4

Введение

В данной курсовой работе рассматриваются аспекты проектирования автоматизированной информационной системы малого предприятия, специализирующегося на предоставлении услуг в сфере торговли.

Мною была спроектирована информационная система частного магазина одежды «Сибирь».

История гласит, что элементы одежды появились примерно 40 тыс. лет тому назад, еще на ранних этапах развития цивилизации. А вот появление обуви знаменуется меньшим распространением, поскольку предпочиталось ходить босиком. Мы знаем, что одежда согласовывается с 2 главными функциями: эстетической и, конечно же, практической. Практическая реализуется в том, что человек стремится защитить свое тело от погодных воздействий. А вот эстетическая расшифровывается, как украшение своего тела. Вот так с практической целью древние люди обмазывали себя глиной либо жиром, чтобы уберечься от непогоды. А тот факт, что к этим защитным слоям в последствие добавлялись сажа, известь, говорит об эстетизме. Поскольку с помощью этих растительных красок они пытались украсить свое тело. Затем такие раскраски заменяют татуировки и появляются символические элементы костюма, к примеру, перья, кости, зубы. Древние люди придумывают различные способы, чтобы прикрепить такие безделушки к телу. К примеру, они пробивали дырки в ушах и носу, что становилось прекрасным местом для подвесок. Историки утверждают, что именно окраска тела и символические тату были древними предками современной одежды. Позже тело предпочиталось прикрывать с помощью волокнистых материалов. Очень часто были в обиходе звериные шкуры либо же просто растительные материалы. К примеру, огромные листья вокруг талии или же сплетенная трава считались неплохими элементами древней одежды. В древности одежда также как и сегодня показывала принадлежность человека к особой касте людей. Бытует интересное предположение, что одежда возникла тогда, когда появились платяные вши. Название этих насекомых говорит само за себя, оно походит от слова «платья». То есть ученые полагают, что головная вошь эволюционировала в платяную с появлением одежды.

Современная мода быстротечна, тренды сменяют друг друга. Несмотря на то, что сегодняшние понятия «мужская и женская мода», «красота», «стильная одежда», «модная обувь» не деспотичны, быть в курсе последних новинок желает любой. Но далеко не у каждого есть время для магазинов, на посещение которых уходит множество времени. Досуг и выходные не всегда хочется тратить на покупки. Выход из этого положения - интернет магазин модной одежды.

Насколько проще становится жизнь, когда для того, чтобы купить платье, тренчкот, сумку, обувь или аксессуары, или все вместе, не надо выкраивать время из обеденного перерыва или вечернего досуга.

Деятельность экономического объекта, предоставляющего услуги в сфере торговли, имеет ряд особенностей. В частности, необходимо:

· постоянно совершенствовать технологию обработки информации и внедрять новую технику для её обработки;

· работать с поставщиками разных производителей;

· четко реагировать на все складывающиеся на рынке тенденции;

· эффективно работать с клиентами и поставщиками одежды.

1. Обследование предметной области

1.1 Стенограмма интервью с руководителем предприятия

Каковы должны быть цели создания автоматизированной информационной системы на Вашем предприятии?

Автоматизированная информационная система необходима для улучшения качества и скорости обслуживания клиентов, упорядочивания данных, поступающих на предприятие.

Перечислите приоритетные направления деятельности Вашего предприятия?

Приоритетными направлениями деятельности нашего предприятия являются продажа одежды, покупка её по максимально низким (оптимальным) ценам, а также рекламная деятельность компании и заключение договоров с поставщиками.

На основе чего приобретается та или иная одежда?

Мы проводим анализ потребительского рынка, в котором выявляем спрос на отдельные товары нашего профиля. Необходимо также следовать тренду последней моды, проводить активную финансовую политику в процессе поиска поставщиков.

С кем взаимодействует Ваше предприятие?

Круг лиц, взаимодействующих с нами, не ограничивается только поставщиками и покупателями, помимо них мы активно взаимодействуем с банками, транспортными компаниями, рекламными компаниями и др.. Сеть наших магазинов располагается на территории города Омска, но в перспективе мы планируем расширять свои границы.

Каким образом поступает в компанию информация от поставщиков?

Вся необходимая нам информации поступает в наше распоряжение благодаря анализу рынка поставщиков посредством запросов от имени нашей компании.

Имеется ли в наличии в Вашем магазине система скидок?

Безусловно. Система скидок имеет разные цели. Это и привлечение покупателей, создание выгодного плацдарма для борьбы с конкурентами, а так же продажа сезонной продукции в преддверии нового сезона продаж.

Каким образом ведется учет операций с поставщиками и покупателями?

