Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике. Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации.

Важную роль играют способы регистрации информации, обработки, накопления и передачи, систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме, производство новой числовой и иной информации.

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия бухгалтерских и управленческих решений, и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации [9].

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления на многих предприятиях в учете и отчетности стал использоваться показатель отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.

Основными принципами и целями внутрифирменных систем информации являются:

определение требований к содержанию информации и к ее характеру, в зависимости от целенаправленности;

выработка системы хранения, использования и предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;

определение потребностей в технических средствах (в том числе, в компьютерной технике) на предприятии в целом;

разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

автоматизированная обработка вводимой и текущей информации и выдача информации по бухгалтерскому учету и отделов технического оснащения;

автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами внутрифирменной системы управления являются:

координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по предприятию в целом;

определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование.

Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки бухгалтерской информации в единую внутрифирменную информационную сеть [2].

Диспетчеры и представители службы материально-технического снабжения ООО "Мехсервис" используют в своей деятельности в основном приложения пакета Microsoft Office, в частности электронные таблицы Excel для ведения простых однотабличных баз учета и поиска информации по этим базам. Дисциплина резервного хранения не установлена корпоративными правилами, поэтому резервное хранение осуществляется путем записи файлов на лазерный диск по усмотрению руководителя подразделения.

Потребность в разработке автоматизированной информационной системы учета деятельности ООО "Мехсервис" обусловлена конкуренцией на рынке услуг автосервиса и необходимостью обеспечить более высокую производительность труда, большую надежность и достоверность информации, лучшую ее сохранность.

Исследование существующей системы обработки информации выявило необходимость совершенствования существующей обработки данных, причем анализ ситуации позволил определить следующие потенциальные направления совершенствования существующей системы обработки информации:

устранение имеющихся организационных и технических недостатков, перечисленных в предыдущем разделе, позволило бы значительно перевести существующую обработку информации на более высокий современный уровень;

внедрение единой автоматизированной информационной системы (АИС) даст возможность практически повысить эффективность работы, полностью отказаться от "ручной" обработки информации и перейти к автоматизированной ее форме;

внедрение индивидуальной АИС устраняет такие недостатки предыдущего стороннего ПО, предназначенного для автоматизации "любого" предприятия как необходимость достаточно крупных вложений финансовых средств и необходимость настройки приобретаемого ПО на конкретные условия работы. Поэтому рассмотрим вариант решения этой задачи, опираясь на имеющиеся знания и навыки, как в создании АИС, так и в бухгалтерской работе.

Поскольку разработка комплексной системы автоматизированного управления как распределенной базы данных является сложным и дорогостоящим, требующим привлечения значительных ресурсов, в том числе - коллектива исполнителей, предлагается на первом этапе ограничиться проектом, решающим ряд частных задач.

Показатели вычисляются для диспетчерской и ремонтной служб, а также службы материально-технического снабжения.

Оценка затрат времени на обработку экономической информации в подразделениях:

T_i=V_{вх, i}/v_вх+ V_{вых, i}/v_вых,

где V_{вх, i,} V_{вых, I -} объем выходных и выходных данных;

v_вх, v_{вых -} входные и выходные символы в час;

Таблица 1.8 Заданные нормативы

T₁=43908/5000+34304/4000=17,37;

T₂=168254/5000+284080/4000=104,67; T₃=0/9000+155520/4000=38,88.

Оценка финансовых затрат на обработку ЭИ за месяц (таблица 1.9):

F_i=P_i*N_i^*,

где P_i - усредненный норматив затрат на обработку ЭИ на одном рабочем месте с учетом основной и дополнительной з/п, налогов, амортизации оборудования и т.д.

Таблица 1.9 Данные для вычисления допустимых затрат на создание РМ

F₁=12100*2=24200 (руб/месяц);

F₂ =12100*2=24200 (руб/месяц);

F₃ =12100*2=24200 (руб/месяц).

Оценка средней себестоимости обработки документов (таблица 1.10):

C_i=F_i/n_i,

где n_i - количество документов, обрабатываемых за месяц в i-ом подразделении.

Таблица 1.10 Количество документов, обрабатываемых за месяц

C₁=12100/12=1008,3 (руб/документ);

C₂=12100/120=100,83 (руб/документ);

C₃=12100/20=605,00 (руб/документ).

