Функциональные требования к системам электронного документооборота
Понятие, назначение и классификация систем электронного документооборота (СЭД) по различным параметрам. Проведение анализа и сравнения существующих СЭД. Требования к основным процессам работы с документами в СЭД. Количественные измерения требований к СЭД.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 05.11.2011 |
| Размер файла | 54,7 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Содержание
- Введение
- 1. Понятие, назначение и классификация СЭД
- 2. Требования к основным процессам работы с документами в СЭД
- 3. Количественные измерения требований к СЭД
- Заключение
Введение
В настоящее время на большинстве российских предприятий информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД).
На рынке существуют множество СЭД, различных по своим характеристикам и стоимости. Возникает проблема выбора именно той системы, которая подходила бы конкретной организации.
Актуальность темы объясняется проблемой выбора СЭД из множества существующих на сегодняшний день на рынке систем.
В данной курсовой работе рассматриваются различные классификации и разновидности СЭД, а также основные процессы работы с документами, которые должна обеспечивать современная СЭД.
С учётом недостаточной разработанности темы, при написании данной курсовой работы были использованы всего лишь три источника:
1. ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения. Содержит основные термины в области электронного документооборота.
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007. Управление документами. Общие требования. Описывает основные процессы работы с документами.
3. МИ 2365-96. ГСИ. Шкалы измерений. Основные положения. Термины и определения. Содержит описание качественных и количественных шкал, которые могут быть использованы для измерения характеристик и параметров СЭД.
Кроме того, были изучены труды Ларина М.В., Рыскова О.И., Острогорского М.Ю., посвящённых электронным документам и системам электронного документооборота; Анфилатова В.С., Емельянова А.А., Кукушкина А.А., описывающих применение различных шкал измерения.
Также были использованы статьи различных авторов, посвящённые проблемам электронного документооборота и СЭД.
Цель исследования - анализ и сравнение существующих СЭД.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть существующие определения СЭД.
2. Выделить оптимальное определение СЭД.
3. Рассмотреть различные классификации СЭД.
4. Изучить основные процессы работы с документами в СЭД.
5. Проанализировать основные методы оценки СЭД.
Структура курсовой работы соответствует поставленным задачам и состоит из следующих глав:
1. Понятие, назначение и классификация СЭД.
2. Требования к основным процессам работы с документами в СЭД.
3. Количественные измерения требований к СЭД.
1. Понятие, назначение и классификация СЭД
Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.
Можно выделить ещё одно оптимальное определение электронного документооборота: "электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства" Система автоматизации документооборота [Электронный ресурс] // Википедия - свободная энциклопедия. URL: http: //ru. wikipedia.org/wiki/СЭД (дата обращения: 27. 12.2010). .
Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией или движением электронный документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом корреспонденции между организациями.
Аббревиатура СЭД (система электронного документооборота) является практически общепринятым термином для обозначения некоторого класса задач автоматизации деятельности организаций (государственных, коммерческих, общественных и пр.) при работе документами. Наряду с “СЭД” в профессиональной терминологии используются и другие названия в качестве синонимов или близких понятий:
САД - система автоматизации документооборота;
СУД - система управления документами;
САДО - система автоматизации документационного обеспечения).
система электронный документооборот
На рынке нет общепризнанного определения СЭД. Рассмотрим некоторые из них.
Одним из основных определений является трактовка СЭД как организационно-технической системы, обеспечивающей процесс создания, распространения электронных документов в компьютерных сетях и управления доступом к ним, а также обеспечивающей контроль над потоками документов в организации (имеется в виду система, обеспечивающая деятельность в конкретной организации и имеющая набор функциональности, который нужен этой организации). В российских условиях СЭД ассоциируется, в первую очередь, с решением задач организационно-распорядительного документооборота с целью управления организацией. Но в данном случае, процесс управления опирается на человеко-читаемые (в основном текстовые) документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников, необходимые к исполнению.
Данное определение СЭД представляет собой перевод термина EDMS (Electronic Document Management System, система управления электронными документами), который широко использовался на Западе в 90-е годы.
Но нужно обратить внимание, что EDMS подразумевает решение более широкого класса задач, чем СЭД, в том числе в плане поддержки видов и форматов данных.
СЭД (СЭД-решения) - набор специализированных прикладных программных (или программно-методических) средств, на базе которых можно создать СЭД заказчика (организации). В свою очередь, СЭД-решения могут разрабатываться на основе СЭД-платформ (ПО, предоставляющее базовый СЭД-функционал). Нужно сказать, что грань между СЭД-решениями и СЭД-платформами весьма условна.
