Разработка системы автоматизированного документооборота для Департамента информатизации и связи ОАО "Сибур-Нефтехим"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Федеральное агентство по образованию Министерства образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ВОЛГО-ВЯТСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Факультет управления, экономики и права

Кафедра социальной информатики

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

Разработка системы автоматизированного документооборота для Департамента информатизации и связи ОАО «Сибур-Нефтехим»

Специальность: Прикладная информатика

Выполнила: студентка

ФУЭиП, гр. ПИОк-51

Цыганова Вера Николаевна

Научный руководитель:

Трубилов Николай Михайлович

г. Нижний Новгород

2008 г.

Аннотация

Данный дипломный проект состоит из следующих основных частей: введение, аналитическая, проектная, обоснование экономической эффективности, заключение.

В «Аналитической части» сформулированы цели и задачи, раскрываемые и решаемые в процессе разработки дипломного проекта. Представлено описание предметной области, обоснован выбор информационного, технологического, программного обеспечения. Произведен анализ существующих разработок в данной предметной области.

В «Проектной части» представлено описание разработанных программных модулей, дана полная характеристика базы данных, нормативно-справочной, входной и выходной оперативной информации, а так же дано полное текстовое и графическое описание решений по всем видам обеспечения, рассмотренных в аналитической части.

В третьей главе «Обоснование экономической эффективности» представлено подтверждение актуальности решения поставленных задач с точки зрения финансовых, трудовых, временных и прочих затрат.

Введение

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

Делопроизводство как система правил и технологий работы с документами охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

Документы -- носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации.

Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания.

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся: информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию - причина появления любого документа; социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью; коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры и т.д.

Целью данного дипломного проекта является создание системы автоматизированного документооборота для Департамента информатизации и связи ОАО «Сибур-Нефтехим».

Проектируемая система позволит осуществлять работу с документами, быстрый поиск, контролировать их исполнение, вести журнал регистрации в электронном виде, и т.д., то есть позволит наилучшим образом организовать работу с документами.

Система автоматизированного документооборота позволит более эффективно и с меньшими временными затратами осуществить оборот, редактирование, согласование и утверждение документопотока.

В дипломе будут реализованы следующие основные этапы:

Исследование предметной области, характеристик и вида деятельности ДИС

Анализ требований к системе

Анализ входной, выходной и нормативно-справочной информации.

Исследование технологии проектирования и выбор той, которая более оптимальна для выполнения данной задачи

Обоснование выбора технического, технологического и программного обеспечения

Создание программного приложения.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика предприятия

Открытое акционерное общество «Сибур-Нефтехим» образовано 20 декабря 1999 года.

Заводы, действующие в составе компании, работают: «Капролактам» (г. Дзержинск) - с 1939 года, Нефтехимический завод (г. Кстово) - с 1981 года, Завод окиси этилена и гликолей (г. Дзержинск) - с 1982 года.

Компания была создана с целью обеспечения стабильной работы нефтехимических заводов, расположенных в городах-спутниках Нижнего Новгорода - Кстове и Дзержинске. ОАО «АК «СИБУР» (сейчас - ОАО «СИБУР Холдинг») обеспечило предприятие оборотными средствами, углеводородным сырьем и гарантированным сбытом продукции, включив его в состав общенационального вертикально-интегрированного производственно-технологического комплекса.

Уставный капитал: 3,064 млрд. рублей.

Владельцами акций, составляющих почти 100% уставного капитала, являются юридические лица. Основной акционер - ОАО «Сибур Холдинг».

Общее количество акционеров, зарегистрированных в реестре владельцев именных ценных бумаг ОАО «Сибур-Нефтехим» по состоянию на 1 января 2007 года составляет более 150.

Генеральным директором является Крупнов Петр Владимирович

Стратегические цели ОАО «Сибур-Нефтехим»:

максимализация прибыли за счет роста объемов и эффективности производства;

упрочнение и улучшение позиций в нефтехимической отрасли.

Стратегические задачи ОАО «Сибур-Нефтехим»:

увеличение прибыли за счет оптимизации финансово-хозяйственной деятельности;

выполнение инвестиционной программы по модернизации действующих и созданию новых производственных мощностей;

производство качественной конкурентоспособной продукции.

