группе возможность работать с ними с помощью веб-обозревателя. Просматривать, изменять и удалять формы, отчеты и данные можно непосредственно на узле Windows SharePoint Services в соответствии с установленными параметрами разрешений.
Пользователь может обращаться к данным в списках Windows SharePoint Services, используя Office Access 2015 в качестве клиентского программного обеспечения [46, 205].
Office Access 2015 дает возможность автономно работать со списками Windows SharePoint Services. Можно работать с локальной копией списка Windows SharePoint Services на портативном компьютере, редактировать список и выполнять запросы списка аналогично тому, как это делается с любой другой таблицей Office Access 2015. Формы и отчеты, использующие список Windows SharePoint Services, являются полностью интерактивными. Когда портативный компьютер будет снова подключен к сети, программа Office Access 2015 может выполнить синхронизацию локального списка со списком на сервере.
При построении приложений для совместной работы рабочих групп разработчики приложений Office Access 2015 могут использовать бизнес-логику с поддержкой документооборота Windows SharePoint Services. Процессы документооборота можно использовать для автоматизации назначения задач другим пользователям, подготовки отчетности о ходе выполнения проекта и обеспечения своевременного выполнения этих задач. Обращаться ко всем задачам Windows SharePoint Services можно из программ Office Access 2015 и Office Outlook 2015.
Сотрудники отдела могут подписаться на получение по электронной почте уведомлений о добавлении, удалении или изменении записей.
Office Access 2015 позволяет сохранять отчеты в форматах PDF (Portable Document Format) и XPS (XML Paper Specification) для последующей печати, размещения в Интернете и рассылки по электронной почте. Отчет в формате PDF или XPS сохраняет все форматирование, а для его просмотра или печати не требуется программа Office Access 2015.
Консолидация данных в отчетах Office Access 2015 позволяет разобраться в сложной информации и принимать более обоснованные решения [15, 86].
Новые возможности Office Access 2015 позволяют просматривать, как будут выглядеть данные в отчете, во время его создания. Новый интерфейс WYSIWYG позволяет работать с макетом отчета непосредственно во время просмотра данных в конструкторе отчетов, и сотруднику не понадобится выполнять отчет, чтобы узнать, как он будет выглядеть на странице. Таким образом сотрудник сможете быстрее создавать профессионально оформленные отчеты.
В новом режиме просмотра отчетов работать с пользовательскими отчетами стало еще удобнее. Используя сочетание клавиш CTRL+F для поиска записей, копирования данных в другие приложения и редактирования данных. Новые функции фильтрации упрощают поиск нужной информации, помогая принимать правильные решения.
Усовершенствованная область группировки обеспечивает понятное представление сгруппированных данных и позволяет просматривать изменения непосредственно при внесении их в отчеты. Вы можете легко добавлять итоговые и промежуточные значения, счетчики и другие элементы, необходимые для анализа данных. Также можно группировать данные на одном или нескольких уровнях и добавлять промежуточные итоги.
Office Access 2015 содержит новые и усовершенствованные средства обеспечения безопасности - унифицированные решения о доверии интегрированы с Microsoft Office Trust Center. Наличие надежных местоположений дает возможность доверять всем базам данных, расположенным в папках с усиленной безопасностью. И наоборот, для повышения безопасности работы можно отключить коды и макросы при загрузке приложения Office Access 2015.
Теперь можно самостоятельно выполнить миграцию данных локальной базы данных на сервер с установленными службами Windows SharePoint Services, управление, обеспечение безопасности и резервное копирование которого осуществляется ИТ-специалистами организации в соответствии с политикой организации [37, 65].
Приложение Office Access 2015 позволяет специалистам по работе с информацией вести таблицы данных и составлять по ним отчеты, используя усовершенствованный интерфейс и интерактивные возможности конструирования, не требующие глубоких знаний в области баз данных. Данные можно предоставлять в общий доступ, размещая их в Интернете в виде списков Microsoft Office SharePoint Server 2015, допускающих проверку и резервное копирование.
Основные преимущества Office Access 2015:
- быстрое получение нужных результатов благодаря новому пользовательскому интерфейсу;
- Office Access 2015 обеспечивает качественно иной уровень возможностей, предлагая реконструированный, ориентированный на результаты интерфейс пользователя, новую область переходов и представления в окнах с вкладками. Любой пользователь, даже не имея опыта работы с базой данных, сможет легко отслеживать данные и составлять отчеты, помогающие принимать более обоснованные решения;
- cбор и обновление сведений непосредственно из источника;
- в Office Access 2015 можно создавать сообщения электронной почты с внедренными формами, в которых с помощью Microsoft Office InfoPath 2015 или HTML собирается информация для базы данных с учетом бизнес-правил, установленных для таблиц. Содержимое ответных сообщений электронной почты используется для заполнения и обновления таблицы Office Access 2015, избавляя от необходимости вводить данные повторно [8, 51];
- создание нескольких отчетов с разными представлениями одних и тех же данных. Создание отчета в Office Access 2015 полностью соответствует принципам полного соответствия отображения. Можно изменить отчет, используя средства визуальной обратной связи в реальном времени, и сохранить разные представления для тех или иных аудиторий. Новая область группировки, возможности отбора и сортировки помогают отображать сведения в нужном виде и благодаря этому принимать более обоснованные деловые решения;
- отслеживание списков Windows SharePoint Services с использованием разнообразных клиентских возможностей Office Access 2015. Office Access 2015 можно использовать в качестве многофункционального клиентского интерфейса для анализа списков Windows SharePoint Services и создания отчетов. Можно перевести список в автономный режим, а затем после подключения к сети синхронизировать внесенные изменения; это позволяет работать с данными в любое время;
- перемещение данных в Microsoft Windows SharePoint Services для оптимизации управления. Данные можно сделать более прозрачными, перенеся базу данных в среду Windows SharePoint Services. Это даст возможность регулярно создавать на сервере резервные копии данных, восстанавливать удаленные данные, отслеживать использовавшиеся версии и устанавливать разрешения на доступ, обеспечивая более эффективное управление данными;
- доступ к данным и использование информации из нескольких источников. С помощью Office Access 2015 можно связывать с текущей базой данных таблицы из других баз данных Office Access, электронных таблиц Microsoft Office Excel, узлов Office SharePoint Server, источников данных ODBC, баз данных Microsoft SQL Server и других источников. Затем эти связанные таблицы могут использоваться при составлении отчетов, что позволит принимать решения на основе более полной информации;
- ускоренное освоение приложения благодаря использованию встроенных решений. Широкий выбор изначально встроенных решений позволяет сразу приступить к отслеживанию информации. В программу для удобства пользователя включены готовые формы и отчеты, причем предлагаемое решение можно настраивать в соответствии с конкретными условиями работы. Список контактов, отслеживание вопросов, отслеживание проектов, отслеживание основных фондов - вот лишь некоторые из готовых решений, входящих в комплект Office Access 2015;
- быстрое создание таблиц без применения сложных операций управления базой данных. Благодаря функции автоматического обнаружения типов данных создавать таблицы в Office Access 2015 стало не труднее, чем работать с таблицей Excel. Достаточно ввести данные, и Office Access 2015 автоматически определит, что это: дата, денежная сумма или другой стандартный тип данных. Можно даже вставить всю таблицу Excel в Office Access 2015, чтобы отслеживать информацию с помощью обширного инструментария базы данных [22, 65-66].