Вычисление показателей, характеризующих планируемую автоматизированную систему

Вычисление допустимых затрат на создание автоматизированных рабочих мест в i-м подразделении и АЭИС в целом (затраты считаются допустимыми, если они будут скомпенсированы за L лет (таблица 1.9) за счет сокращения фонда оплаты труда или себестоимости обработки ЭИ):

Задавая значения (в пределах примерно от 0,1 до 0,7) подбираем минимальную величину S (которая выражает допустимые затраты в рублях), достаточную для создания АРМ в i-м подразделении или АЭИС в целом.

Зависимость S от можно представить в табличном и графическом виде (таблица 1.11 и рисунок 1.4).

При выполнении данного проекта принимаем, что в составе затрат на создание АЭИС стоимость ТО составляет от 60 до 80%. Тогда достаточную величину S определяем на основе прайс-листов ТО (см. таблицу 1.12).

,

=20000

20000/0,8 < S < 20000/0,6,25000 < S < 33333,33,

Таблица 1.11 - Зависимость допустимых затрат на создание АРМ от тносительного сокращения трудоёмкости обработки данных

S₁ =26368,04 руб., при д_T,2 =0,3

S₂ =26368,04 руб., при д_T,2 =0,3, S₃ =26368,04 руб., при д_T,2 =0,3

Рисунок 1.4 Зависимость допустимых затрат на создание АРМ от относительного сокращения трудоёмкости обработки данных

Таблица 1.12 - Прайс-лист

20 000р.

Последствия от внедрения средств автоматизации:

A. Повышение производительности труда:

V_a=V/ (1-_T).

Таблица 1.13 Данные для определения производительности труда

V_a1= 78212/ (10,3) = 111731 (символы/час);

V_a2= 452334/ (10,3) = 646191 (символы/час).

V_a3= 155520/ (10,3) = 222171 (символы/час).

?V = ( (V_a V) /V*100%)

V₁ = ( (111731 78212) / 111731 *100%) =30%

V₂ = ( (646191 452334) / 646191 *100%) =30%

V₂ = ( (222171 155520) / 222171 *100%) =30%

В. Увеличение количества обрабатываемых документов при условии, что количество исполнителей не сокращается:

n_{a, i}=n_i/ (1-_T), n_{a, 1} =12/ (10,3) = 17,14;

n_{a, 2} =120/ (10,3) = 171,43;

n_{a, 3} =20/ (10,3) = 28,57.

С. Изменение себестоимости обработки документов при условии, что количество исполнителей не сокращается:

_{C, i}= (C_i-F ^(N) _{a, i}/n_{a, i}) /C_i,

где F ^(N) _{a, I} оценка затрат на обработку данных после внедрения средств автоматизации при условии, что количество исполнителей не будет сокращено

F ^(N) _{a, i}= (P_i+P_am+S_э) N_i,

где P_am - ежемесячные амортизационные отчисления для компенсации капитальных затрат на создание АЭИС,

F= ( (F_{a -} F) / F*100%),

P_am=S/ (12L),

S_э - оценка эксплуатационных расходов на обработку данных,

S_э=k_эS/100,1) P_am =16000/ (12*0,5) = 2666,67;

S_э=0,03*26368,04=791,04;

F ^(N) _{a, сбыт} = (12100+2666,67+791,04) *2=32448,75;

F = ( (32448,75-24200) /24200*100%) =34,09;

_{C, исп} = (1008,3 32448,75/17,14) / 1008,3 =0,3.

2) P_am =16000/ (12*0,5) = 2666,67;

S_э=0,03*26368,04=791,04;

F ^(N) _{a, снаб} = (12100+2666,67+791,04) *2=32448,75;

F = ( (32448,75-24200) /24200*100%) =34,09;

_{C, исп} = (100,83 32448,75/171,4) / 100,83 =0,3.

3) P_am =16000/ (12*0,5) = 2666,67;

S_э=0,03*26368,04=791,04;

F ^(N) _{a, снаб} = (12100+2666,67+791,04) *2=32448,75;

F = ( (32448,75-24200) /24200*100%) =34,09;

_{C, исп} = (605,00 32448,75/28,57) / 605,00 =0,3.

Вывод: На основе анализа полученных значений показателей, характеризующих существующую и панируемую автоматизированную систему, следует сделать выводы о том, что внедрении АИС может быть экономически целесообразным при следующих условиях:

1) финансовые затраты на обработку информации после внедрения АИС уменьшатся на 34,09%;

2) количество исполнителей останется неизменным.

В этом случае после внедрения АИС:

- себестоимость обработки документов сократится на 6,14%;

- экономически целесообразным будет увеличение объема обрабатываемых данных на 30%.

