Для организации межтабличных связей каждая таблица в базе данных должна иметь ключевое поле. В качестве такого поля выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Так, ключевым всегда может выступать поле типа Счетчик (AutoNumber). Оно по определению не содержит повторяющихся данных (так как хранит значения, наращивающиеся автоматически). К примеру, в приведенной выше таблице Главная ключевым является поле Код. Чтобы сделать поле ключевым, его надо сначала выделить в режиме конструктора, щелкнув небольшой прямоугольник слева от имени (область выделения). Затем на панели инструментов следует нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key), изображенную на рис. 12.

Рис. 12. Кнопка Ключевое поле

После этого в области выделения поля появится изображение ключа, сигнализирующее, что поле стало ключевым.

Другой способ создать ключевое поле - выделить его и выбрать команду меню Правка | Ключевое поле (Edit | Primary Key).

Если ключевым поле было сделано по ошибке, для отмены этого действия достаточно установить на его имени курсор ввода и отжать на панели инструментов кнопку Ключевое поле (Primary Key).

1.5 Сохранение, изменение и удаление таблицы

Рис. 13. Диалоговое окно Сохранение

Созданную таблицу открывают двойным щелчком на ее значке. Новая таблица не имеет записей - в ней есть только названия столбцов, в качестве которых выступают имена полей либо их подписи.

Заполнение таблицы записями выполняется обычным порядком. Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку, ввод выполняется с клавиатуры. Для переключения между ячейками используют мышь или клавишу <Таb>.

В нижней части таблицы находится Панель кнопок перехода. Ими удобно пользоваться при перемещении по большим таблицам.

Если данные не умещаются в ячейках таблицы, допустимо изменить ширину столбцов перетаскиванием их границ (при этом курсор мыши должен принять форму двунаправленной стрелки с вертикальной чертой). Имеется возможность задать выравнивание столбцов по содержимому. Для этого надо установить указатель на границу между столбцами (в строке заголовков столбцов), и когда он изменит форму, дважды щелкнуть.

Следует отметить, что в процессе разработки базы данных ее обычно заполняют незначительным количеством данных, как правило, модельных. Только после того, как вся структура базы данных будет окончательно сформирована, начинается собственно ввод информации, причем осуществляется он обычно через формы.

1.7 Редактирование полей

В нем доступны следующие опции:

- Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity) - если установлен только этот флажок, то удалить данные из ключевого поля главной таблицы нельзя;

- каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) - при включении этого флажка редактирование и удаление данных в ключевом поле главной таблицы возможно, но одновременно автоматически изменяются связанные с ним поля в других таблицах;

- каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records) - при удалении строки в главной таблице Access также удалит связанные строки в других таблицах.

В нижней части диалогового окна показывается тип отношений.

Выбрав нужные настройки, нажимают кнопку Создать (Create) Созданные реляционные отношения между таблицами программа обозначает линиями, причем на стороне "одного" изображается цифра "1", а на стороне "многих" - знак "бесконечность".

Установленную связь при необходимости несложно изменить. Для этого Достаточно дважды щелкнуть на линии, обозначающей связь, после чего снова откроется диалог Изменение связей. Для удаления неверно заданную связь выделяют щелчком мыши и нажимают клавишу <Delete>.

Таким образом, главное назначение межтабличных связей - автоматизация изменений сразу в нескольких таблицах и защита данных от случайного удаления.

2 Запросы

Запросы отбирают, сортируют и фильтруют данные из базовых таблиц, преобразовывают их по определенному алгоритму и прочее. Существует несколько разновидностей запросов.

Для изучения Access наиболее эффективно разрабатывать запросы в режиме конструктора. Чтобы приступить к разработке запроса, необходимо открыть окно База данных (Database) и в его левой части щелкнуть кнопку Запросы (Queries) для перехода на одноименную вкладку. Далее нажимают кнопку Создать (New), изображенную на рис.21.