В Office Access 2015 вводятся новые типы полей, такие как вложения и многозначные поля. Теперь в любую запись в приложении можно вложить любой документ, изображение или электронную таблицу. Многозначное поле позволяет выбирать в каждой ячейке несколько значений (например, назначать задачу более чем одному сотруднику).
База данных организованна в популярном формате локальных баз данных Access. Этот формат для организации реляционных баз данных самый распространенный в мире среди локальных БД. Поскольку обладает наиболее развитой системой хранимых типов данных, возможностями индексирования полей, что позволяет получать доступ к данным за минимальное время, а также функциями по обеспечению ссылочной целостности между реляционными таблицами, что позволяет разработчику минимизировать временные затраты на создание базы данных, а конечному пользователю затраты на поддержание целостности хранимых данных и получения из базы данных самих хранимых данных. Кроме того, формат баз данных Access (.mdb) является современным форматом, постоянно модернизируемым и продвигаемым компанией Microsoft, которая включила Access Office. Вследствие этого формат БД .mdb обладает высокой стойкостью и поддерживается практически всеми современными СУБД, что позволяет при необходимости без проблем переходить на более мощные СУБД нежели Access. Базы данных Access - реляционные базы данных и позволяют осуществлять запросы к данным с помощью реляционного языка запросов SQL. Благодаря развитой системе определения ключевых полей и индексов при создании таблиц запросы будут выполняться с минимальными временными затратами. Хотя этот фактор для локальных баз данных не является ключевым, однако, при росте объема хранимых данных именно скорость выполнения запросов становится решающим фактором при выборе формата баз данных [18, 19-20].
Типы данных, хранимые в таблицах Access, очень разнообразны. Это и символьные значения, и разнообразные типы числовых значений, включающие целочисленные, вещественные, вещественные с плавающей запятой, числа в двоичном и двоично-десятичном формате, логические типы, специальные форматы для хранения значений даты, времени и денежных сумм, графические типы для хранения графических изображений в самых популярных форматах, а также строковые значения неограниченной длины (в том числе и форматированные в формате rtf), типы, поддерживаемые технологией OLE (Object Linking and Embedding) фирмы Micrоsoft.
Таким образом, в результате анализа программных средств для реализации базы данных «Многодетные семьи» была выбрана СУБД Office Access 2015.
2. Проектирование и реализация системы «учет многодетных семей»
2.1 Даталогическая модель данных
автоматизация многодетный социальный
При проектировании базы данных следует придерживаться правил нормализации таблиц:
Правило 1: Каждое поле любой таблицы должно быть уникальным.
Правило 2: Каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор (первичный ключ), который может состоять из одного или нескольких полей таблицы.
Правило 3: Для каждого значения первичного ключа должно быть одно и только одно значение любого из столбцов данных, и это значение должно относиться к объекту таблицы.
Правило 4: Должна иметься возможность изменять значения любого поля (не входящего в первичный ключ), и это не должно повлечь за собой изменение другого поля [28, 35].
Система учета многодетных семей представлена следующими основными таблицами (или по терминологии реляционных баз данных - реляционными отношениями): Семья, Сотрудники, Заявка.
Каждый агрегированный объект будет представлен отдельной таблицей базы данных. Элементы данных будут представлены полями таблиц. Имена таблиц и их полей подберем исходя из имен объектов и элементов данных. Сведем описания таблиц базы данных «Многодетных семей» в таблицы, рассмотрев все необходимые поля.
Таблица семья в базе данных представлена в таблице 2.1.
Первичным ключом таблицы является поле Код семьи, которое однозначно определяет каждую запись в таблице. Отказ от использования поля ФИО в качестве первичного ключа подиктовано соображением того, что могут встречаться однофамильцы, и при этом требование уникальности ключа нарушится.
Таблица 2.1. Семья
Имя поля |
Тип данных |
|
Код семьи |
Счетчик |
|
Состав семьи |
Текстовый |
|
ФИО матери |
Текстовый |
|
Дата рождения матери |
Дата/время |
|
Место работы матери |
Текстовый |
|
ФИО отца |
Текстовый |
|
Дата рождения отца |
Текстовый |
|
Место работы отца |
Текстовый |
|
Средний доход семьи |
Числовой |
|
Количество детей |
Числовой |
|
ФИО детей |
Текстовый |
|
Дата рождения детей |
Дата/время |
|
Населенный пункт |
Текстовый |
|
Адресные данные |
Текстовый |
|
Номер телефона |
Числовой |
Рассмотрим таблицу, отражающую сведения о заявках, поданных многодетными семьями. Первичным ключом таблицы является поле Код заявки, которое однозначно определяет каждую запись в таблице (таблица 2.2).