СЭД (СЭД-проект) - комплекс услуг по созданию, внедрению и сопровождению СЭД в конкретных организациях (включая приобретение лицензий на ПО). А. Колесов. Понятия СЭД и ECM [Электронный ресурс] // PC Week. Корпоративные информационные технологии и решения. URL: http: //www.pcweek.ru/ecm/article/detail. php? ID=125346 (дата обращения: 21. 12.2010).
СЭД ориентированы на работу с электронными документами, их движением внутри организации или между организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документов. СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами - таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях Фёдорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс] // Компания "Электронные офисные системы". URL: http: //www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail. php? ID=8657&SECTION_ID=765 (дата обращения: 27. 12.2010). .
Соответственно под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.п. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с "кровеносной системой" компании.
Существует множество классификаций СЭД по различным параметрам.
В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД могут делиться на:
· системы делопроизводства;
· электронные архивы;
· workflow-системы;
· комплексные или ECM-системы Просто об электронном документообороте [Электронный ресурс] // ECM-Journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. URL: http: //ecm-journal.ru/special/1649468. aspx (дата обращения: 21. 12.2010). .
В статье Острогорского М.Ю. приводятся несколько классификаций СЭД. Рассмотрим их более подробно.
Классификация СЭД по стране происхождения. Согласно этой классификации СЭД подразделяются на:
§ отечественные;
§ зарубежные;
§ отечественные на платформе Lotus/Domino.
Классификация СЭД по титульной функциональности. Практически каждой СЭД ее разработчиками приписывается определенное позиционирование. Это дает основания взять за основу классификации свойство СЭД, которое подчеркивается производителем в наибольшей степени. По данному признаку выделяются следующие классы СЭД:
§ OCR & Production System. Средства и системы для создания электронных документов и электронных аналогов бумажных документов.
§ Регистрационные (картотечные) системы. Реализуют основные учетные функции и автоматизируют процессы регистрации документов и событий в их жизненном цикле.
§ Системы автоматизации групповой работы с корпоративными хранилищами информации (groupware).
§ Системы управления электронными архивами документов.
§ Системы извлечения знаний из архивов документов и других источников корпоративной информации (knowledge management).
§ Системы управления деловыми процессами обработки документов и деятельностью персонала, привлекаемого к этой обработке (workflow).
§ Системы управления устройствами для хранения информации (storage management system).
Классификация систем управления корпоративным контентом. Некоторые эксперты расширяют понятие СЭД до т. н. систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management - ECM). Существует следующая классификация таких систем:
§ Document Management (управление документами). Снабжает документы метаданными (атрибутами), что позволяет связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов.
§ Imaging (массовый ввод и обработка сканированных документов). Обеспечивает технологический процесс сканирования бумажных документов, их атрибутизации (индексирования) и загрузки в репозитарии документов.
§ Records Management (управление записями). Обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа - от его создания до уничтожения.
§ Knowledge Management (управление знаниями). Предоставляет возможности поиска и анализа информации. Обязательным является наличие средств автоматической категоризации документов.
§ Web Content Management (управление информацией на веб-сайтах). Позволяет поддержать процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на веб-сайтах. Обычно тесно интегрирована с системой управления документами.
§ Workflow (автоматизация деловых процедур). Предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д.
§ Collaboration (коллективная работа). Предоставляет средства для обеспечения работы виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия.
§ Enterprise Information Portal (информационный портал предприятия). Единая точка доступа ко всем корпоративным информационным ресурсам и приложениям. Обеспечивает персонализацию информации, интеграцию приложений, доступ при помощи любых устройств.
Классификация функциональности и компонентов СЭД. Объектами классификации могут быть не только целостные СЭД. Классифицируют функциональность систем, их компоненты.
Функциональные компоненты СЭД распределяются по 17 группам:
§ ввод собственно документов;
§ регистрация по определенным формам;
§ распознавание;
§ массовая загрузка данных;
§ индексация;
§ лингвистический анализ;
§ поиск;
§ экспорт/импорт данных;
§ веб-сервер над архивом документов;
§ обмен сообщениями;
§ репликации;
§ работа в сетях;
§ маршрутизация исполнительской деятельности;
§ защита от несанкционированного доступа;
§ вывод документов;
§ средства разработки приложений, API;
§ средства управления знаниями. Острогорский М.Ю. Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы.
