Системы электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Системы электронного документооборота (СЭД)

ВВЕДЕНИЕ

Системы электронного документооборота (СЭД) произвели подлинную революцию в работе с документами, помогая справиться со все возрастающими потоками информации. СЭД существуют уже два десятка лет, сегодня их количество перевалило за сотню. В России в этом секторе работает несколько десятков компаний, продвигающих западные продукты и собственные разработки. В последнее время, как утверждают игроки отечественного рынка СЭД, их бизнес быстро растет.

СЭД -- это специальное ПО, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск. Базовой единицей является электронный документ. Но это не просто один файл, а совокупность файлов разного типа (составных частей документа), снабженная регистрационной карточкой. Такая карточка -- неотъемлемый атрибут СЭД. Она содержит набор реквизитов, таких как название организации, вид документа, отметки о согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т. д., и позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать исполнительскую дисциплину, отслеживать историю документа и архивировать его. Главная задача СЭД -- управление полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.

Как правило, СЭД состоит из двух основных блоков: статического (электронный архив) и динамического (документооборот). Первый блок обеспечивает первичную обработку документов (регистрация входящей и исходящей информации, поиск, составление отчетов), а второй -- организацию информационных потоков, по которым проходят документы, контроль исполнения, групповую работу над документом и т. п.

Однако помимо базовых функций в современных продуктах в той или иной степени предусмотрено множество других полезных возможностей: потоковый ввод бумажных документов, ведение карточек документов (которые настраиваются в соответствии с требованиями организации), поддержка истории работы с документом (для учета обращений и подготовки отчетов), поиск по атрибутам документа и по его содержанию, разграничение прав доступа, маршрутизация документов по рабочим местам пользователей, интеграция с почтовыми системами, формирование отчетов, а также управление знаниями и деловыми взаимодействиями людей и защита документов с помощью шифрования и электронной подписи.

СЭД -- проектные системы. И хотя существуют коробочные версии, содержащие базовый набор функций, для каждого предприятия, как правило, создается свое решение, учитывающее специфику его работы с документами. Главная особенность этих систем заключается в том, что в отличие от программ, ориентированных на автоматизацию конкретных подразделений (бухгалтерия, складской учет, кадры и т. д.), они решают задачи менее очевидные и более комплексные. С этим связана основная проблема этой области -- руководители многих предприятий имеют слабое представление о преимуществах и специфике систем документооборота.

Внедрение СЭД затрагивает все уровни управления предприятием и призвано изменить сами способы управления. Руководители часто недооценивают сложность данной задачи. Более того, многие из них вообще не видят смысла вкладывать средства в автоматизацию документооборота. За исключением государственных организаций, в которых работа с документами является одним из основных видов деятельности, многие предприятия не верят, что внедрение СЭД может принести прибыль и обеспечить быструю отдачу.

Известно, что повышать эффективность работы можно двумя путями: снижая затраты или улучшая результаты. СЭД позволяют добиться обеих целей. Очевидная экономия достигается прежде всего за счет сокращения количества бумаги, расходных материалов для принтеров, уменьшения площадей, отводимых для хранения документов, снижения издержек на их передачу, уменьшение простоев при обработке документов и времени их поиска. Это -- прямой эффект, его можно легко подсчитать. Есть и косвенные выгоды -- улучшение качества работы организации. Ведь автоматизация позволяет повысить надежность процессов обработки документов (например, снижается вероятность их утери) и продуктивность труда сотрудников (в частности, благодаря контролю за исполнением документов, ускорению процессов согласований и принятия решений). Однако эти выгоды сложно оценить количественно, поскольку многое зависит от общей системы управления, принятой в организации.

Более того, автоматизация документооборота позволяет предприятию внедрить новые методы управления, которые раньше были недоступны, например систему управления качеством. Подобные улучшения значительно повышают уровень управляемости компании и позволяют ей быстрее реагировать на внешние изменения, что дает заметные конкурентные преимущества.

Основные термины:

Документ -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Электронный документ -- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Документооборот -- движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Делопроизводство -- комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.

Архив -- организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной информации.

Электронный архив -- предназначен для систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Примечание: определения взяты из федеральных законов и ГОСТов.

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Наименование программы: Web-сайт для электронного документооборота учреждения.

Краткая характеристика области применения программы: автоматизация делопроизводства и документооборота ВУЗа.

Основания для разработки

Документ (документы), на основании которых ведется разработка: приказ №___ Ректора ГОУ ВПО НГТУ от «__» _______ 2005 г.

Организация, утвердившая этот документ, и дата его утверждения: ГОУ ВПО НГТУ, «__» ________ 2005 г.

Наименование и (или) условное обозначение темы разработки: «Разработка Web-сайта для обеспечения электронного документооборота организации».

Назначение разработки

Автоматизация делопроизводства и документооборота ВУЗа посредством создания Web-приложения.