Таблица 2.2. Заявки
Имя поля |
Тип данных |
|
Код заявки |
Счетчик |
|
Код семьи |
Числовой |
|
Код сотрудника |
Числовой |
|
Название заявки |
Текстовый |
|
Дата оформления |
Дата/время |
|
Дата назначения |
Дата/время |
Рассмотрим таблицу, отражающую сведения о сотрудниках, занимающихся заявками многодетных семей. Первичным ключом таблицы является поле Код сотрудника, которое однозначно определяет каждую запись в таблице (таблица 2.3).
Таблица 2.3. Сотрудник
Имя поля |
Тип данных |
|
Код сотрудника |
Счетчик |
|
ФИО |
Текстовый |
|
Должность |
Текстовый |
|
Номер телефона |
Числовой |
|
Фото сотрудника |
Поле объекта OLE |
В результате проектирования базы данных в терминах СУБД Access 2015, получим схему данных с установленными связями (рисунок 2.1).
Рисунок 2.1. Схема данных БД «Учет многодетных семей»
2.2 Описание работы программы
При разработке интерфейса БД основное внимание уделялось простоте и удобству работы, а также обеспечению целостности базы данных. Для этого широко использовался метод подстановки заранее введенных значений в специально созданных таблицах. Список значений можно редактировать с помощью специальных экранных форм.
Ниже приведены экранные формы, реализующие интерфейс созданной системы «Учет многодетных семей».
Главная форма имеет три вкладки: «Формы», «Заявки», и «Отчеты» (рисунок 2.2).
Вкладка «Формы» содержит кнопки:
- «Список семей», вызывает форму Список семей (Рисунок 2.3). Эта форма содержит информацию о многодетных семьях: состав семьи, личные данные о родителей и детей, адрес проживания семьи;
- «Список заявок», вызывает форму Список заявок (Рисунок 2.4). Эта форма содержит информацию о подданных заявках, ФИО сотрудника, работающего над заявкой, фамилия семьи, подавшей заявку и дата оформления заявки;
- «Сотрудники», вызывает форму Сотрудники (Рисунок 2.5). Эта форма содержит информацию о сотрудниках, занимающихся оформление заявок: фамилия, должность, фото и номер телефона сотрудника.
Помимо вкладок главная форма имеет кнопку «Выход из приложения» - закрытие базы данных.
Итоговые данные о многодетных семьях и их заявках представлены в базе данных отчетами. Отчеты в базе данных «Учет многодетных семей» демонстрируют способ эффективного представления данных в печатной форме. Они созданы для предоставления выдаваемых базой данных сведений в удобном для восприятия виде. Данные для отчетов берутся из таблиц посредством запросов. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую отдел можете использовать. Было создано четыре отчета по запросам: «Перечень заявок для конкретного сотрудника», «Список невыполненных заявок», «Список малообеспеченных многодетных семей», «Список семей в заданном пункте».
Отчет «Перечень заявок для конкретного сотрудника» формируется на основе служебного запроса «Перечень заявок для конкретного сотрудника» и служит для того, чтобы вывести информацию о заявках и сотрудниках на экран и печать в наглядной форме. В отчет входят данные о сотруднике: ФИО сотрудника, должность, номер телефона, название заявок, дата оформления заявки. Отчет вызывается из главной формы и выглядит следующим образом (Рисунок 2.6).
Отчет «Список малообеспеченных многодетных семей» формируется на основе запроса «Список малообеспеченных многодетных семей» и служит для того, чтобы вывести информацию о семьях чей средний заработок меньше 10 000 рублей на печать. В отчет входят данные о многодетных семьях: «фамилия», «состав семьи», «ИО матери», «ИО отца», «количество детей», «ФИО детей», «населенный пункт». Отчет вызывается из главной формы (Рисунок 2.7).
Отчет «Список невыполненных заявок» формируется на основе запроса «Список невыполненных заявок» и служит для того, чтобы вывести на экран и на печать информацию о заявках для сотрудника: «фамилия семьи», «фамилия сотрудника», «название заявки», «дата оформления». Отчет вызывается из главной формы (Рисунок 2.8).
Отчет «Список семей в заданном пункте» формируется на основе запроса «Список семей в заданном пункте», создан для облегчения работы сотрудников в поиске информации о многодетных семьях отдела социальной защиты и служит для того, чтобы вывести на экран и на печать выданную информацию: «фамилия», «состав семьи», «ИО матери», «дата рождения матери» «место работы матери», «ИО отца», «место работы отца», «количество детей», «ФИО детей», «год рождение детей», «населенный пункт», «адресные данные» Отчет вызывается из главной формы (Рисунок 2.9).
Рисунок 2.2. Главная форма
Рисунок 2.3. Форма «Список семей»
Рисунок 2.4. Форма «Список заявок»
Рисунок 2.5. Форма «Сотрудники»
Рисунок 2.6. Отчет «Перечень заявок для конкретного сотрудника»
Рисунок 2.7. Отчет «Список малообеспеченных многодетных семей»
Рисунок 2.8. Отчет «Список невыполненных заявок»
Рисунок 2.9. Отчет «Список семей в заданном пункте»
2.3 SQL-запросы
Запросы в Базе Данных выполняют обширный круг функций. В первую очередь они предназначены для отбора данных на основании критериев. Благодаря запросам можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию.
Созданные SQL-запросы системы «Учет многодетных семей» представлены двумя видами:
- запросы на выборку;
- запросы на удаление.
