Системное моделирование электронного документооборота кафедры

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Оренбургский Государственный Университет»

Факультет информационных технологий

Кафедра системного анализа и управления

Курсовая работа

по дисциплине: Системное моделирование

Системное моделирование электронного документооборота кафедры

Оренбург 2010

Введение

Управление организацией любого типа, будь то крупное предприятие или мелкая фирма, связано с переработкой большого потока информации и принятием на ее основе оперативных и перспективных решений. Поэтому автоматизация управленческих работ является основным направлением совершенствования экономики. Применение экономико-математических методов, современных средств вычислительной техники и связи создает новые возможности для дальнейшего совершенствования управления.

Внедрение информационных технологий во все сферы деятельности обусловлено стремительным развитием науки, качественным скачком возможностей человека, постоянно растущими объемами информации, сложностью происходящих процессов и явлений. Не обошла стороной информатизация и высшую школу.

Высшее учебное заведение сегодня - это сложный учебно-хозяйственный комплекс с многочисленными внешними и внутренними связями. И управление Вузом, его информационными потоками, учебным процессом, документооборотом и прочими процессами представляет собой сложную систему, мелкие и крупные задачи которой тесно связаны между собой.

В организационной системе наиболее трудоемкими являются процессы, связанные с обработкой документов - сбор, накопление, преобразование, отображение, хранение, передача и вывод. Ускорить эти процессы и облегчить труд персонала Вуза позволяет система электронного документооборота. Практически все современные виды деятельности человека немыслимы без использования современных информационных средств, компьютерных технологий.

Деятельность кафедры связана с большим количеством документов: приказы, учебные планы, служебные записки, выписки из учебных планов и т.д.

Целью данной курсового работы является создание проекта для автоматизации документооборота кафедры. Необходимо не только упорядочить информацию, но и упростить процессы ее обработки, выборки необходимых данных.

Перед началом проектирования системы были поставлены следующие задачи:

- автоматизировать процесс регистрации, учета, обработки документов;

- повысить скорость прохождения документа;

- оптимизировать хранение документов;

- сэкономить ресурсы, расходуемые на подготовку новых документов;

- сократить время на поиск документа;

- повысить комфортность и снизить трудоемкость при работе с документами для конечного пользователя.

1. Изучение объекта моделирования

1.1 Описание вуза как отрасли производства

Высшее учебное заведение - по определению ФЗ "О высшем и после-вузовском профессиональном образовании" от 19 июля 1996 г. образовательное учреждение, основанное и действующее по законодательству РФ об образовании, имеющее статус юридического лица и реализующее в соответствии с лицензией программы высшего профессионального образования. Статус вуза определяется в зависимости от его вида, организационно-правовой формы, наличия или отсутствия государственной аккредитации.

Вуз в современном понимании -- это учебно-научный производственный комплекс. Основные задачи, выполняемые вузом: предоставление образовательных услуг, проведение научных исследований, повышение квалификации специалистов и ведение административно-хозяйственной деятельности.

Главной задачей высших учебных заведений является реализация образовательно-профессиональных программ высшего профессионального и послевузовского профессионального образования путем создания необходимых для этого условий, направленных на формирование, развитие и профессиональное становление личности на основе национальных и общечеловеческих ценностей, достижений науки и практики.

Приоритетными задачами высших учебных заведений являются:

- подготовка квалифицированных специалистов, конкурентоспособных на рынке труда, переподготовка и повышение их квалификации;

- развитие творческих, духовных и физических возможностей личности, формирование прочных основ нравственности и здорового образа жизни;

- внедрение новых технологий обучения, информатизация высшего профессионального образования, выход на международные глобальные коммуникационные сети.

Статус высшего учебного заведения и его наименование определяются учредителями с учетом квалификационных требований и отражаются в Уставе вуза.

Высшее учебное заведение разрабатывает свой Устав в соответствии с действующим законодательством. Устав вуза утверждается его учредителями и регистрируется в установленном законодательном порядке.

Непосредственное управление высшим учебным заведением осуществляет его руководитель - ректор, назначаемый учредителем вуза. Руководитель вуза действует на принципах единоначалия и самостоятельно решает все вопросы деятельности высшего учебного заведения в соответствии с его компетенцией, определяемой Уставом вуза и Правилами организации деятельности высших учебных заведений.