Требования к программе или программному изделию

Требования к функциональным характеристикам

- количество пользователей системы: 198

- требования к составу выполняемых функций: организация хранения электронных документов, организация учета бумажных и микрографических документов, организация поиска документов, поддержка коллективной работы с документом, задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения, функции e-mail клиента;

- группы пользователей: администраторы, операторы архива, контролеры, пользователи;

- количество материала переводимого в электронный вид: 60 печатных листов в день;

- максимальный допустимый объем передаваемой информации:

100 Мбит/сек или 600 листов печатного текста между двумя пользователями системы;

10 Мбит/сек или 62,5 листов печатного текста между пользователем и электронным архивом;

- входные данные: список пользователей системы, шаблоны документов, электронная версия нормативного документа, права доступа к документу, электронное письмо, координаты получателя или исполнителя;

- выходные данные: электронная версия нормативного документа, протокол контроля получения или исполнения, электронное письмо, сортированные списки документов;

Требования к надежности

программа не должна наносить урон средствам установленной операционной системы и другому установленному программному обеспечению, а также посторонним данным.

Условия эксплуатации

- необходимое количество обслуживающего персонала: 1 человек;

- квалификация - инженер-системотехник.

Требования к составу и параметрам технических средств

- сервер: ПК с частотой процессора не ниже 2400 МГц, объёмом ОЗУ не менее 512 Мб, жёстким диском объёмом не менее 200 Гб, два сетевых адаптера с пропускной способностью 1 Гбит.

- клиент: ПК с частотой процессора не ниже 600 МГц, объёмом ОЗУ не менее 64 Мб, жёстким диском объёмом не менее 10 Гб, сетевых адаптера с пропускной способностью 100 Мбит, монитор, поддерживающий разрешение 1024х768.

Требования к информационной и программной совместимости

- входные данные: текстовый файл формата совместимый с MS Office, графический файл формата Joint Photographic Experts Group (.jpg) размером не более 100 Кб, e-mail документ;

- выходные данные: текстовый файл формата совместимый с MS Office, графический файл формата Joint Photographic Experts Group (.jpg) размером не более 100 Кб, e-mail документ;

- язык разработки приложения: PHP 4.0;

- web-дизайн: HTML;

- операционная система: Microsoft Windows версии не ниже 98/NT 4.0;

- web-браузер: Netscape Navigator, Internet Explorer v5.0 и выше.

Требования к программной документации

- предварительный состав программной документации - расчётно-пояснительная записка со следующим содержанием:

1) введение.

2) техническое задание.

3) технико-экономическое обоснование проекта.

4) выбор аппаратной и программной платформы Web-сайта.

5) разработка структуры сайта.

6) разработка функциональной схемы обработки документов.

7) разработка схемы доступа пользователей к функциям Web-сайта.

8) реализация программной части системы.

9) организационно-экономическая часть.

10) вопросы охраны труда и защиты окружающей среды.

11) заключение.

12) список литературы.

- перечень графического материала:

1) карта сайта.

2) функциональная схема движения документов.

3) схема доступа пользователей к функциям сайта.

4) блок-схема программы.

5) контрольный пример работы системы

Технико-экономические показатели

- Средний процент экономии времени на: поиск и ожидание поступления документов, согласование и утверждение документов, передачу документов между подразделениями, подготовку стандартных отчетов о движении документов - 80%.

Соответственно, использование СЭД может экономить 80%*60%=48% рабочего времени.

Стадии и этапы разработки

- разработка структуры сайта.

- разработка функциональной схемы обработки документов.

- разработка схемы доступа пользователей к функциям Web-сайта.

- реализация программной части системы

Порядок контроля и приемки

- виды испытаний: создание контрольного примера работы сайта.

ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ

Количественные оценки эффективности.

Эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД), как правило, достаточно высока и более очевидна, чем для других корпоративных систем - именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников. Простой расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов.

Статистические исследования.

По данным статистических исследований*, осуществленных компанией PayBot LLC на основе реальных проектов по внедрению системы электронного документооборота PAYDOX, средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:

на поиск и ожидание поступления документов - 20%

на согласование и утверждение документов - 20%

на передачу документов между подразделениями - 10%

на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%

*Необходимо отметить, что исследование проводилось среди сотрудников предприятий, имеющих отношение к процессам документооборота, т.е. как сказано выше, сотрудников офиса, и не включало другие категории сотрудников. Данные оценки являются минимальными, часто эти цифры существенно больше.

Т.е. суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов - более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.

При использовании СЭД:

на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется - документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени

время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще - карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - СЭД нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.

Процент экономии времени.

Средний процент экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов при использовании СЭД - 80%. Соответственно, использование СЭД может экономить 80%*60%=48% рабочего времени

При этом надо учесть, что остальные 52% рабочего времени, не полностью используются для эффективной работы, часть тратится на перерывы, на кофе, разговоры и т.п.

Т.е. если считать чистое рабочее время, то: СЭД может экономить больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами - договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне офиса, СЭД позволяет «конвертировать» в рабочее время за счёт возможности удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.

Для систем на web-технологиях, учитывая простоту обслуживания, обусловленную использованием web-технологии - система устанавливается только на центральный сервер, установки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не - обычно система окупается уже через 2-3 месяца ее эксплуатации, а при использовании на большом количестве рабочих мест начинает существенно экономить расходы предприятия.

Качественные оценки эффективности.

Кроме количественных оценок эффективности системы, позволяющих убедиться быстром возврате инвестиций в систему, существуют не менее важные качественные оценки эффективности использования системы.

