Разработка информационного обеспечения электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Всероссийская государственная налоговая академия

КАФЕДРА «Прикладная информатика в экономике»

Выпускная квалификационная дипломная работа

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

«Прикладная информатика в экономике»

Разработка информационного обеспечения

электронного документооборота

Дипломник

Косинов Дмитрий Николаевич

Руководитель

ст. пр. Семянистый Алексей Владимирович

Консультанты по разделам:

Аналитическому ст. пр. Семянистый Алексей Владимирович

Специальному ст. пр. Семянистый Алексей Владимирович

Программному ст. пр. Семянистый Алексей Владимирович

Москва 2008г.

ВВЕДЕНИЕ

В современной рыночной конъюнктуре не найдется, пожалуй, ни одной компании, которая не работает с документами. Документы используются везде: начиная от устава компании и заканчивая накладными и ордерами. При этом используются преимущественно бумажные носители, несмотря на то, что все тексты и формы предварительно набираются на персональном компьютере. Это вводит организации в дополнительные затраты на бумагу, оргтехнику и разнообразные канцелярские принадлежности. В нашей стране малый бизнес, в основном, и пользуется традиционным бумажным документооборотом, не прибегая к использованию средств автоматизации. Это и понятно, так как при малом количестве издаваемых и обращающихся документов фирме не требуется автоматизировать такой простой процесс, да и покупка специализированной информационной системы может обойтись дорого.

С ростом размера компании система ее документооборота усложняется, и уже становится непросто довести до своих сотрудников какой-нибудь приказ, инструкцию или постановление. Накапливание бумажных документов может привести к их утере, повреждению, затруднить их передачу. Естественным образом перед руководством встает вопрос о систематизации, создании механизма распространения и архивации документов. Учитывая современное техническое развитие, эти проблемы наиболее оптимальным образом может решить компьютерная экономическая информационная система. Это объясняется еще и тем, что растет уровень общей компьютерной грамотности населения, и в большинстве компаний почти всем сотрудникам приходиться работать за персональным компьютером.

Нельзя не учесть и тот факт, что при территориальной удаленности офисов и филиалов организации нормальный документооборот невозможен без применения электронных средств связи. Многие российские компании для разных этапов документооборота используют ряд небольших программных средств, способных решать конкретные задачи. И лишь часть из них способна себе позволить автоматизированные информационные системы документооборота масштаба предприятия.

Для крупных компаний покупка такой системы выльется не только в приобретение системы, так как зачастую продают не просто продукт, а лицензию на определенное количество пользователей, но и в работу аналитиков для построения модели бизнес-процессов предприятия, а также и затраты на адаптацию программы к конкретной организации. Поэтому на рынке начинают появляться универсальные программы, способные удовлетворить потребности основной массы покупателей.

Целью работы является создание информационной системы электронного документооборота масштаба организации. Данная система должна упростить документооборот, и убрать недостатки, присущие использованию документов на бумажных носителях. Конечно, идея о полностью безбумажном документообороте утопична, но ее реализация возможна в будущем. Поэтому необходимо стремиться к сокращению использования бумажных документов, хотя бы с экологической точки зрения.

Компьютеризация общества привела к тому, что электронные документы начинают заменять бумажные. Но такой переход не должен ограничиваться лишь экономией бумаги и картриджей для принтеров. Необходима система, которая могла бы автоматизировать делопроизводство и повысить уровень управления организацией. Поэтому необходимо сделать универсальную недорогую программу, которая могла бы максимально подходить для большинства средних и малых предприятий нашей страны.

1. АНАЛИТИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

1.1 Характеристика организации

1.1.1 Организационно-правовая форма и вид деятельности

29 июня 2005 года на внеочередном общем собрании акционеров дочернего банка Внешторгбанка было принято решение о преобразовании ЗАО «КБ ГУТА-БАНК" в ЗАО «Внешторгбанк Розничные услуги». Торговое название было определено как «Внешторгбанк 24», а позднее «ВТБ 24». Цель такого преобразования заключалась в расширении сферы деятельности банка-основателя, занятия на рынке новых позиций. Основным направлением развития стало оказание банковских услуг физическим лицам, малому и среднему бизнесу.