Ректор вуза без доверенности действует от имени высшего учебного заведения, представляет его интересы во всех органах, в установленном законодательством порядке распоряжается имуществом вуза, заключает договоры, выдает доверенности, открывает банковские счета и совершает иные сделки, издает приказы и дает указания, обязательные для всех сотрудников, преподавателей и обучающихся.

В состав вуза, функционирующего как единый учебно-научно-производственный комплекс, могут входить учебные, научные, производственные и другие подразделения, имеющие статус структурных единиц высшего учебного заведения или юридического лица. Вуз имеет право образовывать или входить в учебно-воспитательные комплексы, учебно-научно-производственные объединения, ассоциации и иные объединения, реализующие образовательные программы.

Организации образования, дающие высшее профессиональное образование, в качестве структурных подразделений имеют факультеты, кафедры, институты, реализующие образовательно-профессиональные программы, научно-исследовательские институты, научные центры, учебно-методический отдел и другие, занимающиеся организацией и проведением учебного процесса и научных исследований. Высшие учебные заведения разрабатывают и утверждают свои правила о факультетах или институтах.

Факультет, институт или приравненная к нему структурная единица является учебно-научно-методическим и административным подразделением высшего учебного заведения, осуществляющим подготовку студентов, магистрантов, курсантов, слушателей, аспирантов, повышением квалификации руководящих, инженерно-технических и педагогических работников соответствующей отрасли экономики, образования и культуры, а также руководством работой кафедр, относящихся к данному профилю специальности.

Руководство работой факультета или института осуществляет декан факультета или директор института. Должностные обязанности декана факультета (директора института) определяются руководителем организации образования и утверждаются его Советом.

1.2 Характеристика кафедры

Кафедра, или приравненная к нему структурная единица является основным учебно-научным структурным подразделением высшего учебного заведения (факультета или института). Основными задачами кафедры является следующие: осуществление учебной, методической и научно-исследовательской работы по одной или нескольким родственным специальностям, дисциплинам; воспитательная работа среди обучающихся; подготовка научно-педагогических кадров и повышение их квалификации. В штат кафедры входят заведующий кафедрой, профессора, профессора-консультанты, доценты, старшие преподаватели, преподаватели, преподаватели-стажеры, докторанты, аспиранты, учебно-вспомогательный персонал, а также сотрудники созданных при кафедре научных и других подразделений.

В настоящее время на кафедрах возрастает количество разнообразных информационных потоков в учебном процессе, в научных исследованиях и в административном управлении.

Весь документооборот кафедры ведется в бумажной и электронной формах и включается в единую технологическую схему делопроизводства университета с использованием современных информационных и телекоммуникационных технологий. Эффективное функционирование кафедры предполагает оснащение ее средствами компьютерных и телекоммуникационных технологий.

Следствием этого является повышение роли автоматизации кафедрального документооборота.

1.3 Необходимость внедрения СЭД

Документооборот -- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота -- организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Построение системы электронного документооборота преследует следующие цели:

1) Повышение качества (полнота, оперативность доступа, достоверность) документационного и информационного обеспечения деятельности руководства университета, центрального аппарата и других служб в решении задач по управлению Университетом.

2) Усиление контроля за исполнением документов и повышение исполнительской дисциплины.

3) Автоматизация делопроизводства и повышение его эффективности.

4) Создание предпосылок (системотехнической основы) для построения в перспективе единой информационной системы управления Университетом.

На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

- документы теряются;

- накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

- на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота на кафедре преследует следующие цели:

- сбор информации о студентах;

- сбор информации об успеваемости студентов;

- сбор информации о преподавателях;

- хранение в электронном виде государственных образовательных стандартов, учебных планов, семестровых планов, общей учебной нагрузки всех преподавателей кафедры, рабочие программы;

- возможность подготовки индивидуальных планов преподавателей кафедры, разнообразных отчетов, в том числе индивидуальных учебных нагрузок преподавателей, анализ сессий, поручений для преподавателей;

- возможность быстрого поиска необходимых данных и их удобное отображение;

В итоге можно сделать вывод, что автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

1.4 Анализ существующих средств электронного документооборота

В настоящее время имеется множество программных средств и технологий, направленных на автоматизацию документооборота в организациях малого и среднего бизнеса. Они обладают возможностями, свойственными корпоративным системам, такими как, например, графический дизайнер маршрутов, дизайнер регистрационных карточек и шаблонов отчетов или возможность пользователям писать дополнительные программные модули.

