Электронные таблицы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

электронный блок таблица

Microsoft Excel - мощный редактор таблиц, предназначенный для выполнения всех процессов обработки таблиц: от создания табличных документов, до расчета математических функций и построения к ним графиков, а также вывода их на печать.

Он работает со многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Excel входит автоматическая коррекция текста по ячейкам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров стандартных таблиц, заготовок и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать авансовый отчет, балансовый отчет, карточку табельного учета, счет фактуру, финансовые шаблоны и многое другое. Excel обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам.

В этом Excel во многом схож с текстовым редактором Microsoft Word, но у него есть и свои особенности: для каждой ячейки можно задать числовые форматы, выравнивание, объединение ячеек, направление текста под любым градусом и др. При помощи макрокоманд Excel позволяет включать в таблицы объекты графики, картинки, музыкальные модули в формате *. wav.

Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на таблицы, который Excel будет спрашивать при загрузке таблиц для выполнения с ними каких-либо действий. Excel позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими таблицами.

Поэтому данная тема имеет большое значение в курсе изучения приложений для Windows. Данная тема подготавливает учеников к изучению других приложений фирмы Microsoft, таких как Word и PowerPoint, так как они имеют похожий интерфейс и одинаковые функции для работы с текстом и графикой.



1. Структурные элементы электронной таблицы

1.1 Форматирование рабочего листа

Рабочий лист представляет собой сетку из столбцов и строк. Каждая ячейка образуется пересечением строки и столбца и имеет свой уникальный адрес (ссылку). Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца С и строки 4, имеет адрес С4. Адреса используются при записи формул или обращении к ячейкам.

Ячейка - минимальная информационная единица. Ячейка может содержать разные типы данных (текст, числа, даты и т.п.), но внутри одной ячейки могут храниться данные только одного типа. Ячейки могут находиться в состоянии: а) активная или выделенная ячейка (можно выделить блок ячеек) б) редактируемая ячейка (может быть только одна в определенный момент времени). В состоянии редактирования можно изменять содержимое ячейки, добавлять или удалять данные. Для активной ячейки можно задавать формат - высоту / ширину, выравнивание, цвет, границы и т.п. Для перехода в состояние редактирования ячейки необходимо выполнить двойной щелчок по левой кнопке мыши на ячейке или нажать клавишу <F2>.

Не все команды доступные для активных ячеек выполнимы для ячеек в состоянии редактирования.

Лист диаграммы - лист, содержащий только диаграмму Microsoft Excel. Диаграмма - это графическое представление данных рабочего листа.

1.2 Работа с именованными блоками

Вы можете задать имя, такое как foo, для ячейки или любой области таблицы выделив ячейку или область и выбрав Имя диапазона… из контекстного меню. Это вызовет окно Название диапазона, в котором вы сможете ввести понравившееся имя.

Для того чтобы дать имя ячейке или области, можно выделить их и набрать имя в маленькой строке ввода, расположенной слева от панели инструментов Формула, исправив ссылку на ячейку, которая обычно отображается там.

Если в эту строку вы введёте имя, которое уже используется, то KSpread выделит область, которая носит это имя.

С помощью функции Данные > Показать диапазон можно просмотреть список существующих имён и установить фокус KSpread на любое из них, или удалить имя.

Именованные ячейки особенно полезны в формулах как альтернатива абсолютным ссылкам на ячейки, так как имена можно использовать вместо обычных ссылок на ячейки и они не изменяются при копировании ячеек, содержащих формулы. При использовании имени в качестве ссылки его необходимо заключать в одинарные кавычки.

Например, если ячейке A1 дать имя fred, то можно будет ввести формулу, например ='fred'+2, в другую ячейку, в которой в результате всегда будет сумма значения в ячейке A1 и 2, независимо от того, куда эта ячейка будет скопирована.

Заметьте, что имена ячеек и областей используют только нижний регистр.

1.3 Создание списков для ввода данных

При работе с таблицами Excel иногда необходимо заполнить отдельные ячейки значениями, список которых заранее известен. Иногда для этого можно использовать автозаполнение ячеек, но если количество возможных значений, которые необходимо ввести, значительно меньше количества этих ячеек - возникает необходимость создания выпадающего списка, в котором двумя кликами мыши можно заполнить ячейку.