Организация быстро развивалась, постоянно расширяясь. Открывались новые дополнительные офисы в Москве, а также начался процесс преобразования филиалов Внешторгбанка по всей России в дополнительные офисы дочерней организации: ВТБ 24. За год с небольшим банк показал хорошие результаты в различных рейтингах. Так, например, по состоянию на август 2006 года в рейтинге основных финансовых показателей деятельности крупнейших банков Москвы ВТБ 24 занимает 14 место (см. прил. 1), а по динамике развития в первом полугодии 2006 года - 2 место со средним баллом развития 1.138, уступая лишь Россельхозбанку (см. прил. 2).

На 1 июля 2007 года в показателях российских банков ВТБ 24 занимает уже 13 место по работающим активам. По динамике развития он стал уступать Россельхозбанку и Газпромбанку, снизив темпы своего развития из-за большого расширения в первом квартале 2007 года (см. прил. 4). Банк продолжает развиваться, вышел на рынок публичных акций (IPO), продав на него около 30% своих капиталов.

«Основной целью проведения IPO является получение так называемой учредительской прибыли - прибыли, получаемой учредителями акционерных обществ в виде разницы между суммой от продажи выпущенных акций и капиталом, действительно вложенным ими в акционерное предприятие.

Возможность получения учредительской прибыли связана с тем, что цена акций представляет собой капитализированный (по ставке процента) дивиденд, в то время как реально вложенный капитал приносит прибыль по более высокой, чем ставка процента, средней норме прибыли.

Однако появление публичных компаний в определенной отрасли производства в дальнейшем приводит к тому, что капитал в этой отрасли приносит не среднюю прибыль, а только процент. Данный процесс вынуждает частные компании либо также становиться публичными, либо применять свой капитал в другой отрасли»[41].

По организационно-правовой форме «Внешторгбанк Розничные услуги» является закрытым акционерным обществом. «Закрытое акционерное общество - акционерное общество, акции которого распределяются только среди учредителей или заранее определенного круга лиц (в противоположность открытому). Акционеры такого общества имеют преимущественное право на приобретение акций, продаваемых другими акционерами. Число участников закрытого акционерного общества ограничено законом. Как правило, закрытое акционерное общество не обязано публиковать отчётность для всеобщего сведения, если иное не установлено законом»[31].

В настоящее время банк предоставляет следующие услуги частным, корпоративным клиентам, кредитным организациям и малому бизнесу:

· сбережения и расчетные операции;

· платежные карты;

· кредиты и кредитные карты;

· денежные переводы;

· услуги системы дистанционного банковского обслуживания (Система Телебанк);

· прием наличных платежей в адрес организаций;

· открытие и ведение счетов;

· операции с иностранной валютой;

· операции с векселями банка;

· аренда сейфовых ячеек и обеспечение безопасности при операциях по сделкам с недвижимостью;

· операции на фондовом и денежном рынках:

· доверительное управление и прочее.

· расчетно-кассовое обслуживание;

· валютный контроль;

· кредитование;

· операции с драгоценными металлами и прочее.

Численность сотрудников банка в конце 2006 года составляет более 9000 человек. В их число не входят филиалы, которые в будущем должны будут перейти в дополнительные офисы. Сеть банка формируют более 200 филиалов и дополнительных офисов в крупных российских городах.

Организационная структура

Создание структуры управления банка - это сложный долговременный процесс, в котором могут быть задействованы как отдельные специалисты, так и целые консалтинговые компании. Правильно выбранная структура банка, своевременная ее трансформация в соответствии с меняющимися внутренними и внешними факторами - важные условия реализации банковской стратегии, эффективной деятельности банка. Многообразные организационные формы построения банков условно делят на классические и адаптивные.

