Разработка АРМ сотрудника администрации общего отдела городского поселения Уваровка

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ НА ТЕМУ:

«Разработка АРМ сотрудника администрации общего отдела городского поселения Уваровка»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ РАЗДЕЛ

1.1 Характеристика органа местного самоуправления городского поселения Уваровка

1.2 Характеристика деятельности сотрудника администрации общего отдела

1.3 Существующая технология выполнения основных функций сотрудника администрации общего отдела

1.4 Описание экономической сущности деятельности сотрудника администрации общего отдела по оценке земли

1.5 Постановка задачи на разработку АРМ

1.6 Информационные технологии, используемые в органах местного самоуправления

2. СПЕЦИАЛЬНЫЙ РАЗДЕЛ

2.1 Описание обеспечивающих подсистем АРМ

2.1.1 Организационное обеспечение

2.1.2 Информационное обеспечение

2.1.3 Информационная модель

2.1.4 Используемые классификаторы и системы кодирования

2.1.5 Характеристика нормативно-справочной и входной информации

2.1.6 Характеристика результатной информации

2.1.8 Техническое обеспечение

2.2 Экономические параметры разработки АРМ

2.2.1 Планирование и контроль выполнения работ

2.2.2 Расчет себестоимости разработки АРМ

2.2.3 Обоснование целесообразности разработки и внедрения АРМ

2.2.4 Экономический эффект от внедрения АРМ

3. ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

3.1 Обоснование выбора средств разработки

3.1.1 Система программ «1С: Предприятие»

3.1.2 Обоснование выбора СУБД

3.2 Описание реализации клиентской части АРМ

3.2.1 Дерево функций и сценарий диалога

3.3 Описание реализации БД АРМ

3.4 Схема функционирования АРМ

3.5 Обеспечение информационной безопасности при эксплуатации АРМ

3.6 Описание технологии работы с АРМ

4 РАЗДЕЛ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ

4.1 Оценка условий труда на рабочем месте пользователя ПЭВМ

4.1.1 Эргономические требования к рабочему месту специалиста

4.2 Организация рабочего места

4.2.1 Требование к помещениям для эксплуатации ПЭВМ

4.2.2 Требование к освещению помещений и рабочих мест

4.2.3 Требования к организации и оборудованию рабочих мест пользователей ПЭВМ

4.3 Экологическая оценка помещения

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

автоматизированное рабочее место справочная

Современный этап развития общества характеризуется интенсивной информатизацией всех сфер его жизнедеятельности. Данный факт определяет необходимость широкого использования информационных технологий по всем направлениям развития общества и особенно в области государственного управления. Использование информационных технологий (ИТ) предоставляет принципиально новые возможности для повышения эффективности работы органов государственного управления и местного самоуправления.

Муниципальные органы власти решают абсолютно различные и сложные по своей природе задачи. Сегодня муниципальные и региональные органы власти в каждом регионе различным образом корректируют свои действия в соответствии с задачами, которые ставит перед ними новая реальность. Общемировые изменения, происходящие в социальной, технологической, экономической, политической сферах и в среде обитания, будут продолжать оказывать непосредственное влияние на жизнь граждан в каждом отдельном регионе, городе или населенном пункте. Действия властей в новой ситуации должны быть четко скоординированы на всех уровнях управления, что позволит выработать единую стратегию, которая обеспечит создание эффективных и экономичных решений -- как для достижения краткосрочных целей, так и на более долгосрочную перспективу.

Одним из важнейших факторов повышения эффективности и качества

муниципальной службы является информационно-методическая поддержка деятельности органов местного самоуправления на основе:

обеспечения доступа к нормативной, правовой, научной, методической и справочной информации по вопросам государственного управления и местного самоуправления;

персонифицированного доступа к служебной, а также к учебной и образовательной информации;

интеграции управленческих ресурсов органов государственной власти различных уровней;

обеспечения согласованной коллективной работы сотрудников органов местного самоуправления.

Цель -- разработка автоматизированного рабочего места сотрудника администрации.

Задачи:

Рассмотреть организационную структуру администрации и основные задачи сотрудника администрации.

Проанализировать существующую технологию документооборота и выявить ее недостатки.

Сформулировать постановку задачи.

1. ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ РАЗДЕЛ

1.1 Характеристика органа местного самоуправления городского поселения Уваровка

Местное самоуправление в поселении - форма осуществления населением своей власти, обеспечивающая в пределах, установленных Конституцией РФ, федеральными законами, региональными законами, самостоятельное и под свою ответственность решение населением непосредственно и через органы местного самоуправления вопросов местного значения исходя из интересов населения с учетом исторических и иных местных традиций.

Органы местного самоуправления городского поселения Уваровка входят в систему органов государственной власти [1.1].

Штат администрации крупного городского округа может насчитывать сотни работников и десятки структурных подразделений, тогда как штат администрации небольшого городского поселения составляет всего лишь 10-15 сотрудников. Штат администрации г\п Уваровка состоит из 13 человек и возможно расширение в ближайшее время.