Итак, для создания выпадающего списка необходимо:

1. Создать список значений, который будет предоставлен на выбор пользователю (в нашем примере это диапазон Район и Код фирмы), далее выбрать ячейку в которой будет выпадающий список (в нашем примере это ячейки A3:A37 и B3:B37), потом зайти во вкладку «Данные», группа «Работа с данными», кнопка «Проверка данных».

2. Выбираем «Тип данных» - «Список» и указываем в поле «Источник» имя диапазона.

3. Нажмите «Ок». В выбранной для проверки ячейке появится раскрывающийся список потенциальных значений для ввода. В качестве таких значений будут выступать данные из вашего диапазона ячеек.



2. Автоматизация вычислений в Excel

2.1 Функция ВПР для работы с массивами данных

С помощью функции ВПР можно выполнить поиск в первом столбце диапазона ячеек и получить значение из любой ячейки в той же строке диапазона.

Аргументы функции ВПР:

· Искомое_значение. Обязательный. Значение, которое должно быть найдено в первом столбце таблицы или диапазона. Аргумент искомое_значение может быть значением или ссылкой. Если искомое_значение меньше, чем наименьшее значение в первом столбце аргумента таблица, функция ВПР возвращает значение ошибки #Н/Д.

· Таблица Обязательный. Диапазон ячеек, содержащий данные. Можно использовать ссылку на диапазон (например, A2:D8) или имя диапазона. Значения в первом столбце аргумента таблица - это значения, в которых выполняется поиск аргумента искомое_значение. Эти значения могут быть текстовыми, числовыми или логическими. Текстовые значения в нижнем и верхнем регистре считаются эквивалентными.

· Номер_столбца Обязательный. Номер столбца в аргументе таблица, из которого возвращается совпадающее значение. Если номер_столбца равен 1, то возвращается значение из первого столбца аргумента таблица; если номер_столбца равен 2, - значение из второго столбца аргумента таблица и т.д.

· Интервальный_просмотр Необязательный. Логическое значение, определяющее, какое совпадение должна найти функция ВПР - точное или приблизительное.



2.2 Возможности логической функции ЕСЛИ при выполнение расчетов

Функция ЕСЛИ позволяет организовать в формуле ветвление. Вспомните сказки: налево пойдешь - коня потеряешь, прямо пойдешь - в болото попадешь, направо пойдешь - засосёт в чёрную дыру. Использование функций ЕСЛИ, И, ИЛИ граничит с программированием. Неудивительно, что для многих людей разобраться, как они работают, очень сложно. В голове должен быть чёткий алгоритм решения задачи и требуется хорошее понимание понятия «тип данных»

ЕСЛИ (логическое_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь).

Предназначение: Функция ЕСЛИ выполняет то («Значение если ИСТИНА») или иное («Значение если ЛОЖЬ») действие в зависимости от того, выполняется (равно ИСТИНА) условие или нет (равно ЛОЖЬ).

аргумент1. Логическое выражение: Все, что дает в результате логические значения ЛОЖЬ или ИСТИНА. Обычно либо выражения отношения (A1>=12) либо функции, возвращающие логические значения (И, ИЛИ).

аргумент2. Значение если ИСТИНА: любое допустимое в Excel выражение.

аргумент3. Значение если ЛОЖЬ: любое допустимое в Excel выражение.

возвращаемое значение: может возвращать значения любых типов, в зависимости от аргументов 2 и 3.



3. Анализ данных в электронных таблицах

3.1 Сортировка и фильтрация данных

Сортировка и фильтрация данных. Электронные таблицы Excel часто используют для ведения простейших баз данных. Таблица, используемая в качестве базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись. Если данные представлены в таком виде, программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию. Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек и щелкнув на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Параметры сортировки задают командой Данные - Сортировка. При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации - автофильтр. Он запускается командой Данные - Фильтр - Автофильтр. Команда Данные - Фильтр. Отобразить все позволяет отобразить все записи. Чтобы отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные - Фильтр - Автофильтр.

3.2 Построение сводных таблиц

Сводная таблица - это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детальные данные области.

Для создания сводной таблицы необходимо установить табличный курсор на одной из ячеек списка и выполнить команду Данные ? Сводная таблица.