Стоит отметить, что поставка вычислительной техники и установка на нее стандартных программ компании Microsoft не позволяет решить всех проблем. Использование таких программ как Outlook, Word, Excel, Access помогает лишь частично автоматизировать некоторые этапы работы с документами, но они не приспособлены для решения задач комплексной автоматизации электронного документооборота. При этом использование дополнительных программ, не предназначенных для комплексного подхода к решению задач электронного документооборота делает эти задачи только более сложными и запутанными.

Далее рассмотрим программные продукты решающих проблемы электронного документооборота на предприятиях.

Распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений подойдут самые дорогие системы - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления.

К системам средней ценовой категории можно отнести "ДЕЛО" и "ЕВФРАТ-Документооборот". Причем внедрение системы "ДЕЛО", последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle (к достоинствам которой можно отнести работу на всех платформах) или MS SQL Server (что может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым решением). Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более масштабируемым за счет использования уникальной объектно-ориентированной СУБД "НИКА" (внутренняя разработка Cognitive Technologies), он полностью основан на российских технологиях и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов поставщика) с развитыми механизмами настройки процессов управления документами.

"Эффект-офис", "1С: Архив" и предшественник "ЕВФРАТ-Документооборота", "Электронный архив ЕВФРАТ", относящиеся к низшей ценовой категории, по сути, являются архивами документов, и возможности организации на их основе полноценного документооборота очень ограничены.

1.5 Обоснование необходимости разработки

Дороговизна ПО определяет во многом какую систему кафедра может себе позволить. Так, например, Lotus Domino\Notes, OPTIMA-WorkFlow и LANDOCS являются наиболее дорогостоящими системами, которые зачастую не по карману даже большим предприятиям. Система "ДЕЛО" могла бы подойти, но специфика ее работы заключается в использовании документов, основанных на ГОСТах, что для кафедры не совсем приемлемо. Существует еще система электронная канцелярия "Золушка" она подходит для работы секретаря, но нашей задачей является автоматизация документооборота на всей кафедре, а не только одного рабочего места.

Так же не маловажную роль играет необходимость переобучения персонала, адаптация к новому порядку работы с документами: система Lotus Domino\Notes при установке на каждое рабочее место потребует основательного переобучения сотрудников, так как ее управление сильно отличается от простой обработки документа, привычными системами.

Во многих ВУЗах используются системы документооборота университета, отдельными модулями которых являются различные подсистемы: «Студент», «Абитуриент», «Кафедра». Однако для нужд кафедры данные системы обладают некоторой избыточностью, что затрудняет поиск и последующий анализ необходимой информации. Также системы единого документооборота университета не могут учитывать специфики организации делопроизводства отдельных кафедр.

Задачей, которую должна выполнять программа, является не только автоматизация отдельных рабочих мест, но также автоматизация документооборота в целом по кафедре. Преимуществом системы является легкое управление, не требующее переобучения персонала. Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным.

Вследствие этого можно сделать вывод о том, что внедрение на кафедру крупных и дорогостоящих СЭД не актуально. Разработка небольшого программного средства имеет следующие преимущества:

- отсутствие финансовых затрат;

- простота внедрения;

- простота освоения персоналом кафедры;

- возможность редактировать самостоятельно блоки ПО;

Достоинства электронного документооборота:

а) легче и дешевле тиражируется, более компактен;

б) проще и дольше хранится;

в) система быстро настраивается на конкретного пользователя;

г) легко актуализируется (дополняется и расширяется). Например, с помощью Интернет;

д) широкие возможности поиска;

е) возможность распечатки информации;

ж) наглядность;

з) хорошо структурирован (гипертекстовая организация информации);

и) дружелюбность интерфейса;

к) имеет возможность доступа к другим ресурсам прямо из программы.

Недостатки электронного документооборота:

а) долго работать с компьютером не так безопасно, как с книгой;

б) компьютер не всегда доступен;

в) тексты удобнее читать на бумаге;

г) нет единого подхода к интерфейсам электронного документооборота;

2. Описание разрабатываемой модели системы

2.1 Цель и назначение модели

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме.

Наличие у документа регистрационной карточки является обязательным. Это набор реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

Задачи, которые должна выполнять автоматизированная система:

1. Работа с регистрационной карточкой включает:

а) Регистрация документов - базовый процесс, начало существования документа в системе. Должна быть реализована возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей (частичной) модификации.