Рис. 21. Щелкните кнопку Создать

для начала разработки нового запроса

Возникнет диалоговое окно Новый запрос (New Query), в котором следует выбрать пункт Конструктор (Design View) и нажать кнопку ОК (рис. 22).

Рис. 22. Диалоговое окно Новый запрос

Access откроет диалог Добавление таблицы (Show Table), предназначенный для указания базовых таблиц, к которым адресован запрос. Их выбор выполняют мышью при нажатой клавише <Ctrl>. Затем нажимают кнопки Добавить (Add) и Закрыть (Close).

В верхней области окна запроса отобразятся базовые таблицы и реляционные отношения между ними. Если связи не определены, Access попытается установить их самостоятельно, связав ключевые поля одних таблиц с полями других, имеющими такие же имена и содержащие подходящие типы данных. Нижняя часть представляет собой специальный бланк, разбитый на столбцы - по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы (рис. 23). Названия полей выводятся в верхней строке бланка.

Рис. 23. Создание запроса "Клиенты Запрос (сорт)" в режиме конструктора

Выбор полей базовых таблиц, которые должны войти в результирующую таблицу, выполняют двойным щелчком мыши на их названиях в верхней части окна запроса. При этом автоматически заполняются столбцы в бланке внизу окна. Если вы случайно выбрали не то поле, достаточно в бланке установить на его имени курсор ввода и, щелкнув мышью появившуюся маленькую кнопку с направленной вниз стрелкой, выбрать из раскрывающегося списка нужное поле.

Если требуется поместить в запрос все поля той или иной таблицы, показанной в верхней части окна запроса, необязательно выбирать их поочередно. В самом начале списка полей в каждой таблице имеется символ звездочки (*), щелчок на котором позволяет добавить в бланк запроса сразу все поля.

Другой способ включить в запрос поле таблицы - перетащить его в соответствующий столбец бланка мышью (для добавления всех полей их предварительно выделяют двойным щелчком на строке заголовка таблиц).

Для выполнения запроса нужно дважды щелкнуть на нем мышью. Результат выполнения запроса "Клиенты Запрос (сорт)" показан на рис. 24. Данные отсортированы по убыванию по полю "ФИО".

Рис. 24 Результат выполнения запроса "Клиенты Запрос (сорт)"

Создание запроса "Услуги Запрос (and)" в режиме конструктора показано на рис. 25

Рис. 25. Создание запроса "Услуги Запрос (and)" в режиме конструктора

Результат выполнения запроса "Услуги Запрос (and)" показан на рис. 26. Данные выбраны с условием, что стоимость услуги лежит в пределах от 1000 до 5000.

Рис. 26 Результат выполнения запроса "Услуги Запрос (and)"

Создание запроса "Увеличить скидки на 10%" в режиме конструктора показано на рис. 27

Рис. 27. Создание запроса "Увеличить скидки на 10%" в режиме конструктора

При запуске запроса на обновление появятся предупреждения об изменении данных таблиц, как показано на рис. 28

Рис. 28 Предупреждение, что запрос на удаление приведет в изменению данных таблицы

Создание запроса "Общая сумма предоставленных услуг" в режиме конструктора показано на рис. 29. Итоги подводятся по полю "Стоимость" - подсчитывается сумма.

Рис. 29. Создание запроса "Общая сумма предоставленных услуг" в режиме конструктора

Результат выполнения запроса "Общая сумма предоставленных услуг" показан на рис. 30.

Рис. 30 Результат выполнения запроса "Общая сумма предоставленных услуг"

Создание запроса "Количество услуг приобретенных клиентом" в режиме конструктора показано на рис. 31. Подсчитывается количество приобретенных услуг.

Рис. 31. Создание запроса "Количество услуг приобретенных клиентом" в режиме конструктора

Результат выполнения запроса "Количество услуг приобретенных клиентом" показан на рис. 32.

Рис. 32 Результат выполнения запроса "Количество услуг приобретенных клиентом"