Существуют ещё несколько возможных подходов к классификации СЭД. Например, с точки зрения технологий работы с документами выделяют следующие СЭД:
Электронные архивы (ЭА). Среди них, в свою очередь, можно выделить:
поисковоориентированные системы - системы с развитыми средствами полнотекстового поиска, которые обеспечивают нечеткий поиск (по размытым критериям), смысловой поиск и т.д.;
системы, ориентированные на эффективную организацию хранения электронных документов, реализующие т. н. HSM (High Storage Management) подход; эти системы обеспечивают поддержку широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.п. устройств (например, система 1С Архив).
Системы workflow (WF). Рассчитаны на обеспечение движения работ (объектов) по заранее задаваемым маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться (например, на документе появляется резолюция начальника), поэтому его называют общим словом "работа" (work). С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть формализованы и прописаны все этапы (например, алгоритм приёма сотрудника на работу и прохождения им вступительного адаптационного курса и испытательного срока в компании). На российском рынке наиболее распространена система OptimaWorkflow.
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы сотрудников (collaboration). Данные системы создаются с целью обеспечения совместной работы сотрудников, находящихся в различных офисах компании, и сохранения создаваемых ими документов.
Системы управления бизнес-процессами. Основные их типы:
системы MRP - Material Requirements Planning - системы учёта поставки материалов и комплектующих в производственный процесс; эти системы возникли ранее других;
после дополнения денежной (стоимостной) составляющей данные системы трансформировались в системы более общего уровня - т. н. ERP - Enterprise Requirements Planning - системы планирования коммерческой деятельности предприятия. На основе данного класса систем строится т. н. управленческий учёт, то есть рассчитываются реальные показатели деятельности фирмы - операционный результат, прибыль и т.п.;
к специфическому классу систем, решающих т. н. транспортные задачи относятся SCM - Supply Shain Management - или системы управления логистикой поставок.
CRM - Custom Relationship Management - системы управления отношениями с клиентами. В последнее время они всё чаще используются при организации обслуживания клиентов.
BSC - Balanced Scorecard - системы сбалансированных показателей. Они призваны оптимизировать и стимулировать работу сотрудников и подразделений компании Злобин Е.В. Системы электронного документооборота - особенности, классификация, некоторые источниковедческие аспекты [Электронный ресурс] // Российский государственный гуманитарный университет. Историко-архивный институт. Факультет технотронных архивов и документов. URL: http: //ftad.ru/library/ftad10/37. shtml (дата обращения: 21. 12.2010). .
По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):
> СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др., хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки.
> Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации.
> Системы управления содержимым (content management systems). Обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции).
> Системы управления информацией (information management systems) - порталы. Обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции.
> Системы управления изображениями/образами (imaging systems). Обеспечивают конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
> Системы управления потоками работ (workflow management systems). Предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов.
Данную классификацию можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса).
Кроме того, существуют так называемые системы управления выводом (output management systems - OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем называют интегрированными системы архивации и поиска документов (IDARS - integrated document archive and retrieval systems) А. Глинских. Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс] // ITeam.ru - технологии корпоративного управления. URL: http: //www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2582/ (дата обращения: 21. 12.2010). .
Главное назначение СЭД - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов, объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему, обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткой маршрутизации, так и свободной. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами А. Глинских. Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс] // ITeam.ru - технологии корпоративного управления. URL:
http: //www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2582/ (дата обращения: 21. 12.2010). .
Несмотря на большое разнообразие систем, любая СЭД обладает базовым набором функций (создание документа, контекста, вывод информации, связь между документами, поиск, протоколирование действий пользователей в системе, организация обработки и передачи документов), а также расширяемым набором возможностей.
2. Требования к основным процессам работы с документами в СЭД
Согласно ГОСТ Р 52292-2004 "процессом" называется "изменение свойств некоторого объекта (при взаимодействии с другими элементами системы или внешней средой или в результате внутренних действий) или его перемещение в пространстве" ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения. М.: ИПК Издательство стандартов, 2005.С. 5. .
По определению ИСО, процессом называется также вид деятельности, управляемый в целях преобразования определенных ресурсов в определенный результат. При этом все процессы, осуществляемые в деятельности организации, взаимосвязаны, и зачастую результат одного из процессов (выход) образует ресурс последующего процесса (вход) Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. М.: ИПО "У Никитинских ворот", 2008. .
В стандарте ИСО 15489 выделяются следующие процессы управления документами:
? включение документов в систему;
? регистрация;
? классификация;
? классификация доступа и защиты;
? установление порядка и сроков хранения;
? хранение;
? использование;
? обеспечение сохранности.