б) Составные документы - функция поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами.

в) Номенклатура дел - функция поддержки стандартной (входящие, исходящие, внутренние) номенклатуры, а также других потоков документов, определяемых пользователем.

г) Дизайнер форм карточек - дает возможность настройки как самого набора реквизитов, так и размещения их в необходимом порядке в электронной форме регистрационной карточки.

д) Словари и справочники - возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки.

2. Контроль исполнительской дисциплины:

а) Сроки поручений - возможность задания временного (в течение определенного времени), точного (требуемая дата) или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу.

б) Автоматические уведомления - генерируются системой для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях.

в) Задание маршрута - выбор очередности и относительного порядка прохождения документа по инстанциям.

г) Протокол обработки - функция, позволяющая выяснить, где и на каком участке находится (находился) документ и каким изменениям он был подвергнут.

3. Поиск документов:

а) Реквизитный поиск - задание точных или частичных значений одного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений (для перечислимых типов), задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов.

б) Поиск по форме - задание значений реквизитов непосредственно на форме, соответствующей регистрационной карточке по выбранной номенклатуре дел.

в) Полнотекстовый поиск - индексация и последующий поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией.

4. Ввод документов:

а) Ручной ввод информации.

б) Импорт - перевод из растровых форматов (*.doc, *.txt, *.html).

5. Вывод документов:

а) Генерация отчетов - создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и других форм.

б) Средства просмотра и печати отчетов - наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов либо функция их экспорта (с возможным последующим редактированием) во внешнее приложение-обработчик.

в) Редактор отчетов - возможность задания запросов на выбор информации из базы данных и создания соответствующей этому запросу формы вывода итогового документа (отчета либо журнала).

6. Организация защищенного документооборота в сети:

а) Разграничение прав доступа - задание пользователю или группе пользователей прав на чтение/модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел.

б) Шифрование - передача документов и информации о поручениях в зашифрованном виде.

2.2 Структура модели

Система разрабатывается для работы на уровне кафедры, и будет состоять из нескольких модулей для каждого подразделения соответственно. Структурная схема системы изображена на рисунке 1.

Подобная реализация позволит структурировать и заметно упростить работу сотрудников кафедры. Благодаря ей ППС может всегда узнать изменение расписания занятий, вести отчетность по успеваемости студентов, оформить графики замен. Заведующему лабораториями облегчит учет рабочей техники и комплектующих и слежение за своевременным ремонтом и заменой оборудования, с учетом затрат на ПО. Методист сведет в один документ планы загрузки преподавателей, позволит организовать списки студентов и информацию о преподавателях что в общем повысит производительность каждого подразделения и кафедры в целом, уменьшит утомляемость и исключит по возможности бумажную волокиту.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Структурная схема АРМ

Разделение прав пользователей.

Для корректной работы системы и защиты от несанкционированного использования необходимо четко разделить права пользователей. Это можно осуществить с помощью системы паролей.

Пользователей системы можно разделить на правовые категории, такие как:

заведующий лабораторией;

ведущий программист;

заведующий кафедрой;

ППС;

Пользователи регистрируются в системе во время первого сеанса работы с ней. Они не имеют права на изменение информационной структуры системы, выше своего разрешения и на получение информации о работе в системе других пользователей.

Пользователь может:

1) создать новый документ;

2) редактировать старые документы;

4) получать отчет.

2.3 Требования к разрабатываемой модели

Система должна строиться как открытая система, допускающая расширение состава реализуемых функций. Должна иметь эргономичный и интуитивно-понятный интерфейс.

Требования к техническому обеспечению:

а) техническое обеспечение должно обеспечивать корректную реализацию функций системы, а именно:

- сбор, обработку и хранение информации в базе данных и файловом виде, а также обмен данными между отдельными периферийными устройствами;

- решение функциональных задач разрабатываемой системы в интерактивном режиме;

- поддержку работы в локальной вычислительной сети и/или удалённый доступ к ней.

б) техническое обеспечение должно обеспечивать безопасную для здоровья пользователя и окружающих его людей работу с системой, удовлетворять требованиям ГОСТ 12.0.003-74, 12.1 003-74, 12.1 005-74, 12.1 033-74, 12.1 004-91, 12.1 045-84, 12.1 006-84.