Принципы финансово-хозяйственной политики ОАО «СИБУР-Нефтехим»:

повышение эффективности производства;

внедрение инновационных мероприятий;

организация финансирования инвестиционных программ с направлением инвестиционных ресурсов на приоритетные проекты;

снижение затрат на единицу производимой продукции;

расширение ассортиментного ряда выпускаемой продукции;

разработка и внедрение системы качества продукции;

расширение российского рынка и закрепление на зарубежных рынках; производство импортозамещающей продукции;

оптимизация структуры собственности;

внедрение современных методов корпоративного управления;

профессиональная подготовка и обучение кадров;

активная социальная политика.

Основным видом деятельности ОАО «Сибур-Нефтехим» является производство и реализация продуктов переработки углеводородного сырья, а также продукции хлорорганического синтеза.

История развития ОАО "Сибур-Нефтехим".

ОАО "Сибур-Нефтехим" - крупнейшая нефтехимическая компания Нижегородской области и одна из самых успешных в России. С момента своего возникновения в декабре 1999 года ОАО "Сибур-Нефтехим" работает в составе производственно-технологического комплекса ОАО "Сибур Холдинг", объединяющего ведущие предприятия нефтехимической отрасли страны.

Первоначально в состав компании "Сибур-Нефтехим" входили два предприятия: Нефтехимический завод и Завод окиси этилена и гликолей. Эти предприятия, расположенные в городах-спутниках Нижнего Новгорода Кстове и Дзержинске, связаны между собой этиленопроводом и образуют уникальную технологическую цепочку по производству и переработке этилена, которая работает с 1981- 1982гг.

В 2001 года в структуру ОАО "Сибур-Нефтехим" вошло еще одно предприятие - завод "Капролактам", одно из старейших предприятий отечественной химии, основанное в 1939 году.

Сегодня "Сибур-Нефтехим" занимает ведущие позиции среди отечественных производителей нефтехимической продукции. Компания входит в пятерку крупнейших российских производителей этилена и занимает ведущее место по производству окиси этилена и этиленгликолей. Предприятиями акционерного общества выпускается 46% всего моноэтиленгликоля, производимого в стране, 35% окиси этилена, 23% диэтиленгликоля. Производится и другая востребованная рынком продукция - поливинилхлорид, полиэтиленгликоли, перхлорвиниловая смола, кабельные пластикаты, смола и пленки ПВХ, жидкий хлор, тормозная жидкость, линолеум, каустическая сода, гипохлорит натрия, хлорэтан, дихлорэтан, коагулянты, соляная кислота.

Научно-техническое развитие ОАО «Сибур-Нефтехим».

ОАО "Сибур-Нефтехим" проводит систематическую работу в области научно-технического развития, направленного на повышение качества продукции, разработку новых продуктов и технологий их производства, повышение экономической эффективности действующих производств, снижение расходов сырья и энергоресурсов. Часть работ по НИОКР проводится с привлечением сторонних организаций, часть работ ведется силами собственных Научно-исследовательского (НИЦ) и Проектно-конструкторского (ПКЦ) центров.

ОАО "Сибур-Нефтехим" является обладателем 24 патентов, зарегистрированных в Госреестре изобретений.

В разные годы на заводах, входящих в состав ОАО "Сибур-Нефтехим", впервые в стране было организовано производство более 30 видов новой продукции: винилхлорида и поливинилхлорида, перекиси бензоила и бензоилхлорида, капролактама из фенола, моноэтиленгликоля, диэтиленгликоля, перхлорвиниловой смолы, трихлорэтилена, полиакрилата, сульфоэтоксилата, коагулянта оксихлорида алюминия и других. Научно-технический центр предприятия впервые в стране разработал и внедрил технологии по производству безотходных этилцеллозольва и бутилцеллозольва, моносульфона, серии тормозных, охлаждающих и гидравлических жидкостей, новых марок ПВХ, продуктов на основе лапролов.

На заводе "Капролактам" работает единственная в мире крупнотоннажная установка получения хлора, эксплуатирующаяся на открытом воздухе в северных широтах. 14 сотрудников предприятия в различные годы были отмечены Государственными премиями СССР в области науки и техники.[9]



Рис 1. Организационная структура ОАО «Сибур-нефтехим»

1.1.2 Краткая характеристика Департамента информатизации и связи (ДИС)

Основное назначение ДИС заключается в техническом, программном, информационном и организационном обеспечении функционирования информационных систем (далее ИС), а также развитии информационной инфраструктуры и телекоммуникаций ОАО «Сибур-Нефтехим». Объединение разрозненных ИС в единую корпоративную ИС (далее КИС).

Функции ДИС.