В первом диалоговом окне Мастера сводных таблиц нужно выбрать, что является источником данных для создания сводных таблиц:

* В списке или базе данных Microsoft Excel - если данные берутся с одного рабочего листа;

* Во внешнем источнике данных - если данные берутся из внешней базы данных;

* В нескольких диапазонах консолидации - если данные берутся с нескольких рабочих листов;

* В другой сводной таблице - если сводная таблица создается на основе данных другой сводной таблицы.

В этом диалоговом окне есть еще один переключатель для выбора вида создаваемого отчета. Можно создать сводную таблицу или сводную диаграмму

На втором шаге Мастер просит уточнить диапазон, в котором хранятся исходные данные.

В третьем диалоговом окне Мастера Excel предлагает с помощью установки переключателя Поместить таблицу в указать, где должна быть расположена сводная таблица:

* Новый лист - таблица располагается на новом листе рабочей книги

* Существующий лист - в поле ввода указывается диапазон ячеек, куда помещается сводная таблица. Диапазон указывается вручную или выделяется мышью на рабочем листе.

В этом же диалоговом окне необходимо нажать кнопку Работа со сводными таблицами (Рисунок 12). В открывшемся диалоговом окне Excel предлагает задать структуру сводной таблицы. В правой части окна поля списка представлены в виде кнопок, которые необходимо перетащить в соответствующие области макета сводной таблицы.

Страница - значения поля, помещенного в эту область, используются в качестве заголовков страниц сводной таблицы.

Строка - значения поля, помещенного в эту область, используются в качестве заголовков строк сводной таблицы.

Данные - поле (поля), для которого подводится итог в сводной таблице.

Столбец - значения поля, помещенного в эту область, исполь¬зуются в качестве заголовков столбцов сводной таблицы.

В каждую область можно перетащить любое количество полей, но все поля использовать не обязательно.

По умолчанию при перетаскивании кнопки в область Данные, будет применена функция Сумм, если поле содержит числовые значения, и функция Счет - в случае нечисловых значений. Если дважды щелкнуть по полю в области данных, функцию можно будет изменить.

Созданную сводную таблицу можно изменять и настраивать, пока она не будет выглядеть так, как нужно. Очень полезной будет при этом панель инструментов Сводная таблица.

Если панель не появилась автоматически, выполняют команду Вид ? Панели инструментов ? Сводные таблицы.

3.3 Подготовка рассылки писем по результатам анализа данных

Обзор слияния

Многие документы, создаваемые в MS Word, должны удовлетворять каким-либо стандартам расположения содержания (бланки, почтовые наклейки, конверты каталоги). Эти документы содержат некоторые одинаковые слова или фразы, к которым в каждом экземпляре приписывается специфическое содержание. Для создания таких документов в MS Word существует специальный метод, называемый слияние документов. Метод слияние документов использует два вида документов:

* основной документ,

* источник данных.

Основной документ - документ, содержащий элементы (слова, фразы, рисунки, графики и др.), имеющие стандартное расположение и повторяющиеся в отдельных экземплярах. Основной документ может иметь вид бланка, почтовой наклейки, конверта, каталога и др.

Источник данных - документ, содержащий данные, которые переносятся в основной документ. При этом создается экземпляр документа. Источник данных может быть в виде текста, электронной таблицы, таблицы базы данных и др.

Слияние реализуется в три этапа:

* подготовка источника данных;

* подготовка основного документа;

* слияние в новый документ.

Подготовка источника данных

Источники данных могут быть практически любого типа, включая:

* таблицу Word,

* список контактов Microsoft Outlook,

* электронную таблицу Excel,

* базу данных Microsoft Access,

* текстовый файл ASCII.

Если необходимые данные не были сохранены в каком-либо источнике данных, Word поможет шаг за шагом выполнить настройку таблицы Word, содержащей имена, адреса и другие данные.

Некоторые особенности источников данных:

* таблицы должны содержать строку заголовков;

* в электронной таблице первая строка должна содержать строку заголовков;

* в текстовом файле следует ввести разделители полей и записей.

Подготовка основного документа

Основной документ - это документ Word, содержащий данные и др. настройки, которые остаются неизменными в конечном составном документе после слияния. Также в основной документ вставляются поля.