Повышение прозрачности движения документов.

Сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, приём новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п. Движение документов и работа с сотрудников с документами становятся контролируемыми в режиме реального времени.

Организация единого корпоративного информационного пространства.

Удаленные офисы, филиалы, представительства информационно связываются как с центральным офисом, так и между собой и степень их взаимодействия существенно повышается.

Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации.

Корпоративная информация сохраняется в корпоративной системе управления документами, а не в головах сотрудников. Даже если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. Объединение знаний сотрудников в общей корпоративной системе дает синергетический эффект и может привести к впечатляющим результатам.

Повышение управляемости компании в целом.

Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом. Глобальный характер СЭД - в отличие от других корпоративных систем, СЭД обычно устанавливается практически всем сотрудникам, имеющим компьютер - позволяет повысить общий уровень организации предприятия.

ВЫБОР АППАРАТНОЙ И ПРОГРАММНОЙ ПЛАТФОРМЫ WEB-САЙТА

Обзор существующих Web-технологий.

Платформенно-независимый интерфейс CGI.

Значительные интернет-ресурсы могут быть созданы с применением технологии CGI. Платформенно-независимый интерфейс CGI (Common Gateway Interface - дословно - общий шлюзовой интерфейс) используется для исполнения программ совместно с Web-сервером. Такие программы называются CGI-приложениями. Рассмотрим, как работает данная технология.

В зависимости от решаемой задачи в CGI-программе может быть выбран любой из поддерживаемых протоколом HTTP форматов данных: текст, изображение, документ в HTML-формате с соответствующим форматированием, аудиофайл и прочее. Пользователь же не заметит никакой разницы, загрузил ли он существовавший документ с диска Web-сервера, или этот документ был создан для него CGI-программой «на лету».

CGI-программа может представлять собой любой исполняемый файл - будь то программа, написанная на языке С, Shell-скрипт или программа на Perl. Вообще приложениями CGI называются программы, которые, пользуясь этим интерфейсом, получают через протокол HTTP информацию от удаленного пользователя, обрабатывают ее, и возвращают результат обработки обратно в виде ссылки на уже существующий документ HTML или другой объект (например, графическое изображение) или в виде документа HTML, созданного динамически. Из-за того, что очень часто такие программы пишутся именно на языках-интерпретаторах (подобных Basic, Perl, PHP), их традиционно называют сценариями.

Область применения технологии CGI крайне обширна - возможно, динамическое построение HTML-документов, изображений, возможно выполнение запросов к серверным базам данных, осуществима реализация удаленных вычислений - если в качестве сервера выступает высокопроизводительный компьютер, то с помощью технологии CGI возможно выполнить передачу исходных данных и получить результат вычисления.

Язык разработки сценариев PHP.

PHP - язык, специально нацеленный на работу в сети Интернет, который позволяет встраивать программный код в HTML-документы. Синтаксис языка чрезвычайно ясный и читаемый, сочетает в себе все достоинства языков Perl и С.

Web-документы, написанные на языке PHP, относятся по предложенной ранее классификации к документам, обрабатываемым на сервере перед отсылкой их к пользователю. Для поддержки этой технологии Web-сервер должен иметь специальную программную надстройку, выполняющую инструкции языка PHP.

Как правило, Web-документы, написанные на языке PHP, имеют расширение .php. Рассмотрим, как работает данная технология. PHP-«программа» представляет собой обычный HTML-файл, в который в требуемых местах встроен программный код, выполняющий заданные действия. Вставки кода оформляются парой тегов <?php и ?>, между которыми может находиться необходимое число операторов языка. При запросе такого документа пользователем Web-сервер вызывает специальный PHP-интерпретатор и передает ему этот документ. Интерпретатор просматривает его, пропуская все теги HTML и выполняя все операторы программной вставки. Сама программная вставка, ограниченная тегами <?php и ?>, удаляется из документа, а на ее место вставляется результат выполнения операторов этой вставки, в том случае, конечно, если в ней содержатся операторы вывода. При этом сам HTML-файл фактически выступает в роли статического шаблона, в котором изменяемые фрагменты реализуются программным кодом. Результат такой обработки отправляется пользователю. Пользователь же никогда не сможет узнать, какой конкретно фрагмент (и вообще имелись ли такие фрагменты) был сгенерирован динамически. Однако, если Web-сервер не имеет PHP-интерпретатора, но на нем была размещена страница с инструкциями на этом языке, то страница, вместе со всеми программными вставками будет передана пользователю. Так как вставки кода оформляются парой тегов <?php и ?>, они будут восприняты браузерами как комментарии, и отображены пользователю не будут. Хотя пользователь сможет увидеть их, запросив в браузере исходный код страницы.

Как следует из изложенного алгоритма, элементарная PHP-программа вообще может не содержать ни одной программной вставки. Тем не менее, такая «программа» будет вполне рабочей, и при ее интерпретации в интерпретаторе Web-сервера никакой ошибки не произойдет. Иными словами, PHP-сценарий вообще может не отличаться от HTML-документа.

