Проект информационной системы по учету оказания услуг

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Наименование организации - Негосударственное Образовательное Учреждение «Центр бухгалтерии и бизнеса».

Предметная область - учет операций, производимых с клиентами в отделе сопровождения.

Цель разработки базы данных (информационной системы) - проектирование информационной системы по учёту оказания услуг.

Требования заказчика к разрабатываемой БД:

· разработать дружественный интерфейс;

· реализовать контроль вводимых значений;

· обеспечить возможность печати документов;

· выходные данные, получаемые в результате функционирования системы, должны быть верными и непротиворечивыми;

· база данных должна быть разработана в среде СУБД ACCESS.

Точка зрения, используемая при проектировании - руководитель отдела сопровождения, так как именно он наиболее наглядно видит работу с клиентами.

Пользователи БД и их права:

· руководитель отдела - ввод, корректировка и удаление данных, без права работы с документами;

· бухгалтер - ввод и корректировка документов, генерация отчетов;

· работники отдела - ввод данных без возможности удаления и корректировки, а также без права работы с документами.

2. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Общее описание предметной области

Предметной областью является учет операций, производимых с клиентами.

В первую очередь от клиента поступает заявка на обслуживание руководителю отдела сопровождения. При поступлении заявки руководитель отдела сверяет ее с заключенным договором на обслуживание, где выявляет, по каким услугам данный клиент может обслуживаться, по каким - не может. После этого руководитель отдела назначает работника на выполнение данной заявки.

После выполнения заявки руководитель отдела отмечает что заявка выполнена. Работник отдела обращается в бухгалтерию с информацией о выполненной работе. Бухгалтерия выписывается два экземпляра счета, которые затем подписывает директор, и два экземпляра акта. Один экземпляр счета отправляется в архив счетов. Другой экземпляр счета и два экземпляра акта отдаются работнику, который обязан передать эти документы клиенту, перед этим подписав акты. После подписания клиент обязан возвратить акт выполненных работ в организацию. Оплата услуг производится через банк.

Также производится контроль оплаты клиентом услуг. Руководитель отдела по запросу получает из бухгалтерии выписку об оплате, которую в свое время бухгалтерия получила от банка, и отвечает в соответствующей заявке, что она выполнена и оплачена.

В БД должна храниться информация, достаточная для удовлетворения информационных потребностей в части отчетов и запросов.

2.2 Бизнес-процессы

База данных проектируется для поддержки следующих бизнес-процессов:

· учет заявок на обслуживание;

· учет выходных документов;

· контроль оплаты клиентами услуг.

2.3 Описание входной и выходной информации

Входными документами являются выписка об оплате, один экземпляр счета и два экземпляра акта выполненных работ, получаемые из бухгалтерии.

Выходными документами являются один экземпляр счета и два экземпляра акта выполненных работ, отдаваемые клиенту.

Таблица 2.3.2 Структура документа «Акт выполненных работ»

Реквизит документа	Тип данных	Количество разрядов в знаках	Формат представления в документах	Допустимое значение	Допустимость пустых значений (Д/Н)	Примечание
Номер акта	Текстовый	5	хххх		Н	Уникальный
Дата акта	Дата	10	дд:мм:гггг		Н	Текущая дата
Наименование клиента	Текстовый	100			Н
ИНН клиента	Числовой	12			Н
Наименование предоставляемой услуги	Текстовый	40		из справочника услуг	Н
Количество	Числовой	2			Н
Стоимость услуги	Денежный	7			Н
Сумма	Денежный	7			Н	Расчетный
Итого	Денежный	7			Н	Расчетный
ФИО исполнителя	Текстовый	30		Из справочника работников отдела	Н

Таблица 2.3.1 Структура документа «Счет»

Реквизит документа	Тип данных	Количество разрядов в знаках	Формат представления в документах	Допустимое значение	Допустимость пустых значений (Д/Н)	Примечание
Номер счета	Текстовый	5	хххх		Н	Уникальный
Дата счета	Дата	10	дд:мм:гггг		Н	Текущая дата
Наименование клиента	Текстовый	100			Н
ИНН клиента	Числовой	12			Н
Наименование банка	Текстовый	50		Из справочника банков	Н
Номер расчетного счета	Числовой	20			Н
Наименование представляемой услуги	Текстовый	40		из справочника услуг	Н
Количество	Числовой	2			Н
Стоимость услуги	Денежный	7			Н
Сумма	Денежный	7			Н	Расчетный
Итого	Денежный	7			Н	Расчетный

Таблица 2.3.3 Структура документа «Выписка»