Структура органов местного самоуправления достаточно проста (Рисунок 1.1), она состоит из:

руководящего состава: глава администрации и его заместители -- это лица, отвечающее за деятельность администрации данного поселения и предоставляющего отчетность о проделанной работе в вышестоящий орган -- совет депутатов;

общего отдела и отдела финансирования, бухгалтерского учета и отчетности. Этот исполнительно-распорядительный орган, который собирает всю информацию, нужную для отчетности и принятия решений, и предоставляет главе сельского поселения. Отдел финансирования делится на бухгалтерию, отвечающую за различного рода расчеты (заработная плата, оплата счетов и другие), и отдел бухгалтерского учета и отчетности, отвечающий за составление документов внутренней и внешней отчетности, а так же за статистику.

Рисунок 1.1 -- Структура органов местного самоуправления

Глава г\п. Уваровка является высшим должностным лицом поселения и наделяется уставом собственными полномочиями:

представляет г\п. Уваровка в отношениях с органами местного самоуправления других муниципальных образований, органами государственной власти, гражданами и организациями, без доверенности действует от имени г\п. Уваровка;

издает в пределах своих полномочий правовые акты;

вправе требовать созыва внеочередного заседания Совета депутатов г\п. Уваровка;

организует выполнение нормативных правовых актов Совета депутатов г\п. Уваровка в рамках своих полномочий;

представляет на рассмотрение Совета депутатов г\п. Уваровка проекты нормативных актов о введении или отмене местных налогов и сборов, а также другие правовые акты, предусматривающие расходы, покрываемые за счет средств бюджета;

формирует администрацию г\п. Уваровка и руководит ее деятельностью;

назначает и освобождает от должности руководителей и иных должностных лиц органов администрации, а также руководителей муниципальных предприятий и учреждений;

рассматривает отчеты и доклады руководителей органов администрации г\п. Уваровка;

организует проверку деятельности органов администрации г\п. Уваровка в соответствии с федеральными законами, законами Московской области и настоящим Уставом;

организует исполнение местного бюджета;

принимает меры по обеспечению и защите интересов г\п. Уваровка в суде, арбитражном суде, а также соответствующих органах государственной власти;

ведет личный прием граждан, рассматривает предложения, заявления и жалобы граждан, принимает по ним решения.

К главным задачам администрации г\п. Уваровка относятся:

формирование, утверждение, исполнение бюджета и контроль за его исполнением;

установление, изменение и отмена налогов и сборов;

организация в границах поселения электро-, тепло-, газо- и водоснабжения;

создание условий для обеспечения жителей услугами связи, общественного питания, торговли и бытового обслуживания;

обеспечение малоимущих граждан жилыми помещениями в соответствие с жилищным законодательством и создание условий для жилищного строительства и другие.

Финансирование расходов на содержание органов местного самоуправления осуществляется исключительно за счет собственных доходов бюджета г\п. Уваровка [1.2].

В управлении г\п. Уваровка включены некоторые объекты (Рисунок 1.2):

Рисунок 1.2 -- Объекты управления г\п. Уваровка

Функции объектов управления г\п. Уваровка:

муниципальное унитарное предприятие культурно-досуговый центр (МУП КДЦ) занимается культурно-массовой деятельностью. На его базе созданы кружки, наиболее точно отражающие интересы местных жителей (танцевальный и хоровой кружки, кружки рисования и другие);

муниципальное унитарное предприятие централизованного библиотечного обслуживания (МУП ЦБО) предоставляет местному населению бесплатно на определенный срок различного рода литературу;

муниципальное унитарное предприятие жилищно-коммунального хозяйства (МУП ЖКХ) контролирует процесс обеспечения населения необходимыми удобствами, связанными с тепло- и водоснабжением, а также благоустраивает данную территорию.

Деятельность органов местного самоуправления характеризуется двойственностью: деятельность, связанная с текущим функционированием и деятельность по управлению развитием (данный вид деятельности реализуется в рамках системы стратегического планирования).

Деятельность органов местного самоуправления распадается на два направления:

регулирование хозяйственной деятельности (властные отношения);

участие в хозяйственной деятельности (отношения собственника).

Местная администрация подотчетна соответствующему представительному органу, а также органам государственной власти в пределах переданных местной администрации государственных полномочий. Глава администрации г\п. Уваровка подотчетен совету депутатов Можайского муниципального района по вопросам местного бюджета и предоставление отчетности по исполнению нормативных актов и приказов. Таким образом данный орган отслеживает работу администраций поселений. Совет депутатов Можайского муниципального района взаимодействует с администрацией Можайского муниципального района, куда направляется вся информация из поселений района.

К компетенции местных органов власти, наиболее тесно связанных с населением, относится решение вопросов социальной защиты населения, жилья, здравоохранения, образования, транспорта, коммунального хозяйства, экологии. Для финансирования данных расходов местным органам самоуправления необходим достаточный уровень доходных источников местных бюджетов [1.3].