Исследователи М.В. Ларин и О.И. Рысков в своей работе "Электронные документы в управлении" немного уточняют данные процессы. Рассмотрим эти процессы более подробно.
1. Включение документов в документную систему
Принимается решение о том, какие документы в организации могут быть созданы, получены и сохранены; определяется, кто может иметь доступ к этим документам, сроки их хранения Там же. .
Цели включения документов в систему:
установление связи между документом, его создателем и управленческим контекстом, в котором документ был создан;
определение места документа в системе;
установление связей с другими документами.
К документам могут быть отнесены как оригиналы, так и копии документов, поскольку копия документа может служить отдельной управленческой цели и храниться в другой системе.
По международному стандарту ИСО 15489, требуют официального включения в систему в качестве документов только те записи, которые фиксируют какое-либо действие организации или индивида, какую-либо обязанность или ответственность или содержат информацию, связанную с подотчетной управленческой деятельностью организации ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007. Управление документами. Общие требования. М.: СТАНДАРТИНФОРМ, 2007. .
2. Регистрация
Обеспечивает доказательство существования документа (факт его создания или включения в систему), а также упрощает его поиск. Это способ формализации включения документа в документную систему, поэтому обычно процессы включения в систему и регистрации документов происходят одновременно. До завершения процесса регистрации не допускаются действия, влияющие на документ.
Регистрация состоит из следующих действий:
присвоение документу уникального идентификатора;
запись краткой информации о документе (или метаданных), в состав которой могут входить следующие сведения:
заголовок;
аннотация;
дата создания;
дата и время передачи и получения;
принадлежность к входящим, исходящим или внутренним документам;
автор;
отправитель;
получатель;
физическая форма документа;
классификационный вид согласно действующей в организации классификационной схеме;
ссылки на связанные документы;
программное обеспечение (в том числе его версия), при помощи которого документ был создан или включен в документационную систему;
стандарт, которому соответствует структура документа (например, ЗСМ1_, ХМ1_);
доступ;
срок хранения и другие необходимые данные.
При регистрации, как минимум, создаются следующие метаданные:
уникальный идентификатор;
дата и время регистрации;
заголовок (краткое описание);
автор (лицо или организация);
отправитель или получатель.
При более детальной регистрации документ связывается с описательной информацией о контексте, содержании и структуре документа и с другими взаимосвязанными документами.
Кроме того, возможна "поточная регистрация", при которой сначала данные бумажного документа вводятся в электронную регистрационную карточку, затем на первом листе документа печатается штрих-код. Он соответствует внутреннему системному номеру, присваиваемому автоматизированной системой регистрируемому документу. Также принтер печатает дату, количество листов, то есть ту информацию, которую раньше ставили штампом. После печати штрих-кода документы сканируются и - поскольку имеют штрих-код - прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам Ларин М.В., Рысков О.И. Указ соч. .
3. Классификация
Это систематическая идентификация и упорядочивание видов деловой деятельности и/или документов по категориям, в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, составляющими систему классификации ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007. Управление документами. Общие требования. М.: СТАНДАРТИНФОРМ, 2007.С. 6. .
Классификация применяется в целях:
обеспечения связей между документами;
обеспечения согласованного присвоения имён документам в течение длительного времени;
быстрого поиска документов, относящихся к определённой функции или виду деятельности;
определения подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничения доступа;
разграничения прав пользователей на доступ или проведение действий с определёнными группами документов;
распределения ответственности по управлению определёнными группами документов;
распределения документов по отдельным процедурам в рамках деловой деятельности;
определения соответствующих сроков хранения и действий по отбору документов на хранение или уничтожение Там же.С. 24. .
4. Уровни доступа и защиты
Доступ к документам может ограничиваться для защиты персональной информации и частной жизни; прав интеллектуальной собственности и коммерческой тайны; безопасности собственности (материальной, финансовой); государственной тайны; юридических и других профессиональных тайн. В равной степени важными являются имеющие юридическую силу права доступа, связанные с корпоративным управлением, свободой информации, защитой частной жизни, архивным и уголовно-процессуальным законодательством.
В целях разграничения прав доступа к документам и их защиты рекомендуется применять классификатор защиты и доступа, идентифицирующий права доступа и режим ограничений по отношению к документам.
Обеспечение соответствующего контроля доступа осуществляется путем присвоения определенного статуса доступа как документам, так и отдельным лицам (сотрудникам организации или посторонним пользователям).