К классическим (традиционным) относят функциональные и, так называемые, дивизиональные структуры. Функциональная структура предполагает существование в банке подразделений, реализующих его функции (пассивные операции, кредитование, расчетно-кассовое обслуживание). Дивизиональная структура строится в соответствии с видами предлагаемых банковских продуктов (услуг); особенностями отдельных групп клиентов банка; особенностями регионов и клиентуры. Продуктивно-ориентированные подразделения банка создаются, когда банк реализует клиентам весьма значительные объемы отдельных видов операций (услуг). Организационная структура банка, ориентированная, на особые группы клиентов (потребителей банковских продуктов и услуг), означает специализацию банка на обслуживании отдельных субъектов или секторов экономики.

Адаптивными называют структуры, создаваемые банками для решения дополнительных, задач и позволяющие банкам приспосабливаться к изменяющимся условиям. К их числу относят: так называемые проектные и матричные структуры банка (особые подразделения, создаваемые на временной основе для реализации крупных проектов); представительства; банковские объединения и группы; финансово-промышленные группы и банковские холдинги; подразделения (службы) для осуществления новых, нетрадиционных для банков операций. На практике встречаются, как правило, смешанные организационные структуры банков.

На рис. 1 представлена организационная структура ВТБ 24 ЗАО.

Рис. 1. Организационная структура ВТБ 24 (ЗАО)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Во главе находится президент-председатель правления со своим аппаратом руководства. Ему непосредственно подчиняются 3 заместителя, главный бухгалтер и 6 департаментов: корпоративный, инвестиционный, департамент обслуживания клиентов малого бизнеса, департамент ипотечного кредитования, департамент сети и департамент информационных технологий. В свою очередь, заместителям и руководителям департаментов подчиняются управления и нижестоящие отделы.

«Основным акционером ВТБ 24 является ОАО Банк ВТБ (98,19% акций). Уставный капитал ВТБ 24 составляет 30 млрд. рублей, размер собственных средств (капитала) -- 45,6 млрд. рублей. Деятельность ВТБ 24 осуществляется в соответствии с генеральной лицензией Банка России № 1623 от 13.07.2000 г.»

Основные финансово-экономические показатели

Основные экономические показатели деятельности предприятия на 1 января 2006 года представлены в табл. 1.

Таблица 1

Публикуемый бухгалтерский баланс ЗАО «ВТБ 24»

2.1 Анализ и классификация существующих автоматизированных систем документооборота

В настоящее время в России используется небольшое количество отечественных информационных систем для автоматизации документооборота в организации. Изначально такое программное обеспечение было заимствовано у иностранных производителей, но его приходилось постоянно адаптировать под российскую действительность. Исходя из этого, и начали появляться программы, написанные специально для российского бизнеса. Основные информационные системы, использующиеся для автоматизации документооборота, представлены в приложении 3.

Основной рынок систем электронного документооборота

Вопрос классификации автоматизированных систем документооборота достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. В настоящее время используется несколько видов классификаций. Например, «существующие автоматизированные системы документооборота (при этом некоторые из указанных систем могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями) можно классифицировать на следующие типы:

1. Системы, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) с возможностью их группировки в папки. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark и др. Компании сфокусировали свою деятельность на реализации в своих системах таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Следует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области.

2. Корпоративные системы (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных систем аналогичны функциям систем, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные автоматизированные системы не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных систем занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.

3. Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech.

4. Системы управления информацией (information management systems) порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции. Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

5. Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

6. Системы управления потоками работ (workflow management systems).

Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др»[34].

Классификация по определенным характеристикам

Возможна классификация автоматизированных систем документооборота «по месту разработки и используемой платформе:

· системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД («Дело», «LanDocs», «OPTIMA-WorkFlow», «Кодекс», «AquaDoc» и др.);

· русифицированные версии популярных западных систем (“Documentum 4i”, “DOCS Open”, “Lotus Domino/Notes”, “DocuLive”);

· системы, разработанные российскими компаниями с использованием технологий Lotus Notes («Company Media», «БОСС-Референт», «Эскадо»)»[29].