1. Техническое обеспечение функционирования ИС, которое включает в себя:

Проектирование и коррекция схем монтажа ТС.

Монтаж ТС в соответствии со схемой.

Техническая диагностика неисправностей, возникающих при эксплуатации ТС.

Расчет и корректировка норм расхода материалов на эксплуатацию ТС.

Управление запасами

Закупка компьютерной и оргтехники, расходных материалов в соответствии с нормами расхода, комплектующих изделий, запасных частей и инструмента для монтажа, диагностики, эксплуатации и технического обслуживания ТС.

2. Программное обеспечение, системные ПС и ПС общего назначения:

Закупка программ, необходимых для эксплуатации техники и прикладных ПС

Установка и настройка ПС

Диагностика отказов ПС

3. Прикладные программы:

Закупка ППП

Установка ППП и согласование их работы с системными ПС

Диагностика отказов ППП

Разработка программ

4. Информационное обеспечение:

Разработка проекта банка данных (БнД)

Хранение данных БнД

Диагностика отказов

5. Организационное обеспечение:

Разработка и корректировка документации по эксплуатации ИС

Разработка предложений по созданию КИС

Разработка и пересмотр должностных инструкций.

6. Взаимодействие с отделами и другим структурными подразделениями предприятия.

1.2 Экономическая сущность задачи

Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI) и за несколько лет получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ - это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами.

В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации.

Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.

Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.

Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества. Проанализировав задачи, решаемые в рамках документооборота в Департаменте информатизации и связи (далее ДИС), была построена матрица ответственности.

Таблица 1

Матрица ответственности

Исходящие документы
	Директор департамента	Начальник отдела	Специалист отдела	Секретарь
Договоры с контрагентами
Инициация решения по созданию договора		+	+
Запрос необходимых документов		+	+
Создание проекта договора		+	+
Рассмотрение протокола разногласий (если он есть)	+	+
Согласование договора		+
Подписание договора	+
Регистрация договора				+
Доведение договора до исполнителя	+	+
Письма
Создание письма (2 экз-ра)		+	+
Согласование письма		+
Подписание письма	+	+
Регистрация письма				+
Приказы
Инициация решения по созданию приказа		+	+
Запрос необходимых документов		+	+
Создание проекта приказа		+	+
Согласование приказа		+
Подписание приказа	+	+
Регистрация приказа				+
Доведение приказа до исполнителя	+	+
Служебная записка
Создание служ-й записки в 2-х экз-х	Директор департамента	Начальник отдела	Специалист отдела	Секретарь
Подписание		+	+
Регистрация		+	+
Заявление
Создание заявления
Подписание заявления		+	+
Регистрация заявления	+	+	+
Акт
Создание акта
Подписание		+
Утверждение		+
Регистрация		+
Входящие документы
Договоры с контрагентами
Создание протокола разногласий (если необходимо)
Согласование договора		+
Подписание договора		+
Регистрация договора	+
Контроль исполнения				+
Письмо, приказ, с\з, заявление, акт
Регистрация
Доведение до получателя				+

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

Исходящие документы.

Договор

Договор - соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

На основе необходимых документов разрабатывается проект договора. Затем он регистрируется и направляется отделом договоров в Службы на согласование.

Согласованный Службами проект договора направляется на подписание генеральному директору или иному уполномоченному лицу. Договор с подписью и печатью (все экземпляры) с сопроводительным письмом заказной почтой направляется отделом договоров контрагенту.

Письмо.

Служебное (деловое) письмо - это обобщенное название различных по содержанию информационно-справочных документов.

При оформлении писем необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию документов, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники

Ответственность за качество подготовки писем и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших письма.

Руководители структурных подразделений имеют право вести переписку со сторонними организациями только от имени своих подразделений, в пределах их компетенции и предоставленных прав.

Созданное письмо согласовывается, подписывается, регистрируется секретарем департамента и передается в отдел документационного обеспечения для отправки.

Приказ.

Это правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга должностных лиц, независимо от подчинения.

Работа по созданию приказа начинается с запроса всех необходимых документов. Затем проект приказа согласовывается и в случае возникших в процессе согласования проекта документа разногласий руководитель подразделения-исполнителя в трехдневный срок созывает совещание представителей заинтересованных структурных подразделений, полномочных принимать решения. Если согласие не достигнуто, то вопрос о разногласиях рассматривается заместителем генерального директора, координирующим работу этих подразделений, с участием заинтересованных лиц, а в необходимых случаях выносится на рассмотрение генерального директора.