Синтаксис языка PHP обширен и функционален. Язык не требует ни объявления переменных, ни указания их типов. Все преобразования типов выполняются интерпретатором автоматически. Язык поддерживает множество управляющих структур - выбор, циклы, ветвления, поддерживаются функции. В языке реализованы некоторые принципы объектно-ориентированного программирования. К достоинствам языка относится богатый набор «встроенных» функций самого широчайшего назначения: файловых, сетевых, математических, строковых, функций для доступа к базам данных и многих других. PHP «изначально» ориентирован на поддержку CGI - при обработке форм в обрабатывающем сценарии становятся автоматически доступны все переменные, которые соответствуют элементам форм, что в значительной мере упрощает работу Web-программиста.

Область применения данной технологии, как и у технологии CGI - очень широка. PHP позволяет динамически создавать HTML-документы, работать с базами данных, сетевыми протоколами. Средства языка подходят для обработки HTML-форм. По сравнению с другими языками сценариев, выполняемыми на стороне сервера, PHP наилучшим образом подходит для решения задач, не предъявляющих высоких требований к производительности: гостевые книги, доски объявлений, системы регистрации, чаты - все это создается на PHP значительно с меньшими трудовыми затратами, нежели на других языках, например, на Perl.

Технология построения интерактивных документов DHTML.

Перечисленные в предыдущей главе технологии действительно делают HTML-документы интерактивными. Содержание страницы может зависеть от действий пользователя и других событий, однако для его изменения все равно необходимо производить перезагрузку новой страницы. Причем все изменения, которые может произвести пользователь, связаны с необходимостью взаимодействия с элементами управления: кнопкой, полем ввода, переключателем и т.п. Динамические расширения языка HTML (DHTML) позволяют менять содержание документов, взаимное расположение отдельных элементов, реагировать на действия пользователя мышью, на ввод данных с клавиатуры и прочие действия, причем все это выполняется без перезагрузки документа с сервера. Средства DHTML позволяют настраивать внешний вид целых сайтов - современные порталы предлагают пользователю персонализированные страницы, значительную часть оформления которых пользователь может выбрать сам.

Динамический HTML (Dynamic HTML, или DHTML) не является каким-то особым языком разметки страниц. Это термин, применяемый для обозначения HTML-страниц с динамически изменяемым на стороне клиента содержимым.

Элементы управления ActiveX - это самостоятельные программные компоненты, которые можно использовать в разрабатываемых программах для реализации необходимых функциональных возможностей. Элементы ActiveX - это действительно лишь компоненты, они не являются самостоятельным программным приложением, а выполняются только в приложении, позволяющем встраивать элементы ActiveX, являясь, тем самым, для них неким контейнером.

Компоненты ActiveX создаются с применением технологии программирования COM (Component Object Model), разработанной Microsoft. С точки зрения программиста, использующего его, ActiveX-элемент - это дальнейшее развитие технологии объектно-ориентированного программирования. При включении подобного объекта-компонента в тело разрабатываемой программы он делает доступными свои свойства и методы, которые открыты для использования в соответствующей объектно-ориентированной манере в программе-контейнере. Все эти свойства и методы могут быть использованы при применении технологии DHTML в языках-сценариях JavaScript или VBScript.

Элементы ActiveX хранятся на компьютере пользователя. Каждый элемент имеет уникальный идентификатор, и соответствующую, уникальную для каждого элемента запись в реестре операционной системы Windows. Встраивание элемента в HTML-страницу выполняется с помощью пары тегов <OBJECT>..</OBJECT>, содержащих идентификатор встраиваемого элемента ActiveX, а так же необходимое количество других параметров, задающих свойства элементов. Кроме того, может быть задан параметр, определяющий, откуда может быть загружен используемый ActiveX элемент, если он еще не имеется на компьютере пользователя.

Active Server Pages (ASP) - серверная технология от Microsoft.

Технология ASP компании Microsoft является аналогом рассмотренных ранее серверных технологий. Более всего ASP функционально походит на CGI. ASP-страница - это HTML-документ, содержащий сценарии, которые позволяют работать с управляющими элементами ActiveX, в том числе, и элементами для доступа к базам данных. Особенностью этой технологии является то, что в качестве языков сценариев для написания динамических вставок как правило используются JavaScript и VBScript, хотя допустимо использование и других языков. Сценарий управляет объектами, результаты работы которых представляются в формате Dynamic HTML.

Технологию ASP используют Web-сервера на базе Windows - Internet Information Server и Personal Web Server. Таким образом, ASP в некоторой мере может служить заменой CGI на Windows-платформах.

Сравнение технологий.

Рассмотрим особенности CGI и PHP. Очевидно, что реализация серьезных динамических Web-документов в этих технологиях неосуществима без передачи исходной информации от клиента на сервер. При изложении CGI были рассмотрены способы, которыми на сервер могут быть переданы данные. Было сказано, что задача написания функций, реализующих тот или иной алгоритм раскодирования информации и интерпретации строки параметров возлагается на программиста. На каком бы языке сценарий написан бы ни был, если этот язык не имеет соответствующих функций, то программисту придется заботиться и о решении этой совсем не простой задачи. В этом смысле выгодно отличается PHP, который был специально разработан для работы с Web-документами. Если PHP-сценарию была передана строка параметров - вне зависимости от использовавшегося для этого метода - все эти параметры становятся автоматически доступны в сценарии. Иными словами, если серверу была передана строка value1=aaa&value2=%8E%8F%90, то в сценарии на момент выполнения программы эти данные будут в распоряжении программиста в виде массива. Никаких перекодирований и никаких интерпретаций строк параметров выполнять не потребуется.