1.5.1 Состав автоматизированных рабочих мест АИС

На основе анализа поставленных задач и обрабатываемых данных предлагается создать в составе АИС автоматизированные рабочие места, представленные в таблице 1.14.

Таблица 1.14 - Состав АРМ АИС

1.5.2 Функции АРМ

Предполагаются следующие функции для АРМ диспетчера:

ведение справочников клиентов, запчастей, автомобилей;

оформление заказов на сервисное обслуживание и ремонт;

контроль сроков выполнения работ мастерами;

определение работ на текущий день для мастера;

четкое планирование работ мастеров в соответствии с инструкциями по сервисным работам и пожеланиями клиентов;

оформление заказа-наряда, исходя из выполненных работ, времени ремонта, использованных запчастей;

оформление приемо-сдаточного акта передачи транспортного средства исполнителю и приемо-сдаточного акта передачи транспортного средства заказчику;

оформление доверенности на проведение технических испытаний транспортного средства;

оформление счета клиенту;

формирование заявок на закупку запчастей и расходных материалов при их недостатке на складе;

оформление заказа на перемещение материальных ценностей;

формирование отчета о выполненных работах за период;

ведение журнала заказов, журнала заявок, журнала счетов.

Предполагаются следующие функции для АРМ мастера:

просмотр справочников запчастей и автомобилей;

просмотр заказов на сервисное обслуживание и ремонт;

определение работ на текущий день для мастера.

Предполагаются следующие функции для АРМ сотрудника отдела МТС:

ведение справочников запчастей и автомобилей;

учет наличия запчастей и расходных материалов на складе;

оформление заказа поставщику.

1.5.3 Полномочия пользователей (АРМ) по работе с данными

Предполагаются следующие полномочия пользователей по работе с данными, представленные в таблице 1.15. Используются следующие обозначения: "W" - данные можно редактировать, "R" - данные можно только читать.

Таблица 1.15 - Полномочия пользователей по работе с данными

1.6 Разработка требований к АИС

1.6.1 Общие сведения

Полное наименование системы: "Автоматизированная информационная система учета деятельности авторемонтного предприятия". Условное обозначение: АИС "Учет деятельности авторемонтного предприятия".

Юридические адреса сторон:

Исполнитель (разработчик):

Пензенская Государственная Технологическая Академия,

г. Пенза, ул. Байдукова - 1а,

тел.52-35-75, факс (8-22) 55-32-78,р/с № 40532134534030001021 в РКЦ ГУ ЦБ г. Пензы,

БИК 0481477055, ИНН 55645008.

Заказчик (пользователь): ООО "Мехсервис" Ул. Тепличная - 14, тел.38-14-12, факс (8-22) 36-45-67,р/с № 45432334534074003409 в РКЦ ГУ ЦБ г. Пензы, БИК 298004677 ИНН 1103335570.

Данная система создана на основании приказа №65 от 06.03.2007 г. "О проведении работ по созданию АИС на предприятии ООО "Мехсервис", утверждённый руководителем данного предприятия 06.03.2007 г.

Начало работ - 06.03.07.

Окончание работ - 31.06.07.

Источниками финансирования для создания данной системы служат собственные средства, а также прибыль предприятия. Финансирование проекта производится по стадиям и этапам работ в соответствие с календарным планом.

Разработчик по окончании работ на каждой стадии оформляет акт о выполнении работ. По результатам испытаний АИС составляются протоколы, содержащие выводы о соответствии (или несоответствии) созданной системы предъявляемым требованиям. По окончании процесса создания системы составляется акт завершения работ.

1.6.2 Назначение и цели создания системы

Система АИС "Учет деятельности авторемонтного предприятия" предназначена для автоматизации процессов формирования заказов, учета работ и учета комплектации в подразделениях ООО "Мехсервис":

диспетчерская служба;

ремонтная служба;

отдел МТС.

Цели создания АИС: повысить производительность труда, обеспечить большую надежность и достоверность информации, лучшую ее сохранность.

1.6.3 Характеристика объектов автоматизации

Состав подразделений: диспетчерская служба, ремонтная служба, отдел МТС. Ниже приведены функции данных подразделений.

Диспетчерская служба занята приемом заказов, распределением заказов у мастеров ремонтной службы, службы сервиса и работников транспортной службы, определением срока исполнения заказа, отслеживанием хода выполнения заказа, оповещением клиентов о выполнении заказа. Работники диспетчерской службы ведут документарное сопровождение заказа, фиксируют основные сведения о заказчике и заказе.