Органы местного самоуправления самостоятельно управляют муниципальной собственностью, формируют, утверждают и исполняют местный бюджет, устанавливают местные налоги и сборы, осуществляют охрану общественного порядка, а также решают иные вопросы местного значения.

Местный бюджет -- один из главных каналов доведения до населения конечных результатов производства. Из этого бюджета финансируется и развитие отраслей производственной сферы, коммунального хозяйства, объем продукции и услуги которых также являются важным компонентом обеспечения жизнедеятельности населения.

К собственным доходам бюджета г\п. Уваровка относятся:

доходы от местных налогов и сборов;

средства самообложения граждан;

доходы от региональных налогов и сборов;

доходы от федеральных налогов и сборов;

безвозмездные перечисления из бюджетов других уровней, включая дотации на выравнивание бюджетной обеспеченности г\п. Уваровка, предоставляемые в соответствии с федеральными законами и законами Московской области и другие безвозмездные перечисления;

доходы от имущества, находящегося в муниципальной собственности;

часть прибыли муниципальных предприятий, остающейся после уплаты налогов и сборов и осуществления иных обязательных платежей, в размерах, устанавливаемых решениями Совета депутатов г\п. Уваровка, и часть доходов от оказания органами местного самоуправления и муниципальными учреждениями платных услуг, остающаяся после уплаты налогов и сборов;

добровольные пожертвования;

иные поступления в соответствии с федеральными законами, законами Московской области и правовыми актами органов местного самоуправления.

Также в доходы местного бюджета г\п. Уваровка зачисляются субвенции, предоставляемые на осуществление органами местного самоуправления г\п Уваровка отдельных государственных полномочий, переданных им федеральными законами и законами Московской области.

Основная задача местных налогов -- создание стабильных доходных источников местных бюджетов, в полном объеме по-ступающих в распоряжение соответствующих территорий.

Главным направлением использования средств местных бюджетов являются расходы, связанные с жизнеобеспечением человека. К таким расходам относятся: расходы на социально-культурные мероприятия, составляющие более половины всех расходов, и на жилищно-коммунальное хозяйство -- примерно треть всех расходов.

Структура расходов отдельных видов местных бюджетов не одинакова и зависит от объема хозяйства и подведомственности его территориальным органам различного уровня.

В расходах местного бюджета значительно преобладают расходы на социально-культурные мероприятия. Если в городских бюджетах они составляют от 30 до 50 % всех расходов, то доля расходов на социально-культурные мероприятия администрации г\п Уваровка составляет в среднем 62-75 %.

1.2 Характеристика деятельности сотрудника администрации общего отдела

Сотрудник администрации общего отдела обычно по статусу приравнивается к заместителю главы администрации [1.2].

Основными задачами сотрудника администрации общего отдела являются:

координация работы сотрудников администрации;

работа с документацией (делопроизводство);

подготовка и проведение совещаний, заседаний, других мероприятий;

контроль исполнения решений;

организация приема граждан, работа с жалобами и предложениями;

материально-техническое, информационное обеспечение деятельности администрации;

взаимодействие от имени администрации с представительным органом зачастую его хозяйственное обслуживание.

Сотрудник администрации общего отдела распределяет документы по отделам. Если есть документы, находящиеся в компетенции сотрудника администрации, то он их непосредственно решает.

Основными функциями сотрудника администрации общего отдела являются:

устанавливает предмет обращения (изменение целевого назначения земельного участка, присвоение/изменение почтового адреса земельного участка, жалоба), устанавливает личность заявителя, проверяет документ, удостоверяющий личность;

проверяет полномочия заявителя, в том числе полномочия представителя правообладателя действовать от его имени, полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;

проверяет наличие всех необходимых документов исходя из соответствующего перечня документов, представляемых на предоставление муниципальной услуги;

регистрирует заявление гражданина и направляет на рассмотрение главе администрации;

ведение учета арендованных земельных участков, находящихся в собственности администрации городского поселения Уваровка;

ведение учета доходов от сдачи в аренду земельных участков, находящихся в собственности администрации городского поселения Уваровка;

вносит изменения в похозяйственную книгу.

Сотрудник администрации общего отдела взаимодействует с главой администрации по вопросам организационной деятельности персонала, отчетам о проделанной работе, ознакомления с нормативными актами и приказами, поступившими сначала к сотруднику. Глава администрации отдает распоряжения сотруднику администрации и отделам, как через сотрудника, так и напрямую. Также глава выносит решения по вопросам, находящимся в его компетенции и, либо исполняет сам, либо отдает поручение сотруднику, который может разрешить данную ситуацию.

Сотрудник администрации общего отдела взаимодействует с ведущим специалистом отдела финансирования по вопросам составления и рассмотрения бюджета, внесения в него поправок. Поэтому же вопросу экономист взаимодействует с главой администрации, который в свою очередь должен одобрить бюджет или отправить на доработку. К сотруднику администрации поступает информация от экономиста в виде сметы доходов и расходов, копии принятого к исполнению бюджета, ежеквартальных отчетов и другие. Экономист работает с бухгалтерией, которая предоставляет необходимые данные и статистику для разработки бюджета, и главой администрации, который дает письменное согласие на разработку экономически-важных документов.