Допускается обратное преобразование основного документа в обычный документ путём удаления связи с источником данных из основного документа (вкладка РАССЫЛКИ/группа НАЧАЛО СЛИЯНИЯ/список НАЧАТЬ СЛИЯНИЕ/команда ОБЫЧНЫЙ ДОКУМЕНТ WORD).

Вставка полей в основной документ

Вставка поля в основной документ означает, что в этом месте должна отображаться определённая категория данных.

Полями слияния называются текстовые заполнители, например адрес или приветствие.

Для часто используемых элементов, таких как блоки адреса и строки приветствия, в Word предусмотрены составные поля, позволяющие группировать несколько отдельных полей. Например, поле БЛОК АДРЕСА - это сочетание нескольких полей, включая имя, фамилию, адрес, город и почтовый индекс. Причём содержимое каждого из этих составных полей можно настроить.

Кроме полей слияния существуют стандартные поля Word. При слиянии используется ограниченный список стандартных полей Word. Полный список этих полей можно посмотреть в окне ПОЛЕ (вкладка ВСТАВКА/группа ТЕКСТ/список ЭКСПРЕСС-БЛОКИ/команда ПОЛЕ…) или в помощи Word.

При вставке поля в основной документ всегда заключается имя поля в двойные угловые скобки («»).

Если поля отображаются внутри фигурных скобок, например {MERGEFIELD Адрес}, то значит Word отображает коды полей вместо значений полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отобразить значения, следует в контекстном меню для конкретного поля выбрать команду КОДЫ/ЗНАЧЕНИЯ ПОЛЕЙ. Переключать режимы отображения всех кодов полей и их значений можно нажатием клавиш <ALT> + <F9>.

Для того, чтобы сделать слияние документов нужно:

1. Открыть основной документ; (Рисунок 14)

2. Перейти на вкладку РАССЫЛКИ. Большинство элементов вкладки будут недоступны;

3. Нажать кнопку ВЫБРАТЬ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ; (Рисунок 15)

4. Выбрать команду ИСПОЛЬЗОВАТЬ СУЩЕСТВУЮЩИЙ СПИСОК;

5. В окне ВЫБОР ИСТОЧНИКА ДАННЫХ укажите файл источника данных. После этого будут доступны элементы вкладки РАССЫЛКИ;

6. Для вставки поля слияния из источника данных установите курсор в то место основного документа, в которое требуется вставить это поле, щёлкните по кнопке со стрелкой ВСТАВИТЬ ПОЛЕ СЛИЯНИЯ и выберите вставляемое поле из списка; (Рисунок 16)

7. Для вставки поля Word в указанное курсором место, используйте кнопку ПРАВИЛА;

8. Затем нажмите на кнопку НАЙТИ И ОБЪЕДИНИТЬ



Заключение

Характерной чертой современности является стремительное научно-технический прогресс, требует от менеджеров и бизнесменов повышения ответственности за качество принятия решений. Это основная причина, которая обусловливает необходимость научного принятия управленческих решений.

С помощью этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. В этой работе отражено изучение текстового редактора Excel, его особенности, функции и возможности применения. При работе с данными в электронных таблицах, я получила дополнительные знания о автозаполнения ячеек, ввод интервального типа. А еще мне было добыто, механические навыки, по построению различных видов диаграмм, их последующего размещения и применения вообще. Как по мне, работа с табличным процессором Excel, формирует у человека дополнительную базу знаний что к работе с различными группами статистических или экономических показателей. Ведь человек может планировать будущее, разрабатывать грандиозные финансово-экономические проекты, которые в будущем могут принести положительный результат. Только человек является обладателем информации, и только последняя демонстрирует ее всеохватности. Чаще всего таблицы используются не только для вычисления нужных результатов, но и для оформления их в надлежащем виде.



Библиографический список

1. Официальный сайт компании Microsoft Corp. в Internet: http://www.microsoft.com/rus

2. «Анализ данных в Excel» - Джинжер Саймон: издательство - «Диалектика», 2004 г.

3. Пособие по программе «Пакет программ Microsoft Office 2007/2012» - А.А. Бобцов, Е.В. Рукуйжа, А.С. Пирская: издательство - Санкт-Петербург, 2010

4. «Microsoft Office Excel для студента» - Л.В. Рудикова: издательство - «БХВ-Петербург»; 2005 г.

Размещено на Allbest.ru