Автоматизация учетных операций торгового предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

29

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине:

Информационные технологии в экономике

ВВЕДЕНИЕ

В развитых странах в настоящее время идут эволюционные изменения в информационных технологиях и бизнесе, которые взаимно помогают друг другу. Информационные технологии, достигшие нового качественного уровня, в значительной степени расширяют возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение финансистов, маркетологов, руководителей новейшие методы обработки анализа экономической информации, необходимой для принятия решений.

Необходимым условием в повышении эффективности управления труда являются оптимальные информационные технологии, обладающие гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям.

Информационные технологии предполагают умение грамотно работать с информационной и вычислительной техникой.

1. Классификация видов информационных технологий

Для того чтобы правильно понять, оценить, грамотно разработать и использовать информационные технологии в различных сферах жизни общества необходима их предварительная классификация. Классификация информационных технологий зависит от критерия классификации. В настоящее время классификация ИТ проводится по следующим признакам:

§ способу реализации в автоматизированных информационных системах (АИС),

§ степени охвата задач управления,

§ классам реализуемых технологических операций,

§ типу пользовательского интерфейса,

§ обслуживаемой предметной области и др.

По способу реализации ИТ делятся на традиционные и современные ИТ. Традиционные ИТ существовали в условиях централизованной обработки данных, до периода массового использования ПЭВМ. Они были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости пользователя (например, инженерные и научные расчеты, формирование регулярной отчетности на предприятиях и др.). Новые (современные) ИТ связаны в первую очередь с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

По степени охвата информационными технологиями задач управления выделяют: электронную обработку данных, автоматизацию функций управления, поддержку принятия решений, электронный офис, экспертную поддержку.

В первом случае электронная обработка данных выполняется с использованием ЭВМ без пересмотра методологии и организации процессов управления при решении локальных математических и экономических задач.

Во втором случае при автоматизации управленческой деятельности вычислительные средства используются для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. К этой же группе относятся ИТ поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов и моделей, пакеты прикладных программ (ППП) для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по процессам и явлениям производственно-хозяйственной деятельности.

К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время ИТ, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки принятия решений. Эти два варианта ИТ ориентированы на использование достижений в области новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей, создание для них наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций, качественного и современного информационного обслуживания за счет автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных ППП, которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области. В настоящее время все большее распространение приобретают электронные офисы, сотрудники и оборудование которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами и базами данных (БД) конкретного предприятия или учреждения в гостинице, транспорте, дома привела к появлению электронных офисов, включенных в соответствующие сети ЭВМ

ИТ экспертной поддержки принятия решений, составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Эти работники кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся ситуаций вынуждены использовать накопленный опыт в оценке ситуаций, т.е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области.

По классу реализуемых технологических операций ИТ подразделяются: на работу с текстовым и табличным процессорами, графическими объектами, системы управления БД, гипертекстовые и мультимедийные системы.

Технология формирования видеоизображения получила название компьютерной графики.

Компьютерная графика - это создание, хранение и обработка моделей объектов и их изображений с помощью ЭВМ. Эта технология проникла в область моделирования различных конструкций (машиностроение, авиационная техника, автомобилестроение, строительная техника и др.), экономического анализа, проникает в рекламную деятельность, делает занимательным досуг. Формируемые и обрабатываемые с помощью цифрового процессора изображения могут быть демонстрационными и анимационными. К демонстрационным изображениям относят, как правило, коммерческую (деловую) и иллюстрационную графику. Ко второй группе - анимационной графике - принадлежит инженерная и научная графика, а также графика, связанная с рекламой, искусством, играми, когда на экран выводятся не только одиночные изображения, но и последовательность кадров в виде фильма (интерактивный вариант). Интерактивная графика является одним из наиболее прогрессивных направлений среди современных ИТ. Это направление переживает бурное развитие в области появления новых графических станций и в области специализированных программных средств, позволяющих создавать реалистические объемные движущиеся изображения, сравнимые по качеству с кадрами видеофильма.

В классическом понимании система управления БД (СУБД) представляет собой набор программ, позволяющих создавать и поддерживать БД в актуальном состоянии.

Обычно любой текст представляется как одна длинная страна символов, которая читается в одном направлении.

Гипертекстовая технология - организация текста в виде иерархических структур. Материал текста делится на фрагменты. Каждый видимый на экране ЭВМ фрагмент, дополненный многочисленными связями с другими фрагментами, позволяет уточнить информацию об изучаемом объекте и двигаться в одном или нескольких направлениях по выбранной связи.

Мультимедиа-технология - программно-техническая организация обмена с компьютером текстовой, графической, аудио и видеоинформацией.