Сотрудник администрации взаимодействует с бухгалтерией по различным экономическим вопросам таким, как: оплата счетов за различные виды услуг, предоставляемых администрации, закупка необходимого оборудования для дальнейшего использования в администрации. Бухгалтерия также может напрямую связаться с главой администрации по этим же вопросам, что является бесполезной тратой времени.

Сотрудник администрации общего отдела является связующим звеном между главой администрации и экономическим отделом, к нему стекается различного рода информация, которую он может решить сам, чтобы облегчить труд главы администрации или же отправить ему, если важность документа не позволяет разобраться самому. Однако экономический отдел может сразу напрямую быть связан с главой администрации.

Взаимодействие сотрудника администрации общего отдела с другими подразделениями показано на Рисунке 1.4.



Рисунок 1.4 -- Взаимодействие объектов управления городского поселения Уваровка.

Исходя из описания взаимодействия сотрудников администрации, можно сделать вывод, что нет четко отлаженной организационной структуры взаимодействия отделов, которая бы позволила более оперативно решать поставленные задачи и быстро и грамотно принимать решения. При таком неструктурированном взаимодействии сотрудников администрации затрачивается большое количество времени и человеческих ресурсов, из-за чего снижается работоспособность как отдельных сотрудником, так и администрации в целом.

1.3 Существующая технология выполнения основных функций сотрудника администрации общего отдела

В настоящее время на поиск нормативно-справочной, экономической информации, а также информации, связанной с обращениями граждан и доведение ее до адресата уходит некоторое время, что негативно сказывается на работе, а также нерационально используется человеческий ресурс, так как работа всех сотрудников трудоемкая: каждый сотрудник должен предоставить определенную информацию остальному персоналу и нередко эти данные дублируются.

Количество обрабатываемой информации стремительно растет. Организация сталкивается с проблемой работы со значительными массивами информации. Для анализа существующей технологии разработана структурно-функциональная диаграмма по методологии SADT (IDEF0) с использованием CASE средства Ramus [1.4].

Необходимо рассмотреть существующую модель «как есть» или ?AS-IS? для администрации г\п Уваровка.

Сотруднику поступает различного рода информация, то есть обращения населения (жалобы, предложения различного рода и другие), документы (паспорт собственника земельного участка, свидетельство о государственной регистрации права на земельный участок и другие), и нормативные акты и приказы вышестоящих органов. Далее происходит подготовка и оформление этих документов сотрудником администрации общего отдела, опираясь на нормативные акты, приказы, уставы для того, чтобы в дальнейшем вынести по ним решение (Рисунок 1.5).

Рисунок 1.5 -- Контекстная диаграмма модели ''AS-IS'' «Подготовка и оформление документов»

Документы проверяются сотрудником администрации на правильность оформления и соответствия принятым нормативам. Неправильно оформленные документы идут на доработку. Правильно оформленная документация, а также обращения населения и приказы вышестоящих органов последовательно проходят регистрацию и обработку документов (Рисунок 1.6).

Рисунок 1.6 -- Декомпозиция первого уровня модели ''AS-IS'' «Подготовка и оформление документов»

При регистрации документы классифицируются по типу, по статусу (по важности), по срокам, необходимым для принятия решения. После этого сотрудник администрации передает их на обработку и подготавливает место для их дальнейшего хранения (Рисунок 1.7).

Далее зарегистрированные документы передаются на обработку, то есть на этом этапе принимается окончательное решение и происходит его исполнение. Исполненный документ регистрируется и сохраняется в архиве (Рисунок 1.8).



Рисунок 1.7 -- Функциональный блок модели ''AS-IS'' «Регистрация документов»

Рисунок 1.8 -- Функциональный блок модели ''AS-IS'' «Обработка документов»

Большая часть обрабатываемого информационного потока существует в бумажном виде, что частично объясняется требованиями законодательства к оформлению документов, имеющих юридическую силу, потребностями в наглядном просмотре и коллективной работе с документами.

Большое количество документов различных типов и форматов затрудняет поиск нужной информации и создает постоянные проблемы с учетом и прогнозированием.

В результате возникает ситуация -- горы папок и стеллажей с договорами, нормативными документами, чертежами, корреспонденцией. 

Серьезные проблемы возникают с информацией, имеющейся в бумажном виде. Основными недостатками бумажных документов являются:

длительный поиск нужных данных;

возможность потери или порчи документа;

неудобство корректировки документов;

недостаточная конфиденциальность информации.

Существующая в администрации схема учета данных ведет к неоперативному доступу к необходимой информации, потери времени на поиск документов, часть информации безвозвратно теряется.

Внедрение информационных технологий повлияет на структуру администрации в плане как сокращения числа работников отдельных подразделений, так и появления новых подразделений (информационного обслуживания).

На современном этапе автоматизации управления наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов.