Согласованный приказ подписывается, регистрируется и доводится до исполнителя.

Приказ, поступающий из других подразделений или отделов, регистрируется секретарём департамента и доводится до исполнителя.

Служебная записка.

В форме служебной записки оформляется служебное (деловое) письмо от одного структурного подразделения в другое.

Служебные записки печатаются на обычных листах бумаги в двух экземплярах с оформлением реквизита «Отметка об исполнителе». Второй экземпляр служебной записки обязательно должен быть завизирован исполнителем.

Служебная записка одного структурного подразделения в другое регистрируется и передается на исполнение секретарями-референтами или сотрудниками, ответственными за делопроизводство.

Служебная записка на имя генерального директора регистрируется в отделе документационного обеспечения, а после рассмотрения генеральным директором передается в структурные подразделения на исполнение.

Заявление.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги или специально разработанных бланках в одном экземпляре. Заявление может быть написано от руки.

Заявления на имя генерального директора регистрируются в отделе документационного обеспечения.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначенными распорядительными документами (обычно, приказом). В отдельных случаях акт может быть составлен должностными лицами. Акты составляются коллегиально (не менее двух исполнителей).

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Акт считается принятым и вступает в действие с момента его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Входящие документы.

Документы в организацию могут быть получены по почте, доставлены сотрудником организации, курьером или посетителем, приняты по факсу или по электронной почте.

В случае поступления служебных документов непосредственно в приемные генерального директора (директора завода) и заместителей, а также в структурные подразделения они подлежат обязательной передаче для регистрации или учета в отдел документационного обеспечения (канцелярию завода).

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Договор.

Проект договора, принятый от сторонней организации, регистрируется отделом договоров. Затем отправляется на согласование. Все экземпляры согласованного Службами проекта договора и (при наличии) протокола разногласий направляются на подписание генеральному директору или иному уполномоченному лицу. При наличии протокола разногласий, все его экземпляры с приложением экземпляра договора контрагента сопроводительным письмом направляется контрагенту заказной почтой. При отсутствии протокола разногласий, договору присваивается официальный номер в реестре договоров, один экземпляр направляется отделом договоров контрагенту с сопроводительным письмом заказной почтой, второй - хранится в отделе договоров.

Письмо.

Письмо, поступившее в организацию, регистрируется и доводится до исполнителя. Исполненные документы передаются исполнителями секретарю-референту или сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, для отметки в журнале учета факта завершения работы с документами и для передачи завершенных делопроизводством документов в отдел документационного обеспечения (архив) под расписку.

Обработка приказа, с\з, заявления и акта происходит по той же схеме, что и письма.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

С целью определения сроков хранения документов и отбора их для хранения проводится экспертиза ценности документов.

Отбор документов и дел для постоянного и временного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Общества.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится выделение к уничтожению дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов в Обществе составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Процесс работы с различными видами документов описан посредством нотации IDEF1X и представлен в Приложении 1.

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Система электронного документооборота обеспечивает в первую очередь возможность быстрого поиска документов и коллективной работы с ними. Она предоставляет средства их регистрации, хранения, просмотра, позволяет отслеживать путь документа от сотрудника к сотруднику, контролировать вносимые изменения и пр.

Основными целями и задачами создания автоматизированной системы документооборота являются:

1. Повышение управляемости. Другими словами, первоочередными задачами внедрения СЭД являются:

Обеспечение единого хранилища документов

Предоставление следующей информации:

какие документы обрабатываются

в какие сроки это происходит, нельзя ли их сократить.

Повышение исполнительской дисциплины

Оперативный контроль конкретных заданий (контролеры поручений должны всегда быть в курсе текущего состояния дел, без дополнительных совещаний и звонков)

Предоставление аналитической информации:

объем обрабатываемых документов

время, затрачиваемое каждым исполнителем / подразделением;

Контроль исполнения документов

2. Повышение качества работы сотрудников отдела.

В смысле сокращения времени обработки запросов извне и количества совершаемых при обработке ошибок. Соответственно, первоочередными задачами становятся:

Сокращение времени согласования документов

Сокращение времени обработки документов за счет сокращения времени на:

Создание документов (шаблоны)

Передачу документов между сотрудниками в процессе коллективного редактирования документов

Сокращение времени поиска документов

Сокращение вероятности утери документов.

3. Повышение эффективности работы отдела.