Управление процессом доступа предусматривает, что:
а) документы распределены по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время;
б) документы доступны только лицам, обладающим правом доступа к ним;
в) зашифрованные документы могут быть прочтены только при наличии соответствующего разрешения;
г) процессы и операции с документами осуществляются только теми, кому разрешено их выполнять;
д) подразделения организации, ответственные за определенные управленческие функции, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007. Управление документами. Общие требования. М.: СТАНДАРТИНФОРМ, 2007.С. 26. .
5. Установление порядка и сроков хранения
Данный процесс может осуществляться при включении документа в систему.
В основе этого процесса лежит экспертиза ценности документов.
Согласно стандарту ИСО 5127, документ может иметь первичную ценность - административную, фискальную (финансовую), правовую - и вторичную (архивную) ценность - доказательную, информационную.
Процесс установления ценности документа состоит из следующих этапов:
определение управленческой функции, фиксируемой при помощи определенного документа;
отнесение функций и документов к определенному классу в номенклатуре дел;
установление подходящего срока и условий хранения документа;
фиксация сроков и условий хранения документов в документной системе и организационных документах;
определение сроков хранения документов Ларин М.В., Рысков О.И. Указ соч. .
К документам длительного хранения обычно относятся документы, которые:
обеспечивают доказательство и информацию о политике и действиях организации;
обеспечивают доказательство и информацию о взаимодействии организации с обслуживаемыми ею клиентами;
документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;
используются для создания "памяти" об организации в научных, культурных или исторических целях;
содержат доказательство и информацию о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007. Управление документами. Общие требования. М.: СТАНДАРТИНФОРМ, 2007.С. 22. .
6. Решение о включении документа в документную систему
Означает намерение сохранить документ. Процесс обеспечения сохранности направлен на то, чтобы документы могли быть найдены и были доступны в течение установленного срока хранения Ларин М.В., Рысков О.И. Указ соч. .
Документы следует хранить на носителях, обеспечивающих их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени. Вопросы хранения, обращения и использования документов должны решаться на протяжении всего их жизненного цикла ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007. Управление документами. Общие требования. М.: СТАНДАРТИНФОРМ, 2007.С. 25. .
Специфика электронных документов заключается в том, что они становятся доступными для прочтения человеком только при наличии определенного программного и технического оборудования. Поэтому когда программное и/или техническое обеспечение устаревает, что происходит очень быстро, электронные документы могут оказаться непригодными для использования. В целях обеспечения сохранности и доступности электронных документов, необходимо периодически перемещать их на более новые программные и технические средства. И при этом необходимо чтобы они оставались достоверными, т.е. необходимо обеспечивать аутентичность их контента, структуры и контекста, обеспечивать сохранность сопровождающих документы метаданных и протоколов контроля системных процессов. Кроме того, для обеспечения сохранности записанной информации особое значение имеет правильный выбор носителя - средства хранения, а также создание контролируемой среды (соответствующих условий) хранения электронных документов.
К стратегиям обеспечения сохранности электронных документов относятся: создание "компьютерных музеев", стратегия эмуляции, копирование на бумагу или микропленку, конвертирование в стандартный формат, конвертирование (миграция) документов.
7. Использование и контроль
Управление использованием документов подразумевает не только предоставление права использования документов определенным группам пользователей, но и наличие системы контроля за использованием и перемещением документа Ларин М.В., Рысков О.И. Указ соч. .
Контроль движения и использования документов в документной системе требуется для:
идентификации невыполнения требуемых действий;
обеспечения поиска документов;
предотвращения утраты документов;
мониторинга использования системы в целях её сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведённых с документами операциях;
сохранения способности идентифицировать, в результате каких операций возникли отдельные документы при объединении или миграции систем ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007. Управление документами. Общие требования. М.: СТАНДАРТИНФОРМ, 2007.С. 27. .
Основой отслеживания всех операций с документами в электронной системе является протоколирование действий в системе: такой протокол служит документальным доказательством производимых действий и средством обеспечения конфиденциальности информации.
8. Передача документов на хранение или уничтожение (распределение документов)
Действия по распределению документов могут охватывать:
1) непосредственное физическое уничтожение, включая сжигание, размачивание, измельчение, перезапись и стирание;
2) дальнейшее хранение в структурном подразделении;
3) перемещение в соответствующее хранилище или на соответствующий носитель;
4) передачу в другую организацию;
5) передачу документов в хранилище, управляемое в интересах организации независимым поставщиком услуг, по соответствующему контрактному соглашению;
6) передачу ответственности за управление документами соответствующим органам, в то время как документы физически хранятся организацией-создателем;
7) передачу в архив организации;
8) передачу в сторонние архивные учреждения Ларин М.В., Рысков О.И. Указ соч. .