1.4 Описание экономической сущности деятельности сотрудника администрации общего отдела по оценке земли

Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения любого рода задач, стоящих перед организацией местного самоуправления. Поэтому такие факторы, как отлаженность работы справочно-информационной службы, оперативность и качество формирования документов, четкая организация хранения, поиска и использования документов непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

Если в организации отсутствуют данные факторы, то работа замедляется, становится менее эффективной.

Земля в Российской Федерации как природный ресурс, объект недвижимости и основное средство производства подлежит стоимостной оценке.

Оценка -- это расчетная или экспертная стоимость объекта недвижимости, либо какого-либо вещного интереса в ней, проводимая уполномоченным лицом, специалистом по анализу и оценке недвижимости.

Отнесение земель к той или иной категории, перевод их из одной категории в другую и порядок перевода регламентируются как ЗК РФ, так и иными законами. В частности земли муниципальной собственности, за исключением земель сельскохозяйственного назначения, могут быть переведены в другую категорию на основании решения органов местного самоуправления.

Землями поселений, согласно ст. 83 ЗК РФ, признаются земли, используемые и предназначенные для застройки и развития городских и сельских поселений и отделенные их чертой от земель других категорий. Порядок использования и кадастровая оценка земель поселений определяются в соответствии с зонированием их территорий, т. е. делением на территориальные зоны.

Оценка земель основывается на классификации земель по целевому назначению и виду функционального использования. Для категорий (подкатегорий) земель, вовлеченных в рыночный оборот (земли поселений, садоводческие, огороднические и дачные объединения), оценка осуществляется посредством статистического анализа рыночных цен и иной информации об объектах недвижимости, а также иных методов массовой оценки недвижимости.

В процессе оценки земель проводится оценочное зонирование -- деление территории на оценочные зоны, включающие однородные по целевому назначению и виду функционального использования земельных участков с близкими значениями кадастровой стоимости.

Кадастровая стоимость земельных участков определяется с учетом:

уровня рыночных цен, ставок арендной платы за земельные участки в границах поселений и иной информации об объектах недвижимости;

площади земельного участка;

вида территориальной зоны и вида функционального (разрешенного) использования земельного участка;

факторов местоположения и окружающей среды.

Оценка земли обеспечивает:

регулирование земельных отношений;

осуществление различных видов планирования и проектирования в области использования земель;

оперативный и устойчивый земельного оборота;

установление обоснованной платы за землю.

В системе земельных отношений ценовой механизм необходимо использовать и как непосредственный фактор, определяющий норму и массу ренты, и как инструмент распределения ее между товаропроизводителями, земельным собственником и государством. Как представитель общенационального гаранта сохранения и улучшения земли в сельском хозяйстве, государство является субъектом, активно участвующем в регулировании земельных, следовательно, рентных отношений, соответственно и ценового механизма.

Количественные данные, характеризующие площади земель-ных участков (угодий, земельных массивов, землепользовании и т. д.), и качественные показатели о природных свойствах земли являются основой для вычисления арендной платы за землю [1.6].

В современных условиях появилась необходимость в систематизированной информации о состоянии земель, включающей основные сведения об объекте земельных отношений, субъектах права на землю, операциях с земельными участками и их стоимостных характеристиках. Обработка, хранение и систематизация больших объемов указанной выше информации требуют создания автоматизированного рабочего места сотрудника администрации

В администрации движение документов осуществляется в виде потоков, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. Эффективность работы сотрудника администрации по ведению документооборота недостаточно эффективна.

Сотруднику администрации общего отдела поступает различного рода информация:

справочная и нормативная информация. К такой информации относятся приказы, распоряжения, устные директивы, поступающие от Совета Депутатов г\п Уваровка и главы администрации Можайского муниципального района. Данная информация необходима для ознакомления и выполнения. С помощью устных или письменных директив контролируется работа администрации городского поселения Уваровка;

экономическая информация -- это документация, отражающая доходы в виде дотаций, распределенных администрацией Можайского муниципального района среди городских сельских поселений, и налогов, поступающих от населения и организаций, ведущих свою экономическую деятельность на территории г\п Уваровка; документация, отражающая расходы в виде счетов к оплате на электро-, тепло-, газо- и водоснабжение, а также на социально-культурные мероприятия; расчет платежных ведомостей, банковские документы;

информация, поступающая от местного населения, как в устной, так и в письменной форме, то есть заявления, жалобы, предложения различного рода (по благоустройству).

После создания документа в электронном виде, он направляется в отделы или в архив. В администрации отсутствует электронная база документов, и если потребуется найти нужный документ, то у сотрудника это займет много времени.

Основной задачей разрабатываемой системы является повышение качества работы сотрудника администрации с документами.

1.5 Постановка задачи на разработку АРМ

В работе сотрудника администрации есть много технической, рутинной работы, которая хорошо поддается автоматизации.