Требования к информационному обеспечению:

- время доступа к информации не более 5 секунд;

- время формирования любого отчета - не более 15 секунд;

- однократный ввод данных и их многократное использование;

- достоверность входных и выходных данных;

- наличие средств адаптации информационной базы к условиям конкретной кафедры;

- наличие средств защиты данных от внешних и внутренних помех;

- наличие средств, обеспечивающих развитие информационного обеспечения.

2.4 Техническая модель разрабатываемой модели

Рассчитывается, что готовая программа электронного документооборота является системой, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль находится на соответствующем ему рабочем месте сотрудника кафедры. Рабочее место оснащено компьютером, имеющим следующие минимальные технические характеристики:

- системный блок - Intel Celeron 2000MHz /RAM 256Mb/HDD 40Gb/Video 32Mb/ /Сетевой адаптер 100Mbit;

- монитор - ЭЛТ или ЖК;

- принтер - струйный или лазерный;

- клавиатура;

- манипулятор "Мышь";

- операционная система - Windows XP.

Все рабочие станции соединяются друг с другом посредством локальной вычислительной сети по стандарту IEEE 802.3u Fast Ethernet, через протокол TCP/IP. На рисунке 2 изображена упрощенная схема ЛВС кафедры. На схеме видно, что структура ЛВС имеет топологию типа «звезда». Сети, построенные по топологии «звезда» имеют максимально возможное быстродействие, так как данных между рабочими станциями передаются через центральный узел по отдельным линиям, которые используются исключительно этими станциями. Частота запросов для передачи информации между станциями относительно невелика.

Производительность ЛВС находится в прямой зависимости от мощности коммутатора. Если центральный узел выходит из строя, сеть также прекращает работу.



Рисунок 2 - Схема ЛВС кафедры

2.5 Программная модель разрабатываемой модели

Программная часть системы электронного документооборота имеет клиент-серверную архитектуру. Это значит, что несколько программ-клиентов, работающих на разных рабочих станциях могут одновременно иметь доступ к программе-серверу. Сервер предоставляет сервис клиенту в соответствии с установленными для данного клиента правами, в том числе доступ к базе данных. Сервис включает в себя функции доступа к базе данных, добавление и удаление информации, доступ к документам, создание и удаление документов.

Клиент, имеющий полные права доступа к функциям сервера является администратором. Он может контролировать настройки программы и изменять права доступа других пользователей. На рисунке 3 изображена схема разделения программы на модули. На ней видно, что центральное место в СЭД занимает программа-сервер. Через этот модуль протекают все процессы, и она является основной частью всей системы.

Сервер ведет лог, в который записывает все действия пользователей и ошибки, происходящие в системе. Это позволит администратору выявлять сбои в работе системы и наиболее полно контролировать все процессы, протекающие в системе.

Сервер и клиент являются взаимодействующими программами. Сервер является выделенным и работает на одной рабочей станции. Что бы начать работу с системой необходимо запустить клиент и пройти процедуру авторизации. При запуске клиент подключается к серверу, тем самым, имея возможность получать сервис.

Сервер, в свою очередь, является независимой программой, в которой заложены все основные алгоритмы и библиотеки. Фактически клиент является лишь интерфейсом, с помощью которого пользователь может работать с заложенными в сервер функциями.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3 - Программная модель СЭД

База данных представляет собой структуру нетипизированных файлов, в которых в виде массивов хранятся данные. На рисунке 4 изображена структура базы данных.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 4 - Структура базы данных

3. Описание алгоритмов

3.1 Характеристика клиента

При первоначальном подключении к серверу доступ к системе имеет только администратор, который, пройдя авторизацию, имеет возможность добавлять пользователей. При добавлении необходимо указать имя и фамилию пользователя, персональный логин/пароль а также группу пользователя (администратор, зав. каф., преподаватель, зав. лаб.). Указанная группа пользователя в дальнейшем будет определять права доступа к системе. Добавление пользователей осуществляется в базу данных, при этом пароли шифруются стандартными средствами, что повышает защищенность системы и исключает несанкционированный доступ. Алгоритм разделения пользователей в СЭД с точки зрения клиента приведен на рисунке 5.