Можно сказать, что современная СЭД должна обеспечивать выполнение всех задач ДОУ: от создания документов до их хранения, включая справочную работу с документами. Кроме того, СЭД должна обеспечить необходимую степень защиты документов и разграничение доступа отдельных пользователей к ним.
3. Количественные измерения требований к СЭД
Все СЭД обладают рядом свойств, которые необходимо проанализировать и оценить. Оценка сложных систем проводится для разных целей:
для оптимизации - выбора наилучшего алгоритма из нескольких, реализующих один закон функционирования системы;
для идентификации - определения системы, качество которой наиболее соответствует реальному объекту в заданных условиях;
для принятия решений по управлению системой Анфилатов В.С., Емельянов А.А., Кукушкин А.А. Системный анализ в управлении: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2002. - С. 77. .
В системном анализе существует раздел "теория эффективности", связанный с определением качества систем и процессов, их реализующих.
Теория эффективности - научное направление, предметом изучения которого являются вопросы количественной оценки качества характеристик и эффективности функционирования сложных систем Там же.С. 77. .
Оценивание сложных систем состоит из четырёх этапов:
1. Определение цели оценивания. В системном анализе существует два типа целей:
качественная (достижение которой выражается в номинальной шкале или шкале порядка);
количественная (выражается в количественных шкалах).
2. Измерение свойств систем. Всем исследуемым свойствам систем присваивается определённое значение на шкалах.
3. Обоснование предпочтений критериев качества и критериев эффективности функционирования систем на основе измеренных на выбранных шкалах свойств.
4. Оценивание. Все исследуемые системы сравниваются по сформулированным критериям, ранжируются, выбираются, оптимизируются и т. д Там же.С. 78. .
Количественные измерения характеристик исследуемых СЭД можно производить при помощи соответствующих шкал:
· шкала интервалов;
· шкала отношений;
· шкала разностей;
· абсолютная шкала.
Шкала измерений (шкала) - отображение множества различных проявлений качественного или количественного свойства на принятое по соглашению упорядоченное множество чисел или другую систему логически связанных знаков (обозначений) МИ 2365-96. ГСИ. Шкалы измерений. Основные положения. Термины и определения. М.: ГП ВНИИФТРИ, 1995.С. 11. .
Один из наиболее важных типов шкал - шкала интервалов. Тип шкал интервалов содержит шкалы, единственные с точностью до множества положительных линейных допустимых преобразований. Основным свойством этих шкал является сохранение неизменными отношений интервалов в эквивалентных шкалах Анфилатов В.С., Емельянов А.А., Кукушкин А.А. Указ. соч.С. 82. .
Шкала характеризуется соотношениями эквивалентности, порядка, суммирования интервалов различных проявлений свойства МИ 2365-96. ГСИ. Шкалы измерений. Основные положения. Термины и определения. М.: ГП ВНИИФТРИ, 1995.С. 12. .
Данный метод оценки заключается в присваивании объектам числовых значений в шкале интервалов. Применительно к СЭД, например, можно оценить на сколько быстрее стало осуществляться согласование документов или на сколько меньше времени тратится на поиск документов Истомина Е. Какой линейкой мерить или практика оценки эффективности внедрения СЭД [Электронный ресурс] // ECM-Journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. URL: http: //ecm-journal.ru/docs/Kakojj-linejjkojj-merit-ili-praktika-ocenki-ehffektivnosti-vnedrenija-SEhD. aspx (дата обращения: 31. 05.2011). .
Шкала отношений - шкала измерений количественного свойства, характеризующаяся соотношениями эквивалентности, порядка, пропорциональности различных проявлений свойства.
Шкалы отношений отражают отношения свойств объектов, т.е. во сколько раз свойство одного объекта превосходит это же свойство другого объекта Анфилатов В.С., Емельянов А.А., Кукушкин А.А. Указ. соч.С. 84. .
Отличительные признаки шкал отношений:
наличие естественного нуля и устанавливаемой по соглашению единицы измерений;
применимость понятия "размерность";
допустимость масштабных преобразований;
реализация только посредством эталонов;
допустимость изменения спецификаций, описывающих конкретные шкалы.
Существуют два вида шкал отношений:
1. Пропорциональные шкалы отношений (в них операция суммирования не имеет смысла, применимы операции вычитания и умножения).