Запрос, выявляющий перечень заявок для конкретного сотрудника:
SELECT сотрудники. [ФИО сотрудника], сотрудники. [Должность],
сотрудники. [Номер телефона], заявки. [Название заявки], заявки. [Код
семьи], заявки. [Дата оформления]
FROM сотрудники INNER JOIN заявки ON сотрудники. [Код сотрудника] =
заявки. [Код сотрудника]
WHERE (((сотрудники. [ФИО сотрудника])=[Введите ФИО сотрудника]));
Запрос, выявляющий список малообеспеченных многодетных семей (средний доход семьи меньше 10 000 рублей):
SELECT семья.[Состав семьи], семья.[Фамилия], семья.[ИО матери],
семья.[ИО отца], семья.[Средний доход семьи], семья.[Количество
детей], семья.[ФИО детей], семья.[Населенный пункт]
FROM семья
WHERE (((семья. [Средний доход семьи])<10000));
Запрос, выявляющий cписок невыполненных заявок:
SELECT заявки.[Код заявки], заявки.[Код семьи], заявки.[Код сотрудника],
заявки.[Название заявки], заявки.[Дата оформления]
FROM заявки
WHERE (((заявки.[Отметка о выполнении])=No));
Запрос, выявляющий список семей в заданном пункте:
SELECT семья.[Код семьи], семья.[Состав семьи], семья. Фамилия, семья.[ИО
матери], семья.[Место работы матери], семья.[ИО отца], семья.[Место
работы отца], семья.[Количество детей], семья.[ФИО детей], семья.[Год
рождения детей], семья. [Населенный пункт], семья.[Адресные
данные],
семья.[Номер телефона], заявки.[Название заявки], заявки.[Дата
оформления]
FROM семья INNER JOIN заявки ON семья.[Код семьи] = заявки.[Код семьи]
WHERE (((семья.[Населенный пункт])=[Введите населенный пункт]));
Запрос, на удаление выполненных заявок из списка:
DELETE заявки.*, заявки.[Отметка о выполнении]
FROM заявки
WHERE (((заявки.[Отметка о выполнении])=Yes));
3. Экономическое обоснование
В данной работе приводится экономическое обоснование разработки базы данных многодетных семей. Любой программный продукт, в том числе и база данных, разрабатываются, а затем внедряются на предприятиях для того, чтобы ускорить выполнение несложных, но занимающих достаточно много времени операций, в том числе подготовка отчетной документации, поиск необходимой информации для передачи в другие организации.
3.1 Этапы разработки базы данных. Сетевой график
Как и при создании других программ, процесс создания программы ЭУ можно разбить на следующие этапы.
Ознакомление с задачей и составление ТЗ (договора).
Изучение литературы по данному вопросу.
Составление предварительного алгоритма программы.
Разбиение задачи на отдельные подзадачи.
Составление схем отдельных алгоритмов.
Написание и тестирование вспомогательных процедур.
Написание и тестирование отдельных частей программы с помощью вспомогательных процедур.
Создание и тестирование целой программы из отдельных блоков.
Доработка программы для создания работоспособного продукта.
Тестирование перед сдачей программы заказчику.
Написание документации и инструкций по работе с программой.
Сдача программы заказчику.
Окончательная отладка программы.
Окончательная сдача программы.
Таблица 3.1. Описание последовательности работ
Исходя из последовательности и продолжительности работ, разрабатывается сетевой график создания проекта.
Система сетевого планирования и управления является комплексом графических расчётных методов, организационных мероприятий и контрольных приёмов, обеспечивающих моделирование, анализ и динамическую перестройку плана вы-полнения сложных проектов и разработок.
Комплекс работ - это конечная совокупность взаимосвязанных работ, выполнение которых при соблюдении заданных условий обеспечивает достижение одной или нескольких намеченных целей.
Основными в сетевом планировании являются такие понятия, как "работа" и "событие". Под термином "работа" понимается:
1) Действительная работа, то есть трудовой процесс, требующий затрат времени и ресурсов;
2) Ожидание - процесс, требующий только затрат времени;
3) Фиктивная работа (зависимость), то есть логическая связь между работами, не требующая затрат времени и ресурсов, но обуславливающая возможность начала одной работы только после непосредственного получе-ния результата другой работы. В качестве основной характеристики работы выбирается её продолжительность.
Под термином "событие" понимается:
1) Факт наступления условий, позволяющих начать одну или несколько работ, эти работы считаются непосредственно следующими за данным событием. Такое событие является начальным событием этих работ.
2) Факт окончания одной или нескольких работ. Эти работы принято считать непосредственно предшествующими данному событию. Такое событие называют конечным событием этих работ.
Событие, в отличие от работы, не является процессом и не имеет продолжительности во времени. Оно не может наступить, пока не закончатся все предшествующие ему работы.
Существуют следующие виды событий:
1) Исходное событие, не имеющее непосредственно предшествующих работ;
2) Завершающее событие, не имеющее непосредственно следующих за ним работ и представляющие собой факт завершения комплекса работ;
3) Промежуточное событие, которое не является ни исходным, ни завершающим событием. Оно представляет собой факт завершения предшествующих ему работ и наступления условий для начала следующих за ним работ.
Сетевой график - это графическое изображение комплекса работ, отражающее состав, взаимосвязи и порядок выполнения всех его работ. Сетевой график отражает логическую последовательность и взаимосвязь событий, которые являются результатом выполнения одной или нескольких работ. К числу основных показателей сетевого графика относятся пути.
Путь - это любая упорядоченная последовательность работ, в которой конечное событие каждой работы совпадает с начальным событием непосредственно следующей за ним работы.
Критический путь - полный путь, имеющий максимальную продолжительность. Продолжительность критического пути определяет общую продолжительность всего комплекса работ.