Реквизит документа	Тип данных	Количество разрядов в знаках	Формат представления в документах	Допустимое значение	Допустимость пустых значений (Д/Н)	Примечание
Номер выписки	Текстовый	5	хххх		Н	Уникальный
Дата выписки	Дата	10	дд:мм:гггг		Н	Текущая дата
Наименование клиента	Текстовый	100			Н
ИНН клиента	Числовой	12			Н
Номер расчетного счета	Числовой	20			Н
Номер оплачиваемого счета	Текстовый	5	хххх	Из справочника счетов	Н
Сумма оплаты	Денежный	7			Н

2.4 Бизнес-правила

В программном приложении должны поддерживаться следующие бизнес-правила:

1. Номер каждого счета является уникальным.

2. Все расчеты с клиентами производятся в рублях.

3. В справочнике заявок указывается: невыполнена/выполнена и неоплачена/выполнена и оплачена.

4. Телефон имеет маску ввода \(9999\)00\-00\-99.

5. В счете может указываться несколько выполненных услуг.

6. При выставлении счета указывается номер расчетного счета, на который клиент должен перевести оплату.

2.5 Информационные потребности пользователей

В программном приложении должны быть реализованы следующие запросы:

1. Вывести список выставленных счетов, оплаченных клиентом;

2. Вывести сведения о клиентах, которые имеют задолженности по оплате за указанный период;

3. Вывести список актов выполненных работ с названиями фирм клиентов, по которым не была произведена оплата;

4. Вывести список услуг с соответствующими названиями фирм клиентов, которые обслуживались в указанный период, а также количество выставленных счетов.

В программном приложении должны быть реализованы следующие отчеты:

1. Формирование списка клиентов, которые обслуживались по заданной услуге;

2. Формирование списка актов выполненных работ по указанному клиенту;

3. Документ «Счет»;

4. Документ «Акт»;

5. Документ «Выписка».

3. ?????????????? ?????????????? ???? ??????

3.1 Диаграмма потоков данных

Диаграммы потоков данных построены с помощью CASE-продукта AllFusion Process Modeler 7.0.1.1247 в методологии DFD (диаграммы А-0, А0, А1 и т. д.). В данной работе DFD отражает процесс, в котором задействованы несколько отделов.

3.2 Определение сущностей

В соответствии с информационными потребностями предметной области выделим типы сущностей, сведения о которых должны храниться в базе данных.

В базе данных необходимо хранить информацию о клиентах, в котором содержится подробная информация о каждом клиенте. Сущность КЛИЕНТ вынесена в отдельную сущность.

Сущность КЛИЕНТ (Код клиента, Наименование организации клиента, ФИО директора предприятия, ИНН клиента, Адрес, Телефон).

При поступлении заявки от клиента она заносится в справочник заявок. Выделяем сущность ЗАЯВКА.

Сущность ЗАЯВКА (Код_заявки, Код клиента, Дата поступившей заявки, Содержание заявки, Выполнение)

Выделены сущности СЧЕТ и АКТ, по которым контролируются все выставляемые счета и акты.

Сущность СЧЕТ (Номер счета, Код банка, Код заявки, Дата счета, Количество услуги, Стоимость услуги).

Сущность АКТ (Номер акта, Код сотрудника, Номер счета, Дата акта).

Также выделяется сущность УСЛУГИ, в которой указываются все услуги, предоставляемые организацией клиентам.

УСЛУГИ (Код услуги, Название услуги).

В правильно оформленном счете и акте должен обязательно указываться исполнитель услуг, т.е. работник отдела. Отсюда выделяем сущность СОТРУДНИК.

СОТРУДНИК (Код сотрудника, ФИО сотрудника, Должность сотрудника).

При выставлении счета указывается банк и расчетный счет, по которому клиент должен оплатить выполненную работу. Организация, оказывающая услуги, может иметь несколько расчетных счетов в нескольких банков, поэтому выделим сущность БАНК.

БАНК (Код_банка, Наименование банка, Номер расчетного счета).

При оплате клиентом услуги из банка по запросу организации приходит выписка об оплате, которая тоже должна учитываться в работе. Выделяем сущность ВЫПИСКА.

ВЫПИСКА (Номер выписки, Номер счета, Дата выписки).