2. Аддитивные шкалы отношений (в них операция суммирования имеет смысл) МИ 2365-96. ГСИ. Шкалы измерений. Основные положения. Термины и определения. М.: ГП ВНИИФТРИ, 1995.С. 12-13. .
Шкалы отношений, являясь частным случаем шкал интервалов, при выборе нулевой точки отсчета сохраняют не только отношения свойств объектов, но и отношения расстояний между парами объектов.
Измерение производится в долях на определенный процент Анфилатов В.С., Емельянов А.А., Кукушкин А.А. Указ. соч.С. 85. .
Шкалы разностей определяются как шкалы, единственные с точностью до преобразований сдвига, при переходе от одной числовой системы к другой меняется лишь начало отсчета. Шкалы разностей применяются в тех случаях, когда необходимо измерить, насколько один объект превосходит по определенному свойству другой объект. В шкалах разностей неизменными остаются разности численных оценок свойств Там же.С. 85. .
Отличительные признаки:
наличие устанавливаемых по соглашению нуля и единицы измерений;
применимость понятия "размерность";
допустимость линейных преобразований;
реализация только посредством эталонов;
допустимость изменения спецификаций, описывающих конкретные шкалы МИ 2365-96. ГСИ. Шкалы измерений. Основные положения. Термины и определения. М.: ГП ВНИИФТРИ, 1995.С. 12. .
Шкалы разностей являются частным случаем шкал интервалов, получаемых фиксированием параметра, т.е. выбором единицы масштаба измерений. Точка отсчета в шкалах разностей может быть произвольной.
Шкалы разностей сохраняют отношения интервалов между оценками пар объектов, но, в отличие от шкал отношений, не сохраняют отношения оценок свойств объектов Анфилатов В.С., Емельянов А.А., Кукушкин А.А. Указ. соч.С. 85-86. .
С помощью этой шкалы можно подсчитать, например, насколько быстрее (или медленнее) выполняет сотрудник какую-либо операцию в различных СЭД.
Абсолютная шкала - шкала отношений (пропорциональная или аддитивная) безразмерной величины МИ 2365-96. ГСИ. Шкалы измерений. Основные положения. Термины и определения. М.: ГП ВНИИФТРИ, 1995.С. 13. .
Единственными допустимыми преобразованиями в абсолютных шкалах являются тождественные преобразования Анфилатов В.С., Емельянов А.А., Кукушкин А.А. Указ. соч.С. 86. .
Отличительные признаки:
наличие естественных (не зависящих от принятой системы) единиц нуля и безразмерной единицы измерений;
допустимость только тождественных преобразований;
реализация как с помощью эталонов, так и без них;
допустимость изменения спецификаций, описывающих конкретные шкалы.
Результаты измерений могут выражаться не только в безразмерных единицах, но и в процентах, промиллях, децибелах, битах.
Единицы абсолютных шкал могут применяться в сочетании с размерными единицами других шкал МИ 2365-96. ГСИ. Шкалы измерений. Основные положения. Термины и определения. М.: ГП ВНИИФТРИ, 1995.С. 13. .
Абсолютные шкалы являются частным случаем всех ранее рассмотренных типов шкал, поэтому сохраняют любые соотношения между числами оценками измеряемых свойств объектов: различие, порядок, отношение и разность значений и т. д Анфилатов В.С., Емельянов А.А., Кукушкин А.А. Указ. соч.С. 86. .
Примером абсолютной шкалы может служит количество внедрений различных СЭД в других организациях за год.
Количественные методы оценивания систем используются на последних этапах моделирования для количественного анализа вариантов системы.
К количественным методам оценки относятся:
методы теории полезности;
методы векторной оптимизации;
методы ситуационного управления, инженерии знаний.
Методы теории полезности основаны на аксиоматическом использовании отношений предпочтения множества векторных оценок систем.
Методы векторной оптимизации базируются на эвристическом использовании понятия векторного критерия качества системы и включает методы главного критерия, лексикографической оптимизации, последовательных уступок и другие методы.
Методы ситуационного управления, инженерии знаний основаны на построении семиотических моделей оценки систем. В таких моделях система предпочтений лиц, принимающих решения, формализуется в виде набора логических правил, по которым может быть осуществлен выбор альтернатив. При этом понятии векторного критерия в явном виде не используется Там же.С. 131-132. .
Общность подходов состоит в том, что оценивание систем по критериям производится с помощью шкал.
Таким образом, чтобы получить более точную оценку необходимых и наиболее важных параметров и свойств СЭД, необходимо использовать несколько методов и шкал.