Важнейшими параметрами любой сетевой модели являются ранние и поздние сроки наступления событий, а также резервы времени.
Ранний срок наступления исходного события принимается равным нулю. Ранний срок наступления i-го события определяется суммированием раннего срока наступления предшествующего события и длительности работы, выполняемой между этими двумя событиями. Если данное событие является событием завершения нескольких работ, то для каждой из этих работ рассчитывается ранний срок и выбирается максимальный из них.
Поздний срок наступления конечного события принимается равным раннему сроку. Поздний срок наступления i-го события определяется вычитанием продолжительности работы, ведущей из этого события в последующее из позднего срока наступление последующего события. Если за i-м событием следует несколько работ, то для каждой из них рассчитывается поздний срок и выбирается минимальный из них.
В сетевой модели рассчитывается 4 резерва времени:
1) Полный резерв рассчитывается по формуле (3.1):
Rпij = Tпj - Tрi -tij , (3.1)
где Rпij - полный резерв;
Tпj - поздний срок наступления j-го события;
Tрi - ранний срок наступления i-го события;
tij - продолжительность работы, выполняемой между событиями i и j.
2) Частный резерв первого рода рассчитывается по формуле:
Rч1ij = Tрj - Tрi -tij , (3.2)
где Rч1ij - частный резерв 1-го рода;
Tрj - ранний срок наступления j-го события.
3) Частный резерв второго рода рассчитывается по формуле:
Rч2ij = Tпj - Tпi -tij , (3.3)
где Rч2ij - частный резерв 2-го рода;
Tпi - поздний срок наступления i-го события.
4) Свободный резерв времени определяется по формуле:
Rсij = Tрj - Tпi -tij , (3.4)
где Rсij - свободный резерв.
Для критического пути все резервы равны нулю.
События на сетевом графике отображаются в виде кругов (рисунок 3.1).
Рисунок 3.1 Обозначение событий
На сетевом графике работа обозначается в виде стрел.
Рисунок 3.2 Обозначение работы между событиями i и j
При построении сетевых графиков учитываются следующие правила:
- критический путь на сетевом графике выделяется утолщённой линией;
- каждая стрелка, обозначающая работу, изображается на графике слева направо от меньшего номера события к большему;
- не должно быть замкнутых контуров;
- в графике не должно быть тупиковых событий, в которые не входило бы ни одной работы (за исключением исходного события).
Рисунок 3.3 Сетевой график
3.2 Расчёт стоимости разработки
Примем, что разработка системы поручена одному исполнителю (инженер - программист, должность "А", часовая оплата - 37 рублей в час).
Таблица 3.2 - Смета затрат
Стоимость всех этапов разработки, то есть основная заработная плата исполнителей рассчитывается по формуле (3.5):
Зосн = У У Зji час tij , (3.5)
где Зij - часовая зарплата разработчиков i-й квалификации на j-м этапе;
tij - затраты времени в часах i - го разработчика на j- том этапе;
Из формулы (3.5) получим: Зосн = 12 136 руб.
Дополнительная зарплата. Вычисляется как 10% от основной зарплаты. Дополнительная зарплата = 1 213,6 руб.
Отчисления на социальное страхование. Вычисляются как 39% от суммы основной и дополнительной зарплат. Отчисления на социальное страхование = 5 206,3 руб.
Расходы за арендную плату за помещение Зар рассчитывают по формуле (3.6):
Зар = Цар * Sпл * Tразр / 365, (3.6)
где Цар = 100 руб/ м2 (арендная плата за 1 кв. м площади в год);
Sпл =4м2 необходимая для работы площадь (Sпом = N*S1, где S1 - норма площади на 1 человека (4 м2), N - число исполнителей (1));
Тразр. раб - время на разработку в рабочих днях, определяемое как сумма продолжительностей этапов. Траз.раб=41 день
Из формулы (3.6) получим:
Зар=100 руб/м2 * 4 м2 * 41/365=252 руб.
Плата за отопление помещения и другие коммунальные платежи рассчитывается по формуле (3.7):
Pк = P'к*Sпом*Траб/365, (3.7)
где P'к - годовая оплата коммунальных услуг за 1 м2 помещения (60 руб);
Sпом - занимаемая разработчиком площадь (4 м2);
Траб - длительность разработки (41 день).
Из формулы (3.7) получим:
Pк = 50 руб/м2 * 4 м2 * 41/365 = 27 руб.
Стоимость расходуемой электроэнергии рассчитывается по формуле (3.8):
Рэл = W*P'эл *( Траб*8), (3.8)
где Траб - длительность разработки (41 день);
P'эл - стоимость 1 КВт*час электроэнергии (3,05 руб);
W - суммарная мощность электрических устройств. Исходя из требований комфортности труда, необходимо местное и общее освещение, а также устройства кондиционирования и вентиляции. С учётом электроэнергии, потребляемой непосредственно вычислительной системой, примем W = 1 КВт.
Из формулы (3.8) получим:
Рэл = 1 КВт * 3,04 руб/КВт*час * (41*8) = 997,12 руб.
Стоимость машинного времени рассчитывается по формуле (3.9):
Рмв = P'мв*( Траб*8), (3.9)
где Траб - длительность разработки (41 день);
P'мв - стоимость одного часа машинного времени (200 руб);
Из формулы (3.9) получим:
Рмв = 200 руб/час * (41*8) час = 65 600 руб.
Канцелярские расходы. Вычисляются как 5% от основной зарплаты (Зосн)=12 136 руб. Канцелярские расходы = 606 руб.
Косвенные расходы организации разработчика Зкосв рассчитываются по (4.8):
Зкосв = Зосн * Ккосв, (3.10)
где Ккосв - коэффициент косвенных затрат, принимаемый в пределах от 1 до 1,5.
