СУБД Access - широко распространенное офисное приложение Microsoft Office. Microsoft Access служит удобным инструментом для ввода, анализа и представления данных и обеспечивает высокую скорость разработки приложений.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. Каждая база данных состоит из основных объектов: таблиц, запросов, форм, отчётов, страниц, макросов и модулей. MS Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать сотни таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

СУБД позволяет задавать типы данных и способы их хранения. Можно также задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных.

Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, электронные таблицы). Можно задавать также форматы хранения предоставления этих данных при выводе на экран или печать.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Использование Access для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач. Разработка с помощью Access простых и удобных форм ввода данных, обработки данных и генерации сложных отчетов.

В Access предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложении с Internet/intranet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными для использования всем, кто путешествует по Internet. Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access.

Многие считают, что размещение данных на Web-страницах должно осуществляться Web-администраторами. Access с полной определенностью доказывает, что эта операция может быть с успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web-странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web-страницу. С помощью этого мастера можно создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц.

Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые нам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Access - мощное приложение Windows, впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта - детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows 95/98/2000/NT/XP/7, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и вставить его в конструктор форм. Microsoft Access может использоваться в работе все возможности DDE (динамический обмен данными) и OLE (связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением Windows. OLE является более изощренным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access. Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других, поддерживающих OLE приложений Windows.

В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL. Используя SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем необязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами.

В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса - так называемый «запрос по образцу», которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Microsoft Access спроектирован таким образом, что он может быть использован как в качестве самостоятельной СУБД на отдельной рабочей станции, так и в сети - в режиме «клиент-сервер». Поскольку в Microsoft Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства защиты и обеспечения целостности данных. Можно заранее указать, какие пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам базы данных.

Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office 2000, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и Power Point. В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, Power Point и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа Access Graph.

Система Access - это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В её состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчётов. Эту систему можно и как среду разработки приложений, используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как приложения, написанные на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама Access написаны именно на VBA.

Под базой данных Microsoft Access понимает совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. База данных Microsoft Access может содержать таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Ядро базы данных Microsoft Jet управляет данными, которые содержатся в таблицах, находящихся в базе данных. Данные в связанных таблицах могут содержаться в другой базе данных Access, во внешнем источнике данных, таком как баз данных dBASE или электронная таблица Microsoft Excel, а также в источнике данных ODBC, таком как Microsoft SQL Server. Microsoft Access позволяет управлять информацией из одного файла базы данных. В рамках этого файла данные можно разделить на отдельные контейнеры, называемые таблицами, просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм; находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов, а также анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчётов. Создание страниц доступа к данным позволяет пользователям просматривать, обновлять или анализировать данные из базы через Интернет.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase.

Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (Power Point). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули). Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

Access так же позволяет создавать дистрибутивные диски для распространения готового приложения (с помощью Office Developer Edition Tools). Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

Пакет ODE Tools включает мастер установки, автоматизирующий создание средств распространения и программы установки. Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах, на которых не установлен Access.

Базы данных - это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.

Базы данных - это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.

Проблема безопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

1. Быстрое получение нужных результатов с помощью пользовательского интерфейса Office Fluent.

Office Access 2007 обеспечивает качественно иной уровень возможностей, предлагая пользовательский интерфейс Fluent, новую область переходов и представления в окнах с вкладками. Любой пользователь, даже не имея опыта работы с базами данных, сможет легко отслеживать данные и составлять отчеты, помогающие принимать более обоснованные решения.

2. Ускоренное освоение приложения благодаря использованию встроенных решений.

Широкий выбор изначально встроенных решений позволяет сразу приступить к отслеживанию информации. В программу для удобства пользователя включены готовые формы и отчеты, причем их можно настраивать в соответствии с конкретными условиями работы. Список контактов, отслеживание вопросов, отслеживание проектов, отслеживание основных фондов - вот лишь некоторые из готовых решений, входящих в комплект Office Access 2007.

3. Создание нескольких отчетов с разными представлениями одних и тех же данных.

Создание отчета в Office Access 2007 полностью соответствует принципам режима точного отображения (WYSIWYG). Можно изменить отчет, используя средства визуальной обратной связи в реальном времени, и сохранить разные представления для тех или иных аудиторий. Новая область группировки, возможности отбора и сортировки помогают отображать сведения в нужном виде и благодаря этому принимать более обоснованные деловые решения.

4. Быстрое создание таблиц без применения сложных операций управления базой данных.

Благодаря функции автоматического обнаружения типов данных создавать таблицы в Office Access 2007 стало не труднее, чем работать с таблицей Microsoft Office Excel. Достаточно ввести данные, и Office Access 2007 автоматически определит, что это: дата, денежная сумма или другой стандартный тип данных. Можно даже вставить всю таблицу Excel в Office Access 2007, чтобы отслеживать информацию с помощью обширного инструментария базы данных.

5. Новые типы полей, расширяющие возможности пользователей.

В Office Access 2007 вводятся новые типы полей, такие как вложения и многозначные поля. Теперь в любую запись в приложении можно вложить любой документ, изображение или электронную таблицу. Многозначное поле позволяет выбирать в каждой ячейке несколько значений, например, назначать задачу более чем одному сотруднику.