Рисунок 5 - Алгоритм разделения пользователей в СЭД

При запуске системы пользователь изначально попадает на форму авторизации, где ему необходимо свои персональные логин/пароль. Если введенные данные имеют соответствие в базе логинов, то регистрация считается успешно пройденной и пользователь получает доступ для работы в системе. При вводе некорректных данных пользователь уведомляется об ошибке авторизации и автоматически попадает на форму авторизации для повторного ввода данных. Таким образом, осуществляется достаточная защита системы от доступа посторонних. Алгоритм приведен на рисунке 6.

Рисунок 6 - Алгоритм авторизации

модель документооборот электронный кафедра

Далее идет работа в связке клиент-сервер. Пользователь может непосредственно приступить к работе. Возможности пользователя в системе определяются присвоенной ему группой. На основании значений группы строится интерфейс системы, в котором отображаются разрешенные элементы управления и вводятся ограничения. Таким образом, создается необходимое автоматизированное рабочее место для пользователя.

3.2 Характеристика сервера

Сервер является основной программной частью СЭД. Через него протекают все процессы в системе, а так же происходит доступ к базе данных. Он работает постоянно на выделенном компьютере для того, что бы в любое время пользователь мог получить доступ к функциям СЭД или базе данных.

Для взаимодействия с клиентом (или клиентами, если поддерживается одновременная работа с несколькими клиентами) сервер выделяет необходимые ресурсы межпроцессного взаимодействия (разделяемая память, пайп, сокет, и т. п.) и ожидает запросы на открытие соединения (или, собственно, запросы на предоставляемый сервис). В зависимости от типа такого ресурса, сервер может обслуживать процессы в пределах одной компьютерной системы или процессы на других машинах через каналы передачи данных (например COM-порт) или сетевые соединения.

Формат запросов клиента и ответов сервера определяется протоколом. Спецификации открытых протоколов описываются открытыми стандартами, например протоколы Интернета определяются в документах RFC.

В зависимости от выполняемых задач одни серверы, при отсутствии запросов на обслуживание, могут простаивать в ожидании. Другие могут выполнять какую-то работу (например, работу по сбору информации), у таких серверов работа с клиентами может быть второстепенной задачей.

3.3 Алгоритм работы разрабатываемой модели

Пользователь запускает на своей рабочей станции клиент. Программа запускает функцию авторизации и пользователю предлагается ввести логин и пароль. После успешной авторизации пользователь может приступить к работе в системе.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 7 - Функциональная схема системы

Возможности пользователя в системе определяются присвоенной ему группой. На основании значений группы строится интерфейс системы (отображаются разрешенные элементы управления и вводятся ограничения). Таким образом, создается необходимое автоматизированное рабочее место для пользователя.

В системе четыре типа автоматизированных рабочих мест, определяемых группами пользователей.

Для группы “зав. лаб. ” предусмотрены:

Администрирование подотчета.

Таблица “Сотрудники" (просмотр).

Таблица “Плановая загрузка” (просмотр).

Стандартные общедоступные элементы управления (e-mail, изменение шрифта, смена пользователя).

Для группы “методист” предусмотрены:

Администрирование таблицы “Студенты".

Администрирование таблицы “Сотрудники".

Администрирование таблицы “Плановая загрузка”.

Стандартные общедоступные элементы управления (e-mail, изменение шрифта, смена пользователя).

Для группы “методист" предусмотрены:

Таблица “Студенты" (просмотр).

Таблица “Сотрудники" (просмотр).

Администрирование таблицы “Плановая загрузка".

Стандартные общедоступные элементы управления (e-mail, изменение шрифта, смена пользователя).

Для группы “преподаватель” предусмотрены:

Администрирование таблицы “Студенты" (ограниченный доступ).

Администрирование таблицы “Сотрудники" (ограниченный доступ).

Таблица “Плановая загрузка” (просмотр).

Стандартные общедоступные элементы управления (e-mail, изменение шрифта, смена пользователя).

3.3 Расчет нагрузки ППС

Расчет нагрузки ППС включает в себя задачи определения трудоемкости дисциплин и других видов занятий, определение числа ставок ППС по кафедрам для бюджетных студентов и студентов, обучающихся по контракту, для студентов дневного и заочного отделения.

Перед расчетом нагрузки ППС необходимо, чтобы были сформированы базы учебных планов на планируемый учебный год по всем специальностям и видам обучения, а также определен контингент студентов на новый учебный год. Необходимо также, чтобы был определен график учебного процесса специальностей, и в частности число недель теоретического обучения.