По типу пользовательского интерфейса можно рассматривать ИТ с точки зрения возможностей доступа пользователя к информационным и вычислительным ресурсам. Так, пакетная ИТ исключает возможность пользователя влиять на обработку информации, пока она проводится в автоматическом режиме. В отличие от пакетной диалоговая ИТ предоставляет пользователю неограниченную возможность взаимодействовать с хранящимися в системе информационными ресурсами в реальном масштабе времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач и принятия решений.

Интерфейс сетевой ИТ предоставляет пользователю средства доступа к территориально распределенным информационным и вычислительным ресурсам благодаря развитым средствам связи.

В настоящее время наблюдается тенденция к объединению различных типов ИТ в единый компьютерно - технологический комплекс, который носит название интегрированного. Особое место в нем принадлежит средствам коммуникации, обеспечивающим не только чрезвычайно широкие технологические возможности автоматизации управленческой деятельности, но и являющимся основой создания самых разнообразных сетевых вариантов ИТ: локальных, многоуровневых, распределенных и глобальных информационно-вычислительных сетей.

По обслуживаемым предметным областям ИТ подразделяются разнообразно. Например, только в экономике ими являются, бухгалтерский учет, банковская, налоговая и страховая деятельность и др.

Рассмотрим типичные применения информационных технологий, применяемых в управленческой системе предприятия:

Бухгалтерский учет - классическая область применения информационных технологий и наиболее часто реализуемая на сегодняшний день задача. Во-первых, ошибка бухгалтера может стоить очень дорого, поэтому очевидна выгода использования возможностей автоматизации бухгалтерии. Во-вторых, задача бухгалтерского учета довольно легко формализуется, так что разработка систем автоматизации бухгалтерского учета не представляет технически сложной проблемы.

Управление финансовыми потоками. Внедрение информационных технологий в управление финансовыми потоками также обусловлено критичностью этой области управления предприятия к ошибкам.

Неправильно построив систему расчетов с поставщиками и потребителями, можно спровоцировать кризис наличности даже при налаженной сети закупки, сбыта и хорошем маркетинге. И наоборот, точно просчитанные и жестко контролируемые условия финансовых расчетов могут существенно увеличить оборотные средства фирмы.

Управление складом, ассортиментом, закупками. Можно автоматизировать процесс анализа движения товара.

Управление производственным процессом представляет собой очень трудоемкую задачу. Основными механизмами здесь являются планирование и оптимальное управление производственным процессом.

Автоматизированное решение подобной задачи дает возможность грамотно планировать, учитывать затраты, проводить техническую подготовку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производственной программой и технологией.

Очевидно, что чем крупнее производство, тем большее число бизнес-процессов участвует в создании прибыли, а значит, использование информационных систем жизненно необходимо.

Управление маркетингом подразумевает сбор и анализ данных о фирмах-конкурентах, их продукции и ценовой политике, а также моделирование параметров внешнего окружения для определения оптимального уровня цен, прогнозирования прибыли и планирования рекламных кампаний. Решение большинства этих задач могут быть формализованы и представлены в виде информационной системы, позволяющей существенно повысить эффективность управления маркетингом.

Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления.

Оперативное управление предприятием. Информационная технология, решающая задачи оперативного управления предприятием строится на основе базы данных, в которой фиксируется вся возможная информация о предприятии. Информационная система оперативного управления включает в себя массу программных решений автоматизации бизнес-процессов, имеющих место на конкретном предприятии.

Предоставление информации о фирме. Активное развитие сети Интернет привело к необходимости создания корпоративных серверов для предоставления различного рода информации о предприятии. Практически каждое уважающее себя предприятие сейчас имеет свой web-сервер. Web-сервер предприятия решает ряд задач, из которых можно выделить две основные:

§ создание имиджа предприятия;

§ максимальная разгрузка справочной службы компании путем предоставления потенциальным и уже существующим абонентам возможности получения необходимой информации о фирме,

§ предлагаемых товарах, услугах и ценах.

Кроме того, использование web-технологий открывает широкие перспективы для электронной коммерции и обслуживания покупателей через Интернет.

2. «1С. Торговля»

2.1 Назначение программы «1С. Торговля»

Программа «1С. Торговля» предназначена для решения широкого круга задач по автоматизации торговых предприятий. Она может быть настроена на различные схемы учета складских запасов, взаиморасчетов, средств на расчетных счетах и в кассе, кредитов и т. д.