В DHTML обращение к значениям данных возможно через объектное представление документа.

Теперь попробуем качественно оценить быстродействие средств рассматриваемых технологий программирования. Учитывая то, что для написания CGI-сценариев может применяться любой язык программирования, в том числе и компилируемые - C, Pascal, именно в этой технологии потенциально может быть достигнута наивысшая скорость обработки информации и генерации Web-документов. Однако следует учесть, что при каждом обращении к CGI-сценарию операционная система сервера выполняет его загрузку с диска в оперативную память. Данный процесс занимает некоторое время. При повышении нагрузки на сервер время, требуемое для чтения файла с диска, увеличивается, и эта задержка может оказаться существенной при формировании документа.

Язык PHP обладает меньшим быстродействием при обработке больших объемов информации, однако интерпретатор команд PHP находится в оперативной памяти сервера постоянно, и готов к исполнению программного кода PHP. Благодаря этому никаких обращений к жесткому диску сервера не требуется. Кроме того, если верить разработчикам, с версии 4 этого языка он уже является полу-компилятором - перед выполнением исходный код программы однократно на этапе трансляции преобразуется в промежуточный байт-код, который в последствии интерпретируется. Такой подход позволяет добиться большей производительности, чем построковая интерпретация и проверка синтаксиса на этапе выполнения, существовавшие в предыдущих версиях.

Построение Web-серверов на базе технологий Microsoft сопряжено со значительными финансовыми затратами на приобретение программного обеспечения. Отметим, что все средства для создания Web-серверов с технологиями CGI или PHP (операционные системы семейства Linux или FreeBSD, Web-сервер Apache, сам язык PHP) могут быть получены бесплатно без нарушений каких бы то ни было лицензий.

Подытожим вышеизложенные сравнения следующим выводом. При применении Web-сервера на базе ОС Unix для реализации интерактивных Web-документов на стороне сервера предпочтительным является использование языка PHP. На серверах на базе Windows предпочтительно применение технологии ASP. Для проверки больших объемов информации перед передачей их на сервер или для реализации обработки информации на стороне пользователя рекомендуется использовать компоненты DHTML.

Выбор оптимального с точки зрения быстродействия решения возможен лишь при сравнении нескольких способов решения одной задачи с применением различных технологий. Сведем рассмотренные характеристики в таблицу 1

Таблица 1

Характеристики Web- технологий

Характеристики	Технология
	CGI	PHP	ASP	DHTML	DHTML+ActiveX
Место выполнения	сервер	сервер	сервер	клиент	клиент
Быстродействие	++	+-	+-	+-	++
Скорость загрузки	++	++	--	--	--
Нагрузка на сеть при работе с данными	+-	+-	+-	+-	--
Платформа	W/U	W/U	W	W/U	W
Простота разработки	--	++	+-	+-	+-
Работа с базами данных	+	+	+	-	+
Отсутствие лицензирования	+	+	-	-	-

примечание: W - MS Windows, U - Unix.

Выбор платформы системы.

Оптимальной платформой для проекта будет, уже ставшей классической, связка Apache+MySQL+PHP под ОС на базе Unix. Рассмотрим компоненты.

Программное обеспечение Web-сервера.

ОС Linux Red Hat 9

Linux - это полная многозадачная многопользовательская операционная система(точно также как и другие версии UNIX). Большинство свободно распространяемых по сети Internet программ для UNIX может быть откомпилировано для LINUX практически без особых изменений. Кроме того, все исходные тексты для Linux, включая ядро, драйверы устройств, библиотеки, пользовательские программы инструментальные средства распространяются свободно.

Linux обеспечивает полный набор протоколов TCP/IP для сетевой работы. Это включает драйверы устройств для многих популярных карт Ethernet, SLIP (Serial Line Internet Protocol, обеспечивающие вам доступ по TCP/IP при последовательном соединении), PLIP (Parallel Line Internet Protocol), PPP (Point-to-Point Protocol), NFS (Network File System). Поддерживается весь спектр клиентов и услуг TCP/IP, таких как FTP, telnet, NNTP и SMTP.

Apache 1.3.33 rus/PL30.21

Особенности сервера:

- Поддержка согласования кодировок клиента и сервера как при выдаче документов пользователю, так и при обработке пользовательского ввода (при вводе поддерживаются как GET, так и POST).

- Выдача правильных Content-type:...;charset=... в соответствии с этим согласованием.

- Выдача при необходимости заголовка Expires: для proxy серверов.

- Выдача корректных заголовков Vary: и ETag, в результате возможно корректное кэширование документов (если proxy-cache совместим с HTTP/1.1).

- Автоматическое перенаправление клиента на URL в нужной кодировке

В сервере реализовано совмещение нескольких методов согласования кодировок клиента и сервера:

- Через заголовки клиента Accept-Charset: и/или Accept: text/x-cyrillic ... Если сервер знает о том charset, который запросил клиент, то эти заголовки имеют высший приоритет для сервера, вне зависимости от его настройки на native charset.