Рисунок 12 - Расчет нагрузки ППС

Расчет производится двумя методами. Один из них применяется для расчета количества требуемых штатных единиц (ставок) по всему ВУЗу и распределения их по факультетам и кафедрам. Чтобы определить число ставок ППС, выделяемое кафедре на очередной учебный год, рассчитывают суммарные трудоемкости всех видов занятий и всех видов работ. Исходя из контингента студентов, рассчитывают количество распределяемых ставок ППС по формам обучения (очное, заочное, очно-заочное). Далее рассчитывают норму трудоемкости одной ставки и на основе этого рассчитывают доли выделяемых ставок по дисциплинам и видам учебной работы. Этот метод расчета основан на трудоемкости дисциплин и называется «расчет нагрузки по трудоемкости».

Второй метод называется расчет по нагрузочному принципу. Он применяется для формирования учебных карточек преподавателей. То есть этот метод позволяет рассчитать нагрузку преподавателя за семестр, составить учебные карточки преподавателей и расписание занятий. В данном методе производится распределение часов работы преподавателя с определенными учебными группами по определенным дисциплинам и определенным видам занятий (лекциям, практикам, зачетам, экзаменам и т.д.). Все виды работ нормированы, например, на руководство преподавателем преддипломной практикой положен 1 час в неделю на одного студента.

На основе расчета нагрузок кафедры заведующий кафедрой распределяет дисциплины по преподавателям. После составления формы, проводят сверку с прошлогодним расчетом (например, были выявлены пропущенные позиции - пропущена или не пропущена какая-либо дисциплина).

3.4 Входные/выходные документы

Исходными документами в деятельности кафедры являются:

1. Штатное расписание ППС на учебный год;

2. ГОС по направлениям и специальностям;

3. Расписание занятий на каждого преподавателя;

4. Расписание экзаменов на каждого преподавателя;

5. Лабораторный фонд кафедры;

6. Выписки из учебного плана (незаполненные).

Выходные документы:

1. Отчет по научной работе кафедры;

2. Отчет по учебно-методической работе кафедры;

3. Отчет о выполнении плана преподавателя;

4. Проект штатного расписания;

5. Учебные планы специальностей;

6. Рабочие программы;

7. Индивидуальные планы работы преподавателей;

8. Карточка учебных поручений преподавателя;

9. Сводное расписание занятий;

10. Сводное расписание экзаменов;

4. Защита информации

4.1 Шифрование

Шифрование -- способ преобразования открытой информации в закрытую и обратно. Применяется для хранения важной информации в ненадёжных источниках или передачи её по незащищённым каналам связи. Согласно ГОСТ 28147-89, шифрование подразделяется на процесс зашифровывания и расшифровывания.

В зависимости от алгоритма преобразования данных, методы шифрования подразделяются на гарантированной или временной криптостойкости.

В зависимости от структуры используемых ключей методы шифрования подразделяются на:

1. Симметричное шифрование: посторонним лицам может быть известен алгоритм шифрования, но неизвестна небольшая порция секретной информации -- ключа, одинакового для отправителя и получателя сообщения;

2. Асимметричное шифрование: посторонним лицам может быть известен алгоритм шифрования, и, возможно, открытый ключ, но неизвестен закрытый ключ, известный только получателю.

Существуют следующие криптографические примитивы:

1. Бесключевые:

а) Хеш-функции;

б) Односторонние перестановки;

в) Генераторы псевдослучайных чисел;

2. Симметричные схемы:

а) Шифры (блочные, потоковые);

б)Хеш-функции;

в) ЭЦП;

г) Генераторы псевдослучайных чисел;

д) Примитивы идентификации;

3. Асимметричные схемы:

а) Шифры;

б) ЭЦП;

в) Примитивы идентификации;

В разрабатываемой системе будет использоваться симметричное шифрование. Это обеспечит простую реализацию при достаточном для данного подразделения уровня безопасности.

4.2 Электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭЦП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭЦП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП.

Цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ. Кроме этого, использование цифровой подписи позволяет осуществить:

1) Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.

2) Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев.

3) Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом.

4) Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Все эти свойства ЭЦП позволяют использовать её для следующих целей:

а) декларирование товаров и услуг (таможенные декларации);

б) регистрация сделок по объектам недвижимости;

в) использование в банковских системах;

г) электронная торговля и госзаказы;

д) контроль исполнения государственного бюджета;

е) в системах обращения к органам власти;

ж) для обязательной отчетности перед государственными учреждениями;

з) организация юридически значимого электронного документооборота;

и) в расчетных и трейдинговых системах;

При необходимости возможно внедрить ЭЦП в систему электронного документооборота кафедры для обеспечения наибольшей безопасности.

5. SADT-моделирование процесса

5.1 Основные положения SADT-методологии

Отличительная особенность SADT как методологии описания систем заключается в том, что она, используя в качестве основы естественный язык экспертов, структурирует этот язык с помощью своих графических средств. Естественный язык позволяет эксперту свободно описывать функционирование системы, пользуясь знакомой и удобной терминологией письменно и в беседе. Затем в процессе создания диаграмм автор снабжает слова эксперта специальной пунктуацией в соответствии с графическим языком SADT. Графические обозначения SADT, так же как и пунктуация, обладают высокой степенью точности. Графика SADT устраняет неоднозначность описаний, выполненных экспертом на естественном языке.

Устранение неоднозначности достигается в результате стандартной интерпретации графических обозначений SADT.

5.2 Построение списка данных и списка функций

Списки объектов системы, создаваемые в ходе моделирования, в SADT принято называть "списками данных". Термин "данное" здесь употребляется как синоним слова "объект". Следовательно, при обсуждении различных аспектов моделирования в SADT мы будем применять термин "список данных". Составление списка данных является начальным этапом создания каждой диаграммы функциональной SADT-модели. Правило заключается в том, чтобы вначале составить список данных, а потом список функций.

Списки данных помогут выполнить более глубокий анализ и при этом не концентрироваться на функциях системы, избегая пробелов, которые часто возникают из предвзятых представлений о функциональных декомпозициях. Кроме того, можно уделить должное внимание данным и идентифицировать ограничения, определяющие функциональную декомпозицию.

SADT-диаграммы представляют границы функций и ограничения, накладываемые на них, причем ограничения должны присутствовать во всех системах. Список данных и список функций рассматриваются с точки зрения оператора.

Список данных:

- База данных

- База документов

- Правила

- Аппаратное обеспечение

- Программное обеспечение

Закончив список данных, приступим с его помощью к составлению списка функций. Для этого представим функции системы, использующие тот или иной класс (тип) или набор данных. Несколько различных типов данных может использоваться одной функцией. Обозначим, какие типы или наборы данных необходимы для каждой конкретной функции.

Список функций:

- Ввод запроса

- Обработка запроса, выборка необходимой информации и данных

- Формирование

- Проверка

- Вывод готового документа

5.3 SADT-модель системы

На рисунке 13 представлена родительская диаграмма.

На родительской диаграмме показаны входные, выходные и управляющие параметры системы. Диаграмма А0 представлена виде первого уровня декомпозиции и состоит из трёх групп: формирование документа, работа с базой данных, проверка документа.

Заключение

В данной курсовой работе была проведена общая разработка системы электронного документооборота кафедры. Электронный документооборот позволяет более продуктивно организовывать работу кафедры, а также позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Данная разработка представляет собой единую, интегрированную инфраструктуру управления производственной информацией и поддержки сотрудничества для всех пользователей, что позволит снизить затраты на разработку, обучение, техническое обслуживание и поддержку клиентского ПО для нескольких групп пользователей.

В данной работе был выполнен обзор имеющихся СЭД, затем было проведено исследование предметной области, составлен проект структуры базы данных и программного обеспечения, разработаны алгоритмы их функционирования. Проведен обзор возможностей защиты информации.

Список использованных источников

1. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. - М.: Финансы и Статистика, 2002 - 352 c.: ил.

2. Энди Дорнани. Ethernet выходит в глобальные сети. - Журнал “LAN. Сетевые решения”, №11, 2000. - 57 стр.Громаков Ю.А. Стандарты и системы сотовой связи/ Ю.А. Громаков// -Мобильные системы.- 2007.-№6. - С14-19.

3. Марков А. А., Моделирование информационно-вычислительных процессов. - М.: Изд-во МГТУ им. Э. Баумана, 1999. - 360 с.

4. Емельянов "Системы обработки документов. Основные компоненты". (Материалы сборника трудов Института системного анализа РАН, 2002 г. "Управление информационными потоками").

Размещено на Allbest.ru