Для устранения проблем, связанных с длительным поиском нужных данных, возможностью потери или порчи документа, неудобством корректировки документов, недостаточной конфиденциальностью информации, первостепенной является задача преобразования бумажных документов в электронные, полноценная редакторская работа с текстом, размещение электронных документов в защищенных хранилищах информации и организация быстрого доступа к информации, содержащейся в этих хранилищах [1.7].

Эффективное функционирование и взаимодействие с другими органами административной власти возможно только при использовании новейших информационных технологий, базирующихся на современной компьютерной технике. Важной задачей автоматизации работы администрации является не только возложение на компьютер задач контроля, обработки и хранения информации, но и формирование отчетности по проделанной работе, контроль за исполнением решения.

Цель данной дипломной работы -- разработка АРМ специалиста по учету состояния земельных участков на примере администрации городского поселения Уваровка.

Хранение документов в виде компьютерных данных на диске безусловно более целесообразно, чем хранение их в классическом виде, то есть на бумажных носителях. Значительно упрощается поиск нужного документа, имеется возможность хранить данные за много лет и не путаться в них, сильно упрощается изменение любого документа, составление многочисленных справок.

Автоматизировать систему целесообразно на основе уже существующей на предприятии платформе -- «1С: Бухгалтерия 2.0», так как не будет необходимости тратить денежные средства на покупку программного обеспечения. Поэтому наиболее выгодно доработать имеющуюся платформу, подстроив под работу сотрудника администрации по оценке земли, при собственной доработке стандартной «1С» не будет необходимости сотрудникам получать дополнительное образование.

Разработка АРМ сотрудника администрации, приведет к увеличению эффективности работы сотрудника администрации и позволит:

сократить время обработки документов и заявок местного населения, то есть их регистрацию;

повысить эффективность внутреннего документооборота;

увеличить эффективность работы сотрудников с посетителями;

улучшить достоверность информации;

создать электронные копии;

занести информацию в базу данные;

рассмотреть и вынести решения по документам главой администрации.

Все это в целом позволит повысить оперативность работы сотрудника и снизить трудоемкость работы с документами.

Сотрудник администрации работает с входной информацией, к которой относятся: приказы вышестоящих органов, экономическая документация и обращения населения.

Для того чтобы сотрудник опирался на необходимую информацию для решения поставленных задач, необходимо поддерживать своевременное изменение справочной и нормативной информации, организовать гибкую систему справок, а также информации, поступающей из вышестоящих органов. Каждому документу будет присвоен статус, отвечающий за важность изложенного в документе. Документы, носящие ознакомительный характер, будут через определенное время удалены.

Для принятия решений по вопросам местного населения, необходимо автоматизировать систему обращения населения к органам государственного управления, назначать сроки решения поставленных задач. Для создания карты документа необходимо занести информацию о клиенте такую, как: ФИО, фактический адрес проживания или прописку, контактный телефон, важно указать причину обращения. Далее эта информация должна быть обработана, сохранена и направлена компетентному лицу на рассмотрение, после чего выносится решение по данному вопросу, сведения по которому доносят до клиента. Для таких обращений назначаются определенные сроки, необходимые для их отслеживания. Данные о человеке, обратившимся с определенным вопросом сохраняются для экономии времени и человеческого ресурса при повторном обращении.

Для оперативного ведения вычислений арендной платы за землю необходимо автоматизировать процесс оценки земли. Создать справочники земель, подлежащих сдачи в аренду и разбить их по категориям назначения (ценам).

После обработки информации сотрудник администрации получает следующие результаты:

архивные документы -- все документы о проделанной работе, которые необходимо определенное время хранить, и при необходимости ссылаться на них;

документы на исполнение -- документы, поступающие в дальнейшем на рассмотрение к главе администрации городского поселения Уваровка, документы на доработку -- неправильно оформленные документы, требующие исправлений.

Для удобной работы сотрудника администрации с документами необходимо разработать требования к программно-техническому обеспечению системы:

наглядный и понятный пользовательский интерфейс;

дублирование бумажных носителей;

сохранение документов в электронной базе, доступной сотруднику в любой момент времени;

поиск документа по фрагменту наименования;

рассортировка документов.

Сотрудник администрации, имея постоянный доступ к электронным копиям документов, может в любой момент:

предоставить любую информацию по документу;

на основе обработанных документов, предоставленных заявителем произвести выписку или внести изменения (изменения - только после согласования с главой городского поселения) в похозяйственную книгу г\п Уваровка;

по информации, поступающей от местного населения -- принять оперативное решение.

Специфика деятельности администрации позволяет выбрать методом решения создание АРМ. Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

В итоге, при автоматизации рабочего места сотрудника автоматизации, администрация в целом будет работать более эффективно и оперативно, при этом экономя трудовые ресурсы. Следовательно, постановка задачи выглядит следующим образом (Рисунок 1.9).



Рисунок 1.9 -- Постановка задачи

В настоящее время компьютерные технологии обладают огромным потенциалом для повышения эффективности управления любыми деловыми процессами и широко используются во многих организациях как государственных, так и коммерческих.

Решающим для устранения управленческих проблем, в том числе и связанных с бумажным документооборотом, является выбор автоматизированной системы управления.