Из формулы (3.10) получим:
Зкосв=12 136 руб *1.=12 136 руб
Полная стоимость разработки. Вычисляется как сумма стоимостей, полученных в предыдущих пунктах:
Рразр =12 136 + 1213,6 + 5 206,3 + 252 + 27 + 997,12 + 65600 +
+ 606 +12136=98174,02
3.3 Расчёт экономической эффективности
Разработанная база данных содержит все необходимые данные по многодетным семьям, а также выводит автоматизировано те заявки над которыми сотрудник должен работать, что позволяет значительно сократить длительность работы сотрудника отдела. Предположим, что на обработку данных об отдельной семье с поданной заявкой 10 рабочих часов, из них не менее 5 часов относится к сбору и обработке данных, остальное время на работу с заявкой, таким образом, база данных позволяет высвободить на другие цели порядка 5 часов труда квалифицированного специалиста по социальной защите.
При применении ЭУ в масштабе университета примем, что количество многодетных семей в год - 50 человек (500 часов в базовом варианте). Таким образом, экономится до 2 500 часов работы специалиста. При длительности рабочего дня 8 часов и норме оплаты труда 6 000 рублей за 22 рабочих дня в месяц (на уровне оплаты инженера - программиста) годовая экономия составляет 92 500 руб.
Кроме того, в исходном варианте (без использования базы данных) дополнительные затраты, связанные с дополнительными расходными материалами составят около 5 000 руб.
Коэффициент экономической эффективности в общем случае рассчитывается по формуле (3.11):
E=, (3.11)
где С1-С2 - годовая экономия, т.е. С1>C2;
С1 - эксплуатационные расходы по базовому варианту;
С2 - эксплуатационные расходы по разрабатываемому варианту;
K1 - капиталовложения в базовом варианте (K1 =0);
K2 - дополнительные капиталовложения (рассчитанные единовременные затраты на разработку проекта).
Из формулы (3.11) получим:
Е = 97 500/98174,02 = 0,99.
E > Eн, где Eн =0,35 (нормальная эффективность).
Рассчитаем срок окупаемости данной разработки:
Ток = 1/E ? 1 (год).
Таким образом, затраты на разработку данного проекта окупятся через 1 год.
Заключение
автоматизация многодетный социальный
Цели и задачи, поставленные в начале выполнения дипломной работы, достигнуты. Разработана база данных, с помощью которой была автоматизирована система «Учета многодетных семей». Разработанная программа позволяет выполнять изменение, добавление и удаление информации в таблицах. Система проектировалась в среде СУБД Access 2015.
В результате анализа данных разработаны необходимые поля базы данных, их структура и типы. Проведена нормализация таблиц, сведение в определенные объекты, и построение связей между объектами базы данных, проведенное с учетом особенностей СУБД Access 2015. Показаны определенные правила, по которым проектировалась база данных. Разработаны соответствующие таблицы, запросы и экранные формы, предназначенные для ведения базы, включающие в себя сервисные функции управления базой данных, ввода и вывода данных.
Разработанная система существенно облегчает работу сотрудников отдела социальной защиты и предоставляет возможность оперативно получать сведения по следующим вопросам:
- перечень заявок для конкретного сотрудника;
- список малообеспеченных многодетных семей;
- список невыполненных заявок;
- список семей в заданном пункте.
Система является открытой, по мере необходимости могут добавляться новые функции, а функции, потерявшие актуальность, исключаться.
На основании проделанной работы можно сделать вывод, что информационные системы повышают эффективность, качество, уменьшают время на обработку данных о многодетных семьях и позволяют сотруднику оперативно решать проблемы, возникающие в таких семьях.
Список использованной литературы и источников
1. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере: Подготовка и работа с документами. Создание и ведение баз данных.[Текст] - 2 изд., доп / Д.В. Васильев - М.: ПРИОР, 2014.- 224 с.
2. Гуде С.Б. Информационные системы [Текст]: учеб. пособие для вузов / С.В. Гуде, С.Б. Ревин. - М.: Диалог, 2014. - 288 с.
3. Цветков, В. Я. Базы данных. Эксплуатация информационных систем с распределенными базами данных [Текст] : учеб. пособие для / В. Я. Цветков. - М. : МИИГАиК, 2009. - 243 с.
4. Цапко, И. В. Структуры и алгоритмы обработки данных [Текст] : учеб. пособие / И. В. Цапко. - Томск : Изд-во Том. политехн. ун-та, 2009. - 183 с.
5. Хомоненко А.Д. Microsoft Access. Экспресс-курс [Текст]/ А.Д. Хомоненко, В.В. Гридин. - СПб.: БХВ-Петербург, 2014. - 126 с.
6. Агальцов, В. П. Базы данных [Текст] : учебник / В. П. Агальцов. - М. : Форум; Инфра-М, - Кн. 1 : Локальные базы данных. - 2-е изд., перераб. - 2009. - 349 с.
7. Агальцов, В. П. Базы данных [Текст] : учебник / В. П. Агальцов. - М. : Форум; Инфра-М, - Кн. 2 : Распределенные и удаленные базы данных. - 2009. - 270 с.
8. База тестовых вопросов по информатике: учеб. пособие
А. А. Эпов [и др.]. - Волгоград: Политехник. - 2009. - 93 с.
9. Библиотекарь и время. XXI век [Текст] : серия. - М. : Либерея, 20 - Вып. 99 : Защита информации : учеб.-метод. пособие / В. В. Арутюнов. - 2014. - 55 с.
10. Бикмухаметов, И. Х. Математика и информатика [Текст] : учеб. пособие / И. Х. Бикмухаметов, Е. А. Колганов. - Уфа : [б. и.], 20 - Ч. 4 : Модели решения функциональных вычислительных задач.. Базы данных. Локальные и глобальные сети. - 2014. - 100 с.
11. Богатов, Ф. Г. Практикум по информатике: Word - Excel - Access [Текст] : учеб. пособие / Ф. Г. Богатов. - М. : МосУ МВД РФ, 2009. - 264 с.