Т.е. обеспечение возможности при использовании тех же ресурсов обрабатывать больше запросов. Соответственно, внедрение СЭД позволяет решить задачи по сокращению трудозатрат текущего персонала за счет переложения части их функций на систему автоматизации. СЭД должна выполнять ряд функций:

поддерживать создание различных типов документов, протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы;

хранить все имеющиеся версии документов и их описания;

осуществлять поиск документов;

поддерживать удаленный доступ к информации;

возможность передавать документы между сотрудниками в процессе коллективной работы;

выводить отчеты в соответствии с необходимыми запросами;

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Основные задачи, решаемые в рамках проектируемой системы документооборота, для входящих и исходящих документов отличаются, поэтому были созданы две функциональные диаграммы, которые представлены на Рис 3. и Рис.4.

Для ввода и вывода данных используются экранные формы.

Рис. 3. Функциональная модель. Исходящие документы

Рис. 4. Функциональная модель. Входящие документы

1.5 Анализ существующих разработок в данной предметной области

На рынке программного обеспечения в настоящий момент существует широкий спектр систем электронного документооборота. Рассмотрим некоторые из них.

1. Directum. Directum - это система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система Directum соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Directum обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Развитие системы идет в рамках концепции "Переход на электронный документооборот - легче, быстрее, доступнее.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы Directum:

Управление электронными документами.

Управление деловыми процессами.

Управление договорами.

Управление совещаниями.

Канцелярия.

Управление взаимодействием с клиентами.

Преимущества системы:

Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.

Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-процессы на основе расширяемого набора готовых блоков.

Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Полноценная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.

Возможность организации территориально распределенной работы в режиме «off-line» с поддержкой иерархической структуры серверов.

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиента (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиента (с помощью веб-браузера).

Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации. [7]

LanDocs.

Линия программных продуктов LanDocs разработки компании «ЛАНИТ» предназначена для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:

система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;

корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;

система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы Российской Федерации, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового (пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив;

система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов.

Информационная безопасность перечисленных проектных решений обеспечивается специализированной подсистемой безопасности, реализующей механизмы электронной цифровой подписи (в том числе - сертифицированных ФАПСИ) для подтверждения авторства и целостности документов, шифрования данных для их защиты от несанкционированного доступа, а также выполняющей функции Центра сертификации ключей (поддерживает сертификаты формата X.509) и осуществляющей протоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасности. [8]

3. Босс-референт.

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

Главными результатами внедрения системы являются:

Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.

Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.

Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду достоинств, в числе которых:

Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.

Поддержка сложных маршрутов согласования документов.

Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.

Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.

Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.

Простота освоения пользователями.

Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России. [10]

Далее в табличном варианте приведена сравнительная характеристика рассмотренных выше систем, в соответствии со стоимостью решений и техническими требованиями.

Таблица 2

Стоимость решений

Наименование системы электронного документооборота	LanDocs	DIRECTUM	БОСС-Референт
Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, использующих полный функционал системы, $	33 735,00	38 855,00	42 000,00
Стоимость внедрения, $/час	50,00	20,00	0,00
Стоимость обучения, $/час	0,00	12,00	0,00
Стоимость технической поддержки за 1 год, $ (от)	6 675,00	7 771,00	8 400,00
Стоимость обновления системы, $	0,00	0,00	0,00
Стоимость заказных доработок, $/час	40,00	20,00	0,00
Всего, $	40 500,00	46 678,00	50 400,00

Таблица 3

Технические требования

Наименование системы электронного документооборота	LanDocs	DIRECTUM	БОСС-Референт
Характеристики сервера для одновременной работы 50 пользователей	Pentium II 500 RAM 512Mb. HDD 50Gb.	Pentium 4 Xeon 2000 RAM 2Gb. HDD: 2-3 диска, 10000-15000 об./мин	Pentium III 650 RAM 192 Mb. HDD 1,5Gb.
Характеристики клиентских ПК	Pentium 200 RAM 64Mb. HDD 30Mb.	Celeron 800 MHz RAM 128 Mb HDD 20 Gb	Pentium II 400 RAM 128 Mb. HDD 275Mb.
Предустановленное программное обеспечение на сервере	1. Windows NT/2000 Server 2. Microsoft SQL Server 2000 или Oracle 8i	1. Windows Server 2000/2003 2. SQL Server 2000 Standard Edition	1.Операционная система Windows 2000 Server; Advanced Server / Windows NT Server 4.0 / Red Hat Linux 7.2; SuSE Linux 8.0 (Intel) / Solaris 8 (SPARC); Solaris 9 (SPARC) 2. Необходима установка на сервере приложений прогр. обеспечения Lotus Domino R5.
Предустановленное программное обеспечение на клиентских ПК	1. Microsoft Windows 98/ME/NT4/2000/XP 2. Клиент СУБД 3. Microsoft Office 2000/2003 4. Internet Explorer 5.5 5. Microsoft Outlook/Express	1. Windows 2000/XP Professional, 2. Microsoft Office 2000/XP/2003 3. Internet Explorer 5.0 4. Microsoft Outlook/Express	1. Microsoft Windows 2000/XP или Linux 2. Необходима установка на клиентских местах программного обеспечения Lotus Notes. 3. Web-браузер 4. Пакет офисных приложений
Всего пунктов для установки	7	6	6

