Информационные методы обработки данных напрямую связаны с основными компонентами информационной технологии обработки данных. Это:

сбор и хранение данных;

обработка данных;

получение отчетов.

В соответствии с ними все информационные методы обработки данных могут быть условно классифицированы как методы

организации и хранения данных;

подготовки данных к анализу;

анализа данных;

создания качественных отчетов.

Проблемы организации и хранения данных в Excel связаны с решением вопросов а) об источниках данных (внутренних и внешних) и б) о способах их организации.

Методы и способы подготовки данных к анализу зависят от способа их организации и осуществляются путем

а) сжатия данных (вертикальное удаление) с помощью

сортировки

фильтрации

механизма "Промежуточные итоги"

механизма "Сводная таблица"

группировки

б) дополнения данных с помощью формул

в) удаления лишних данных (горизонтальное удаление) с помощью

простого удаления

скрытия деталей

расширенного фильтра

механизма "Сводная таблица".

Анализ данных предполагает использование

логических, математических и статистических функций

вычисляемого критерия в расширенном фильтре

фильтрации данных

сортировки

группировки

механизма "Сводная таблица"

механизма "Промежуточные итоги"

таблиц подстановки

создания различных сценариев

построения графиков и диаграмм.

Схема обработки данных в Excel представлена на рис.1.

Итак, чтобы в совершенстве овладеть одним из самых мощных средств анализа данных, необходимо:

иметь четкое представление об источниках данных, а также о способах хранения и организации данных в Excel;

владеть всеми механизмами, предоставляемыми им;

уметь подготовить данные для анализа средствами Excel;

в случае хранения данных вне рабочих книг Excel, уметь принять и организовать их для последующей работы;

владеть приемами создания качественных отчетов по результатам анализа.

В данной работе рассмотрены вопросы представления данных (п.2), подготовки их к анализу (п.3).

Рис.1. Основные компоненты информационной технологии обработки данных в Excel

1.2 Источники и организация данных в Excel

1.2.1 Внутренние источники данных

Относительно Excel все источники данных могут быть определены как внутренние и внешние.

Внутренними являются данные, размещенные в одной рабочей книге Excel. Они могут быть организованы в виде:

базы данных;

списка;

таблицы;

диапазона ячеек.

С точки зрения организации данных дадим следующие определения.

База данных - это специальным образом организованные исходные данные.

Список - специальным образом организованные исходные и расчетные данные.

Как видим из определений, и база данных, и список должны быть организованы специальным образом, т.е. в соответствии со следующими правилами:

1) Верхняя строка должна содержать заголовки полей. Заголовок поля может располагаться только в одной ячейке.

Соблюдение этого правила необходимо для правильной работы таких механизмов Excel, как "Сортировка", "Форма данных", "Автофильтр", "Расширенный фильтр", "Промежуточные итоги", "Сводная таблица", "Мастер диаграмм".

2) Диапазон ячеек, составляющих базу данных или список, должен быть ограничен пустыми ячейками или границами рабочего места. Т.е. не допускается:

наличие внутри базы данных или списка пустых строк или столбцов;

примыкание к базе данных или списку других данных.

Соблюдение этого правила позволяет при работе с механизмами "Промежуточные итоги" и "Сводная таблица" получать автоматическое выделение всех ячеек, составляющих базу данных или список.

На рис.2 и 3 представлены фрагменты базы данных и списка соответственно. В данном примере список отличается от базы тех же данных наличием расчетных показателей "Прирост" и "Доля".

Рис.2. Пример базы данных "Состав и динамика основного капитала

Таблица - это исходные и расчетные данные специальным образом оформленные.

Специальное оформление данных может быть связано с введением совмещенных заголовков граф, строки с номерами граф и графы "Номер по порядку", подножия таблицы, специального форматирования данных, (выравнивание, представление, выделение и т.д.).

Пример таблицы с теми же данными, что и в списке (рис.3) представлен на рис.4.

Диапазон ячеек - совокупность смежных ячеек, расположенных в прямоугольной области рабочего листа, которые содержат какие-либо данные.

Как правило, данные диапазона ячеек в анализе не используются.

Итак, организация данных всех четырех типов внутренних источников данных имеет следующие общие особенности: в строке могут располагаться разнородные данные, а в столбце (поле, графе) - только однородные. Причем, только в диапазоне ячеек имя поля или заголовок отсутствует.

Во-вторых, для хранения данных используют организацию данных в виде базы данных, т.к. хранение расчетных данных - это расточительно.

В-третьих, для анализа могут быть использованы данные базы данных, списка и за редким исключением таблицы.

В-четвертых, для оформления результатов анализа данные представляют в виде таблицы, а для наглядности в некоторых случаях иллюстрируют их с помощью графиков и диаграмм.

Поскольку база данных является частным случаем списка, в дальнейшем будем ссылаться только на список.

1.2.2 Организация данных

1.3.1 Обработка списков типа "один объект" - "одна запись"