6. Сбор и обновление сведений непосредственно из источника.

В Office Access 2007 можно с помощью Microsoft Office Info Path 2007 или HTML создавать формы, где будет собираться информация для базы данных. Затем такую форму можно направить коллегам по электронной почте и использовать содержимое ответных сообщений для заполнения и обновления таблицы Access, что избавляет от необходимости вводить данные повторно.

7. Общий доступ к данным через Microsoft Windows SharePoint Services.

Данные Access можно предоставить в общий доступ, другим участникам рабочей группы, используя средства служб Windows Share Point Services. Объединенные возможности этих двух приложений позволят всем участникам группы редактировать данные и просматривать отчеты в реальном времени непосредственно через веб-интерфейс.

8. Отслеживание списков служб Windows Share Point Service с использованием разнообразных клиентских возможностей Office Access 2007.

Office Access 2007 можно использовать в качестве многофункционального клиентского интерфейса для анализа списков служб Windows Share Point и создания отчетов. Можно перевести список в автономный режим, а затем после подключения к сети синхронизировать внесенные изменения; это позволяет работать с данными в любое время.

9. Перемещение данных в службах Windows Share Point Services для оптимизации управления.

Данные можно сделать более прозрачными, перемещая их в среду служб Windows Share Point Services. Это даст возможность регулярно создавать на сервере резервные копии данных, восстанавливать удаленные данные из корзины, отслеживать использовавшиеся версии и устанавливать разрешения на доступ, обеспечивая более эффективное управление данными.

10. Доступ к данным и использование информации из нескольких источников.

С помощью Office Access 2007 можно связывать с текущей базой данных таблицы из других баз данных Access, электронных таблиц Excel, узлов Windows Share Point Services, источников данных ODBC, баз данных Microsoft SQL Server и других источников. Затем эти связанные таблицы могут использоваться при составлении отчетов, что позволит принимать решения на основе более полной информации.

В Office Access 2007 так же имеются недостатки, самый главный это, то, что Access предназначен для небольших (однопользовательских) баз и работает по технологии файл-сервер, но для моей базы данных это несущественный недостаток.

6. Проектирование даталогической модели

Следующим шагом является выбор конкретной СУБД и отображение в ее среду спецификаций инфологической модели предметной области. Эту стадию называют логическим (даталогическим) проектированием БД.

Под даталогической понимается модель, отражающая логические взаимосвязи между элементами данных безотносительно их содержания и физической организации. При этом даталогическая модель разрабатывается с учётом конкретной реализации СУБД, также с учётом специфики конкретной предметной области на основе ее инфологической модели.

Ее результатом является концептуальная схема БД, включающая определение всех информационных единиц и связей, в том числе задание типов, характеристик и имен.

Проектирование логической структуры РБД предполагает:

­ разбиение всей информации по отношениям (таблицам);

­ определение состава полей (атрибутов) каждого отношения;

­ определение ключа каждого отношения;

­ определение связей и обеспечение целостности по связям.

Часто при описании логической структуры РБД указывают, по каким полям надо индексировать отношение, а для ключевых полей индексация предусматривается автоматически. Индексация занимает промежуточное положение между логической и физической структурой данных. Она определяет способ логического упорядочения данных и доступ к ним, но при этом создаются вспомогательные индексные файлы, что меняет общую структуру БД.

Для того чтобы создать единую информационную структуру, все таблицы базы данных необходимо объединить, создав для этого связи между их полями. Связанные таблицы дают возможность объединять все данные на основе совпадающих значений полей.

Связи устанавливаются между полями таблиц. В большинстве случаев с первичным ключом одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой ее записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

В каждой таблице БД должно быть определено ключевое поле. Этот, так называемый первичный ключ, обеспечивает уникальность записей в таблице, препятствуя вводу повторяющихся данных. С помощью ключа СУБД обеспечивает быстрый поиск требуемых данных, их хранение и обработка.

В качестве первичного ключа в базах данных разрешается использовать несколько полей. Тогда уникальной должна быть комбинация значений этих полей (а значения в отдельных полях у разных записей таблицы могут совпадать).

Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами - полями в других таблицах. Внешний ключ - одно поле (или несколько полей) таблицы, содержащее ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице.

В разработанной базе данных Автосалона «ВАЗ-auto» поле «Производитель» в таблице «Производитель» является первичным ключом и связан с внешним ключом «Производитель» таблицы «Автомобили (в наличии)».

Поле «Код автомобиля» таблицы «Автомобили (в наличии)» является первичным ключом и связан с ключом «Код автомобиля» таблицы «Продажа».

Поле «Фамилия сотрудника» таблицы «Продажа» является первичным ключом и связан с внешним ключом «Фамилия сотрудника» таблицы «Сотрудники».

Поле «Должность» таблицы «Должность» является первичным ключом и связан с внешним ключом «Должность» таблицы «Сотрудники».