Таблица 3.2.1

Тип сущности	Описание типа сущности	Синонимы (указываются, если есть необходимость)	Ожидаемое количество экземпляров (за месяц)	Сильный/ слабый тип
КЛИЕНТ	Сведения о клиентах	-	5	Сильный
УСЛУГА	Предоставляемые услуги в отделе сопровождения	-	5	Сильный
СОТРУДНИК	Сведения о сотрудниках организации	Работник, исполнитель работы	20	Сильный
СЧЕТ	Выставленные счета клиентам	-	500	Сильный
АКТ	Выставленные акты клиентам	-	500	Сильный
ВЫПИСКА	Полученные из банка выписки об оплате	-	500	Сильный
БАНК	Сведения о банках	-	3	Сильный
ЗАЯВКА	Сведения о поступившим заявках	-	500	Сильный

На основании документируемых сущностей, можно представить документирование атрибутов.

Таблица 3.2.2 Документирование атрибутов сущности «Клиент»

Наименование атрибута	Тип данных	Значение по умолчанию	Характеристики атрибутов
			Обязательность	Уникальность (Да/Нет)	Простой/Составной	Многозначный/ однозначный	Статический/ динамический	Вычисляемый/ исходный	Условный (Да/Нет)
Код клиента	числовой	-	NOT NULL	Да	П	О	С	И	Нет
Наименование организации	текстовый	-	NOT NULL	Да	П	О	С	И	Нет
ФИО директора	текстовый	-	NOT NULL	Нет	П	О	Д	И	Нет
ИНН	числовой	-	NOT NULL	Да	П	О	С	И	Нет
Адрес	текстовый	-	NOT NULL	Нет	С	О	Д	И	Нет
Телефон	текстовый	-	NULL	Нет	С	О	Д	И	Нет

Таблица 3.2.3 Документирование атрибутов сущности «Сотрудник»

Наименование атрибута	Тип данных	Значение по умолчанию	Характеристики атрибутов
			Обязательность	Уникальность (Да/Нет)	Простой/Составной	Многозначный/ однозначный	Статический/ динамический	Вычисляемый/ исходный	Условный (Да/Нет)
Код сотрудника	числовой	-	NOT NULL	Да	П	О	С	И	Нет
ФИО сотрудника	текстовый	-	NOT NULL	Да	П	О	Д	И	Нет
Должность сотрудника	текстовый	-	NOT NULL	Нет	П	О	Д	И	Нет

Таблица 3.2.4 Документирование атрибутов сущности «Услуга»

Наименование атрибута	Тип данных	Значение по умолчанию	Характеристики атрибутов
			Обязательность	Уникальность (Да/Нет)	Простой/Составной	Многозначный/ однозначный	Статический/ динамический	Вычисляемый/ исходный	Условный (Да/Нет)
Код услуги	числовой	-	NOT NULL	Да	П	О	С	И	Нет
Название услуги	текстовый	-	NOT NULL	Да	П	О	С	И	Нет

Таблица 3.2.5 Документирование атрибутов сущности «Счет»

Наименование атрибута	Тип данных	Значение по умолчанию	Характеристики атрибутов
			Обязательность	Уникальность (Да/Нет)	Простой/Составной	Многозначный/ однозначный	Статический/ динамический	Вычисляемый/ исходный	Условный (Да/Нет)
Номер счета	текстовый	-	NOT NULL	Да	П	О	С	И	Нет
Дата счета	дата	-	NOT NULL	Нет	П	О	С	И	Нет
Код заявки	числовой	-	NOT NULL	Нет	П	О	С	И	Нет
Код банка	числовой	-	NOT NULL	Нет	П	О	С	И	Нет
Количество услуги	числовой	-	NOT NULL	Нет	П	О	С	И	Нет
Стоимость услуги	денежный	-	NOT NULL	Нет	П	О	С	И	Нет

Таблица 3.2.6 Документирование атрибутов сущности «Акт»

Наименование атрибута	Тип данных	Значение по умолчанию	Характеристики атрибутов
			Обязательность	Уникальность (Да/Нет)	Простой/Составной	Многозначный/ однозначный	Статический/ динамический	Вычисляемый/ исходный	Условный (Да/Нет)
Номер акта	текстовый	-	NOT NULL	Да	П	О	С	И	Нет
Дата акта	дата	-	NOT NULL	Нет	П	О	С	И	Нет
Код сотрудника	числовой	-	NOT NULL	Нет	П	О	С	И	Нет
Номер счета	числовой	-	NOT NULL	Нет	П	О	С	И	Нет

Таблица 3.2.7 Документирование атрибутов сущности «Банк»

Наименование атрибута	Тип данных	Значение по умолчанию	Характеристики атрибутов
			Обязательность	Уникальность (Да/Нет)	Простой/Составной	Многозначный/ однозначный	Статический/ динамический	Вычисляемый/ исходный	Условный (Да/Нет)
Код банка	числовой	-	NOT NULL	Да	П	О	С	И	Нет
Наименование банка	текстовый	-	NOT NULL	Нет	П	О	С	И	Нет
Номер расчетного счета	числовой	-	NOT NULL	Да	П	О	С	И	Нет