Все сделки находят своё отражение в соответствующих документах организации.

Каким образом производится доставка товаров от поставщиков?

Наша компания пользуется силами транспортных компаний, иногда прибегая к услугам железнодорожного транспорта.

Где хранятся товары компании?

В нашем распоряжении склад готовой продукции, в котором и временно хранится одежда. В последствии, по мере надобности, она поступает в торговые точки.

Каким образом хранится информация об операциях?

Большая часть информации хранится и передается в виде бумажных документов (бухгалтерская и налоговая отчетность, договоры, технические задания и т. д.). Некоторые из них дублируются в электронном виде.

Каково время хранения информации?

Время хранения информации определяется ее характером.

Какова организационно- штатная структура и квалификация кадров?

Штат сотрудников состоит из директора, 2-х бухгалтеров, кассиров, специалиста по связям с общественностью, продавцов-консультантов, грузчиков, водителя, уборщиц, заведующего складом, инженера по проверке качества продукции.

Какова компьютерная оснащённость в Вашей компании?

На предприятии имеются следующие компьютеры: 3-Pentium 4, 1-CORE 2 DUO E670; принтеры HP DeskJet F2280 и МФУ HP Color CM1312, факс Panasonic KX - TCD296RUT, обычные телефоны.

Какими программными продуктами Вы пользуетесь?

На предприятии используются программные продукты Microsoft Windows XP SP3, Microsoft Office.

Вы пользуетесь лицензионными программными продуктами?

Безусловно.

1.2 Краткая характеристика предприятия

«Сибирь» - это общество с ограниченной ответственностью (ООО), созданное в 1997 г.

Имущество предприятия образуется за счет доходов от финансово-хозяйственной деятельности. Предприятие является юридическим лицом, имеющим самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в банке, печать со своим наименованием, необходимые штампы.

Предметом деятельности «Сибири» являются:

1. Продажа одежды оптом:

· поиск новых клиентов;

· постоянные клиенты.

2. Продажа одежды в розницу:

· привлечение новых клиентов;

· сотрудничество с постоянными клиентами.

3. Рекламная деятельность компании:

· интернет-магазины;

· пиар посредством газетных изданий.

4. Приобретение одежды у поставщиков:

· заграничные поставщики;

· отечественные поставщики;

5. Осуществление индивидуальных заказов.

Исполнительным органом предприятия является администрация, возглавляемая директором. Организационно-производственная структура «Сибири» приведена на рис. 1.

Все работники действуют на основании положений об отделах и должностных инструкций, согласно которым определяются место, роль в системе управления предприятием, основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполняемую работу. Дадим их краткую характеристику.

4

Рис.1.

Директор - является непосредственным лицом, отвечающим перед государством своим имуществом. Организует и контролирует обеспечение участков рабочими кадрами, изучает, подбирает и размещает служащих; организует планово-экономическую работу предприятия, составляет и анализирует статистическую отчетность, ценообразование, отвечает за внедрение перспективных стратегических направлений. Занимается поисками клиентов и контрактов в лучших условиях для получения прибыли с минимальными рисками. Занимается поиском оптимального решения.

Специалист по связям с общественностью - выполняет работу по реализации политики организации в области связей с общественностью и отдельных ее этапов. Участвует в разработке конкретных планов внутренней и внешней политики организации в области связей с общественностью. Осуществляет постоянное взаимодействие и поддерживает контакты с представителями средств массовой информации и общественности, знакомит их с официальными решениями и приказами руководства организации, подготавливает ответы на официальные запросы, следит за своевременным распространением информационных материалов о деятельности организации. Участвует в подготовке и проведении брифингов, пресс-конференций, других мероприятий и акций информационно-рекламного характера, проводимых с участием представителей средств массовой информации и общественности, обеспечивает их комплексное информационное и организационное сопровождение.

Инженер по проверке качества - выполняет проверяющую функцию: при поступлении товаров от поставщиков выявляет бракованные изделия, составляет специальный акт.

Бухгалтер - выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.). Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат, подготавливает предложения по их предупреждению.

Администратор - осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

Заведующий складом - руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов.

Кассир - осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком.

Продавец-консультант - подсказывает клиенту всю необходимую информацию, проводит рекламную политику.

Водитель, грузчик, уборщик - обслуживающий персонал, необходимый для осуществления повседневных хозяйственных работ.

Автоматизации подлежат функции, выполняемые директором, бухгалтером и заведующего складом.

1.2 Описание деятельности предприятия

ООО «Сибирь» предоставляет свои услуги как физическим, так и юридическим лицам. Они являются клиентами магазина. Перечислим основные функции, выполняемые в компании:

работа с клиентами;