Между таблицами могут быть установлены следующие типы связей:

Связь «один-к-одному» устанавливается в случаях, когда конкретная строка главной таблицы в любой момент времени связана только с одной строкой подчиненной таблицы. Эта связь самая простая, но встречается она нечасто. Таблицы, имеющие тип связи «один-к-одному», всегда можно скомпоновать в одну.

Связь «один-ко-многим» устанавливается в случаях, когда конкретная строка главной таблицы в любой момент времени связана с несколькими строками подчиненной таблицы. При этом любая строка подчиненной таблицы связана только с одной строкой главной таблицы.

Поскольку в таблице «Производитель» для каждого производителя отведена одна запись, то эта таблица связана с таблицей «Автомобили (в наличии)» отношением типа «один-ко-многим» (одному производителю может соответствовать несколько автомобилей).

Поскольку «Коду автомобиля» может соответствовать одна продажа, между таблицами «Автомобили (в наличии)» и «Продажи» установлена связь «один-к-одному».

Таблица «Должность» связана с таблицей «Сотрудники» также связью «один-ко-многим», поскольку несколько сотрудников могут иметь одну должность.

Целостность данных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

· Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

· Связанные поля имеют один тип данных;

· Таблицы принадлежат одной БД Access.

Установив целостность данных, необходимо действовать в соответствии со следующими правилами:

· Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы;

· Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице;

· Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данным значением.

Чтобы наложить эти правила на конкретную связь, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет. Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных полей. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

Построим даталогическую модель (рисунок 2) с учетом всего выше перечисленного.

Рисунок 2 - Даталогическая модель

Даталогическая модель базы данных является моделью логического уровня и строится для конкретной СУБД, в среде, в которой проектируется база данных, в данном случае это СУБД Access.

Для удобной работы был разработан интерфейс пользователя. Были созданы экранные формы для ввода, редактирования, удаления, добавления данных. Это будет вполне удобно для работы клиента, который обладает не столь сильными знаниями в области РС. При создании форм были использованы несколько макросов. Для более удобной работы была создана главная форма (рисунок 3).

Рисунок 3 - форма «Главная»

Главная форма, значительно упрощает доступ к различным элементам Базы Данных, за счет появления возможности быстро перейти ко всем частям Базы Данных.

7.2 Запросы на выборку данных для решения поставленных задач

8. Описание руководства пользователя

Для нормальной работы программы необходимо наличие Microsoft Office 2007 версии.

Чтобы начать работать с программой нужно средствами операционной системы запустить программу Microsoft Access 2007 из пакета Microsoft Office 2007. После этого следует открыть файл БДавтосалон.mdb, после чего на экране появится главная форма приложения. Внешний вид программы предельно прост и лёгок в пользовании.

Меню программы состоит из следующих пунктов:

Кнопка «Автомобили в наличии» - после нажатия на эту кнопку, пользователь переходит на форму, где он может просмотреть информацию по всем автомобилям, имеющимся в наличии, который будет удовлетворять всем требованиям клиента.

Кнопка «Оформление продажи автомобиля» - после нажатия на эту кнопку, пользователь может оформить покупку понравившегося автомобиля.

Кнопка «Новый автомобиль» - после нажатия сотрудник автосалона может добавить данные о поступившем в продажу новом автомобиле.

Кнопка «Сотрудники автосалона» - после нажатия открывается форма, где предоставлена информация по всем сотрудникам автосалона. Так же она позволяет добавить нового сотрудника, должность, поиск по сотрудникам, удаление уволившегося сотрудника из списка.

Кнопки «Статистика проданных автомобилей» и «Статистика в наличии» предоставляет информацию по статистике, а именно выводит диаграммы по количеству проданных и имеющихся в наличии автомобилей.

Кнопки «Отчет по продажам» и «Отчет по остатку автомобилей» выводят отчеты информации по проданным автомобилям и автомобили, имеющиеся в наличии.

Кнопка «Выход» - завершение работы программы, выход в Windows.

Изменения, которые можно вносить в базу условно можно разделить на два типа: дополнение базы, удаление записи из базы. Все два действия могут быть применены к любой сущности в базе (клиенту, курорту и т.д.). Для этого необходимо в меню выбрать: для удаления - пункт «Удаление записи», для добавления - пункт «Добавить запись».

На каждой форме находится определенный набор кнопок:

Удаление данных о клиенте - удаляет запись из таблицы «Клиенты»;

Добавить запись - добавляет запись в таблицы: «Автомобили (в наличии)», «Сотрудники», «Производитель»;

Назад - возвращение пользователя на предыдущую форму;

На главную - возвращение пользователя на главную форму;

Печать - печать отчета.

Для выхода из программы необходимо выбрать на главной форме приложения пункт меню «Выход».

Заключение

В результате выполнения этого курсового проекта я выработала умения и навыки проектирования структуры базы данных, предназначенной для функционирования автоматизированной информационной системы.

В результате работы над курсовым проектом, мной была достигнута цель, конечным результатом которой являлась разработка базы данных Автосалона «ВАЗ-auto». Создаваемые запросы, формы и отчеты позволяют быстро обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты и т.д. Она позволяет полностью автоматизировать, и тем самым облегчить работу с данными пользователю.