- Через поиск в имени сервера названия одной из сконфигурированных кодовых страниц

- Через поиск в префиксе запрошенного URI названия одной из сконфигурированных кодовых страниц

- Через явное указание соответствия "номер порта - кодировка".

- Через конфигурацию кодовых страниц по умолчанию для различных типов клиентских программ в случае, когда сервер может опознать клиентскую программу (иногда среду, в которой работает клиентская программа).

- Для разных (виртуальных) серверов и/или директорий - по отдельности. Т.е. для каждой директории или виртуального сервера (на другом hostname или номере порта) можно указать свой набор директив которые будут работать от этого узла дерева и "ниже" (пока их не отменят директивы на большем уровне детальности).

- В случае принятия сообществом единой транспортной кодировки, необходимо будет оставить только ее в сервере, независимо от физического способа представления данных документов.

Некоторые особенности:

- Администратор сервера сам определяет - в каких случаях должны использоваться разные кодовые страницы. Администратор сервера, также, может самостоятельно создавать таблицы перекодировки и подключать их к серверу для согласования кодовой страницы сервера с требуемой кодировкой клиента. Сервер корректно преобразует текстовые потоки от/к клиенту, включая последовательности типа %xx%yy%zz. В текущей версии полностью перекодируется также и Netscape file-upload, равно как и PUT. Эта проблема будет решена в последующих версиях.

- Администратор сервера может указывать характерные признаки клиентской программы (User-agent: заголовок) и соответствующий данной клиентской программе charset по-умолчанию.

- Администратор сервера может указать клиентские программы, которые неадекватно воспринимают MIME, для них такие заголовки сервером не будут выдаваться.

- Администратор сервера может указать приоритет в выборе сервером charset между URL и User-agent.

- Администратор сервера может определить реакцию сервера на некорректно запрошенный charset (т.е. выдавать ли запрошенный документ в таком случае в charset по-умолчанию)

Система управления базами данных.

СУБД MySQL-3.21.33b

MySQL разработал Михаэль Видениус (Michael Widenius, monty@analytikerna.se). MySQL является относительно небольшой и быстрой реляционной СУБД основанной на традициях Hughes Technologies Mini SQL (mSQL).

Основные свойства пакета MySQL:

Многопоточность. Поддержка нескольких одновременных запросов.

Оптимизация связей с присоединением многих данных за один проход.

Записи фиксированной и переменной длины.

ODBC драйвер в комплекте с исходником

Гибкая система привилегий и паролей.

До 16 ключей в таблице. Каждый ключ может иметь до 15 полей.

Поддержка ключевых полей и специальных полей в операторе CREATE.

Поддержка чисел длинной от 1 до 4 байт (ints, float, double, fixed), строк переменной длины и меток времени.

Интерфейс с языками C и perl.

Основанная на потоках, быстрая система памяти.

Утилита проверки и ремонта таблицы ( isamchk).

Все данные хранятся в формате ISO8859_1.

Все операции работы со строками не обращают внимания на регистр символов в обрабатываемых строках.

Псевдонимы применимы как к таблицам, так и к отдельным колонкам в таблице. Все поля имеют значение по умолчанию. INSERT можно использовать на любом подмножестве полей.

Легкость управления таблицей, включая добавление и удаление ключей и полей.

Установка и настройка связки Apache+PHP+MySQL.

Конфигурация MySQL.

./configure --with-charset=koi8_ru

make

make install

Конфигурация PHP.

./configure --with-mysql --with-apache=../apache_1.3.4rusPL28.6 --with-mod_charset

Этой командой мы конфигурируем PHP для работы с MySQL, указываем каталог с Apache.

make

make install

Устанавливаем Apache, подключая к нему PHP.

./configure --activate-module=src/modules/php3/libphp3.a

make

make install

В каталоге /usr/local/apache/conf редактируем файл httpd.conf.

Что бы phtml файлы опознавались и работали нормально:

AddType application/x-httpd-php3 .phtml

Закомментировали строчку:

Port 80

Раскомментировали следующие строчки:

Listen 80

Listen 8100

Listen 8101

Listen 8102

Listen 8103

Listen 8104

CharsetByPort koi8-r 8100

CharsetByPort windows-1251 8101

CharsetByPort ibm866 8102

CharsetByPort iso-8859-5 8103

CharsetByPort x-mac-cyrillic 8104

Этим я разрешил серверу сидеть на 81* портах и жестко привязал перекодировку к соответствующим портам. Теперь раскомментируем следующие строчки:

# "AutoRedirect" setup

#

CharsetAutoRedirect koi8-r :8100

CharsetAutoRedirect windows-1251 :8101

CharsetAutoRedirect ibm866 :8102

CharsetAutoRedirect iso-8859-5 :8103

CharsetAutoRedirect x-mac-cyrillic :8104

CharsetNormalizeTypes image/ application/ video/ audio/

CharsetNormalizeToURL :80 200

Этими строчками мы как раз обеспечиваем правильную переадресацию и перекодировку, да так, что бы перекодированные странички оседали в кэш-памяти.

Создаем /etc/rc.d/rc.httpd.