Таблица 3.2.8 Документирование атрибутов сущности «Выписка»

Наименование атрибута	Тип данных	Значение по умолчанию	Характеристики атрибутов
			Обязательность	Уникальность (Да/Нет)	Простой/Составной	Многозначный/ однозначный	Статический/ динамический	Вычисляемый/ исходный	Условный (Да/Нет)
Номер выписки	текстовый	-	NOT NULL	Да	П	О	С	И	Нет
Дата выписки	дата	-	NOT NULL	Нет	П	О	С	И	Нет
Номер счета	текстовый	-	NOT NULL	Нет	П	О	С	И	Нет

Таблица 3.2.9 Документирование атрибутов сущности «Заявка»

Наименование атрибута	Тип данных	Значение по умолчанию	Характеристики атрибутов
			Обязательность	Уникальность (Да/Нет)	Простой/Составной	Многозначный/ однозначный	Статический/ динамический	Вычисляемый/ исходный	Условный (Да/Нет)
Код заявки	числовой	-	NOT NULL	Да	П	О	С	И	Нет
Дата поступившей заявки	дата	-	NOT NULL	Нет	П	О	С	И	Нет
Код клиента	числовой	-	NOT NULL	Нет	П	О	С	И	Нет
Содержание заявки	текстовый	-	NOT NULL	Нет	П	О	Д	И	Нет
Выполнение	текстовый	-	NOT NULL	Нет	П	О	Д	И	Нет

3.3 Описание связей

Выделим связи между сущностями и определим мощности связей.

От клиента может поступать много заявок, следовательно, связь между сущностями КЛИЕНТ и ЗАЯВКА будет «один ко многим». По каждой заявке выставляется один счет клиенту, связь между сущностями ЗАЯВКА и СЧЕТ будет «один к одному».

Так как акты выполненных работ выставляются по счетам, то существует связь между сущностями АКТ и СЧЕТ. По одному счету может выставляться только один акт поэтому связь между сущностями АКТ и СЧЕТ будет «один к одному».

После оплаты клиентом услуги по запросу приходит выписка из банка. Так как в выписке указывается номер счета, по которому производится оплата, то сущности ВЫПИСКА и СЧЕТ связаны. По одному счету может быть только одна выписка, как и наоборот, одна выписка имеет только один счет для оплаты, следовательно, связь между сущностями СЧЕТ и ВЫПИСКА будет «один к одному».

В банке можно оплачивать много счетов, но в счете указывается только один банк, следовательно, связь между сущностями БАНК и СЧЕТ будет «один ко многим».

ФИО сотрудника входит в каждый акт, но в акте содержится только по одному исполнителю (сотруднику). Связь между сущностями СОТРУДНИК и АКТ будет «один ко многим».

В один счет может быть занесено несколько выполненных услуг, а по одной услуге может быть выставлено много счетов. Связь между сущностями УСЛУГА и СЧЕТ будет «многие ко многим».

Тип сущности А	Имя связи	Тип сущности В	Кардинальность связи	Степень участия сущности А (мощность связи)	Степень участия сущности В (мощность связи)
Клиент	подает	Заявка	1:М	(0,М)	(1,1)
Акт	содержит	Сотрудник	М:1	(1,1)	(1,М)
Выписка	выписывается	Счет	1:1	(1,1)	(1,1)
Счет	содержит	Банк	М:1	(1,1)	(1,М)
Счет	выставляется	Заявка	1:1	(1,1)	(1,1)
Акт	выставляется	Счет	1:1	(1,1)	(1,1)
Услуга	входит/имеет	Счет	M:М	(1,М)	(1,М)

3.4 Диаграмма сущность-связь

Диаграмма сущность связь (Entity/Relationship diagram, E/R) используется для наглядного представления рассматриваемой предметной области.

Основными понятиями диаграммы «сущность-связь» являются тип сущности, атрибут и тип связи.

Сущность - это класс однотипных объектов, информация о которых должна быть учтена в модели.

Каждая сущность должна иметь наименование, выраженное существительным в единственном числе.

Модель сущность-связь, которая включает сущности и взаимосвязи, отражающие основные бизнес-правила предметной области, приведена ниже.

Рис. 3.4.1. Диаграмма «сущность-связь»

4. ЛОГИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

5. ВЫБОР И ОПИСАНИЕ ИСПОЛЬЗУЕМОЙ СУБД

База данных должна соответствовать требованиям заказчика и быть адекватной той предметной области, для которой она предназначена. Также выбранная СУБД должна легко подстраиваться под постоянно изменяющиеся процессы в информационной системе. Другими словами, СУБД должна удовлетворять текущим требованиям пользователей и вновь возникающим, связанным с развитием фирмы, т. е. должна быть масштабируема (соответствовать растущей ИС) без глобальных перестроек и модификаций.

Ниже приведены критерии, по которым происходило сравнение двух СУБД: InterBase, Microsoft Access.

Таблица 5.1 Сравнение СУБД

Параметр сравнения	Вес	InterBase 6.0	Microsoft Access 2003
Поддержка многопользовательского режима	10	8	7
Стоимость СУБД	10	6	8
Производительность	9	6	9
Надежность	7	4	6
Размер базы данных	10	10	7
Поддержка платформы Windows	10	10	10
Мощность языка SQL	10	6	5
Cложность настройки, установки, администрирования	10	5	5
ИТОГО		532	543

Для подведения итогов необходимо умножить вес требования на соответствующее число баллов и просуммировать произведения по всем требованиям для каждой СУБД.

В результате вычислений СУБД имеют следующие оценки:

· InterBase - 532;

· Microsoft Access - 543;

Наивысшую оценку имеет Microsoft Access 2003.

База данных разрабатывается для учета расчетов с клиентами. Требования, предъявляемые для СУБД, можно выделить следующие:

· невысокая цена продукта;

· не более 20 пользователей;

· поддержка платформы Windows;

· простота использования.

Для таких требований лучше всего подходит СУБД Microsoft Access 2003.

6. ФИЗИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

6.1 Физическая модель БД

Физическое проектирование БД осуществляется в соответствии с методикой, реализованной в Erwin 4.0. Переход от ER-модели к реляционной, поддерживаемой данной СУБД можно описать так: сущности - это отношения (таблицы) в терминах реляционной модели. Каждый атрибут станет полем таблицы. Ключевой атрибут - первичным ключом (PK).

Каждому полю таблицы должен быть поставлен в соответствие свой тип данных (строковый, числовой, дата/время и др.). Результатом работы этого этапа явилась физическая модель БД в среде выбранной СУБД Microsoft Access 2003. Физическая модель представлена на рис. 6.1.1.

Рис. 6.1.1. Физическая модель БД

6.2 Генерация физической схемы БД

Генерация схемы БД выполнена при прямом проектировании в соответствии с методикой, реализованной в ERWin 4.0. Схема БД сгенерирована для СУБД Microsoft Access 2003.

Поля в таблицах базы данных имеют свой тип данных (строковый, числовой, дата/время и др.). В качестве результата генерации БД выступают таблицы, индексы. Схема БД представлена на рис. 6.2.1.

Рис.6.2.1. Схема БД

6.3 Словарь данных

Для обеспечения адекватности восприятия моделей данных различных уровней и их конструирования в среде целевой СУБД приведен словарь данных для отдельных сущностей.

Таблица 6.3.1 КЛИЕНТ

Атрибут	Название поля	Идентификатор	Признак РК	Признак FK, ссылочная таблица	Индекс (по ERwin)	Тип данных	Размер, байт
Код клиента	Код клиента	КОД_КЛ	+	-	XPK Клиент	Числовой, Целое	2
Название организации клиента	Название организации клиента	НАЗВ_ОРГ	-	-	XAK1Клиент	Текстовый	100
ФИО директора	ФИО директора	ФИО_ДИР	-	-	-	Текстовый	40
ИНН	ИНН	ИНН	-	-	-	Текстовый	20
Адрес	Адрес	АДРЕС	-	-	-	Текстовый	100
Телефон	Телефон	ТЕЛ	-	-	-	Текстовый	10

Таблица 6.3.2 ЗАЯВКА

Атрибут	Название поля	Идентификатор	Признак РК	Признак FK, ссылочная таблица	Индекс(по ERwin)	Тип данных	Размер, байт
Код заявки	Код заявки	КОД_ЗАЯВ	+	-	XPK Заявка	Числовой, Целое	2
Дата поступления заявки	Дата поступления заявки	ДАТА_ПОСТУПЛ	-	-	-	Дата/время	8
Содержание заявки	Содержание заявки	СОДЕРЖ_ЗАЯВ	-	-	-	Текстовый	100
Код клиента	Код клиента	КОД_КЛ	-	+ КЛИЕНТ	XIF25Заявка	Числовой, Целое	2
Выполнение	Выполнение	ВЫПОЛН	-	-	-	Текстовый	20

