Формы служат для ввода данных в таблицы, модификации и для отображения результатов запросов к базе данных. Access позволяет создавать формы тремя способами:

1. С помощью Мастера форм;

2. С помощью Конструктора форм.

Кроме того, возможно построение разнообразных форм с помощью запросов и расширение возможностей форм на основе включения в них диаграмм, картографических данных и рисунков.

Создание главной кнопочной формы:

Главная кнопочная форма выполняет функции титульного листа и меню. Она является лицом базы данных и облегчает работу с ней. Главная кнопочная форма должна открываться при обращении к базе данных. Из нее пользователь может обращаться к основным элементам базы данных. Разработка главной кнопочной формы выполняется в режиме Конструктора.

Форме целесообразно присваивать имя базы данных, но не обязательно.

Рассмотрим вариант создания такой формы:

На вкладке создание выбрать способ создания формы - Конструктор Форм. Раскрывается окно Конструктора с разделом Область данных. Форма может содержать до пяти разделов: Заголовок формы, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул, Примечание формы. Рядом находится Панель инструментов. Здесь собраны кнопки, с помощью которых создаются формы в режиме Конструктора. Если установить на кнопке указатель мыши, появится подсказка с ее именем.

Приступаем к созданию заголовка. Для этого в области данных щелкаем правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбираем строку Заголовок - примечание формы. В окне формы появляется раздел Заголовок формы. Его размеры можно изменить перетаскиванием границ.

Печатаем необходимую нам надпись и редактируем ее (изменяем шрифт, цвет надписи и т.д.). В этом может помочь таблица свойств элементов формы, которая вызывается контекстным меню при нажатии пункта Свойства. (Рис.11).

Главная кнопочная форма должна иметь командные кнопки, которые обеспечивают запуск других элементов базы данных. Поэтому создадим такие кнопки для перехода к разработанным ранее формам и отчетам Приходная накладная и Расходная накладная. Также сделаем кнопку Выход для выхода из программы.

Мастер позволяет создавать кнопки управления легко и быстро. Процесс создания заключается в последовательном переходе от одного диалогового окна к другому, в каждом из которых определяются те или иные свойства кнопки. Рассмотрим работу мастера на примере создания кнопки для открывания формы Приходная накладная. Для этого нужно: щелкнуть на кнопке на панели элементов и перевести указатель мыши, который примет вид кнопки, в область данных. В ней, щелкнув левой кнопкой мыши и растянув появившийся прямоугольник до нужных размеров, определить место расположения и размеры кнопки. Предварительно нужно убедиться, что кнопка на панели элементов Конструктора нажата, иначе произойдет переход в режим Конструктора кнопок. Открывается первое диалоговое окно Мастера кнопок (Рис.12).

Рис.12. Окно выбора действия кнопки

Это окно служит для выбора действия, которое будет закреплено за кнопкой. Поле Образец служит для представления образца создаваемой кнопки. В поле Категории перечислены категории возможных действий с элементами базы данных. Поле Действия содержит перечень действий, относящихся к выбранной категории. В поле Категории выбрать строку Работа с формой. В поле Действия раскроется список возможных действий. В нем выбрать пункт Открыть форму. В поле Образец появится образец создаваемой кнопки. Перейти в следующее диалоговое окно. В следующем окне (Рис.13) следует выбрать форму, которая должна открываться при нажатии создаваемой кнопки. Окно содержит соответствующий список объектов базы данных.

Рис.13. Окно выбора формы для открывания

Далее следует выбрать форму Накл_прих и перейти в следующее окно.

В очередном окне, следует уточнить характер действий, которые будут выполняться при нажатии кнопки. Access предлагает два варианта: Открыть форму для отобранных записей и Открыть форму и показать все записи. Первый вариант служит для решения очень специальных задач, и рассматриваться не будет. Устанавливаем переключатель Открыть форму и показать все записи и переходим в следующее окно мастера.

Это окно служит для формирования внешнего вида кнопки. Access позволяет размещать на кнопках поясняющие надписи или рисунки.

В последнем окне (Рис.14) мастер сообщает, что указаны все сведения, необходимые для создания кнопки, и просит присвоить ей имя. В нашем случае присваиваем кнопки имя Главная форма и нажимаем кнопку Готово.

Рис.14. Диалоговое окно Мастера создания кнопок

Проделаем эти операции для кнопки Расходная накладная, Выход.

В результате получим главную форму следующего вида (Рис.15):

Рис.15. Главная форма

При нажатии кнопок соответственно открываются ранее созданные формы Приходная накладная:

Рис.16

И расходная накладная:

Рис.17

Самый последний этап позволяет предусмотреть открытие главной кнопочной формы сразу при открытии файла БД. Для этого нажимаем кнопку Office - Параметры Access, после чего на экране появляется окно Параметры Access (Рис.18).

В этом окне задаем все необходимые нам параметры.

Рис.18. Окно параметров запуска

3.7 Создание отчетов