Программа может работать в двух режимах:

1) режим конфигуратора, который позволяет разработчику настраивать компоненты системы автоматизации и запоминать их в специальной базе данных

2) режим пользователя, который предназначен для непосредственного использования созданного на этапе конфигурирования настройки в «1С. Торговля» с целью ввода, обработки, хранения и выдачи сводной информации в деятельности предприятия. На этом этапе пользователи работают с конкретными документами, журналами, используют справочники и отчеты.

Программа «1С. Торговля» предназначена для решения следующих задач учета:

1) учет складских товаров запаса и их движения

2) учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками

3) резервирование товаров и контроль оплаты

4) учет денег на расчетных счетах и в кассе

5) учет товарных кредитов и контроль их погашения

6) автоматический расчет цен списания товаров

7) учет выданных на реализацию товаров, их возврата и оплаты

8) учет по нескольким фирмам и складам

9) учет товаров в различных единицах измерения, денежных средств в нескольких валютах

10) получение разнообразной отчетной и аналитической информации о финансовых и товарных движениях

Программа ориентирована на работу в реальном времени. Она автоматически поддерживает в актуальном состоянии текущие остатки товарных и денежных средств, выполняет контроль наличия товаров на складе и состояния взаиморасчетов с клиентами.

Данная система имеет широкие возможности для связи с другими программами.

2.2 Создание предприятия

Было создано общество с ограниченной ответственностью «Сириус», занимающееся закупкой и перепродажей мебели. ИНН № 667478478, юридический и фактический адрес - г.Москва, ул. Миклухо-Маклая, Форма собственности предприятия - частная.

Руководителем фирмы «Сириус» является Табаев Константин Сергеевич, должность - директор. Главный бухгалтер - Руднев Роман Дмитриевич, кассир - Сухотин Леонид Александрович.

Для того чтобы производить различные денежные операции необходимо создать банки.

Создание банка:

Затем используем эти банки, указывая номер счета:

Наша новая фирма создана. Теперь необходимо создать рабочую систему предприятия - это покупатели и поставщики. Создаем группу покупателей. Для этого в меню выбираем Справочники - Контрагенты. Создаем новую группу Покупатели. Добавляем 3 новых фирмы - ООО «Карат», ООО «Восторг» и ООО «Колос». Фактический и юридический адреса фирмы задаются согласно заданию, так же как и ИНН. Записываем данные фирмы нажатием кнопки Записать.

На вкладке Банковские счета, создаем расчетный счет юридического лица. Для этого создаем еще один банк. Номер счета и БИК вписываем согласно заданию. Местонахождение, почтовый адрес и телефон банка задаем произвольно.

По аналогии заполняем информацию для покупателей ООО «Карат» и ООО «Восторг».

Создав подобным образом 3 фирмы-покупателя, создаем группу поставщиков. Для этого в меню выбираем Справочники - Контрагенты. Создаем новую группу Поставщики. Добавляем 3 новых фирмы. Заполняем все реквизиты фирм, так же как и у фирм -покупателей, ИНН и адрес фирмы, на вкладке банковские счета - расчетные счета и банковские идентификационные коды создаем согласно заданию. Остальные данные заполняем произвольно. Таким образом, на каждую фирму создается новый банк. Итого, у нас образуется 7 банков, включая банк, в котором открыт счет нашей фирмы ООО «Сириус».

информационная автоматизация торговый отчет

Заходим в меню Справочники - Структура компании - Склады. Создаем новый склад «Мебельный». Не отмечаем, что склад розничный, т. к. тип нашего склада - оптовый.

Нам необходимо оформить поступление товаров от разных фирм - поставщиков. Для того, чтобы поставка товаров могла быть оформлена, нужно создать эти товары в меню Справочники - Номенклатура.

Добавляя новые виды товаров, создаем номенклатуру. При этом указываем артикул и во вкладке Справочники - Цены, указываем закупочную цену товара.

Оформляя документ «Поступление ТМЦ (купля-продажа)» выбираем собственную фирму ООО «Сириус», как фирму-получателя. Фирму-поставщика выбираем из открывшегося списка контрагентов. Выбирая склад «Мебельный», с помощью подбора определяем, какие товары и в каком количестве данная фирма должна поставить. Сумма поставки вычисляется автоматически. Проводим документ «Поступление ТМЦ (купля-продажа)».

На основании этого документа проводим счет-фактуру.

Так как фирма «Сириус» рассчитывается с фирмой-поставщиком по безналичному расчету, оформляем платежное поручение на основании документа «Поступление ТМЦ (купля-продажа)», которое отправляется в банк, а затем поставщику. Платежное поручение не проводится.

Таким образом, оформляем три документа «Поступление ТМЦ» от трех фирм, на основании этих документов так же оформляем счет-фактуры и платежные поручения.