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 Техническое обеспечение (ТО)

В связи с наличием большого количества данных, следовательно, необходимости их быстрой обработки, для создания автоматизации поставленной задачи выбрана ЭВМ, имеющая следующие характеристики:

Для функционирования современных ОС требуется порядка 512 Мб оперативной памяти, помимо разрабатываемой системы, которая будет потреблять ресурсы, также возможна одновременная работа других пакетов прикладных программ (возможно, ресурсоемких).

Тип процессора/Частота процессора (Мгц) - PIII-800,C-2000,PIV-2600.т

Производитель и операционная система - IBM, Реформа,Windows 98,2000,XP

Видеоадаптер подходит любой с 16 Mb памяти и выше. Самыми распространенными и комфортными среди мониторов считаются 19-ти дюймовые, желательно с плоским экраном (мониторы с выпуклым экраном причиняют ряд неудобств);

Сетевая карта по возможности должна быть с пропускной способностью 100 Mb;

Жесткий диск должен быть объемом не менее 120 Gb, чтобы вдруг не произошло нехватки дискового пространства.

1.6.2 Информационное обеспечение (ИО)

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Цель информационного обеспечения - своевременная выдача необходимой достоверной информации для выработки и принятия управленческих решений.

Проектные решения по информационному обеспечению обосновываются с точки зрения внемашинного (классификаторы, справочники, документы) и внутримашинного (входные, промежуточные, выходные массивы информационных баз) обеспечения.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Классификатор - это систематизированный свод наименований группировок объектов, признаков и их кодовых обозначений. Классификаторы служат средством описания данных, обуславливают единство классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения машинной обработки и выдачи данных в удобной форме потребителям при решении различных задач. В зависимости от применения они делятся на три группы:

1. общегосударственные классификаторы, используемые во всех отраслях и на всех уровнях управления для повсеместного и одинакового обозначения объектов.

2. отраслевые (ведомственные) классификаторы, используемые в пределах определенной отрасли (ведомства);

3. локальные, используемые в пределах организации или группы организации.

Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Цель кодирования - представление информации в более компактном и удобной форме при записи ее на машинный носитель; приспособление к передаче по каналам связи; упрощение логической обработки.

Классификация системы кодирования - предварительная классификация объектов. Существует поразрядная классификация; система повторения; комбинированная система.

Поразрядная (позиционная) система - используется для кодирования сложных номенклатур, объекты которых могут формироваться по различным признакам.

Система повторения - используются буквенные или цифровые обозначения, непосредственно характеризующие объект.

Комбинированная система - используется для кодирования больших и сложных номенклатур, которые необходимо группировать по нескольким соподчиненным или независимым признакам.

В данном дипломном проекте будут использоваться следующие классификаторы:

1. ОКПО - общероссийский классификатор предприятий и организаций.

2. ОКВЭД - общероссийский классификатор видов экономической деятельности.

В ОКВЭД использованы иерархический метод классификации и последовательный метод кодирования. Код группировок видов экономической деятельности состоит из двух - шести цифровых знаков и его структура может быть представлена в следующем виде:

XX. - класс;

ХХ.Х - подкласс;

ХХ.ХХ - группа;

ХХ.ХХ.Х - подгруппа;

ХХ.ХХ.ХХ - вид.

3. ИНН - идентификационный налоговый номер.

4. КПП - код причины постановки на учет.

5. ОГРН - основной государственный регистрационный номер.

6.ОКПДТР - общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Объектами классификации в ОКПДТР являются профессии рабочих и должности служащих.

ОКПДТР состоит из двух разделов:

- профессии рабочих;

- должности служащих.