В основу конструирования АРМ положены следующие основные принципы:

максимальная ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения;

формализация профессиональных знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой;

модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с другими элементами системы обработки информации;

в дальнейшем модификация и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования;

эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

1.6 Информационные технологии, используемые в органах местного самоуправления

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос -- организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес - процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Большинство отечественных систем делопроизводства и документооборота предоставляют функции:

обработка и хранение документов;

регистрация документов;

поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

работа с взаимосвязанными документами;

регламентация прав доступа;

списание документов «в дело»;

интеграция с внешними системами электронной почты;

электронный архив документов;

согласование и утверждение документов;

контроль исполнения документов и поручений;

система контроля выполнения должностных инструкций.

Основными пользователями этих систем являются такие структурные подразделения организаций, как управление делами, секретариаты, канцелярии, экспедиции и другие.

Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.

Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач.

Существуют категории технологий электронного документооборота с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:

системы электронного документооборота, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): FileNet (Panagon и Watermark);

системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur;

системы управления информацией (порталы) (Information Management);

системы управления образами (Imaging);

системы управления потоками работ (Workflow management).

В отличие от западного рынка на российском рынке сегодня имеется весьма ограниченное количество возможностей выбора платформ для реализации рассматриваемой задачи.

В настоящее время на мировом рынке существует огромное количество заслуживающих внимания систем, предоставляющих средства развертывания платформы автоматизации документооборота. Однако в силу того, что использовать не русифицированную систему, не имеющую в России достаточной поддержки, не представляется сколько-нибудь перспективным, выбор ограничивается системами следующих производителей:

Microsoft -- в качестве основы комплексной системы автоматизации документооборота компания Microsoft предлагает использовать продукт Microsoft Exchange -- сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook. Также предлагается использовать продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Кроме того, компания предоставляет полный набор средств для организации оn-line-взаимодействий [1.8];

IBM/Lotus -- компания IBM предлагает использовать платформу Lotus Notes как базовое средство автоматизации документооборота. Помимо этого предполагается расширить базовую функциональность не только средствами организации архива документов Domino.doc, WorkFlow подсистемой Domino.Workflow, но и дополнительными средствами для организации групповых взаимодействий [1.9];

Documentum -- данная компания представлена на рынке одноименным продуктом, представляющим собой мощный архив документов, с возможностью разработки учетных объектов средствами управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов;

На отечественный рынок проникли лишь наиболее крупные производители программного обеспечения. К сожалению, огромное количество достаточно интересных систем, имеющихся на западном рынке, практически не доступно отечественным компаниям.

Все перечисленные продукты -- это открытые системы, которые являются именно платформами для разработки приложений. Более того, на базе каждого из них различные компании разработали достаточное количество приложений, которые можно использовать при создании комплексной системы.

В настоящее время отечественный рынок средств автоматизации документооборота испытывает настоящий бум -- на рынке представлены как системы, имеющие уже достаточно продолжительную историю (например, «Дело», Optima Workflow, LanDocs, Office Media, «Золушка»), так и относительно молодые системы (DocsVision, NauDoc, Directum и другие).

К отдельной группе можно отнести продукты реализующих набор приложений на базе системы Lotus Notes («Босс-Референт», Office Media, «Эскадо»), рынок которых распространяется только на организации, использующие в своей работе Lotus Notes. Отечественные производители демонстрируют разнообразные подходы к решению задач автоматизации документооборота. К сожалению, пока российские системы, как правило, реализуют функции определенного контура автоматизации документооборота (например, система «Дело» -- автоматизация канцелярии и делопроизводства, «Евфрат» -- создание архива документов). Системы, изначально позиционирующиеся как платформы автоматизации документооборота (например, DocsVision, NauDoc) еще не накопили достаточно практики использования в отрыве от компании разработчика продукта.

Сегодня не существует однозначно - идеального выбора базовой платформы для внедрения системы автоматизации документооборота компании. Любое решение потребует дополнительных усилий не только по разработке комплекта приложений, но и по дополнению базовых инструментов, предоставляемых платформой.

Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:

удешевление разработки и внедрения конечных приложений;

обеспечение удобства пользователя и унификация интерфейса всех приложений;

сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений;

обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях;

обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения;

обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации по мере изменения процессов.

Базовые поставки всех платформ автоматизации документооборота, представленных сегодня на рынке, практически не включают в свой состав законченных приложений.

И именно поэтому наблюдается достаточно много случаев, когда компании, покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и понимания функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит к скепсису относительно самой возможности комплексного решения задачи автоматизации документооборота.

Существует множество информационных технологий, которые используются в различных отраслях, в том числе и в органах местного самоуправления. Но не всеми программными продуктами они могут пользоваться.

Выбор программного комплекса зависит от структуры и функций данного органа, а также и от денежных средств, выделяемых бюджетом на приобретение программы, так как большинство из них платные.