По умолчанию этот файл в Slackware вызывается из rc.M

В нем записана следующия строчка:

/usr/local/apache/bin/apachectl start

Этот скрипт пускает httpd сервер, соответственно stop его останавливает.

Теперь заставим так же по умолчанию пускаться MySQL.

Сначала надо установить базы по умолчанию, в которых MySQL держит все свои настройки. Заходим в каталог с дистрибутивом, затем в каталог scripts, оттуда запускаем mysql_install_db, создадутся нужные каталоги, перепишутся нужные файлы и запустится MySQL сервер.

Создаем /etc/rc.d/rc.sql

В нем записана следующия строчка:

/usr/local/bin/mysql.server start

В rc.M перед вызовом Apache прописал следующие строки

# Start MySQL server:

if [ -x /etc/rc.d/rc.sql ]; then

. /etc/rc.d/rc.sql

fi

Для остановки системы /etc/rc.d/rc.6, сразу после PATH:

echo

echo "Shutdown the MySQL server"

/usr/local/bin/mysql.server stop

echo "Shutdown the Apache"

/usr/local/apache/bin/apachectl stop

Серверное оборудование.

Технические требования к серверному оборудованию:

- Процессор: 2.4 ГГц с 533-МГц системной шиной.

- Память: двухканальная, типа ECC DDR266 SDRAM 256x2 512MБ. (до 8ГБ)

- Жесткий диск: 200 Gb

- Сетевой адаптер: 32-х битная PCI, 33 или 66 МГц, RG-45, 1000 Мбит/с

программа документооборот сайт пользователь

РАЗРАБОТКА СТРУКТУРЫ САЙТА

Разработка структуры сайта - это распределение информации, которую планируется разместить на web-сайте, на разделы, подразделы и страницы, а также размещение информации на странице, включая определение форматов. Структура сайта влияет на скорость и удобство нахождения пользователями сайта необходимой информации. Поэтому грамотно разработанная структура web-сайта позволяет повысить общую эффективность проекта.

Этапы создания сайта.

Разработка графического дизайна.

На данном этапе разрабатывается дизайн макет с учетом деятельности фирмы, фирменного стиля и логотипа компании. Основные задачи, которые ставятся при разработке дизайна - это представление пользователям удобного способа общения с сайтом, оптимальная скорость загрузки и, конечно, создание запоминающейся оригинальной стильной графики. Все дизайн макеты обязательно согласовываются с представителями заказчика и утверждаются.

Карта сайта.

С учетом специфики проекта, удобства для пользователя и быстрого доступа к функциям сайта, главная страница будет содержать следующие пункты:

«Доска объявлений». Здесь пользователь может ознакомиться с нормативными документами, выложенными в общее пользование.

«Рабочий кабинет». Основная составляющая сайта. Здесь происходит обработка личной рабочей документации, формирование отчетов, контроль за исполнением решений. А также, доступ к специальным функциям для определенных пользователей.

«Почта». Сервис web-mail. Отправка, получение почты, как внутри организации, так и за ее пределы.

«Система справочников». Здесь пользователь может ознакомится с шаблонами документов, с основными статическими документами организации (например, устав).

«Архив». Поиск, по архиву документов организации. Различные виды запросов: по теме, по автору, по типу документа, по дате.

Верстка, HTML-кодирование.

Верстка страниц в HTML-код, то есть создание рабочей модели сайта, производится на основании утвержденного заказчиком макета предоставленного дизайнером. Для утверждения верстки, заказчику предоставляется главная и внутренняя страница сайта. На этом этапе производиться оптимизация графических элементов сайта и проверка корректного отображения в разных браузерах. Рабочая модель утверждается заказчиком.

Тестирование ресурса.

Тщательная проверка работы сайта в различных условиях, на различных типах браузеров, при различных разрешениях и цветопередаче мониторов. Проверка работы всех ссылок, правильного отображения картинок. Тестирование на присутствие любых ошибок, начиная от грамматических, заканчивая программными.

РАЗРАБОТКА ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ СХЕМЫ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

Спектр задач и соответственно необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий.



Рисунок 1. Жизненный цикл документа.

1. Стадия разработки документа, которая может включать:

· собственно разработка содержания документа;

· оформление документа;

· утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:

· активный доступ;

· архивный документ:

o краткосрочного хранения;

o долгосрочного хранения;

· уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

Задачи архивов.

Архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения следующих задач.

Организация хранения электронных документов.

Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях. Носители электронных документов характеризуются двумя основными параметрами, стоимостью хранения одного мегабайта информации и скоростью доступа к информации. Причем эти два параметра обратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемых задач, необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенный носитель информации. Также на выбор носителя влияет срок хранения информации. Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения, которая состоит из разнотипных носителей. Например, для оперативного доступа требуется применение высокоскоростных жестких дисков, а для архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков. Соответственно для таких гетерогенных систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы данных носителей информации, но и обеспечивать миграцию документов между носителями. Эта миграция может осуществляться либо путем настройки системы администратором (например после истечения 90 дней со дня создания документа он должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель информации), либо автоматически в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу. Программное обеспечение, которое ответственно за автоматическую миграцию документов носит название Hierarchical Storage Management(HSM).