Структура кодового обозначения профессий рабочего (должности служащего) в классификаторе:

Х ХХХХ Х

--- ------- ---

/\ /\ /\ контрольное число (КЧ)

7. Классификатор типов документов.

8. ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

XX XX XXX X

Класс форм | | | |

--------------------------------------+ | | |

Подкласс форм | | |

--------------------------------------------+ | |

Регистрационный номер | |

---------------------------------------------------+ |

Контрольное число |

-----------------------------------------------------------+

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

Логика хранения данных во внутримашинном ИО показана в Приложении 2.

1.6.3 Программное обеспечение (ПО)

Программное обеспечение (ПО) - это комплекс программных средств регулярного применения, предназначенный для повышения эффективности использования вычислительной системы в целом. ПО предназначено для придания вычислительной системе определенных свойств, связанных с увеличением производительности, повышением достоверности получаемых результатов, повышением надежности функционирования системы, улучшения работы пользователя. Комплекс разнообразных программных средств общего и прикладного характера, автоматизирующий выполнение регламентных задач и запросных процедур, подлежащих выполнению на конкретном рабочем месте кассового работника, относится к его ПО. ПО любого АРМ подразделяется на общее и функциональное.

Общее (базовое, системное) ПО - это операционные системы (ОС), прикладные программы, расширяющие возможности ОС, СУБД, программные средства диалога и другие, которые предназначены для управления работой процессора, организации доступа к памяти, периферийным устройствам и сети, для управления файлами, запуска прикладных программ и управления процессом их выполнения, а также для обеспечения выполнения программ на языках высокого уровня. В их окружении, под их воздействием функционируют прикладные программы.

В комплекс программ функционального (прикладного, специального) ПО входят уникальные программы и функциональные пакеты прикладных программ (ППП). Функциональное ПО предназначено для автоматизации решения функциональных задач, а также связанных с ними некоторых оригинальных задач.

Создание функционального ПО будет осуществляться в Visual Studio с помощью языка программирования C#.

Microsoft Visual Studio - линейка продуктов фирмы Майкрософт, включающих интегрированную среду разработки программного обеспечения и ряд других инструментальных средств.

Выбор операционной системы.

Операционные системы осуществляют управление работой ПЭВМ, ее ресурсами, запускают на выполнение различные прикладные программы, выполняют всевозможные вспомогательные действия по запросу пользователя. Различают однопользовательские, многопользовательские и сетевые.

К критериям, определяющим выбор конкретного класса ОС и его версии, относятся:

необходимое число поддерживаемых программных продуктов;

требования к аппаратным средствам;

возможность использования различных устройств ввода-вывода;

требование поддержки сетевой технологии;

наличие справочной службы для пользователя;

наличие дружественного интерфейса и простота использования;

быстродействие;

совместимость с другими ОС;

поддержка новых информационных технологий и др.

В Департаменте информатизации и связи установлена ОС Windows XP от корпорации Microsoft. Данная ОС отвечает всем вышеперечисленным критериям.

Выбор СУБД.

Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, их поддержания в актуальном состоянии и организации в них поиска необходимой информации. Все существующие СУБД следует разделить на однопользовательские и многопользовательские (клиент-серверные).

Классификация СУБД:

По типу управляемой базы данных СУБД разделяются на:

Сетевые

Сетевые модели графически отображаются в виде графа. Вершинам графа соответствуют составные единицы информации (записи). Экземпляры записей образуют файлы. Структура записи может быть иерархической или линейной в зависимости от системы. Между парой типов записей может быть объявлено несколько связей, имена и направления связей должны быть четко обозначены. Недостатками являются: сложность (очень большое число параметров описания данных и операторов), а также неудобство навигационного доступа.

Иерархические

В иерархической модели каждой информационной единице (сегменту), кроме корневого, соответствует один исходный сегмент и между исходным и порожденным сегментом устанавливается только одна связь. В иерархических моделях экземпляру исходного сегмента соответствует в общем случае какое-то число экземпляров порожденного сегмента. Такие структуры удобны для отображения отношений типа «один ко многим» в предметной области. Просмотр иерархической структуры возможен только с корневой вершины. Пропуск сегмента в иерархическом пути при доступе к заданному сегменту не допускается. Основные недостатки иерархической структуры: трудность (неэффективность) отображения отношений типа «многие ко многим»; длительность доступа к сегментам, находящимся на нижних уровнях иерархии; ориентированность на определенный тип (разрез) запроса.