«При использовании технологического подхода при классификации систем выделяются:

· системы обработки изображений документов, которые предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов. Как правило, такие системы включают в себя программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR) и распознавания текстов (FineReader, CuneiForm и др.);

· системы управления документами (СУД), предназначенные для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов, в том числе и изображениями документов. СУД базируются на технологии клиент-сервер;

· системы автоматизации деловых процедур, предназначенные для создания сложных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес проектов;

· системы регистрации и учета документов;

· системы обеспечения групповой работы»[12].

«Используя в качестве основы систематизации функциональный признак, выделяют:

· специализированные системы, которые являются готовыми решениями, ориентированными на автоматизацию делопроизводственных процессов в соответствии с нормами и правилами, принятыми в конкретных учреждениях, и для конкретных видов деятельности.

· системы общего назначения, которые включают более или менее широкий набор инструментальных средств для реализации специфических задач, либо автоматизируют лишь отдельные делопроизводственные функции, общие для различных организаций»[2].

«При проектном подходе к классификации автоматизированной системы документооборота выделяются:

· тиражируемые системы, которые представляют собой законченные продукты и не требуют доработки со стороны разработчика;

· заказные системы, разрабатываемые для индивидуального потребителя и имеющие уникальные характеристики;

· полузаказные системы, представляющие собой модульную конструкцию из готовых элементов»[15].

«При использовании иерархического признака возможна следующая классификация:

· корпоративные информационные системы (КИС) которые предназначены для автоматизации всего комплекса управленческих задач организации: сбора и анализа информации; планирования, организации и координации действий; контроля над исполнением; внутренней и внешней коммуникации и т.п. Они строятся на базе разветвленной компьютерной сети, имеют, как правило, иерархическую структуру типа "клиент-сервер" и включают в себя следующие компоненты: специализированное программное обеспечение (серверы баз данных, геоинформационные системы, мультимедиа-приложения и т.п.); системы разработки и управления проектами (например, SAP R/3); аналитические системы (по поиску и обобщению информации, ее классификации, удалению избыточных данных и информационного шума); средства коммуникации (факс-модемы, Internet-технологии); средства массовой обработки бумажных документов (сканеры, программы оптического распознавания образов).

· системы управления документооборотом (СУД) являются составной частью, ядром корпоративных информационных систем»[27].

Наиболее многоаспектная классификация электронного документооборота дается А.А. Пестрецовым, классифицирующий автоматизированные системы документооборота «по следующим характеристикам:

· по используемым технологиям делопроизводства (российская, западная);

· по соответствию основным задачам делопроизводства (специализированные системы автоматизации делопроизводства и документооборота; системы автоматизации документооборота; системы управления потоком работ; электронные архивы документов; системы коллективной обработки документов);

· по функциональным характеристикам систем (количество выполняемых функций);

· по программной реализации (платформы информационных технологий, тип СУБД, тип программного обеспечения и т.п.);

· по стоимостным показателям»[22].

При сочетании классификации способов реализации и классификации инструментальных средств, используемых для автоматизации, «можно выделить следующие классификационные группировки автоматизированных систем документооборота:

· оригинальные системы автоматизации делопроизводства;

· типовые системы автоматизации делопроизводства;

· системы автоматизации делопроизводства, построенные на основе ПО класса groupware;

· системы автоматизации делопроизводства, построенные на основе программного обеспечения класса систем управления документами;

· системы автоматизации делопроизводства, построенные на программном обеспечении класса workflow;

· системы автоматизации делопроизводства, построенные на программном обеспечении класса workflow и программного обеспечения класса систем управления документами;

· другие системы автоматизации делопроизводства»[12].