Заключение
Рынок электронного документооборота развивается очень динамично. Появляется множество новых систем, обладающих различными характеристиками. Перед любой организацией, которая решила перейти на электронный документооборот, несомненно встаёт вопрос выбора именно той системы, которая будет наиболее эффективно использоваться в данной организации.
В данной курсовой работе описаны возможные методы оценки параметров и свойств СЭД. Состав параметров и свойств, подлежащих оцениванию, определяется самой организацией в зависимости от специфики и потребностей.
Но нужно помнить, что при выборе СЭД следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики конкретной организации.
Список использованной литературы и источников
1. ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007. Управление документами. Общие требования.
3. МИ 2365-96. ГСИ. Шкалы измерений. Основные положения. Термины и определения.
4. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. М.: ИПО "У Никитинских ворот", 2008.
5. Анфилатов В.С., Емельянов А.А., Кукушкин А.А. Системный анализ в управлении: Учебное пособие. М.: Финансы и статистика, 2002.
6. Острогорский М.Ю. Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы.
7. Система автоматизации документооборота [Электронный ресурс] // Википедия - свободная энциклопедия. URL: http://ru. wikipedia.org/wiki/СЭД.
8. А. Колесов. Понятия СЭД и ECM [Электронный ресурс] // PC Week. Корпоративные информационные технологии и решения. URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail. php? ID=125346.
9. Фёдорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс] // Компания "Электронные офисные системы". URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail. php? ID=8657&SECTION_ID=765.
10. Просто об электронном документообороте [Электронный ресурс] // ECM-Journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. URL: http://ecm-journal.ru/special/1649468. aspx.
11. Злобин Е.В. Системы электронного документооборота - особенности, классификация, некоторые источниковедческие аспекты [Электронный ресурс] // Российский государственный гуманитарный университет. Историко-архивный институт. Факультет технотронных архивов и документов. URL: http://ftad.ru/library/ftad10/37. shtml.
12. А. Глинских. Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс] // ITeam.ru - технологии корпоративного управления. URL: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2582/.
13. Истомина Е. Какой линейкой мерить или практика оценки эффективности внедрения СЭД [Электронный ресурс] // ECM-Journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. URL: http://ecm-journal.ru/docs/Kakojj-linejjkojj-merit-ili-praktika-ocenki-ehffektivnosti-vnedrenija-SEhD. aspx.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.
дипломная работа [124,9 K], добавлен 12.12.2007Значение документооборота как средства для управления предприятием. Организации системы электронного документооборота и требований, предъявляемых к системам. Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса.
контрольная работа [31,8 K], добавлен 14.09.2015Задачи системы электронного документооборота. Анализ существующих информационных систем. Методы и средства инженерии программного обеспечения. Концептуальная модель данных в BPWin. Построение инфологической модели системы документооборота "Doc_Univer".
курсовая работа [56,1 K], добавлен 25.03.2014Разработка технологии работы по заключению договора на поставку с использованием системы электронного документооборота. Назначение и функции информационной технологии на основе СЭД "Дело-Предприятие". Анализ требований к программно-техническим средствам.
курсовая работа [851,5 K], добавлен 11.03.2013Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов.
дипломная работа [1,7 M], добавлен 17.03.2013Описание высшего учебного заведения как отрасли производства. Основные задачи кафедры, организация документооборота. Анализ существующих средств электронного документооборота. Обоснование необходимости разработки, целей, назначения и структуры модели.
курсовая работа [345,4 K], добавлен 06.05.2011Рынок систем электронного документооборота. Проектирование программы, отвечающей заявленным требованиям: создание, регистрация, распределение, согласование и поиск документов. функциональные особенности клиентской программы, пользовательский интерфейс.
дипломная работа [5,5 M], добавлен 19.12.2011Принципы автоматизации и типы архитектур систем учета электронного документооборота. Бизнес-процессы в среде "1С: Предприятие 8". Структура информационной базы электронного документооборота деканата. Объекты и методы механизма бизнес-процессов.
дипломная работа [773,9 K], добавлен 27.06.2013Назначение системы электронного документооборота. Построение функциональной модели поставки товаров в супермаркет. Основные свойства системы электронного документооборота ООО "Ксенокс". Особенности проектирования системы обеспечения продукцией в BPwin.
курсовая работа [1,4 M], добавлен 15.01.2010Создание системы электронного документооборота для компании ООО "ФТН Монитор". Общая информация об автоматизируемом объекте. Исследование состава информации. Обзор существующих программных продуктов. Описание программного продукта и его установка.
дипломная работа [1,9 M], добавлен 27.05.2015