Реляционные

Реляционная модель основана на математической логике и является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы. Строка таблицы эквивалентна записи файла базы данных, а колонка - полю записи. Доступ к элементу данных осуществляется посредством связи требуемой строки (записи) с требуемой колонкой (полем). Достоинством реляционной модели является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки, недостатком - жесткость структуры данных (например, невозможность задания строк таблицы произвольной длины) и зависимость скорости ее работы от размера базы данных.

По архитектуре организации хранения данных:

локальные СУБД (все части локальной СУБД размещаются на одном компьютере)

распределенные СУБД (части СУБД могут размещаться на двух и более компьютерах).

По способу доступа к БД:

Файл-серверные

Архитектура «файл-сервер» не имеет сетевого разделения компонентов диалога и использует компьютер для функции отображения, что облегчает построение графического интерфейса. «Файл-сервер» только извлекает данные из файлов, так что дополнительные пользователи добавляют лишь незначительную нагрузку на ЦП и каждый новый клиент добавляет вычислительную мощность сети. Минус: высокая загрузка сети.

На данный момент файл-серверные СУБД считаются устаревшими.

Примеры: Microsoft Access, MySQL (до версии 5.0).

Клиент-серверные

Такие СУБД состоят из клиентской части (которая входит в состав прикладной программы) и сервера (см. Клиент-сервер). Клиент-серверные СУБД, в отличие от файл-серверных, обеспечивают разграничение доступа между пользователями и мало загружают сеть и клиентские машины. Сервер является внешней по отношению к клиенту программой, и по надобности его можно заменить другим. Недостаток клиент-серверных СУБД в самом факте существования сервера (что плохо для локальных программ -- в них удобнее встраиваемые СУБД) и больших вычислительных ресурсах, потребляемых сервером.

Примеры: Firebird, Interbase, MS SQL Server, Oracle, PostgreSQL MySQL(старше версии 5.0).

Встраиваемые

Встраиваемая СУБД -- библиотека, которая позволяет унифицированным образом хранить большие объёмы данных на локальной машине. Доступ к данным может происходить через SQL либо через особые функции СУБД. Встраиваемые СУБД быстрее обычных клиент-серверных и не требуют установки сервера, поэтому востребованы в локальном ПО, которое имеет дело с большими объёмами данных (например, геоинформационные системы).

Примеры: OpenEdge, SQLite, BerkeleyDB, один из вариантов Firebird, один из вариантов MySQL, Sav Zigzag.

В данном дипломном проекте будет использоваться реляционная распределённая СУБД MS SQL Server 2005, размещенная на нескольких компьютерах, для того чтобы каждый сотрудник имел возможность на своём рабочем месте создавать документ и производить с ним все необходимые действия в рамках своей компетенции.

Microsoft SQL Server -- реляционная система управления базами данных (СУБД), разработанная корпорацией Microsoft. Основной используемый язык запросов -- Transact-SQL, создан совместно Microsoft и Sybase. Transact-SQL является реализацией стандарта ANSI/ISO по структурированному языку запросов (SQL) с расширениями. Используется для небольших и средних по размеру баз данных.

Microsoft SQL Server поддерживает Open Database Connectivity (ODBC) -- интерфейс взаимодействия приложений с СУБД. Последняя версия (SQL Server 2005) обеспечивает возможность подключения пользователей через веб-сервисы, использующие протокол SOAP.

Основные преимущества SQL Server:

Широкая поддержка языка XML и стандартов Интернета.

Удобный доступ к данным через веб.

Эффективные средства анализа данных на базе веб.

Платформа для безопасного размещения приложений.

Быстрое преобразование данных, разработка и отладка.

1.6.4 Технологическое обеспечение (ТО)

Решение поставленной задачи связано с добавлением новой информации в базу данных, обработкой этой информации и выдачи необходимой выходной информации.

В настоящее время различают следующие способы сбора и регистрации первичной информации:

Механизированный - сбор и регистрация информации осуществляются непосредственно человеком с использованием при необходимости простейших приборов (калькуляторы, весы, мерная тара и др.). Информация вручную заносится на первичные документы, которые передаются для ввода в ЭВМ;

Автоматизированный - состоит в использовании машиночитаемых документов и универсальных систем сбора и регистрации информации, обеспечивающих совмещение операций формирования первичных документов и получения машинных носителей;

Автоматический - используется в основном для сбора статистической информации на производстве при обработке данных в режиме реального времени: информация с датчиков, учитывающих ход производственного процесса (выпуск продукции, простои оборудования и т.п.), поступает непосредственно в ЭВМ.