Возможно применение комплексного подхода при классификации автоматизированных систем управления документооборотом, в таком случае можно выделить:

1. Системы высшего уровня (корпоративные). Они обладают наибольшими функциональными возможностями, включают все стандартные процедуры документирования и обработки документации в организациях, реализуя функции ввода документа в систему, создания документа, организацию процессов движения документов, оперативное хранение и архивирование документов, поиск и просмотр документов, контроль исполнения документов, разграничение доступа к содержанию и способам обработки документа, администрирование системы, в том числе анализ, оптимизацию и разработку стратегии совершенствования СУД организации. Системы высшего уровня включают все типовые компьютерные технологии и способны управлять документами на различных платформах клиента и сервера. Эти системы могут быть применены в сложных иерархических структурах (министерствах, ведомствах, банках, корпорациях, администрациях крупных городов и т.п.).

2. Системы среднего класса. Эти системы предназначены для реализации нескольких / некоторых функций высокого уровня в области управления текстами документов, в первую очередь связанных с поиском и извлечением данных из информационных массивов. Такие системы предназначены для использования в качестве офисных систем организаций.

3. Системы низшего уровня. Они обеспечивают лишь основные функции поиска и получения документов (так называемые справочные системы). Эти системы, как правило, "коробочного" изготовления, рассчитанные на реализацию некоторых однотипных поисковых операций (например, в режиме текстового редактора).

Таким образом, при разработке системы электронного документооборота необходимо определить тип и уровень автоматизированных систем, отвечающих требованиям организации, исходя из предложенных классификационных группировок. Скорее всего, это будет гибридная система, так как в условиях российской действительности организациям требуется часто использовать специфические функции в делопроизводстве. Разрабатываемое программное средство базируется на кросс-платформенной основе и удовлетворяет основные потребности среднего и малого бизнеса. Это позволяет использовать ее на различных операционных системах, в том числе и на системах с открытым кодом, что значительно может снизить затраты на оборудование рабочего места программным обеспечением.

2.2 Обоснование экономической эффективности проекта

Оценка экономической эффективности проекта является неотъемлемой частью процесса разработки программного средства. Развитие средств автоматизации должно осуществляться в тесной привязке к потребностям в области управления компанией. При этом их никогда не следует определять только необходимостью внедрения технологических новшеств. Разработчику нужно понять реальные потребности бизнес-подразделений, а заказчики должны трезво оценивать возможности разработчиков. Для принятия окончательного решения о разработке новой системы также необходимо сравнить существующий метод обработки данных и внедряемый. Но также экономическая эффективность внедрения информационной системы определяется степенью достижения поставленной цели вне зависимости от ее характера.

Затраты на разработку и использование системы документооборота

При определении экономической эффективности данного проекта будут использоваться следующие показатели:

«Абсолютные показатели:

· показатели трудоемкости обработки по базовому (Т₀) и предлагаемому (Т_p) варианту, оцениваемые по году эксплуатации ЭИС;

· показатели эксплуатационных стоимостных затрат за год по базовому (С_э) и предлагаемому варианту (С_p);

· показатель снижения трудовых затрат за год ДT = Т₀ - Т_p;

· показатель снижения стоимостных затрат за год ДС = С₀- С_p.

Относительные показатели:

· коэффициент снижения трудовых затрат K_m = ДT / T₀;

· коэффициент снижения стоимостных затрат K_c = ДC / C_o»[17].

Показатели трудоемкости по базовому и предлагаемому методам обработки информации рассчитывались из статистических наблюдений над наиболее трудоемкими операциями. Далее в таблице показаны основные операции и их время выполнения.

Таблица 3 Время выполнения основных бизнес-процессов

Таким образом, трудозатраты Т₀ = 47/60 чел.-час., а Т_p= 12/60 чел.-час. Уже здесь налицо существенное снижение трудозатрат, так как показатель снижения трудовых затрат ДT = 35/60. Далее рассчитаем средние эксплуатационные стоимостные затраты () по формуле