На диспетчерскую службу возлагаются также функции анализа товарных запасов (по информации службы материально-технического снабжения) и формирование совместно с этой службой заказа на приобретение комплектующих.

Ремонтная служба принимает заказы на ремонтные работы. Ее специалисты также диагностируют неисправности, определяют объем необходимых работ, комплектацию на замену и время на выполнение работ. Каждый заказ оформляется на одного из мастеров службы, который несет ответственность за его своевременное и качественное исполнение.

Служба материально-технического снабжения ведет учет оборудования и технических средств, необходимых для ремонта. Через нее комплектующие выписываются со склада. Эта служба формирует заказ на приобретение необходимых средств.

1.6.4 Требования к системе в целом

АИС "Учет деятельности авторемонтного предприятия" должна содержать следующие подсистемы:

диспетчерская служба;

ремонтная служба;

отдел МТС.

Режим функционирования системы односменный (8 часов в день).

При создании системы следуют учесть возможность последующего включения в систему прочих подразделений.

1.6.5 Требования к квалификации персонала

Персонал АИС должен иметь профессиональную подготовку по основной деятельности, подготовку на уровне оператора ПЭВМ и подготовку по эксплуатации АИС к внедрению на предприятии ООО "Мехсервис".

Контроль подготовки персонала должен быть выполнен на стадии внедрения.

1.6.6 Требования к эргономике и технической эстетике

Площадь и объём помещений должны быть не менее 22 кв. м и не менее 6 м² на одно АРМ. Воздухообмен не менее 30 м² в час. Средняя температура в помещении не менее 18 и не более 23, относительная влажность не более 60%. Запылённость помещений не более 10мг/м².

Электропитание технических средств АИС от сети переменного тока напряжением 220 В +/ 10%, параметры импульсных помех по сети питания:

Система заземления для технического обеспечения (ТО) АИС должна быть автономной.

АИС должна обслуживаться сотрудниками предприятия.

Регламент обслуживания: по мере необходимости в случае отказов или появлении неисправностей.

Должно быть оборудовано мест для хранения дискет, компакт-дисков с архивом базы данных, картриджей принтеров, компакт-дисков с системным и прикладным программным обеспечением.

1.6.7 Требования по сохранности информации при авариях

В избежание потери информации и повреждения ПЭВМ при сбоях в сети переменного напряжения предполагается покупка источников бесперебойного питания, которые позволяют корректно завершить работу с ПЭВМ.

Во избежание утраты данных в случае аварий, отказов система должна быть снабжена накопителем, чтобы иметь возможность в конце рабочего дня копировать на него наиболее важную информацию.

1.7.1 Требования к информационному обеспечению

Состав, структура и способы организации данных в системе должны соответствовать "Отчету по разработке концепции построения АЭИС".

Документы, получаемые от внешних объектов и передаваемые им, должны храниться как в базе данных, так и на бумажных носителях.

Должна использоваться СУБД, основанная на реляционной модели БД. Полномочия пользователей по работе с данными должны определяться в зависимости от выполняемых ими функций.

Для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, с некоторым множеством значений в системе должны использоваться объекты типа "Справочники".

При вводе должен производиться контроль вводимых данных путем проверки установленных ограничений, выполнение заданных условий.

1.7.2 Требования к лингвистическому обеспечению

Для реализации алгоритмов обработки информации и создания интерфейса, ориентированного на удобное представление данных, в системе АИС "Учет деятельности авторемонтного предприятия" должны использоваться: язык описания структурных запросов SQL, диалог пользователя с ПЭВМ с помощью меню.

1.7.3 Требования к программному обеспечению

Для реализации АИС "Учет деятельности авторемонтного предприятия" необходимы: прикладное программное обеспечение Access 2000, операционная система Windows ХР.

1.7.4 Требования к техническому обеспечению

Система АИС "Учет деятельности авторемонтного предприятия" предназначена для работы на IBM - совместимых персональных компьютерах с характеристиками:

процессор Intel Celeron 1700;

оперативная память 256 Мб и выше;

объем жесткого диска 10 Гб и выше;

видео карта 256 Мб;

клавиатура (PS2/USB);

мышь (PS2/USB);

монитор 15 дюймов и выше.

Для печати отчетов: 1 лазерный принтер формата А4.

2. Проектирование АИС

2.1 Выбор средств проектирования и разработки