Необходимо продать полученные товары фирмам-покупателям. Данная операция осуществляется через проведение документа «Реализация (купля-продажа)». Выбирая из номенклатуры именно те товары, которые необходимо продать определенной фирме, проводим документ.

На основании «Реализации (купли-продажи)» проводим счет-фактуру.

Так как фирма ООО «Сириус» рассчитывается с фирмой-покупателем по безналичному расчету, оформляем документ «Строка выписки банка приход». При выборе основанием документа «Реализация (купля-продажа)» нужный документ заполняется автоматически.

Всего проводим три документа «Реализация (купля-продажа)», три счет-фактуры и три строки выписки банка, т. к. ООО «Сириус» продает товар трем разным фирмам.

Некоторые из покупателей осуществили возврат товара из-за брака. Для оформления данной операции формируется документ «Возврат от покупателя (купля-продажа)». Выбирается собственная фирма ООО «Сириус» в качестве поставщика и фирма, возвращающая товар, в качестве покупателя. На склад «Мебельный» по основному договору возвращается то количество товара, которое оказалось бракованным.

На основании документа «Возврат от покупателя» оформляются «Строка выписки банка (расход)» и «Платежное поручение» , как при поступлении ТМЦ.

Возвращенный товар необходимо вернуть тем поставщикам, у которых фирма «Сириус» его закупала. Для этого оформляется документ «Возврат поставщику (купля-продажа)». Со склада «Мебельный» по основному договору возвращаются поставщикам бракованные товары.

На основании проведенных документов проводим выписки из банков (приход), как при реализации товара.

Уборщиком Сухотиным Л.А. были получены 2000 рублей на хозяйственные нужды. Эту операцию необходимо отметить в информационной базе предприятия.

Так как эти затраты относятся к расходам предприятия, оформляется «Расходный кассовый ордер». В виде оплаты выбирается выдача подотчетнику. Проводим документ.

На основании расходного кассового ордера создается авансовый отчет.

Фирма «Сириус» получила заявку на поставку товара от фирмы-покупателя ООО «Восторг». Формируем документ «Заявка на поставку».

Заявка создана. Но заказываемый товар отсутствует на складе нашего предприятия, следовательно мы сначала оформляем заказ поставщику.

Формируем платежное поручение и строку выписки банка(расход).

Затем - поступление ТМЦ от ООО «Мебель». И, наконец, поставляем товар покупателю, оформляя соответствующие документы.

Формирование книг покупок и продаж. Закрытие месяца.

Книга покупок

Книга продаж

Закрытие месяца

Общий журнал документов.

Отчетная часть

· Книга покупок

· Книга продаж

· Отчет по клиентам

· Товарный отчет

Аналитическая часть

· АВС - анализ ТМЦ

· АВС - анализ покупателей

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По бухгалтерским отчетам можно сделать следующие выводы:

1) на основании книги покупок можно сказать, что за начальный период работы фирмы «Сириус» всего от всех фирм было приобретено товаров на сумму 120'363.00 рублей.

2) По книге продаж видно, что за этот же период фирма ООО «Сириус» продала товаров на сумму 157'760.10 рублей.

Из аналитических отчетов видно:

1) из отчета «АВС - анализ ТМЦ» - какова себестоимость продаж и выручка по отгрузке в целом и по каждому товару в частности. Разница между этими показателями является прибылью фирмы. Из отчета видно, сколько процентов себестоимости составляет прибыль, это выражается в показателе прибыльность. Можно увидеть товары, себестоимость продаж которых равна выручке по отгрузке. Значит, прибыли от этих товаров нет, прибыльность равна нулю.

2) в отчете «АВС - анализ покупателей» используются те же показатели, что и в отчете «АВС - анализ ТМЦ», следовательно, итоговые показатели такие же. Однако в данном отчете рассматриваются не отдельные товары, а фирмы-покупатели. Наибольшая выручка по отгрузке была получена от ООО «Восторг» - 146910 рублей. Из отчета по клиентам можно увидеть движение средств между собственной фирмой «Сириус» и сторонними юридическими лицами.

По товарному отчету видно, сколько средств было получено и потрачено по каждой операции.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1. Конспект лекций по дисциплине “Информационные технологии”, Москва, 2006.

2. http://revolution.allbest.ru

3. Информационные технологии управления: Учебное пособие для вузов / Под ред. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ, 2003.

4. Слободин А.В. Средства и технологии Интернет. - Урал. гос. лесотехн. ун-т, 2003.

5. Корнеев И.К., Машурцев ВА. Информационные технологии в управлении. - М.: Инфр-М, 2001.

6. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Учебник под ред. Г.А. Титоренко.- М.: Компьютер, ЮНИТИ

Размещено на Allbest