Существующие программные продукты не совсем подходят для автоматизации документооборота в администрации так, как многие программные продукты:

сложны в управлении, то есть для того, чтобы сотрудник умел работать с программой, его необходимо обучить, следовательно, затратить денежные средства;

стандартизованы и могут не отображать функционала, необходимого именно для данной организации.

Автоматизация рабочего места сотрудника администрации городского поселения Уваровка будет строится на платформе 1С, преимуществами которой являются:

максимальная простота освоения, сопровождения и обслуживания позволит сэкономить на обучении сотрудника данной программе;

высокая производительность разработанного приложения;

низкие требования разработанного приложения к ресурсам компьютера;

интуитивно-понятный интерфейс -- легкий для восприятия.

В основе системы программ «1С: Предприятие» лежит единая технологическая платформа. Она является фундаментом для построения всех прикладных решений. Наличие единой технологической платформы не просто облегчает создание отдельных прикладных решений, но и обеспечивает их невысокую стоимость. Главное преимущество такого подхода - стандартизация разработки, обеспечение масштабируемости и обеспечение быстрого внедрения современных технологий во всех прикладных решениях.

«1С: Бухгалтерия 8.0» уже внедрена в администрации г\п Уваровка, поэтому единственные расходы будет связаны с доработкой уже имеющейся программы, что значительно дешевле чем приобретение новой. Работа сотрудника администрации общего отдела улучшится благодаря автоматизации документооборота.

2. СПЕЦИАЛЬНЫЙ РАЗДЕЛ

2.1 Описание обеспечивающих подсистем АРМ

Подсистема -- это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Обеспечивающие подсистемы определяют сочетание таких функций управления, как организация управленческого процесса, планирование, контроль, анализ, регулирование объекта управления.

2.1.1 Организационное обеспечение

Организационное обеспечение -- совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Организационное обеспечение является одной из важнейших подсистем АРМ, от которой зависит успешная реализация целей и функций системы [2.1].

Задача организационного обеспечения состоит в том, чтобы создать такие структуры управления, которые наиболее эффективно выполняли бы интегрирующие функции по взаимодействию между всеми сотрудниками.

Организационное обеспечение реализуется в различных методических и руководящих материалах по стадиям разработки, внедрения и эксплуатации АРМ, в частности при проведении предпроектного обследования, формировании технического задания на проектирование и технико-экономического обоснования, разработке проектных решений в процессе проектирования, выборе автоматизируемых задач, типовых проектных решений и пакетов прикладных программ (ППП), а также при внедрении системы в эксплуатацию.

Главной функцией, осуществляемой объектом исследования, является функция управления процессом работы сотрудника администрации.

В состав структуры управления наряду с основными компонентами управленческой деятельности входит организационная структура управления. Она характеризуется распределением целей и задач между сотрудниками администрации. Она ориентирована на установление четких взаимодействий между сотрудниками, распределением между ними прав, обязанностей и ответственности.

Сотрудник администрации взаимодействует с персоналом администрации и местным населением и является связующим звеном.

Организационное обеспечение до разработки и внедрения АРМ в администрации городского поселения Уваровка -- это осуществляемый на постоянной основе комплекс мероприятий, включающий в себя:

организацию делопроизводства и документационного обеспечения;

организацию и ведение бухгалтерского учета и отчетности;

архивное обеспечение;

иные мероприятия, направленные на организационное обеспечение функционирования органов местного самоуправления.

Организационное обеспечение в администрации городского поселения Уваровка предназначено для осуществления функционирования органов местного самоуправления в целях решения ими вопросов местного значения, отдельных экономических и государственных полномочий.

Организационное обеспечение включает в себя перечень документов, инструкций, положений, методик проведения работ, требований к оформлению документов, должностных инструкций, регламентирующих деятельность персонала при внедрении и эксплуатации АРМ.

В более полном виде организационное обеспечение включает в себя:

должностные инструкции персонала;

регламенты обработки документов;

графики работы персонала.

Каждый работник аппарата управления должен иметь определенную обязанность, права и ответственность за участок работы, вверенный ему по должностному положению.

Должностными обязанностями сотрудника администрации до внедрения АРМ являются:

получать для главы администрации информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

вести делопроизводство;

организация приема граждан, работа с жалобами и предложениями принимать поступающую корреспонденцию на имя руководителя, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в администрации порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Данные обязанности осуществляются в основном вручную, без использования персонального компьютера.

Формирование дел происходит следующим образом:

справочная и нормативная информация сортируется по времени поступления, и собирается в папку со скоросшивателем или с файлами на усмотрение персонала;

все документы, поступающие от местного населения, также сортируются по времени и собираются в папку со скоросшивателем или с файлами на усмотрение персонала.

Должностные обязанности сотрудника администрации после внедрения АРМ не изменятся. Но, помимо основных обязанностей, добавится еще ряд функций:

создание форм бланков документов -- описание видов документов, которыми будут обмениваться вышестоящие и подчиненные организации. В первую очередь это касается назначения бланка формы входящей информации, формы регистрационной карточки;

контроль за выполнением принятого решения;