Выбор решений ключевых проблем управления хранением информации на разных платформах зависит от различных факторов, в том числе и от экономических - и в стоимости создания распределенных приложений клиент/сервер, и в выборе аппаратного обеспечения, которые делают необходимыми программные средства в таких областях, как структурированное хранение информации (hierarchical storage management, HSM) и резервирование (Backup). Эти факторы глобальны по своей природе, и в соединении с административными и техническими проблемами формируют определенную совокупность требований к управлению

Принципы управления хранением.

Прежде всего я хотел бы сформулировать фундаментальное правило управления хранением.

Данные находятся в сохранности только тогда, когда они хранятся более чем на одном носителе и более чем в одном месте.

Это утверждение может показаться одной из самоочевидных истин, однако новые технологии его так легко вуалируют, что мы теряем ощущение реальности. Любой носитель может выйти из строя, будь это диск оперативного доступа, магнитная лента или оптический диск. Аналогично может быть разрушено любое место хранения - например сгореть.

Первый принцип управления хранением - хранить данные в безопасности. Проблема, из-за которой мы уделяем так много внимания данной теме, состоит в том, чтобы сделать это наиболее доступным по цене способом. Вместо единого решения, которое подходило бы для всех вариантов хранения, существуют компромиссы. Обычно они возможны между стоимостью хранения, усилиями по выполнению резервирования и стоимостью простоев и потери данных. Стоит еще раз напомнить самим себе, - зачем мы делаем резервирование - чтобы защититься от случайностей ("о, я только что удалил не тот файл") и разных бедствий (разрушен диск или сгорел центр обработки данных).

Существуют гибкие методики, такие как RAID, включая "зеркалирование" (mirroring), однако хотя они и повышают надежность системы, но не защищают ни от катастрофы (если у вас нет удаленной зеркальной копии), ни тем более от случайного удаления.

Организация учета бумажных и микрографических документов.

Архивная система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа и т. п.

Организация поиска документов.

Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать. Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения понятия эффективности поиска рассмотрим модели поиска. Существует два подхода к поиску документов. Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется документ, который точно существует в системе, и задача состоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или документов. Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска. Второй подход состоит в том, что ищутся все документы по интересующему вопросу. Для этого подхода присущи такие понятия, как полнота - соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов и шум - соответствие документов, отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.

Существует два основных типа поиска. Атрибутивный - каждому документу присваивается набор определенных атрибутов, присваиваемых документу во время его размещения в архиве. В дальнейшем документ ищется на совпадение значений этих атрибутов полям запроса. К атрибутам документа можно отнести имя документа, время создания, автор, машинистка, имя подразделения, тип документа (факс, письмо, контракт, спецификация и т.д.). Очевидно, что список таких атрибутов должен быть расширяем. Совокупность атрибутов документа называется карточкой документа. Эти поля могут заполняться произвольно или из предопределенных справочников.

Второй тип поиска, носит название полнотекстовый - автоматически обрабатывается все содержание документа, и затем по любому слову, входящему в данный документ, можно найти сам документ. Соответственно существует зависимость между типами поиска и подходами к поиску. Для поиска известного документа, очевидно, более применим атрибутивный поиск, для исследовательского поиска - полнотекстовый. Существует комбинация полнотекстового и атрибутивного поиска, когда атрибуты документа обрабатываются так же, как все содержание документа. Полнотекстовый поиск зависит от формата документа и языка, на котором он создан. Электронный документ любого формата необходимо предварительно преобразовывать в плоский текст для обработки системой полнотекстового поиска, следовательно, любая такая система должна содержать в своем составе конвертеры форматов. Зависимость от языка выражается в следующих факторах: поиск документа будет более полным, если в результате запроса будут найдены не только документы, которые точно соответствуют слову в запросе, но и те документы, в которых присутствуют различные словоформы слова в запросе. Данная технология носит название нормализации. Причем эффективность метода зависит от применяемого алгоритма нормализации. Для русского языка наиболее эффективен словарный метод - слово нормализуется на основе словарей, в которых содержатся словоформы. Кроме словарного метода может применяться эвристический метод нормализации, когда слово может быть приведено к нормальному виду путем выполнения определенных правил, описывающих алгоритмику нормализации. Если для английского языка свод правил нормализации составляет 300 страниц машинописного текста, то для русского языка этот свод на несколько порядков больше. Аналогично нормализации было бы логично выполнять поиск не только по конкретному слову, но и по его синонимам.

Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы.

Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции. Для статических архивов этот список операций может представлять следующий набор: просмотр и печать документа, право изменять карточку документа.

Система маршрутизации и контроля исполнения.

При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве. При построении систем маршрутизации могут применяться два основных подхода.

Первый носит название документно-ориентированный. Документ является основным объектом системы, и маршрутизируется именно он, а все остальные параметры маршрутизации ассоциированы именно с документом. Второй подход носит название работо-ориентированный и его основным объектом является работа. К работе может быть прикреплен самый разнообразный список объектов, в том числе, и документы. Естественно, работа может существовать и без документов. Второй подход является более общим.

Рисунок 2.

Объекты системы маршрутизации.

Свободная маршрутизация.

Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательная маршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени, либо после завершения работы одним из них. Параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом.