Использование современных информационных технологий в администрации Центрального округа города Омска

Термин «информация» происходит от латинского informatio, что в переводе означает изложение, разъяснение.

Согласно статье 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Толковый словарь русского языка Ожегова приводит два определения слова «информация»:

сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством.

сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь (научно-техническая и газетная информации, средства массовой информации - печать, радио, телевидение, кино).

Информация - сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

В информатике наиболее часто используется следующее определение этого термина: информация - это осознанные сведения об окружающем мире, которые являются объектом хранения, преобразования, передачи и использования. Сведения - это знания, выраженные в сигналах, сообщениях, известиях, уведомлениях. Каждого человека в мире окружает море информации различных видов.

Основные виды информации по ее форме представления, способам ее кодирования и хранения это:

графическая или изобразительная;

звуковая;

текстовая;

числовая;

видеоинформация.

Информация характеризуется определенными свойствами, зависящими как от данных (содержательной части информации), так и от методов работы с ними. Перечислим наиболее важные их этих свойств:

информация представляет собой новые сведения об окружающем мире, отсутствовавшие до ее получения;

информация не материальна, несмотря на то, что она проявляется в форме знаков и сигналов на материальных носителях;

информация неотрывна от физического носителя, но в то же время не связана ни с конкретным носителем, ни с конкретным языком;

информация дискретна - она состоит из отдельных фактических данных, передающихся в виде отдельных сообщений;

в то же время информация непрерывна - она накапливается и развивается поступательно.

Технология как строго научное понятие означает определенный комплекс научных и инженерных знаний, воплощенный в способах, приемах труда, наборах производственно-вещественных факторов производства.

Современные информационные технологии - совокупность методов и средств получения и использования информации на базе вычислительной и информационной техники, с широким применением информационных методов.

Согласно статье 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

Целью любой информационной технологии является получение нужной информации требуемого качества на заданном носителе.

Информационные технологии состоят из трех основных компонентов:

комплекса технических средств (аппаратное обеспечение) - вычислительной, телекоммуникационной и организационной техники;

системы программных средств (программное обеспечение) - общего (системного) и функционального (прикладного) программного обеспечения;

системы организационно-методического обеспечения (организационное обеспечение) - взаимодействие человека и систем информационных технологий.

Рассмотрим подробнее программное обеспечение.

Под программным обеспечением информационных систем понимается совокупность программных и документальных средств для создания и эксплуатации систем обработки данных средствами вычислительной техники.

В зависимости от функций, выполняемых программным обеспечением, его можно разделить на:

системные программы (иногда называют базовым программным обеспечением);

прикладные программы;

среды программирования.

К системным относятся прежде всего операционные системы и программы, входящие в состав операционной системы (например, драйвера для различных устройств компьютера - программы, управляющие работой устройств: драйвера для сканера, принтера и т.д.). Кроме операционных систем еще относятся обслуживающее программное обеспечение (их ещё называют сервисные или утилиты, от английского слова "utilize" - использовать) для обслуживания дисков, архиваторы, антивирусные программы и т.д.

К прикладным относятся программы, предназначенные для решения задач в различных сферах деятельности человека (бухгалтерские программы, текстовые и графические редакторы, базы данных, экспертные системы, переводчики, энциклопедии, обучающие, тестовые и игровые программы и т.д.). К средам программирования относятся инструментальные средства для создания новых программ (ЛОГО, QuickBASIC, Pascal, Delphi и т.д.)

Информационной технологии присущи следующие свойства:

высокая степень расчлененности процесса на стадии, что открывает новые возможности для его рационализации и перевода на выполнение с помощью машин;

системная полнота (целостность) процесса, который должен включать весь набор элементов, обеспечивающих необходимую завершенность действий человека при достижении поставленной цели;

регулярность процесса и однозначность его фаз, позволяющие применять средние величины при их характеристике. В результате появляется возможность учета, планирования, диспетчеризации информационных процессов.

Основная цель использования информационных технологий - автоматизация производственной или административной работы.

В работе специалиста государственного и муниципального управления в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология.

Новая информационная технология - совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология.

Новые информационные технологии используют персональные компьютеры и телекоммуникационные системы.

Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности организации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов.

Появление нового, информационного общества многим видится только на базе использования новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - скорее не место работы, а средства, с помощью которых оно осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер.

К основным видам информационных технологий относятся следующие:

Информационная технология обработки данных - предназначена для решения хорошо структурированных задач, алгоритмы решения которых хорошо известны и для решения которых имеются все необходимые входные данные.

Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных и приведем их характеристики:

Сбор данных;

Сбор предполагает получение максимально выверенной исходной информации и является одним из самых ответственных этапов в работе с информацией, поскольку от цели сбора и методов последующей обработки полностью зависит конечный результат работы всей информационной системы.

Обработка данных;

Основные операции обработки данных - группировка, сортировка, вычисления, включающие арифметические и логические операции, укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Хранение данных;

Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

База данных - специально организованная совокупность взаимосвязанных данных, отражающих состояние выделенной предметной области в реальной действительности и предназначенной для совместного использования при решении задач многими пользователями.

Создание отчетов (документов).

Отчеты, создаваемые с помощью информационных технологий обработки данных, могут использоваться руководством организации, работниками или внешними партнерами.

Информационная технология управления - предназначена для информационного обслуживания всех работников организаций, связанных с принятием управленческих решений. Здесь информация обычно представляется в виде регулярных или специальных управленческих отчетов и содержит сведения о прошлом, настоящем и возможном будущем организации.

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников организации, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления организацией.

Обработка информации на основе нормативных документов (наличие базы данных);

Специалисты любого уровня управления используют информационные технологии управления. Эти технологии предполагают наличие базы данных, которая содержит: нормативные документы; данные, накапливаемые на основе оценки операций, проводимых фирмой.

Создание управленческих отчетов.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в организации произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Автоматизация офиса - предполагает организацию и поддержку коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Первоначально автоматизация офиса предполагала автоматизацию секретарской работы. В настоящее время офисные автоматизированные технологии широко используются управленцами и служащими. Современный офис организации все более уходит от бумажной технологии.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Основные компоненты информационной технологии автоматизации офиса:

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе организации так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения организации. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети.

Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

Хранение изображений. Оно является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями организации. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Информационная технология поддержки принятия решений - предназначена для выработки управленческого решения, происходящей в результате итерационного процесса, в котором участвуют система поддержки принятия решений (вычислительное звено и объект управления) и человек (управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат).

Назначение информационных технологий поддержки принятия решения - это выработка решений какой-либо проблемы на основе базы данных и базы моделей. После ввода исходной информации система в соответствии с имеющимися моделями проводит анализ ситуаций и предлагает варианты решения поставленной задачи.

Основные компоненты информационной технологии поддержки принятия решений:

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

База данных. Она играет в информационной технологии поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей.

База моделей. Целью создания моделей являются описание и оптимизация некоторого объекта или процесса. Использование моделей обеспечивает проведение анализа в системах поддержки принятия решений. Модели, базируясь на математической интерпретации проблемы, при помощи определенных алгоритмов способствуют нахождению информации, полезной для принятия правильных решений.

Система управления интерфейсом. Эффективность и гибкость информационной технологии во многом зависят от характеристик интерфейса системы поддержки принятия решений. Интерфейс определяет: язык пользователя; язык сообщений компьютера, организующий диалог на экране дисплея; знания пользователя.

Информационная технология экспертных систем - основана на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.

Под искусственным интеллектом обычно понимают способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека. Чаще всего здесь имеются в виду способности, связанные с человеческим мышлением.

Главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и разместить их в памяти компьютера, а затем применять всякий раз, когда в этом возникнет необходимость. Экспертные системы напоминают информационные технологии поддержки принятия решения, но кроме базы данных они имеют еще и базу знаний. Эти системы способны генерировать новые решения, формировать знания и давать обоснование предлагаемому решению.

Основные компоненты информационной технологии экспертных систем:

Интерфейс пользователя. Специалист использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выходной информации из нее. Команды включают в себя параметры, направляющие процесс обработки знаний. Информация обычно выдается в форме значений, присваиваемых определенным переменным.

База знаний. Она содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует произвести, если условие выполняется.

Интерпретатор. Это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.

Модуль создания системы. Он служит для создания набора (иерархии) правил. Существуют два подхода, которые могут быть положены в основу модуля создания системы: использование алгоритмических языков программирования и использование оболочек экспертных систем. Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать экспертные системы быстрее и легче в сравнении с программированием.

Таким образом, в настоящее время широко используются информационные технологии для облегчения работы с информацией, её хранения и обмена.

В качестве небольшого вывода можно отметить, что информация - это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее неопределенность.

Информация - это структурированные, осмысленные данные, необходимые для принятия решений и реализации других функций и действий.

Информационные технологии предназначены для оптимизации процесса сбора, хранения и обработки информации, снижения трудоемкости использования информационных ресурсов, повышения обоснованности управленческих решений за счет интеграции и своевременного обновления информации, применения новых форм информационной поддержки любых видов деятельности.

2.2 Внедрение современных информационных технологий в деятельность местных органов власти

Современный этап развития общества характеризуется интенсивной информатизацией всех сфер его жизнедеятельности. Данный факт определяет необходимость широкого использования информационных технологий по всем направлениям развития общества и, особенно, в области государственного и муниципального управления. Использование информационных технологий предоставляет принципиально новые возможности для повышения эффективности работы органов государственного управления и местного самоуправления.

В связи с этим от муниципального служащего ожидают эффективного использования новых информационных технологий в своей профессиональной деятельности, адаптируемости к быстро изменяющимся информационным технологиям, способности к саморазвитию, умению находить эффективные решения управленческих задач с помощью информационных технологий, креативности и инновационности при их использовании.

Под информатизацией государственного, регионального и муниципального управления понимается организационный процесс создания информационно-технологической среды для удовлетворения информационных потребностей органов власти различных уровней, взаимодействующих с ними организаций и граждан на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Переход на массовую компьютеризацию задач, решаемых в муниципальном управлении, обусловлен:

высокой динамичностью изменения обстановки в новых экономических условиях;

необходимостью учета значительного числа факторов и ограничений при решении вопросов обеспечения жизнедеятельности города;

необходимостью обработки больших объемов информации в процессе изучения и оценки обстановки, подготовки и принятия управленческих решений.

Информатизация управленческой деятельности в городах реализуется, как правило, в соответствии с разработанными концепциями создания автоматизированных информационных систем, в которых определяются цели и основные положения построения конкретной системы, ее организация, приоритетность и этапность выполнения работ. С учетом современных достижений в области информатизации управления ведутся разработка и внедрение в административно-хозяйственные структуры вычислительной техники, средств связи и новых информационных технологий.

Особое внимание уделяется обеспечению информационной и интеллектуальной поддержки управленческой деятельности административных органов (начиная от мэрии до низовых звеньев управления) и оказанию информационных услуг предприятиям, организациям и населению города.

В интересах обеспечения эффективного функционирования системы местных органов власти, их дальнейшего развития, а также для информационного обслуживания населения в городах функционируют отделы, деятельность которых связана непосредственно с информационными технологиями.

Информационная структура города строится с учетом структуры и процессов функционирования его органов управления, потребностей в информационном обеспечении населения и различных организаций.

Безусловно, важнейшей целью создания и функционирования информационной системы управленческой деятельности местных органов власти является автоматизированная обработка всей поступающей информации для принятия своевременных, взвешенных и наиболее обоснованных управленческих решений.

В неавтоматизированной информационной системе все действия с информацией и решения осуществляет человек. Автоматизация процессов обработки информации приводит к появлению в рамках алгоритмов обработки решающих правил. Это приведет к перерастанию «чистой» информационной системы в информационную систему управления. В рамках последней частично реализованы и функции человека по принятию решений.

Автоматизированная информационная система имеет обеспечивающую и функциональную части.

Обеспечивающая часть состоит из информационного, технического, математического и программного обеспечения.

Информационное обеспечение включает в себя показатели, справочные данные, классификаторы и кодификаторы информации, унифицированные системы документации, информацию на носителях.

Техническое обеспечение включает в себя:

технические средства сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи, отображения, вывода, размножения информации;

компьютеры, которые могут объединяться в вычислительные сети;

оргтехнику и т.д.;

эксплуатационные материалы и др.

Математическое обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов обработки информации, используемых при решении задач в информационной системе. К средствам математического обеспечения относятся: средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, математической статистики.

Программное обеспечение - совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Преимуществами неавтоматизированных (бумажных систем) является простота в установке, возможность основы на уже существующих операциях. Они просты для понимания и для их освоения необходимо минимум тренировки, не требуются технические навыки.

В автоматизированной информационной системе появляется возможность отображения на информационную плоскость всего, что происходит с организацией. Все экономические факторы и ресурсы выступают в единой информационной форме, в виде данных. Это позволяет процесс принятия решений рассматривать как информационную технологию. Внедрение автоматизированных информационных технологий означает обеспечение доставки информационного продукта в точку, где человеческие знания превращаются в действия, экономию времени доступа к информационному продукту.

Таким образом, информационные технологии являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, повысить производительность труда служащих.

Основными трудностями, значительно тормозящими развитие информатизации в органах местного самоуправления, следует назвать такие, как недостаточное финансирование, ведомственная разобщенность, низкий уровень профессионализма специалистов по информатизации органов государственного и муниципального управления. Наряду с этим отмечается отсутствие единого подхода в использовании информационных ресурсов и единой системы классификаторов, кадастров и регистров, несовместимость информационных ресурсов, недостаточная открытость информации и многое другое. Кроме того, слабое развитие информационно-коммуникационных технологий и их практическое использование во многом определяется низким уровнем информационной, компьютерной грамотности как населения, так и государственных и муниципальных служащих.

3. Роль информационных технологий в деятельности администрации Центрального административного округа города Омска

3.1 Организационно-правовые основы деятельности администрации Центрального административного округа города Омска

В соответствии с частью 1 Положения об администрации административного округа города Омска, Администрация Центрального административного округа является структурным подразделением Администрации города Омска, осуществляющим решение вопросов местного значения на территории административного округа города Омска. Создается, реорганизуется и ликвидируется Мэром города Омска.

В своей деятельности администрация руководствуется законодательством Российской Федерации, законами Омской области, Решениями и Постановлениями Омского городского Совета, постановлениями и распоряжениями Мэра города Омска, Положением об администрации административного округа города Омска.

Возглавляется главой администрации, который назначается на должность и освобождается от должности Мэром города Омска. Назначение на должность и освобождение от должности первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации осуществляется Мэром города Омска по представлению главы администрации.

Руководители структурных подразделений администрации назначаются на должность и освобождаются от должности главой администрации по согласованию с руководителями соответствующих отраслевых (функциональных) структурных подразделений Администрации города Омска.

Работники администрации состоят в трудовых отношениях на основе трудовых договоров и подразделяются на следующие категории:

муниципальные служащие, замещающие должности муниципальной службы в администрации;

лица, исполняющие обязанности по техническому обеспечению деятельности администрации.

Муниципальные служащие, замещающие должности муниципальной службы в администрации, назначаются на должность и освобождаются от должности на основании соответствующих распоряжений главы администрации.

Лица, исполняющие обязанности по техническому обеспечению деятельности администрации, принимаются на работу и увольняются с работы на основании соответствующих распоряжений главы администрации.

К работникам администрации применяются меры поощрения или дисциплинарной ответственности на основании соответствующих распоряжений главы администрации.

Администрация состоит из структурных подразделений, которые осуществляют свою деятельность в соответствии с положениями о них, утверждаемыми главой администрации.

Структура и штатное расписание администрации утверждаются правовым актом Мэра города Омска.

Финансовое и материально-техническое обеспечение деятельности администрации осуществляется за счет средств бюджета города Омска в установленном порядке.

Администрация наделяется муниципальным имуществом на праве оперативного управления.

Администрация взаимодействует с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Омской области, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, отнесенным к ее компетенции.

Согласно части 16 Положения об администрации административного округа города Омска, основной целью деятельности администрации является решение вопросов местного значения на территории округа.

Задачами администрации являются:

участие в комплексном социально-экономическом развитии города Омска;

содействие соответствующим структурным подразделениям Администрации города Омска в вопросах содержания и использования муниципального жилищного фонда и нежилых помещений;

осуществление контроля за деятельностью подведомственных муниципальных организаций, занимающихся вопросами дорожной деятельности, благоустройства и озеленения территории округа, в пределах своей компетенции;

прием населения, рассмотрение жалоб, заявлений и обращений граждан по вопросам, отнесенным к компетенции администрации, принятие по ним необходимых мер;

развитие территориального общественного самоуправления на территории округа и иных форм участия населения в осуществлении местного самоуправления;

создание условий для обеспечения населения округа услугами торговли, общественного питания и бытового обслуживания;

содействие развитию малого предпринимательства и активизации предпринимательской деятельности;

организация мероприятий по охране окружающей среды, благоустройства и озеленения территории округа в пределах своей компетенции;

участие в организации и осуществлении мероприятий по мобилизационной подготовке, гражданской обороне, предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обеспечению первичных мер пожарной безопасности, профилактике терроризма и экстремизма.

В соответствии с частью 1 Положения о секторе информатизации администрации Центрального административного округа города Омска, сектор информатизации является структурным подразделением администрации Центрального административного округа города Омска. Сектор подчинен и подотчётен управляющему делами администрации Центрального административного округа города Омска.

В своей деятельности сектор руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и Омской области, решениями Омского городского Совета, постановлениями и распоряжениями Мэра города Омска, Положением об администрациях административных округов города Омска и настоящим Положением о секторе информатизации администрации Центрального административного округа города Омска.

Сектор возглавляет начальник сектора, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации Центрального административного округа города Омска, по представлению управляющего делами администрации округа.

Структурно в сектор входят: начальник сектора и два подчиненных главных специалиста, один из которых в случае временного отсутствия начальника сектора исполняет его обязанности.

Прием и увольнение сотрудников сектора, а также применение к ним мер поощрения или дисциплинарной ответственности осуществляется на основании действующего законодательства по распоряжению главы администрации Центрального административного округа города Омска.

Сотрудники сектора, замещающие должности муниципальной службы согласно действующему законодательству являются муниципальными служащими.

Отдел при осуществлении своей деятельности взаимодействует с органами государственной власти, структурными подразделениями Администрации города Омска, органами территориального общественного самоуправления округа, организациями различных форм собственности по вопросам, отнесенным к компетенции администрации округа и отдела.

Финансирование и материально-техническое и информационное обеспечение деятельности сектора осуществляется за счет средств администрации округа в установленном порядке.

Целью деятельности сектора является организация работ по автоматизированной обработке потоков информации, документооборота, бесперебойной и надежной работы автоматизированных систем управления (АСУ), создание автоматизированной системы поддержки принятия решений, обслуживание средств вычислительной техники (СВТ), печатающих и копировально-множительных устройств, локальной вычислительной сети (ЛВС), сопровождение деятельности и консультированию сотрудников.

Основными задачами деятельности сектора являются:

постановка задач для создания АСУ и автоматизированных рабочих мест (АРМ) для обработки информации, автоматизированного документооборота в администрации Центрального административного округа города Омска.

организация бесперебойной работы средств ВТ и АСУ (АРМ) в администрации Центрального административного округа города Омска.

обеспечение высокоэффективного электронного взаимодействия администрации округа с другими структурными подразделениями администрации города Омска и городским сообществом, жителями округа.

формирование, согласование и последовательное продвижение единой общегородской политики (концепции) информатизации с обоснованными и принятыми техническими стандартами, четко определенными и нормативно закрепленными ролями и правилами для всех участников единого информационного пространства.

представление интересов администрации Центрального административного округа города Омска по вопросам создания и эксплуатации АСУ и ВТ и электронного информационного взаимодействия в других муниципальных и государственных органах, предприятиях и организациях.

Для решения задач деятельности сектор осуществляет следующие функции:

организация изучения и анализа информационных потоков и документооборота в подразделениях администрации Центрального административного округа с целью определения возможности и целесообразности применения компьютерной обработки;

организация разработки программ и АРМ, обработки информации и документооборота. Введение единого стандарта и формата БД, стандартизация входной и выходной информации, форм ее представления и получения, стандартизация схем и протоколов обмена информацией;

организация поиска и привлечения исполнителей к участию в разработке и реализации программ, АРМ и компьютерной сети в администрации Центрального административного округа;

ведение информационных баз данных и документации по оборудованию, программам, АРМ, используемым в администрации Центрального административного округа города Омска;

методическое обеспечение мероприятий по обучению пользователей эксплуатации программ, АРМ и компьютерной сети в администрации Центрального административного округа города Омска;

составление спецификаций и заявок на оборудование и запчасти, расходные материалы, организация проектирования и монтажа трассы компьютерной сети в здании администрации;

подготовка информации по базам данных в согласованных форматах и в периоды представления для внешних организаций;

организация ремонта, наладки, профилактических работ, гарантийного и послегарантийного обслуживания, технического обслуживания компьютерной сети и вычислительной техники в администрации Центрального административного округа города Омска;

сопровождение действующих и разрабатываемых программ, АСУ (АРМ) в администрации Центрального административного округа города Омска;

администрирование компьютерной сети в администрации Центрального административного округа города Омска;

консультация пользователей по работам с оборудованием и программным обеспечением;

обеспечение целостности, достоверности, сохранности и конфиденциальности информации на электронных носителях в компьютерной сети, используемой в администрации Центрального административного округа;

планирование собственной деятельности сектора;

анализ собственной деятельности сектора.

Должность главного специалиста сектора информатизации администрации Центрального административного округа города Омска в соответствии с Перечнем должностей муниципальной службы города Омска относится к старшей должности муниципальной службы.

Главный специалист сектора информатизации администрации Центрального административного округа города Омска назначается и освобождается от занимаемой должности главой администрации округа, по представлению начальника сектора информатизации администрации округа, в установленном порядке.

Главный специалист непосредственно подчиняется начальнику сектора.

В своей работе главный специалист руководствуется Законодательством Российской Федерации, законами Омской области, правовыми актами органов местного самоуправления города Омска, Положением об администрации административного округа города Омска, правилами внутреннего трудового распорядка и регламентом работы администрации округа, положением о секторе информатизации администрации Центрального административного округа города Омска, должностной инструкцией.

Главный специалист сектора в связи с исполнением должностных обязанностей взаимодействует с муниципальными служащими Администрации города Омска и её структурных подразделений, должностными лицами других органов и организаций.

В случае временного отсутствия главного специалиста его обязанности исполняет другой главный специалист сектора информатизации администрации округа.

Основной задачей деятельности главного специалиста является обеспечение автоматизированной обработки потоков информации, документооборота, бесперебойной и надежной работы автоматизированных систем управления (АСУ), автоматизированных рабочих мест (АРМ) и технических средств, контроль, администрирование, проектирование и сопровождение информационных ресурсов и баз данных (БД) в подразделениях администрации округа.

Для выполнения указанных задач главный специалист:

формирует паспорт рабочего места (РМ) - аппаратно-программный комплекс (технические средства и достаточное для работы программное обеспечение) в части программного обеспечения связанного с функционированием АСУ, согласно паспорту РМ, предупреждает служащего об ответственности за пользование полученным комплексом и правилах техники безопасности;

разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию структуры управления, потоков информации, документооборота, форм и методов управления в части, относящейся к АСУ формируя, таким образом, высокоэффективный человеко-машинный комплекс;

участвует в обосновании и выборе стандартов: форм и методов, форматов и периодичности передачи данных; протоколов обмена, серверной платформы БД, стандартов средств и способов разработки, интерфейсов и других общих стандартов;

участвует в выборе и обосновании технических средств необходимых для функционирования АСУ;

осуществляет администрирование серверов БД, определение ролей пользователей и прав доступа к информационным ресурсам;

осуществляет мониторинг работы серверов БД, сбор и анализ параметров их функционирования, выявление и прогнозирование критических мест при сопровождении установленных систем БД и АСУ, их клиентских и серверных частей, вносит предложения и проводит мероприятия по своевременному их устранению;

обеспечивает целостность информации, резервное копирование и архивирование БД, ведение электронных архивов БД;

осуществляет документирование сопровождаемых информационных процессов ведение необходимых журналов (журналов администрирования изменений, транзакций и т.д.);

принимает участие в разработке технического задания на создание АСУ;

уточняет и согласовывает совместно с организацией-разработчиком, соответствующими службами и отделами администрации округа формы входной и выходной документации, перечень задач по подсистемам, предназначенных для автоматизации;

совместно с организацией-разработчиком, проводит технико-экономическое обоснование создания АСУ, принимает и согласовывает завершенное техническое задание на разработку АСУ; осуществляет опытную проверку и внедрение отдельных частей АСУ, проводит мероприятия по приему АСУ в промышленную эксплуатацию;

изучает передовые технологии по разработке, эксплуатации и развитию АСУ и внедряет их в администрации округа;

планирует, организует, координирует и контролирует свою работу, выполнение поручений и должностных обязанностей, анализирует и оценивает результаты работы, принимает решения;

осуществляет обучение и консультации пользователей при работе с АСУ;

осуществляет делопроизводство в секторе информатизации администрации округа, ведет оперативную работу по контролю за исполнением поручений и входящей корреспонденции;

выполняет иные поручения начальника сектора в соответствии с действующим законодательством.

3.2 Информационные технологии, используемые в работе администрации Центрального административного округа города Омска

Одним из муниципалитетов, решивших сделать свою администрацию электронной, стал город Омск.

В 2008 году городским советом была принята общегородская целевая программа «Электронный Омск».

Мировой финансовый кризис, конечно, внес свои коррективы в планы администрации города. В условиях сокращения доходов руководство Омска постаралось не допустить сокращения социально значимых статей местного бюджета. Это потребовало сокращения финансирования программы «Электронный Омск». Вместе с тем было понятно, что отложить создание электронного правительства до стабилизации финансовой ситуации нельзя, так как социальная напряженность в течение нескольких лет будет только возрастать и муниципалитет не может себе позволить ни серьезных проволочек во внутренних процессах, ни больших очередей, ни невнимания к ожиданиям граждан. Грамотные и эффективные инвестиции в инфраструктуру (в том числе в информационные технологии) являются залогом дальнейшего развития любых государственно-территориальных образований.

Руководство города пересмотрело аспекты программы «Электронный Омск» с целью выделения «магистральных проектов» -- мероприятий, которые при разумном уровне инвестиций способны дать значительный результат в области перевода отношений с обществом в электронное пространство и повышения эффективности внутреннего функционирования структурных подразделений администрации. Эти мероприятия были объединены в «Базовый сегмент Единой информационной системы поддержки деятельности Администрации города Омска (базовый сегмент ЕАИС АО)».

Первой практической задачей, которую необходимо было решить в самом начале реализации проекта, стало определение текущего уровня состояния информационных технологий в структурных подразделениях администрации Омска.

В результате реализации различных проектов по информатизации подразделений администрации в последнее десятилетие была сформирована IT-инфраструктура, на которую необходимо было опираться в рамках создания базового сегмента ЕАИС АО.

Использование IT-архитектуры позволяет сформировать комплексное видение информационных систем без отрыва от функций, целей и задач администрации города. Эффект от «комплексного видения» заключается в достижении большей адаптивности и динамичности работы подразделений администрации за счет оптимального выбора стратегии достижения целей города. Стратегия реализуется путем выявления возможностей для осуществления «сквозных», синхронных, четких и быстрых изменений обеспечивающих процессов и информационных систем, а также за счет более полного использования возможностей информационных технологий в процессах совершенствования деятельности органов местного самоуправления.

В мировой практике понятие «IT-архитектура» опирается на пятиуровневую модель, которая отражает все аспекты деятельности организации и показывает существующие между ними взаимосвязи. Модель строится как минимум в двух вариантах: «как есть сейчас» (текущая IT-архитектура) и «как должно быть» (целевая IT-архитектура).

Для создания IT-архитектуры администрации Омска было использовано специализированное программное обеспечение - система управления IT-архитектурой (Enterprise Architecture Management Tools). Использование такой системы позволяет обеспечить доступ к моделям всех заинтересованных лиц, оперативно отслеживать изменения текущей и целевой моделей, а также оценивать проекты информатизации с точки зрения соответствия текущей архитектуры и влияния их результатов на достижение целевой IT-архитектуры.

Создание единой IT-архитектуры позволило администрации Омска получить следующие эффекты:

в системе управления IT-архитектурой описана текущая IT-архитектура и определено качество поддержки деятельности структурных подразделений администрации информационными технологиями. Это позволило определить пути оптимизации текущей IT-инфраструктуры, такие как: унификация используемых приложений (например, бухгалтерских программ); интеграция систем разных ведомств для ускорения обмена информацией между ними;

сформирована целевая IT-архитектура. Во время разработки целевой IT-архитектуры учитывалась погруженность города Омска во внешний контекст, определяемый тенденциями технологического и нетехнологического характера, целевыми федеральными и региональными программами по модернизации государственного и муниципального управления с использованием информационно-коммуникативных технологий (ИКТ). На базе целевой IT-архитектуры разработана новая программа информатизации администрации города, включающая мероприятия, реализация которых при разумном уровне финансирования позволит дать значительные результаты;

на основании проведенного анализа зарубежных и российских практик в области использования стандартов для управления IT-архитектурой разработан механизм принятия решений в области реализации проектов по информатизации администрации Омска, а также сформированы предложения по организации модели стандартов и справочников для управления IT-архитектурой. Разработанный механизм охватывает всю цепочку процессов управления IT: от осознания потребности в информатизации до оценки результатов проектов в области IT.

На втором этапе реализации проекта разрабатывались следующие подсистемы базового сегмента ЕАИС АО.

Подсистема информационного взаимодействия органов местного самоуправления города Омска с населением (подсистема «Портал»): создание подсистемы «Портал» направлено на формирование необходимых условий для упрощения бюрократических процедур и сокращения сроков оказания муниципальных услуг, внедрения единых стандартов обслуживания граждан и организаций, а также реализации концепции «одного окна» при взаимодействии администрации Омска с гражданами и юридическими лицами.

Данное решение открывает гражданам и организациям Омска широкие возможности взаимодействия с руководством города. Во-первых, на Портале публикуется исчерпывающая информация о деятельности администрации города. Любое заинтересованное лицо, набрав адрес Портала в своем браузере (www.admomsk.ru.), может найти: новости администрации и города, планируемые мероприятия, структуру администрации и контактные данные подразделений, графики приемов руководителей, адреса и телефоны учреждений, отвечающих за жизнедеятельность города. Предусмотрен интерактивный сервис, позволяющий задать вопросы мэру города или через Портал записаться к нему на прием, избегая традиционной бумажной волокиты. Для того чтобы сообщения граждан оперативно попадали на стол мэра города, проведена интеграция Портала с системой электронного документооборота администрации Омска.

В планах развития Портала ведущую роль занимает разработка возможности полноценного предоставления на его платформе электронных муниципальных услуг.

Создание подсистемы электронного документооборота и делопроизводства (подсистема СЭДД): СЭДД - это информационная система, предназначенная для автоматизации документооборота в администрации Омска. Она охватывает все документационные потоки внутри администрации: от подготовки служебной записки до принятия нормативно-правового акта. Специализированный модуль СЭДД, интегрированный с Порталом, позволяет автоматически принимать и обрабатывать обращения граждан - пользователей сети Интернет.