Таблица 6.3.3 СОТРУДНИК

Атрибут	Название поля	Идентификатор	Признак РК	Признак FK, ссылочная таблица	Индекс(по ERwin)	Тип данных	Размер, байт
Код сотрудника	Код сотрудника	КОД_СОТР	+	-	XPKСотрудник	Числовой, Целое	2
ФИО сотрудника	ФИО сотрудника	ФИО_СОТР	-	-	XAK1Сотрудник	Текстовый	40
Должность сотрудника	Должность сотрудника	ДОЛЖН_СОТР	-	-	-	Текстовый	20

Таблица 6.3.4 УСЛУГА

Атрибут	Название поля	Идентификатор	Признак РК	Признак FK, ссылочная аблица	Индекс (по ERwin)	Тип данных	Размер, байт
Код услуги	Код услуги	КОД_УСЛ	+	-	XPKУслуга	Числовой, Целое	2
Название услуги	Название услуги	НАЗВ_УСЛ	-	-	-	Текстовый	100

Таблица 6.3.5 БАНК

Атрибут	Название поля	Идентификатор	Признак РК	Признак FK, ссылочная таблица	Индекс (по ERwin)	Тип данных	Размер, байт
Код банка	Код банка	КОД_БАНК	+	-	XPKБанк	Числовой, Целое	2
Наименование банка	Наименование банка	НАИМ_БАНК	-	-	-	Текстовый	40
Номер расчетного счета	Номер расчетного счета	НОМЕР_РСЧ	-	-	-	Текстовый	20

Таблица 6.3.6 ВЫПИСКА

Атрибут	Название поля	Идентификатор	Признак РК	Признак FK, ссылочная таблица	Индекс(по ERwin)	Тип данных	Размер, байт
Номер выписки	Номер выписки	НОМ_ВЫП	+	-	XPK Выписка	Числовой, Целое	2
Дата выписки	Дата выписки	ДАТА_ВЫП	-	-	-	Дата/время	8
Номер счета	Номер счета	НОМ_СЧ	-	+ СЧЕТ	XIF12Выписка	Числовой, Целое	2

Таблица 6.3.7 СЧЕТ

Атрибут	Название поля	Идентификатор	Признак РК	Признак FK, ссылочная таблица	Индекс(по ERwin)	Тип данных	Размер, байт
Номер счета	Номер счета	НОМ_СЧ	+	-	XPK Счет	Числовой, Целое	2
Дата счета	Дата счета	ДАТА_СЧ	-	-	-	Дата/время	8
Код банка	Код банка	КОД_БАНК	-	+ БАНК	XIF21Счет	Числовой, Целое	2
Код заявки	Код заявки	КОД_ЗАЯВ	-	+ ЗАЯВКА	XIF13 Счет	Числовой, Целое	2

Таблица 6.3.8 АКТ

Атрибут	Название поля	Идентификатор	Признак РК	Признак FK, ссылочная таблица	Индекс (по ERwin)	Тип данных	Размер байт
Номер акта	Номер акта	НОМ_АКТ	+	-	XPK Акт	Числовой, Целое	2
Дата акта	Дата акта	ДАТА_АКТ	-	-	-	Дата/время	8
Код сотрудника	Код сотрудника	КОД_СОТР	-	+ СОТРУДНИК	XIF16Акт	Числовой, Целое	2
Номер счета	Номер счета	НОМ_СЧ	-	+ СЧЕТ	XIF12Акт	Числовой, Целое	2

Таблица 6.3.9 УСЛУГА_СЧЕТ

Атрибут	Название поля	Идентификатор	Признак РК	Признак FK, ссылочная таблица	Индекс(по ERwin)	Тип данных	Размер, байт
Номер счета	Номер счета	НОМ_СЧ	+	+	XIF13Услуга_Акт	Числовой, Целое	2
Код услуги	Код услуги	КОД_УСЛ	+	+	XIF12Услуга_Акт	Числовой, Целое	2
Количество услуги	Количество услуги	КОЛ_УСЛ	-	-	-	Числовой, Целое	2
Стоимость услуги	Стоимость услуги	СТОИМ_УСЛ	-	-	-	Денежный	8

6.4 Анализ транзакций

Проанализируем следующую транзакцию: формирование списка клиентов, которые обслуживались по заданной услуге.

6.5 Вычисление размера БД

Вычисление размера базы данных осуществлялось с помощью средств ERwin 4.0 с начальными условиями, а также с ежемесячным средним приростом к базе данных на протяжении 24 месяцев.

Данные расчетов представлены в таблице 6.5.1.