12. Быкова, В. В. Проектирование баз данных: теория нормализации в задачах и упражнениях [Текст] : учеб. пособие / В. В. Быкова. - Красноярск : ИЦ Ин-та естеств. и гуманитар. наук, 2014. - 105 с.
13. Петровин И.О. -«Введение в базы данных» СПб.: Питер, 2015. - 688с.
14. Вычислительные системы [Текст] / Рос. АН. Сиб.отд-ние. Ин-т математики. - Новосибирск : [б. и.], 19 - Информационные технологии работы со знаниями: обнаружение, поиск, управление. - 2014. - 171 с.
15. Галанина, В. А. Базы данных. Введение в теорию реляционных баз данных [Текст] : учеб. пособие / В. А. Галанина. - СПб. : ГУАП, 2014. - 107 с.
16. Гарнаев А.Ю. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2009. - 336 с.
17. Голицына, О. Л. Базы данных [Текст] : учеб. пособие / О. Л. Голицына, Н. В. Максимов, И. И. Попов. - 2-е изд., испр. и доп. - М. : Форум, 2009. - 399 с.
18. Давыдова, Е. М. Базы данных [Текст] : учеб. пособие / Е. М. Давыдова, Н. А. Новгородова. - 2-е изд., перераб. и доп. - Томск : В-Спектр, 2014. - 128 с.
19. Петров В.Н. -«Информационные системы» СПб.: Питер, 2005. - 688с.
20. Кабальнов, Ю. С. Структурная оптимизация многомерных систем хранения данных [Текст] : монография / Ю. С. Кабальнов, А. А. Левков, В. А. Масленников. - М. ; Уфа : Изд-во МАИ : РИК УГАТУ, 2014. - 213 с.
21. Кириллов, В. В. Введение в реляционные базы данных [Текст] : монография / В. В. Кириллов, Г. Ю. Громов. - СПб. : БХВ-Петербург, 2009. - 454 с.
22. Кондратьев, Ю. Н. Базы данных [Текст] : учеб. пособие для студентов инженер. специальностей / Ю. Н. Кондратьев, А. В. Питухин. - Петрозаводск : Изд-во ПетрГУ, 2014. - 156 с.
23. Концептуальные модели баз данных [Текст] : учеб. пособие / В. В. Миронов, Н. И. Юсупова; Уфим. гос. авиац. техн. ун-т. - Уфа : УГАТУ.Концептуальные модели баз данных. Модели отображения : учеб. пособие / В. В. Миронов, Н. И. Юсупова. - Уфа : УГАТУ, 2009. - 64 с.
24. Кузин, А. В. Базы данных [Текст] : учеб. пособие для студентов высших учебных заведений / А. В. Кузин, С. В. Левонисова. - 3-е изд. стер. - М. : Академия, 2014 (Саратов). - 316 с.
25. Кузнецов, С. Д. Базы данных. Модели и языки [Текст] : учебник / С. Д. Кузнецов. - М. : Бином, 2014 (Ульяновск). - 720 с.
26. Кузнецов, С. Д. Основы баз данных [Текст] : учеб. пособие / С. Д. Кузнецов. - 2-е изд., испр. - М. : ИНТУИТ.ру, 2015 (Ульяновск) . - 484 с.
27. Сигел Ч. Access 2015 [Текст] / Ч. Сигел - М.: ООО «Попурри», 2014. - 358 с.
28. Миронов, В. В. Концептуальные модели баз данных. Локальные ER-модели [Текст] : учеб. пособие / В. В. Миронов, Н. И. Юсупова. - Уфа : УГАТУ, 2009. - 54 с.
29. Миронов, В. В. Концептуальные модели баз данных. Реляционная модель [Текст] : монография / В. В. Миронов, Н. И. Юсупова. - Уфа : УГАТУ, 2009 (Уфа). - 51 с.
30. Михеева Е.В. Практикум по информатике: учеб. пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования / Е.В. Михеева. - Москва: Академия, 2009. - 192 с.
31. Моделирование, оптимизация и компьютеризация в сложных системах [Текст] : серия / Воронеж. гос. техн. ун-т. - Воронеж : [б. и.], 20 - Кн. 18 : Автоматизация проектирования сетей передачи данных распределенных информационно-телекоммуникационных систем / А.А Рындин, С.В. Сапегин, А.В. Хаустович; Под ред. Я.Е. Львовича. - 2010. - 223 с.
32. Никитина, Т. П. Введение в базы данных [Текст] : учеб. пособие / Т. П. Никитина. - Ярославль : МУБИНТ, 2014 (Ярославль). - 165 с.
33. Осипов, Л. А. Моделирование информационных процессов [Текст] : учеб. пособие / Л. А. Осипов. - М. : РГОТУПС, 2009 (М.). - 49 с.
34. Павлов, Л. А. Структуры и алгоритмы обработки данных [Текст] : учеб. пособие / Л. А. Павлов. - Чебоксары : Изд-во Чуваш. ун-та, 2014. - 252 с.
35. Пичугин, В. Н. Структуры и алгоритмы компьютерной обработки данных [Текст] : учеб. пособие / В. Н. Пичугин, Р. В. Федоров. - Чебоксары : Изд-во Чуваш. ун-та, 2014. - 160 с.
36. Подвальный, С. Л. Базы данных: модели данных, SQL, проектирование [Текст] : учеб. пособие / С. Л. Подвальный, Т. И. Сергеева, М. В. Гранков. - Ростов н/Д : Издат. центр ДГТУ, 2014. - 201 с.
37. Пуговкин, А. В. Системы и сети передачи дискретных сообщений [Текст] : учеб. пособие / А. В. Пуговкин. - Томск : Том. гос. ун-т систем упр., 2009. - 180 с.