Таблица 6.5.1. Размер базы данных

Название таблицы	Начальное количество строк	Максимальное количество строк	Размер в Kb
Акт	5000	20000	315
Банк	1	10	1
Выписка	5000	20000	250
Заявка	5000	20000	2284
Клиент	50	500	149
Сотрудник	5	40	2
Счет	5000	20000	315
Услуга	20	600	14
Услуга_счет	5000	20000	507
ИТОГО			3837

7. ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА ПРОГРАММНОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ

программный база информационный учет

Согласно построенным моделям и информационным потребностям пользователей была разработана функциональная структура программной системы обработки данных (см. рис. 7.1.).

Рис.7.1. Функциональная структура программной системы обработки данных

8. ОПИСАНИЕ ЗАПРОСОВ

8.1 Запрос «Вывести список выставленных счетов, оплаченных клиентом»

Рис. 8.1.1. Ответ на запрос «Вывести список выставленных счетов, оплаченных клиентом».

8.2 Запрос «Вывести сведения о клиентах, которые имеют задолженности по оплате за указанный период, а также общую сумму задолженности»

Рис. 8.2.1. Ответ на запрос «Вывести сведения о клиентах, которые имеют задолженности по оплате за указанный период, а также общую сумму задолженности» (период с 01.01.2008 по 20.05.2008)

8.3 Запрос «Вывести список актов выполненных работ с названиями фирм клиентов, по которым не была произведена оплата»

Рис. 8.3.1. Ответ на запрос «Вывести список актов выполненных работ с названиями фирм клиентов, по которым не была произведена оплата».

8.4 Запрос «Вывести список услуг с соответствующими названиями фирм клиентов, которые обслуживались в указанный период»

Рис. 8.4.1. Ответ на запрос «Вывести список услуг с соответствующими названиями фирм клиентов, которые обслуживались в указанный период» (период с 01.01.2008 по 31.04.2008)

Запросы на языке SQL представлены в таблице 8.1.

Таблица 8.1. Представление запросов на языке SQL

Наименование запроса	SQL
Вывести список выставленных счетов, оплаченных клиентом	SELECT СЧЕТ.НОМ_СЧ, СЧЕТ.ДАТА_СЧ, КЛИЕНТ.НАИМ_ОРГ FROM КЛИЕНТ INNER JOIN (ЗАЯВКА INNER JOIN СЧЕТ ON ЗАЯВКА.КОД_ЗАЯВ = СЧЕТ.КОД_ЗАЯВ) ON КЛИЕНТ.КОД_КЛ = ЗАЯВКА.КОД_КЛ WHERE (((ЗАЯВКА.ВЫПОЛН)= "Выполнена и оплачена"));
Вывести сведения о клиентах, которые имеют задолженности по оплате за указанный период, а также общую сумму задолженности	SELECT КЛИЕНТ.НАИМ_ОРГ, КЛИЕНТ.ФИО_ДИР, КЛИЕНТ.АДРЕС, КЛИЕНТ.ИНН, СЧЕТ.ДАТА_СЧ, (Sum(УСЛУГА_АКТ!КОЛ_УСЛ*УСЛУГА_АКТ!СТОИМ_УСЛ)) AS [Сумма по счету] FROM (КЛИЕНТ INNER JOIN (ЗАЯВКА INNER JOIN СЧЕТ ON ЗАЯВКА.КОД_ЗАЯВ = СЧЕТ.КОД_ЗАЯВ) ON КЛИЕНТ.КОД_КЛ = ЗАЯВКА.КОД_КЛ) INNER JOIN УСЛУГА_АКТ ON СЧЕТ.НОМ_СЧ = УСЛУГА_АКТ.НОМ_СЧ GROUP BY КЛИЕНТ.НАИМ_ОРГ, КЛИЕНТ.ФИО_ДИР, КЛИЕНТ.АДРЕС, КЛИЕНТ.ИНН, СЧЕТ.ДАТА_СЧ, ЗАЯВКА.ВЫПОЛН HAVING (((СЧЕТ.ДАТА_СЧ) Between [Введите начало периода] And [Введите конец периода]) AND ((ЗАЯВКА.ВЫПОЛН)="Выполнена и неоплачена") AND ((Sum([УСЛУГА_АКТ]![КОЛ_УСЛ]*[УСЛУГА_АКТ]![СТОИМ_УСЛ]))=Sum([УСЛУГА_АКТ]![КОЛ_УСЛ]*[УСЛУГА_АКТ]![СТОИМ_УСЛ])));
Вывести список актов выполненных работ с названиями фирм клиентов, по которым не была произведена оплата	SELECT АКТ.НОМ_АКТ, АКТ.ДАТА_АКТ, КЛИЕНТ.НАИМ_ОРГ, ЗАЯВКА.ВЫПОЛН FROM (КЛИЕНТ INNER JOIN (ЗАЯВКА INNER JOIN СЧЕТ ON ЗАЯВКА.КОД_ЗАЯВ = СЧЕТ.КОД_ЗАЯВ) ON КЛИЕНТ.КОД_КЛ = ЗАЯВКА.КОД_КЛ) INNER JOIN АКТ ON СЧЕТ.НОМ_СЧ = АКТ.НОМ_СЧ WHERE (((ЗАЯВКА.ВЫПОЛН)="Выполнена и неоплачена"));
Вывести список услуг с соответствующими названиями фирм клиентов, которые обслуживались в указанный период, а также количество выставленных счетов	SELECT УСЛУГА.НАЗВ_УСЛ, КЛИЕНТ.НАИМ_ОРГ, Count(СЧЕТ.НОМ_СЧ) AS [Количество счетов] FROM УСЛУГА INNER JOIN ((КЛИЕНТ INNER JOIN (ЗАЯВКА INNER JOIN СЧЕТ ON ЗАЯВКА.КОД_ЗАЯВ = СЧЕТ.КОД_ЗАЯВ) ON КЛИЕНТ.КОД_КЛ = ЗАЯВКА.КОД_КЛ) INNER JOIN УСЛУГА_АКТ ON СЧЕТ.НОМ_СЧ = УСЛУГА_АКТ.НОМ_СЧ) ON УСЛУГА.КОД_УСЛ = УСЛУГА_АКТ.КОД_УСЛ GROUP BY УСЛУГА.НАЗВ_УСЛ, КЛИЕНТ.НАИМ_ОРГ, СЧЕТ.ДАТА_СЧ HAVING (((СЧЕТ.ДАТА_СЧ) Between [Начало периода] And [Конец периода]));

9. ОПИСАНИЕ ОТЧЕТОВ

9.1 Формирование списка клиентов, которые обслуживались по заданной услуге

Рис. 9.1.1. Отчет «Формирование списка клиентов, которые обслуживались по заданной услуге» в режиме конструктора

Рис. 9.1.2. Задание значения названия услуги



Рис. 9.1.3. Отчет «Формирование списка клиентов, которые обслуживались по заданной услуге»

9.2 Формирование списка актов выполненных работ по указанному клиенту

Рис. 9.2.1. Отчет «Формирование списка актов выполненных работ по указанному клиенту» в режиме конструктора



Рис. 9.2.2. Задание значения названия клиента

Рис. 9.2.3. Отчет «Формирование списка актов выполненных работ по указанному клиенту»

9.3 Документ «Счет»

Рис. 9.3.1. Документ «Счет» в режиме конструктора



Рис. 9.3.2. Задание значения номера счета

Рис. 9.3.3. Документ «Счет»

9.4 Документ «Акт»

Рис. 9.4.1. Документ «Акт» в режиме конструктора

Рис. 9.4.2. Задание значения номера акта



Рис. 9.4.3. Документ «Акт»

9.5 Документ «Выписка»

Рис. 9.5.1. Документ «Выписка» в режиме конструктора



Рис. 9.5.2. Задание значения номера выписки

Рис. 9.5.3. Документ «Выписка»

10. СПРАВОЧНАЯ СИСТЕМА

При разработке базы данных была создана справочная система. Справочная система реализована в виде подсказок.

Подсказки содержатся у полей ввода и кнопок. Для того чтобы увидеть подсказку пользователю необходимо задержать указатель мышки над кнопкой, полем для ввода и задержать его на несколько секунд.

Также была разработана форма, содержащая информацию о разработчике базы данных.

В форме приводится следующая информация о разработчике:

имя разработчика;

фамилия разработчика.

При входе в систему пользователь должен обязательно ввести свой логин и пароль, от этого зависит доступность таблиц, форм, отчетов, а также изменение и просмотр, иначе вход в систему невозможен. После регистрации пользователя открывается главное кнопочная форма, в которое будет выходить пользователь на протяжении всей работы при закрытии любых форм.

Пользователи базы данных:

· руководитель отдела - ввод, корректировка и удаление данных, без права работы с документами (логин:rukl, пароль:1);

· бухгалтер - ввод и корректировка документов, генерация отчетов (логин:buhgalter, пароль:buh);

· работники отдела - ввод данных без возможности удаления и корректировки, а также без права работы с документами (логин:testuser, пароль:test);

Размещено на Allbest.ru