38. Рыбанов, А. А. Инструментальные средства автоматизированного проектирования баз данных [Текст] : учеб. пособие по дисциплине «Базы данных» для студентов направления 552800 «Информатика и вычислительная техника» / А. А. Рыбанов. - Волгоград : Политехник, 2010. - 95 с.
39. Семенова, И. И. Разработка баз данных в Microsoft Visual FoxPro [Текст] : учеб.-метод. пособие / И. И. Семенова. - Омск : Изд-во СибАДИ, 2006 - .Ч. 1 : Создание структуры базы данных : учебное пособие. - 2014. - 62 с.
40. Сорокин, А. В. Delphi. Разработка баз данных [Текст] : монография / А. В. Сорокин. - СПб. : Питер, 2009. - 476 с.
41. Стрельцов, А. А. Обеспечение информационной безопасности России. Теоретические и методологические основы [Текст] : учеб. пособие / А. А. Стрельцов; под ред. В. А. Садовничего, В. П. Шерстюка. - М. : МГИУ, 2009. - 281 с.
42. Туманов, В. Е. Основы проектирования реляционных баз данных [Текст] : учеб. пособие / В. Е. Туманов. - М. : Интернет-ун-т информ. технологий : БИНОМ. Лаб. знаний, 2010. - 420 с.
43. Технология анализа данных: Data Mining, Visual Mining, Text Mining, OLAP [Текст] : учеб. пособие / А. А. Барсегян [и др.]. - 2-е изд. - СПб. : БХВ-Петербург, 2009. - 375 с.
44. Фрост, Р. Проектирование и разработка баз данных. Визуальный подход [Текст] : пер. с англ. / Р. Фрост, Д. Дей, К. Ван Слайк. - М. : NT Press, 2009. - 590 с.
45. Фуфаев, Э. В. Базы данных [Текст] : учеб. пособие / Э. В. Фуфаев, Д. Э. Фуфаев. - 4-е изд., стер. - М. : Академия, 2014. - 320 с.
46. Хомоненко А.Д. Microsoft Access. Экспресс-курс [Текст]/ А.Д. Хомоненко, В.В. Гридин. - СПб.: БХВ-Петербург, 2014. - 126 с.
Приложение
Таблица 4. Номенклатура документов отдела социальной защиты.
Индекс |
Наименование документов и дел |
Сроки хранения |
|
1. |
Приказы, расп. «Комитета семьи, материнства и детства» |
До мин. надобн. |
|
2. |
Штатное расписание отдела социальной защиты |
Постоянно |
|
3. |
План работы отдела на год |
Постоянно |
|
4. |
Картотека по категориям граждан, нуждающихся в социальной помощи. |
5 лет |
|
5. |
Годовой отчет работы отдела социальной помощи |
Постоянно |
|
6. |
Годовой отчет о предоставленных льгот |
Постоянно |
|
7. |
Акты на дела, переданные в архив. |
3 года |
|
8. |
Годовой отчет работы отдела по многодетным семьям. |
Постоянно |
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Изучение теоретических основ автоматизации документооборота отдела по работе с физическими лицами коммерческого банка. Общая характеристика работы отдела банка. Описание процесса создания базы данных с помощью выбранного программного средства MS Access.
дипломная работа [5,5 M], добавлен 10.07.2014Автоматизированные системы учета и обработки заявок от пользователей. Функциональное проектирование и моделирование системы учета. Проектирование базы данных, алгоритм работы системы и ее программная реализация. Технико-экономическое обоснование проекта.
дипломная работа [1,6 M], добавлен 05.04.2014Основные этапы проектирования базы данных. Access как система управления базами данных (СУБД), ее предназначение, отличительные возможности. Работа с таблицами, их создание и редактирование. Порядок создания запросов. Способы защиты баз данных.
лабораторная работа [3,1 M], добавлен 18.08.2009Проектирование базы данных в среде СУБД MS Access. Автоматизация учета информации о товаре в магазине. Определение требований и функций системы. Анализ предметной области. Разработка, создание таблиц, запросов, форм и отчетов. Инструкция для пользователя.
отчет по практике [523,6 K], добавлен 21.04.2014Возможности Microsoft Access, типы данных, оценка степени безопасности, принципы защиты информации. Инфологическое проектирование базы данных. Основные преимущества Office Access 2007. Разработка и описание пользовательского интерфейса, решаемые задачи.
курсовая работа [1,5 M], добавлен 28.04.2014Инструментальные средства для разработки структуры информационной базы данных "Программа автоматизации учета расчетов с поставщиками", пользовательский интерфейс СУБД Access. Разработка запросов отбора данных и вычислений, экранных форм коррекции данных.
лабораторная работа [2,4 M], добавлен 15.11.2010Изучение основных понятий баз данных: структура простейшей базы данных, компоненты базы данных Microsoft Access. Проектирование базы данных "Туристическое агентство" в СУБД Access 2010, в которой хранятся данные о клиентах, которые хотят поехать отдыхать.
курсовая работа [3,3 M], добавлен 20.09.2013Создание базы данных для учета работы ресторана для автоматизации работы сотрудников и контроля количества проданного товара. Обучение персонала работе с СУБД Access. Установка базы данных на сервер локальной вычислительной сети отдела кадров предприятия.
курсовая работа [1,6 M], добавлен 02.08.2012Общая характеристика инфологической модели информационной системы. Знакомство с особенностями проектирования базы данных "Библиотека", анализ основных этапов. Рассмотрение способов составления запросов по выборке информации из таблиц базы данных.
контрольная работа [831,2 K], добавлен 08.12.2013Разработка программного обеспечения для автоматизации деятельности работников книжного магазина. Проектирование информационной системы с использованием базы данных Access. Методы хранения данных. Средства защиты данных от несанкционированного доступа.
контрольная работа [664,9 K], добавлен 13.06.2014